ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO

Transcript

1 ISSN ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO Ειδική έκθεση αριθ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΤΗΣ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΣΕ ΕΠΙΛΕΓΈΝΤΕΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎΣ ΤΗΣ ΕΕ EL

2

3 Ειδική έκθεση αριθ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΤΗΣ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΣΕ ΕΠΙΛΕΓΈΝΤΕΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎΣ ΤΗΣ ΕΕ (υποβαλλόμενη δυνάμει του άρθρου 287, παράγραφος 4, δεύτερο εδάφιο, ΣΛΕΕ) ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO

4 ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO 12, rue Alcide De Gasperi 1615 Luxembourg LUXEMBOURG Τηλ Φαξ E mail: eca info@eca.europa.eu Internet: Ειδική έκθεση αριθ Περισσότερες πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση παρέχονται από το διαδίκτυο ( Δελτίο καταλογογράφησης υπάρχει στο τέλος του τεύχους. Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 2012 ISBN doi: /21050 Ευρωπαϊκή Ένωση, 2012 Επιτρέπεται η αναπαραγωγή με αναφορά της πηγής. Printed in Luxembourg

5 3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σημεία ΓΛΩΣΣΆΡΙΟ I X ΣΎΝΟΨΗ 1 14 ΕΙΣΑΓΩΓΉ 1 5 ΙΣΤΟΡΙΚΌ 6 8 ΕΓΓΕΝΕΊΣ ΚΊΝΔΥΝΟΙ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ 9 14 ΠΛΑΊΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΆΣ ΕΜΒΈΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΡΌΠΟΣ ΠΡΟΣΈΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ ΕΜΒΈΛΕΙΑ ΤΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ ΤΡΌΠΟΣ ΠΡΟΣΈΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ ΠΑΡΑΤΗΡΉΣΕΙΣ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΌ ΠΛΑΊΣΙΟ ΤΗΣ ΕΕ ΠΡΙΝ ΑΠΌ ΤΗΝ ΠΡΌΣΛΗΨΗ ΣΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎΣ ΟΙ ΥΠΟΨΗΦΙΌΤΗΤΕΣ ΔΕΝ ΕΞΕΤΆΖΟΝΤΑΙ ΕΠΑΡΚΏΣ ΤΑ ΚΡΙΤΉΡΙΑ ΕΠΙΛΕΞΙΜΌΤΗΤΑΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΟΡΓΑΝΏΣΕΙΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΈΝΩΝ ΣΤΟΝ EMA ΕΊΝΑΙ ΕΛΛΙΠΉ Η ΠΑΡΑΚΟΛΟΎΘΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΏΝ ΚΑΙ/ Ή ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΏΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΉΤΩΝ ΠΟΥ ΑΝΑΤΊΘΕΝΤΑΙ ΣΕ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΎΣ ΦΟΡΕΊΣ ΔΕΝ ΕΊΝΑΙ ΕΠΑΡΚΉΣ ΑΠΑΣΧΌΛΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎΣ ΈΧΟΥΝ ΑΝΑΠΤΥΧΘΕΊ ΕΣΩΤΕΡΙΚΈΣ ΠΟΛΙΤΙΚΈΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΕΣ ΑΠΌ ΤΟΝ EMA, ΤΟΝ ECHA ΚΑΙ ΤΗΝ EFSA 45 ΑΛΛΆ ΌΧΙ ΑΠΌ ΤΟΝ EASA Η ΕΦΑΡΜΟΓΉ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΙΚΏΝ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΏΝ ΣΤΟΝ ECHA ΠΑΡΟΥΣΙΆΖΕΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΈΣ ΕΛΛΕΊΨΕΙΣ Η ΑΞΙΟΛΌΓΗΣΗ ΚΑΙ Η ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΗΛΩΘΈΝΤΩΝ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΔΕΝ ΕΊΝΑΙ ΠΆΝΤΟΤΕ ΕΠΑΡΚΕΊΣ 61 ΔΕΝ ΥΠΆΡΧΟΥΝ ΠΆΝΤΟΤΕ ΠΟΛΙΤΙΚΈΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΕΣ ΣΧΕΤΙΚΆ ΜΕ ΤΑ ΔΏΡΑ ΚΑΙ ΤΙΣ ΠΡΟΣΚΛΉΣΕΙΣ ΚΑΙ, ΌΤΑΝ ΥΠΆΡΧΟΥΝ, ΕΊΝΑΙ ΕΛΛΙΠΕΊΣ

6 ΔΕΝ ΥΠΆΡΧΟΥΝ ΠΟΛΙΤΙΚΈΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΕΣ ΣΧΕΤΙΚΆ ΜΕ ΤΗΝ ΚΑΤΆΧΡΗΣΗ ΕΜΠΙΣΤΟΣΎΝΗΣ Ή ΠΑΡΑΤΗΡΕΊΤΑΙ ΈΛΛΕΙΨΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΏΝ ΚΡΙΤΗΡΊΩΝ ΑΞΙΟΛΌΓΗΣΗΣ Η ΔΙΑΦΆΝΕΙΑ ΤΩΝ ΔΗΛΩΘΈΝΤΩΝ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΏΝ ΛΉΨΗΣ ΑΠΟΦΆΣΕΩΝ ΓΙΑ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΆ ΘΈΜΑΤΑ ΠΡΈΠΕΙ ΝΑ ΑΥΞΗΘΕΊ ΠΡΈΠΕΙ ΝΑ ΕΝΙΣΧΥΘΕΊ Η ΕΠΙΜΌΡΦΩΣΗ ΣΕ ΘΈΜΑΤΑ ΠΟΥ ΆΠΤΟΝΤΑΙ ΤΗΣ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΆΠΟΧΏΡΗΣΗ ΑΠΌ ΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎΣ ΜΕΤΆΒΑΣΗ ΑΠΌ ΤΟΝ ΔΗΜΌΣΙΟ ΣΤΟΝ ΙΔΙΩΤΙΚΌ ΤΟΜΈΑ («REVOLVING DOORS») ΚΑΙ «ΕΣΩΤΕΡΙΚΈΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΊΕΣ» ΣΥΜΠΕΡΆΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΆΣΕΙΣ ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ I ΔΙΆΡΘΡΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΊΚΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΛΕΓΈΝΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΏΝ ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ II ΠΛΑΊΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΆΣ ΣΧΕΤΙΚΆ ΜΕ ΤΗ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΊΑ ΚΑΙ ΤΗ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ III ΕΠΙΣΚΌΠΗΣΗ ΤΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΏΝ ΠΟΛΙΤΙΚΏΝ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΏΝ ΠΟΥ ΕΦΑΡΜΌΖΟΝΤΑΙ ΣΤΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΌ, ΤΟΥΣ ΕΜΠΕΙΡΟΓΝΏΜΟΝΕΣ, ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΌ ΣΥΜΒΟΎΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΤΜΉΜΑ ΠΡΟΣΦΥΓΏΝ ΚΆΘΕ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎ ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ IV ΆΠΑΙΤΉΣΕΙΣ ΑΝΕΞΑΡΤΗΣΊΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΦΆΝΕΙΑΣ ΠΟΥ ΠΡΟΒΛΈΠΟΝΤΑΙ ΣΤΟΥΣ ΙΔΡΥΤΙΚΟΎΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΎΣ ΤΩΝ ΕΠΙΛΕΓΈΝΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΏΝ ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ V ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΣΎΓΚΡΙΣΗ ΜΕΤΑΞΎ ΤΩΝ ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΉΡΙΩΝ ΟΔΗΓΙΏΝ ΤΟΥ ΟΟΣΑ ΚΑΙ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟΎ ΠΛΑΙΣΊΟΥ ΤΗΣ ΕΕ ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ VI ΈΝΤΥΠΟ ΑΞΙΟΛΌΓΗΣΗΣ ΤΟΥ EMA ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ VII ΔΙΑΦΆΝΕΙΑ ΤΩΝ ΔΗΛΏΣΕΩΝ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΚΑΙ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΑΣ ΛΉΨΗΣ ΑΠΟΦΆΣΕΩΝ ΑΠΑΝΤΉΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΠΙΛΕΓΈΝΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΏΝ

7 5 ΓΛΩΣΣΆΡΙΟ Δραστηριότητες διαπίστευσης (EASA): Διαπίστευση καλείται η διαδικασία μέσω της οποίας ο EASA αξιολογεί τις εθνικές αεροπορικές αρχές ή ειδικευμένους φορείς που υπέβαλαν αίτημα να τους ανατεθεί η εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων πιστοποίησης για λογαριασμό του Οργανισμού, προκειμένου να εγκρίνει την εν λόγω ανάθεση. Δραστηριότητες θέσπισης κανόνων (EASA): Η διαδικασία θέσπισης κανόνων αναφέρεται στην παραγωγή νομοθεσίας της ΕΕ σχετικά με τη ρύθμιση της ασφάλειας της αεροπορίας και την περιβαλλοντική συμβατότητα. Δραστηριότητες πιστοποίησης (EASA): Πρόκειται για την πιστοποίηση από τον EASA όλων των αεροναυτικών προϊόντων, εξαρτημάτων και εξοπλισμού που σχεδιάζονται, συντηρούνται ή χρησιμοποιούνται από πρόσωπα που υπόκεινται στην κανονιστική εποπτεία των κρατών μελών της ΕΕ. Δραστηριότητες τυποποίησης (EASA): Οι δραστηριότητες τυποποίησης αναφέρονται στις επιθεωρήσεις που πραγματοποιούνται από τον EASA στις εθνικές αεροπορικές αρχές για τη διασφάλιση της ορθής, ομοιόμορφης και συνεπούς εφαρμογής της νομοθεσίας της ΕΕ σχετικά με την ασφάλεια της αεροπορίας. Ειδική δήλωση συμφερόντων (EFSA): Η ειδική δήλωση συμφερόντων σχετίζεται με συγκεκριμένο αντικείμενο ή σύνολο αντικειμένων (π.χ. ουσίες/προϊόν) σε συγκεκριμένη συνεδρίαση ή συγκεκριμένη εντολή που καλύπτεται σε μία ή περισσότερες συνεδριάσεις. Κανονισμός REACH: Ο REACH είναι ο κανονισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης σχετικά με τα χημικά προϊόντα και την ασφαλή χρήση τους (κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1907/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2006, για την καταχώριση, την αξιολόγηση, την αδειοδότηση και τους περιορισμούς των χημικών προϊόντων (REACH) και για την ίδρυση του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Χημικών Προϊόντων καθώς και για την τροποποίηση της οδηγίας 1999/45/ ΕΚ και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 793/93 του Συμβουλίου και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1488/94 της Επιτροπής καθώς και της οδηγίας 76/769/ΕΟΚ του Συμβουλίου και των οδηγιών της Επιτροπής 91/155/ΕΟΚ, 93/67/ΕΟΚ, 93/105/ΕΚ και 2000/21/ΕΚ (ΕΕ L 396 της , σ. 1)). Αφορά την καταχώριση, την αξιολόγηση, την αδειοδότηση και τους περιορισμούς των χημικών ουσιών. Στόχος του REACH είναι η βελτίωση της προστασίας της υγείας του ανθρώπου και του περιβάλλοντος από τους κινδύνους που μπορούν να προκαλέσουν τα χημικά προϊόντα και η παράλληλη ενίσχυση της καινοτομίας και της ανταγωνιστικότητας του κλάδου των χημικών προϊόντων στην ΕΕ. ΟΟΣΑ: Οργανισμός Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης Σύγκρουση συμφερόντων (δυνητική): «Δυνητική σύγκρουση συμφερόντων προκύπτει όταν ένας δημόσιος υπάλληλος έχει ιδιωτικά συμφέροντα τέτοια ώστε θα προκαλούσαν σύγκρουση συμφερόντων εάν ο υπάλληλος επρόκειτο να αναλάβει σχετικές (ήτοι συγκρουόμενες) επίσημες αρμοδιότητες στο μέλλον 1.» Σύγκρουση συμφερόντων (πραγματική): «σύγκρουση μεταξύ των δημόσιων καθηκόντων και των ιδιωτικών συμφερόντων ενός δημοσίου υπαλλήλου, στο πλαίσιο της οποίας ο δημόσιος υπάλληλος έχει ιδιωτικά συμφέροντα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν με αθέμιτο τρόπο την άσκηση των επίσημων υποχρεώσεων και καθηκόντων του» 2. Σύγκρουση συμφερόντων (φαινομενική): «μπορεί να ειπωθεί ότι υπάρχει φαινομενική σύγκρουση συμφερόντων σε περιπτώσεις όπου φαίνεται ότι τα ιδιωτικά συμφέροντα ενός δημόσιου υπαλλήλου θα μπορούσαν να επηρεάσουν με αθέμιτο τρόπο την άσκηση των καθηκόντων του, αλλά αυτό δεν συμβαίνει στην πραγματικότητα» 3. 1 Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences (Διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων στον δημόσιο τομέα: Κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ και εθνικές εμπειρίες), ΟΟΣΑ, Παρίσι, 2003, σ Βλέπε υποσημείωση 1. 3 Βλέπε υποσημείωση 1.

8 6 Συμβουλευτική επιτροπή (EASA): Το διοικητικό συμβούλιο θα συγκροτήσει συμβουλευτική επιτροπή, την οποία θα συμβουλεύεται προτού λάβει αποφάσεις σχετικά με συγκεκριμένους τομείς. Η απόφαση της συμβουλευτικής επιτροπής δεν θα είναι δεσμευτική για το διοικητικό συμβούλιο (βλέπε άρθρο 33, παράγραφος 4, του βασικού κανονισμού του EASA). Η συμβουλευτική επιτροπή περιλαμβάνει οργανισμούς που εκπροσωπούν το προσωπικό της αεροπορίας, κατασκευαστές, εμπορικούς και γενικούς φορείς εκμετάλλευσης, τον κλάδο της συντήρησης, οργανισμούς επιμόρφωσης και αθλήματα αέρος. Συνολικά, αποτελείται από 26 μέλη και από αντίστοιχο αριθμό αναπληρωματικών μελών. Συμβουλευτική πλατφόρμα ενδιαφερομένων (EFSA): Η συμβουλευτική πλατφόρμα ενδιαφερομένων αποτελείται από οργανισμούς προερχόμενους από ολόκληρη την ΕΕ, οι οποίοι δραστηριοποιούνται σε τομείς σχετικούς με την αλυσίδα τροφίμων, και συμβουλεύει την EFSA για γενικά ζητήματα που αφορούν το πρόγραμμα εργασίας του οργανισμού, μεθοδολογίες αξιολόγησης κινδύνου κ.λπ. (Συν)εισηγητής: Μέλος του επιστημονικού οργάνου που έχει οριστεί ως (συν)επικεφαλής των εργασιών και του συντονισμού στο πλαίσιο ενός συγκεκριμένου καθήκοντος (π.χ. αξιολόγηση ενός φαρμακευτικού προϊόντος, παροχή επιστημονικών συμβουλών σχετικά με ένα συγκεκριμένο προϊόν ή με γενικά ζητήματα, όπως: κατευθυντήριες οδηγίες, συλλογή δεδομένων κ.λπ.). Τμήμα προσφυγών (EASA και ECHA): Το τμήμα προσφυγών είναι υπεύθυνο για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με προσφυγές που υποβάλλονται κατά αποφάσεων του οργανισμού. Το τμήμα προσφυγών αποτελείται από τον πρόεδρο και δύο μέλη, καθώς και από αντίστοιχο αριθμό αναπληρωματικών μελών. EASA: Ευρωπαϊκός Οργανισμός Ασφάλειας της Αεροπορίας (European Aviation Safety Agency) ECHA: Ευρωπαϊκός Οργανισμός Χημικών Προϊόντων (European Chemicals Agency) EFSA: Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων (European Food Safety Agency) EMA (πρώην EMEA): Ευρωπαϊκός Οργανισμός Φαρμάκων (European Medicines Agency)

9 7 ΣΎΝΟΨΗ I. Στόχος του παρόντος ελέγχου ήταν η αξιολόγηση των πολιτικών και των διαδικασιών σχετικά με τη διαχείριση καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων για τέσσερις ευρωπαϊκούς οργανισμούς (στο εξής: «επιλεγέντες οργανισμοί»), οι οποίοι λαμβάνουν κρίσιμες αποφάσεις που επηρεάζουν την ασφάλεια και την υγεία των καταναλωτών, ήτοι ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Ασφάλειας της Αεροπορίας (EASA), ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Χημικών Προϊόντων (ECHA), η Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων (EFSA) και ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Φαρμάκων (EMA). Οι πολιτικές και οι διαδικασίες που εφαρμόστηκαν μετά την ολοκλήρωση των επιτόπιων ελέγχων του Συνεδρίου (Οκτώβριος 2011) δεν έχουν αξιολογηθεί. II. Υπάρχουν διάφοροι ορισμοί των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων. Για τους σκοπούς του ελέγχου του Συνεδρίου, χρησιμοποιείται ο ορισμός που παρέχεται στις κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ «Managing Conflict of Interest in the Public Service» 4 : «υπάρχουν καταστάσεις κατά τις οποίες τα ιδιωτικά συμφέροντα και οι διασυνδέσεις ενός δημόσιου υπαλλήλου δημιουργούν, ή θα μπορούσαν δυνητικά να δημιουργήσουν, σύγκρουση με την ορθή άσκηση των επίσημων καθηκόντων του». III. Ορισμένοι κίνδυνοι σύγκρουσης συμφερόντων είναι συνυφασμένοι με τη διάρθρωση των επιλεγέντων οργανισμών (π.χ. ο ίδιος οργανισμός είναι ταυτόχρονα εκπρόσωπος διαχείρισης και πάροχος υπηρεσιών) και με τη χρήση της έρευνας που διεξάγεται από τον κλάδο. Στο πλαίσιο αυτό, είναι ιδιαίτερα σημαντικό οι επιλεγέντες οργανισμοί να διαθέτουν ισχυρά συστήματα διαχείρισης του υψηλού εγγενούς κινδύνου σύγκρουσης συμφερόντων. IV. Δεν υπάρχει ολοκληρωμένο κανονιστικό πλαίσιο της ΕΕ ειδικά για τη σύγκρουση συμφερόντων, το οποίο θα μπορούσε να διασφαλίσει συγκρίσιμες ελάχιστες απαιτήσεις ανεξαρτησίας και διαφάνειας εφαρμόσιμες σε όλους τους οργανισμούς της ΕΕ και σε όλους τους σημαντικούς φορείς που επηρεάζουν τη στρατηγική, τις λειτουργίες και τη λήψη αποφάσεων. Ελλείψει ενός τέτοιου κανονιστικού πλαισίου, οι κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ για το εν λόγω ζήτημα, οι οποίες αποτελούν ένα διεθνές σημείο αναφοράς για τον σχεδιασμό μιας ολοκληρωμένης πολιτικής σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων, έχουν ληφθεί υπόψη ως μέρος ενός πλαισίου αναφοράς για τον παρόντα έλεγχο. 4 Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences (Διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων στον δημόσιο τομέα: Κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ και εθνικές εμπειρίες), ΟΟΣΑ, Παρίσι, 2003, σ. 28.

10 8 V. Το Συνέδριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι κανένας από τους επιλεγέντες οργανισμούς δεν διαχειρίζεται επαρκώς τις καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων. Ωστόσο, οι ελλείψεις που εντοπίστηκαν δεν ήταν όλες εξίσου σοβαρές. VI. Μεταξύ των επιλεγέντων οργανισμών, ο EMA και η EFSA έχουν αναπτύξει τις πλέον προηγμένες πολιτικές και διαδικασίες σχετικά με τη δήλωση, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων. VII. Μολονότι ο ECHA έχει αναπτύξει εσωτερική πολιτική και διαδικασίες σχετικά με τη διαχείριση των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων, η πολιτική και οι διαδικασίες για τους υπαλλήλους και το τμήμα προσφυγών του παρουσιάζουν σημαντικές ελλείψεις. VIII. Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι ο EASA δεν διέθετε εσωτερική πολιτική ούτε εσωτερικές διαδικασίες σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων. Ο EASA δεν λαμβάνει ούτε αξιολογεί δηλώσεις συμφερόντων από τους υπαλλήλους, το διοικητικό συμβούλιο, το τμήμα προσφυγών και τους εμπειρογνώμονες. IX. Το Συνέδριο χαιρετίζει το γεγονός ότι όλοι οι επιλεγέντες οργανισμοί αναπτύσσουν και ενισχύουν συνεχώς τις πολιτικές και τις διαδικασίες τους ανταποκρινόμενοι επίσης σε διάφορα γεγονότα, σε εξωτερικές πιέσεις και στον έλεγχο του Συνεδρίου. X. Το Συνέδριο συνιστά: α) την ανάπτυξη συνολικής εσωτερικής πολιτικής και διαδικασιών σχετικά με τη διαχείριση των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων από τον EASA β) την κατάλληλη εφαρμογή πολιτικής και διαδικασιών από τον ECHA για το προσωπικό και τα μέλη του τμήματος προσφυγών του γ) τη βελτίωση των πολιτικών και διαδικασιών των επιλεγέντων οργανισμών σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων μέσω: iii) του καθορισμού σαφών και αντικειμενικών κριτηρίων για την αξιολόγηση των δηλώσεων συμφερόντων και της συνεπούς εφαρμογής των εν λόγω κριτηρίων iv) της θέσπισης πολιτικών και διαδικασιών σχετικά με τα δώρα και τις προσκλήσεις για ολόκληρο τον οργανισμό (EASA, ECHA και EFSA) v) της ανάπτυξης σαφών, διαφανών και συνεπών πολιτικών και διαδικασιών σχετικά με την κατάχρηση εμπιστοσύνης για ολόκληρο τον οργανισμό vi) της αύξησης της διαφάνειας των δηλωθέντων συμφερόντων κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και στο πλαίσιο της διαδικασίας λήψης αποφάσεων για επιστημονικά θέματα vii) της διασφάλισης ολοκληρωμένης και υποχρεωτικής επιμόρφωσης σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων viii) της αντιμετώπισης, εκ μέρους των επιλεγέντων οργανισμών σε συντονισμό με το σύνολο των αρμόδιων για τους διορισμούς φορέων, των ζητημάτων που σχετίζονται με την απασχόληση μετά την έξοδο από την υπηρεσία δ) την εξέταση από τον νομοθέτη της ΕΕ, πιθανόν κατόπιν διαβούλευσης με άλλα θεσμικά όργανα της ΕΕ, του ενδεχομένου περαιτέρω ανάπτυξης του κανονιστικού πλαισίου της ΕΕ όσον αφορά τη διαχείριση καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων, με σημείο αναφοράς τις κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ και τις υφιστάμενες βέλτιστες πρακτικές ε) μολονότι η παρούσα έκθεση καταλήγει σε συμπεράσματα σχετικά με τέσσερις επιλεγέντες οργανισμούς, ενδεχομένως όλα τα θεσμικά και τα αποκεντρωμένα όργανα της ΕΕ να επιθυμούν να εξετάσουν εάν οι συστάσεις της παρούσας έκθεσης είναι συναφείς και εφαρμόσιμες σε αυτά. i) εξέτασης των υποψηφίων προκειμένου να διαπιστωθεί η ύπαρξη σύγκρουσης συμφερόντων πριν από τον διορισμό τους ii) της καθιέρωσης πολιτικών και διαδικασιών σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων, οι οποίες θα διασφαλίζουν συγκρίσιμα πρότυπα διαχείρισης των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων από εθνικές αρχές που ασκούν καθήκοντα τα οποία έχουν ανατεθεί εξωτερικά (EASA και EMA)

11 9 ΙΣΤΟΡΙΚΌ ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1. Καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων μπορεί να προκύψουν σχεδόν σε οποιονδήποτε χώρο εργασίας και ανά πάσα στιγμή. Εάν η διαχείρισή τους δεν πραγματοποιηθεί ορθά, ενδέχεται να επηρεάσουν αρνητικά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, να προκαλέσουν σκάνδαλα και να βλάψουν τη φήμη του οργανισμού. Ο κίνδυνος αυτός είναι εντονότερος όταν πρόκειται για δημόσιους φορείς, καθώς μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια της εμπιστοσύνης στην ικανότητά τους να λειτουργούν αμερόληπτα και με γνώμονα το ύψιστο συμφέρον της κοινωνίας. Υπάρχουν διάφοροι ορισμοί των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων. Για τους σκοπούς του ελέγχου του Συνεδρίου χρησιμοποιείται ο ορισμός που παρέχεται στις κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ «Managing Conflict of Interest in the Public Service» 5 (στο εξής «οι κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ»): «υπάρχουν καταστάσεις κατά τις οποίες τα ιδιωτικά συμφέροντα και οι διασυνδέσεις ενός δημόσιου υπαλλήλου δημιουργούν, ή θα μπορούσαν δυνητικά να δημιουργήσουν, σύγκρουση με την ορθή άσκηση των επίσημων καθηκόντων του». Στο πλαίσιο αυτό, η σύγκρουση συμφερόντων μπορεί να είναι πραγματική, φαινομενική ή δυνητική Τα τελευταία έτη έχουν αναφερθεί στον Τύπο ισχυρισμοί για διάφορες υποθέσεις που σχετίζονται με σύγκρουση συμφερόντων και αφορούν ορισμένους οργανισμούς της ΕΕ. Οι εν λόγω ισχυρισμοί προκάλεσαν ανησυχία στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το οποίο ζήτησε από το Συνέδριο το 2011 να «διεξαγάγει διεξοδική ανάλυση της προσέγγισης των οργανισμών στη διαχείριση καταστάσεων που ενέχουν κίνδυνο σύγκρουσης συμφερόντων» Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ανέβαλε την έγκριση των λογαριασμών του EMA και της EFSA για το 2010 εν μέρει διότι θεωρεί ότι η διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων στους εν λόγω οργανισμούς δεν είναι ικανοποιητική Το Συνέδριο αποφάσισε να επικεντρωθεί στους τέσσερις οργανισμούς (EASA, ECHA, EFSA και EMA, στο εξής οι «επιλεγέντες οργανισμοί») με τη μεγαλύτερη έκθεση στον κίνδυνο έλλειψης αμεροληψίας, λόγω των σημαντικών εξουσιών λήψης αποφάσεων που διαθέτουν σε τομείς ζωτικής σημασίας για την υγεία και την ασφάλεια των καταναλωτών. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται από τους επιλεγέντες οργανισμούς επηρεάζουν κάθε πολίτη της ΕΕ προσωπικά: 5 Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences (Διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων στον δημόσιο τομέα: Κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ και εθνικές εμπειρίες), ΟΟΣΑ, Παρίσι, 2003, σ Managing Conflict of interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences (Διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων στον δημόσιο τομέα: Κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ και εθνικές εμπειρίες), σ Ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 10ης Μαΐου 2011, σχετικά με την απαλλαγή για το 2009: απόδοση, δημοσιονομική διαχείριση και έλεγχος των οργανισμών της ΕΕ (ΕΕ L 250 της , σ. 269). 8 europa.eu/sides/getdoc. do?pubref=-//ep// TEXT+TA+P7-TA DOC+XML+V0// El&language=EL#BKMD-70 europa.eu/sides/getdoc. do?pubref=-//ep// TEXT+TA+P7-TA DOC+XML+V0// El&language=EL#BKMD-77 α) ο EASA οφείλει να διατηρεί και να αναπτύσσει υψηλό και ομοιόμορφο επίπεδο ασφάλειας στην πολιτική αεροπορία στην Ευρώπη. Για να επιτύχει τους εν λόγω στόχους, ο EASA εκδίδει προδιαγραφές πιστοποίησης για αεροσκάφη, λαμβάνει αποφάσεις που αφορούν την αξιοπλοΐα και την περιβαλλοντική πιστοποίηση, διεξάγει επιθεωρήσεις τυποποίησης στα κράτη μέλη και εκδίδει γνώμες και συστάσεις προς την Επιτροπή για την ενίσχυση της ασφάλειας της πολιτικής αεροπορίας

12 10 β) ο ECHA διαδραματίζει σημαντικό κανονιστικό ρόλο στην εφαρμογή της νομοθεσίας της ΕΕ για τα χημικά προϊόντα προς όφελος της υγείας του ανθρώπου και του περιβάλλοντος, καθώς και για την καινοτομία και την ανταγωνιστικότητα. Ο ECHA βοηθά τις εταιρείες να συμμορφώνονται με τη νομοθεσία, προάγει την ασφαλή χρήση των χημικών προϊόντων, παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα χημικά προϊόντα, μεριμνά για την επισήμανση και ταξινόμησή τους και ασχολείται με χημικά προϊόντα που προκαλούν μεγάλη ανησυχία γ) η EFSA οφείλει να παρέχει ανεξάρτητες πληροφορίες σχετικά με την ασφάλεια των τροφίμων και των ζωοτροφών, συνεισφέροντας με τον τρόπο αυτό στην επίτευξη υψηλού επιπέδου προστασίας της υγείας των ανθρώπων και των ζώων. Η EFSA εκδίδει επιστημονικές γνώμες σχετικά με τα συστατικά των τροφίμων, τα φυτοφάρμακα, τους γενετικά τροποποιημένους οργανισμούς κ.λπ. και προωθεί ενιαίες μεθοδολογίες αξιολόγησης των κινδύνων για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές δ) ο EMA είναι υπεύθυνος για την επιστημονική αξιολόγηση και εποπτεία των φαρμάκων που αναπτύσσονται από φαρμακευτικές εταιρείες για χρήση στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Επιπλέον, ο EMA παρέχει επιστημονικές συμβουλές και υποστήριξη σε εταιρείες για την ανάπτυξη νέων φαρμάκων και δημοσιεύει κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με τις απαιτήσεις ποιότητας, ασφάλειας και αποτελεσματικότητας. Θεωρείται ο «κόμβος» ενός ευρωπαϊκού δικτύου φαρμάκων που αποτελείται από 40 εθνικές αρμόδιες αρχές ε) συνοπτικά, οι επιλεγέντες οργανισμοί είναι υπεύθυνοι για την έκδοση αδειών για αεροσκάφη, χημικά προϊόντα, συστατικά τροφίμων και φάρμακα στην ΕΕ. Το παράρτημα Ι παρέχει μια επισκόπηση των στόχων και των καθηκόντων κάθε επιλεγέντος οργανισμού. 5. Είναι προφανές ότι όλοι οι οργανισμοί και τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, καθώς και άλλοι αποκεντρωμένοι φορείς (π.χ. κοινές επιχειρήσεις κ.λπ.) ενδέχεται να είναι εκτεθειμένοι στον κίνδυνο σύγκρουσης συμφερόντων και, παρότι τα συμπεράσματα και οι συστάσεις της παρούσας έκθεσης αναφέρονται μόνο στους επιλεγέντες οργανισμούς, ενδεχομένως και άλλοι οργανισμοί και θεσμικά όργανα της ΕΕ να επιθυμούν να εξετάσουν κατά πόσο τους αφορούν.

13 11 ΕΓΓΕΝΕΊΣ ΚΊΝΔΥΝΟΙ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ 6. Δεδομένης της σπουδαιότητας και των αποφάσεων που λαμβάνονται από τους επιλεγέντες οργανισμούς, οι κίνδυνοι και οι συνέπειες της ανεπαρκούς διαχείρισης καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων είναι μεγαλύτεροι για αυτούς. Ορισμένες καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων, οι οποίες αφορούν το παρελθόν, το παρόν και το μέλλον, είναι αναπόφευκτες και δεν υποκρύπτουν απαραίτητα αξιόποινες πράξεις ή διαφθορά. Αυτό συμβαίνει συχνά σε οργανισμούς με υψηλή εξειδίκευση ή με μοναδικό χαρακτήρα, όπου υπάρχει περιορισμένη εμπειρογνωμοσύνη και ο κλάδος «συναγωνίζεται» για τους ίδιους εμπειρογνώμονες. 9 Η συμβουλευτική πλατφόρμα ενδιαφερομένων αποτελείται από οργανισμούς από ολόκληρη την ΕΕ που εργάζονται σε τομείς σχετικούς με την αλυσίδα τροφίμων και συμβουλεύει την EFSA για γενικά ζητήματα που αφορούν το πρόγραμμα εργασίας του οργανισμού, μεθοδολογίες αξιολόγησης κινδύνου κ.λπ. 7. Η διάρθρωση και οι λειτουργίες των επιλεγέντων οργανισμών (π.χ. διοίκηση, αλληλεπίδραση με τρίτους, καταναλωτές, προμηθευτές κ.λπ.) απαιτούν στενή συνεργασία με τις εθνικές αρχές και τον κλάδο. Ωστόσο, αυτό δημιουργεί εγγενή κίνδυνο σύγκρουσης συμφερόντων: Διοικητικό συμβούλιο: Στον EASA, τον ECHA και τον EMA, το διοικητικό συμβούλιο απαρτίζεται κυρίως από εκπροσώπους των εθνικών αρχών ή των κρατών μελών. Παράλληλα, ο EASA και ο EMA αναθέτουν εξωτερικά ορισμένες από τις δραστηριότητές τους σε αρμόδιες εθνικές αρχές και λαμβάνουν άλλες αποφάσεις που επηρεάζουν τις εθνικές αρχές (βλέπε πλαίσιο 1). Στην EFSA, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου επιλέγονται βάσει της εμπειρίας και του επιστημονικού τους υποβάθρου. Ωστόσο, όπως προβλέπεται στον ιδρυτικό κανονισμό της EFSA, τέσσερα από τα 15 μέλη του διοικητικού συμβουλίου της EFSA έχουν ιστορικό (συμπεριλαμβανομένης της τρέχουσας ενασχόλησης) σε οργανισμούς που εκπροσωπούν καταναλωτές και άλλα συμφέροντα στον κλάδο των τροφίμων. Επιπλέον, η αμεροληψία του έργου και της διαδικασίας λήψης αποφάσεων της EFSA ενδέχεται να υπονομεύεται καθώς τρεις από τους εν λόγω οργανισμούς που εκπροσωπούνται στο διοικητικό συμβούλιο εκπροσωπούνται ταυτόχρονα και στη συμβουλευτική πλατφόρμα ενδιαφερομένων 9. Συμμετοχή εξωτερικών εμπειρογνωμόνων (στο εξής «εμπειρογνώμονες»): Κατά τη διεξαγωγή των επιστημονικών δραστηριοτήτων τους, ο ECHA, η EFSA και ο EMA συνεργάζονται με εμπειρογνώμονες, οι οποίοι έχουν εκτενές υπόβαθρο στον τομέα και ενδέχεται να έχουν τρέχουσες ή προηγούμενες σχέσεις με τον κλάδο (όπως απασχόληση, χρηματοδότηση ερευνών κ.λπ.). Ενδεικτικά, περίπου εμπειρογνώμονες συμμετέχουν στις δραστηριότητες του EMA και περίπου εμπειρογνώμονες στις δραστηριότητες της EFSA. Στους τρεις αυτούς οργανισμούς, οι εμπειρογνώμονες είναι μέλη των επιστημονικών επιτροπών και ομάδων που συμμετέχουν άμεσα στην κατάρτιση επιστημονικών γνωμών που αποτελούν τη βάση κρίσιμων αποφάσεων που επηρεάζουν την υγεία και την ασφάλεια των καταναλωτών (π.χ. επιστημονικές γνώμες σχετικά με φάρμακα, τρόφιμα και χημικά προϊόντα). Στον EASA, οι εμπειρογνώμονες εμπλέκονται κυρίως σε δραστηριότητες θέσπισης κανόνων και επιθεωρήσεις τυποποίησης στα κράτη μέλη, και σε μικρότερο βαθμό σε καθήκοντα πιστοποίησης.

14 12 Συνεργασία με ενδιαφερομένους: Λόγω του επιστημονικού και εποπτικού τους ρόλου, οι επιλεγέντες οργανισμοί συνεργάζονται στενά με τον κλάδο ή με εκπροσώπους των καταναλωτών (π.χ. κατασκευαστές, φορείς εκμετάλλευσης, διανομείς κ.λπ.) Για παράδειγμα, ένας σημαντικός παράγοντας κινδύνου είναι ότι η πλειονότητα των επιστημονικών γνωμών και αποφάσεων που καταρτίζονται από τους επιλεγέντες οργανισμούς χρησιμοποιούν και τις έρευνες που διεξάγονται ή χρηματοδοτούνται από τον κλάδο. 8. Στο πλαίσιο αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό οι επιλεγέντες οργανισμοί να είναι σε θέση να διαχειρίζονται τους υψηλούς εγγενείς κινδύνους σύγκρουσης συμφερόντων. ΠΛΑΊΣΙΟ 1 ΠΑΡΑΔΕΊΓΜΑΤΑ ΚΙΝΔΎΝΩΝ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΠΟΥ ΕΊΝΑΙ ΕΓΓΕΝΕΊΣ ΣΤΗ ΔΙΆΡΘΡΩΣΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎ Στον EMA, το διοικητικό συμβούλιο, που απαρτίζεται κατά κύριο λόγο από εκπροσώπους εθνικών αρχών, καθορίζει την αμοιβή για τις επιστημονικές υπηρεσίες που παρέχονται στον οργανισμό από τις εθνικές αρχές. Το Συνέδριο, σε ειδική ετήσια έκθεσή του 10, τόνισε την ανάγκη καθιέρωσης ενός συστήματος βασιζόμενου στις πραγματικές δαπάνες μιας εθνικής αρχής. Μέχρι σήμερα δεν έχει υιοθετηθεί τέτοιο σύστημα και το διοικητικό συμβούλιο του EMA απέρριψε την πλέον πρόσφατη πρόταση 11. Κατά τη χρονική περίοδο του ελέγχου βρισκόταν σε εξέλιξη στον EASA μια διαδικασία υποβολής προσφορών για την εξωτερική ανάθεση των καθηκόντων πιστοποίησης σε ειδικευμένους φορείς 12. Μέχρι πρότινος ο οργανισμός ανέθετε τα καθήκοντα πιστοποίησης αποκλειστικά στις διαπιστευμένες εθνικές αρχές βάσει συμβάσεων-πλαισίων που υπογράφονταν χωρίς διαδικασίες υποβολής προσφορών. Οι χρεώσεις που καταβάλλει ο EASA για τα ανατιθέμενα καθήκοντα ορίζονται στις συμβάσεις-πλαίσια. Για τα ίδια καθήκοντα, τα κατ αποκοπή ποσά διαφέρουν μεταξύ των εθνικών αρχών και δεν βασίζονται σε πραγματικές δαπάνες. Σύμφωνα με το νομικό πλαίσιο του EASA, οι εθνικές αρχές ελέγχονται από τον οργανισμό στο πλαίσιο των διαδικασιών τυποποίησης και διαπίστευσης, ενώ τα συμφέροντά τους εκπροσωπούνται σε επίπεδο διοικητικού συμβουλίου. 10 Σημείο 16 της έκθεσης σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Φαρμάκων για το οικονομικό έτος 2010, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού (ΕΕ C 366 της , σ. 27). 11 Απάντηση στο σημείο 16 της έκθεσης σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Φαρμάκων για το οικονομικό έτος 2010, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού. 12 Ως ειδικευμένος φορέας ορίζεται ένας «φορέας στον οποίον είναι δυνατόν να ανατίθενται συγκεκριμένα καθήκοντα πιστοποίησης από και υπό τον έλεγχο και υπ ευθύνη του Οργανισμού ή εθνικής αεροπορικής αρχής» (άρθρο 3, παράγραφος στ), του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 216/2008 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 20ής Φεβρουαρίου 2008, για τη θέσπιση κοινών κανόνων στον τομέα της πολιτικής αεροπορίας και για την ίδρυση Ευρωπαϊκού Οργανισμού Ασφαλείας της Αεροπορίας, καθώς και για την κατάργηση της οδηγίας 91/670/ΕΟΚ του Συμβουλίου, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1592/2002 και της οδηγίας 2004/36/ΕΚ) (κανονισμός ίδρυσης του EASA) (ΕΕ L 79 της , σ. 1).

15 13 ΠΛΑΊΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΆΣ 9. Για την αποτελεσματική διαχείριση των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων, οι επιλεγέντες οργανισμοί χρειάζονται ένα επαρκές πλαίσιο αναφοράς. 10. Το κανονιστικό πλαίσιο που ισχύει για τα θεσμικά όργανα και τους αποκεντρωμένους φορείς της ΕΕ (στο εξής «κανονιστικό πλαίσιο της ΕΕ») απαρτίζεται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό των Κοινοτήτων αυτών (στο εξής «κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης»), από άλλες αποφάσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και από τις κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων. Το πλαίσιο αναφοράς σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων παρουσιάζεται λεπτομερέστερα στο παράρτημα ΙΙ. 13 Στο πλαίσιο αυτό, ο όρος «υπάλληλος» έχει ευρύτερη έννοια και περιλαμβάνει τόσο το μόνιμο προσωπικό όσο και άλλες κατηγορίες υπαλλήλων της ΕΕ, όπως οι έκτακτοι, οι επικουρικοί και οι συμβασιούχοι υπάλληλοι. 14 Για παράδειγμα, διοικητικές πληροφορίες αριθ / απόφαση της Επιτροπής C(2004) 1597/10 σχετικά με τις εξωτερικές δραστηριότητες και αναθέσεις. 15 ΟΟΣΑ, Παρίσι, Ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης περιέχει ορισμένες πολύ γενικές απαιτήσεις σχετικά με τις δεοντολογικές αρχές που πρέπει να τηρούν οι δημόσιοι υπάλληλοι 13 : ανεξαρτησία, ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία και επαγγελματική πίστη. Η Επιτροπή έχει εκδώσει αποφάσεις 14 και κατευθυντήριες οδηγίες για την εφαρμογή τους στην πράξη. 12. Το πρότυπο εσωτερικού ελέγχου αριθ. 2 της Επιτροπής «Δεοντολογικές και οργανωτικές αξίες» απαιτεί τη θέσπιση διαδικασιών που διασφαλίζουν ότι το σύνολο του προσωπικού γνωρίζει τις σχετικές δεοντολογικές και οργανωτικές αξίες, και ιδίως τη δεοντολογική συμπεριφορά, την αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων, την πρόληψη της απάτης και την αναφορά παρατυπιών. 13. Πέραν των ανωτέρω, τρεις από τους τέσσερις επιλεγέντες οργανισμούς έχουν αναπτύξει εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων (σύνοψη των πολιτικών και των διαδικασιών των οργανισμών παρουσιάζεται στο παράρτημα ΙΙΙ). 14. Όσον αφορά τον δημόσιο τομέα γενικώς, υπάρχουν οι γενικώς παραδεκτές κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ. Επιπλέον, ο ΟΟΣΑ έχει εκδώσει ειδικές κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με ζητήματα που άπτονται της απασχόλησης μετά την έξοδο από την υπηρεσία: «Μετά την αποχώρηση από τον δημόσιο τομέα Ορθές πρακτικές για την πρόληψη της σύγκρουσης συμφερόντων» (Post Public Employment Good Practices for Preventing Conflict of Interest) 15.

16 14 ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΜΒΈΛΕΙΑ ΤΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ 15. Με τον έλεγχο αξιολογήθηκαν πολιτικές και διαδικασίες σχετικά με τη διαχείριση καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων σε τέσσερις επιλεγέντες οργανισμούς που λαμβάνουν κρίσιμες αποφάσεις που επηρεάζουν την ασφάλεια και την υγεία των καταναλωτών, ήτοι: Ο EASA παρέχει πιστοποιητικά ασφάλειας για την πολιτική αεροπορία, για τα οποία το προσωπικό του οργανισμού απαιτείται να έχει υψηλές τεχνικές γνώσεις που συνήθως αποκτώνται μέσω της εργασίας τους στον κλάδο ή για την εθνική αρχή. Συντρέχει ο κίνδυνος οι υπάλληλοι του οργανισμού που έχουν τέτοιο υπόβαθρο να συμμετέχουν στη λήψη αποφάσεων προς όφελος του πρώην (και/ή ενδεχομένως μελλοντικού) εργοδότη τους. Ο ECHA διαχειρίζεται τον κανονισμό REACH που στοχεύει στην εξασφάλιση υψηλού επιπέδου προστασίας της υγείας του ανθρώπου και του περιβάλλοντος. Παρέχει επιστημονικές και τεχνικές συμβουλές σχετικά με χημικά προϊόντα, οι οποίες μπορεί να έχουν σημαντικό οικονομικό αντίκτυπο επί των εταιρειών που δραστηριοποιούνται στον εν λόγω τομέα. Η EFSA παρέχει πληροφορίες σχετικά με κινδύνους που αφορούν την ασφάλεια των τροφίμων. Παρέχει επιστημονικές και τεχνικές συμβουλές σχετικά με τα τρόφιμα, οι οποίες μπορούν να έχουν σημαντικό οικονομικό αντίκτυπο επί των εταιρειών που δραστηριοποιούνται στον εν λόγω τομέα. Ο EMA διαδραματίζει συντονιστικό ρόλο όσον αφορά τη χορήγηση άδειας κυκλοφορίας και τη συνέχιση κυκλοφορίας φαρμακευτικών προϊόντων στην ΕΕ. Είναι υποχρεωμένος να στηρίζεται σε δοκιμές που διεξάγονται από οργανισμούς και εταιρείες που έχουν συμφέροντα στα σχετικά προϊόντα. 16. Στο επίκεντρο του ελέγχου βρέθηκαν σημαντικοί φορείς, συμπεριλαμβανομένων οργανισμών που συνεργάζονται με τους επιλεγέντες οργανισμούς, οι οποίοι διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων για επιστημονικά θέματα και στις επιχειρησιακές δραστηριότητες: μέλη των διοικητικών συμβουλίων μέλη επιστημονικών συμβουλευτικών ομάδων, επιτροπών, φόρουμ και άλλοι εμπειρογνώμονες υπάλληλοι οργανισμών, κυρίως διευθυντές και προσωπικό που συμμετέχει στη λήψη σημαντικών αποφάσεων για επιστημονικά θέματα μέλη των τμημάτων προσφυγών (EASA, ECHA) και οργανώσεις ενδιαφερομένων.

17 Στο πλαίσιο του ελέγχου δεν καλύφθηκαν περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων που θα μπορούσαν να προκύψουν στις διαδικασίες σύναψης δημόσιων συμβάσεων και στις διαδικασίες προσλήψεων. Οι ανωτέρω διαδικασίες υπόκεινται στους ετήσιους ελέγχους του Συνεδρίου. 18. Το Συνέδριο δεν αξιολόγησε συγκεκριμένες περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων, καθώς κάτι τέτοιο θα προϋπέθετε την εκτενή εξέταση των περιστάσεων των εν λόγω καταστάσεων, καθώς και τη διατύπωση αυθαίρετων κρίσεων. Το Συνέδριο δεν είναι σε θέση να αξιολογήσει την εγκυρότητα των μεθόδων που χρησιμοποιούν οι επιλεγέντες οργανισμοί για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των ερευνών που χρηματοδοτούνται από τον κλάδο. 19. Σημειώνεται ότι όλοι οι επιλεγέντες οργανισμοί αναπτύσσουν και ενισχύουν συνεχώς τις πολιτικές και τις διαδικασίες τους ανταποκρινόμενοι επίσης σε διάφορα γεγονότα, σε εξωτερικές πιέσεις και στον έλεγχο του Συνεδρίου. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες που εφαρμόστηκαν μετά την ολοκλήρωση των επιτόπιων ελέγχων του Συνεδρίου (Οκτώβριος 2011) δεν έχουν αξιολογηθεί. ΤΡΌΠΟΣ ΠΡΟΣΈΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ 20. Στόχος του ελέγχου ήταν να δώσει απάντηση στο ακόλουθο βασικό ερώτημα: Οι επιλεγέντες οργανισμοί διαχειρίζονται επαρκώς τις καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων; και σε δύο ειδικά ερωτήματα: Έχουν θεσπιστεί κατάλληλες πολιτικές και διαδικασίες σχετικά με τη διαχείριση των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων; Οι επιλεγέντες οργανισμοί έχουν εφαρμόσει επαρκώς τις πολιτικές και τις διαδικασίες τους σχετικά με τη διαχείριση των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων;

18 Οι εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες κάθε οργανισμού, οι οποίες καταρτίστηκαν στο πλαίσιο των συγκεκριμένων νομοθετικών απαιτήσεων που ισχύουν για καθέναν από αυτούς, καθώς και η εφαρμογή τους, αξιολογήθηκαν βάσει του κανονιστικού πλαισίου (βλέπε παράρτημα ΙΙ) που αφορά τα θεσμικά όργανα και τους αποκεντρωμένους φορείς της ΕΕ, των εκτενέστερων κατευθυντήριων οδηγιών του ΟΟΣΑ και των βέλτιστων πρακτικών που καθορίστηκαν στους επιλεγέντες οργανισμούς. Ελλείψει ενός ολοκληρωμένου κανονιστικού πλαισίου της ΕΕ, οι κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ θεωρήθηκαν ως μέρος ενός πλαισίου αναφοράς για τον παρόντα έλεγχο, καθώς αποτελούν ένα διεθνές σημείο αναφοράς για τον σχεδιασμό μιας ολοκληρωμένης πολιτικής σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων. Οι κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ χρησιμοποιήθηκαν σε όλες τις περιπτώσεις που δεν καλύπτονται (ή που δεν καλύπτονται επαρκώς) από το κανονιστικό πλαίσιο της ΕΕ. Οι κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ απευθύνονται σε κυβερνήσεις και δημόσιους φορείς γενικότερα με στόχο να τους βοηθήσουν να σχεδιάσουν και να εφαρμόσουν μια αποτελεσματική πολιτική σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων. 22. Στις ελεγκτικές εργασίες που πραγματοποιήθηκαν συγκαταλέγονται οι εξής: ανάλυση του κανονιστικού πλαισίου των επιλεγέντων οργανισμών συνεδριάσεις με τη διοίκηση των επιλεγέντων οργανισμών, με τους υπαλλήλους και τα διάφορα όργανα των οργανισμών (διοικητικό συμβούλιο, συμβουλευτική επιτροπή, τμήμα προσφυγών) ανάλυση ερωτηματολογίου που συμπληρώθηκε από τους επιλεγέντες οργανισμούς διοικητικός έλεγχος των πολιτικών, των διαδικασιών, των εσωτερικών κατευθυντήριων οδηγιών, των δηλώσεων συμφερόντων, των πρακτικών των συνεδριάσεων των επιστημονικών ομάδων/επιτροπών, των προσωπικών αρχείων των υπαλλήλων κ.λπ. και εξέταση του τρόπου με τον οποίο οι επιλεγέντες οργανισμοί εφάρμοσαν τις πολιτικές και τις διαδικασίες σε συγκεκριμένες υποθέσεις (π.χ. προσωπικό, εμπειρογνώμονες, μέλη του διοικητικού συμβουλίου), συμπεριλαμβανομένων ορισμένων δημοσιευμένων υποθέσεων σχετικά με συγκρούσεις συμφερόντων (μη κυβερνητικές οργανώσεις, Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, μέσα μαζικής ενημέρωσης κ.λπ.). 23. Το Συνέδριο παρουσιάζει τις παρατηρήσεις του με χρονολογική σειρά, ήτοι η εφαρμογή των πολιτικών και των διαδικασιών για τους προαναφερθέντες σημαντικούς εμπλεκομένους αναλύεται στο στάδιο του αρχικού διορισμού τους (π.χ. διορισμός εμπειρογνωμόνων στην επιστημονική επιτροπή), κατά τη διάρκεια της απασχόλησής τους στον οργανισμό (συμπεριλαμβανομένης της επιμόρφωσης και της αποδοχής δώρων κ.λπ.) και κατά την αποχώρησή τους (συμπεριλαμβανομένων των υποχρεώσεών τους κατά την ανάληψη νέων θέσεων που ενδέχεται να οδηγήσουν σε σύγκρουση συμφερόντων).

19 17 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΌ ΠΛΑΊΣΙΟ ΤΗΣ ΕΕ 24. Οι επιλεγέντες οργανισμοί δεσμεύονται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης (βλέπε πλαίσιο 2). 25. Ωστόσο, οι απαιτήσεις ανεξαρτησίας που ορίζονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης και στις κατευθυντήριες οδηγίες της Επιτροπής αναφέρονται μόνο στο προσωπικό. Άλλοι σημαντικοί εμπλεκόμενοι σε διαδικασίες λήψης αποφάσεων, όπως τα μέλη των διοικητικών συμβουλίων και οι εμπειρογνώμονες, δεν καλύπτονται από τις ανωτέρω απαιτήσεις. 26. Διατάξεις σχετικά με την ανεξαρτησία των οργανισμών και απαιτήσεις διαφάνειας περιλαμβάνονται στον ιδρυτικό κανονισμό κάθε επιλεγέντα οργανισμού, αλλά η έκταση των απαιτήσεων ποικίλλει σημαντικά μεταξύ των οργανισμών (βλέπε παράρτημα IV). Οι εν λόγω διατάξεις αναφέρονται στις απαιτήσεις συμπλήρωσης και δημοσίευσης ετήσιων και ειδικών δηλώσεων συμφερόντων, δημοσιοποίησης των ημερήσιων διατάξεων και των πρακτικών των συνεδριάσεων των επιστημονικών οργάνων και διαφόρων οργάνων (π.χ. διοικητικό συμβούλιο, τμήμα προσφυγών), δημοσίευσης των αποτελεσμάτων επιστημονικών μελετών κ.λπ. Όπως φαίνεται στο παράρτημα IV, οι νομικές απαιτήσεις που αφορούν την ανεξαρτησία και τη διαφάνεια είναι αυστηρότερες για την EFSA και τον EMA, λιγότερο αυστηρές για τον ECHA (π.χ. δεν υφίσταται υποχρέωση δημοσίευσης των δηλώσεων συμφερόντων) και ακόμα λιγότερο για τον EASA (π.χ. δεν υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης δηλώσεων συμφερόντων). ΠΛΑΊΣΙΟ 2 ΔΙΑΤΆΞΕΙΣ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΎ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΉΣ ΚΑΤΆΣΤΑΣΗΣ ΣΧΕΤΙΚΆ ΜΕ ΤΗ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ: ο υπάλληλος πρέπει να κοινοποιεί τυχόν προσωπικό συμφέρον ικανό να θέσει σε κίνδυνο την ανεξαρτησία του 16 πρέπει να λαμβάνονται μέτρα περιορισμού του κινδύνου 17 οι υπάλληλοι ζητούν άδεια για την άσκηση εξωτερικών δραστηριοτήτων και δηλώνουν την κατ επάγγελμα κερδοσκοπική δραστηριότητα των συζύγων τους 18 και οι υπάλληλοι εξακολουθούν να δεσμεύονται από τις υποχρεώσεις της εντιμότητας και της διακριτικότητας μετά τη λήξη των καθηκόντων τους όσον αφορά την αποδοχή ορισμένων θέσεων ή ωφελημάτων και πρέπει να δηλώνουν οποιαδήποτε επαγγελματική δραστηριότητα αναλαμβάνουν για δύο έτη από τη λήξη των καθηκόντων τους Άρθρο 11α του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. 17 Άρθρο 11α του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. 18 Άρθρο 12β και άρθρο 13 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. 19 Άρθρο 16 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης.

20 Συνεπώς, δεν υπάρχει ολοκληρωμένο κανονιστικό πλαίσιο της ΕΕ ειδικά για τη σύγκρουση συμφερόντων, το οποίο θα μπορούσε να διασφαλίσει συγκρίσιμες ελάχιστες απαιτήσεις ανεξαρτησίας και διαφάνειας εφαρμόσιμες σε όλους τους οργανισμούς της ΕΕ και σε όλους τους βασικούς εμπλεκομένους που επηρεάζουν τη στρατηγική, τις λειτουργίες και τη λήψη αποφάσεων. Στο παράρτημα V παρέχεται μια σύγκριση μεταξύ του κανονιστικού πλαισίου της ΕΕ (εξαιρουμένων των ιδρυτικών κανονισμών των οργανισμών και των εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών τους) και των κατευθυντήριων οδηγιών του ΟΟΣΑ. 20 Η πολιτική του ECHA που θεσπίστηκε τον Σεπτέμβριο του 2011 (MB/45/2011/D) καθιέρωσε την υποχρέωση των υποψηφίων που έχουν οριστεί για την επιτροπή αξιολόγησης κινδύνων και την επιτροπή κοινωνικικονομικής ανάλυσης να συμπληρώνουν δηλώσεις συμφερόντων πριν από τον διορισμό τους από το διοικητικό συμβούλιο. ΠΡΙΝ ΑΠΌ ΤΗΝ ΠΡΌΣΛΗΨΗ ΣΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎΣ ΟΙ ΥΠΟΨΗΦΙΌΤΗΤΕΣ ΔΕΝ ΕΞΕΤΆΖΟΝΤΑΙ ΕΠΑΡΚΏΣ 28. Γενικά, οι διαδικασίες ορισμού υποψηφίων και διορισμού στον EASA, στον ECHA 20 και στον EMA δεν περιλαμβάνουν επαρκή εξέταση των υποψηφίων (π.χ. των εμπειρογνωμόνων, των μελών του διοικητικού συμβουλίου και του τμήματος προσφυγών) όσον αφορά καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων. Ωστόσο, τα μέλη των διοικητικών συμβουλίων και ορισμένοι εμπειρογνώμονες (ECHA και EMA) ορίζονται ή διορίζονται από τα κράτη μέλη, από εθνικούς φορείς ή από θεσμικά όργανα της ΕΕ (ήτοι Επιτροπή, Συμβούλιο κ.λπ.) και οι επιλεγέντες οργανισμοί έχουν περιορισμένη (ή δεν έχουν καμία) επιρροή όσον αφορά τον διορισμό τους. 29. Οι κανόνες διορισμού εμπειρογνωμόνων της EFSA προβλέπουν εξέταση των δηλώσεων συμφερόντων των υποψηφίων. Ωστόσο, η εξέταση δεν βασίζεται σε σαφώς καθορισμένα κριτήρια σε περίπτωση ύπαρξης καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων. 30. Κατά συνέπεια, στις περισσότερες περιπτώσεις, τυχόν συγκρούσεις συμφερόντων εντοπίζονται μόνο μετά τον διορισμό των υποψηφίων. Επιπλέον, οι επιλεγέντες οργανισμοί δεν έχουν την αρμοδιότητα να αντικαταστήσουν μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή εμπειρογνώμονες σε περιπτώσεις κατά τις οποίες τα συμφέροντά τους αξιολογούνται ως ασυμβίβαστα με τον ρόλο τους στον οργανισμό (βλέπε πλαίσιο 3). ΠΛΑΊΣΙΟ 3 ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ ΕΛΛΙΠΟΎΣ ΕΞΈΤΑΣΗΣ ΤΩΝ ΥΠΟΨΗΦΊΩΝ Ένα μέλος της επιστημονικής επιτροπής διορίστηκε από την Επιτροπή και η δήλωση συμφερόντων του αξιολογήθηκε από τον EMA μόνον μετά τον διορισμό του 21. Μολονότι η αξιολόγηση κατέδειξε σύγκρουση συμφερόντων η οποία θα έπρεπε να είχε εμποδίσει τον διορισμό του, ο EMA δεν μπορούσε να τον απολύσει. 21 Για λόγους ευκολίας, το αρσενικό γένος που χρησιμοποιείται στην παρούσα έκθεση αναφέρεται σε πρόσωπα και των δύο φύλων.

21 Στις κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ συνιστάται η εφαρμογή διαδικασιών εξέτασης ως μέρος των διαδικασιών επιλογής, με σκοπό τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων σε πρώιμο στάδιο 22. ΤΑ ΚΡΙΤΉΡΙΑ ΕΠΙΛΕΞΙΜΌΤΗΤΑΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΟΡΓΑΝΏΣΕΙΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΈΝΩΝ ΣΤΟΝ EMA ΕΊΝΑΙ ΕΛΛΙΠΉ 22 Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences (Διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων στον δημόσιο τομέα: Κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ και εθνικές εμπειρίες), σ Γενικά, οι επιλεγέντες οργανισμοί έχουν θεσπίσει ικανοποιητικές ρυθμίσεις όσον αφορά τη συμμετοχή των οργανώσεων ενδιαφερομένων στο έργο τους. Προκειμένου να είναι δυνατή η εκπροσώπησή τους σε διάφορα όργανα των επιλεγέντων οργανισμών, οι εν λόγω οργανώσεις πρέπει να πληρούν ορισμένα κριτήρια επιλεξιμότητας. 33. Ωστόσο, τα εν λόγω κριτήρια δεν θεσπίζουν πάντοτε σαφή πρότυπα που πρέπει να πληρούνται. Το κριτήριο της διαφάνειας στον EMA απαιτεί τη γνωστοποίηση των πηγών χρηματοδότησης των οργανώσεων ασθενών και καταναλωτών σε ετήσια βάση. Ωστόσο, δεν υφίστανται ελάχιστα πρότυπα αποδεκτής χρηματοδοτικής διάρθρωσης, με αποτέλεσμα να επιτρέπεται δυνητικά σε οργανώσεις ασθενών ή καταναλωτών που χρηματοδοτούνται πλήρως από μια φαρμακευτική εταιρεία να συμμετέχουν στις δραστηριότητες του EMA. 34. Επιπλέον, ο EMA δεν διέθετε κριτήρια επιλεξιμότητας για τις οργανώσεις επαγγελματιών του τομέα της υγειονομικής περίθαλψης που μπορούν να συμμετέχουν στις δραστηριότητες του EMA με τον ίδιο τρόπο όπως για παράδειγμα οι οργανώσεις ασθενών ή καταναλωτών. Η ΠΑΡΑΚΟΛΟΎΘΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΏΝ ΚΑΙ/ Ή ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΏΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΉΤΩΝ ΠΟΥ ΑΝΑΤΊΘΕΝΤΑΙ ΣΕ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΎΣ ΦΟΡΕΊΣ ΔΕΝ ΕΊΝΑΙ ΕΠΑΡΚΉΣ 35. Η διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων είναι πολύ σημαντική όταν οι δραστηριότητες των επιλεγέντων οργανισμών ανατίθενται εξωτερικά, καθώς οι εν λόγω δραστηριότητες δεν υπόκεινται στον άμεσο έλεγχο των επιλεγέντων οργανισμών. Ο EASA και ο EMA αναθέτουν σημαντικό μέρος των επιστημονικών και/ή επιχειρησιακών δραστηριοτήτων τους σε εθνικές αρχές.

22 Ο EASA χρησιμοποιεί συμβάσεις-πλαίσια με τις εθνικές αρχές, οι οποίες πρέπει να διασφαλίζουν ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων στο επίπεδο των καθηκόντων που ανατίθενται εξωτερικά. Ωστόσο, ο EASA δεν διαθέτει σαφή κριτήρια και μεθοδολογία προκειμένου να επαληθεύει τις πολιτικές και διαδικασίες των εθνικών αρχών σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων, καθώς και την εφαρμογή τους. Δεν υπάρχουν στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι ο EASA πραγματοποιεί την ανωτέρω επαλήθευση. 23 Η νέα πολιτική του ECHA δεν είχε τεθεί σε εφαρμογή κατά τη χρονική περίοδο διενέργειας του ελέγχου συνεπώς, το Συνέδριο υπέβαλε σε δοκιμαστικό έλεγχο την εφαρμογή της προηγούμενης πολιτικής και των προηγούμενων διαδικασιών. 37. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες του EMA σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων δεν καλύπτουν τους εθνικούς εμπειρογνώμονες που εργάζονται σε καθήκοντα που έχουν ανατεθεί στις εθνικές αρχές. Ο EMA δεν διενεργεί οποιαδήποτε επαλήθευση των πολιτικών και διαδικασιών των εθνικών αρχών σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων. ΑΠΑΣΧΌΛΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΎΣ ΈΧΟΥΝ ΑΝΑΠΤΥΧΘΕΊ ΕΣΩΤΕΡΙΚΈΣ ΠΟΛΙΤΙΚΈΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΕΣ ΑΠΌ ΤΟΝ EMA, ΤΟΝ ECHA ΚΑΙ ΤΗΝ EFSA 38. Από τους επιλεγέντες οργανισμούς, ο EMA και η EFSA έχουν αναπτύξει τα πλέον προηγμένα πλαίσια για τη δήλωση, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων, ιδίως όσον αφορά κινδύνους που σχετίζονται με τον κλάδο τους. 39. Σημαντικό ρόλο στη διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων διαδραματίζει η δήλωση συμφέροντος, με την οποία τα άτομα γνωστοποιούν την προσωπική τους κατάσταση που σχετίζεται με τη σύγκρουση συμφέροντος όπως ορίζεται από τις πολιτικές και τις διαδικασίες των επιλεγέντων οργανισμών. 40. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων του ECHA, του EMA και της EFSA απαιτούν την υποβολή δηλώσεων συμφερόντων (κυρίως σε ετήσια βάση) από το προσωπικό, τα μέλη των διοικητικών συμβουλίων, των τμημάτων προσφυγών, των επιστημονικών συμβουλίων, των ομάδων και των φόρουμ. 41. Ο ECHA ανέπτυξε μια πολιτική σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων λίγο μετά την ίδρυσή του. Στις 30 Σεπτεμβρίου 2011 το διοικητικό συμβούλιο του ECHA ενέκρινε μια νέα «Πολιτική σχετικά με τη διαχείριση δυνητικών συγκρούσεων συμφερόντων». Η πολιτική εφαρμόζεται σε ολόκληρο τον οργανισμό και στο σύνολο των δραστηριοτήτων του 23. Εισάγει μια περισσότερο ολοκληρωμένη μορφή της δήλωσης συμφερόντων, καθώς και την υποχρέωση συμπλήρωσής της από το προσωπικό σε ετήσια βάση.

23 Ο EMA έχει αναπτύξει ορισμένες σαφείς και ρεαλιστικές περιγραφές των περιστάσεων που μπορούν να οδηγήσουν σε σύγκρουση συμφερόντων. Για την αξιολόγηση εμπειρογνωμόνων, ο EMA και η EFSA έχουν ορίσει ειδικά κριτήρια, όπως: οικονομικά συμφέροντα, απασχόληση, μέλος επιστημονικού οργάνου, παροχή συμβουλών, χρηματοδότηση έρευνας, δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας, μέλη του στενού οικογενειακού κύκλου, δώρα και προσκλήσεις κ.λπ., τα οποία θα μπορούσαν να προκαλέσουν σύγκρουση συμφερόντων. Ανάλογα με το είδος των δραστηριοτήτων και το κατά πόσο βρίσκονται ακόμα σε εξέλιξη ή πραγματοποιήθηκαν στο παρελθόν (τα τελευταία πέντε έτη), οι πολιτικές και οι διαδικασίες προβλέπουν περιορισμούς για την κατοχή ορισμένων θέσεων ή για τη συμμετοχή σε διαφορετικές φάσεις της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Ο EMA έχει αναπτύξει έναν σαφή πίνακα βάσει του οποίου τα συμφέροντα που δηλώνονται συνδέονται με ένα σύνολο περιγραφικών αποτελεσμάτων (βλέπε παράρτημα VI). 43. Πέραν του συστήματος ετήσιων δηλώσεων συμφερόντων της EFSA, ο εν λόγω οργανισμός έχει καθιερώσει ένα πρόσθετο στάδιο για τους εμπειρογνώμονες, οι οποίοι υποχρεούνται: να υποβάλλουν ειδικές δηλώσεις συμφερόντων πριν από κάθε συνεδρίαση της επιστημονικής επιτροπής, των ομάδων και των ομάδων εργασίας, και να δηλώνουν προφορικά κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης τυχόν απρόβλεπτα συμφέροντα που αφορούν θέματα της ημερήσιας διάταξης. 44. Από τον Μάιο του 2008 η EFSA χρησιμοποιεί εξειδικευμένο λογισμικό για τις δηλώσεις συμφερόντων, προκειμένου να διασφαλίσει την ιχνηλασιμότητα της διαδικασίας αξιολόγησης. Ο EMA έχει αναπτύξει επίσης ορισμένες εφαρμογές/βάσεις δεδομένων για τη διαχείριση της διαδικασίας αξιολόγησης των δηλώσεων συμφερόντων. Ο ECHA δεν διαθέτει παρόμοιο λογισμικό για την υποστήριξη της διαχείρισης και αξιολόγησης των δηλώσεων συμφερόντων. ΑΛΛΆ ΌΧΙ ΑΠΌ ΤΟΝ EASA 45. Ο EASA, με εξαίρεση το τμήμα εγκρίσεων και τυποποίησής του, δεν διαθέτει εσωτερική πολιτική και διαδικασίες σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων. Ο EASA δεν λαμβάνει ούτε αξιολογεί δηλώσεις συμφερόντων σε τακτική βάση.

24 22 Η ΕΦΑΡΜΟΓΉ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΙΚΏΝ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΏΝ ΣΤΟΝ ECHA ΠΑΡΟΥΣΙΆΖΕΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΈΣ ΕΛΛΕΊΨΕΙΣ Ο ECHA ΔΕΝ ΕΛΈΓΧΕΙ ΤΑ ΔΗΛΩΘΈΝΤΑ ΣΥΜΦΈΡΟΝΤΑ ΠΡΙΝ ΑΠΌ ΤΗΝ ΑΝΆΘΕΣΗ ΚΑΘΗΚΌΝΤΩΝ ΣΤΟΥΣ ΥΠΑΛΛΉΛΟΥΣ ΤΟΥ 46. Σύμφωνα με την προηγούμενη πολιτική και τις προηγούμενες διαδικασίες του ECHA, τα μέλη του προσωπικού υποχρεούνταν να συμπληρώσουν δήλωση κατά την πρόσληψή τους 24. Οι αρχικές δηλώσεις έπρεπε να ενημερώνονται όταν προέκυπταν αλλαγές. 47. Οι δηλώσεις των μελών του προσωπικού που εξετάστηκαν από το Συνέδριο διατηρούνταν σε σφραγισμένους φακέλους στα προσωπικά αρχεία και δεν είχαν ελεγχθεί και αξιολογηθεί από τον ECHA για το ενδεχόμενο σύγκρουσης συμφερόντων. Ο ECHA βασιζόταν πλήρως στην υποχρέωση των υπαλλήλων να ενημερώνουν αυθόρμητα τους ανωτέρους τους εάν γνώριζαν οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων, ανεξάρτητα από τυχόν δηλώσεις που είχαν υποβληθεί προηγουμένως. Από την εξέταση των σφραγισμένων δηλώσεων συμφερόντων προέκυψαν περιπτώσεις που θα έπρεπε να είχαν αντιμετωπιστεί από τη διοίκηση, όπως φαίνεται στο πλαίσιο Η νέα πολιτική του ECHA δεν είχε τεθεί σε εφαρμογή κατά τη χρονική περίοδο διενέργειας του ελέγχου συνεπώς, το Συνέδριο υπέβαλε σε δοκιμαστικό έλεγχο την εφαρμογή της προηγούμενης πολιτικής και των προηγούμενων διαδικασιών. Βλέπε επίσης σημείο 41. ΟΙ ΠΟΛΙΤΙΚΈΣ ΚΑΙ ΟΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΕΣ ΑΞΙΟΛΌΓΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΚΑΤΑΣΤΆΣΕΩΝ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΣΤΟ ΤΜΉΜΑ ΠΡΟΣΦΥΓΏΝ ΤΟΥ ECHA ΔΕΝ ΕΊΝΑΙ ΕΠΑΡΚΕΊΣ 48. Το τμήμα προσφυγών διαχειρίζεται τις προσφυγές από οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που επηρεάζεται από τις αποφάσεις που λαμβάνει ο εν λόγω οργανισμός. Απαρτίζεται από έναν πρόεδρο και άλλα δύο μόνιμα μέλη, που ανήκουν στο προσωπικό του ECHA, καθώς και από συμπληρωματικά και αναπληρωματικά μέλη που δεν ανήκουν στο προσωπικό του ECHA. Αποτελεί ανεξάρτητο όργανο εντός του ECHA και διαθέτει δικό του κώδικα δεοντολογίας. ΠΛΑΊΣΙΟ 4 ΠΑΡΑΔΕΊΓΜΑΤΑ ΣΦΡΑΓΙΣΜΈΝΩΝ ΔΗΛΏΣΕΩΝ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΠΟΥ ΔΕΝ ΑΞΙΟΛΟΓΉΘΗΚΑΝ ΑΠΌ ΤΟΝ ECHA Ένας ανώτερος υπάλληλος δήλωσε την ενοικίαση διαμερίσματος σε μία από τις εταιρείες με τον μεγαλύτερο αριθμό αιτήσεων στον ECHA. Ένας ανώτερος υπάλληλος δήλωσε προηγούμενη απασχόληση σε μεγάλη εταιρεία με πολλές αιτήσεις τις οποίες επεξεργαζόταν η μονάδα του. Ένας κατώτερος υπάλληλος δήλωσε προηγούμενη εργασία σε έργα που χρηματοδοτήθηκαν από μια εταιρεία, καθώς και την απασχόληση της συζύγου του στην εν λόγω εταιρεία, η οποία είχε μεγάλο αριθμό εκκρεμών αιτήσεων προς τον ECHA.

25 Τα μόνιμα μέλη του τμήματος προσφυγών υποχρεούνται να συμπληρώνουν ετήσιες δηλώσεις συμφερόντων. Τα αναπληρωματικά και συμπληρωματικά μέλη του τμήματος προσφυγών υποχρεούνται να συμπληρώνουν ετήσιες δηλώσεις συμφερόντων και να υποβάλλουν ειδικές δηλώσεις συμφερόντων προτού τους ανατεθεί μια υπόθεση. 50. Η ευθύνη του ελέγχου των δηλώσεων συμφερόντων και της διαχείρισης των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων εναπόκειται στη γραμματεία και στον πρόεδρο. Ωστόσο, δεν υπάρχει επίσημη διαδικασία ή τεκμηρίωση των ελέγχων που διεξάγονται όταν το τμήμα προσφυγών αρχίζει να εργάζεται σε μια συγκεκριμένη υπόθεση και υπάρχει πλήρης εξάρτηση από τις δηλώσεις των μόνιμων μελών του τμήματος προσφυγών. 51. Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι το τμήμα προσφυγών δεν διαθέτει επαρκείς πληροφορίες για τη λήψη ενημερωμένων αποφάσεων σχετικά με την ύπαρξη ή μη σύγκρουσης συμφερόντων. Πληροφορίες διατίθενται μόνο σχετικά με την προσφεύγουσα εταιρεία και όχι για όλες τις εταιρείες που έχουν άμεσο συμφέρον στην υπόθεση μιας προσφυγής (π.χ. εταιρεία που (συγ)καταχωρίζει τη χημική ουσία). 52. Οι δηλώσεις συμφερόντων των μελών του τμήματος προσφυγών δεν γνωστοποιούν λεπτομέρειες σχετικά με όλες τις ουσίες και τις υποθέσεις στις οποίες εργάζονταν τα εν λόγω μέλη πριν διοριστούν στον ECHA (βλέπε πλαίσιο 5). ΠΛΑΊΣΙΟ 5 ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ ΑΝΕΠΑΡΚΟΎΣ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΤΩΝ ΚΑΤΑΣΤΆΣΕΩΝ ΣΎΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΌΝΤΩΝ ΣΤΟ ΤΜΉΜΑ ΠΡΟΣΦΥΓΏΝ ΤΟΥ ECHA Δύο μέλη του τμήματος προσφυγών δήλωσαν ιδιοκτησία και/ή εργασία στον τομέα του κανονισμού REACH 25. Ωστόσο, οι πολιτικές και οι διαδικασίες δεν τους εμποδίζουν να αναλάβουν υποθέσεις που συνδέονταν στο παρελθόν ή συνδέονται επί του παρόντος με αυτούς. 25 Παραδείγματος χάριν συνδρομή στην καταχώριση χημικών ουσιών και παροχή γενικών συμβουλών σχετικά με τον κανονισμό REACH.