ΙΑΚΗΡΥΞΗ ΗΜΟΠΡΑΣΙΑΣ Ο ΗΜΑΡΧΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΗΜΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΙΑΚΗΡΥΞΗ ΗΜΟΠΡΑΣΙΑΣ Ο ΗΜΑΡΧΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Έχοντας υπόψη τις διατάξεις του Π. /τος του 28/80 «Περί εκτελέσεως έργων και προµηθειών Οργανισµών Τοπικής Αυτοδιοίκησης» όπως και των συναφών διατάξεων του Ν. 3463/2006 άρθρο 209 και του Ν. 3731/2008 άρθρο 20 παρ. 13. ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ Πρόχειρο διαγωνισµό µε κριτήριο τη χαµηλότερη τιµή, κλειστές προσφορές και συµπλήρωση τιµολογίου σύµφωνα µε το σχέδιο της Υπηρεσίας για την «Υλοποίηση και εφαρµογή του Εθνικού ηµοτολογίου στον ήµο Θεσσαλονίκης». Όργανο, τόπος και χρόνος διενέργειας διαγωνισµού Ο διαγωνισµός θα διενεργηθεί στο Κεντρικό ηµοτικό Κατάστηµα, Βασ. Γεωργίου Α 1Α, Τµήµα Προµηθειών, γραφείο 027Ε τηλ. 2310 877 528, σύµφωνα µε τις διατάξεις του Π. /τος 28/80 και των συναφών διατάξεων του Ν. 3463/2006 άρθρο 209 και του Ν. 3731/2008 άρθρο 20 παρ. 13, ενώπιον της αρµόδιας επιτροπής, η οποία ορίστηκε µε την υπ αριθµ. 3955/2010 Α..Ε., την 6/12/2010 ηµέρα ευτέρα και ώρα λήξης την 13:00. Προϋπολογισµός - Χρηµατοδότηση Εργασίας Η προϋπολογισθείσα δαπάνη ανέρχεται στο ποσό των 48.780,49 Ευρώ µη συµπεριλαµβανοµένου του Φ.Π.Α. ή εξήντα χιλιάδων Ευρώ (60.000 ), συµπεριλαµβανοµένου του Φ.Π.Α. 23%. Η δαπάνη περιλαµβάνεται στον προϋπολογισµό του 2010 (σκέλος εξόδων ΚΑ 00/6117.30, πίστωση 03407/2010) και θα χρηµατοδοτηθεί από πόρους του ήµου. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 1 από 26

A ΜΕΡΟΣ: ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ A.1 Υποχρεωτικοί Όροι Όλοι οι περιεχόµενοι στη διακήρυξη όροι και απαιτήσεις είναι υποχρεωτικές για τους συµµετέχοντες. Απόκλιση από τους υποχρεωτικούς όρους και απαιτήσεις (ποσοτικές και ποιοτικές) επιφέρει τον αποκλεισµό του συµµετέχοντα. A.1.1 Αποκλεισµός ιαγωνιζοµένου Η Προσφορά αποκλείεται από την αξιολόγηση όταν: Α. Είναι αόριστη και δεν µπορεί να εκτιµηθεί ή όταν περιέχει ανακριβή στοιχεία. Β. εν έχουν υποβληθεί τα δικαιολογητικά που προβλέπονται στην παράγραφο Α.2.2.3. Γ. εν προκύπτει µε σαφήνεια η προσφερόµενη τιµή και δεν έχει συνταχθεί σύµφωνα µε την παράγραφο Α.2.2.3.3. A.2 Γενικοί Όροι ιενέργειας ιαγωνισµού A.2.1 Αντικείµενο ιακήρυξης 1. Αντικείµενο της ιακήρυξης είναι η υλοποίηση ενός νέου πληροφοριακού συστήµατος για την υποστήριξη της λειτουργίας της ιεύθυνσης ηµοτικής Κατάστασης του ήµου Θεσσαλονίκης ( Θ), εναρµονισµένου µε τις απαιτήσεις του Ν. 3274/2004. Το έργο πλαισιώνεται από υπηρεσίες εγκατάστασης και παραµετροποίησης των νέων εφαρµογών λογισµικού, µετάπτωσης δεδοµένων, εκπαίδευσης και υπηρεσίες πιλοτικής λειτουργίας. 2. εν γίνονται δεκτές προσφορές για µέρος του έργου. Θα αναδειχθεί ένας µειοδότης, ο οποίος θα αναλάβει το σύνολο του έργου. 3. εν γίνονται δεκτοί υπεργολάβοι. 4. Προσφορές που για οποιονδήποτε λόγω υποβάλλονται µετά την ηµεροµηνία και ώρα λήξης του διαγωνισµού δεν λαµβάνονται υπ όψιν. 5. Η ισχύς των προσφορών θα είναι τουλάχιστον τρίµηνη. Ο διαγωνιζόµενος δεν δύναται κατά το διάστηµα της ισχύος της προσφοράς του να επιζητήσει την ακύρωση αυτής ή οποιαδήποτε µεταβολή των όρων προερχόµενη από οποιοδήποτε λόγο ή αιτία. 6. Ο ήµος µπορεί να παρατείνει την προθεσµία ισχύος των προσφορών, ύστερα από έγγραφη συµφωνία µε τους διαγωνιζόµενους. 7. Μετά την λήξη και της παραπάνω παράτασης προθεσµίας ισχύος των προσφορών, µαταιώνεται ο διαγωνισµός. 8. Οικονοµικοί όροι των διαγωνιζοµένων δεν γίνονται δεκτοί. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 2 από 26

9. Εναλλακτικές προσφορές και αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές. 10.Οι προδιαγραφές-απαιτήσεις του έργου και λοιποί ειδικοί όροι περιγράφονται αναλυτικά στο Μέρος Β. 11.Οι προσφορές, τεχνικές και οικονοµικές, θα είναι γραµµένες στην Ελληνική γλώσσα και θα είναι πλήρεις και σαφείς σε όλα τα σηµεία. Οποιαδήποτε ασάφεια θα ερµηνεύεται σε βάρος του προσφέροντος. 12.Οι τιµές προσφοράς δεν υπόκεινται σε µεταβολή κατά τη διάρκεια ισχύος της προσφοράς, ούτε σε περίπτωση που ζητηθεί παράταση της διάρκειας ισχύος της προσφοράς και γενικότερα δεν υπόκεινται σε µεταβολή καθ όλη τη διάρκεια του έργου και τυχόν επεκτάσεων. 13.Ο χρόνος παράδοσης σε πλήρη ετοιµότητα δεν µπορεί να είναι µεγαλύτερος των δύο (2) µηνών από την ηµεροµηνία πρωτοκόλλησης της σύµβασης στο Γενικό Πρωτόκολλο του Θ. A.2.2 A.2.2.1 ικαίωµα ικαιολογητικά Συµµετοχής - Εκπροσώπηση ικαίωµα Συµµετοχής ικαίωµα συµµετοχής στον διαγωνισµό έχουν: Φυσικά ή νοµικά πρόσωπα και ενώσεις προσώπων/κοινοπραξίες που νοµίµως ασχολούνται µε την ανάληψη έργων πληροφορικής και την παροχή υπηρεσιών ανάπτυξης τεχνολογικών υποδοµών πληροφορικής και είναι εγγεγραµµένοι στα οικεία Επιµελητήρια και µε την προϋπόθεση ότι έχουν αποδεδειγµένες ικανότητες, εξειδικευµένες γνώσεις και εµπειρία στην κατάρτιση πληροφοριακού συστήµατος εναρµονισµένου µε τις απαιτήσεις του Ν. 3274/2004 (Εθνικό ηµοτολόγιο). A.2.2.2 Εκπροσώπηση Όσοι θα λάβουν µέρος στον διαγωνισµό θα παρίστανται αυτοπροσώπως ή από άλλο νόµιµα εξουσιοδοτηµένο πρόσωπο. Οι ανώνυµες εταιρίες εκπροσωπούνται από µέλος του ιοικητικού Συµβουλίου ή από άλλο νόµιµα εξουσιοδοτηµένο πρόσωπο, το οποίο καταθέτει κατά την ηµέρα της ηµοπρασίας πρακτικό του ιοικητικού Συµβουλίου της εταιρίας που εγκρίνει τη συµµετοχή της στο διαγωνισµό και ορίζει τον εκπρόσωπό της. Οι Ο.Ε., Ε.Ε και Ε.Π.Ε. εκπροσωπούνται από τον διαχειριστή τους ή από άλλο νόµιµα εξουσιοδοτηµένο πρόσωπο. Όπου χρειάζονται υπογραφές εφ όσον οι ενδιαφερόµενοι δεν παρίστανται αυτοπροσώπως, αλλά µε αντιπρόσωπο πρέπει να θεωρήσουν το γνήσιο της υπογραφής τους ενώπιον δηµόσιας δηµοτικής ή κοινοτικής Αρχής. A.2.2.3 ικαιολογητικά Συµµετοχής A.2.2.3.1 Φάκελος ικαιολογητικών Ο φάκελος αυτός πρέπει να περιέχει τα παρακάτω δικαιολογητικά: (ισχύει για όλα τα φυσικά, νοµικά πρόσωπα, ενώσεις προσώπων/κοινοπραξίες). ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 3 από 26

1. Υπεύθυνη δήλωση του διαγωνιζόµενου ότι έλαβε πλήρη γνώση των όρων της διακήρυξης και των τεχνικών προδιαγραφών, τα οποία αποδέχεται ανεπιφύλακτα. 2. Υπεύθυνη δήλωση του διαγωνιζόµενου ότι έλαβε πλήρη γνώση του οριζόµενου χρόνου παράδοσης, τον οποίο αποδέχεται ανεπιφύλακτα. 3. Εγγυητική επιστολή συµµετοχής στον διαγωνισµό η οποία ορίζεται σε ποσοστό 5% του προϋπολογισµού, µη συµπεριλαµβανοµένου ΦΠΑ. 4. Πιστοποιητικό του οικείου Επιµελητηρίου µε το οποίο θα πιστοποιείται η εγγραφή τους σε αυτό, το ειδικό επάγγελµά τους, ισχύος την ηµεροµηνία διεξαγωγής του διαγωνισµού. 5. Το παραπάνω πιστοποιητικό µπορεί να µην υποβάλλεται µαζί µε την προσφορά εάν έχει κατατεθεί σε προηγούµενο διαγωνισµό και δεν έχει λήξει η ισχύς του. 6. Βεβαίωση της Ταµειακής Υπηρεσίας, ισχύος την ηµεροµηνία διεξαγωγής του διαγωνισµού, από την οποία να προκύπτει ότι δεν υφίσταται καµία οφειλή τους προς τον ήµο Θεσσαλονίκης από οποιαδήποτε αιτία. 7. Φορολογική ενηµερότητα του διαγωνιζοµένου από την αρµόδια Εφορία. 8. Πιστοποιητικό αρµόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής του τελευταίου εξαµήνου από το οποίο να προκύπτει ότι (α) δεν τελούν υπό πτώχευση, (β) δεν τελούν υπό εκκαθάριση, (γ) δεν τελούν υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση, (δ) δεν έχει λυθεί η εταιρία (για Α.Ε.), (ε) συστατική πράξη (για κάθε µορφή εταιρίας, ισχύει και για τις κοινοπραξίες), (στ) οι Α.Ε, πρέπει να καταθέσουν πρακτικό του.σ, τους µε το οποίο θα εγκρίνεται η συµµετοχή της εταιρίας στον διαγωνισµό. 9. Περιγραφή και τεκµηρίωση των µέτρων που λαµβάνουν οι Προσφέροντες για την εξασφάλιση της ποιότητας των προσφερόµενων υπηρεσιών τους. (Σχετική τεκµηρίωση αποτελεί το πιστοποιητικό Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας σύµφωνα µε το πρότυπο ISO 9000:2000 ή ισοδύναµο, µε σχετικό πεδίο εφαρµογής). Επιπλέον για τις ενώσεις προσώπων/κοινοπραξίες ισχύουν τα ακόλουθα: 1. Κάθε υποψήφιος ανάδοχος που συµµετέχει στην ένωση πρέπει να πληροί τους όρους της διακήρυξης. 2. Η ένωση υποβάλλει κοινή προσφορά, η οποία υπογράφεται είτε από όλους τους υποψήφιους εργολάβους που συµµετέχουν στην ένωση είτε από εκπρόσωπό τους σύµφωνα µε την παρ. Α.2.2.2 της διακήρυξης. 3. Με την υποβολή της προσφοράς κάθε µέλος της ένωσης ευθύνεται εις ολόκληρο. Σε περίπτωση κατακύρωσης ή ανάθεσης του έργου η ευθύνη αυτή εξακολουθεί µέχρι να ολοκληρωθεί η σύµβαση. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 4 από 26

4. Σε περίπτωση που εξαιτίας ανικανότητας για οποιονδήποτε λόγο ή ανωτέρας βίας µέλος της ένωσης δεν µπορεί να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις της ένωσης κατά τον χρόνο αξιολόγησης των προσφορών, τα υπόλοιπα µέλη συνεχίζουν να έχουν την ευθύνη ολόκληρης της κοινής προσφοράς µε την ίδια τιµή. Εάν η παραπάνω ανικανότητα προκύψει κατά τον χρόνο εκτέλεσης της σύµβασης τα υπόλοιπα µέλη συνεχίζουν να έχουν την ευθύνη της ολοκλήρωσης της κοινής προσφοράς µε την ίδια τιµή και όρους 5. Αντικατάσταση των µελών της ένωσης δεν γίνεται δεκτή. A.2.2.3.2 Φάκελος Τεχνικής Προσφοράς Στο φάκελο αυτό θα περιέχονται όλα τα τεχνικά στοιχεία των προσφερόµενων εργασιών και τυχόν τεχνικά φυλλάδια της εταιρείας, όπως ορίζεται στο Μέρος Β. Η τεχνική προσφορά θα κατατεθεί σε τρία (3) αντίγραφα σε έντυπη µορφή καθώς και σε ηλεκτρονική µορφή (CD). A.2.2.3.3 Φάκελος Οικονοµικής Προσφοράς Οι οικονοµικές προσφορές υποβάλλονται µέσα σε φάκελο καλά σφραγισµένο και σ αυτόν θα περιέχεται η προσφορά του διαγωνιζόµενου για τις συγκεκριµένες εργασίες σε Ευρώ. Οι προσφορές δεν πρέπει να έχουν ξέσµατα, σβησίµατα, προσθήκες, διορθώσεις κ.τ.λ.. Εάν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, αυτή πρέπει να είναι καθαρογραµµένη και µονογραµµένη από τον προσφέροντα. Οικονοµικές προσφορές που υποβάλλονται ανοικτές δεν γίνονται αποδεκτές. Οι προσφερόµενες τιµές θα αναγράφονται ολογράφως και αριθµητικώς. Στις προσφερόµενες τιµές περιλαµβάνονται όλες οι προβλεπόµενες νόµιµες κρατήσεις (παρ. Α.3.3), καθώς και κάθε άλλη δαπάνη η οποία θα απαιτηθεί για την υλοποίηση του έργου. Ο Φ.Π.Α. πρέπει να αναφέρεται χωριστά και βαρύνει τον ήµο. Η τιµή χωρίς Φ.Π.Α. θα λαµβάνεται υπ όψιν για τη σύγκριση των προσφορών. Η οικονοµική προσφορά θα κατατεθεί σε τρία (3) αντίγραφα σε έντυπη µορφή. A.3 Ειδικές ιατάξεις A.3.1 Ενστάσεις κατά της ηµοπρασίας Οι ενστάσεις κατά της διεξαγωγής της δηµοπρασίας υποβάλλονται εγγράφως, µέχρι της εποµένης από της διεξαγωγής της δηµοπρασίας εργάσιµης ηµέρας και κατά του αποτελέσµατος της δηµοπρασίας µέχρι και της εποµένης της ανακοινώσεως αυτού. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 5 από 26

Οι ενστάσεις κατατίθενται στο πρωτόκολλο της υπηρεσίας και διαβιβάζονται στη ηµαρχιακή Επιτροπή, µετά από αιτιολογηµένη γνωµοδότηση του αρµοδίου για την αξιολόγηση οργάνου. A.3.2 Αξιολόγηση προσφορών Ακύρωση Επανάληψη ηµοπρασίας Ο προµηθευτής θα επιλεγεί βάσει της χαµηλότερης προσφοράς. Η ακύρωση του διαγωνισµού επιτρέπεται λόγω ασύµφορου ή συµπαιγνίας. Η δηµοπρασία µπορεί να επαναληφθεί για µία ακόµη φορά λόγω ασύµφορου. Προσφορά που παρουσιάζει ουσιώδεις αποκλίσεις από τους όρους και τις τεχνικές προδιαγραφές απορρίπτεται. εν απορρίπτεται προσφορά εάν οι παρουσιαζόµενες αποκλίσεις κρίνονται ως επουσιώδεις. Προσφορά που θέτει όρο αναπροσαρµογής των τιµών, απορρίπτεται ως απαράδεκτη. A.3.3 απάνες που επιβαρύνουν τον Προµηθευτή Τον προµηθευτή βαρύνουν τα έξοδα δηµοσίευσης της περιληπτικής διακήρυξης της δηµοπρασίας, η κράτηση 1,5 % υπέρ ΤΑ ΚΥ ΤΕΑ Υ, 0,5% υπέρ ΤΠ Υ, 8% Φόρος Εισοδήµατος και κάθε τυχόν νόµιµη δαπάνη. Ο Φ.Π.Α. βαρύνει τον ήµο Θεσσαλονίκης. A.3.4 Υπογραφή Σύµβασης Εγγύηση Καλής Εκτέλεσης ικαιολογητικά κατακύρωσης Ο ανάδοχος στον οποίο θα κατακυρωθεί ο διαγωνισµός είναι υποχρεωµένος µέσα σε δέκα (10) µέρες από την παραλαβή της ανακοίνωσης του αποτελέσµατος του διαγωνισµού, να έρθει στο Κεντρικό ηµοτικό Κατάστηµα και να υπογράψει τη σχετική σύµβαση µε την υποβολή εγγύησης καλής εκτέλεσης του έργου, η οποία ορίζεται σε ποσοστό 5% του προϋπολογισµού, µη συµπεριλαµβανοµένου ΦΠΑ. Ταυτόχρονα θα υπογραφεί και το συµβόλαιο υποστήριξης µε την υποβολή εγγύησης καλής εκτέλεσης του συµβολαίου υποστήριξης η οποία είναι ισόποση µε την εγγύηση καλής εκτέλεσης του έργου. Εάν ο ανάδοχος δεν έρθει να υπογράψει τη σύµβαση µέσα στην παραπάνω προθεσµία των δέκα (10) ηµερών ή δεν καταθέσει την εγγύηση καλής εκτέλεσης κηρύσσεται έκπτωτος. Η εγγύηση καλής εκτέλεσης επιστρέφεται µετά την οριστική παραλαβή του έργου. A.3.5 Υπέρβαση προθεσµίας Εκτέλεσης εργασίας Σε περίπτωση εκπρόθεσµης εκτέλεσης της εργασίας ο ήµαρχος µπορεί µε απόφαση του να επιβάλλει σε βάρος του µειοδότη ποινική ρήτρα ποσού ίσου µε το 1/50 της αξίας των εργασιών για κάθε ηµέρα καθυστέρησης. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 6 από 26

A.3.6 Αθέτηση Όρων Συµφωνίας Ευθύνη Προµηθευτή Από µέρους του µειοδότη η αθέτηση οποιουδήποτε όρου του παρόντος διαγωνισµού και της σύµβασης ή µη πλήρης συµµόρφωσή του προς τους όρους αυτών, παρέχει στο ήµο το δικαίωµα να τον κηρύξει έκπτωτο µε απόφαση του ηµοτικού Συµβουλίου. Η έκπτωση του µειοδότη έχει ως συνέπεια : 1. Την απώλεια υπέρ του ήµου, λόγω ποινικής ρήτρας ολοκλήρου του ποσού της κατατιθέµενης εγγύησής του. 2. Την υποχρέωση του µειοδότη να αποζηµιώσει το ήµο για κάθε ζηµιά θετική ή αποθετική που τυχόν θα υποστεί ο ήµος από την µη εκτέλεση της σύµβασης. A.3.7 Επίλυση ιαφορών Οι διαφορές που θα εµφανιστούν από την εφαρµογή της παρούσης σύµβασης επιλύονται σύµφωνα µε το άρθρο 273 του Ν. 3463/2006. Ο ΑΝΤΙ ΗΜΑΡΧΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ / ΟΡΓΑΝΩΣΕΩΣ ΚΑΙ ΜΕΘΟ ΩΝ ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΜΑΚΡΑΝΤΩΝΑΚΗΣ ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 7 από 26

B ΜΕΡΟΣ: ΕΙ ΙΚΟΙ ΟΡΟΙ B.1 Σκοπός - Στόχοι του Έργου Με τον Ν. 3274/2004 θεσπίσθηκε η κατάρτιση και τήρηση του Εθνικού ηµοτολογίου (Ε ), το οποίο είναι έργο εθνικής εµβέλειας. Κύριο αντικείµενο του έργου είναι η συνένωση των υφιστάµενων δηµοτολογίων των ήµων και Κοινοτήτων όλης της χώρας και η δηµιουργία µιας κεντρικής βάσης δεδοµένων, η οποία αφενός θα βελτιώσει την ποιότητα των τηρουµένων πληροφοριών και των εξαρτωµένων από αυτές υπηρεσιών προς τον πολίτη, αφετέρου θα αποτελέσει τον πυρήνα των πληροφοριών πάνω στον οποίο θα στηριχθεί η ανταλλαγή έγκυρων στοιχείων µεταξύ πολλών βάσεων δεδοµένων που χρησιµοποιεί η δηµόσια διοίκηση και άλλοι οργανισµοί δηµόσιου συµφέροντος. Σκοπός του παρόντος έργου είναι η υλοποίηση ενός νέου πληροφοριακού συστήµατος για την υποστήριξη της λειτουργίας της ιεύθυνσης ηµοτικής Κατάστασης του ήµου Θεσσαλονίκης ( Θ), εναρµονισµένου µε τις απαιτήσεις του Ε. Το έργο πλαισιώνεται από υπηρεσίες εγκατάστασης και παραµετροποίησης των νέων εφαρµογών λογισµικού, µετάπτωσης δεδοµένων, εκπαίδευσης και υπηρεσίες πιλοτικής λειτουργίας. Στόχοι του έργου είναι οι εξής: Η απρόσκοπτη συνεργασία του λογισµικού διαχείρισης ηµοτολογίου µε το Κεντρικό Ολοκληρωµένο Πληροφοριακό Σύστηµα του Εθνικού ηµοτολογίου του ΥΠΕΣ. Η βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών που συναλλάσσονται καθηµερινά µε τον Θ για θέµατα ηµοτικής Κατάστασης. Η συµµετοχή του Θ στην προσπάθεια αναβάθµισης της ηµόσιας ιοίκησης και της υιοθέτησης σύγχρονων εργαλείων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (e-government). Η προετοιµασία για το επόµενο έργο εθνικής εµβέλειας που αφορά τα στοιχεία των πολιτών, το Εθνικό Ληξιαρχείο. Η αξιοποίηση σύγχρονων πληροφοριακών συστηµάτων και κτιριακών υποδοµών του Νέου ηµαρχιακού Μεγάρου που έχει αναπτύξει ο Θ τα τελευταία χρόνια, διαφυλάσσοντας τις επενδύσεις που έχουν πραγµατοποιηθεί. B.2 Περιβάλλον Έργου B.2.1 B.2.1.1 Εµπλεκόµενοι στην υλοποίηση του Έργου Υπηρεσίες του ήµου Θεσσαλονίκης Στην εκτέλεση διαφόρων εργασιών του έργου θα συµµετέχουν στελέχη των ιευθύνσεων ηµοτικής Κατάστασης και Οργανώσεως και Μεθόδων (Μηχανοργάνωση) του ήµου Θεσσαλονίκης, τα οποία θα παρέχουν τα ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 8 από 26

απαραίτητα στοιχεία και κατευθύνσεις στον Ανάδοχο, σε συνεργασία µε την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου. B.2.1.2 Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (Ε.Π.Π.Ε.) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας ιακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (Ε.Π.Π.Ε.)». Αρµοδιότητα της Ε.Π.Π.Ε. αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η προσωρινή και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. B.2.2 B.2.2.1 Υφιστάµενη Κατάσταση Οργάνωση των Υπηρεσιών του ήµου Θεσσαλονίκης Στον επόµενο πίνακα παρουσιάζεται η οργάνωση των Υπηρεσιών του ήµου Θεσσαλονίκης που χρησιµοποιούν τµήµατα των υφιστάµενων εφαρµογών ηµοτικής Κατάστασης. Στον πίνακα παρουσιάζονται επίσης τα σηµεία εγκατάστασης των υπηρεσιών του ήµου, καθώς και ο αριθµός των χρηστών των εφαρµογών ανά τµήµα. ΥΠΗΡΕΣΙΑ /ΝΣΗ ΗΜΟΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΚΤΙΡΙΟ ιεύθυνση Όροφος ΘΕΣΕΙΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΝΕΟ ΗΜΑΡΧΙΑΚΟ ΜΕΓΑΡΟ (Ν Μ) 1 ΓΡΑΦΕΙΟ ΙΕΥΘΥΝΤΟΥ ΤΜΗΜΑ ΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟΥ Ν Μ 50 ΤΜΗΜΑ ΜΗΤΡΩΩΝ ΑΡΡΕΝΩΝ Ν Μ 5 ΤΜΗΜΑ ΕΚΛΟΓΙΚΩΝ ΚΑΤΑΛΟΓΩΝ Ν Μ 6 /ΝΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟ ΙΕΥΘΥΝΤΟΥ Ν Μ 1 ΤΜΗΜΑ ΓΕΝΝΗΣΕΩΝ-ΒΑΠΤΙΣΕΩΝ Ν Μ 2 ΤΜΗΜΑ ΓΑΜΩΝ-ΘΑΝΑΤΩΝ Ν Μ 2 /ΝΣΗ ΙΟΙΚΗΣΗΣ Α' ΗΜΟΤΙΚΟ ΙΑΜΕΡΙΣΜΑ Α' 2 Β' ΗΜΟΤΙΚΟ ΙΑΜΕΡΙΣΜΑ Β' 2 Γ' ΗΜΟΤΙΚΟ ΙΑΜΕΡΙΣΜΑ Γ' 5 ' ΗΜΟΤΙΚΟ ΙΑΜΕΡΙΣΜΑ 2 Ε' ΗΜΟΤΙΚΟ ΙΑΜΕΡΙΣΜΑ Ε' 4 ΣΥΝΟΛΟ 82 ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 9 από 26

B.2.2.1.1 Τµήµα ηµοτολογίου Λειτουργικό Αντικείµενο Το ηµοτολόγιο είναι δηµόσιο βιβλίο, εµπιστευτικού χαρακτήρα, στο οποίο είναι εγγεγραµµένοι, υποχρεωτικά, όλοι οι Έλληνες πολίτες, άνδρες και γυναίκες, κατά οικογενειακές µερίδες. Το ηµοτολόγιο τηρείται, σύµφωνα µε τον νόµο, από τους ήµους και τις Κοινότητες της χώρας και αποδεικνύει την Ελληνική ιθαγένεια του εγγεγραµµένου και την ιδιότητα του δηµότη σε ορισµένο ήµο ή Κοινότητα. Το ηµοτολόγιο απεικονίζει την πραγµατική εικόνα της οικογενειακής κατάστασης των πολιτών και συνεπώς η σηµασία της ορθής τήρησής του είναι ιδιαίτερα σηµαντική. Προορισµός του είναι η παροχή πληροφοριών που αφορούν την ατοµική και οικογενειακή κατάσταση του δηµότη. Οι αποφάσεις τροποποίησης της δηµοτικής κατάστασης των πολιτών και τα εκδιδόµενα πιστοποιητικά, ταυτοποιούν τον κάθε Έλληνα πολίτη και επηρεάζουν άµεσα την σχέση του µε την Πολιτεία. Θα πρέπει να σηµειωθεί ότι τα πιστοποιητικά ατοµικής και οικογενειακής κατάστασης είναι τα συχνότερα ζητούµενα από την ιοίκηση για διεκπεραίωση υποθέσεων των πολιτών. Οι εργασίες του ηµοτολογίου περιλαµβάνουν: Την σύνταξη, ενηµέρωση και τήρηση των βιβλίων του ηµοτολογίου Την τήρηση, για κάθε οικογένεια, φακέλου µε τα σχετικά δικαιολογητικά καθώς και το αρχείο αποφάσεων µεταβολών στο δηµοτολόγιο. Την έκδοση πιστοποιητικών. Την έκδοση Αποφάσεων ηµάρχου µεταβολών στο δηµοτολόγιο. Στοιχεία ηµοτολογίου Το πλήθος των οικογενειακών µερίδων που τηρούνται στον Θ ανέρχεται σε διακόσιες τριάντα χιλιάδες (230.000). Το συνολικό πλήθος των µελών των οικογενειακών µερίδων (ενεργών και ανενεργών), ανέρχεται σε οκτακόσιες τριάντα χιλιάδες (830.000). B.2.2.1.2 Τµήµα Μητρώων Αρρένων Λειτουργικό Αντικείµενο Οι εργασίες του Μητρώου Αρρένων εντάσσονται στις λειτουργίες της ηµοτικής κατάστασης των ΟΤΑ. Αφορούν το σύνολο των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για έκδοση πιστοποιητικών που προβλέπονται από την ισχύουσα νοµοθεσία. Η λειτουργία του είναι αντίστοιχη µε αυτή του ηµοτολογίου µε τη διαφορά ότι αφορά µόνο τα άρρενα µέλη του ήµου. Η κύρια αποστολή της τήρησης του Μητρώου Αρρένων, είναι η χρήση του από το Υπουργείο Εθνικής Άµυνας για στρατολογικούς λόγους. Οι εργασίες της υπηρεσίας του Μητρώου Αρρένων περιλαµβάνουν: ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 10 από 26

Την κατάρτιση των µητρώων αρρένων σε ετήσια βάση, την τήρηση των αρχείων αυτών καθώς και την τήρηση αρχείου των αποφάσεων των µεταβολών που επέρχονται σε αυτά. Την κατάρτιση και αποστολή των στρατολογικών πινάκων στο ΥΠΕΣ και στα στρατολογικά γραφεία. Την έκδοση των απαιτούµενων πιστοποιητικών. Στοιχεία Μητρώου Αρρένων Το πλήθος των µερίδων που τηρούνται στον Θ ανέρχεται σε διακόσιες δέκα χιλιάδες (210.000). B.2.2.1.3 Τµήµα Εκλογικών Καταλόγων Λειτουργικό Αντικείµενο Οι εργασίες του τµήµατος αφορούν την σύνταξη και ενηµέρωση του εκλογικού καταλόγου του Θ. Οι λειτουργίες του τµήµατος περιλαµβάνουν: Την καταχώρηση των δηµοτών του ΟΤΑ στον εκλογικό κατάλογο και σε συγκεκριµένο εκλογικό διαµέρισµα, ανάλογα µε την δηλωθείσα διεύθυνση κατοικίας των δηµοτών. Την καταγραφή των µεταβολών του εκλογικού καταλόγου ανά δίµηνο, µε στοιχεία τα οποία αντλούνται από το ηµοτολόγιο. Οι µεταβολές περιλαµβάνουν τις νέες εγγραφές δηµοτών µε δικαίωµα εκλέγειν, τις διαγραφές, τις µεταβολές ατοµικών στοιχείων, τις ενηλικιώσεις και γενικότερα όλα τα είδη µεταβολών οι οποίες καταγράφονται στο ηµοτολόγιο. Την καταχώρηση των µεταβολών σε ηλεκτρονικό αρχείο, µε την χρήση ειδικού λογισµικού διαχείρισης εκλογικού καταλόγου ΟΤΑ, και την αποστολή των µεταβολών στο ΥΠΕΣ. Την παραλαβή του ενηµερωµένου εκλογικού καταλόγου, σε ηλεκτρονικό αρχείο, από το ΥΠΕΣ και την καταχώρησή του στο µηχανογραφικό σύστηµα. B.2.2.1.4 ιεύθυνση Ληξιαρχείου Οι εργασίες της ιεύθυνσης Ληξιαρχείου αφορούν την τήρηση ληξιαρχικών στοιχείων και δεν αποτελούν αντικείµενο του παρόντος έργου. Ωστόσο, η ιεύθυνση Ληξιαρχείου χρησιµοποιεί την εφαρµογή της ηµοτικής Κατάστασης για άντληση στοιχείων και εποµένως θα διασυνδεθεί και µε την νέα, υπό προµήθεια, εφαρµογή. B.2.2.1.5 ιεύθυνση ιοίκησης Οι θέσεις εργασίας που βρίσκονται στα ηµοτικά ιαµερίσµατα της ιεύθυνσης ιοίκησης, εκδίδουν πιστοποιητικά ηµοτικής Κατάστασης. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 11 από 26

B.2.2.2 Υφιστάµενες Εφαρµογές Λογισµικού ηµοτικής Κατάστασης Οι λειτουργίες της ιεύθυνσης ηµοτικής Κατάστασης του Θ υποστηρίζονται από εφαρµογές λογισµικού οι οποίες αναπτύχθηκαν από το 1988 έως σήµερα και συντηρούνται από την ιεύθυνση Οργανώσεως και Μεθόδων (Μηχανοργάνωση). Το ηµοτολόγιο και οι Εκλογικοί Κατάλογοι αποτελούν µία, ενιαία εφαρµογή όπου καταχωρούνται τα στοιχεία µία φορά µε στόχο την ορθότητα και ακεραιότητα των δεδοµένων. Η εφαρµογή εξάγει στοιχεία µε συγκεκριµένη γραµµογράφηση, σύµφωνα µε τις προδιαγραφές του ΥΠΕΣ, τα εισάγει στην εφαρµογή ACCESS του Υπουργείου και τα αποστέλλει στο Υπουργείο για την αναθεώρηση του εκλογικού καταλόγου. Στο ίδιο υποσύστηµα έχει ενσωµατωθεί και η εφαρµογή που υποστηρίζει µηχανογραφικά τον θεσµό του ηµοτικού Συµβουλίου Νέων. Το Μητρώο Αρρένων αποτελεί ξεχωριστό υποσύστηµα. Όλες οι εφαρµογές έχουν αναπτυχθεί µε RDBMS UNIFY και λειτουργικό σύστηµα LINUX. B.2.2.3 Υφιστάµενη Πληροφοριακή & Τηλεπικοινωνιακή Υποδοµή Η υφιστάµενη αρχιτεκτονική των πληροφοριακών συστηµάτων του Θ διέπεται µεταξύ άλλων από τις παρακάτω αρχές: Φιλοξενούνται και υποστηρίζονται µόνο Client-Server υπηρεσίες. Εξαίρεση αποτελεί προς το παρόν η υπηρεσία διαµοιρασµού αρχείων (file sharing) σε συγκεκριµένα workgroups που γίνεται peer-to-peer (οµότιµα). Προς το παρόν παρέχονται υπηρεσίες Database Storage, Web services, Email, print services και το MIS του Θ (TCP/IP telnet). Όλοι οι hosts και οι χρήστες του Θ υπακούουν σε πολιτικές του Active Directory. Μελλοντικά θα παρέχεται και κεντρική υπηρεσία διαµοιρασµού αρχείων. Οι Servers φιλοξενούνται στο κεντρικό Data Center του ηµαρχείου και σε περιφερειακά κτίρια µε αυξηµένες απαιτήσεις χρηστών. Το Data Center έχει δύο κατηγορίες από servers, εσωτερικούς και DMZ (δηλαδή προσβάσιµους µέσω του ΣΥΖΕΥΞΙΣ). Σε µικρότερα κτίρια δεν υπάρχουν servers και χρησιµοποιούνται αυτοί του ηµαρχείου. Ωστόσο, οι δυνατότητες χρήσης των κεντρικών υπηρεσιών είναι οι ίδιες. Για όλα τα κτίρια του Θ είναι σε εξέλιξη και υλοποιείται δίκτυο επικοινωνίας τους µόνο µε το ηµαρχείο, υψηλής ταχύτητας, για πρόσβαση στις υπηρεσίες που φιλοξενούνται και υποστηρίζονται στο Data Center του ηµαρχείου. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 12 από 26

To ίκτυο του ηµαρχείου είναι διασυνδεδεµένο µε το ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Όλοι οι Hosts του Θ διαθέτουν ΙΡ αριθµοδότηση του ΣΥΖΕΥΞΙΣ. B.2.2.4 Νέο Πληροφοριακό Σύστηµα ήµου Θεσσαλονίκης Ο Θ έχει εγκαταστήσει πληροφοριακό σύστηµα εξυπηρέτησης του πολίτη και βρίσκεται σε φάση εγκατάστασης του νέου, ολοκληρωµένου πληροφοριακού συστήµατος οικονοµικών υπηρεσιών (ΟΠΣΟΥ). Σε επίπεδο βάσεων δεδοµένων, ο ήµος Θεσσαλονίκης έχει προµηθευτεί και χρησιµοποιεί το σύστηµα διαχείρισης βάσεων δεδοµένων της εταιρείας ORACLE. Ο Θ διαθέτει άδειες χρήσης του RDBMS ORACLE για δύο (2) επεξεργαστές (CPUs), οι οποίες µπορούν να χρησιµοποιηθούν στο παρόν έργο. Εποµένως, για να διαφυλαχθεί η επένδυση, η αποκτηθείσα τεχνογνωσία και η ευκολία διαχείρισης του συνόλου των πληροφοριακών συστηµάτων, οι υπό προµήθεια εφαρµογές ηµοτικής Κατάστασης πρέπει να έχουν αναπτυχθεί στο ίδιο σύστηµα διαχείρισης βάσεων δεδοµένων (ORACLE). Το ΟΠΣΟΥ περιλαµβάνει και νέο πρόγραµµα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για όλες τις υπηρεσίες του Θ. Το πρόγραµµα αυτό θα διατεθεί στον ανάδοχο του παρόντος έργου για να το διασυνδέσει λειτουργικά, µε δική του ευθύνη, µε τις εφαρµογές ηµοτικής Κατάστασης. Εάν ο ανάδοχος δεν δύναται να υλοποιήσει αυτή την διασύνδεση, θα πρέπει να προσφέρει δικό του πρόγραµµα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, στα πλαίσια του παρόντος έργου και στα πλαίσια του υπάρχοντος προϋπολογισµού. B.3 Αντικείµενο Έργου Το κύριο αντικείµενο του παρόντος έργου είναι η υλοποίηση ενός νέου πληροφοριακού συστήµατος για την υποστήριξη της λειτουργίας της ιεύθυνσης ηµοτικής Κατάστασης του Θ, εναρµονισµένου µε τις απαιτήσεις του Ε, µε στόχο την ορθή τήρηση των στοιχείων της και την ορθή ενηµέρωση της κεντρικής βάσης δεδοµένων του Εθνικού ηµοτολογίου. B.3.1 Συνοπτική Περιγραφή Στις υποχρεώσεις του Αναδόχου του Έργου, περιλαµβάνονται: Η διάθεση εφαρµογών για την εξυπηρέτηση των αναγκών της ιεύθυνσης ηµοτικής Κατάστασης ώστε να παρέχεται: o Πλήρης µηχανογραφική υποστήριξη όλων των λειτουργιών, όλων των Τµηµάτων της ιεύθυνσης. o Λειτουργικότητα ανάλογη µε αυτήν που παρέχεται από την εφαρµογή διαδικτυακού δηµοτολογίου, που έχει υλοποιηθεί στα πλαίσια του έργου του Ε. o Αυτοµατοποιηµένη ανταλλαγή στοιχείων µε την κεντρική βάση δεδοµένων του Εθνικού ηµοτολογίου (εξαγωγή των στοιχείων της τοπικής βάσης δεδοµένων και αποστολή αυτών στην κεντρική βάση δεδοµένων Ε, παραλαβή αποτελεσµάτων ελέγχων από το ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου). ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 13 από 26

o ιαδικασία συµµόρφωσης µε τα αποτελέσµατα των ελέγχων που πραγµατοποιούνται από το ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου. o Χρήση των ενιαίων κωδικολογίων που έχει υλοποιήσει το ΟΠΣ του Εθνικού ηµοτολογίου. Η πλήρης λειτουργική διασύνδεση µε το νέο πρόγραµµα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου που έχει προµηθευτεί ο Θ ή η διάθεση νέου. Η παροχή υπηρεσιών εγκατάστασης και παραµετροποίησης όλων των εφαρµογών. Η παροχή υπηρεσιών µετάπτωσης όλων των υπαρχόντων δεδοµένων. Η παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης των υπαλλήλων του Θ. Η παροχή υπηρεσιών πιλοτικής λειτουργίας. εν αποτελεί αντικείµενο του παρόντος διαγωνισµού αλλά είναι απαραίτητο και υποχρεωτικό έργο, συνοδευτικό του παρόντος έργου, η παροχή υπηρεσιών υποστήριξης. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσφέρει υπηρεσίες υποστήριξης για το έργο, τουλάχιστον για πέντε (5) έτη µετά την οριστική παραλαβή του έργου. Η σύµβαση υποστήριξης θα υπογραφεί ταυτόχρονα µε την σύµβαση ανάθεσης του έργου. Το ετήσιο κόστος υποστήριξης θα είναι ένα σταθερό ποσοστό, και συγκεκριµένα 12%, επί του προϋπολογισµού του έργου, µη συµπεριλαµβανοµένου του ΦΠΑ. Το κόστος υποστήριξης δεν συµπεριλαµβάνεται στον προϋπολογισµό του παρόντος έργου. εν αποτελεί αντικείµενο του παρόντος διαγωνισµού η προµήθεια από τον Ανάδοχο του εξοπλισµού και του λογισµικού συστήµατος που απαιτείται για τη λειτουργία του έργου. Η συγκεκριµένη ανάγκη θα καλυφθεί από το Θ µέσω άλλης διαδικασίας. B.3.2 Λογισµικό ιαχείρισης ηµοτολογίου Το λογισµικό διαχείρισης δηµοτολογίου θα πρέπει να υποστηρίζει τις εξής λειτουργίες : 1. Σύνταξη, τήρηση Αρχείου ηµοτών και διαχείρισή του (προσθήκη, µεταβολή, διαγραφή, αναίρεση ενεργειών) σύµφωνα µε το υφιστάµενο σχετικό θεσµικό πλαίσιο. Για κάθε οικογενειακή µερίδα και για κάθε µέλος της µερίδας θα πρέπει να τηρούνται όλα τα στοιχεία που απαιτούνται από το Εθνικό ηµοτολόγιο. 2. Τήρηση αρχείου ενδείξεων διαγραφών µελών οικογενειακής µερίδας και διαχείρισή του (προσθήκη, µεταβολή, διαγραφή, αναίρεση ενεργειών). Για τα διαγραµµένα µέλη θα πρέπει να τηρούνται όλα τα στοιχεία που απαιτούνται από το Εθνικό ηµοτολόγιο. 3. υνατότητα επεξεργασίας και ενσωµάτωσης µεταβολών που θα αποστέλλονται από το ΥΠΕΣ (π.χ. Ειδικός Εκλογικός Αριθµός, εκλογικό ιαµέρισµα, στέρηση πολιτικών δικαιωµάτων, στοιχεία µεταδηµότευσης δηµότη που ήταν εγγεγραµµένος στον ΟΤΑ κλπ.). ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 14 από 26

4. υνατότητα υποστήριξης προσωρινής (σε εκκρεµότητα) και οριστικής εγγραφής του δηµότη. Η προσωρινή εγγραφή θα εφαρµόζεται στο δηµοτολόγιο του ΟΤΑ προορισµού στην περίπτωση µεταδηµότευσης και θα µετατρέπεται σε οριστική εγγραφή µόλις ολοκληρωθεί η διαγραφή του δηµότη από το δηµοτολόγιο του ΟΤΑ προέλευσης. Η διενέργεια της παραπάνω διαδικασίας θα συντονίζεται από το ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου. 5. Λειτουργικότητα ανάλογη µε αυτή που παρέχεται από την εφαρµογή διαδικτυακού δηµοτολογίου, που υλοποιήθηκε στα πλαίσια του ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου. 6. υνατότητα αυτόµατης µεταφοράς όλων των στοιχείων ενός δηµότη από την παλιά σε νέα µερίδα. Αυτόµατη διαγραφή της παλιάς µερίδας και ενηµέρωσή της µε τα στοιχεία της νέας. 7. υνατότητα αυτόµατης αλλαγής της σειράς µελών των οικογενειακών µερίδων. 8. υνατότητα έκδοσης µαζικών πιστοποιητικών µε κριτήρια επιλογής. 9. υνατότητα έκδοσης µαζικών αποφάσεων µε κριτήρια επιλογής. B.3.3 Λογισµικό ιαχείρισης Εκλογικών Καταλόγων Το λογισµικό διαχείρισης εκλογικών καταλόγων θα πρέπει να υποστηρίζει τις εξής λειτουργίες : 1. Σύνταξη, τήρηση Αρχείου εκλογικών στοιχείων ηµοτών και διαχείρισή του (προσθήκη, µεταβολή, διαγραφή, αναίρεση ενεργειών) σύµφωνα µε το υφιστάµενο σχετικό θεσµικό πλαίσιο. 2. υνατότητα επεξεργασίας και ενσωµάτωσης µεταβολών που θα αποστέλλονται από το ΥΠΕΣ (π.χ. Ειδικός Εκλογικός Αριθµός, εκλογικό ιαµέρισµα, στέρηση πολιτικών δικαιωµάτων κλπ.). 3. Την διαχείριση της αναθεώρησης του εκλογικού καταλόγου η οποία περιλαµβάνει: Την καταγραφή των µεταβολών του εκλογικού καταλόγου ανά δίµηνο, µε στοιχεία τα οποία αντλούνται από το ηµοτολόγιο. Οι µεταβολές περιλαµβάνουν τις νέες εγγραφές δηµοτών µε δικαίωµα εκλέγειν, τις διαγραφές, τις µεταβολές ατοµικών στοιχείων, τις ενηλικιώσεις και γενικότερα όλα τα είδη µεταβολών οι οποίες καταγράφονται στο ηµοτολόγιο. Την καταχώρηση των µεταβολών σε ηλεκτρονικό αρχείο, µε την χρήση ειδικού λογισµικού διαχείρισης εκλογικού καταλόγου ΟΤΑ, και την αποστολή των µεταβολών στο ΥΠΕΣ. Την παραλαβή του ενηµερωµένου εκλογικού καταλόγου, σε ηλεκτρονικό αρχείο, από το ΥΠΕΣ και την καταχώρησή του στο µηχανογραφικό σύστηµα. 4. Την ενηµέρωση των εκλογικών καταλόγων η οποία περιλαµβάνει: ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 15 από 26

Την ενσωµάτωση των νέων εκλογέων (όσοι ενηλικιώνονται ή αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια ή εγγράφονται λόγω µεταδηµότευσης) στο εκλογικό σώµα του ΟΤΑ. Την καταχώρηση των µεταβολών που επέρχονται στα στοιχεία των ήδη καταχωρηµένων εκλογέων και που οφείλονται σε µεταδηµότευση ή αλλαγή προσωπικών στοιχείων. Την διαγραφή - οριστική ή προσωρινή - από τους καταλόγους του ΟΤΑ. 5. Εργαλείο για την βοήθεια επιλογής εκλογικού διαµερίσµατος το οποίο θα προτείνει στον χρήστη το εκλογικό διαµέρισµα από την οδό και τον αριθµό κατοικίας του δηµότη. 6. Εκτυπωτικά ενηµέρωσης των δηµοτών των οποίων έχουν µεταβληθεί κάποια εκλογικά στοιχεία (εκλογικό διαµέρισµα, εγγραφή στον εκλογικό κατάλογο λόγω ενηλικίωσης, µεταδηµότευσης, απόκτησης ιθαγένειας κλπ.). 7. Τήρηση Αρχείου στοιχείων ηµοτικού Συµβουλίου Νέων ( Η.ΣΥ.Ν.) και διαχείρισή του (προσθήκη, µεταβολή, διαγραφή, αναίρεση ενεργειών) σύµφωνα µε το υφιστάµενο σχετικό θεσµικό πλαίσιο. B.3.4 Λογισµικό ιαχείρισης Μητρώου Αρρένων Το λογισµικό διαχείρισης Μητρώου Αρρένων θα πρέπει να υποστηρίζει τις εξής λειτουργίες : 1. Τήρηση Αρχείου Μητρώου Αρρένων και διαχείρισή του (προσθήκη, µεταβολή, διαγραφή, αναίρεση ενεργειών) σύµφωνα µε το υφιστάµενο σχετικό θεσµικό πλαίσιο. 2. Σύνταξη νέου βιβλίου Μητρώου Αρρένων µε ταξινόµηση κατά απόλυτη αλφαβητική σειρά και απόδοση νέου αριθµού µητρώου αρρένων των καταχωρηµένων εγγραφών των γεννηθέντων το προηγούµενο έτος αρρένων τέκνων. 3. Έκδοση στρατολογικού πίνακα σύµφωνα µε την υπάρχουσα νοµοθεσία. B.3.5 Λογισµικό Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Ο Θ έχει προµηθευτεί νέο πρόγραµµα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για όλες τις υπηρεσίες του. Το πρόγραµµα αυτό θα διατεθεί στον ανάδοχο του παρόντος έργου για να το διασυνδέσει λειτουργικά, µε δική του ευθύνη, µε τις εφαρµογές ηµοτικής Κατάστασης. Εάν ο ανάδοχος δεν δύναται να υλοποιήσει αυτή την διασύνδεση, θα πρέπει να προσφέρει δικό του πρόγραµµα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, στα πλαίσια του παρόντος έργου και στα πλαίσια του υπάρχοντος προϋπολογισµού. B.3.6 Γενικές Απαιτήσεις Λογισµικού Για το σύνολο των εφαρµογών λογισµικού πρέπει να καλύπτονται οι ακόλουθες απαιτήσεις: ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 16 από 26

1. Κάθε καταχώρηση και τροποποίηση εγγραφής ή/και στοιχείων θα γίνεται µία µόνο φορά, σε µία µόνο ενότητα λογισµικού και θα χρησιµοποιείται από όλες τις ενότητες λογισµικού των παραγράφων Β.3.2 έως Β.3.4. 2. Κατά την καταχώρηση όλων των στοιχείων θα πρέπει να πραγµατοποιούνται έλεγχοι για τον εντοπισµό λαθών, κενών κλπ. Το είδος των ελέγχων αυτών θα καθορίζεται από τις απαιτήσεις του Εθνικού ηµοτολογίου. 3. Λειτουργικότητα ανάλογη µε αυτή που παρέχεται από την εφαρµογή διαδικτυακού δηµοτολογίου, που υλοποιήθηκε στα πλαίσια του Εθνικού ηµοτολογίου. 4. Κάλυψη της απαίτησης του Εθνικού ηµοτολογίου για αποτελεσµατική παρακολούθηση της ιστορικότητας και όλων των µεταβολών που αφορούν ένα δηµότη. Για την υλοποίηση αυτής απαιτείται η καταχώρηση και τήρηση των ακόλουθων στοιχείων ενδεικτικά και κατ ελάχιστον, για κάθε συµβάν: Ηµεροµηνία µεταβολής (ή οποία δεν µπορεί να είναι απλά η ηµεροµηνία του συστήµατος) Αριθµός απόφασης, βάσει της οποίας πραγµατοποιήθηκε η συγκεκριµένη µεταβολή Είδος µεταβολής Περιεχόµενο πριν Περιεχόµενο µετά, κλπ. Το λογισµικό θα πρέπει να παρέχει λειτουργίες πλήρους εκµετάλλευσης των στοιχείων ιστορικότητας (π.χ δυνατότητα δηµιουργίας ολοκληρωµένης καρτέλας µεταβολών της κατάστασης του δηµότη). 5. Εφαρµογή εξελιγµένου µηχανισµού αρχείου µεταβολών (auditing/logging) που θα επιτρέπει την λεπτοµερή καταγραφή των ενεργειών των χρηστών της Βάσης εδοµένων. Για όλα τα πεδία οποιασδήποτε εφαρµογής θα τηρούνται τα στοιχεία: ηµεροµηνία και ώρα µεταβολής, το στοιχείο που µεταβλήθηκε, παλαιά και νέα τιµή του στοιχείου, ταυτότητα του χειριστή που έκανε τη µεταβολή. 6. υνατότητα επεξεργασίας και ενσωµάτωσης µεταβολών που θα αποστέλλονται από το ΥΠΕΣ (π.χ. Ειδικός Εκλογικός Αριθµός, εκλογικό ιαµέρισµα, στέρηση πολιτικών δικαιωµάτων, στοιχεία µεταδηµότευσης δηµότη που ήταν εγγεγραµµένος στον ΟΤΑ κλπ.). 7. υνατότητα εκτύπωσης κάθε είδους εντύπου και αναφοράς που προβλέπεται από το Ε και την υπάρχουσα νοµοθεσία, µε πλήρη εκµετάλλευση όλων των στοιχείων και κριτήρια επιλογής περιεχοµένου, για όλες τις ενότητες λογισµικού των παραγράφων Β.3.2 έως Β.3.4. 8. Χρήση και διαχείριση όλων των ενιαίων κωδικολογίων (ΟΤΑ, χώρες, νοµοί, περιφέρειες, πόλεις, επαγγέλµατα, ταχυδροµικοί κώδικες κλπ.), τα οποία είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση της ποιότητας και πληρότητας των στοιχείων του Εθνικού ηµοτολογίου αλλά και τη διαλειτουργικότητα µε το ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου. Τα κωδικολόγια που θα αποστέλλονται από το ΥΠΕΣ θα πρέπει, µε τη ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 17 από 26

χρήση κατάλληλων εργαλείων, να ενσωµατώνονται αυτοµατοποιηµένα στην βάση δεδοµένων διατηρώντας την ιστορικότητα των κωδικολογίων. Όλα τα κωδικολόγια θα είναι κοινής χρήσης για όλες τις εφαρµογές. 9. Ανταλλαγή στοιχείων µε την κεντρική βάση δεδοµένων του Εθνικού ηµοτολογίου. Το λογισµικό θα πρέπει να υποστηρίζει την ακόλουθη λειτουργικότητα : αυτοµατοποιηµένης εξαγωγής της πλήρους βάσης δεδοµένων αυτοµατοποιηµένης εξαγωγής των µεταβολών: o της δηµοτικής κατάστασης, o των στοιχείων Μητρώου Αρένων και o των εκλογικών στοιχείων που πραγµατοποιήθηκαν σε συγκεκριµένο και οριζόµενο από τον χρήστη χρονικό διάστηµα. αποστολής αυτών στο ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου του ΥΠΕΣ. Η διαδικασία αυτή θα επιτελείται αυτόµατα από κατάλληλο λογισµικό (export utility). Η εφαρµογή ανταλλαγής στοιχείων µε την κεντρική βάση δεδοµένων θα πρέπει να ελέγχει τη βάση δεδοµένων του ηµοτολογίου του Θ και να συλλέγει τις µεταβολές που πραγµατοποιήθηκαν µέσα σε οριζόµενο από εξουσιοδοτηµένο χρήστη χρονικό διάστηµα καθώς επίσης και να προστατεύει και να αποτρέπει από την αποστολή: λανθασµένων-ελλιπών στοιχείων (είτε πρόκειται για ολόκληρη τη βάση δεδοµένων είτε για µεταβολές) ίδιων µεταβολών περισσότερες από µία φορές. Πιο αναλυτικά, η εφαρµογή θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να επιτελεί κατ ελάχιστον τις πιο κάτω λειτουργίες: Αυτοµατοποιηµένη εξαγωγή (σε καθορισµένη µορφή) όλων των µεταβολών που έχουν πραγµατοποιηθεί σε ένα χρονικό διάστηµα (ελεύθερα επιλέξιµο, π.χ. µία ηµέρα) ή/ και ολόκληρης της βάσης δεδοµένων δηµοτολογίου του Θ. Το αρχείο εξόδου θα πρέπει να ελέγχεται κατάλληλα και να παράγεται αρχείο λαθών (errors status report). Αυτοµατοποιηµένη αποστολή των παραπάνω στοιχείων στο ΥΠΕΣ µέσω του δικτύου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ». Θα πρέπει να δίνεται δυνατότητα εναλλακτικών τρόπων αποστολής (π.χ. dial-up σύνδεση ή απoστολή CD). Χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών κατά την αποστολή του αρχείου µεταβολών στο ΥΠΕΣ. ιαδικασία συµµόρφωσης µε τα αποτελέσµατα των ελέγχων που πραγµατοποιούνται από το ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου. Υποδοχή αρχείων µεταβολών που θα αποστέλλονται από το ΥΠΕΣ. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 18 από 26

Ανάλογα µε την περίπτωση, το σύστηµα θα υποδέχεται (ενδεχοµένως και σε καθηµερινή βάση) από τις κεντρικές υποδοµές του ΥΠΕΣ αρχείο µεταβολών (π.χ. µεταδηµοτεύσεις), οι οποίες θα έχουν συντελεστεί σε άλλους ΟΤΑ και θα αφορούν δηµότες του Θ (π.χ. διαγραφή δηµότη). Τήρηση ιστορικότητας των αρχείων µεταβολών (απεσταλµένα και παραληφθέντα από το ΥΠΕΣ). Αποστολή επιβεβαίωσης της επιτυχούς λήψης του αρχείου µεταβολών στο ΥΠΕΣ. 10. Προγράµµατα που θα επιτελούν λειτουργίες ελέγχου ορθότητας, ακεραιότητας και συµµόρφωσης µε τις προδιαγραφές του Ε των στοιχείων ενός υποσυνόλου των µερίδων, το οποίο θα µπορεί να επιλέγεται από εξουσιοδοτηµένο χρήστη µε διάφορα κριτήρια (π.χ. εύρος αριθµού µερίδων, εύρος ηµεροµηνίας δηµιουργίας µερίδων). Τα προγράµµατα αυτά θα χρησιµοποιηθούν για τον έλεγχο, διόρθωση και συµπλήρωση των στοιχείων των µερίδων. 11. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας µέσω του τοπικού δικτύου και του δικτύου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» για το σύνολο των εφαρµογών λογισµικού. 12. υνατότητα τήρησης ηµεροµηνιών µε ελλιπή στοιχεία (π.χ. µόνο έτος, διαφοροποίηση από την 1/1/έτους). 13. υνατότητα έκδοσης και τήρησης όλων των Αποφάσεων ηµάρχου που αντιστοιχούν σε όλες τις ενέργειες της ηµοτικής Κατάστασης. 14. Αυτόµατη πρωτοκόλληση όλων των εκδιδοµένων εγγράφων, χωρίς πληκτρολόγηση στοιχείων στην εφαρµογή του πρωτοκόλλου από τους χρήστες. 15. υνατότητα αποθήκευσης ηλεκτρονικών αντιγράφων όλων των πρωτοκολληµένων εγγράφων. 16. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να υλοποιήσει στο πλαίσιο του παρόντος έργου οτιδήποτε (αναφορικά µε τις εφαρµογές λογισµικού) δεν αναφέρεται ρητά στην παρούσα διακήρυξη, αλλά είναι απαραίτητο για την απρόσκοπτη και ολοκληρωµένη λειτουργία του έργου σύµφωνα µε τις απαιτήσεις και το θεσµικό πλαίσιο του Εθνικού ηµοτολογίου, χωρίς επιπλέον οικονοµική απαίτηση. 17. Το προσφερόµενο λογισµικό θα πρέπει να συνεργάζεται µε το σύστηµα διαχείρισης σχεσιακής βάσεως δεδοµένων (RDBMS) ORACLE. Η προµήθεια της ORACLE δεν αποτελεί αντικείµενο του παρόντος έργου. 18. Το υπό προµήθεια λογισµικό θα πρέπει να προσφερθεί µε εκατό (100) άδειες χρήσης, για όλες τις λειτουργικές του ενότητες. 19. Οι παραγόµενες αναφορές κάθε υποσυστήµατος θα πρέπει να βασίζονται σε ένα ενιαίο εργαλείο αναφορών (reports) και να παράγονται εξ ολοκλήρου και αποκλειστικά από τις εφαρµογές λογισµικού, έτσι ώστε να µην υπάρχει περίπτωση επέµβασης του χρήστη στα τελικά αποτελέσµατα. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 19 από 26

20. Το σύστηµα να διαθέτει γραφικό περιβάλλον εργασίας (GUI) για όλα τα υποσυστήµατα. (Ενδεικτικά αναφέρουµε την ύπαρξη παραθύρων, διαφόρων τύπων µενού (drop-down, popup menus), εργαλειοθηκών (toolbars), εικονιδίων, χρήση του ποντικιού κ.λπ.) 21. Το πλήθος των εκτυπωτών (τοπικών και εκτυπωτών δικτύων) που µπορεί να υποστηρίξει το σύστηµα είναι απεριόριστο και ο διαχειριστής του συστήµατος να µπορεί να προσθέτει νέους εκτυπωτές, οι οποίοι και θα εµφανίζονται στους τελικούς χρήστες για επιλογή. 22. Οι εφαρµογές λογισµικού θα πρέπει να διαθέτουν οδηγούς (drivers) για εκτυπώσεις τόσο σε dot matrix/line εκτυπωτές, όσο και σε laser και inkjet εκτυπωτές. 23. Ο ανάδοχος θα πρέπει να εγκαταστήσει το λογισµικό εφαρµογών και να κάνει όλες τις απαραίτητες ρυθµίσεις στους servers και σε όλους τους clients. Οι ρυθµίσεις που θα κάνει δεν θα πρέπει να επηρεάσουν τη λειτουργία του υφιστάµενου δικτύου και την σύνδεση των υπολογιστών στο διαδίκτυο. 24. Φιλικότητα ως προς τον χρήστη και παροχή όλων εκείνων των διευκολύνσεων που παρέχει η σύγχρονη τεχνολογία της πληροφορικής µε παροχή άµεσης υποστήριξης βοήθειας (On-line help) στην ελληνική γλώσσα ανά εφαρµογή ή/ και οθόνη. Επιθυµητή η δυνατότητα εκτύπωσης σε µορφή PDF. 25. Τα µηνύµατα λαθών θα πρέπει να είναι στα Ελληνικά και να είναι αναλυτικά και επεξηγηµατικά. Επίσης, όπου είναι δυνατόν, θα πρέπει να δίνονται οδηγίες για τη διόρθωση των λαθών. 26. Προειδοποίηση για ιδιαίτερα µεγάλες αναζητήσεις. 27. Οι φόρµες / οθόνες εργασίας διαθέτουν κατατοπιστικούς τίτλους και λογική διάταξη των επιµέρους πεδίων. Υπάρχει συνέπεια και οµοιοµορφία στον τρόπο που χρησιµοποιούνται µηνύµατα και ορολογία, εικονίδια και εργαλεία, χρώµατα, στα διαφορετικά τµήµατα του προγράµµατος οθόνες εργασίας. 28. εν εµφανίζεται ποτέ «κενή» εικόνα αλλά το σύστηµα ανταποκρίνεται στις ενέργειες του χρήστη µε ένδειξη προόδου της διαδικασίας που εκτελεί, και/ή, άλλου είδους πληροφόρηση. 29. Το σύστηµα εµφανίζει τα αποτελέσµατα µιας εργασίας που ολοκληρώθηκε, πληροφορεί για την αδυναµία ή την καθυστέρηση να εκτελέσει µια εργασία, εµφανίζει κατατοπιστικό µήνυµα για εσφαλµένες εντολές ή δεδοµένα. 30. Το σύστηµα παρέχει την δυνατότητα ακύρωσης/διακοπής µιας ενέργειας, αναίρεσης και επανάληψης. 31. ιασφάλιση της ασφάλειας, της ακεραιότητας και της πληρότητας των δεδοµένων που αποθηκεύονται. 32. Η σύνδεση του χρήστη µε το πρόγραµµα γίνεται µε τη χρήση ειδικού κωδικού (password). Τυχόν αρχεία κωδικών κρυπτογραφούνται µε διεθνώς πιστοποιηµένο αλγόριθµο (αναφερθείτε συγκεκριµένα). ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 20 από 26

33. Το κατάλληλα εξουσιοδοτηµένο προσωπικό µπορεί να τροποποιεί τα δικαιώµατα των χρηστών/οµάδων χρηστών χωρίς να χρειάζεται παρέµβαση του προµηθευτή. 34. ιαχείριση δικαιωµάτων πρόσβασης σε επίπεδο χρήστη και οµάδας χρηστών, ανεξάρτητα ή συνδυασµένα. Κάθε χρήστης θα µπορεί να ανήκει σε πολλές οµάδες. Τα δικαιώµατα αφορούν πρόσβαση σε φόρµες, προγράµµατα, εκτυπωτές κλπ. Η διαχείριση θα πρέπει να γίνεται εύκολα και λειτουργικά µέσα από φιλικές οθόνες. 35. Μέρος των στοιχείων που καταχωρούνται στο σύστηµα µπορούν να αναζητηθούν και να εµφανιστούν µόνο στο εξουσιοδοτηµένο προσωπικό. 36. Ο προσδιορισµός των στοιχείων που εµφανίζονται µόνο στο εξουσιοδοτηµένο προσωπικό γίνεται παραµετρικά. B.3.7 Εγκατάσταση Παραµετροποίηση Λογισµικού Κατά την φάση αυτή του έργου, όλες οι ενότητες / υποσυστήµατα του υπό προµήθεια λογισµικού θα εγκατασταθούν στις υποδοµές του Θ και θα ολοκληρωθούν οι απαραίτητες εργασίες παραµετροποίησης από τον ανάδοχο. Ο ανάδοχος θα πρέπει να εγκαταστήσει το λογισµικό εφαρµογών και να κάνει όλες τις απαραίτητες ρυθµίσεις στους servers και σε όλους τους clients. Οι ρυθµίσεις που θα κάνει δεν θα πρέπει να επηρεάσουν τη λειτουργία του υφιστάµενου δικτύου και την σύνδεση των υπολογιστών στο διαδίκτυο. B.3.8 Μετάπτωση εδοµένων Όλα τα δεδοµένα της ιεύθυνσης ηµοτικής Κατάστασης που υπάρχουν στο υφιστάµενο πληροφοριακό σύστηµα του Θ, πρέπει να µεταφερθούν στο νέο, υπό προµήθεια, σύστηµα. Ο ανάδοχος θα πρέπει να παρέχει κατ ελάχιστον τις παρακάτω υπηρεσίες: Σχεδιασµός και ανάπτυξη εφαρµογών (scripts) για την εισαγωγή των δεδοµένων από τα υφιστάµενα συστήµατα στο νέο. Έλεγχος ορθής µεταφοράς δεδοµένων. Αποκατάσταση λαθών κατά τη µετάπτωση. Οι υπηρεσίες µετάπτωσης δεδοµένων που θα παρασχεθούν θα πρέπει να αποτυπωθούν και να τεκµηριωθούν σε συγκεκριµένο παραδοτέο. B.3.9 Εκπαίδευση Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει υπηρεσίες εκπαίδευσης στους χρήστες και διαχειριστές του νέου συστήµατος (στελέχη του Θ) µε στόχο την εξοικείωσή τους στη λειτουργία και υποστήριξή του. Συγκεκριµένα, η εκπαίδευση θα λάβει χώρα σε δύο (2) κατηγορίες υπαλλήλων: Χειριστές των εφαρµογών λογισµικού ηµοτικής Κατάστασης Τεχνικοί Προγραµµατιστές της Υπηρεσίας Μηχανογράφησης ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 21 από 26

Οι ελάχιστες γενικές απαιτήσεις για την υλοποίηση των εκπαιδευτικών προγραµµάτων για κάθε κατηγορία είναι οι εξής: Η εκπαίδευση θα γίνεται σε χώρους του αναδόχου στη Θεσσαλονίκη. Η εκπαίδευση θα γίνεται σε οµάδες 5-10 ατόµων. Τα εκπαιδευτικά προγράµµατα θα διαρκούν το µέγιστο 6 ώρες ανά ηµέρα. Η συνολική εκπαίδευση που απαιτείται είναι 140 ώρες. Ενδεικτική κατανοµή των εκπαιδευτικών ωρών είναι: o o Χειριστές ηµοτικής Κατάστασης: 120 ώρες Στελέχη µηχανογράφησης: 20 ώρες Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει εκπαιδευτικό υλικό ανά πρόγραµµα και αντικείµενο εκπαίδευσης σε όλους τους εκπαιδευόµενους. Το κόστος του υλικού βαρύνει αποκλειστικά τον Ανάδοχο. Αντίτυπα του εκπαιδευτικού υλικού, σε έντυπη και ηλεκτρονική µορφή, θα παραδοθούν και θα παραµείνουν στο αρχείο της αρµόδιας Υπηρεσίας Μηχανογράφησης του Θ, και θα αποτελούν αναφορές σε ό,τι αφορά τις διαδικασίες που θα πρέπει να ακολουθούνται κατά τη χρήση του λογισµικού από τους εκπαιδευόµενους. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τεύχη µε λεπτοµερείς οδηγίες για την διεκπεραίωση όλων των τακτικών διαδικασιών όπως η ανταλλαγή στοιχείων µε εξωτερικά πληροφοριακά συστήµατα (π.χ. αποστολή στοιχείων σε υπουργεία, λήψη στοιχείων κλπ). Στην τεχνική τους προσφορά οι συµµετέχοντες θα πρέπει να καταθέσουν σχέδιο του προγράµµατος εκπαίδευσης που σκοπεύουν να υλοποιήσουν, το οποίο θα συµπεριλαµβάνει τουλάχιστον τα γνωστικά αντικείµενα, τις ώρες εκπαίδευσης, το υλικό εκπαίδευσης που θα παραδοθεί κλπ. B.3.10 Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας Ο Ανάδοχος υποχρεούται να υποστηρίξει τη λειτουργία του συστήµατος και τους χρήστες της ιεύθυνσης ηµοτικής Κατάστασης του Θ κάτω από πραγµατικές συνθήκες λειτουργίας εξασφαλίζοντας την απαιτούµενη διαθεσιµότητα για συνολικό χρονικό διάστηµα τουλάχιστον δέκα πέντε (15) ηµερών. Κατά την περίοδο αυτή ο Ανάδοχος θα βρίσκεται σε συνεχή συνεργασία µε τους υπεύθυνους του Θ και θα παρέχει συνεχή υποστήριξη στην έδρα του ήµου µε παρουσία τουλάχιστον ενός (1) εξειδικευµένου τεχνικού του. Η υποστήριξη κατά την πιλοτική λειτουργία του συστήµατος θα πρέπει να περιλαµβάνει: Βελτιώσεις των εφαρµογών λογισµικού Επικοινωνία των εφαρµογών µε το ΟΠΣ Εθνικού ηµοτολογίου Επίλυση προβληµάτων υποστήριξη χρηστών Συλλογή παρατηρήσεων από τους χρήστες ιόρθωση / ιαχείριση σφαλµάτων ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 22 από 26

Επικαιροποίηση τεκµηρίωσης Ειδικότερα στις υποχρεώσεις του Αναδόχου κατά την πιλοτική λειτουργία είναι: Ο έλεγχος των παραµετροποιήσεων και προσαρµογών που έγιναν στο λογισµικό. Ο έλεγχος της ανταπόκρισης των εφαρµογών λογισµικού. Ο έλεγχος κάθε παραµέτρου, η οποία επηρεάζει την οµαλή λειτουργία των εφαρµογών λογισµικού. Η συλλογή των παρατηρήσεων των χρηστών κατά την πιλοτική λειτουργία από την οποία ενδέχεται να δηµιουργηθεί η ανάγκη για συγκεκριµένες παρεµβάσεις ή διορθώσεις στη λειτουργία του πληροφοριακού συστήµατος. Ο Ανάδοχος µετά από συνεννόηση µε την ΕΠΠΕ, θα προχωρήσει στις απαραίτητες διορθωτικές κινήσεις, οι οποίες θα πρέπει να ολοκληρωθούν µέσα στο χρονικό διάστηµα της πιλοτικής λειτουργίας. Η θέση σε πλήρη παραγωγική λειτουργία του λογισµικού διασύνδεσης ΟΤΑ µε το Εθνικό ηµοτολόγιο ώστε να λειτουργήσει σε πραγµατικές συνθήκες εργασίας και να χρησιµοποιηθεί απρόσκοπτα από το σύνολο των προβλεπόµενων χρηστών. Η προετοιµασία σε συνεργασία µε το Θ λεπτοµερών σεναρίων δοκιµών ανά διαδικασία και υποσύστηµα και η δηµιουργία στο σύστηµα των απαραίτητων δεδοµένων για την εκτέλεση όλων των σεναρίων δοκιµών. Τα σενάρια θα εγκριθούν από την ΕΠΠΕ και ενδέχεται να απαιτηθούν τροποποιήσεις και κατάλληλες συµπληρώσεις. Τα σενάρια θα εκτελεσθούν από τον Ανάδοχο παρουσία στελεχών του ήµου και της ΕΠΠΕ. Τα αποτελέσµατα των σεναρίων θα τεκµηριωθούν γραπτά και θα γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις του συστήµατος από τον Ανάδοχο, έτσι ώστε να ολοκληρωθούν µε πλήρη επιτυχία όλες οι δοκιµές διαδικασιών του συστήµατος Αφού ολοκληρωθούν επιτυχώς τα σενάρια δοκιµών του ΟΠΣΟΥ ο Ανάδοχος θα προχωρήσει στην τελική προετοιµασία του συστήµατος (fine tuning, µε ενδεχόµενες παρεµβάσεις στην παραµετροποίηση). Σε περίπτωση που κατά την περίοδο της πιλοτικής λειτουργίας εµφανισθούν σοβαρά κατά την κρίση της ΕΠΠΕ προβλήµατα ή διαπιστωθεί ότι δεν πληρούνται κάποιες από τις προδιαγραφόµενες απαιτήσεις, η πιλοτική λειτουργία κρίνεται ανεπιτυχής, ο χρόνος της πιλοτικής λειτουργίας σταµατά, ο ανάδοχος προβαίνει σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για την άρση των προβληµάτων, καταθέτοντας και σχετικό γραπτό υπόµνηµα στο ήµο Θεσσαλονίκης. Μετά την εφαρµογή των απαραίτητων ενεργειών από τον ανάδοχο, ξαναρχίζει νέο διάστηµα πιλοτικής λειτουργίας. Το ανώτερο χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία έναρξης του πρώτου χρονικού διαστήµατος πιλοτικής λειτουργίας µέχρι το πέρας της επιτυχούς πιλοτικής λειτουργίας δεν µπορεί να υπερβαίνει τις τριάντα (30) ηµερολογιακές ηµέρες. ιαφορετικά ο ήµος Θεσσαλονίκης δικαιούται να κηρύξει τον ανάδοχο έκπτωτο. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 23 από 26

B.4 Μεθοδολογία υλοποίησης Έργου B.4.1 Χρονοδιάγραµµα υλοποίησης Έργου Ο χρόνος υλοποίησης του Έργου ορίζεται σε δύο (2) µήνες από την ηµεροµηνία υπογραφής της Σύµβασης. Η ανάλυση του Έργου σε Φάσεις περιλαµβάνει τα εξής: Εγκατάσταση/Παραµετροποίηση Εφαρµογών Μετάπτωση εδοµένων Εκπαίδευση Πιλοτική Λειτουργία Ο ανάδοχος θα πρέπει να καταθέσει στην προσφορά του χρονοδιάγραµµα του έργου µε αναλυτικό χρονοπρογραµµατισµό υλοποίησης των επί µέρους φάσεων. B.4.2 Παραδοτέα Έργου Τα παραδοτέα του έργου, ανά φάση υλοποίησης, παρουσιάζονται στον επόµενο πίνακα: Φάση Παραδοτέα Χρόνος Παράδοσης (από την έναρξη του έργου) Εγκατάσταση/ παραµετροποίηση εφαρµογών λογισµικού Μετάπτωση εδοµένων Εκπαίδευση Πιλοτική Λειτουργία Σύνολο εφαρµογών σε πλήρη λειτουργία Εγχειρίδιο χρήσης (user manual) Εγχειρίδιο διαχείρισης (administration manual) Αναφορά ολοκλήρωσης µετάπτωσης δεδοµένων Εκπαίδευση χρηστών και διαχειριστών Εκπαιδευτικό υλικό Τεκµηρίωση πρόσθετων προσαρµογών και παραµετροποιήσεων Τεκµηρίωση σφαλµάτων Έκθεση αξιολόγησης πιλοτικής λειτουργίας Εντός 2 µηνών Εντός 2 µηνών Εντός 2 µηνών Εντός 2 µηνών ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 24 από 26

B.4.3 Οµάδα Έργου / Σχήµα ιοίκησης Έργου Ο Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλλει στην Προσφορά του ολοκληρωµένη πρόταση για το σχήµα διοίκησης, το προσωπικό που θα διαθέσει για τη διοίκηση και υλοποίηση του Έργου, το αντικείµενο και το χρόνο απασχόλησής τους στο Έργο. Τυχόν αλλαγή του προσωπικού θα τελεί υπό την έγκριση της ΕΠΠΕ. Ο ήµος Θεσσαλονίκης θα έχει την κύρια ευθύνη επίβλεψης και ελέγχου της πορείας ανάπτυξης και υλοποίησης του Έργου, ενώ την κύρια ευθύνη υλοποίησης του Έργου την έχει ο Ανάδοχος. Ο Ανάδοχος στην Προσφορά του θα πρέπει να συµπεριλάβει τα εξής: B.4.3.1 Υπεύθυνος Έργου και αναπληρωτής Να καθοριστούν τα στελέχη του υποψήφιου Αναδόχου που θα αναλάβουν τους ρόλους: - του Υπεύθυνου Έργου - του αναπληρωτή Υπεύθυνου Έργου. Συγκεκριµένα για τα δύο ανωτέρω στελέχη να δοθούν βιογραφικά όπου να αναφέρονται οι δραστηριότητές τους κατ ελάχιστον για τα τελευταία πέντε (5) έτη. B.4.3.2 Μέλη Οµάδας Έργου Να καθοριστούν τα στελέχη του υποψήφιου Αναδόχου που θα στελεχώσουν την Οµάδα Έργου και: - να δοθούν βιογραφικά - να περιγραφεί ο ρόλος τους στο προτεινόµενο Σχήµα ιοίκησης - να δηλωθεί το γνωστικό αντικείµενο που θα καλύψουν - να δηλωθεί το ποσοστό συµµετοχής τους στο Έργο - να δηλωθεί η σχέση τους µε τον υποψήφιο Ανάδοχο (υπάλληλος, συνεργάτης κλπ.). B.4.4 ιαδικασία Παραλαβής Έργου Προκειµένου ο Θ να παρακολουθήσει την υλοποίηση του έργου θα συστήσει, σύµφωνα µε τις διαδικασίες του, Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ), στην οποία θα αναφέρεται ο Υπεύθυνος έργου του αναδόχου για οποιοδήποτε θέµα, πρόβληµα ή διευκρίνιση προκύψει ή απαιτηθεί κατά την υλοποίηση του έργου. Ο Ανάδοχος παραδίδει τα παραδοτέα του έργου στο Θ σε τρία (3) αντίτυπα και σε ηλεκτρονική µορφή. Η ΕΠΠΕ ελέγχει τα παραδοτέα του Αναδόχου όσον αφορά στη συµµόρφωσή τους ως προς τις απαιτήσεις της σύµβασης και της διακήρυξης. ήµος Θεσσαλονίκης Σελίδα 25 από 26