ΚΥΠΡΙΑΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ. Πρόγραμμα παροχής φιλοξενίας για τη διοργάνωση συνεδρίων/συναντήσεων στην Κύπρο

Transcript

1 Πρόγραμμα παροχής φιλοξενίας για τη διοργάνωση συνεδρίων/συναντήσεων στην Κύπρο Ι. Στόχος Προγράμματος: Γενικός στόχος του προγράμματος είναι η προώθηση της Κύπρου ως ιδανικού προορισμού συνεδριακού τουρισμού. Ειδικός στόχος η γνωριμία των συμμετεχόντων από το εξωτερικό με την ιστορία, τον πολιτισμό και τη γαστρονομία της Κύπρου. II. Δικαιούχοι αιτητές: Μη Κερδοσκοπικοί Οργανισμοί, Σύνδεσμοι, Εταιρείες και Ιδρύματα τα οποία είναι εγγεγραμμένα ως μη κερδοσκοπικά είτε στον Έφορο Σωματείων και Ιδρυμάτων είτε στον Έφορο Εταιρειών. Ανώτερα και Ανώτατα Ακαδημαϊκά και Εκπαιδευτικά Ιδρύματα Πολιτικά κόμματα και συντεχνίες μόνο στις περιπτώσεις φιλοξενίας συνεδριών / συναντήσεων περιφερειακών, ευρωπαϊκών ή διεθνών οργανισμών. Οργανισμοί, Σύνδεσμοι, Εταιρείες και Ιδρύματα του εξωτερικού τα οποίοι είναι δεόντως εγγεγραμμένα ως μη κερδοσκοπικά στις χώρες από τις οποίες προέρχονται και διαθέτουν τα αναγκαία επίσημα δικαιολογητικά. Ανώτερα και Ανώτατα Ακαδημαϊκά και Εκπαιδευτικά Ιδρύματα του εξωτερικού τα οποία είναι δεόντως εγγεγραμμένα στις χώρες από τα οποία προέρχονται και διαθέτουν τα αναγκαία επίσημα δικαιολογητικά. Σημείωση: Εξαιρούνται οι κυβερνητικές υπηρεσίες, τα Υπουργεία και τα Τμήματα των Υπουργείων, οι Ημικρατικοί Οργανισμοί και τα Συμβούλια, οι Ανεξάρτητες Υπηρεσίες της Κυπριακής Δημοκρατίας, οι δημόσιες υπηρεσίες και μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, σύνδεσμοι, εταιρείες, ιδρύματα και φορείς που οι κύριοι πόροι τους προέρχονται από τον κρατικό προϋπολογισμό. 1

2 III. Απαιτούμενες προϋποθέσεις: Να υποβάλλεται συμπληρωμένη από τον δικαιούχο αιτητή, η σχετική αίτηση (Παράρτημα I) μαζί με μία συνοδευτική επιστολή προς τον Αναπληρωτή Γενικό Διευθυντή του ΚΟΤ. Η επιστολή πρέπει να είναι σε επίσημο επιστολόχαρτο του οργανωτή, να δίνει γενικές πληροφορίες για το προγραμματισμένο συνέδριο / συνάντηση και να αναφέρει την παροχή φιλοξενίας που ζητείται. Η αίτηση θα πρέπει να υποβάλλεται τουλάχιστο δύο μήνες πριν τη διοργάνωση του συνεδρίου / συνάντησης στην Κύπρο. Να υπάρχει συμμετοχή τουλάχιστο δεκαπέντε ατόμων από το εξωτερικό. Nα μπορεί να συμμετέχει δωρεάν εκπρόσωπος του ΚΟΤ σε περίπτωση που το επιθυμεί. Να μπορεί να συμμετέχει κατά την διάρκεια του συνεδρίου / συνάντησης ερευνητικό προσωπικό εκ μέρους του ΚΟΤ για σκοπούς συλλογής στοιχείων για έρευνες που αφορούν τον συνεδριακό τουρισμό. Να παρέχεται στον Κυπριακό Οργανισμό Τουρισμού το δικαίωμα φωτογράφησης του συνεδρίου / συνάντησης. IV. Υποχρεώσεις Αιτητή Να προβάλλεται το λογότυπο του ΚΟΤ στα έντυπα, το πρόγραμμα και τα ηλεκτρονικά μέσα προβολής του συνεδρίου / συνάντησης όπου ο ΚΟΤ θα αναφέρεται ως υποστηρικτής. Να διανέμονται στους συμμετέχοντες του συνεδρίου / συνάντησης διαφημιστικά έντυπα του Οργανισμού και να προβάλλεται η ιστοσελίδα του ΚΟΤ στα πλαίσια του συνεδρίου / συνάντησης. Όπου αυτό είναι εφικτό, να προβάλλεται διαφημιστική ταινία της Κύπρου στα πλαίσια του συνεδρίου / συνάντησης. Να αναγράφεται στην ιστοσελίδα και στο πρόγραμμα του συνεδρίου / συνάντησης το είδος της παροχής φιλοξενίας που προσφέρει ο ΚΟΤ (π.χ για την εκδρομή ή το επίσημο γεύμα). 2

3 V. Επιλέξιμες δαπάνες: Ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού δύναται να παρέχει μερική φιλοξενία για τη διοργάνωση συνεδρίων / συναντήσεων στην Κύπρο για τις ακόλουθες επιλέξιμες δαπάνες: Ή 1. Διοργάνωση Επίσημου Γεύματος / Δεξίωσης Καλωσορίσματος Μέχρι για κάθε συμμετέχοντα από το εξωτερικό έναντι πραγματικών εξόδων επίσημου γεύματος / δεξίωσης καλωσορίσματος (φαγητά / ποτά) 1. Διοργάνωση Εκδρομής με την συνοδεία αδειούχου ξεναγού Μέχρι 9.00 για ολοήμερη εκδρομή και μέχρι 6.00 για εκδρομή μισής ημέρας για κάθε συμμετέχοντα από το εξωτερικό έναντι πραγματικών εξόδων λεωφορείου και αδειούχου ξεναγού και μέχρι για κάθε συμμετέχοντα από το εξωτερικό έναντι πραγματικών εξόδων ενός γεύματος που πιθανόν να παραχωρηθεί κατά την διάρκεια της εκδρομής Και 2. Μέχρι 800 έναντι πραγματικών εξόδων αεροπορικού εισιτηρίου ή/ και διαμονής ενός κυρίως ομιλητή (keynote speaker) με την προϋπόθεση ότι εμφανίζεται ως κύριος ομιλητής (keynote speaker) στην ιστοσελίδα και στο πρόγραμμα του συνεδρίου. VI.Απαιτούμενα δικαιολογητικά για εκταμίευση του ποσού παροχής φιλοξενίας: Τα πιο κάτω δικαιολογητικά θα πρέπει να υποβάλλονται με συνοδευτική επιστολή, σε επίσημο επιστολόχαρτο του οργανωτή, ο οποίος θα αναφέρεται στο τελικό αποτέλεσμα του συνεδρίου / συνάντησης και να επιβεβαιώνει την εγκυρότητα των υποβαλλόμενων δικαιολογητικών ζητώντας από τον Οργανισμό την καταβολή του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας. 1. Υποβολή του τελικού καταλόγου των εγγραφών με τα ονόματα των συμμετεχόντων που έχουν συμμετάσχει στο συνέδριο / συνάντηση, την χώρα προέλευσης τους και επάγγελμα. Ο οργανωτής θα πιστοποιεί γραπτώς στον οργανισμό την εγκυρότητα της. 2. Υποβολή του τελικού προγράμματος του συνεδρίου / συνάντησης σε έντυπη μορφή όπως και των εντύπων που έχουν εκδοθεί και διανεμηθεί κατά την διάρκεια του συνεδρίου. Όπως αναφέρεται και πιο πάνω στις υποχρεώσεις του αιτητή, θα πρέπει να προβάλλεται το λογότυπο του ΚΟΤ στα έντυπα, το πρόγραμμα και τα ηλεκτρονικά 3

4 μέσα προβολής του συνεδρίου / συνάντησης όπου ο ΚΟΤ θα αναφέρεται ως υποστηρικτής όπως επίσης και να αναφέρεται το είδος παροχής φιλοξενίας που προσφέρει ο ΚΟΤ (π.χ για την εκδρομή ή το επίσημο γεύμα) 3. Αντίγραφα πρωτότυπων τιμολογίων τρίτων που να αφορούν τα πραγματικά έξοδα για το είδος παροχής φιλοξενίας που έχει προσφέρει ο ΚΟΤ για την οργάνωση της εκδρομής ή του επίσημου γεύματος, και του αεροπορικού εισιτηρίου ή/και διαμονής του κυρίως ομιλητή. (π.χ. τιμολόγιο αδειούχου ξεναγού, λεωφορείου, εστιατορίου, ξενοδοχείου, ταξιδιωτικού γραφείου). Τα τιμολόγια πρέπει να εκδίδονται στο όνομα του οργανωτή. 4. Στις περιπτώσεις παροχής φιλοξενίας για τους κύριους ομιλητές και όταν θα έχουν αγοράσει οι ίδιοι το αεροπορικό τους εισητήριο, θα πρέπει επίσης να προσκομίζονται τα χρεωστικά σημειώματα των τραπεζών για τις καταβολές των εμβασμάτων στους κυρίους ομιλητές. 5. Στις περιπτώσεις οργάνωσης εκδρομών, o οργανωτής θα πρέπει να ζητά από τον αδειούχο ξεναγό να αναγράφει στο τιμολόγιο του τον προορισμό της εκδρομής και να διαχωρίζει τον αριθμό των συμμετεχόντων από το εξωτερικό από τον αριθμό συμμετεχόντων από την Κύπρο που βρίσκονται στο λεωφορείο. 6. Στις περιπτώσεις οργάνωσης επίσημου γεύματος ή δεξίωσης καλωσορίσματος, ο οργανωτής θα διαχωρίζει τον αριθμό των συμμετεχόντων από το εξωτερικό από τον αριθμό συμμετεχόντων από την Κύπρο. 7. Υποβολή συμπληρωμένου ερωτηματολογίου του ΚΟΤ για σκοπούς συλλογής στατιστικών στοιχείων συνεδριακού τουρισμού (Παράρτημα ΙΙ) και την υποβολή συμπληρωμένης έκθεσης αξιολόγησης του συνεδρίου (Παράρτημα ΙΙΙ). Το ποσό παροχής φιλοξενίας θα εκταμιεύεται μόνο με την υποβολή όλων των πιο πάνω απαιτούμενων δικαιολογητικών. Ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού διατηρεί το δικαίωμα διερεύνησης των υποβληθέντων δικαιολογητικών και στοιχείων καθώς και ζήτησης επιπρόσθετων διευκρινίσεων ή και την προσκόμιση επιπρόσθετων δικαιολογητικών και στοιχείων. Σε περίπτωση υποβολής από τον οργανωτή, ψευδών ή παραπλανητικών δικαιολογητικών και στοιχείων, ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού θα ακυρώνει την παροχή φιλοξενίας που έχει εγκρίνει και ο οργανωτής θα αποκλείεται από το «Πρόγραμμα Παροχής Φιλοξενίας για την διοργάνωση συνεδρίων στην Κύπρο» 4

5 VII. ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Η αιτήσεις θα πρέπει να υποβάλλονται με τη συνοδευτική επιστολή προς τον Αναπληρωτή Γενικό Διευθυντή του Οργανισμού κ. Λεύκο Φυλακτίδη φ/δι κας Ανθής Γαβριηλίδου στην ηλεκτρονική διεύθυνση ή μέσω φαξ στο ή με ταχυδρομείο στη διεύθυνση: Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού Τμήμα Στρατηγικής Τομέας Συνεδρίων και Κινήτρων Τ.Θ , 1390 Λευκωσία «Πρόγραμμα Παροχής Φιλοξενίας για τη διοργάνωση συνεδρίων στην Κύπρο». Η επιβεβαίωση παραλαβής της αίτησης αποτελεί αποκλειστική ευθύνη του αιτητή. VIII. ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού Τμήμα Στρατηγικής Τομέας Συνεδρίων και Κινήτρων Κουλίτσα Δημητρίου kdemetriou@visitcyprus.com Νικολέττα Παφίτου npaphitou@visitcyprus.com Ανθή Γαβριηλίδου agabrielides@visitcyprus.com Κάτια Χατζηαντώνη katiah@visitcyprus.com 5

6 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΑΙΤΗΣΗ ΓΙΑ ΠΑΡΟΧΗ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ ΓΙΑ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ / ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΣΤΗΝ ΚΥΠΡΟ 1. Τίτλος Συνεδρίου: 2. Ιστοσελίδα συνεδρίου: 3. Οργανωτής: 4. Ημερ. Διεξαγωγής: 5. Πόλη / Χώρος διεξαγωγής: 6. Γραμματεία Συνεδρίου (όπου εφαρμόζεται): 7. Συνολικός Προϋπολογισμός Εξόδων: 8. Συνολικός Προϋπολογισμός Εσόδων: 9. Κόστος εγγραφής και τι καλύπτει: 10. Άλλοι χορηγοί και αναμενόμενο ποσό χορηγίας: Όνομα Χορηγού Αναμενόμενο ποσό 11. Αναμενόμενος αριθμός συμμετοχών Από Κύπρο: Από Εξωτερικό (ξένοι σύνεδροι / συνοδεύοντα μέλη): Χώρες:

7 12. Πρόγραμμα εκδρομής και αναλυτικό κόστος: Πρόγραμμα εκδρομής: Ημέρα και ημερομηνία: Αναμενόμενος αριθμός σύνεδρων από το εξωτερικό: Ολοήμερη / μισή ημέρα: Κόστος λεωφορείου/ων (διευκρινίστε αριθμό): Τέλη ξεναγού/ων (διευκρινίστε αριθμό): Κόστος γεύματος το άτομο: Ή 13. Κόστος οργάνωσης επίσημου δείπνου / δεξίωσης Ημέρα και ημερομηνία: Αναμενόμενος αριθμός συμμετεχόντων από το εξωτερικό: Κόστος γεύματος το άτομο: 14. Παροχή φιλοξενίας για ένα Key Note Speaker: Όνομα: Σύντομο προφίλ:

8 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ Στατιστικά Στοιχεία Συνεδριακού Τουρισμού (να υποβληθεί μετά τη διεξαγωγή του συνεδρίου/συνάντησης) 1.Tίτλος συνεδρίου / Θέμα συνάντησης: Αριθμός κυπρίων συμμετεχόντων και αριθμός ξένων συμμετεχόντων :.. 3. Aριθμός συνοδευόντων ατόμων:. 4. Χώρες προέλευσης συμμετεχόντων:. 5. Συνολική δαπάνη για κάθε ξένο σύνεδρο: Διαμονή.. Registration fees... Άλλα (εκδρομή, διατροφή). 6. Πόλη και χώρος διεξαγωγής:. 7. Ημερομηνίες διεξαγωγής:

9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ Αξιολόγηση συνεδρίου / συνάντησης στο οποίο παραχωρήθηκε φιλοξενία από το Πρόγραμμα Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ για τη Διοργάνωση Συνεδρίων/Συναντήσεων στην Κύπρο (να υποβληθεί μετά τη διεξαγωγή συνεδρίου/συνάντησης) 1.Με ποιους τρόπους προβλήθηκε η Κύπρος μέσα από τη συγκεκριμένη διοργάνωση; 2. Ποιες οι εντυπώσεις των ξένων συμμετεχόντων για τον προορισμό και τις συνεδριακές εγκαταστάσεις της Κύπρου ; Ποιες οι εισηγήσεις σας για περαιτέρω ανάπτυξη και προώθηση του συνεδριακού τουρισμού στην Κύπρο; Ποιες οι εισηγήσεις σας για τη βελτίωση του Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ για τη Διοργάνωση Συνεδρίων/Συναντήσεων στην Κύπρο;...