Περιεχόμενα. Μέρος 1 Εισαγωγή στους υπολογιστές... 17

Transcript

1

2

3 Περιεχόμενα Μέρος 1 Εισαγωγή στους υπολογιστές Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή στους υπολογιστές Οι πρώτες υπολογιστικές μηχανές...21 Γενιές σύγχρονων υπολογιστών...24 Κατηγορίες υπολογιστών...26 Κεφάλαιο 2 Βασικές αρχές λειτουργίας του υπολογιστή Αναπαράσταση των δεδομένων σε έναν υπολογιστή...33 Ο ρόλος του λογισμικού...36 Κεφάλαιο 3 Τα μέρη του υπολογιστή Τι περιέχει η κεντρική μονάδα...40 Μονάδες εισόδου...49 Μονάδες εξόδου...55 Μόντεμ...60 Μέρος 2 Windows XP Κεφάλαιο 4 Εργασία με τα Windows XP Το περιβάλλον των Windows XP...66 Χρήση του πληκτρολογίου...67 Χειρισμοί με το ποντίκι

4 4 Περιεχόμενα Το μενού έναρξη...74 Τι είναι τα παράθυρα...75 Εργασία με πολλά παράθυρα...84 Χειρισμός των πλαισίων διαλόγου...87 Τερματισμός των Windows...90 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...91 Κεφάλαιο 5 Τι περιέχει ο υπολογιστής Εξερεύνηση στα περιεχόμενα του υπολογιστή...93 Εργασίες με αρχεία Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 6 Βοηθήματα των Windows WordPad Αριθμομηχανή Ζωγραφική Διασκέδαση και πολυμέσα Λήψη βοήθειας στα Windows XP Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 7 Προχωρημένα θέματα στα Windows Συντήρηση του συστήματός σας Πίνακας Ελέγχου Προσθαφαίρεση στοιχείων των Windows Επέκταση των δυνατοτήτων του υπολογιστή με την εγκατάσταση νέων συσκευών Κοινή χρήση υπολογιστή Εργασία στο δίκτυο Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση...158

5 Περιεχόμενα 5 Μέρος 3 Microsoft Office τα βασικά Κεφάλαιο 8 Τεχνικές του Office Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Μέρος 4 Microsoft Word Κεφάλαιο 9 Εισαγωγή στο Word Η οθόνη του Word Δημιουργία νέου εγγράφου Προσθήκη και διαγραφή κειμένου Πρώτα επιλογή, μετά εργασία Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου Χρήση έτοιμου κειμένου Μορφοποίηση με το Πινέλο Μορφοποίησης Προβολές του Word Ταυτόχρονη εργασία σε πολλά έγγραφα Προεπισκόπηση και εκτύπωση εγγράφων στο Word Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 10 Βασικές μορφοποιήσεις κειμένων Μορφοποίηση χαρακτήρων Αλλαγή γραμματοσειράς και μεγέθους χαρακτήρων Μορφοποίηση με έντονη ή πλάγια γραφή και με υπογράμμιση Εκθέτες και δείκτες Εισαγωγή συμβόλων Μορφοποίηση παραγράφων Μεγέθυνση Εμφάνιση και απόκρυψη του Χάρακα...213

6 6 Περιεχόμενα Χρήση στηλοθετών Επιλογή παραγράφων Διάστιχο και αποστάσεις παραγράφων Στοίχιση παραγράφων Εσοχές και προεξοχές Κουκκίδες και αρίθμηση Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 11 Βασική διαμόρφωση σελίδων Μέγεθος σελίδας Προσανατολισμός σελίδας Περιθώρια σελίδων Τοποθέτηση κειμένου σε στήλες Δημιουργία και χρήση ενοτήτων Σελιδοποίηση του εγγράφου Κεφαλίδες και υποσέλιδα Αρίθμηση των σελίδων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 12 Βασικές εργασίες με γραφικά Μορφοποίηση παραγράφων με περιγράμματα και σκίαση Εισαγωγή και επεξεργασία Αυτόματων Σχημάτων Προσθήκη και επεξεργασία εντυπωσιακών τίτλων Εισαγωγή εικόνων Αλλαγή μεγέθους και μετακίνηση γραφικών Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση...257

7 Περιεχόμενα 7 Κεφάλαιο 13 Βασικές εργασίες με πίνακες Δημιουργία πίνακα Διαγραφή πίνακα Προσθήκη γραμμής ή στήλης Διαγραφή γραμμής ή στήλης Αλλαγή πλάτους στήλης ή ύψους γραμμής Συγχώνευση και διαίρεση κελιών Καταχώριση δεδομένων στους πίνακες Μορφοποίηση, στοίχιση, και προσανατολισμός του κειμένου Αυτόματη μορφοποίηση πινάκων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 14 Συγχώνευση αλληλογραφίας Η διαδικασία της συγχώνευσης Άλλες εφαρμογές της συγχώνευσης αλληλογραφίας Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 15 Βοήθεια στην εργασία σας με το Word Ορθογραφικός έλεγχος και γλωσσικά εργαλεία Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 16 Προχωρημένα θέματα στο Word Διάρθρωση Εργασία με μεγάλα έγγραφα Ευρετήρια Εργασία με στυλ μορφοποίησης...292

8 8 Περιεχόμενα Μέρος 5 Microsoft Excel Κεφάλαιο 17 Γνωριμία με το Excel Οι ιδιαιτερότητες του παραθύρου του Excel Κελιά και διευθύνσεις Σε ποιο κελί θα τοποθετηθούν τα δεδομένα; Καταχώριση δεδομένων Τι καταλαβαίνει το Excel από αυτά που καταχωρίζουμε Διόρθωση των περιεχομένων ενός κελιού Άλλοι τρόποι καταχώρισης στοιχείων Μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας Επιλογή πολλών κελιών Εργαλεία εντοπισμού δεδομένων Δημιουργία σχολίων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 18 Μορφοποίηση Η γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης Μορφοποίηση κελιών Αυτόματη Μορφοποίηση Ρύθμιση στηλών και γραμμών Αναδιαμόρφωση του βιβλίου εργασίας Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου Διαμόρφωση σελίδας Προεπισκόπηση και εκτύπωση φύλλου εργασίας Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση...341

9 Περιεχόμενα 9 Κεφάλαιο 19 Τύποι και συναρτήσεις Συναρτήσεις Αντιγραφή και συμπλήρωση τύπων Απόλυτες και σχετικές αναφορές Ονόματα περιοχών Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 20 Χειρισμός καταλόγων με δεδομένα Λίγα λόγια για τους καταλόγους δεδομένων Ταξινόμηση δεδομένων Φιλτράρισμα δεδομένων Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 21 Δημιουργία γραφημάτων Προετοιμασία του φύλλου εργασίας Δημιουργία γραφήματος Χειρισμός γραφήματος Επιλογή στοιχείων σε γράφημα Μορφοποίηση στοιχείων γραφήματος Τύποι γραφημάτων Αποθήκευση της μορφοποίησης του γραφήματος Επιλογές γραφήματος Προσθήκη και αφαίρεση δεδομένων σε γράφημα Φύλλα γραφημάτων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση...391

10 10 Περιεχόμενα Μέρος 6 Microsoft PowerPoint Κεφάλαιο 22 Εισαγωγή στο PowerPoint Βασικές έννοιες Το παράθυρο του PowerPoint Δημιουργία νέας παρουσίασης Βασικές εργασίες με διαφάνειες Προβολές παρουσίασης Περιήγηση σε μια παρουσίαση Εκτύπωση διαφανειών και σελίδων σημειώσεων Αποθήκευση και άνοιγμα παρουσίασης Έξοδος από το PowerPoint Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 23 Εργασία με κείμενο Βασικές τεχνικές χειρισμού του κειμένου Η καρτέλα Διάρθρωσης Καταχώριση κειμένου απευθείας στη διαφάνεια Μορφοποίηση κειμένου Μετακίνηση και αντιγραφή κειμένου Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου Πίνακες στο PowerPoint Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 24 Προσθήκη γραφικών Η γραμμή εργαλείων Σχεδίασης Σχεδίαση βασικών σχημάτων Αυτόματα Σχήματα και πλαίσια κειμένου Εισαγωγή καλλιτεχνικού κειμένου Προσθήκη έτοιμων εικόνων clipart...452

11 Περιεχόμενα 11 Μορφοποίηση και επεξεργασία γραφικών Ειδικά εφέ σε γραφικά Αλλαγή σειράς στοίβαξης γραφικών Ομαδοποίηση και απομαδοποίηση γραφικών Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 25 Γραφήματα Βασικές έννοιες των γραφημάτων Τύποι γραφημάτων Δημιουργία γραφήματος Αλλαγή τύπου γραφήματος Ορισμός επιλογών γραφήματος Μορφοποίηση στοιχείων γραφήματος Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους γραφημάτων Διαγράμματα και οργανογράμματα Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 26 Επίτευξη ομοιόμορφης εμφάνισης Υποδείγματα διαφανειών Χρήση προτύπων σχεδίασης Συνδυασμοί χρωμάτων Κεφαλίδες και υποσέλιδα Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 27 Προβολές διαφανειών Εφέ εναλλαγής Συνδυασμοί κίνησης Προσθήκη πολυμέσων σε διαφάνειες Χρονισμός διαφανειών...507

12 12 Περιεχόμενα Προβολή διαφανειών Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 28 PowerPoint και Internet Προσθήκη υπερσυνδέσμων Προσθήκη κουμπιών ενεργειών Μετατροπή παρουσίασης σε ιστοσελίδα Δημοσίευση σε τοποθεσία FTP Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Μέρος 7 Microsoft Access Κεφάλαιο 29 Εισαγωγή στην Access Γνωριμία με την Access Δημιουργία βάσης δεδομένων Άνοιγμα και κλείσιμο βάσης δεδομένων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 30 Χειρισμός πινάκων Λίγα λόγια για τους πίνακες Δημιουργία πινάκων Τροποποίηση σχεδίασης πινάκων Σχέσεις Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση...563

13 Περιεχόμενα 13 Κεφάλαιο 31 Εργασία σε φύλλα δεδομένων Άνοιγμα πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων Μορφοποίηση και εκτύπωση του φύλλου δεδομένων Εργασία με δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων Χειρισμός δεδομένων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 32 Ερωτήματα Δημιουργία ερωτήματος Προσθήκη κριτηρίων Εκτέλεση ερωτήματος Ερωτήματα ενέργειας Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 33 Φόρμες και σελίδες προσπέλασης δεδομένων Δημιουργία φόρμας Προσαρμογή φόρμας Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 34 Εκθέσεις Δημιουργία εκθέσεων Προσαρμογή έκθεσης Εμφάνιση και εκτύπωση εκθέσεων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση...639

14 14 Περιεχόμενα Μέρος 8 Microsoft Outlook Κεφάλαιο 35 Εισαγωγή στο Outlook Διευθέτηση και ξεκίνημα του Outlook Το περιβάλλον του Outlook Οι φάκελοι του Outlook Η Λίστα φακέλων Το Outlook Σήμερα Ρυθμίσεις σύνδεσης Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 36 Βασικές εργασίες με μηνύματα Λήψη μηνυμάτων Ανάγνωση μηνυμάτων Χειρισμός συνημμένων Δημιουργία και αποστολή μηνύματος Απάντηση σε μηνύματα και προώθηση μηνυμάτων Επισύναψη αρχείων Καθορισμός επιλογών παράδοσης και σήμανσης μηνυμάτων.678 Αποθήκευση μηνυμάτων Διαγραφή μηνυμάτων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 37 Μορφοποίηση μηνυμάτων Μορφές μηνυμάτων Καθορισμός της μορφής των μηνυμάτων σας Μορφοποίηση μηνυμάτων Χρήση και δημιουργία επιστολόχαρτων Ηλεκτρονική υπογραφή μηνυμάτων Εκτύπωση μηνυμάτων...702

15 Περιεχόμενα 15 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 38 Διαχείριση και οργάνωση μηνυμάτων Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των μηνυμάτων Εντοπισμός μηνυμάτων Δημιουργία φακέλων Μετακίνηση μηνυμάτων σε φάκελο Μετακίνηση και διαγραφή φακέλων Κανόνες μηνυμάτων Οργάνωση μηνυμάτων Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 39 Διαχείριση πληροφοριών επικοινωνίας Επαφές Γνωριμία με το φάκελο Επαφές Δημιουργία και επεξεργασία επαφών Ρύθμιση προεπιλογών για τις επαφές Δημιουργία λίστας διανομής Παρακολούθηση των συναλλαγών με τις επαφές σας Οργάνωση επαφών Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 40 Διαχείριση του Ημερολογίου σας Γνωριμία με το Ημερολόγιο Ρυθμίσεις προεπιλογών για το Ημερολόγιο Καταχώριση και επεξεργασία συναντήσεων Περιοδικές συναντήσεις Συμβάντα Προγραμματισμός συσκέψεων Απόκριση σε πρόσκληση για σύσκεψη...759

16 16 Περιεχόμενα Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Κεφάλαιο 41 Διαχείριση εργασιών Γνωριμία με το φάκελο Εργασίες Ρυθμίσεις προεπιλογών για τις εργασίες Καταχώριση εργασίας Ανάθεση εργασίας Ενημέρωση εργασιών Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Μέρος 9 Internet Κεφάλαιο 42 Internet Βασικά στοιχεία για τη λειτουργία του Internet Ρύθμιση της σύνδεσης Το παράθυρο του Internet Explorer Περιήγηση στο Internet Χρήση ιστοσελίδων στο Microsoft Office Ηλεκτρονική αλληλογραφία Ξεκίνημα στο Outlook Express Λήψη μηνυμάτων Δημιουργία νέου μηνύματος Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα Απάντηση και προώθηση μηνυμάτων Μερικές σημαντικές συμβουλές για την ηλεκτρονική αλληλογραφία Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης Πρακτική εξάσκηση Ευρετήριο

17 Κεφάλαιο 17 Γνωριμία με το Excel 2002 Το Microsoft Excel είναι το πρόγραμμα χειρισμού λογιστικών φύλλων στην οικογένεια προγραμμάτων Microsoft Office. Τι σημαίνει όμως "λογιστικά φύλλα"; Με τον όρο λογιστικό φύλλο εννοούμε ένα έγγραφο το οποίο είναι εξαρχής διαμορφωμένο ως πίνακας, με στήλες και γραμμές (Εικόνα 17.1). Έτσι, τα δεδομένα που καταχωρίζουμε στο Excel δεν τοποθετούνται "διάσπαρτα", όπως συμβαίνει στο Word, αλλά έχουν εξαρχής μια συγκεκριμένη θέση, που καθορίζεται από τη θέση του λογιστικού φύλλου όπου τα τοποθετούμε. Εικόνα 17.1 Ένα λογιστικό φύλλο έχει τη μορφή πίνακα. Αφού το έγγραφο του Excel είναι εξαρχής διαμορφωμένο ως πίνακας, αυτό σημαίνει ότι στο Excel τα πάντα τα καταχωρίζετε μέσα σε κελιά του πίνακα αυτού. Στο Excel τα κελιά είναι τα σημαντικότερα στοιχεία και με βάση αυτά εκτελείτε όλες τις ενέργειές σας. Με το Microsoft Excel μπορείτε να πραγματοποιείτε εργασίες όπως η καταχώριση αριθμητικών δεδομένων, η επεξεργασία αυτών των δεδομένων, και η ε- κτέλεση πράξεων με αυτά. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιείτε σαν πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπου καταχωρίζετε δεδομένα τα οποία στη συνέχεια

18 298 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 τα αναλύετε, τα φιλτράρετε, ή τα συνοψίζετε. Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Excel σαν πρόγραμμα δημιουργίας γραφημάτων, με το οποίο θα δημιουργείτε τα ωραιότατα αυτά γραφήματα που θα στολίζουν τις παρουσιάσεις ή τα υπόλοιπα έγγραφά σας. Οι ιδιαιτερότητες του παραθύρου του Excel Αφού ανοίξετε το Excel (συνήθως πατώντας στο κουμπί έναρξη και επιλέγοντας Όλα τα προγράμματα και Microsoft Excel), θα εμφανιστεί στην οθόνη το παράθυρο του προγράμματος. Εκτός από τα στοιχεία που είναι κοινά σε όλα τα προγράμματα για Windows, το παράθυρο του Excel περιέχει και μερικά εντελώς ξεχωριστά στοιχεία, καθώς και γνωστά στοιχεία που εκτελούν ειδικές λειτουργίες, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα. Τα στοιχεία αυτά είναι τα εξής: Πλαίσιο ονόματος Γραμμή τύπων Φύλλο εργασίας Καρτέλες φύλλων εργασίας Γραμμή κατάστασης Παράθυρο εργασιών Εικόνα 17.2 Τα ξεχωριστά στοιχεία στο παράθυρο του Excel. Το πλαίσιο ονόματος. Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, ακριβώς κάτω από τις γραμμές εργαλείων, υπάρχει ένα ειδικό πλαίσιο όπου το Excel εμφανίζει το όνομα ή τη διεύθυνση του ενεργού κελιού ή περιοχής κελιών. Επιπλέον, όταν επιλέγετε πολλά κελιά, σε αυτό το σημείο το Excel σάς δείχνει το μέγεθος της επιλεγμένης περιοχής. Η γραμμή τύπων. Ακριβώς στα δεξιά του πλαισίου ονόματος υπάρχει μια ειδική περιοχή που ονομάζεται γραμμή τύπων. Αυτή η περιοχή, όπως δηλώνει και το όνομά της, χρησιμεύει στη σύνταξη των διαφόρων τύπων (υπολογισμών) στο φύλλο εργασίας σας.

19 Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel Συμβουλή: Το Excel έχει μια ιδιαιτερότητα: στο έγγραφό σας εμφανίζει το αποτέλεσμα των υπολογισμών, οπότε δεν αρκεί να δείτε το έγγραφο για να καταλάβετε τι κρύβεται από πίσω. Η περιοχή τύπων, όμως, δείχνει πάντα τους τύπους από τους οποίους παράγεται το αποτέλεσμα, και έτσι είναι το αξιόπιστο σημείο αναφοράς για να καταλάβετε τι συμβαίνει στο έγγραφό σας. Το φύλλο εργασίας. Κάτω από την περιοχή τύπων βρίσκεται το ίδιο το έγγραφό σας, που έχει τη μορφή ενός πλέγματος στηλών και γραμμών και ο- νομάζεται φύλλο εργασίας. Σε αυτό το προδιαμορφωμένο φύλλο εργασίας καταχωρίζετε τα δεδομένα σας και κάνετε τους υπολογισμούς σας. Τα κουμπιά πλοήγησης και οι καρτέλες φύλλων εργασίας. Στην πραγματικότητα, το έγγραφό σας στο Excel δεν αποτελείται από ένα μόνο φύλλο εργασίας, αλλά περιλαμβάνει πολλά φύλλα "στοιβαγμένα" το ένα πάνω στο άλλο, και γι' αυτό ονομάζεται βιβλίο εργασίας. Με τις καρτέλες φύλλων εργασίας μπορείτε να "γυρίζετε σελίδα", δηλαδή να φέρνετε στο προσκήνιο ένα άλλο φύλλο εργασίας, που προηγουμένως ήταν κρυμμένο. Η λειτουργία των καρτελών αυτών είναι πραγματικά πολύ απλή: αρκεί να πατήσετε με το ποντίκι στην κατάλληλη καρτέλα φύλλου για να το εμφανίσετε στην οθόνη σας. Τα ειδικά χειριστήρια, που υπάρχουν αριστερά από τα ονόματα των καρτελών, είναι ιδιαίτερα χρήσιμα στην περίπτωση που έχετε πολλά φύλλα εργασίας στο έγγραφό σας και δε χωρούν να εμφανιστούν όλα τα ονόματά τους. Στην περίπτωση αυτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά πλοήγησης για να εμφανίσετε άλλα ονόματα καρτελών φύλλων εργασίας, ώστε να μπορέσετε να πατήσετε σε αυτά και να τα δείτε στην ο- θόνη σας. Η γραμμή κατάστασης. Στο κάτω μέρος του παραθύρου του Excel υπάρχει η γραμμή κατάστασης, δηλαδή μια ειδική περιοχή στην οποία το Excel εμφανίζει ενδείξεις σχετικά με το πρόγραμμα. Οι ενδείξεις αυτές μπορεί να αφορούν την κατάσταση λειτουργίας του Excel (Έτοιμο, Επεξεργασία, κλπ.) ή μπορεί να δείχνουν αν έχουν πατηθεί κάποια από τα ειδικά πλήκτρα (για παράδειγμα, στην Εικόνα 17.2 είναι πατημένο το πλήκτρο Num Lock, και έτσι εμφανίζεται η ένδειξη ΑΡ). Επιπλέον, σε αυτή την περιοχή το Excel εμφανίζει πολλές φορές χρήσιμες οδηγίες σχετικά με τις διαταγές που επιλέγετε. Το παράθυρο εργασιών. Όπως και το Word 2002, η νέα έκδοση του Excel περιέχει ένα καινούργιο στοιχείο, το παράθυρο εργασιών. Το παράθυρο αυτό μπορεί να είναι ανοιχτό κατά τη διάρκεια της εργασίας σας σε κάποιο σημείο της οθόνης, και περιέχει επιλογές σχετικά με την εργασία που εκτελείτε τη δεδομένη στιγμή.

20 300 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Κελιά και διευθύνσεις Τα λογιστικά φύλλα προέρχονται από τα παλιά κατάστιχα των λογιστών δηλαδή, εκείνα τα μεγάλα φύλλα χαρτιού που ήταν χωρισμένα σε στήλες και γραμμές. Τα φύλλα εργασίας του Excel έχουν και αυτά την ίδια διαμόρφωση σε στήλες και γραμμές. Η τομή μιας στήλης και μιας γραμμής είναι ένα ορθογώνιο "κουτί", που στη γλώσσα του Excel ονομάζεται κελί. Τα κελιά είναι για το Excel ο χώρος όπου αποθηκεύονται οι κάθε λογής πληροφορίες. Το κάθε κελί του εγγράφου έχει τη δική του μοναδική διεύθυνση, δηλαδή έχει ένα μοναδικό όνομα με το οποίο μπορείτε να "αναφέρεστε" σε αυτό. Το όνομα αυτό σχηματίζεται από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής όπου ανήκει το κελί. Για παράδειγμα, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.3, το κελί που βρίσκεται στο σημείο τομής της στήλης Β και της γραμμής 2 έχει τη διεύθυνση Β2 (Προσοχή: το Β στη διεύθυνση αυτή είναι το Αγγλικό Β, και όχι το Ελληνικό). Εικόνα 17.3 Η διεύθυνση του κάθε κελιού καθορίζεται από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής όπου βρίσκεται. Μοναδικές διευθύνσεις έχουν και οι στήλες και οι γραμμές του φύλλου εργασίας. Οι 256 στήλες του φύλλου εργασίας έχουν ονόματα που σχηματίζονται από τα γράμματα του Αγγλικού αλφαβήτου (από Α έως IV), ενώ οι γραμμές του φύλλου εργασίας έχουν αντίστοιχα ονόματα αριθμών (από 1 έως ). Επιπλέον, μπορείτε να αναφέρεστε σε οποιαδήποτε περιοχή γειτονικών κελιών του φύλλου εργασίας χρησιμοποιώντας μια διεύθυνση της μορφής Επάνω_αριστερό_κελί:Κάτω_δεξιό_κελί. Για παράδειγμα, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.4, με τη διεύθυνση B2:Ε7 αναφερόμαστε στην ομάδα κελιών που αρχίζει από το κελί B2 και εκτείνεται μέχρι το κελί Ε7 (η άνω και κάτω τελεία λειτουργεί ως χαρακτήρας καθορισμού περιοχής, και λέει στο Excel ότι μας ενδιαφέρουν όλα τα κελιά της περιοχής ανάμεσα στα κελιά B2 και Ε7). Σε ποιο κελί θα τοποθετηθούν τα δεδομένα; Κάθε στιγμή, μόνον ένα από τα κελιά του φύλλου εργασίας είναι ενεργό, δηλαδή είναι το κελί όπου θα τοποθετηθούν τα δεδομένα που θα καταχωρίσετε. Το ενεργό κελί ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα με πολλούς τρόπους, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.5:

21 Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel Εικόνα 17.4 Τις διευθύνσεις των περιοχών τις προσδιορίζουμε με βάση τις διευθύνσεις του επάνω αριστερού κελιού τους και του κάτω δεξιού κελιού τους. Εικόνα 17.5 Το ενεργό κελί στο παράδειγμα αυτό είναι το B2. Έχει ένα ειδικό έντονο μαύρο περίγραμμα και μια μικρή τετράγωνη λαβή στην κάτω δεξιά γωνία του. Το γράμμα της αντίστοιχης στήλης και ο αριθμός της αντίστοιχης γραμμής εμφανίζονται σε γαλάζιο φόντο. Στο πλαίσιο ονόματος εμφανίζεται η διεύθυνση του επιλεγμένου κελιού. Καταχώριση δεδομένων Για να καταχωρίσετε δεδομένα στο ενεργό κελί του φύλλου εργασίας, μπορείτε απλώς να αρχίσετε να πληκτρολογείτε ό,τι θέλετε. Για παράδειγμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Πληκτρολογήστε οποιοδήποτε γράμμα. Προσέξτε ότι, όταν αρχίσετε την πληκτρολόγηση, θα εμφανιστούν στα αριστερά της γραμμής τύπων δύο κουμπιά, όπως φαίνεται στην Εικόνα Εικόνα 17.6 Όταν αρχίσετε την πληκτρολόγηση, θα εμφανιστούν στη γραμμή τύπων δύο κουμπιά.

22 302 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Ακύρωση Εισαγωγή 2. Πατήστε στο κουμπί Ακύρωση. Τα δεδομένα που είχατε πληκτρολογήσει θα εξαφανιστούν. Στο Excel, αυτά που πληκτρολογείτε παραμένουν "εκκρεμή" μέχρι να τα επικυρώσετε, ή μέχρι να ζητήσετε να μετακινηθείτε σε κάποιο άλλο κελί. Για να ακυρώσετε την πληκτρολόγηση, μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο Esc (που ι- σοδυναμεί με το κουμπί Ακύρωση). 3. Πληκτρολογήστε οποιοδήποτε γράμμα και πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή. Το κουμπί Εισαγωγή "επικυρώνει" τα περιεχόμενα του κελιού, και έτσι πλέον ό,τι είχατε πληκτρολογήσει θα αποθηκευτεί στο κελί. Συμβουλή: Αντί για το κουμπί Εισαγωγή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και οποιοδήποτε πλήκτρο μετακίνησης (για παράδειγμα, το πλήκτρο Enter ή το πλήκτρο Tab). Έτσι θα εκτελέσετε με μία κίνηση και επικύρωση αυτών που πληκτρολογήσατε και μετακίνηση σε κάποιο άλλο κελί (κάτω ή αριστερά, αντίστοιχα) ώστε να συνεχίσετε την πληκτρολόγηση σε αυτό το κελί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους μετακίνησης μέσα στο φύλλο εργασίας, δείτε τη σελίδα 307. Τι καταλαβαίνει το Excel από αυτά που καταχωρίζουμε Όταν πληκτρολογούμε κάποια δεδομένα στο Excel, αυτό προσπαθεί να τα ερμηνεύσει δηλαδή, να διαπιστώσει αν είναι αριθμοί, τύποι (υπολογισμοί), ή κείμενο. Η διαφοροποίηση αυτή έχει για το Excel μεγάλη σημασία, επειδή έτσι γνωρίζει τι μπορεί να κάνει με τα δεδομένα αυτά. Ανάλογα με το τι θεώρησε το Excel ότι είναι τα δεδομένα μας, τα στοιχίζει είτε αριστερά είτε δεξιά στο κελί όπου τα καταχωρίσαμε. Έτσι: Αν θεωρήσει ότι αυτά που καταχωρίσαμε είναι αριθμοί ή τύποι, τα στοιχίζει δεξιά στο κελί. Αν θεωρήσει ότι αυτά που καταχωρίσαμε είναι κείμενο, τα στοιχίζει αριστερά στο κελί. Εικόνα 17.7 Το Excel θα στοιχίσει αυτόματα τα στοιχεία, ανάλογα με το αν θα τα θεωρήσει κείμενο ή αριθμούς.

23 Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel Για το Excel, οι αριθμοί δεν περιορίζονται μόνο στις τυπικές αριθμητικές τιμές των μαθηματικών. Αριθμούς θεωρεί και τις ημερομηνίες ή τις ώρες, καθώς επίσης και τις αναπαραστάσεις νομισματικών ποσοτήτων για παράδειγμα, τη νομισματική ποσότητα 100. Είναι πολύ σημαντικό, καθώς πληκτρολογείτε τα δεδομένα σας, να βεβαιώνεστε ότι το Excel έχει καταλάβει σωστά αν πρόκειται για αριθμούς ή όχι διαφορετικά μπορεί να έχετε σοβαρά προβλήματα όταν προσπαθήσετε να κάνετε υπολογισμούς με τα δεδομένα αυτά. Στην προηγούμενη εικόνα, μπορείτε να δείτε μερικά παραδείγματα καταχωρίσεων που το Excel θεωρεί ως αριθμούς και ως κείμενο. Σημειώστε ότι η αρχική στοίχιση που εφαρμόζει το Excel είναι απλώς μια οπτική βοήθεια προς το χρήστη, και μπορείτε να την αλλάξετε και να εφαρμόσετε όποια άλλη στοίχιση θέλετε σεις. Διόρθωση των περιεχομένων ενός κελιού Ένα από τα πολλά καλά που παρέχουν τα ηλεκτρονικά προγράμματα λογιστικών φύλλων, σε σχέση με τα χειρόγραφα κατάστιχα, είναι το ότι μπορείτε ο- ποιαδήποτε στιγμή να διορθώσετε οποιαδήποτε καταχώρισή τους. Η διαδικασία είναι η εξής: Αν θέλετε να αντικαταστήσετε όλα τα περιεχόμενα του κελιού με κάτι άλλο, απλώς επιλέξτε το κελί και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Όταν επικυρώσετε την πληκτρολόγησή σας (δείτε σχετικά την ενότητα "Καταχώριση δεδομένων"), τα αρχικά περιεχόμενα του κελιού θα αντικατασταθούν με τα νέα. Αν θέλετε απλώς να διορθώσετε λίγο τα περιεχόμενα του κελιού, διπλοπατήστε στο σημείο του κελιού όπου θέλετε να κάνετε τη διόρθωση, ή πατήστε με το ποντίκι στη γραμμή τύπων, στο σημείο όπου θέλετε να κάνετε τη διόρθωση. Θα εμφανιστεί μέσα στο κελί ένας δρομέας κειμένου, για να καταλάβετε ότι μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε τις τυπικές διαδικασίες διόρθωσης κειμένου (δείτε σχετικά την ενότητα "Προσθήκη και διαγραφή κειμένου" στη σελίδα 185). Εικόνα 17.8 Επεξεργασία κειμένου μέσα σε κελί. Για να γυρίσετε γρήγορα σε κατάσταση επεξεργασίας κελιού, μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο F2. Στην περίπτωση αυτή, ο δρομέας κειμένου τοποθετείται εξαρχής στο τέλος των περιεχομένων του κελιού.

24 304 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Συμβουλή: Ειδικά για τη διόρθωση τύπων, σας συνιστούμε να χρησιμοποιείτε πάντα το ποντίκι για την τοποθέτηση του δρομέα στο κατάλληλο σημείο, επειδή η μετακίνηση του δρομέα με τα πλήκτρα βελών μπορεί να σας δημιουργήσει προβλήματα. Επιπλέον, συνήθως είναι καλύτερα να πατάτε στη γραμμή τύπων αντί να διπλοπατάτε στο κελί, επειδή η γραμμή τύπων δείχνει πάντα τα πραγματικά περιεχόμενα του κελιού. Άλλοι τρόποι καταχώρισης στοιχείων Ένα από τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά του Excel είναι το ότι προσπαθεί πάντοτε να διευκολύνει το χρήστη, ακόμη και κατά την καταχώριση δεδομένων σε κελιά. Έτσι, σας παρέχει μερικά ειδικά βοηθήματα τα οποία διευκολύνουν και απλοποιούν πολύ την καταχώριση ομοειδών δεδομένων σε κελιά. Το πρώτο από αυτά τα βοηθήματα είναι η λειτουργία Αυτόματης Συμπλήρωσης, η οποία προσπαθεί να "μαντέψει" τι θέλετε να πληκτρολογήσετε, με βάση τις αντίστοιχες καταχωρίσεις που υπάρχουν από πριν στην ίδια στήλη, και σας προτείνει αυτόματα μια από τις καταχωρίσεις αυτές, όπως φαίνεται στην Εικόνα Αν το Excel μαντέψει σωστά, εσείς το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επικυρώσετε την καταχώριση. Το πλεονέκτημα της Αυτόματης Συμπλήρωσης, εκτός από την ταχύτητα και την ευκολία, είναι ότι εξασφαλίζει επίσης τη σωστή και τυποποιημένη πληκτρολόγηση στοιχείων γεγονός που διευκολύνει σημαντικά την επεξεργασία και την ανάλυση αυτών των δεδομένων. Εικόνα 17.9 Το Excel παρακολουθεί αυτά που πληκτρολογείτε, ώστε να διευκολύνει την καταχώριση ομοειδών στοιχείων. Το κυριότερο, όμως, από τα βοηθητικά εργαλεία καταχώρισης του Excel είναι η λαβή συμπλήρωσης. Η λαβή συμπλήρωσης είναι το μικρό μαύρο τετράγωνο που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Με τη λαβή αυτή μπορείτε να συμπληρώσετε τα περιεχόμενα του επιλεγμένου κελιού στα διπλανά κελιά, σε οποιαδήποτε κατεύθυνση το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να σύρετε τη λαβή συμπλήρωσης προς την επιθυμητή κατεύθυνση (Εικόνα 17.10).

25 Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel Λαβή συμπλήρωσης Κουμπί επιλογών Αυτόματης Συμπλήρωσης Εικόνα Η λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης στο Excel. Συμβουλή: Μετά την αντιγραφή με τη λαβή συμπλήρωσης, δίπλα στα νέα δεδομένα εμφανίζεται ένα κουμπί. Αν πατήσετε σε αυτό θα εμφανιστεί ένα μενού με επιλογές που αφορούν τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης. Όταν το επιλεγμένο κελί περιέχει κάποιο κείμενο, αριθμό, ή τύπο, η λαβή συμπλήρωσης αντιγράφει απλώς το κελί στα γειτονικά του δηλαδή, σας παρέχει απλώς ένα γρήγορο τρόπο για να γεμίσετε γρήγορα μια ομάδα κελιών με ομοειδείς τιμές, όπως φαίνεται στην προηγούμενη εικόνα. Προσέξτε όμως τι θα συμβεί όταν το αρχικό κελί έχει την τιμή "Έτος 1", ή γενικά οποιοδήποτε κείμενο που τελειώνει σε κάποιο αριθμό. Στην περίπτωση αυτή, το Excel δε θα α- ντιγράψει απλώς το αρχικό κελί θα τροποποιήσει επίσης την καταχώριση σε Έτος 2, Έτος 3, κ.λπ. (Εικόνα 17.11). Εικόνα Το Excel καταλαβαίνει ότι πρέπει να αυξάνει κατά ένα τον αριθμό δίπλα στη λέξη "Έτος". Αν το αρχικό κελί περιέχει κάποιο στοιχείο που ανήκει σε μια προσαρμοσμένη λίστα, τότε το Excel συμπληρώνει τα υπόλοιπα κελιά της περιοχής με τα υπόλοιπα στοιχεία της λίστας, με τη σειρά που αυτά έχουν καταχωριστεί στη λίστα. Για παράδειγμα, αν το αρχικό κελί περιέχει το κείμενο Ιαν, το Excel θα συμπληρώσει στα υπόλοιπα κελιά τους επόμενους μήνες (Φεβ, Μαρ, κ.λπ.), όπως φαίνεται στην Εικόνα

26 306 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Εικόνα Αυτόματη Συμπλήρωση των μηνών από το Excel. Συμβουλή: Οι προσαρμοσμένες λίστες είναι κατάλογοι διαδοχικών τιμών που έχουν αποθηκευτεί στο Excel. Για να διαχειριστείτε τις ήδη καταχωρισμένες προσαρμοσμένες λίστες ή και να προσθέσετε δικές σας, διαλέξτε τη διαταγή Επιλογές του μενού Εργαλεία και πατήστε στην καρτέλα Προσαρμοσμένες λίστες. Για παράδειγμα, σε αυτή την καρτέλα μπορείτε να προσθέσετε όλα τα ονόματα των υπαλλήλων της εταιρείας σας, ώστε να πληκτρολογείτε απλώς το πρώτο όνομα και στη συνέχεια να συμπληρώνετε γρήγορα όλα τα υπόλοιπα. Δείτε την Εικόνα Εικόνα Η καρτέλα Προσαρμοσμένες λίστες του πλαισίου διαλόγου Επιλογές. Το ενδιαφέρον είναι ότι η λειτουργία της λαβής συμπλήρωσης αλλάζει όταν τη χρησιμοποιείτε κρατώντας ταυτόχρονα πατημένο το πλήκτρο Ctrl. Για παράδειγμα, αν το αρχικό κελί είχε την τιμή 1 και εσείς σύρετε τη λαβή συμπλήρωσης κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl, στα επόμενα κελιά δε θα αντιγραφεί η τιμή 1 αλλά οι διαδοχικές τιμές 2, 3, 4, κλπ.

27 Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel Για να μπορείτε να ελέγχετε καλύτερα τη λειτουργία της λαβής συμπλήρωσης, ο καλύτερος τρόπος είναι να παρακολουθείτε το μικρό κίτρινο πλαίσιο συμβουλής οθόνης που εμφανίζει το Excel δίπλα από τα κελιά καθώς σύρετε (Εικόνα 17.14). Αν οι τιμές δε συμπληρώνονται όπως θα θέλατε, δοκιμάστε να πατήσετε το πλήκτρο Ctrl ώστε να τροποποιήσετε τη λειτουργία της λαβής συμπλήρωσης. Πλαίσιο συμβουλής λαβής συμπλήρωσης Εικόνα Χρήση του πλήκτρου Ctrl κατά την Αυτόματη Συμπλήρωση. Μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας Για τη μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας μπορείτε να χρησιμοποιείτε είτε το ποντίκι είτε το πληκτρολόγιο. Το ποντίκι είναι ιδιαίτερα βολικό στην περίπτωση που θέλετε να μετακινηθείτε (δηλαδή, να επιλέξετε) ένα άλλο κελί που είναι ορατό τη δεδομένη στιγμή στην οθόνη. Πάντως, συνήθως η πιο εύκολη και γρήγορη μέθοδος μετακίνησης είναι με το πληκτρολόγιο (Εικόνα 17.15), όπου μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα πλήκτρα του Πίνακα 17.1 της επόμενης σελίδας. Εικόνα Αν έχετε επιλέξει το κελί D7, η εικόνα σάς δείχνει σε ποιο κελί σάς μεταφέρουν τα διάφορα πλήκτρα μετακίνησης.

28