ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΚΕΝΤΡΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΕΤΑΙΡΙΚΗΣ ΣΧΕΣΗΣ

Transcript

1 ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Αντιπροσωπεία στην Ελλάδα ΚΕΝΤΡΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΕΤΑΙΡΙΚΗΣ ΣΧΕΣΗΣ Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι να παρέχει οδηγίες στα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης στο πλαίσιο της συμφωνίας εταιρικής σχέσης με τις αντιπροσωπείες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. 1. Αποστολή των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης συμβάλλουν στις δραστηριότητες επικοινωνίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) με στόχο την καλύτερη επικοινωνία με τους πολίτες, ιδίως με την ακαδημαϊκή κοινότητα σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο, και την παροχή εμπεριστατωμένων πληροφοριών όσον αφορά την ΕΕ και τις πολιτικές προτεραιότητες της Επιτροπής. Τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης προωθούν τη μελέτη της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης και συνεργασίας, ενώ παράλληλα αποτελούν σημείο αναφοράς για την άντληση πληροφοριών και εμπειρογνωμοσύνης σχετικά με την ευρωπαϊκή ολοκλήρωση, τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, καθώς και σχετικά με τις δραστηριότητες και τις πολιτικές της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Προάγουν την ικανότητα αποτελεσματικής αναζήτησης πληροφοριών μέσω στοχευμένης κατάρτισης και πλαισίωσης για τον χειρισμό των βάσεων δεδομένων της ΕΕ, καθώς και τη διδασκαλία, την έρευνα και τη γενική ενημέρωση στον τομέα των πολιτικών και των δραστηριοτήτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης συγκεντρώνουν και αναπτύσσουν τους πόρους αυτούς λειτουργώντας ως τοπικές βιβλιοθήκες της ΕΕ και ως κέντρα αρχειοθέτησης ηλεκτρονικών εγγράφων. Σκοπός των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης είναι να προσφέρουν υποστήριξη σε εκπαιδευτικούς, ερευνητές και σπουδαστές, καθώς και στο ευρύ κοινό που ενδιαφέρεται για θέματα της ΕΕ. Επίσης, τα

2 Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης ενθαρρύνονται να συμμετέχουν στην προετοιμασία και την οργάνωση εκδηλώσεων σχετικά με ευρωπαϊκά θέματα, ιδίως για τους διαλόγους με τους πολίτες, καθώς και να διοργανώνουν ή να συνδιοργανώνουν τέτοιου είδους εκδηλώσεις μαζί με άλλα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης ή άλλους εταίρους έπειτα από δική τους πρωτοβουλία. Η συνεισφορά τους σε τέτοιου είδους εκδηλώσεις αποτελεί σημαντική προστιθέμενη αξία για το ενδιαφερόμενο κοινό. Αρμόδια για τη διαχείριση του δικτύου των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης είναι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Κατά κύριο λόγο τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης βρίσκονται σε πανεπιστήμια και ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης ή ερευνητικά ιδρύματα. Παρά το γεγονός ότι απευθύνονται κυρίως σε ακαδημαϊκούς και ερευνητές, οποιοσδήποτε μπορεί να επικοινωνήσει με κάποιο Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης για να συμβουλευτεί τις επίσημες εκδόσεις της ΕΕ. 2. Εταιρική σχέση Τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης θα συσταθούν με γραπτή συμφωνία εταιρικής σχέσης μεταξύ του/της επικεφαλής της αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ισότιμου/-ης εκπροσώπου της δομής υποδοχής στο εκάστοτε κράτος μέλος. Σε κάθε δομή υποδοχής μπορεί να συσταθεί ένα μόνο Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης. 3. Στόχοι των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Οι στόχοι του Κέντρου Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης είναι: α) να ενθαρρύνει και να διευκολύνει τη μελέτη και την έρευνα των πολιτικών, των πρωτοβουλιών και των δράσεων της ΕΕ β) να παρέχει τεχνογνωσία σχετικά με την αναζήτηση πληροφοριακών πηγών και εγγράφων σχετικά με την ΕΕ γ) να διοργανώνει και να προωθεί συζητήσεις για την Ευρώπη, ιδίως για τους διαλόγους με τους πολίτες και άλλες εκδηλώσεις των αντιπροσωπειών δ) να συνεργάζεται στενά με τα κέντρα πληροφόρησης του δικτύου Europe Direct με σκοπό τη σύνδεση των τοπικών κοινοτήτων με τις διάφορες διαστάσεις της ΕΕ 2

3 ε) να αναπτύσσει την παροχή πληροφοριών μέσω του διαδικτύου και να έχει ανάλογη διαδικτυακή παρουσία. 4. Καθήκοντα των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Για την επίτευξη των στόχων του το Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης θα εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα: α) θα αποτελεί σημείο αναφοράς για όλες τις πληροφορίες που παράγονται από τη δομή υποδοχής και αφορούν την Ευρωπαϊκή Ένωση β) θα παρέχει πρόσβαση σε εκδόσεις και έγγραφα σε ψηφιακή μορφή που θα λαμβάνει από την Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ αν το Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης επιθυμεί να μην λαμβάνει αντίτυπα εκδόσεων της ΕΕ τα οποία δεν έχει ζητήσει, θα πρέπει να ενημερώσει την Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γ) θα αξιοποιεί τις δυνατότητες επιγραμμικής (online) πρόσβασης στις εκδόσεις της ΕΕ, ιδίως τα μεταδεδομένα της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ, με κάποιο από τα διαθέσιμα μέσα (χρήση κατάλληλης υπηρεσίας εξεύρεσης, εφαρμογή γραφικού στοιχείου εκδόσεων, επαναχρησιμοποίηση των βιβλιογραφικών αρχείων της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ) δ) θα μεριμνά για την ομαλή ενσωμάτωση των εκδόσεων που αφορούν ζητήματα της ΕΕ στον κατάλογο της βιβλιοθήκης της δομής υποδοχής ε) θα απαντά σε ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια της Υπηρεσίας Εκδόσεων σχετικά με τη διερεύνηση του ενδιαφέροντος από την πλευρά της δομής υποδοχής για την παραλαβή αντιτύπων νέων τίτλων που επιλέγουν τα θεσμικά όργανα και οι οργανισμοί της ΕΕ στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων προώθησης στ) θα συνεργάζεται με τα κέντρα πληροφόρησης του Europe Direct στην Ελλάδα και άλλα δίκτυα της ΕΕ και θα βοηθούν τη σύνδεση της τοπικής κοινότητας με την ΕΕ ζ) θα συνάπτει συμφωνίες εταιρικής σχέσης με άλλους φορείς, αν κρίνει ότι οι συμφωνίες αυτές αποτελούν το κατάλληλο μέσο για την επίτευξη των στόχων των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης, με σκοπό την ευρύτερη διάδοση της 3

4 χρήσης των πηγών πληροφόρησης που διαθέτουν σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση η) θα μετέχει στις γενικές δραστηριότητες πληροφόρησης της Επιτροπής σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση θ) θα διοργανώνει και θα προωθεί διαλόγους με τους πολίτες, συζητήσεις, ομιλίες, σεμινάρια και επισκέψεις στα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα μέσω του κέντρου επισκεπτών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ι) θα υποβάλει εκθέσεις στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή σχετικά με τις δραστηριότητές του, στις περιπτώσεις που προβλέπεται. 5. Ο ρόλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής Για να διευκολύνει τον ρόλο των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή: α) θα υποστηρίζει τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης στο βασικό τους έργο που είναι η παροχή πρόσβασης σε έγγραφα της ΕΕ και σε πηγές πληροφοριών. Μεταξύ άλλων περιλαμβάνεται και η ιδιότητα του «προνομιούχου χρήστη» στον ιστότοπο «EU Bookshop», η οποία επιτρέπει στα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης να παραγγέλνουν μεγάλες ποσότητες επιλεγμένων εκδόσεων οι οποίες εμφανίζονται στον λεγόμενο «κατάλογο χονδρικής παραγγελίας». Ωστόσο, οι δωρεάν παραδόσεις των εκδόσεων αυτών θα εξακολουθούν να εξαρτώνται από τους διαθέσιμους χρηματοοικονομικούς πόρους της αρμόδιας για τη συγκεκριμένη έκδοση υπηρεσίας της ΕΕ β) θα διευκολύνει την επικοινωνία των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης με τον ιστότοπο «EU Bookshop», τον οποίο διαχειρίζεται η Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ: Ο ιστότοπος αυτός, διαθέσιμος και στις 24 επίσημες γλώσσες της ΕΕ, εξασφαλίζει την εύκολη πρόσβαση σε όλες τις διαθέσιμες γλωσσικές εκδόσεις και ηλεκτρονικές μορφές των εκδόσεων της ΕΕ, καθώς και τη δωρεάν τηλεφόρτωσή τους. Η πρόσβαση διευκολύνεται πλέον με την παροχή 4

5 γραφικών στοιχείων, την ένταξη των εγγραφών σε εμπορικές υπηρεσίες εξεύρεσης και τη διαθεσιμότητα των εγγραφών αυτών δωρεάν για επαναχρησιμοποίηση μέσω της διεύθυνσης γ) θα υποστηρίζει την απευθείας επικοινωνία με άλλες υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (π.χ. την Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ, τη βιβλιοθήκη και το Κέντρο Ηλεκτρονικών Πόρων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και τη ΓΔ Έρευνας και Καινοτομίας) δ) θα υποστηρίζει τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης στην επιτέλεση των καθηκόντων τους (μεταξύ άλλων συμβάλλοντας στην κατάρτιση και παρέχοντας πληροφορίες στους βιβλιοθηκάριους των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης, καθώς και παρέχοντας πρόσβαση σε άλλες δραστηριότητες υποστήριξης και δικτύωσης) ε) θα διευκολύνει τις επισκέψεις, που διοργανώνονται μέσω του κέντρου επισκεπτών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ομάδων από τις κύριες κοινότητες των Κέντρων Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης (σπουδαστές και ερευνητές) στ) θα προσκαλεί τακτικά τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης να συμμετέχουν στους διαλόγους με τους πολίτες ζ) θα υποστηρίζει τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης που επιθυμούν να διοργανώσουν διαλόγους με τους πολίτες ή άλλες συζητήσεις σχετικά με τα ευρωπαϊκά θέματα η) θα προσκαλεί τακτικά τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις εθνικών δικτύων των αντιπροσωπειών και σε σχετικές δραστηριότητες της αντιπροσωπείας σε κάθε κράτος μέλος θ) θα ενισχύει τη δικτύωση μέσω πανευρωπαϊκών δικτυακών ομάδων που σκοπό έχουν τη συγκέντρωση γνώσεων και τεχνογνωσίας από τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης για κάποιο συγκεκριμένο θέμα και τη μετάδοσή τους σε όλα τα μέλη του δικτύου. 6. Παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων 5

6 Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή μπορεί να εκπονήσει έκθεση για την αξιολόγηση ενός συγκεκριμένου Κέντρου Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης με βάση τις πληροφορίες που λαμβάνει από την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Ελλάδα. Το εν λόγω Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης θα ενημερωθεί σχετικά με το αποτέλεσμα της έκθεσης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Εάν από την έκθεση προκύπτει το συμπέρασμα ότι πρέπει να γίνουν διορθώσεις στον τρόπο δράσης του Κέντρου Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης: α) η Επιτροπή θα συντάξει γραπτή έκθεση στην οποία θα προσδιορίζονται τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για να υπάρξει συμμόρφωση με τις δεσμεύσεις που υπέχει με τη συμφωνία που υπεγράφη για τη σύσταση του Κέντρου Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης β) εάν δεν ληφθούν τα αναγκαία μέτρα η δραστηριότητα του Κέντρου Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης θα περατωθεί. 6