ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΛΕΓΚΤΩΝ ΣΤΙΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΥΓΕΙΑΣ

Transcript

1 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΛΕΓΚΤΩΝ ΣΤΙΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΥΓΕΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η Σύγχρονη Νοσοκομειακή μονάδα, αντιλαμβανόμενη την πολυπλοκότητα των λειτουργιών, την πολυμορφία των δραστηριοτήτων, την σε «βάθος» ανάπτυξη & τον όγκο των κάθε μορφής συναλλαγών που πραγματοποιούνται σε μια τέτοιας μορφής οντότητα, είναι απαραίτητο να εμπιστεύεται τις διάφορες δραστηριότητες στην: i. ικανότητα, ii. επιμέλεια, iii. την ευσυνειδησία & iv. την ακεραιότητα των στελεχών & του προσωπικού (ιατρικού και μη) που δραστηριοποιείται στις λειτουργίες του Νοσοκομείου ή της μονάδας υγείας. Παράλληλα για να προστατευθεί η Διοίκηση αφ ενός αλλά & τα στελέχη με το υπόλοιπο προσωπικό αφετέρου θα πρέπει : 1. Να θεσπισθούν στην μεγαλύτερη δυνατή ευρύτητα αρχές λειτουργίας, σαφείς διαδικασίες & επί μέρους έλεγχοι (controls). 2. Να ελέγχεται η διαδικασία τήρησης των αρχών αυτών, των διαδικασιών & των ελέγχων. 3. Να καλύπτονται επαρκώς τα ακόλουθα: Η ακρίβεια των στοιχείων. Η εφαρμογή των κατευθυντηρίων γραμμών της Διοίκησης & της αποφασισμένης πολιτικής. Η εκτίμηση επάρκειας & εφαρμογής των ελέγχων Η σκοπιμότητα των ενεργειών. Αξιοποίηση πόρων. Η εξασφάλιση των περιουσιακών στοιχείων (υλικών & μη) της επιχείρησης. Η εφαρμογή της Νομοθεσίας (κάθε είδους) 4. Να υπάρχει μηχανισμός που να προτείνει λύσεις ή διορθωτικές ενέργειες για τα παραπάνω, σε συνεργασία με όλα τα επίπεδα διοίκησης & τους εμπλεκόμενους στις λειτουργίες. Λύση στις ανάγκες αυτές καλείται να δώσει η Λειτουργία του Εσωτερικού Ελέγχου.

2 ΦΥΣΗ Ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια ανεξάρτητη και αντικειμενική διασφαλιστική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες ενός οργανισμού. Βοηθάει τον οργανισμό να πετύχει τους αντικειμενικούς σκοπούς του, υιοθετώντας μια συστηματική, επαγγελματική προσέγγιση στην αξιολόγηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, της διαχείρισης κινδύνων, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και της εταιρικής διακυβέρνησης ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΟΡΙΑ Ο σκοπός της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, είναι να βοηθά όλα τα μέλη της Διαχειριστικής λειτουργίας (management) να εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά, παρέχοντάς τους αναλύσεις, εκτιμήσεις, προτάσεις και σχόλια που αφορούν τις δραστηριότητες που ασκείται ο εσωτερικός έλεγχος internal audit-. Οι Εσωτερικοί Ελεγκτές και οι Συνεργάτες τους, ασχολούνται με οποιαδήποτε φάση των δραστηριοτήτων, στην οποία μπορούν να βοηθήσουν τα στελέχη & τη Διοίκηση. Αυτό περιλαμβάνει και εισχώρηση πέρα από τα λογιστικά και οικονομικά στοιχεία, για να φθάσει στην πλήρη κατανόηση των λειτουργιών που ελέγχονταιεπιθεωρούνται. Η επίτευξη του γενικού αυτού στόχου, περιλαμβάνει δραστηριότητες όπως: Ο έλεγχος και η εκτίμηση της ορθότητας, της επάρκειας και της εφαρμογής των λογιστικών, οικονομικών και άλλων λειτουργικών ελέγχων και η προώθηση αποτελεσματικού ελέγχου με λογικό κόστος. Η πιστοποίηση του βαθμού συμμόρφωσης με τις καθιερωμένες πολιτικές, τα σχέδια, τις διαδικασίες καθώς & τις επιταγές των νόμων γενικά ή των θεσμικών οργάνων που διέπουν τις λειτουργίες του οργανισμού Η πιστοποίηση του βαθμού στον οποίο παρακολουθούνται τα περιουσιακά στοιχεία του Νοσοκομείου και προστατεύονται από κάθε είδους απώλειες. Η υποβολή εισηγήσεων-προτάσεων για λειτουργικές βελτιώσεις. ΕΥΘΥΝΗ ΚΑΙ ΔΙΚΑΙΟΔΟΣΙΑ Οι ευθύνες του Εσωτερικού Ελέγχου στην επιχείρηση, τίθενται σαφώς με πολιτική της Διοίκησης. Η σχετική δικαιοδοσία παρέχει στον Εσωτερικό Ελεγκτή & τους συνεργάτες του, πλήρη πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα, την περιουσία και το προσωπικό του Νοσοκομείου που σχετίζονται με το θέμα (ή τα θέματα) που κάθε φορά επιθεωρείται κατά την ελεγκτική δραστηριότητα.. Οι Εσωτερικοί Ελεγκτές & οι συνεργάτες τους πρέπει να ελέγχουν και να εκτιμούν πολιτικές, σχέδια, διαδικασίες έγγραφα καθώς & οτιδήποτε κρίνεται σκόπιμο.

3 Τα καθήκοντα του Εσωτερικού Ελεγκτή, πρέπει να είναι: Να πληροφορεί και να συμβουλεύει την Διοίκηση και να εκτελεί το καθήκον αυτό, με τρόπο σύμφωνο με τον «ΚΩΔΙΚΑ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ» του «ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΛΕΓΚΤΩΝ» Να συντονίζει τις δραστηριότητές του με τις άλλες, ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι του ελέγχου, αλλά και οι στόχοι του Νοσοκομείου ή της μονάδας υγείας γενικότερα. Όταν εκτελείται η ελεγκτική εργασία οι Εσωτερικοί Ελεγκτές, δεν έχουν άμεση ευθύνη ούτε δικαιοδοσία για καμία από τις δραστηριότητες που ελέγχονται. Επομένως, οι επισκοπήσεις και οι εκτιμήσεις του Εσωτερικού Ελέγχου, με κανένα τρόπο δεν απαλλάσσουν άλλα άτομα που ασχολούνται ή έχουν τον πρωτογενή έλεγχο σε τομείς δραστηριοτήτων της επιχείρησης ή από τις ευθύνες που τους έχουν γενικά ανατεθεί. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ. Οι κύριες αρμοδιότητες της Λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου είναι σε γενικές γραμμές οι ακόλουθες: 1. Επιθεώρηση & εκτίμηση της Ύπαρξης Επάρκειας Ορθότητας & Των κάθε μορφής ελέγχων σε συνάρτηση με τους κινδύνους που προκύπτουν. 2. Εξακρίβωση & έλεγχος σε σχέση με την έκταση συμμόρφωσης, των Διευθύνσεων & των τμημάτων με την ισχύουσα στρατηγική, τις πολιτικές,τα σχέδια,τις αποφάσεις & τις διαδικασίες που έχουν ορισθεί στο Νοσοκομείο. 3. Εξακρίβωση του επιπέδου διασφάλισης του ενεργητικού του Νοσοκομείου, της τεχνογνωσίας & των παραγόντων υπεραξίας στο Νοσοκομείο. 4. Εξακρίβωση της έκθεσης & του βαθμού έκθεσης σε κινδύνους κάθε μορφής. 5. Εξασφάλιση της αξιοπιστίας των παραγόμενων δεδομένων. 6. Εξακρίβωση ως προς την ύπαρξη κατάλληλης επαρκούς & ασφαλούς πληροφόρησης σε όλα τα επίπεδα δραστηριότητας στο Νοσοκομείο. 7. Συμμετοχή στην Οργανωτική Αναβάθμιση του Νοσοκομείου μέσα από εποικοδομητικές προτάσεις.

4 ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΘΕΣΗ Όπως επισημαίνεται & σε νομικές επισημάνσεις, η θέση αναφέρεται απ ευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο μέσω της Επιτροπής Ελέγχου. ΣΤΕΛΕΧΩΣΗ. Η στελέχωση περιλαμβάνει: Τον Εσωτερικό Ελεγκτή ο οποίος έχει σαν κύρια καθήκοντα: Την ομαλή λειτουργία της εν λόγω λειτουργίας. Την εκπλήρωση των στόχων της όπως αυτοί περιγράφονται. Την εκτέλεση όλων των λειτουργιών που αναφέρονται στο παρόν & αφορούν τα θέματα αρμοδιότητάς της. Την επικοινωνία με τους εσωτερικούς & εξωτερικούς συνεργάτες ή άλλους Συμβούλους σε συνεργασίες που αφορούν τις δραστηριότητες της λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου. Η ΑΝΕΞΑΡΤΗΣΙΑ ΤΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ. Η ανεξαρτησία είναι ουσιώδης για την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου. Αυτή η ανεξαρτησία κατά κύριο λόγο συμβάλει & στην αντικειμενικότητα που πρέπει να έχει η ιδιάζουσα αυτή λειτουργία στο Νοσοκομείο, στα πλαίσια που αναφέρονται στο παρόν. Για να επιτευχθούν η ανεξαρτησία & η αντικειμενικότητα θα πρέπει η εν λόγω λειτουργία να ασχολείται αποκλειστικά με τον έλεγχο (Audit) των λειτουργιών & δραστηριοτήτων & όχι να εμπλέκεται ενεργά σε αυτές. Κατ αυτόν τον τρόπο θα εξασφαλίζεται η αμερόληπτη & αβίαστη κρίση του εσωτερικού ελέγχου απαραίτητο συστατικό της αξίας που η εν λόγω λειτουργία προσφέρει. Η προετοιμασία εγγράφων, η αποκλειστική καθιέρωση διαδικασιών & κάθε άλλη συναφής εργασία πρέπει να αποφεύγεται ώστε να μην θίγεται η αμεροληψία της υπηρεσίας. Όμως η αντικειμενικότητα αυτή δεν θίγεται όταν η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου προτείνει μέτρα για την εφαρμογή ή βελτίωση των υπαρχόντων συστημάτων ελέγχου & των οργανωτικών δομών καθώς & των διαδικασιών που πρόκειται να εφαρμοσθούν.

5 Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Είναι σκόπιμο να τονισθεί η ανάγκη της ενεργούς υποστήριξης της Διοίκησης του ιδρύματος στην λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου. Η υποστήριξη αυτή είναι σκόπιμο να περιλαμβάνει τόσο την παροχή της απαραίτητης υλικοτεχνικής υποδομής όσο & της ουσιαστικής συμπαράστασης στο έργο της όπως αυτό περιγράφεται.