ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ

Transcript

1 Ref. Ares(2017) /06/2017 ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΔ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Κύπρο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ ΣΥΜΦΩΝΙΑ-ΠΛΑΙΣΙΟ ΕΤΑΙΡΙΚΗΣ ΣΧΕΣΗΣ ΑΡΙΘ. COMM/NIC/ED/ / 1. Αποστολή και γενικοί στόχοι Τα κέντρα πληροφόρησης Europe Direct («EDIC») συμβάλλουν στις δραστηριότητες επικοινωνίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) με στόχο την εξασφάλιση της συμμετοχής του κοινού σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο. Σκοπός των δραστηριοτήτων προσέγγισης που διεξάγουν τα EDIC είναι η εξασφάλιση της συμμετοχής του κοινού σε ευρωπαϊκά θέματα μέσω της ανάπτυξης ενός βιώσιμου περιβάλλοντος δικτύωσης. Τα κέντρα συμπληρώνουν και υποστηρίζουν τις δραστηριότητες επικοινωνίας των Αντιπροσωπειών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, των Γραφείων Πληροφοριών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (EPIO) και άλλων θεσμικών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ σε τοπικό και/ή περιφερειακό επίπεδο. Επίσης, συνεργάζονται με άλλα δίκτυα πληροφόρησης και παροχής βοήθειας της ΕΕ. Τα κέντρα εστιάζουν στα βασικά θέματα και στις πολιτικές της ΕΕ που παρουσιάζουν άμεσο ενδιαφέρον για το κοινό, ιδίως για όσους χρειάζονται γενική πληροφόρηση. Τα EDIC διοργανώνουν επίσης εκδηλώσεις και χρησιμοποιούν ποικίλα εργαλεία επικοινωνίας προκειμένου να προσεγγίσουν το κοινό σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο, είτε απευθείας είτε μέσω σχετικών παραγόντων ευρείας απήχησης και ενδιαφερόμενων φορέων. Επίσης, στηρίζουν ενεργά τους «Διαλόγους με τους πολίτες» 1, σε στενή συνεργασία με την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Τα EDIC βρίσκονται σε αλληλεπίδραση με τοπικά και/ή περιφερειακά μέσα ενημέρωσης και παρέχουν αναπληροφόρηση σχετικά με τις απόψεις και τις αντιδράσεις του κοινού σε θέματα της ΕΕ. Αρμόδια για τη διαχείριση του δικτύου των κέντρων πληροφόρησης Europe Direct είναι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. 1 Διάλογοι που διοργανώνονται από Ευρωπαίους Επιτρόπους ή ανώτερους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, στο πλαίσιο των οποίων το κοινό μπορεί να εκφράζει τις απόψεις του σχετικά με θέματα της ΕΕ, βλέπε:

2 2. Στρατηγική και σχέδιο επικοινωνιακής προσέγγισης Τριετής στρατηγική επικοινωνιακής προσέγγισης Η στρατηγική σας θα πρέπει να παρουσιάζει τη γενική ιδέα του τρόπου διαχείρισης του κέντρου 2 κατά τη διάρκεια της τριετούς περιόδου. Θα πρέπει να παρουσιάσετε την ιδέα αυτή περιγράφοντας τις δραστηριότητες που σκοπεύετε να υλοποιήσετε για κάθε έτος χωριστά. Η ιδέα που θα παρουσιάσετε πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στην αποστολή και στους στόχους των κέντρων πληροφόρησης Europe Direct. Στη στρατηγική σας πρέπει να ενσωματώνονται επίσης οι στόχοι SMART 3 και να περιλαμβάνονται τα εξής: 1. τεκμηριωμένη ανάλυση των αναγκών πληροφόρησης σε θέματα της ΕΕ σε περιφερειακό και τοπικό επίπεδο στην περιοχή που θα καλύψετε 2. οι ομάδες κοινού στις οποίες θα απευθυνθείτε (συμπεριλαμβανομένων των παραγόντων ευρείας απήχησης και των ομάδων κοινού των οποίων η προσέγγιση είναι δύσκολη) και συγκεκριμένες δραστηριότητες επικοινωνίας για την προσέγγισή τους 3. οι βασικοί δίαυλοι μέσων ενημέρωσης για άμεση και διαδικτυακή επικοινωνία (έντυπος Τύπος, τηλεόραση, ραδιόφωνο, μέσα κοινωνικής δικτύωσης) που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε και τα θέματα που σκοπεύετε να καλύψετε (π.χ. δραστηριότητες EDIC, τοπικές οπτικές γωνίες των ζητημάτων της ΕΕ και επικαιρότητα πολιτικής) 4. λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τη συνεργασία, τη συμπληρωματικότητα και τις συνέργειες του EDIC με άλλες δραστηριότητες του εταίρου-φορέα υποδοχής του EDIC, καθώς και με άλλα δίκτυα και ενδιαφερόμενους φορείς σε ενωσιακό και τοπικό/περιφερειακό επίπεδο 5. λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να ενισχύσετε την προβολή του EDIC και την απήχησή του στην περιφέρεια. Ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας Θα πρέπει να παρουσιάσετε ένα ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας το οποίο να ανταποκρίνεται πλήρως στη στρατηγική επικοινωνιακής προσέγγισης που θα εφαρμόζει το κέντρο. Το σχέδιό σας θα πρέπει να περιλαμβάνει ετήσιους ειδικούς στόχους και να καλύπτει ειδικά βασικά θέματα. Τα εν λόγω θέματα πρέπει να είναι συνεπή προς τις προτεραιότητες επικοινωνίας της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και του Γραφείου Πληροφοριών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Το ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας θα πρέπει να περιλαμβάνει περιγραφή των διαφόρων στοιχείων επικοινωνίας. Παρότι στα εν λόγω στοιχεία περιλαμβάνονται «βασικές δραστηριότητες επικοινωνίας» και «εκδήλωση(-εις)» που πρέπει να υλοποιηθούν από 2 3 Το όνομα θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: «Κέντρο Πληροφόρησης Europe Direct [πόλη/περιφέρεια/περιοχή ]». SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-bound) σημαίνει «συγκεκριμένος, μετρήσιμος, εφικτός, ρεαλιστικός και χρονικά προσδιορισμένος». 2

3 όλα τα κέντρα, έχετε μεγαλύτερη ευελιξία κατά την επιλογή των λοιπών στοιχείων του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας. Δεδομένης της αυξημένης σημασίας που αποδίδεται στην εξασφάλιση της συμμετοχής του κοινού, οι εκδηλώσεις θα διαδραματίσουν καίριο ρόλο. Κατά συνέπεια, θα πρέπει να επιλέξετε τη «διοργάνωση εκδηλώσεων» όσες φορές απαιτείται για την επίτευξη των στόχων προσέγγισης που έχει θέσει το κέντρο, χωρίς ωστόσο να υπερβείτε το ανώτατο ποσό της επιχορήγησης. Τα διάφορα στοιχεία του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας μπορούν να συνδυαστούν με διαφορετικούς τρόπους, έως ότου συμπληρωθεί το όριο του ποσού της επιχορήγησης Στοιχεία του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας Το ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία, με διαφορετικό βαθμό ευελιξίας, καθένα από τα οποία συνδέεται με καθορισμένο κατ αποκοπή ποσό: Υποχρεωτικά: «Βασικές δραστηριότητες επικοινωνίας» (επιλέγεται μόνο μία φορά) «Εκδήλωση(-εις)» «Διοργάνωση εκδηλώσεων» (επιλέγεται όσες φορές απαιτείται έως ότου συμπληρωθεί το ανώτατο δυνατό ποσό επιχορήγησης -), επιλέγεται όσες φορές απαιτείται: o «Συμμετοχή σε εκδήλωση(-σεις)» Προαιρετικά, επιλέγονται μόνο μία φορά: «Προϊόντα επικοινωνίας»: o «Δημοσιεύσεις» o «Υποστηρικτικό υλικό επικοινωνίας» o «Οπτικοακουστικό και άλλο ηλεκτρονικό υλικό» o «Ηλεκτρονικό ενημερωτικό δελτίο» «Επισκέψιμο κέντρο» 3

4 Η κλίμακα των δραστηριοτήτων στο πλαίσιο των επιλεγμένων στοιχείων θα πρέπει να είναι ανάλογη προς το ποσό της επιχορήγησης Βασικές δραστηριότητες επικοινωνίας (υποχρεωτικό) Στο ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας σας θα πρέπει να επεξηγήσετε τον τρόπο με τον οποίο θα υλοποιήσετε τις «βασικές δραστηριότητες επικοινωνίας», στις οποίες περιλαμβάνονται τα ακόλουθα: λειτουργία ειδικής τηλεφωνικής γραμμής και διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανταπόκριση σε ατομικά αιτήματα συναντήσεων παροχή απαντήσεων σε ερωτήσεις ή παροχή καθοδήγησης στους πολίτες ώστε να απευθύνονται στα κατάλληλα δίκτυα της ΕΕ ή στο αντίστοιχο κέντρο επαφής Europe Direct 4 συνεργασία με την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και το Γραφείο Πληροφοριών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στην Κύπρο ενεργός συνεργασία με άλλα κέντρα πληροφόρησης Europe Direct σε εθνικό και/ή διασυνοριακό επίπεδο, καθώς και με άλλα δίκτυα της ΕΕ διανομή δημοσιεύσεων/πληροφοριών/βίντεο-κλιπ/μηνυμάτων της ΕΕ ανάπτυξη και διατήρηση τακτικών σχέσεων με τοπικά και περιφερειακά μέσα ενημέρωσης, μεταξύ άλλων μέσω της δημοσίευσης άρθρων και μέσω συνεισφοράς σε ραδιοφωνικές ή τηλεοπτικές εκπομπές σταθερή αλληλεπίδραση με το κοινό με τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης διατήρηση επικαιροποιημένου ιστότοπου (ή ιστοσελίδας) για τη δημοσιοποίηση των δραστηριοτήτων του κέντρου και την παροχή σχετικών, αντικειμενικών πληροφοριών για θέματα που αφορούν την ΕΕ, κατάλληλα προσαρμοσμένων για το τοπικό και/ή περιφερειακό κοινό συμμετοχή σε συναντήσεις συντονισμού/κατάρτισης που διοργανώνονται από την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Κύπρο και την έδρα της Επιτροπής στις Βρυξέλλες, με την ενεργό συμμετοχή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. 5 Τα έξοδα των συναντήσεων/καταρτίσεων που διοργανώνονται από την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Κύπρο θα καλύπτονται από την Αντιπροσωπεία χρήση εργαλείου έρευνας ικανοποίησης χρηστών, το οποίο θα παρασχεθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για την αξιολόγηση των δραστηριοτήτων του κέντρου (εκδηλώσεις και άλλες δραστηριότητες, κατά περίπτωση) παροχή ενημερωτικής αναπληροφόρησης σε μηνιαία βάση σχετικά με τις δραστηριότητες του EDIC, τους βασικούς τομείς ενδιαφέροντος του κοινού και την κάλυψη από τοπικά και/ή περιφερειακά μέσα ενημέρωσης, καθώς και σχετικά με θέματα υψηλού ενδιαφέροντος που ζητούνται μέσω του διαδικτυακού εργαλείου που παρέχεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή Προβλέπεται η κάλυψη όλων των εξόδων μετακίνησης και διαμονής που συνδέονται με τις δραστηριότητες κατάρτισης στην έδρα της Επιτροπής. Όσον αφορά τις ετήσιες γενικές συνελεύσεις που διεξάγονται σε μία από τις χώρες της ΕΕ, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή καλύπτει μόνο τα έξοδα διαμονής. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή προβλέπει τη διοργάνωση έως τριών ετήσιων γενικών συνελεύσεων κατά τον κύκλο λειτουργίας του δικτύου. 4

5 Εκδηλώσεις Μπορείτε να τις επιλέξετε όσες φορές απαιτείται ώστε το κέντρο να είναι σε θέση να εκπληρώσει τους στόχους προσέγγισης που έχει θέσει, χωρίς ωστόσο να υπερβείτε το ανώτατο ποσό της επιχορήγησης. Η «διοργάνωση εκδήλωσης(-εων)» (υποχρεωτική) περιλαμβάνει τη διοργάνωση εκδήλωσης ή σειράς εκδηλώσεων. Στο ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας σας θα πρέπει να περιγράψετε τουλάχιστον τα ακόλουθα: 1. το στοχευόμενο κοινό, συμπεριλαμβανομένων των αντίστοιχων αναγκών επικοινωνίας 2. εμπεριστατωμένο σχέδιο για τα μέσα ενημέρωσης, συμπεριλαμβανομένης της τηλεόρασης, του έντυπου Τύπου, του ραδιοφώνου, των διαδικτυακών μέσων ενημέρωσης και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, ανάλογα με το είδος της εκδήλωσης (ή των εκδηλώσεων) 3. το είδος, το μήνυμα και το περιεχόμενο της εκδήλωσης, συμπεριλαμβανομένου του θεματολογίου, της ημερομηνίας και της τοποθεσίας 4. το προσδοκώμενο αποτέλεσμα/τον προσδοκώμενο αντίκτυπο στο Η «συμμετοχή σε εκδήλωση(-εις)» (προαιρετικό στοιχείο) περιλαμβάνει την ενεργό συμμετοχή με τοποθέτηση περιπτέρου ή με παρουσίαση σε εκδηλώσεις που διοργανώνονται από τρίτους φορείς. Στο ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας σας θα πρέπει να περιγράψετε τουλάχιστον τα ακόλουθα: 1. την εκδήλωση, συμπεριλαμβανομένων των λόγων συμμετοχής του κέντρου 2. το στοχευόμενο κοινό της εκδήλωσης και του περιπτέρου του κέντρου, συμπεριλαμβανομένων των αντίστοιχων αναγκών επικοινωνίας 3. την κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης: μέσα κοινωνικής δικτύωσης, διαδικτυακά μέσα και τηλεόραση, έντυπος Τύπος και/ή ραδιόφωνο, κατά περίπτωση 4. το μήνυμα και το περιεχόμενο της παρουσίασης του κέντρου στην εκδήλωση 5. το προσδοκώμενο αποτέλεσμα/τον προσδοκώμενο αντίκτυπο στο Προϊόντα επικοινωνίας (προαιρετικό) Το περιεχόμενο των προϊόντων αυτών πρέπει να συμπληρώνει το υπάρχον υλικό που παράγεται από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ. 5

6 Στις «δημοσιεύσεις» θα πρέπει να περιλαμβάνονται έντυπες δημοσιεύσεις και/ή εκπαιδευτικό υλικό το οποίο είτε παράγεται από το ίδιο το κέντρο είτε εκτυπώνεται από τον ιστότοπο EU Bookshop 6. Στο ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας σας θα πρέπει να περιγράψετε τουλάχιστον τα ακόλουθα: 1. το στοχευόμενο κοινό, συμπεριλαμβανομένων των αντίστοιχων αναγκών επικοινωνίας 2. το είδος, το μήνυμα και το περιεχόμενο των δημοσιεύσεων 3. τους διαύλους διανομής και την ποσότητα 4. το προσδοκώμενο αποτέλεσμα/τον προσδοκώμενο αντίκτυπο στο Το «υποστηρικτικό υλικό επικοινωνίας» μπορεί να περιλαμβάνει υλικό προώθησης, διαγράμματα πληροφοριών, ενημερωτικά φυλλάδια κ.λπ. Στο ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας σας θα πρέπει να περιγράψετε τουλάχιστον τα ακόλουθα: 1. το στοχευόμενο κοινό, συμπεριλαμβανομένων των αντίστοιχων αναγκών επικοινωνίας 2. το υλικό 3. τους διαύλους διανομής και την ποσότητα 4. το προσδοκώμενο αποτέλεσμα/τον προσδοκώμενο αντίκτυπο στο Το «οπτικοακουστικό και άλλο ηλεκτρονικό υλικό» θα πρέπει να αποτελείται από προϊόντα του ίδιου του κέντρου. Στο ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας σας θα πρέπει να περιγράψετε τουλάχιστον τα ακόλουθα: 1. το στοχευόμενο κοινό, συμπεριλαμβανομένων των αντίστοιχων αναγκών επικοινωνίας 2. το μήνυμα και το περιεχόμενο του υλικού, συμπεριλαμβανομένου του προσωρινού κειμένου 3. τους διαύλους διανομής 4. το προσδοκώμενο αποτέλεσμα/τον προσδοκώμενο αντίκτυπο στο Το «ηλεκτρονικό ενημερωτικό δελτίο» θα πρέπει να περιλαμβάνει προϊόντα παραγόμενα από το κέντρο. Αυτά θα πρέπει να διανέμονται μέσω των κατάλληλων διαύλων επικοινωνίας (π.χ. λίστες αλληλογραφίας, μέσα 6 6

7 κοινωνικής δικτύωσης κ.λπ.) Στο ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας σας θα πρέπει να περιγράψετε τουλάχιστον τα ακόλουθα: 1. το στοχευόμενο κοινό, συμπεριλαμβανομένων των αντίστοιχων αναγκών επικοινωνίας 2. το μήνυμα, το περιεχόμενο και τη συχνότητα 3. τους διαύλους διανομής 4. το προσδοκώμενο αποτέλεσμα/τον προσδοκώμενο αντίκτυπο στο «Επισκέψιμο κέντρο» (προαιρετικό) Ένα «επισκέψιμο κέντρο» θα πρέπει να βρίσκεται σε τοποθεσία με σαφή προστιθέμενη αξία. Θα πρέπει να καταδείξετε ότι το επισκέψιμο κέντρο: θα βρίσκεται σε καίρια τοποθεσία με δυνατότητα προσέλκυσης υψηλού αριθμού επισκεπτών. Το «επισκέψιμο κέντρο» θα πρέπει: να παρουσιάζει σε εμφανή θέση το ωράριο λειτουργίας και το προσωπικό στελέχωσης του κέντρου να είναι εύκολα προσβάσιμο στο κοινό να είναι ιδιαίτερα προβεβλημένο, με κατάλληλη σήμανση να διαθέτει χώρο υποδοχής επισκεπτών και παρουσίασης υλικού σχετικά με την ΕΕ. 3. Ρήτρα ανεξαρτησίας Παρότι τα κέντρα λειτουργούν σε στενή συνεργασία με την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και το Γραφείο Πληροφοριών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, είναι ανεξάρτητα και δεν εκπροσωπούν την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και/ή το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Ωστόσο, τα κέντρα θα πρέπει να μεριμνούν ώστε σε κάθε περίπτωση να μεταφέρουν τις θέσεις της ΕΕ με τη μέγιστη δυνατή ακρίβεια και να επικοινωνούν με ουδέτερο, αντικειμενικά ορθό και αμερόληπτο τρόπο. Θα πρέπει επίσης να επεξηγούν στο κοινό τους ποιος είναι ο ρόλος των κέντρων πληροφόρησης Europe Direct. 4. Δέσμευση των εταίρων Οι εταίροι που επιλέγονται για τη διεξαγωγή των δραστηριοτήτων επικοινωνίας ενός κέντρου πληροφόρησης Europe Direct δεσμεύονται: να διασφαλίζουν ότι το κέντρο ανταποκρίνεται πλήρως στην αποστολή και τηρεί το ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής 7

8 να μεριμνούν ώστε το κέντρο να παρέχει ουδέτερες, ακριβείς και αντικειμενικά ορθές πληροφορίες σχετικά με την ΕΕ και να μην χρησιμοποιούνται ούτε να θεωρείται ότι χρησιμοποιούνται για σκοπούς που δεν ανταποκρίνονται στην αποστολή και στους στόχους του κέντρου να διασφαλίζουν ότι το κέντρο στελεχώνεται από προσωπικό που διαθέτει τις δεξιότητες και τα προσόντα που καθορίζονται στα κριτήρια επιλογής 7 να υποστηρίζουν τη συνεργασία του κέντρου με άλλα κέντρα πληροφόρησης Europe Direct και άλλα σχετικά δίκτυα και ενδιαφερόμενους φορείς να χρησιμοποιούν την ονομασία και το λογότυπο «Europe Direct» καθώς και άλλες μορφές ταυτοποίησης που παρέχει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, συστηματικά για όλες τις δραστηριότητες και όλα τα προϊόντα να ενημερώνουν την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής το ταχύτερο δυνατόν σε περίπτωση προβλημάτων ως προς την εφαρμογή του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας να διεξάγουν όλες τις δραστηριότητες του κέντρου δωρεάν για τους ενδιαφερόμενους χρήστες να μεριμνούν για την ομαλή διεξαγωγή των δραστηριοτήτων του κέντρου από τον πρώτο μήνα κάθε έτους, λαμβάνοντας υπόψη ότι το 70 % της προχρηματοδότησης της επιχορήγησης θα καταβληθεί κατά τη διάρκεια του πρώτου τριμήνου του ίδιου έτους, ενώ η τελική πληρωμή θα καταβληθεί το επόμενο έτος να παρέχουν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή πρόσβαση στις εγκαταστάσεις τους. 5. Δέσμευση της Επιτροπής Με την υπογραφή της συμφωνίας-πλαίσιο, η Επιτροπή δεσμεύεται: να αξιολογεί την αποδοτικότητα του EDIC και να παρέχει την απαραίτητη αναπληροφόρηση να παρέχει στο EDIC ενημερωτικό υλικό, προϊόντα επικοινωνίας, κατάρτιση επί γενικών και ειδικών θεμάτων της ΕΕ, ευκαιρίες δικτύωσης και πλατφόρμες συντονισμού, εντός των ορίων των υφιστάμενων πόρων να προβαίνει στην κατάλληλη παρακολούθηση και εποπτεία των δραστηριοτήτων του εταίρου. 6. Κατ αποκοπή ποσά Η επιχορήγηση για το ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας λαμβάνει τη μορφή κατ αποκοπή ποσού που καλύπτει τις επιλέξιμες δαπάνες της δράσης. Το συνολικό ετήσιο ύψος του κατ αποκοπή ποσού κυμαίνεται από ευρώ έως ευρώ. 7 Οι αιτούντες μπορούν να αποφασίσουν να ορίσουν ένα μόνο πρόσωπο για τη διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων του EDIC ή μια ομάδα. Στη δεύτερη περίπτωση, οι απαιτούμενες ικανότητες θα πρέπει να πληρούνται από ομάδα της οποίας θα ηγείται σαφώς καθορισμένος επικεφαλής. Ο επικεφαλής της ομάδας θα πρέπει να είναι το κύριο σημείο επαφής για την Επιτροπή, ενώ πρέπει επίσης να συμμετέχει σε όλες τις δραστηριότητες κατάρτισης και τις συναντήσεις που διοργανώνονται από την Επιτροπή για τους σκοπούς των δράσεων της επιχορήγησης. 8

9 Κάθε στοιχείο του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας συνδέεται με καθορισμένο κατ αποκοπή ποσό, όπως περιγράφεται αναλυτικά στον ακόλουθο πίνακα. Δεν είναι δυνατή η τροποποίηση των κατ αποκοπή ποσών. Στοιχεία του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας Υποχρεωτικό / προαιρετικό Συχνότητα Κατ αποκοπή ποσά (σε ευρώ) «ΒΑΣΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ» «Βασικές δραστηριό τητες επικοινωνί ας» Υποχρεωτικό «ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ» «Διοργάν ωση εκδήλωση ς(-σεων)» Υποχρεωτικό Περισσότερες από μία φορές «Συμμετοχ ή σε εκδήλωση (-σεις)» Περισσότερες από μία φορές 665 «ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ» «Δημοσιε ύσεις» «Υποστηρι κτικό υλικό επικοινωνί ας» 475 «Οπτικοακ ουστικό και άλλο ηλεκτρονι κό υλικό» 950 «Ηλεκτρον ικό ενημερωτι κό δελτίο» 475 «ΕΠΙΣΚΕΨΙΜΟ ΚΕΝΤΡΟ» «Επισκέψι μο κέντρο» Το συνολικό ποσό της επιχορήγησης θα υπολογιστεί με την άθροιση του κατ αποκοπή ποσού για τις «βασικές δραστηριότητες επικοινωνίας» και του κατ αποκοπή ποσού για κάθε πρόσθετο στοιχείο του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας. Μπορείτε να επιλέξετε τη «διοργάνωση εκδηλώσεων» και τη «συμμετοχή σε εκδηλώσεις» πολλές φορές, έως 9

10 ότου συμπληρωθεί το ανώτατο όριο της επιχορήγησης. Η επιλογή «λοιπά στοιχεία» του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας επιτρέπεται μόνο μία φορά. Θα πρέπει να συνδυάσετε διαφορετικά στοιχεία ώστε το συνολικό ποσό της επιχορήγησης να κυμαίνεται μεταξύ... EUR και... EUR. Το αιτούμενο ποσό πρέπει να βασίζεται στους ανωτέρω κανόνες, λαμβανομένου υπόψη του κατώτατου και του ανώτατου ποσού της επιχορήγησης, και σύμφωνα με το ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας. Ενώ το κατ αποκοπή ποσό που αντιστοιχεί σε κάθε στοιχείο είναι σταθερό (π.χ. δεν μπορείτε να ζητήσετε το ήμισυ του κατ αποκοπή ποσού), υπάρχει σε κάποιον βαθμό δυνατότητα ευελιξίας κατά τη διάρκεια του δεδομένου έτους. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντικαταστήσετε ένα στοιχείο με κάποιο άλλο, υπό την προϋπόθεση ότι: - διασφαλίζεται η συνέπεια προς το ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας - έχει προηγηθεί η σύμφωνη γνώμη της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και - το τελικό ποσό της επιχορήγησης δεν υπερβαίνει το ανώτατο ποσό επιχορήγησης που ορίζεται στην ειδική συμφωνία επιχορήγησης. Εάν ένα στοιχείο του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας αντικατασταθεί με κάποιο άλλο και εάν συνδέεται με: o υψηλότερο κατ αποκοπή ποσό, δεν παρέχεται συμπληρωματικός προϋπολογισμός o χαμηλότερο κατ αποκοπή ποσό, το τελικό ποσό της επιχορήγησης θα μειωθεί αναλόγως. Η επιχορήγηση θα καταβληθεί στο ακέραιο, υπό την προϋπόθεση της δέουσας εφαρμογής του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας. Εάν ένα από τα στοιχεία του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας δεν υλοποιηθεί δεόντως, το ποσό της επιχορήγησης θα μειωθεί αναλογικά. Σε μια τέτοια περίπτωση, κατά την υποβολή αίτησης πληρωμής του υπολοίπου, ο δικαιούχος θα είναι υποχρεωμένος να προβεί σε εκτίμηση του βαθμού υλοποίησης του δεδομένου στοιχείου του ετήσιου σχεδίου επικοινωνίας (βλ. στήλη β του παραρτήματος V της συμφωνίας-πλαισίου εταιρικής σχέσης). Το αργότερο πριν από την καταβολή του υπολοίπου θα πραγματοποιηθεί επαλήθευση προκειμένου να διασφαλιστεί ότι πληρούνται οι ανωτέρω προϋποθέσεις για την ενεργοποίηση της καταβολής του κατ αποκοπή ποσού. Μετά την καταβολή του υπολοίπου ενδέχεται επίσης να πραγματοποιηθούν επαληθεύσεις, έλεγχοι και λογιστικοί έλεγχοι προκειμένου να διαπιστωθεί η εκπλήρωση των προϋποθέσεων. Μπορεί επίσης να ζητηθεί από τον δικαιούχο να αποδείξει ότι έχει εφαρμόσει δεόντως το ετήσιο σχέδιο επικοινωνίας. Ο δικαιούχος δεν θα απαιτείται να υποβάλει έκθεση σχετικά με τις δαπάνες που πράγματι κατέβαλε για την υλοποίηση της δράσης. Το ύψος των κατ αποκοπή ποσών δεν θα αμφισβητηθεί κατά τη διεξαγωγή των εκ των υστέρων ελέγχων. Ωστόσο, αυτό δεν επηρεάζει τη δυνατότητα μείωσης της επιχορήγησης σύμφωνα με τα ως άνω οριζόμενα. 10

11 Η καταβολή της επιχορήγησης δεν επηρεάζει το δικαίωμα πρόσβασης στα νομοθετικά προβλεπόμενα αρχεία που τηρούν οι δικαιούχοι για τους ακόλουθους σκοπούς: τον έλεγχο των εν λόγω αρχείων για μελλοντικές επιχορηγήσεις ή την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της ΕΕ, π.χ. για εντοπισμό απάτης, παρατυπιών ή αθέτησης υποχρεώσεων. 7. Επιστροφή των πραγματικών δαπανών Η συμφωνία-πλαίσιο επιχορήγησης επιτρέπει τη χορήγηση επιχορηγήσεων με τη μορφή επιστροφής επιλέξιμων δαπανών που πράγματι καταβλήθηκαν. Η επιλογή της επιστροφής πραγματικών δαπανών μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο για ad hoc δραστηριότητες επικοινωνίας. Επιχορηγήσεις αυτού του είδους θα προσδιοριστούν με την εφαρμογή μέγιστου ποσοστού συγχρηματοδότησης στις επιλέξιμες δαπάνες που θα έχουν πράγματι καταβληθεί και δηλωθεί από τον δικαιούχο και, ενδεχομένως, από τις συνδεδεμένες με αυτόν οντότητες. Περαιτέρω λεπτομερή στοιχεία, συμπεριλαμβανομένου του ποσοστού συγχρηματοδότησης, καθώς και οι επιλέξιμες δαπάνες θα καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων, κατά περίπτωση. 8. Πρόταση που υποβάλλεται από τον εταίρο Η αίτηση που υποβάλλεται από [τον εταίρο], κατόπιν της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων [αριθμός] αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του παρόντος σχεδίου δράσης. 11