Προµήθεια λογισµικού µηχανογράφησης των Παιδικών Σταθµών του ΝΠ «Κέντρο Μέριµνας και Αλληλεγγύης ήµου Κοµοτηνής»

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕ ΡΟ ΟΠΗΣ ΚΕΝΤΡΟ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΚΑΙ ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ ΗΜΟΥ ΚΟΜΟΤΗΝΗΣ /νση: Γρηγ. Μαρασλή 1 Ταχ. Κωδ: Κοµοτηνή Πληροφορίες: Μ. ΜΕΡΕΤΗ Τηλέφωνο: Προµήθεια λογισµικού µηχανογράφησης των Παιδικών Σταθµών του ΝΠ «Κέντρο Μέριµνας και Αλληλεγγύης ήµου Κοµοτηνής» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Τεχνικές προδιαγραφές 2. Ενδεικτικός προϋπολογισµός 3. Συγγραφή υποχρεώσεων 4. ιακήρυξη

2 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕ ΡΟ ΟΠΗΣ ΚΕΝΤΡΟ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ ΗΜΟΥ ΚΟΜΟΤΗΝΗΣ /νση: Γρηγ. Μαρασλή 1 Ταχ. Κωδ: Κοµοτηνή Πληροφορίες: Μ. ΜΕΡΕΤΗ Τηλέφωνο: EN EIKTIKH MEΛETH ΑΠΑΝΗΣ ΕΝ ΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Ι. ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ - ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ Υπάρχει ανάγκη για την µηχανογράφηση των Παιδικών Σταθµών του δήµου µας, µε ένα ολοκληρωµένο και αποτελεσµατικό σύστηµα αξιολόγησης των αιτήσεων των ηµοτών, για να πάρουµε τα παιδιά στους Παιδικούς Σταθµούς. Επίσης όταν τα παιδιά γίνουν δεκτά στους παιδικούς Σταθµούς, υπάρχει µεγάλη ανάγκη παρακολούθησης των τροφείων των δηµοτών, παρακολούθησης των παρουσιών εργαζοµένων και των παιδιών καθώς και των βιβλιαρίων υγείας, και τέλος παρακολούθησης της αποθήκης και των παγίων των Παιδικών Σταθµών του ήµου. Χρειαζόµαστε λοιπόν ένα λογισµικό µε το οποίο θα πρέπει οι υπεύθυνοι των Σταθµών να µπορούν να καταχωρούν µόνοι τους τις αιτήσεις των δηµοτών, µε τους απαραίτητους ελέγχους, έτσι ώστε να υπάρχουν κεντρικά στην βάση δεδοµένων, χωρίς λάθη, σε πραγµατικό χρόνο (on line real time). Στην συνέχεια να γίνεται αυτόµατη κατάταξη των παιδιών σε Σταθµούς, µε τη χρήση παραµετρικά οριζόµενων κριτηρίων αξιολόγησης. Η µοριοδότηση και η κατάταξη των αιτήσεων θα πρέπει να γίνεται µε αδιάβλητο τρόπο από το πρόγραµµα, χρησιµοποιώντας τα κριτήρια που έχουν αποτυπωθεί στην εφαρµογή. Έτσι ο ήµος µας θα µπορεί να έχει τα δικά του κριτήρια αξιολόγησης. Η διαχείριση των τροφείων των δηµοτών θα πρέπει να γίνεται µε αδιάβλητο τρόπο από το πρόγραµµα, χρησιµοποιώντας τα κριτήρια που έχουν αποτυπωθεί στην εφαρµογή. Έτσι ο ήµος θα µπορεί να έχει τα δικά του κριτήρια αξιολόγησης. Η διαχείριση των τροφείων των δηµοτών θα πρέπει να γίνεται, σε σχέση µε το οικογενειακό εισόδηµα κάθε δηµότη. Η είσπραξη των τροφείων θα πρέπει να συνοδεύεται από την έκδοση των αντίστοιχων αποδείξεων είσπραξης προς το δηµότη ή προς τρίτους. Οι παρουσίες των παιδιών και των υπαλλήλων θα πρέπει να ελέγχονται online από τους σταθµούς, δίνοντας την δυνατότητα στα µαγειρεία µας να προϋπολογίσουν την ανάλωση της αποθήκης τους για την παρασκευή του καθηµερινού µενού. Η διοίκηση θα πρέπει να έχει την δυνατότητα να καταχωρεί το µενού ανά σταθµό, εξαιρώντας αυτόµατα τις αργίες. Το λογισµικό θα πρέπει να έχει την δυνατότητα να προϋπολογίζει τις παραγγελίες ανά προµηθευτή και σταθµό για όποια χρονική διάρκεια θέλουµε (προϋπολογισµό έτους). Ειδικός υπολογισµός θα πρέπει να υπάρχει στην εφαρµογή για τον προϋπολογισµό της χρήσης των καθαριστικών υλικών. Η ανάλωση των υλικών της αποθήκης θα πρέπει να γίνεται σύµφωνα µε τον αριθµό των παρουσιών και το προγραµµατισµένο µενού ηµέρας. Η πρόσβαση θα πρέπει να γίνεται µέσω πιστοποιηµένων Χρηστών, µέσα από ένα σύστηµα ασφαλείας και κωδικοποίησης ανταλλαγής δεδοµένων. Τα δικαιώµατα πρόσβασης θα πρέπει να ορίζονται από εµάς. Κάθε αλλαγή στα δεδοµένα του συστήµατος, θα πρέπει να αναγράφεται

3 αυτόµατα σε ειδική µεταχείριση αρχείων, ώστε να γνωρίζουµε ποιος τροποποίησε τι και πότε το τροποποίησε. εν θα πρέπει για την χρήση του λογισµικού, οι χρήστες αφενός να χρειάζονται ειδικές γνώσεις για την περιήγηση και εργασία τους στην εφαρµογή και αφετέρου να έχουν τη βοήθεια από λεπτοµερές εγχειρίδιο χρήσης, για κάθε λειτουργία του προγράµµατος. Η υποστήριξη και αναβάθµιση του συστήµατος θα πρέπει να γίνεται µέσω του internet, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ταχύτητα και αξιοπιστία στο σύνολο των παρεχόµενων υπηρεσιών. Τα χαρακτηριστικά του λογισµικού θα πρέπει να είναι: Καταχώρηση στοιχείων Σταθµών ( ιεύθυνση, τηλέφωνα, υπεύθυνοι, χώρος ευθύνης κλπ) Ορισµός Τµηµάτων ανά Σταθµό (Βρεφικό, Παιδικό, Παιδιά ανά Τµήµα κλπ) Καταχώρηση αιτήσεων δηµοτών ανά Σταθµό και Τµήµα Ειδικό παραµετρικό αρχείο αξιολόγησης και µοριοδότησης Μητρώο παιδιών ανά Παιδικό Σταθµό και Τµήµα Παρακολούθηση τροφείων Έκδοση αποδείξεων Μητρώο εργαζοµένων Παρουσίες εργαζοµένων Παρουσίες παιδιών Παρακολούθηση βιβλιαρίων υγείας Καθορισµός πιάτων ανά ηµέρα Καθορισµός συστατικών ανά πιάτο Προϋπολογισµός προµηθειών έτους Παρακολούθηση υπολοίπων ειδών ανά Σταθµό (αποθήκη) Πρόβλεψη προµηθειών επόµενου µήνα Καθηµερινή παρακολούθηση αναλώσεων µαγειρείων Απολογισµός κατανάλωσης αποθηκών Σταθµών Έλεγχος παραλαβής προϊόντων Καθορισµός αργιών Αυτόµατος υπολογισµός µερίδων Πρόταση ανάλωσης εµπορευµάτων σύµφωνα µε τον αριθµό παιδιών και εργαζοµένων Πρόταση παραγγελίας σε προµηθευτή ανά Παιδικό Σταθµό για τον επόµενο µήνα/εβδοµάδα Προϋπολογισµός ανάλωσης καθαριστικών ανά Σταθµό και παρακολούθηση σε σχέση µε την κατανάλωσή τους Καταγραφή παγίων ανά Σταθµό (Καταστροφή παλαιών και προµήθεια καινούριων) Εκτύπωση κωδικού παγίου σε ειδική ετικέτα (µεταλλική, χάρτινη) Χρήστες εφαρµογής Οµάδες χρηστών ικαιώµατα χρηστών Εκτυπώσεις Αιτήσεις πιστοποιητικών Στατιστικά στοιχεία ανά Σταθµό Στατιστικά στοιχεία αιτήσεων συγκεντρωτικά Λίστα παιδιών ανά Σταθµό Πίνακας εγγραφών επανεγγραφών Μητρώο παιδιών Βεβαιώσεις οφειλής τροφείων Απόδοση χρηµάτων ταµείου Ανεξόφλητες δόσεις τροφείων Παρουσίες Λήξη βιβλιαρίων υγείας εργαζοµένων Καρτέλα ειδών αποθήκης

4 Ισοζύγιο αποθήκης Υπόλοιπα ειδών αποθήκης Ετήσιος προϋπολογισµός προµηθειών µαγειρείου Παραγγελίες Βιβλίων εισαγωγών Βιβλίο εξαγωγών Απόκλιση πρότασης παραγγελιών συστήµατος και τελικών παραγγελιών ανά Σταθµό Στατιστικές εκτυπώσεις Ο σκοπός της προµήθειας του λογισµικού αποσκοπεί στο να µειώσει τον χρόνο ο οποίος απαιτείται από τους αρµόδιους υπαλλήλους στην: 1) Καταχώρηση και αξιολόγηση των αιτήσεων 2) Μοριοδότηση χωρίς λάθη και ελλείψεις δικαιολογητικών 3) Παρακολούθηση των τροφείων και των βιβλιαρίων υγείας των παιδιών 4) Έλεγχος της αποθήκης 5) Αυτόµατη ανάθεση των παραγγελιών σε επί µέρους προµηθευτές 6) Αυτόµατη ανάλωση των υλικών των µερίδων του φαγητού 7) Παρακολούθηση των παγίων Η εφαρµογή θα πρέπει να εγκατασταθεί σε server της υπηρεσίας µας ή να φιλοξενηθεί σε provider στο internet, τον οποίο θα προτείνει ο κατασκευαστής. II. ΕΝ ΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Ο Προϋπολογισµός της δαπάνης ανέρχεται συνολικά στο ποσό των ,00 συµπεριλαµβανοµένου ΦΠΑ 23%. Η απάνη θα βαρύνει τον προϋπολογισµό οικον. έτους 2015, και συγκεκριµένα τον Κ.Α µε τίτλο «Ηλεκτρονικοί υπολογιστές και ηλεκτρονικά συγκροτήµατα και λογισµικά» όπου έχει εγγραφεί επαρκής πίστωση. Η ενδεικτική δαπάνη περιλαµβάνει : Υπηρεσίες Εγκατάστασης της Βάσης εδοµένων Υπηρεσίες εκπαίδευσης Χρηστών Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Administrator ( ιαχειριστής Συστήµατος) Υπηρεσίες Παραµετροποίησης του Συστήµατος Η ανάθεση της προµήθειας θα γίνει σύµφωνα µε τις διατάξεις του ΕΚΠΟΤΑ. Κοµοτηνή 31/08/2015 ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ ΤΟΥ.Σ. ΣΥΝΤΑΧΘΗΚΕ Η ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΗ /ΝΣΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ ΓΚΑΡΑΝΗΣ ΜΑΡΙΑ ΜΕΡΕΤΗ

5 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕ ΡΟ ΟΠΗΣ ΚΕΝΤΡΟ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ ΗΜΟΥ ΚΟΜΟΤΗΝΗΣ Εργασία : Προµήθεια λογισµικού µηχανογράφησης των Παιδικών Σταθµών του ΝΠ «Κέντρο Μέριµνας και Αλληλεγγύης ήµου Κοµοτηνής» ΕΝ ΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Ο Προϋπολογισµός της δαπάνης ανέρχεται συνολικά στο ποσό των ,00 συµπεριλαµβανοµένου ΦΠΑ 23%. Η απάνη θα βαρύνει τον προϋπολογισµό οικον. έτους 2015, και συγκεκριµένα τον Κ.Α µε τίτλο «Ηλεκτρονικοί υπολογιστές και ηλεκτρονικά συγκροτήµατα και λογισµικά» όπου έχει εγγραφεί επαρκής πίστωση. Η ενδεικτική δαπάνη περιλαµβάνει : Υπηρεσίες Εγκατάστασης της Βάσης εδοµένων Υπηρεσίες εκπαίδευσης Χρηστών Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Administrator ( ιαχειριστής Συστήµατος) Υπηρεσίες Παραµετροποίησης του Συστήµατος ΜΟΝ. Α/Α ΕΙ ΟΣ ΤΙΜΗ ΜΟΝ. TEM. ΤΙΜΗ ΜΕΤΡ. 1 Λογισµικό των τεχνικών προδιαγραφών ΤΕΜ 8.130, ,08 ΣΥΝΟΛΟ 8.130,08 Οι τιµές επιβαρύνονται µε Φ.Π.Α 23%. Κοµοτηνή 31/08/2015 ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ ΤΟΥ.Σ. ΣΥΝΤΑΧΘΗΚΕ Η ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΗ /ΝΣΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ ΓΚΑΡΑΝΗΣ ΜΑΡΙΑ ΜΕΡΕΤΗ

6

7 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕ ΡΟ ΟΠΗΣ ΚΕΝΤΡΟ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ ΗΜΟΥ ΚΟΜΟΤΗΝΗΣ Εργασία : Προµήθεια λογισµικού µηχανογράφησης των Παιδικών Σταθµών του ΝΠ «Κέντρο Μέριµνας και Αλληλεγγύης ήµου Κοµοτηνής» ΣΥΓΓΡΑΦΗ Υ Π Ο ΧΡΕΩΣΕΩΝ Άρθρο 1 Αντικείµενο της προµήθειας είναι η αγορά λογισµικού για την µηχανοργάνωση των Παιδικών Σταθµών του νοµικού προσώπου. Άρθρο 2 Ισχύουσες διατάξεις. Η διενέργεια της προµήθειας διέπεται από τις διατάξεις του Ενιαίου Κανονισµού Προµηθειών Ο.Τ.Α. Υπουργική απόφαση 11389/93 Φ.Ε.Κ. 185/ Τ.Β. του εν ισχύ.κ.κ. Ν. 3463/06 περί κυρώσεως ηµοτικού και Κοινοτικού Κώδικα. Η πίστωση θα επιβαρύνει Κ.Α µε τίτλο «Ηλεκτρονικοί υπολογιστές και ηλεκτρονικά συγκροτήµατα και λογισµικά» του προϋπολογισµού 2015 του ΚΕ.ΜΕ.Α. ήµου Κοµοτηνής, µε συνολικό ποσό ,00 Άρθρο 3 Τρόπος εκτέλεσης της προµήθειας Η εκτέλεση της προµήθειας αυτής θα πραγµατοποιηθεί µε πρόχειρο διαγωνισµό µε κριτήριο κατακύρωσης την χαµηλότερη προσφορά σύµφωνα µε τις διατάξεις του ΕΚΠΟΤΑ σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 209 παρ.1 του Ν. 3463/06 του άρθρου 4 & 23 παράγραφος 4 & 2 αντίστοιχα του Ε.Κ.Π.Ο.Τ.Α. Άρθρο 4 Συµβατικά στοιχεία κατά σειρά ισχύος α) ιακήρυξη β) Συγγραφή υποχρεώσεων γ) Ενδεικτικός προϋπολογισµός δ) Τεχνικές προδιαγραφές Άρθρο 5 ικαιολογητικά συµµετοχής Η προσφορά των ενδιαφεροµένων θα συνοδεύεται από: 1. Πιστοποιητικό του οικείου Επαγγελµατικού Επιµελητηρίου µε το οποίο θα πιστοποιείται σ αυτό η εγγραφή του και το επάγγελµά του. 2. Υπεύθυνη δήλωση του άρθρου 8 του Ν.1599/86 στην οποία θα δηλώνουν ότι: α) Τα προσφερόµενα είδη είναι σύµφωνα µε τις τεχνικές προδιαγραφές της µελέτης. β) Να αναφέρεται ο χρόνος παράδοσης των ειδών που θα πρέπει να είναι όσο προβλέπει η διακήρυξη.

8 γ) Να αναφέρουν ότι έχουν λάβει γνώση των όρων της παρούσης Συγγραφής Υποχρεώσεων της προµήθειας και συµφωνούν µε αυτούς. Άρθρο 6 Αξιολόγηση προσφορών Η αξιολόγηση των προσφορών (συµφωνία ή όχι της τεχνικής περιγραφής της προσφοράς µε τις τεχνικές προδιαγραφές της µελέτης) και η εισήγηση για την ανάθεση της προµήθειας θα γίνει από τριµελή επιτροπή του άρθρου 46 του Ε.Κ.Π.Ο.Τ.Α. Άρθρο 7 Τόπος παράδοσης Η παράδοση των ειδών θα γίνει στο ΚΕ.ΜΕ.Α. ήµου Κοµοτηνής σε χώρο που θα υποδειχθεί από την Υπηρεσία. Άρθρο 8 Παραλαβή Η παραλαβή των ειδών θα γίνει από τριµελή επιτροπή του άρθρου 28 του Ε.Κ.Π.Ο.Τ.Α. Άρθρο 9 Πληµµελής κατασκευή Εάν κατά την παραλαβή και τη λειτουργία του λογισµικού δεν είναι σύµφωνα µε τις προδιαγραφές τις µελέτης και την προσφορά του προµηθευτή τότε ο ανάδοχος υποχρεούται να αντικαταστήσει ή αποκαταστήσει τα είδη σύµφωνα µε τις διατάξεις που αναφέρονται στο άρθρο 33 & 35 του Ε.Κ.Π.Ο.Τ.Α. Άρθρο 10 Φόροι, Τέλη, Κρατήσεις Ο ανάδοχος υπόκειται σε όλους τους, βάσει των κείµενων διατάξεων, φόρους, τέλη, κρατήσεις που θα ισχύουν κατά την ηµέρα της διενέργειας της προµήθειας. Ο Φ.Π.Α. βαρύνει τον ήµο. Κοµοτηνή 13/10/2015 ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ ΤΟΥ.Σ. ΣΥΝΤΑΧΘΗΚΕ Η ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΗ /ΝΣΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ ΓΚΑΡΑΝΗΣ ΜΑΡΙΑ ΜΕΡΕΤΗ