ηµήτρης Γκανάτσιος Πτυχιούχος Εφαρµοσµένης Πληροφορικής Master of Business Administration (Μ.Β.Α.)

Transcript

1 Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και διακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικά µέσα ηµήτρης Γκανάτσιος Πτυχιούχος Εφαρµοσµένης Πληροφορικής Master of Business Administration (Μ.Β.Α.)

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Θεσµικό πλαίσιο Ορολογία Έκδοση ηλεκτρονικού εγγράφου Ηλεκτρονική υπογραφή ιακίνηση ηλεκτρονικού εγγράφου ιαχείριση εισερχόµενων εξερχόµενων ηλεκτρονικών εγγράφων ιακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο Έγκυρη ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων

3 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011)

4 Πεδίο εφαρµογής α) ως προς την άσκηση αρµοδιοτήτων από τους φορείς του δηµόσιου τοµέα µε χρήση ΤΠΕ, β) ως προς την επικοινωνίακαι συναλλαγήµεταξύ των φορέων του δηµόσιου τοµέα µε χρήση ΤΠΕ, γ) ως προς την επικοινωνία και συναλλαγή µε χρήση ΤΠΕ µεταξύ των φορέων του δηµόσιου τοµέα και των φυσικών προσώπων ή Ν.Π.Ι.., δ) ως προς την πρόσβασητων φυσικών προσώπων ή Ν.Π.Ι.. σε δηµόσια έγγραφα και τη διάθεσή τους για περαιτέρω χρήση µε χρήση ΤΠΕ. Ο νόµος αυτός εφαρµόζεται και στην περίπτωση που µέρος της έκδοσης ή διεκπεραίωσης πράξης ή ενέργειας, της επικοινωνίας ή της συναλλαγής πραγµατοποιείται χωρίς χρήση ΤΠΕ.

5 Ορολογία (1/3) Ευρετηρίαση:η δηµιουργία υποδοµής για την ταχεία αναζήτηση πληροφοριών και δεδοµένων σε ένα αρχείο ή συλλογή πληροφορίας και εγγράφων. Ηλεκτρονικό αρχείο:κάθε διαρθρωµένο σύνολο δεδοµένων ή εγγράφων, τα οποία είναι προσιτά µε γνώµονα συγκεκριµένα κριτήρια και υποβάλλονται σε επεξεργασία µε χρήση ΤΠΕ. Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων:το σύνολο των ενεργειών που πραγµατοποιούνται µε χρήση ΤΠΕ και που αποσκοπούν στην καταχώριση, πρωτοκόλληση, οργάνωση, ταξινόµησηκαι συντήρησητων εγγράφων που δηµιουργήθηκαν από τους φορείς δηµόσιου τοµέα ή των εγγράφων που περιήλθαν σε αυτούς από τρίτους. Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο:ηλεκτρονικό πρωτόκολλο είναι το πληροφοριακό σύστηµα που εξυπηρετεί τη συλλογή, καταγραφήκαι διανοµήτων διακινούµενων εγγράφων µε όποιο µέσο κι αν αυτά παράγονται, καταχωρίζονται ή διακινούνται.

6 Ορολογία (2/3) Ηλεκτρονικό έγγραφο: κάθε µέσο, το οποίο χρησιµοποιείται από υπολογιστικό πληροφοριακό σύστηµα, µε ηλεκτρονικό, µαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων που δεν µπορούν να αναγνωστούν άµεσα, όπως και κάθε µαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύµβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασµό, εφόσον το εν λόγω περιεχόµενο επιφέρει έννοµες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που µπορούν να έχουν έννοµες συνέπειες. Ηλεκτρονικό ταχυδροµείο:κάθε µήνυµα µε κείµενο, φωνή, ήχο ή εικόνα που αποστέλλεται µέσω δηµόσιου δικτύου επικοινωνιών, το οποίο µπορεί να αποθηκεύεται στο δίκτυο ή στον τερµατικό εξοπλισµό του παραλήπτη έως ότου παραληφθεί από αυτόν.

7 Ορολογία (3/3) εδοµένα προσωπικού χαρακτήρα:κάθε πληροφορία που αφορά ένα φυσικό πρόσωπο, η ταυτότητα του οποίου είναι προσδιορισµένη ή µπορεί να προσδιοριστεί. ιαπιστευτήρια:εχέγγυα που παρουσιάζει το πρόσωπο που είναι χρήστης υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης προκειµένου να αποδείξει την ταυτότητά του. Ηλεκτρονική υπογραφή: δεδοµένα σε ηλεκτρονική µορφή, τα οποία είναι συνηµµένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδοµένα ή συσχετίζονται λογικά µε αυτά και τα οποία χρησιµεύουν ως µέθοδος απόδειξης της γνησιότητας.

8 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 10 ικαίωµα ηλεκτρονικής επικοινωνίας και χρήσης ΤΠΕ 1. Τα φυσικά πρόσωπα και τα Ν.Π.Ι.. έχουν δικαίωµανα επικοινωνούν και να συναλλάσσονται µε τους φορείς του δηµόσιου τοµέα µε χρήση ΤΠΕ και ιδίως να κάνουν χρήση ηλεκτρονικών πληροφοριακών και επικοινωνιακών συστηµάτων προκειµένου να χρησιµοποιούν προσφερόµενες υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, να λαµβάνουν και να δίδουν πληροφορίες, να έχουν πρόσβαση στα δηµόσια έγγραφα, να καταθέτουν αιτήσεις, δηλώσεις, δικαιολογητικάή άλλα έγγραφα και να λαµβάνουν διοικητικά ή άλλα έγγραφαπου απευθύνουν σε αυτά οι φορείς του δηµόσιου τοµέα. 2. Τα φυσικά πρόσωπα και τα Ν.Π.Ι.. έχουν δικαίωµανα επιλέγουν µεταξύ των διαθέσιµων µέσων και τρόπων επικοινωνίας και συναλλαγής µε τους φορείς του δηµόσιου τοµέα.

9 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 12 Έκδοση ηλεκτρονικών εγγράφων 1. Με την επιφύλαξη ειδικών ρυθµίσεων επιτρέπεται η έκδοση διοικητικών πράξεων, η σύνταξη και τήρησηεγγράφων κάθε είδους, καθώς και η διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίησηκαι ανακοίνωση αυτώνµεταξύ φορέων του δηµόσιου τοµέα ή µεταξύ αυτών και των φυσικών προσώπων και Ν.Π.Ι.. µε χρήση ΤΠΕ. 2. Από τη διάταξη της προηγούµενης παραγράφου εξαιρούνταιως προς τη διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από το νόµο απαγόρευση χορήγησης αντιγράφων.

10 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 13 Κύρος και αποδεικτική ισχύς ηλεκτρονικών εγγράφων 1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφαπου συντάσσονται από όργανο φορέα του δηµόσιου τοµέα και φέρουν προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφήτου εξουσιοδοτηµένου οργάνου που βασίζεται σε αναγνωρισµένο πιστοποιητικόκαι δηµιουργείται από ασφαλή διάταξη δηµιουργίας υπογραφής έχουν την ίδια νοµική και αποδεικτική ισχύ µε τα έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα. 2. Τα ηλεκτρονικά διοικητικά έγγραφα φέρουν υποχρεωτικά ασφαλή χρονοσήµανση.

11 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 14 Αντίγραφα 1. Αντίγραφα εγγράφων που παράγονται µε ΤΠΕ έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου, εφόσον: α) το πρωτότυπο ηλεκτρονικό ή έντυπο έγγραφο βρίσκεται στην κατοχή φορέα του δηµόσιου τοµέακαι κατά τη διαδικασία της καταχώρισης, της ψηφιοποίησης, της αναπαραγωγής και της εκτύπωσης καθίσταται δυνατή η ταύτιση πρωτοτύπου και ηλεκτρονικού αντιγράφου ή β) το αντίγραφο φέρει προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφήκαι ασφαλή χρονοσήµανση. 2. Ο φορέας του δηµόσιου τοµέα µπορεί να ψηφιοποιεί ή να αναπαράγει µε χρήση ΤΠΕ έντυπα έγγραφαπου εκδίδει ή έχει εκδώσει ή άλλα δηµόσια και ιδιωτικά έγγραφα που κατέχει στο πλαίσιο της άσκησης των αρµοδιοτήτων της και να πιστοποιεί την ταύτιση πρωτοτύπου και ακριβούς ηλεκτρονικού αντιγράφου, βεβαιώνοντας την ακεραιότητα και αυθεντικότητά του.

12 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 15 ηµιουργία και τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων 1. Η δηµιουργίαή επικύρωσηεπί µέρους αρχείου της εκάστοτε διαδικασίας ή υπόθεσης πραγµατοποιείται µέσω ηλεκτρονικής ένδειξης από το κάθε φορά προς τούτο εξουσιοδοτηµένο όργανοτου φορέα δηµόσιου τοµέα κατά τη διάρκεια της διεξαγωγής της διαδικασίας. 2. Κάθε φορέας του δηµόσιου τοµέα τηρεί ηλεκτρονικά αρχείατων ηλεκτρονικών εγγράφων, τα οποία εκδίδει, κατέχειή διακινείκαι σχετίζονται µε την άσκηση των αρµοδιοτήτων του ή το πεδίο των δραστηριοτήτων του. 3. Οι διαδικασίες και τα µέσα καταχώρισης, τήρησης και εν γένει της επεξεργασίας των ηλεκτρονικών εγγράφων στα ηλεκτρονικά αρχεία πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις ασφαλείαςκαι να εγγυώνται ιδίως την ακεραιότητα, αυθεντικότητα, εµπιστευτικότητα, και την ποιότητατων εγγράφων, καθώς και των δεδοµένων και πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά.

13 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 15 ηµιουργία και τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων 5. Κάθε φορέας του δηµόσιου τοµέα µεριµνά ώστε τα ηλεκτρονικά έγγραφα, τα ψηφιακά αντίγραφα εντύπων και εγχάρτων εγγράφων και τα ηλεκτρονικά αρχεία τηρούνται µε τρόπο, σε µορφή και υλικούς φορείς που εξασφαλίζουν τη διατηρησιµότητα, την προσβασιµότητα και την αναγνωσιµότητά τους.

14 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 16 Τήρηση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 1. Κάθε φορέας του δηµόσιου τοµέα τηρεί ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, στο οποίο καταχωρίζονται πράξεις, όπως η έκδοση, παραλαβή, κοινοποίηση, διαβίβαση εγγράφων, τα οποία είτε εκδίδονται από αυτόν είτε βρίσκονται ή περιέρχονται στην κατοχή του στο πλαίσιο της άσκησης των αρµοδιοτήτων του. 2. Η καταχώριση στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο που τηρείται από τον φορέα του δηµόσιου τοµέα πραγµατοποιείται, ανεξάρτητα εάν η παραγωγή, έκδοση ή διακίνηση εγγράφων πραγµατοποιείται µε ηλεκτρονικό ή µη τρόποκαι ανεξάρτητα εάν η διοικητική πράξη ή ενέργεια διεκπεραιώνεται εξ ολοκλήρου ή εν µέρει µε ηλεκτρονικό τρόπο 3. Τα συστήµατα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου εκδίδουν ηλεκτρονικό αποδεικτικό καταχώρισηςπου περιλαµβάνει στοιχεία ταυτοποίησης του εγγράφου, όπως εκδότης, θέµα, ηµεροµηνία και ώρα καταχώρισης, καθώς και το µοναδικό αριθµό ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.

15 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 17 Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων µεταξύ φορέων του δηµόσιου τοµέα 1. Οι φορείς δηµόσιου τοµέα διακινούν ή ανταλλάσσουν µε χρήση ΤΠΕ έγγραφα και δεδοµένα στο πλαίσιο της άσκησης των αρµοδιοτήτωνπου τους έχουν ανατεθεί και για την εκπλήρωση αυτών, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται οι όροι ασφαλείαςστο επίπεδο που κάθε φορά επιβάλλεται από τη φύση των διακινούµενων εγγράφων και επιβεβαιώνεται η ταυτότητα (αυθεντικοποίηση) των δηµοσίων λειτουργών και υπαλλήλων. 2. Εφόσον τηρούνται οι όροι ασφαλείας στο επίπεδο που κάθε φορά επιβάλλεται από την κατηγορία, τη φύση και το σκοπό των διακινούµενων εγγράφων ή δεδοµένων, οι φορείς του δηµόσιου τοµέα µπορούν να αναζητούν δηµόσια έγγραφαή έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή των ίδιων ή άλλου φορέα του δηµόσιου τοµέα, καθώς και να διακινούν και να διαβιβάζουν αυτά µε χρήση ΤΠΕ, εφόσον είναι αναγκαίο για τη διεκπεραίωση διαδικασίας, συναλλαγής ή αιτήµατος φυσικού προσώπου ή Ν.Π.Ι.. και το πρόσωπο αυτό έχει συγκατατεθείστην αναζήτηση και διακίνηση των εγγράφων αυτών.

16 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 18 Αυτοµατοποιηµένη παροχή υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης 1. Η παροχή υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και η εκπλήρωση αιτηµάτων που υποβάλλονται ηλεκτρονικά ή µη, µπορεί να γίνεται µε πλήρως αυτοµατοποιηµένο τρόποµε την υποστήριξη ΤΠΕ, µε την προϋπόθεση της ταυτοποίησης και επιβεβαίωσης ταυτότητας (αυθεντικοποίησης) των αιτούντων και των δηµοσίων λειτουργών και υπαλλήλων και της τήρησης των όρων ασφαλείαςστο επίπεδο που επιβάλλεται από τη φύση των παρεχόµενων υπηρεσιών και των αντίστοιχων δεδοµένων. Οι πράξεις που εκδίδονται συνιστούν διοικητικές πράξεις 2. Η παροχή υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης πραγµατοποιείται, µε τήρηση των προϋποθέσεων και εγγυήσεων της κείµενης νοµοθεσίας για την προστασία του ατόµου από την επεξεργασία των δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα.

17 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 20 Στατιστική επεξεργασία δεδοµένων 1. Οι φορείς του δηµόσιου τοµέα επεξεργάζονται και εξάγουν στατιστικά στοιχεία που προκύπτουν από τις ολοκληρωµένες διοικητικές διαδικασίες ή από την έκδοση πράξεων µε χρήση ΤΠΕ. Τα στατιστικά στοιχεία τηρούνται ηλεκτρονικά από τους φορείς του δηµόσιου τοµέα µε σκοπό την εξαγωγή αναφορών και στοιχείων σχετικά µε τη διεκπεραίωση διοικητικών πράξεων και συναλλαγών, όπως ιδίως ο χρόνος και το κόστος διεκπεραίωσης της διαδικασίας.

18 Θεσµικό Πλαίσιο (ν.3979/2011) Άρθρο 21 Ηλεκτρονική επικοινωνία των φορέων δηµόσιου τοµέα µε φυσικά ή νοµικά πρόσωπα 1. Με την επιφύλαξη ειδικών ρυθµίσεων που καθιστούν υποχρεωτική τη χρήση ΤΠΕ για την επικοινωνία και τη συναλλαγή µε φορέα του δηµόσιου τοµέα, ο φορέας του δηµόσιου τοµέα µπορεί να χρησιµοποιεί ηλεκτρονικό τρόπο επικοινωνίας µε φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.. και παροχής υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης σε αυτά, εφόσον τα πρόσωπα αυτά έχουν ζητήσει τη χρήση του τρόπου αυτού ή έχουν δώσει τη ρητή συγκατάθεσή τους. Η αίτηση και η παροχή της συγκατάθεσης, καθώς και η ανάκλησή της µπορούν να διαβιβάζονται και µε ηλεκτρονικό τρόπο, εφόσον τηρούνται οι προϋποθέσεις της ταυτοποίησης και επιβεβαίωσης ταυτότητας (αυθεντικοποίησης).

19 Θεσµικό Πλαίσιο (Π 25/2014)

20 Πεδίο εφαρµογής Οι διατάξεις του παρόντος έχουν εφαρµογή σε ηλεκτρονικά και έντυπα έγγραφα και αρχείαπου βρίσκονται στην κατοχή φορέων του δηµοσίου και του ευρύτερου δηµόσιου τοµέα

21 Ορισµοί (1/2) Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο:Κάθε Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο, το οποίο φέρει την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφήτου οργάνου έκδοσης του εγγράφου. Ηλεκτρονικός Φάκελος:Σύνολο εγγράφων και δεδοµένωνπου έχουν συγκροτηθεί οργανικά είτε από τους χρήστες του ηλεκτρονικού αρχείου για την εποπτεία ή τη διαχείριση µίας υπόθεσης είτε µε έλλογη οµαδοποίηση κατά την ταξινόµηση. Μεταδεδοµένα:Σύνολα δοµηµένης πληροφορίαςπου περιγράφουνκαι χαρακτηρίζουνηλεκτρονικά έγγραφα, ηλεκτρονικούς φακέλους και ηλεκτρονικά αρχεία και επιτρέπουν την ταύτιση, διαχείριση, αναζήτηση, ανάκτηση, πρόσβαση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήµατα. Χρήστης:όποιος έχει δικαίωµα πρόσβασηςστο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων του στο σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης καλύπτοντας τις ελάχιστες απαιτήσεις αυθεντικοποίησης.

22 Ορισµοί (2/2) Κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων:οι κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων αφορούν: α) στον τρόπο οργάνωσηςκαι ευρετηρίασηςενός αρχείου β) στον τρόπο ταξινόµησηςτων εγγράφων σε ένα αρχείο γ) ) στις ενέργειες που εκτελούνταιστα αντικείµενα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, όπως έγγραφα, φάκελοι και δεδοµένα καθώς και δ) στον καθορισµό των δικαιωµάτων πρόσβασηςκαι ενεργειών των χρηστών στα αντικείµενα του ηλεκτρονικού αρχείου. Ταξινόµηση:Η συστηµατική ταύτιση και τοποθέτηση των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφωνσε κατηγορίες σύµφωνα µε λογικά δοµηµένες συµβάσεις, µεθόδους και κανόνες που ορίζονται από τις λειτουργίες και αρµοδιότητες που εκτελούνται από τους φορείς.

23 Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Εγγράφων (1/2) Τα ηλεκτρονικά έγγραφα οργανώνονται και ταξινοµούνταισε συναφείς οµάδες από τους φορείς που τα τηρούνµε βάση τις λειτουργίες ή τις δραστηριότητες του εκάστοτε φορέα µε σκοπό τη βέλτιστη πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση αυτών. Μια οµάδα ηλεκτρονικών εγγράφων όταν σχετίζεται µε την ίδια οργανωτική δοµή ή την ίδια λειτουργία ή την ίδια δραστηριότητα, δύναται να ταξινοµείται στην ίδια θεµατική ενότητα ή φάκελο υπόθεσηςµε τρόπο που θα διασφαλίζεται η χρονική αλληλουχίακαι συσχέτιση των εγγράφων, καθώς και η ακεραιότητα του περιεχοµένου τους. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του ίδιου φακέλουδύναται να είναι διαβαθµισµένα µε διαφορετικό βαθµό ασφάλειας

24 Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Εγγράφων (2/2) Τα ηλεκτρονικά έγγραφα διακρίνονται σε: 1. διοικητικάέγγραφα 2. ιδιωτικά έγγραφα Τα ηλεκτρονικά αρχεία διακρίνονται, ανάλογα µε την υπηρεσιακή τους χρήση, σε ενεργά, ηµιενεργά, ανενεργάκαι διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιµότητας. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα αναγράφουν το χρόνο διατήρησηςπου προβλέπει το σχετικό θεσµικό πλαίσιο όπως περιγράφεται στις επιµέρους διατάξεις των φορέων για θέµατα εκκαθαρίσεων. Το περιεχόµενο, η δοµήκαι τα µεταδεδοµένατων ηλεκτρονικών εγγράφων από την στιγµή της αρχειοθέτησης τους έως την ολοκλήρωση της διαδικασίας της εκκαθάρισηςτους παραµένουν αναλλοίωταγια όλη την περίοδο διατήρησης τους, όπως αυτή καθορίζεται για τα έντυπα έγγραφα.

25 Συγκρότηση Ηλεκτρονικού Αρχείου Το ηλεκτρονικό αρχείο συγκροτείται από: 1. Ένα ή περισσότερα ηλεκτρονικά έγγραφα ή/και 2. Ένα ή περισσότερα σύνολα δεδοµένωνπου είναι οργανωµένα µεταξύ τους και χρησιµοποιούνται για την έκδοση διοικητικών πράξεων ή/και, 3. Έναν ή περισσότερους ηλεκτρονικούς φακέλουςπου περιλαµβάνουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα είτε αυθύπαρκτα είτε µέσα σε άλλους φακέλους υποθέσεων µε κοινό νοηµατικό ή λειτουργικό περιεχόµενο.

26 Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων Ηλεκτρονικά έγγραφατα οποία τηρούνται και αποθηκεύονται ως ηλεκτρονικά αρχεία, δηµιουργούνται κυρίως από: (α) εφαρµογές αυτοµατισµού γραφείου (β) εφαρµογές ηλεκτρονικού ταχυδροµείου που µεταφέρουν µηνύµατα µε ή χωρίς συνηµµένα αρχεία (γ) εφαρµογές, πληροφοριακά συστήµατα ειδικού σκοπούκαι άλλα ηλεκτρονικά µέσα που χρησιµοποιούνται στο φορέα (δ) σαρωτές.

27 Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων Τα συστήµατα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησηςδιασφαλίζουν τη µοναδική ταυτοποίηση, αποθήκευση, αναγνώριση, και εµφάνιση του περιεχοµένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως: α) ) έγγραφα και φόρµες xml, β) αρχεία επεξεργαστών κειµένου, γ) ηλεκτρονικά µηνύµατα µε ή χωρίς επισυναπτόµενα αρχεία, δ) ιστοσελίδες, ε) παρουσιάσεις, στ) αρχεία pdf, ζ) αρχεία εικόνων, η) αρχεία πολυµέσων, θ) αρχεία από πληροφοριακά συστήµατα χαρτογράφησης γεωγραφικώνπληροφοριών ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και/ή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

28 Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρονικά έγγραφα ταξινοµούνται από κάθε φορέα µε ενιαίο τρόπο που περιλαµβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική και θεµατική ταξινόµηση. Η ευρετηρίασητων ηλεκτρονικών εγγράφων πραγµατοποιείται µε βάση τις κατηγορίες που αυτά έχουν ταξινοµηθεί, τις λέξεις κλειδιά, τα µεταδεδοµέναπου έχουν προσδιοριστεί και παράγει πίνακα περιεχοµένωνγια κάθε ηλεκτρονικό αρχείο. Κάθε σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησηςδιασφαλίζει ότι τα αρχεία παραµένουν ακέραιακαι αξιόπισταγια όλο το χρόνο διατήρησής τους, λαµβάνοντας µέριµνα για την πρόσβαση, προστασία και επαναχρησιµοποίηση των τεκµηρίων από απώλεια ή καταστροφή.

29 Ρόλοι, δικαιώµατα και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση (1/2) Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση υποστηρίζεται από µηχανισµό αυθεντικοποίησης, ο οποίος ελέγχει την πρόσβαση, πιστοποιεί, παρακολουθείκαι καταγράφει τις ενέργειες του κάθε χρήστη, συνδέοντας τα αναγνωριστικά της ταυτότητας του χρήστη µε προφίλ δικαιωµάτων για ανάγνωση, εγγραφή, διαχείρισηεκδόσεων αρχείου,, διαγραφή,, αλλαγή µεταδεδοµένωνκλπ.. Ελάχιστη απαίτησηαυθεντικοποίησης είναι η χρήση αναγνωριστικών που βασίζονται σε όνοµα λογαριασµού και συνθηµατικό Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης επιτρέπει τη δηµιουργία χρηστώνµε δικαιώµατα διαχείρισης (διαχειριστές), οι οποίοι ανά πάσα στιγµή µπορούν να: α) ορίζουν και ταυτοποιούν νέους χρήστες β) απενεργοποιούνχρήστες γ) ορίζουν δικαιώµατα προσθήκης εγγράφων δ) ορίζουν το ενιαίο σύστηµα ταξινόµησης του φορέα.

30 Ρόλοι, δικαιώµατα και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση (2/2) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: α) προβλέπει τον καθορισµό κανόνων πρόσβασης και ενεργειώνλαµβάνοντας υπόψη τη διαβαθµισµένη πρόσβαση των χρηστών β) επιτρέπει στους διαχειριστές την αντιστοίχιση των κανόνων πρόσβασης σε χρήστες, ρόλους, φακέλους ή αρχεία γ) παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα ελέγχου της εφαρµογής των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών δ) παρέχει δικαιώµατα πρόσβασης και ενεργειώνπου προκύπτουν από την ανωτέρω αντιστοίχιση ε) επιτρέπει στους χρήστες να ανήκουν σε πολλές οµάδες χρηστών στ) επιτρέπει την επαναχρησιµοποίηση και προστασία των εγγράφων.

31 Παρακολούθηση και εποπτεία (1/2) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησηςπαρέχει τη δυνατότητα δηµιουργίας αναφορών για εξουσιοδοτηµένους χρήστες, όπως: α) όλων των µη επιτυχηµένων ενεργειών που εκτελούνται β) όλων των επιτυχηµένων ενεργειών, σε αλλαγές στις ρυθµίσειςγια τους ηλεκτρονικούς φακέλους, στα αρχεία και στα µεταδεδοµένα τους κτλ γ) των επιπρόσθετων ενεργειών που κρίνεται από το φορέα ότι απαιτούνται δ) την λειτουργία, κατάσταση και χρήση των πόρων του συστήµατος

32 Παρακολούθηση και εποπτεία (2/2) Τα στοιχεία που καταγράφονται για τις ανωτέρω ενέργειες είναι ιδίως: α) το αντικείµενο πάνω στο οποίο εκτελείται η ενέργεια β) ο χρήστης που εκτελεί την ενέργεια γ) ) η ηµεροµηνία και ώρα που πραγµατοποιήθηκε η ενέργεια δ) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθµίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, για τα αρχεία και τα µεταδεδοµένα τους ε) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθµίσεις για τους χρήστες, τις οµάδες χρηστών και τους ρόλους στ) οι αλλαγέςπου γίνονται στο µηχανισµό παρακολούθησηςόλων των ανωτέρω. Τα εν λόγω στοιχεία και αναφορές τηρούνταιγια όλο το διάστηµα τήρησης του αρχείου µέχρι αυτό να καταστεί ανενεργό και να υποστεί τη διαδικασία εκκαθάρισης σύµφωνα µε τις κείµενες διατάξεις.

33 Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που δεν είναι ψηφιακάυπογεγραµµένα µπορούν να υπογράφονται ψηφιακά στοπλαίσιο του ηλεκτρονικού συστήµατος αρχειοθέτησης,προκειµένου να εξασφαλισθεί η ακεραιότητα τους καθ όλη τη χρονική διάρκεια διατήρησης τους. Εναλλακτικάτο σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται: α)να προσθέτει σε ηλεκτρονικό έγγραφο ηλεκτρονικόυδατογράφηµαή άλλα ηλεκτρονικά στοιχεία για την επιβεβαίωση της γνησιότητας και ακεραιότητας ενός εγγράφου ή αρχείου, β) να αναγνωρίζει ηλεκτρονικάέγγραφα που φέρουν τέτοια στοιχεία και γ) να αποθηκεύει τις πληροφορίες για αυτά τα στοιχεία

34 Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται να αποθηκεύει τα δεδοµένα σε κρυπτογραφηµένη µορφή, εφόσον το υπαγορεύουν οι ανάγκες του φορέα. Τα ελάχιστα µεταδεδοµένα που χαρακτηρίζουν ένακρυπτογραφηµένο ηλεκτρονικό έγγραφο ή αρχείο είναι: α) ο αλγόριθµος κρυπτογράφησης β) οι παράµετροιγια την ενεργοποίηση του αλγόριθµου αποκρυπτογράφησης. Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης τηρείσε ηµερήσια βάση αντίγραφα ασφαλείας για τους φακέλους, υποφακέλους, αρχεία και µεταδεδοµένα τους, όπως και των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών αλλάκαι των προκαθορισµένων αναφορών σε εξωτερικό αποθηκευτικό µέσο

35 Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει δυνατότητα επεκτασιµότητας ανάλογα µε τις επιχειρησιακές ανάγκες του φορέα β) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχειδυνατότητα για επικοινωνία µε άλλα συστήµατα αρχειοθέτησης και διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων ιδίως για θέµατα αναζήτησης, µεταφοράς, επικύρωσης γνησιότηταςκρυπτογραφηµένων ή µη εγγράφων, ανάκτησης φακέλων και περιεχοµένων ανάλογα µε τα δικαιώµατα πρόσβασης και το επίπεδο ασφάλειας.

36 ιαδικασία Ψηφιοποίησης Έντυπων Εγγράφων Κάθε προϊστάµενος οργανικής µονάδαςπου τηρεί έντυπο αρχείο το οποίο πρόκειται να ψηφιοποιηθεί, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλουςαπό κάθε τµήµα για τη συλλογή των σχετικών έντυπων εγγράφων. Οι αρµόδιοι υπάλληλοι: α) επικαιροποιούν και ψηφιοποιούν τον έντυπο πίνακα περιεχοµένων του φακέλου εφόσον υπάρχει β) ψηφιοποιούν όλα τα έντυπα έγγραφατου φακέλου γ) υπογράφουν µε προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφήόσα ψηφιοποιηµένα έγγραφα πρόκειται να εκκαθαριστούν και καταστραφούν δ) αρχειοθετούντα ψηφιοποιηµένα έγγραφα προσθέτοντας τα απαραίτητα µεταδεδοµένα µε βάση το σύστηµα ταξινόµησης τους ε) ελέγχουν την πληρότητα του ψηφιοποιηµένου ηλεκτρονικού φακέλου

37 ιαδικασία Ψηφιοποίησης Έντυπων Εγγράφων Η διαδικασία του παρόντος άρθρου ολοκληρώνεται µε τη προσθήκη τυχόν αναφορώντων ηλεκτρονικών εγγράφων σε αξιόπιστες πηγές διάθεσηςτους όπως π.χ. ο διαδικτυακός τόπος του Προγράµµατος ιαύγειαή αναφορές σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες του ηµόσιου τοµέα για τον έλεγχο της γνησιότητάς τους..

38 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων Κάθε προϊστάµενος οργανικής µονάδαςπου τηρεί αρχείο το οποίο πρόκειται να εκκαθαριστεί ή και να καταστραφεί, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλουςαπό κάθε τµήµα για την καταγραφήτου αρχειακού υλικού, σύµφωνα µε τις κείµενες διατάξεις. Οι αρµόδιοι υπάλληλοιαναζητούντα ψηφιοποιηµένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιµα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογοςτων προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, µε τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου και τη χρονολογία

39 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαµβάνει τον κατάλογοτης προηγούµενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφήτων αρµοδίων υπαλλήλωνκαι των προϊσταµένων της οργανικής µονάδας που τηρεί το αρχείο.

40 Ψηφιακή υπογραφή

41 Ιδιόχειρη Vs Ψηφιακή Υπογραφή (1/2) Ιδιόχειρη υπογραφή Ψηφιακή υπογραφή Ενσωµατωµένη στο µήνυµα Εξωτερικό αντικείµενο που συνδέεται µε το µήνυµα Σε όλα τα έγγραφα κοινή υπογραφή υνατή η πλαστογράφηση ιαφορετική για κάθε έγγραφο Σχεδόν αδύνατη η πλαστογράφηση

42 Ιδιόχειρη Vs Ψηφιακή Υπογραφή (2/2) Ιδιόχειρη υπογραφή Πιστοποιεί την ταυτότητα του υπογράφοντος Απευθείας ορατή Ο µηχανισµός δηµιουργίας της παραµένει οίδιοςκαιδενµπορείνααποσυρθεί Ψηφιακή υπογραφή Πιστοποιεί τη γνησιότητα του περιεχοµένου της πληροφορίας και την ταυτότητα του υπογράφοντος Απαιτείται ειδικό λογισµικό για να δηµιουργηθεί και κατά συνέπεια για να είναι ορατή Ο µηχανισµός δηµιουργίας, επαλήθευσής της µπορεί να καταστραφεί (αποσυρθεί) και να υποκατασταθεί από κάποιον εντελώς διαφορετικό

43 Βασικά χαρακτηριστικά Εµπιστευτικότητα: Πρόκειται για την προστασία των δεδοµένων ενάντια σε µη εξουσιοδοτηµένη πρόσβαση. Ακεραιότητα: Είναι η προστασία των δεδοµένων ενάντια σε µη εξουσιοδοτηµένη τροποποίηση ή αντικατάστασή. Πιστοποίηση: Επιβεβαίωση της ταυτότητας ενός ατόµου. Μη Άρνηση Αποδοχής: Συνδυάζει τις υπηρεσίες της Πιστοποίησης και της Ακεραιότητας.

44 Κρυπτογραφία Βασικοί ορισµοί (1/4) Κρυπτογραφία: επιστηµονικός κλάδος που ασχολείται µε τη µελέτη, την ανάπτυξη και τη χρήση τεχνικών κρυπτογράφησης και αποκρυπτογράφησης µε σκοπό την απόκρυψη του περιεχοµένου των µηνυµάτων. Αλγόριθµος κρυπτογράφησης: µέθοδος µετασχηµατισµού δεδοµένων σε µία µορφή που να µην επιτρέπει την αποκάλυψη των περιεχοµένων τους από µη εξουσιοδοτηµένα µέρη. Κατά κανόνα είναι µία πολύπλοκη µαθηµατική συνάρτηση.

45 Κρυπτογραφία Βασικοί ορισµοί (2/4) Κλειδί κρυπτογράφησης: είναι µια ακολουθία χαρακτήρων που χρησιµοποιείται ως είσοδος στη συνάρτηση κρυπτογράφησης. Κρυπτογράφηση: η διαδικασία µετασχηµατισµού ενός µηνύµατος σε µία ακατανόητη µορφή µε τη χρήση κάποιου κρυπτογραφικού αλγορίθµου ούτως ώστε να µην µπορεί να διαβαστεί από κανέναν εκτός του νόµιµου παραλήπτη.

46 Κρυπτογραφία Βασικοί ορισµοί (3/4) Κρυπτογραφηµένο κείµενο: το αποτέλεσµα της εφαρµογής ενός κρυπτογραφικού αλγόριθµου πάνω στο αρχικό κείµενο Αποκρυπτογράφηση: Η αντίστροφη διαδικασία όπου από το κρυπτογραφηµένο κείµενο παράγεται το αρχικό µήνυµα

47 Κρυπτογραφία Βασικοί ορισµοί (4/4) Συµµετρική κρυπτογραφία: το σύστηµα κατά το οποίο χρησιµοποιεί κατά τη διαδικασία της κρυπτογράφησης αποκρυπτογράφησης ένα κοινό κλειδί Ασύµµετρη κρυπτογραφία: το σύστηµα κατά το οποίο χρησιµοποιεί κατά τη διαδικασία της κρυπτογράφησης αποκρυπτογράφησης δυο διαφορετικά κλειδιά

48 Συµµετρική Κρυπτογραφία

49 Ασύµµετρη Κρυπτογραφία Χαρακτηριστικό της είναι ότι έχει δυο είδη κλειδιών ένα ιδιωτικό και ένα δηµόσιο. Το δηµόσιο είναι διαθέσιµο σε όλους ενώ το ιδιωτικό είναι µυστικό. Η βασική σχέση µεταξύ τους είναι: ό,τι κρυπτογραφεί το ένα, µπορεί να το αποκρυπτογραφήσει µόνο το άλλο.

50 Ασύµµετρη Κρυπτογραφία

51 Ασύµµετρη Κρυπτογραφία

52 Συνάρτηση Σύνοψης Αρχικό Μήνυµα Σύνοψη Συνάρτηση Σύνοψης ιαβάζει ένα µήνυµα και παράγει ένα σύνολο χαρακτήρων που συνδέεται µονοσήµαντα µε το αρχικό µήνυµα

53 Παράδειγµα (1/2) Συνάρτηση Σύνοψης: Το 1 ο γράµµα όλων των λέξεων του µηνύµατος Μήνυµα: Χρόνια πολλά Σύνοψη µηνύµατος:..

54 Παράδειγµα (2/2) Σύνοψη Μηνύµατος Χρόνια πολλά Χπ Συνάρτηση Σύνοψης

55 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΓΡΑΦΗ υπογραφή µηνύµατος

56 Ψηφιακή υπογραφή Η κρυπτογράφηση της σύνοψης του µηνύµατος µε το ιδιωτικό κλειδί του υπογράφοντα αποτελεί την ηλεκτρονική υπογραφή του. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές συνδέονται µε τα υπογεγραµµένα δεδοµένα µε τέτοιο τρόπο ώστε οποιαδήποτε επέµβαση να µπορεί να γίνει αντιληπτή, αλλά και να µπορεί επίσης να αναγνωριστεί ο αποστολέας πέρα από κάθε αµφιβολία.

57 ιαδικασίες που περιλαµβάνει η ψηφιακή υπογραφή Η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής περιλαµβάνει δύο διαδικασίες: α) τη δηµιουργία της υπογραφής β) την επαλήθευσή της

58

59 ιακίνηση Ηλεκτρονικού Εγγράφου εντός της Υπηρεσίας

60 Ορισµοί (1/2) Συντάκτης Ηλεκτρονικού Εγγράφου:Ο δηµιουργός σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου χρησιµοποιώντας ηλεκτρονικές εφαρµογές γραφείου. Υπάλληλος αρµόδιος για το χειρισµό του συστήµατος διαχείρισης εγγράφων: Είναι,, ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι ανά υπηρεσιακή µονάδα οποίοι έχουν δικαίωµα πρόσβασης σε σύστηµα αρχειοθέτησης ή/και διαχείρισης εγγράφων. Υπάλληλος αρµόδιος για τη διοικητική υποστήριξη της µονάδας:ένας η περισσότεροι υπάλληλοι ανά υπηρεσιακή µονάδα που έχουν οριστεί για την ορθή παρακολούθηση της διακίνησης των ηλεκτρονικών εγγράφων. Παρακολούθηση αλλαγών: υνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές επεξεργαστών κειµένου για την επισήµανση των αλλαγών που προκαλούνται στο έγγραφο µετά την αρχική του δηµιουργία.

61 Ορισµοί (2/2) Προσθήκη σχολίων: υνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές επεξεργαστών κειµένου για την προσθήκη στο σχέδιο του εγγράφου σχολίων ιδίως όπως παρατηρήσεις, επιφυλάξεις κ.α. Προσθήκη προηγµένης ηλεκτρονικής υπογραφής: υνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές επεξεργαστών κειµένου για την προσθήκη προηγµένης ηλεκτρονικής υπογραφής µε σκοπό την ταυτοποίηση των στοιχείων του υπογράφοντος και την αποτροπή της αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου. Αίτηση αποδεικτικού παράδοσης ανάγνωσης: υνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές ηλεκτρονικού ταχυδροµείου για αίτηση από τον παραλήπτη του µηνύµατος για αποστολή επιβεβαιωτικού µηνύµατος για τη λήψη και την ανάγνωση του µηνύµατος. Πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο:πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο είναι αυτό που φέρει την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφή του έχοντος την αρµοδιότητα για την τελική υπογραφή του.

62 Σχέδιο εγγράφου 1. Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφουδηµιουργεί το έγγραφο µε χρήση επεξεργαστή κειµένου. Ο επεξεργαστής κειµένου ρυθµίζεται έτσι ώστε να φαίνεται το ονοµατεπώνυµο του συντάκτη του εγγράφου στα µεταδεδοµένα του εγγράφου. 2. Στο σχέδιο του εγγράφου τίθεται στην πρώτη σελίδα πλαίσιο κειµένου µε τη λέξη «ΣΧΕ ΙΟ». 3. Μετά τη ολοκλήρωση της σύνταξης του σχεδίου του εγγράφου ενεργοποιείται η δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγώντης εφαρµογής του επεξεργαστή κειµένου. 4. Ο συντάκτης του εγγράφου προσθέτει τυχόν παρατηρήσεις ή επιφυλάξεις εφόσον αυτό απαιτείται.

63 ιακίνηση σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου στην ιεραρχία Το σχέδιο του εγγράφουπροωθείται από το συντάκτη στην ιεραρχία µε δύο τρόπους: 1.1. Με µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείουµέσα από τον προσωπικό λογαριασµό του συντάκτη του εγγράφου που του έχει αποδοθεί από την Υπηρεσία Πριν από την αποστολή του µηνύµατος έχει ενεργοποιηθεί η Αίτηση Αποδεικτικού Ανάγνωσηςή/και η Αίτηση Αποδεικτικού Παράδοσης Με σύστηµα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφωνστο οποίο: Εισάγεται το σχέδιο του εγγράφου στο σύστηµα Αρχειοθετείται το σχέδιο του εγγράφου ροµολογείταιτο σχέδιο του εγγράφου στον αρµόδιο παραλήπτη

64 ιακίνηση σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου στην ιεραρχία 2. Ο παραλήπτηςλαµβάνει µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου είτε από τον αποστολέα (1.1) είτε αυτόµατα από το σύστηµα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (1.2). 3. Ο παραλήπτης του µηνύµατος επιβεβαιώνει τη λήψη του µηνύµατοςµε δύο τρόπους: 3.1. Στην περίπτωση που έλαβε µήνυµα από τον αποστολέα επιβεβαιώνει τη λήψη του µε µήνυµα προς τον αποστολέα Στην περίπτωση που έλαβε µήνυµα από το σύστηµα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων εισέρχεται στο σύστηµα µε τους προσωπικούς του κωδικούς και λαµβάνοντας το έγγραφο ενηµερώνεται αυτόµατα ο αποστολέας.

65 Προσθήκη σχολίων 1. Ο προϊστάµενος του συντάκτητου ηλεκτρονικού εγγράφου, εφόσον κρίνει ότι απαιτείται, τροποποιεί το σχέδιοτου εγγράφου, διατηρώντας την παρακολούθηση αλλαγών ενεργοποιηµένηή προσθέτει σχόλια σε αυτό, όπως παρατηρήσεις και επιφυλάξεις. Η εφαρµογή του επεξεργαστή κειµένου του προϊσταµένου ρυθµίζεται έτσι ώστε στις αλλαγές και στα σχόλια που προστίθενται να φαίνεται το πλήρες και ακριβές ονοµατεπώνυµο του.εφόσον αυτό δεν είναι δυνατό τότε τα σχόλια συµπληρώνονται και µε το ονοµατεπώνυµο του προϊσταµένου. 2. Τα βήµατα επαναλαµβάνονταιµέχρι να ολοκληρωθεί η προσθήκη τυχόν σχολίων από τη διοικητική ιεραρχία. 3. Το σχέδιο του εγγράφου επιστρέφει στο συντάκτη µε βάση τα βήµατα του άρθρου

66 Προσθήκη ηλεκτρονικών υπογραφών από την ιεραρχία (1/2) 1. Ο συντάκτης του εγγράφου παραλαµβάνει το σχέδιοτου ηλεκτρονικού εγγράφου επιβεβαιώνοντας τη λήψη του µε βάση τα αντίστοιχα βήµατα που περιγράφτηκαν. 2. Ο συντάκτης διαµορφώνει το σχέδιο εγγράφου ενσωµατώνοντας τις αλλαγές όπως αυτές προκύπτουν από τα σχόλια της διοικητικής ιεραρχίας και διαγράφοντας τα σχόλιααυτά. 3. Ο συντάκτης εφόσον έχει αντίθετη γνώµη για την εντελλόµενη ενέργεια, διατυπώνει τις επιφυλάξειςτου µε την προσθήκη σχολίων στο σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου. 4. Το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου προσυπογράφεται µε την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφή του συντάκτη και αποστέλλεται στη διοικητική ιεραρχίαγια προσυπογραφή.

67 Προσθήκη ηλεκτρονικών υπογραφών από την ιεραρχία (2/2) 5. Ο τελικός υπογράφωντης διοικητικής ιεραρχίας αφού υπογράψει το έγγραφο το επιστρέφει στο συντάκτη ή άλλο υπάλληλο που ορίζεται από την Υπηρεσία, ο οποίος επιβεβαιώνει ότι το σχέδιο του εγγράφου έχει υπογραφεί από όλους τους αρµοδίους. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατή η υπογραφή του εγγράφου από όλη την ιεραρχία, αναγράφεται στο έγγραφο η σχετική αιτιολόγηση. 6. Ο συντάκτης προωθεί το έγγραφο στο χειριστή του συστήµατοςδιαχείρισης εγγράφων για τη καταχώρηση και την αρχειοθέτηση του. 7. Το έγγραφο προωθείταιµέσα από το σύστηµα διαχείρισης εγγράφων στην πολιτική ηγεσία για υπογραφή.

68 ιεκπεραίωση εγγράφου (1/5) 1. Το έγγραφο επιστρέφει υπογεγραµµένο στον αρµόδιο, για τη διοικητική υποστήριξη της µονάδας υπάλληλο. 2. Ο υπάλληλος προωθεί το υπογεγραµµένο έγγραφοστην αρµόδια µονάδα στο χειριστή του συστήµατος διαχείρισης εγγράφων. 3. Ο χειριστής του συστήµατος διαχείρισης εγγράφων προβαίνει στις ακόλουθες ενέργειες: 3.1. Ψηφιοποιεί το υπογεγραµµένο έγγραφο, εφόσον απαιτείται Καταχωρεί την τελική έκδοσητου ηλεκτρονικού εγγράφου που φέρει προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφήή του ψηφιοποιηµένου εγγράφου στο σύστηµα διαχείρισης εγγράφων Αποστέλλει το τελικό έγγραφοστο συντάκτη του εγγράφου µε βάση τις διαδικασίες του άρθρου.

69 ιεκπεραίωση εγγράφου (2/5) 4. Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφου παραλαµβάνει το έγγραφο και: 4.1. Ενσωµατώνει το σύνολο των σχολίων και τις τροποποιήσεις του έχοντος την αρµοδιότητα για την υπογραφή του εγγράφου στο τελικό ηλεκτρονικό έγγραφο σε συνεργασία µε τη διοικητική του ιεραρχία, 4.2. Αφαιρεί το πλαίσιο κειµένου µε τη λέξη «ΣΧΕ ΙΟ», 4.3. Αφαιρεί τυχόν σχόλια παρατηρήσειςκαι επιφυλάξειςαπό το ηλεκτρονικό έγγραφο, 4.4. Προσδιορίζει τα στοιχεία επικοινωνίαςτων παραληπτών του εγγράφου, 4.5. Αρχειοθετείτο ηλεκτρονικό έγγραφο και το δροµολογεί προς το Τµήµα της Γραµµατείας µε βάση τα βήµατα του άρθρου 4, σε συνεργασία µε τον υπάλληλο που είναι χρήστης του συστήµατος διαχείρισης εγγράφων.

70 ιεκπεραίωση εγγράφου (3/5) Ο υπάλληλος του Τµήµατος Γραµµατείας: 5.1. Παραλαµβάνει το έγγραφοόπως διαµορφώθηκε µε τις ρυθµίσεις της παραγράφου 4 του άρθρου 7 και το αντιπαραβάλλειµε το ηλεκτρονικό έγγραφο που είναι αρχειοθετηµένο στο σύστηµα διαχείρισης εγγράφων και έχει την υπογραφή εκείνου που έχει την αρµοδιότητα για την τελική υπογραφή του Πρωτοκολλεί το έγγραφοκαι προσθέτει σε αυτό αριθµό πρωτοκόλλου και ηµεροµηνία Αποστέλλει το έγγραφοστο συντάκτη του εγγράφου, εφόσον το έγγραφο οφείλει να αναρτηθεί µε βάση τις διατάξεις του νόµου 3861/2010 στο πρόγραµµα ιαύγεια.

71 ιεκπεραίωση εγγράφου (4/5) Ο συντάκτης του εγγράφου: 6.1. Επιµελείται την ανάρτηση του εγγράφου στο Πρόγραµµα «ιαύγεια» εφόσον απαιτείται και προσθέτει το Α Α στο έγγραφο Αποστέλλει το έγγραφο στο Τµήµα Γραµµατείαςόπως ορίζεται στο άρθρο 7, παρ Ο υπάλληλος τους Τµήµατος Γραµµατείας 7.1. Προσθέτει πλαίσιο κειµένου µε τη λέξη «Ακριβές Αντίγραφο» και το ονοµατεπώνυµο του και τα στοιχεία του Τµήµατος Γραµµατείας του Υπουργείου Μετατρέπει το έγγραφο σε µορφή συµβατήµε το πρότυπο ISO :2008 (PDF).

72 ιεκπεραίωση εγγράφου (5/5) 7.3. Ο Προϊστάµενος του Τµήµατος Γραµµατείαςυπογράφει ψηφιακά το ηλεκτρονικό έγγραφο µε χρήση χρονοσήµανσης 7.4. Αρχειοθετείστην εφαρµογή διαχείρισης εγγράφων το ακριβές αντίγραφο ως νέα έκδοση του ηλεκτρονικού εγγράφου 7.5. Αποστέλλει το έγγραφοστους παραλήπτες σε ηλεκτρονική ή έντυπη µορφή 7.6. Σηµειώνει την ένδειξη «ΕΞΗΛΘΕ» καθώς και την ηµεροµηνία αποστολής του εγγράφου, στην εφαρµογή διαχείρισης εγγράφων.

73 Χρέωση εισερχόµενων εγγράφων (1/2) 1. Τα εισερχόµενα έγγραφαπρωτοκολλούνται από υπάλληλο του Τµήµατος Γραµµατείας. 2. Τα εισερχόµενα έγγραφα χρεώνονται ανάλογα, µε δύο τρόπους: 2.1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφααρχειοθετούνταιαπό τον υπάλληλο του Τµήµατος Γραµµατείας και συσχετίζονται µε τον αριθµό πρωτοκόλλουπου έχει αποδοθεί. Ο υπάλληλος του Τµήµατος Γραµµατείας δροµολογεί και χρεώνει τα εισερχόµενα ηλεκτρονικά έγγραφαστις συναρµόδιες οργανικές µονάδες του Υπουργείου µε βάση τα βήµατα που περιγράφηκαν.

74 Χρέωση εισερχόµενων εγγράφων (2/2) 2.2. Τα έγγραφα σε έντυπη µορφήψηφιοποιούνταιείτε από υπάλληλο του πρωτοκόλλουείτε από υπάλληλο της αρµόδιας οργανικής µονάδαςκαι στη συνέχεια συσχετίζονται µε τον αριθµό πρωτοκόλλου, που έχει αποδοθεί από το Τµήµα Γραµµατείας. Ακολούθως, χρεώνονται στις συναρµόδιες οργανικές µονάδες µε ηλεκτρονικό τρόπο µε βάση τα βήµατα που περιγράφηκαν. Εισερχόµενα που δεν είναι δυνατή ή δεν επιτρέπεται εκ του νόµου η ψηφιοποίηση τους όπως π.χ. τόµοι βιβλίων, προσφορές για διαγωνισµούς ακολουθούν τη συµβατική διαδικασία χρέωσης.

75 ιακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο

76 ιακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο 1. Αποφάσεις, πιστοποιητικάκαι βεβαιώσεις, διακινούνται µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο µεταξύ των υπηρεσιών του ηµοσίου, των Ν.Π... και των Ο.Τ.Α, ή µεταξύ αυτών και φυσικών ή νοµικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου, εφόσον φέρουν ψηφιακή υπογραφή. 2. Γνωµοδοτήσεις, αντίγραφα πρακτικών, εισηγήσειςκαι εκθέσεις, διακινούνται µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο από υπηρεσίες του δηµοσίου, Ν.Π... και Ο.Τ.Α, προς φυσικά ή νοµικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, εφόσον φέρουν ψηφιακή υπογραφή

77 ιακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο Η διακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο χωρίς ψηφιακή υπογραφή, επιτρέπεται και έχει ισχύ µεταξύ των υπηρεσιών του ηµοσίου, των Ν.Π... και των Ο.Τ.Α. ή µεταξύ αυτών και φυσικών ή νοµικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου, αν δεν συνδέεται µε την παραγωγή εννόµων αποτελεσµάτων ή µε την άσκηση δικαιώµατος, πχ: Ερωτήµατα Εγκυκλίους Οδηγίες Μελέτες Στατιστικά στοιχεία Αιτήσεις παροχής πληροφοριών και σχετικές απαντήσεις

78 Προϋποθέσεις έγκυρης αποστολής µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου

79 Από υπηρεσία ή δηµόσιο φορέα Τα µηνύµατα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου όταν προέρχονται από υπηρεσία ή δηµόσιο φορέα πρέπει να περιέχουν απαραίτητα: α. τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδροµείου αποστολέα και λήπτη β. τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας γ. τα στοιχεία προσδιορισµού της ταυτότητας του αποστελλόµενου µηνύµατος και συγκεκριµένα: -θέµα - ηµεροµηνία - αριθµό πρωτοκόλλου, αν υπάρχει δ. τα στοιχεία του χειριστή που έχει ορισθεί υπεύθυνος για την παρακολούθηση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, δηλαδή: - ονοµατεπώνυµο -ιδιότητα - αριθµό τηλεφώνου και fax

80 Από ιδιώτη Όταν τα µηνύµατα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου αποστέλλονται από ιδιώτη, περιέχουν απαραίτητα: α. ονοµατεπώνυµο (για φυσικό πρόσωπο) ή επωνυµία (για νοµικό πρόσωπο) β. ταχυδροµική διεύθυνσηκατοικίας (για φυσικό πρόσωπο) ή έδρας (για νοµικό πρόσωπο) γ. αριθµό τηλεφώνου ή fax δ. υπογραφήτου αποστολέα, αν είναι φυσικό πρόσωπο ή τα στοιχεία του χειριστή του , αν είναι νοµικό πρόσωπο, δηλαδή: - ονοµατεπώνυµο χειριστή - ιδιότητα χειριστή -αριθµό τηλεφώνου και faxγια την παρακολούθηση των οποίων είναι υπεύθυνος ο χειριστής

81 Αρχεία δεδοµένων Επιβεβαίωση λήψης Αν στο µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου προσαρτώνται και αρχεία δεδοµένων αναγράφεται ο χαρακτήραςκαι τα στοιχεία προσδιορισµού της ταυτότητας των δεδοµένων αυτών. Το µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου τεκµαίρεται ότι έχει περιέλθει κανονικά στο λήπτη αν υπάρξει ηλεκτρονική επιβεβαίωση. Σε περίπτωση που τέτοια επιβεβαίωση δεν είναι δυνατή για τεχνικούς λόγους, ο παραλήπτης υποχρεούται, εφόσον µέσα σε εύλογο χρόνοτου ζητηθεί από τον αποστολέα, να επιβεβαιώσει τη λήψη του µηνύµατος.

82 Ευχαριστώ για την προσοχή σας!