Οδηγός Κατάθεσης Τεκμηρίων στο Ιδρυματικό Αποθετήριο

Οδηγός Κατάθεσης Τεκμηρίων στο Ιδρυματικό Αποθετήριο Πολυτεχνείο Κρήτης

Περιεχόμενα Βασικές Έννοιες Τεκμήριο Αρχείο Τεκμηρίου Τύπος Τεκμηρίου Κοινότητα Συλλογή Καταθέτης Ελεγκτής Κατάθεση Τεκμηρίου Συμπλήρωση Μεταδεδομένων Τεκμηρίου Εισαγωγή, Επεξεργασία, Διαγραφή Τιμών Βήμα 1. Βασικές Πληροφορίες Τεκμηρίου Βήμα 2. Σημασιολογικές Πληροφορίες Τεκμηρίου Βήμα 3. Συντελεστές Τεκμηρίου Βήμα 4. Πληροφορίες Δημοσίευσης Τεκμηρίου Βήμα 5. Πληροφορίες Παραπομπής & Χρήσης Βήμα 6. Συσχετίσεις Τεκμηρίου Υποβολή Περιεχομένου Τεκμηρίου Προσθήκη Αρχείου Περιγραφή Αρχείου Σημασιολογικές Πληροφορίες Αρχείου Τεχνικές Πληροφορίες Αρχείου Οριστικοποίηση Κατάθεσης Δημοσίευση Τεκμηρίου Εισαγωγή Το κείμενο αυτό παρουσιάζει τη διαδικασία κατάθεσης τεκμηρίων στο Ιδρυματικό Αποθετήριο (ΙΑ εν συντομία) του Πολυτεχνείου Κρήτης. Παρέχει πληροφορίες τόσο για τις προϋποθέσεις που πρέπει να τηρούνται προκειμένου να είναι εφικτή η κατάθεση ενός τεκμηρίου στο Αποθετήριο, όσο και για τη χρήση της εφαρμογής κατάθεσης τεκμηρίων αυτής καθαυτής. Βασικές Έννοιες Στην ενότητα αυτή παρουσιάζονται οι βασικές έννοιες που συναντώνται τόσο στη χρήση του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του Πολυτεχνείου Κρήτης, όσο και στο υπόλοιπο του παρόντος κειμένου. Τεκμήριο Ένα Τεκμήριο είναι η οντότητα που υλοποιεί μια συγκεκριμένη έκφραση μιας πνευματικής εργασίας. Για παράδειγμα, η διπλωματική εργασία που εκπονήθηκε σε κάποια σχολή του Πολυτεχνείου Κρήτης από έναν φοιτητή αποτελεί ένα τεκμήριο ως ένα σύνολο δεδομένων (π.χ. κείμενο σε επεξεργάσιμη μορφή, κείμενο σε μη

επεξεργάσιμη μορφή, λογισμικό/σχέδια, κ.λπ.) και (περιγραφικών) μεταδεδομένων (τεκμηρίωση για το δημιουργό, τον επιβλέποντα, τα μέλη της εξεταστικής επιτροπής, τις θεματικές ενότητες που πραγματεύεται, κ.λπ.) σε ηλεκτρονική μορφή. Αντίστοιχα, ισχύουν για μια δημοσίευση σε ένα επιστημονικό περιοδικό, σε ένα επιστημονικό συνέδριο, για ένα βιβλίο, κ.ο.κ. Αξίζει ωστόσο να επισημανθεί, ότι ένα τεκμήριο, ενδέχεται να μην περιλαμβάνει το πραγματικό περιεχόμενο σε ηλεκτρονική μορφή. Για παράδειγμα το πλήρες κείμενο μιας δημοσίευσης σε επιστημονικό περιοδικό ενδέχεται να μη διατίθεται, είτε λόγω του ότι δεν έχει ψηφιοποιηθεί, είτε γιατί δεν επιτρέπεται να διατίθεται ελεύθερα, είτε γιατί δεν είναι επιθυμητή η διάθεσή του. Αρχείο Τεκμηρίου Κάθε τεκμήριο μπορεί να συνοδεύεται από το πλήρες περιεχόμενό του σε ηλεκτρονική μορφή. Το περιεχόμενο αυτό μπορεί να εμπεριέχεται σε ένα ή περισσότερα αρχεία. Έτσι, ένα αρχείο τεκμηρίου περιλαμβάνει το περιεχόμενο του τεκμηρίου ή μέρος αυτού. Ενδέχεται επίσης δύο αρχεία του ίδιου τεκμηρίου να περιλαμβάνουν το ίδιο ψηφιακό περιεχόμενο αλλά σε διαφορετικά μορφότυπα (π.χ. pdf και docx). Τύπος Τεκμηρίου Κάθε τεκμήριο έχει έναν τύπο ο οποίος προσδιορίζει σημασιολογικά το είδος του τεκμηρίου (π.χ. Διπλωματική Εργασία, Μεταπτυχιακή Διατριβή, Διαφάνειες Μαθήματος, κ.λπ.). Στο Ιδρυματικό Αποθετήριο υποστηρίζονται 20 τύποι τεκμηρίων και είναι δυνατόν η λίστα αυτή να επεκταθεί. Πέραν του σημασιολογικού προσδιορισμού, ο τύπος ενός τεκμηρίου καθορίζει και το συντακτικό των περιγραφικών του μεταδεδομένων. Για παράδειγμα, διαφορετικά μεταδεδομένα καταγράφονται για μια δημοσίευση σε ένα επιστημονικό περιοδικό, και διαφορετικά για μια διπλωματική εργασία. Κοινότητα Το περιεχόμενο του Ιδρυματικού Αποθετηρίου δύναται να οργανωθεί με βάση τις κοινότητες του Πολυτεχνείου, είτε επίσημες (π.χ. σχολές, τμήματα, κ.λπ.) είτε ανεπίσημες (π.χ. μεταπτυχιακοί φοιτητές εργαστηρίου MUSIC). Κάθε κοινότητα μπορεί να δομηθεί περαιτέρω σε υπό-κοινότητες (π.χ. η σχολή Ηλεκτρονικών Μηχανικών & Μηχανικών Η/Υ μπορεί να οργανωθεί σε τέσσερις υπό-κοινότητες μία για κάθε τομέα της). Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται η οργάνωση και προσπέλαση του παραγόμενου (πνευματικού) έργου μιας κοινότητας πιο άμεσα και διακριτά. Συλλογή Ο όρος συλλογή χρησιμοποιείται για την οργάνωση των τεκμηρίων μιας κοινότητας με βάση το είδος, τα χαρακτηριστικά, ή/και τις φυσικές ή νοηματικές σχέσεις μεταξύ των τεκμηρίων. Για παράδειγμα η συλλογή Διπλωματικές Εργασίες της σχολής Μηχανικών Παραγωγής & Διοίκησης ομαδοποιεί τις Διπλωματικές Εργασίες που εκπονούνται στη σχολή Μηχανικών Παραγωγής & Διοίκησης. Αντίστοιχα, η συλλογή Διπλωματικές Εργασίες του Εργαστηρίου Δυναμικών Συστημάτων και Προσομοίωσης περιλαμβάνει μόνο τις διπλωματικές εργασίες της συγκεκριμένης υπό-κοινότητας. Αξίζει να σημειωθεί ότι όπου υπάρχει δενδροειδής οργάνωση κοινοτήτων, τότε η συλλογή Α (π.χ. Μεταπτυχιακές Διατριβές) μιας κοινότητας (π.χ. ΗΜΜΥ), είναι υπερσύνολο της αντίστοιχης συλλογής (δηλαδή Μεταπτυχιακές Διατριβές) μιας υπό-κοινότητας (π.χ. Τομέας Πληροφορικής). Περιλαμβάνει 1 δηλαδή και τα τεκμήρια της αντίστοιχης συλλογής των υπό-κοινοτήτων της. Καταθέτης Καταθέτης είναι ο χρήστης του Ιδρυματικού Αποθετηρίου ο οποίος καταθέτει ένα τεκμήριο σε κάποια συλλογή του αποθετηρίου. Προκειμένου ένας χρήστης του 1 Εμφανίζονται μέσω αυτής

αποθετηρίου να έχει τη δυνατότητα να καταθέσει ένα τεκμήριο σε μια συγκεκριμένη συλλογή πρέπει να του έχει δοθεί το δικαίωμα κατάθεσης τεκμηρίων για αυτή τη συλλογή. Αξίζει να επισημανθεί ότι ο καταθέτης ενός τεκμηρίου μπορεί να μην είναι ο δημιουργός του τεκμηρίου (ή ένας από αυτούς). Ελεγκτής Ορισμένες συλλογές του ΙΑ ενδέχεται να απαιτούν την έγκριση των κατατεθέντων τεκμηρίων προκειμένου αυτά να δημοσιευθούν. Η έγκριση ή η απόρριψη ενός τεκμηρίου μπορεί να γίνεται με βάση διάφορα κριτήρια όπως για παράδειγμα, η ολοκληρωμένη και ορθή περιγραφή τους, η διάθεση του περιεχομένου, κ.ο.κ. Ο Ελεγκτής μιας συλλογής είναι ο χρήστης στον οποίο έχει δοθεί το δικαίωμα έγκρισης ή απόρριψης των κατατεθέντων τεκμηρίων στη συλλογή αυτή.

Κατάθεση Τεκμηρίου Προκειμένου να κάνετε μια νέα κατάθεση ενός τεκμηρίου στο ΙΑ θα πρέπει να έχετε το ρόλο του καταθέτη σε μία τουλάχιστον συλλογή. Εφόσον αυτό ισχύει, και έχετε ταυτοποιηθεί στο σύστημα (έχετε δηλαδή κάνει login) στο μενού επιλογών Ο Χώρος μου υπάρχει το στοιχείο Κατάθεση Τεκμηρίων. Επιλέγοντας αυτό το στοιχείο, μπορείτε να δείτε όλα τα τεκμήρια που έχετε καταθέσει στο ΙΑ ή η κατάθεσή τους (από εσάς) βρίσκεται σε εξέλιξη. Από εδώ, μπορείτε να ξεκινήσετε μια Νέα Κατάθεση Τεκμηρίου στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Εικόνα 1: Περιοχή Κατάθεσης Τεκμηρίων στο ΙΑ Η κατάθεση και επεξεργασία τεκμηρίων στο Ιδρυματικό Αποθετήριο γίνεται μέσα από την Εφαρμογή Κατάθεσης Τεκμηρίων (SIP Creator: Submission Information Package Creator). Έτσι, επιλέγοντας Νέα Κατάθεση Τεκμηρίου εκκινεί η εφαρμογή κατάθεσης τεκμηρίων η βασική δομή της οποίας φαίνεται στην Εικόνα 2. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η διαδικασία κατάθεσης ενός τεκμηρίου γίνεται σε ξεχωριστά βήματα, σε κάθε ένα από τα οποία ο καταθέτης παρέχει διαφορετικού είδους πληροφορίες. Η γραφική διεπαφή της εφαρμογής αυτής χωρίζεται σε τέσσερις βασικές περιοχές: 1. Περιοχή Άμεσης Πλοήγησης. Στην περιοχή αυτή παρέχεται η δυνατότητα μετάβασης από ένα βήμα σε οποιοδήποτε άλλο (είτε μεταγενέστερο, είτε προγενέστερο). Επίσης, παρέχεται η δυνατότητα πλοήγησης στη διαθέσιμη βοήθεια σχετικά με τα στοιχεία μεταδεδομένων που ζητείται να συμπληρωθούν στο εκάστοτε βήμα. Η πλοήγηση στη βοήθεια γίνεται μέσω ενός μενού επιλογών όπου κάθε επιλογή αντιστοιχεί σε ένα από τα στοιχεία μεταδεδομένων που ζητείται να συμπληρωθούν στο βήμα αυτό. 2. Περιοχή Σειριακής Πλοήγησης. Στην περιοχή αυτή ο καταθέτης έχει τη δυνατότητα να μεταβεί από ένα βήμα στο επόμενό του ή το προηγούμενό του (εφόσον υπάρχει). Πρόκειται για έναν εναλλακτικό τρόπο πλοήγησης μεταξύ των διαφορετικών βημάτων της διαδικασίας κατάθεσης. 3. Περιοχή Βοήθειας. Στην περιοχή αυτή αναφέρεται κάθε φορά η διαθέσιμη βοήθεια, είτε για το βήμα στο οποίο βρίσκεται η διαδικασία κατάθεσης, είτε για το στοιχείο μεταδεδομένων που έχει επιλέξει ο καταθέτης από το μενού επιλογών στην Περιοχή Άμεσης Πλοήγησης. 4. Περιοχή Επεξεργασίας Μεταδεδομένων. Στην περιοχή αυτή ο καταθέτης μπορεί να δει και να επεξεργαστεί τα μεταδεδομένα του τεκμηρίου που ζητούνται στο επιλεγμένο (από την περιοχή άμεσης πλοήγησης) βήμα. Να σημειωθεί ότι για όσα από τα μεταδεδομένα του τεκμηρίου έχουν πληθικότητα μεγαλύτερη του ενός, ενδέχεται δηλαδή να υπάρχουν πολλαπλές τιμές (π.χ. Ο τίτλος του τεκμηρίου σε διαφορετικές γλώσσες), στην περιοχή αυτή παρέχεται μια λίστα με τις διακριτές τιμές και δίνεται η δυνατότητα προσθήκης ή διαγραφής τιμών μέσω κατάλληλων

κουμπιών. Εικόνα 2: Η Βασική Δομή της Εφαρμογής Κατάθεσης Τεκμηρίων Στο κάτω μέρος της εφαρμογής υπάρχει μια μπάρα εργαλείων για τον τερματισμό της εφαρμογής και την αποθήκευση των τεκμηρίων. Στο σημείο αυτό, θα πρέπει να τονιστεί ότι η κατάθεση ενός τεκμηρίου στο Ιδρυματικό Αποθετήριο μπορεί να γίνει σε περισσότερες της μιας συνόδων. Ο καταθέτης δηλαδή μπορεί να ξεκινήσει την κατάθεση ενός τεκμηρίου, να συμπληρώσει κάποια από τα μεταδεδομένα που ζητούνται, να αποθηκεύσει το τεκμήριο, και να κλείσει την εφαρμογή κατάθεσης τεκμηρίων. Αργότερα, να επιστρέψει στο Ιδρυματικό Αποθετήριο και να συνεχίσει την κατάθεση του τεκμηρίου εισάγοντας και άλλα μεταδεδομένα και πιθανώς το πλήρες περιεχόμενο του τεκμηρίου. Η οριστικοποίηση της κατάθεσης ενός τεκμηρίου γίνεται μόνο όταν ο καταθέτης το δηλώσει ρητά και αποδεχθεί να χορηγήσει τη σχετική άδεια διάθεσης του τεκμηρίου του (περιεχόμενο και μεταδεδομένα) στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Η ενέργεια αυτή γίνεται στο τελευταίο βήμα όπως θα δούμε και αργότερα. Εφόσον δεν έχει πραγματοποιηθεί η οριστικοποίηση της κατάθεσης το τεκμήριο εμφανίζεται στην κατάσταση Σε εξέλιξη. Όπως προ-αναφέρθηκε, η διαδικασία κατάθεσης πραγματοποιείται σε ξεχωριστά βήματα. Σε κάθε βήμα ο καταθέτης καλείται (στην αντίστοιχη καρτέλα) να παράσχει ομοειδή, σχετικά, μεταδεδομένα (ή δεδομένα) για το υπό κατάθεση τεκμήριο, ή να εκτελέσει συγκεκριμένες ενέργειες.

Εικόνα 3: Επιλογή Συλλογής Κατάθεσης Με την έναρξή μιας νέας κατάθεσης τεκμηρίου, ο καταθέτης θα πρέπει να επιλέξει σε ποια συλλογή θα γίνει η κατάθεση. Για το λόγο αυτό η εφαρμογή κατάθεσης τεκμηρίων απαιτεί, πριν από οτιδήποτε άλλο, να γίνει η επιλογή της επιθυμητής συλλογής μέσα από μια δενδροειδή δομή κοινοτήτων και συλλογών στις οποίες ο συγκεκριμένος χρήστης έχει δικαίωμα κατάθεσης (βλέπε Εικόνα 3). Αφού επιλεχθεί η συλλογή κατάθεσης, δίνεται η δυνατότητα στον καταθέτη να συνεχίσει τη διαδικασία κατάθεσης η οποία χωρίζεται σε τρεις λογικές ενότητες βημάτων: 1. Συμπλήρωση Μεταδεδομένων Τεκμηρίου. Εδώ ο καταθέτης καλείται να συμπληρώσει τα μεταδεδομένα του τεκμηρίου σε έξι (6) λογικά βήματα χωρίς όμως να ζητούνται σε όλα τα βήματα υποχρεωτικές πληροφορίες για το τεκμήριο. 2. Υποβολή Περιεχομένου Τεκμηρίου. Εδώ ο καταθέτης καλείται σε ένα βήμα να υποβάλει και να περιγράψει τα διαθέσιμα αρχεία του τεκμηρίου. 3. Οριστικοποίηση Κατάθεσης. Εδώ ο καταθέτης καλείται σε ένα βήμα να δηλώσει ότι αποδέχεται τους όρους κατάθεσης τεκμηρίων του Ιδρυματικού Αποθετηρίου και να οριστικοποιήσει την κατάθεση του τεκμηρίου ή ότι δεν αποδέχεται τους όρους και δεν επιθυμεί την κατάθεση του τεκμηρίου στο Αποθετήριο.

Συμπλήρωση Μεταδεδομένων Τεκμηρίου Η συμπλήρωση των μεταδεδομένων ενός τεκμηρίου γίνεται σε έξι (6) βήματα. Τα βήματα αυτά, καθώς και τα μεταδεδομένα που ζητούνται σε κάθε βήμα περιγράφονται στη συνέχεια. Πριν όμως από αυτό, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό το μοτίβο αλληλεπίδρασης χρήστη - εφαρμογής για την εισαγωγή, επεξεργασία και διαγραφή πληροφορίας. Τρόποι Εισαγωγής, Επεξεργασίας και Διαγραφής Τιμών Ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η εισαγωγή τιμών στα μεταδεδομένα του τεκμηρίου διαφέρει ανάλογα με την πληθικότητα, αλλά και τον τύπο των ζητούμενων τιμών. Για μεταδεδομένα που ενδέχεται να υπάρχουν πολλαπλές εγγραφές (βλέπε Εικόνα 4): η εισαγωγή των εγγραφών γίνεται επιλέγοντας το κουμπί Προσθήκη που υπάρχει στη μπάρα εργαλείων της αντίστοιχης λίστας στην περιοχή επεξεργασίας μεταδεδομένων και το οποίο εμφανίζει την αντίστοιχη φόρμα εισαγωγής εγγραφών. Εικόνα 4: Φόρμα προσθήκης εγγραφών σε λίστα πολλαπλών εγγραφών Η επεξεργασία μιας εγγραφής γίνεται κάνοντας διπλό κλικ επάνω στην αντίστοιχη εγγραφή. Η ενέργεια αυτή εμφανίζει την ίδια φόρμα όπως στην εισαγωγή εγγραφής, αλλά με διαθέσιμη (προς επεξεργασία) την εγγραφή στην οποία έγινε το διπλό κλικ.

Η διαγραφή μιας εγγραφής (βλέπε Εικόνα 5) γίνεται επιλέγοντας την εγγραφή από τη λίστα με τις διαθέσιμες εγγραφές και κατόπιν το κουμπί Διαγραφή που υπάρχει στην μπάρα εργαλείων της αντίστοιχης λίστας εγγραφών. Η διαγραφή πολλαπλών εγγραφών ταυτόχρονα μπορεί να γίνει επιλέγοντας όσες εγγραφές επιθυμεί ο καταθέτης και κατόπιν επιλέγοντας το κουμπί Διαγραφή. Εικόνα 5: Διαγραφή εγγραφής από λίστα πολλαπλών εγγραφών Αντίστοιχα, για μεταδεδομένα τα οποία έχουν πληθικότητα ένα (1) (δεν επιτρέπουν δηλαδή πολλαπλές εγγραφές), η εισαγωγή, επεξεργασία, και διαγραφή τους γίνεται άμεσα (χωρίς δηλαδή την χρήση επιπλέον κουμπιών και φορμών) στην περιοχή επεξεργασίας μεταδεδομένων. Ένα τέτοιο παράδειγμα φαίνεται στην Εικόνα 6. Εικόνα 6: Τρόποι εισαγωγής - επεξεργασίας πληροφορίας για μεταδεδομένα με πληθικότητα ένα (1) Σε κάθε περίπτωση (ανεξαρτήτως πληθικότητας) υποστηρίζονται τέσσερις (4) διαφορετικοί τρόποι εισαγωγής πληροφορίας (βλέπε Εικόνα 6): 1. Εισαγωγή πληροφορίας με επιλογή από λίστα διαθέσιμων τιμών 2. Εισαγωγή πληροφορίας με αυτόματη παροχή προτάσεων από το σύστημα

(κατόπιν αναζήτησης σε εξωτερικές ή εσωτερικές πηγές) 3. Εισαγωγή αριθμητικών τιμών 4. Εισαγωγή ελεύθερου κειμένου. Ένας σημαντικός τύπος εγγραφών που υποστηρίζονται από το Ιδρυματικό Αποθετήριο είναι οι εγγραφές-οντότητες και οι εγγραφές-έννοιες. Μια τέτοια εγγραφή μπορεί να έχει πολλαπλές ετικέτες (ονομασίες) και μπορεί να προέρχεται από ένα λεξικό όρων (όταν πρόκειται για έννοιες) ή από ένα αρχείο οντοτήτων (όταν πρόκειται για οντότητες). Αν δεν παρέχεται η δυνατότητα εύρεσης σε εξωτερική πηγή, παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας μιας τέτοιας εγγραφής εισάγοντας όσες ονομασίες επιθυμεί ο χρήστης. Όλες όμως οι ονομασίες αυτές θα αφορούν στην ίδια έννοια ή στην ίδια οντότητα. Ως παράδειγμα μιας εγγραφής-έννοιας μπορούμε να αναφέρουμε τη θεματική Αλληλεπίδραση Ανθρώπου Υπολογιστή. Η θεματική κατηγορία αυτή μπορεί να εισαχθεί με τις εξής ονομασίες: Επικοινωνία Ανθρώπου Υπολογιστή, Human Computer Interaction, HCI, κ.λπ. Όλες αυτές οι ονομασίες αναφέρονται στην ίδια θεματική κατηγορία. Αντίστοιχα, ως παράδειγμα μιας εγγραφής-οντότητας μπορούμε να αναφέρουμε τον οργανισμό Πολυτεχνείο Κρήτης. Ο Οργανισμός αυτός μπορεί να αναφερθεί με τις ονομασίες Πολυτεχνείο Κρήτης, Technical University of Crete, TUC, ΠΟΛ.ΚΡ, κ.λπ. Όλες αυτές οι ονομασίες αναφέρονται στην ίδια οντότητα: στον οργανισμό Πολυτεχνείο Κρήτης. Για τις εγγραφές αυτού του είδους το Ιδρυματικό Αποθετήριο παρέχει κατάλληλες διεπαφές είτε για την επαναχρησιμοποίησή τους από εξωτερικές πηγές (προτιμητέο), είτε για τη δημιουργία τους εξαρχής (βλέπε εικόνες 7-10). Εικόνα 7: Φόρμα δημιουργίας εγγραφής-οντότητας Εικόνα 8: Φόρμα ανεύρεσης εγγραφής-οντότητας Εικόνα 9: Φόρμα δημιουργίας εγγραφής-έννοιας Εικόνα 10: Φόρμα ανεύρεσης εγγραφής-έννοιας

Βήμα 1.Βασικές Πληροφορίες Τεκμηρίου Εικόνα 11: Bήμα 1ο - Βασικές Πληροφορίες Τεκμηρίου Στο πρώτο βήμα της συμπλήρωσης των μεταδεδομένων του τεκμηρίου ο καταθέτης μπορεί να συμπληρώσει τις εξής πληροφορίες για το τεκμήριο (βλέπε Εικόνα 11): Τίτλοι Τεκμηρίου. Ο τίτλος του υπό-κατάθεση τεκμηρίου και πιθανώς οι μεταφράσεις του σε άλλες γλώσσες. Για παράδειγμα ο τίτλος μιας διπλωματικής εργασίας όπως αυτός αναγράφεται στο κείμενο της διπλωματικής, ή ο τίτλος ενός βιβλίου. Ενδεικτικές τιμές: Design and Development of a Natural Language Processor στα Αγγλικά και Σχεδιασμός και Υλοποίηση ενός Επεξεργαστή Φυσικής Γλώσσας στα Ελληνικά. Η συμπλήρωση του τίτλου του τεκμηρίου σε τουλάχιστον μια γλώσσα είναι υποχρεωτική. Πέραν αυτού, ενδέχεται για συγκεκριμένους τύπους τεκμηρίων ή για συγκεκριμένες συλλογές να απαιτείται ο τίτλος και σε άλλες γλώσσες. Αναγνωριστικά Τεκμηρίου. Ένα τεκμήριο, ενδέχεται να έχει ήδη κάποιο αναγνωριστικό πριν κατατεθεί στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Για παράδειγμα, μια δημοσίευση σε ένα επιστημονικό περιοδικό ενδέχεται να έχει ένα μόνιμο αναγνωριστικό τύπου DOI (Digital Object Identifier) ή ένα βιβλίο να έχει αναγνωριστικό τύπου ISBN (International Standard Book Number). Επίσης, ως αναγνωριστικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν και διευθύνσεις διαδικτύου όπου το τεκμήριο είναι ήδη δημοσιευμένο (π.χ. η διεύθυνση μιας δημοσίευσης στο web site της ΙΕΕΕ). Αν και δεν είναι υποχρεωτική η εισαγωγή τέτοιων αναγνωριστικών, η εισαγωγή τους προτείνεται ανεπιφύλακτα ως μια καλή πρακτική για την διασύνδεση/ολοκλήρωση δεδομένων στο διαδίκτυο (Linked Data). Γλώσσες Τεκμηρίου. Αναφέρεται στη γλώσσα ή τις γλώσσες στις οποίες έχει γραφτεί και είναι διαθέσιμο το περιεχόμενο του τεκμηρίου. Ένα τεκμήριο

ενδέχεται να είναι διαθέσιμο σε περισσότερες της μίας γλώσσας (π.χ. Ελληνικά και Αγγλικά). Δεν πρέπει να συγχέεται με τη γλώσσα στην οποία παρέχονται τα μεταδεδομένα του τεκμηρίου. Μεγέθη Τεκμηρίου. Αναφέρεται στα φυσικά μεγέθη του τεκμηρίου τα οποία θεωρούνται από τον καταθέτη χρήσιμο να αναφερθούν. Παραδείγματα τιμών αποτελούν: ο αριθμός των σελίδων του τεκμηρίου, το μέγεθος σε Βytes της ψηφιακής μορφής του, οι διαστάσεις της έντυπης μορφής του (Α4), κ.α. Βήμα 2. Σημασιολογική Περιγραφή Τεκμηρίου Εικόνα 12: Βήμα 2ο - Σημασιολογική Περιγραφή Τεκμηρίου Στο δεύτερο βήμα της συμπλήρωσης του μεταδεδομένων του τεκμηρίου ο καταθέτης μπορεί να συμπληρώσει τις εξής πληροφορίες για το τεκμήριο (βλέπε Εικόνα 12): Περιγραφές Τεκμηρίου. Η περιγραφή του τεκμηρίου και πιθανώς οι μεταφράσεις της σε άλλες γλώσσες. Η περιγραφή αφορά στον προσδιορισμό του τι είναι το τεκμήριο και όχι στον προσδιορισμό του περιεχομένου του. Παραδείγματα τιμών: Μια εργασία που υποβλήθηκε για τη μερική κάλυψη των αναγκών απόκτησης του Μεταπτυχιακού Διπλώματος Ειδίκευσης στο τμήμα ΗΜΜΥ, The Assignment given to the Web Application Development postgraduate Course in the School of Electronics and Computer Engineering (of TUC) on Spring 2013 Περιλήψεις Τεκμηρίου. Η περίληψη του περιεχομένου του τεκμηρίου και οι

μεταφράσεις της σε άλλες γλώσσες. Ενδεικτικές τιμές που μπορούν να εισαχθούν είναι ο Πίνακας Περιεχομένων ή περίληψη μιας διπλωματικής εργασίας, η περίληψη (abstract) μιας δημοσίευσης, η σύνοψη (executive summary) μιας τεχνικής αναφοράς, κ.λπ. Θεματικές Κατηγορίες Τεκμηρίου. Οι θεματικές (subjects) τις οποίες πραγματεύεται το τεκμήριο. Μια θεματική κατηγορία μοντελοποιείται ως εγγραφή-έννοια με πολλαπλές ονομασίες και μπορεί είτε να αναζητηθεί σε εξωτερικά λεξικά ή θησαυρούς όρων (όπως για παράδειγμα ο θησαυρός LCSH: Library Of Congress Subject Headings) είτε να εισαχθεί χειροκίνητα από τον καταθέτη. Διακριτά Χαρακτηριστικά Τεκμηρίου. Πρόκειται για χαρακτηριστικά του τεκμηρίου τα οποία ο καταθέτης μπορεί να θεωρεί σημαντικό ή χρήσιμο να αναφερθούν και δεν υπάρχει άλλο κατάλληλο πεδίο για να εισαχθούν. Μια ενδεικτική εγγραφή θα μπορούσε να είναι η εξής: Χρηματοδότης: Ευρωπαϊκή Επιτροπή / Έργο DELOS Network of Excellence Βήμα 3. Συντελεστές Τεκμηρίου Εικόνα 13: Βήμα 3ο Συντελεστές Τεκμηρίου Στο τρίτο βήμα της συμπλήρωσης του μεταδεδομένων του τεκμηρίου ο καταθέτης καλείται να συμπληρώσει τις εξής πληροφορίες για το τεκμήριο (βλέπε Εικόνα 3): Δημιουργοί Τεκμηρίου. Οι δημιουργοί του τεκμηρίου. Για παράδειγμα ο συγγραφέας (φοιτητής) μιας διπλωματικής εργασίας, οι συγγραφείς μιας επιστημονικής δημοσίευσης, κ.λπ. Ο δημιουργός ενός τεκμηρίου αναπαρίσταται στο Ιδρυματικό Αποθετήριο ως εγγραφή-οντότητα και μπορεί είτε να δημιουργηθεί εξαρχής, είτε (προτιμητέο) να αντληθεί από εξωτερική πηγή

(αρχείο οντοτήτων). Ειδικότερα, για δημιουργούς που είναι μέλη (φοιτητές, καθηγητές, εργαζόμενοι) του Πολυτεχνείου Κρήτης παρέχεται η δυνατότητα αναζήτησής τους στον κατάλογο χρηστών του Πολυτεχνείου Κρήτης (LDAP Server). Η εισαγωγή δημιουργών τεκμηρίου μέσω αναζήτησης στον κατάλογο αυτό προτείνεται ανεπιφύλακτα καθώς δίνει τη δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης της πληροφορίας αυτής από άλλες εφαρμογές (π.χ. άλλα πληροφοριακά συστήματα του πολυτεχνείου). Η δήλωση τουλάχιστον ενός δημιουργού για το υπό κατάθεση τεκμήριο είναι υποχρεωτική. Εκδότες Τεκμηρίου. Αν πρόκειται για τεκμήριο το οποίο έχει δημοσιευθεί από κάποιον οργανισμό, τότε αναφέρεται αυτός ο οργανισμός ή οι οργανισμοί αν πρόκειται για περισσότερους του ενός. Κάθε ένας από τους εκδότες αναπαρίσταται ως εγγραφή-οντότητα και μπορεί να δημιουργηθεί εξαρχής, ή να αναζητηθεί από εξωτερική πηγή (αρχείο οντοτήτων). Παραδείγματα τιμών: Association for Computer Machinery, Springer Verlag, Πανεπιστημιακές Εκδόσεις Πανεπιστημίου Κρήτης, κ.λπ. Άλλοι Συντελεστές Τεκμηρίου. Πρόκειται για συντελεστές του τεκμηρίου οι οποίοι δεν ανήκουν στους δημιουργούς ή τους εκδότες του, αλλά έχουν διαδραματίσει κάποιο ρόλο στη δημιουργία, διόρθωση, υλοποίηση, αξιολόγηση, κ.λπ. του τεκμηρίου. Κάθε ένας από αυτούς τους συντελεστές αναπαρίσταται ως εγγραφή-οντότητα και μπορεί να δημιουργηθεί εξαρχής, ή να αναζητηθεί από εξωτερική πηγή (αρχείο οντοτήτων). Πέραν αυτού, για κάθε συντελεστή θα πρέπει να δηλωθεί και ο ρόλος τον οποίο διαδραμάτισε. Η δήλωση του ρόλου γίνεται με επιλογή από κατάλληλο λεξικό όρων. Βήμα 4. Πληροφορίες Δημοσίευσης Τεκμηρίου Εικόνα 14: Βήμα 4ο Πληροφορίες Δημοσίευσης Τεκμηρίου

Στο τέταρτο βήμα της συμπλήρωσης των μεταδεδομένων του τεκμηρίου ο καταθέτης καλείται να συμπληρώσει πληροφορίες σχετικά με το πότε, και που δημιουργήθηκε/δημοσιεύθηκε το τεκμήριο (βλέπε Εικόνα 14). Ανάλογα με τον τύπο του τεκμηρίου, οι πληροφορίες αυτές μπορεί να διαφέρουν. Για το λόγο αυτό, στο συγκεκριμένο βήμα απαιτείται και η δήλωση του τύπου του τεκμηρίου. Τύπος Τεκμηρίου. Ο τύπος του τεκμηρίου. Αν δηλαδή πρόκειται για διπλωματική εργασία, για μεταπτυχιακή διατριβή, δημοσίευση σε συνέδριο, βιβλίο, κ.ο.κ. Η επιλογή γίνεται από λίστα διαθέσιμων τύπων η οποία καθορίζεται σύμφωνα με τις πολιτικές της συλλογής στην οποία γίνεται η κατάθεση. Για παράδειγμα στη συλλογή Διπλωματικές Εργασίες της κοινότητας Σχολή Μηχανικών Περιβάλλοντος μπορεί να επιτρέπεται μόνο ο τύπος Διπλωματική Εργασία ενώ στη συλλογή Διακριθέντα Τεκμήρια της κοινότητας Σχολή Ηλεκτρονικών Μηχανικών & Μηχανικών Η/Υ να επιτρέπονται οι τύποι Διπλωματική Εργασία, Μεταπτυχιακή Διατριβή, Δημοσίευση σε Περιοδικό με κριτές, κ.λπ. Η δήλωση του τύπου του τεκμηρίου είναι υποχρεωτική. Στη συνέχεια περιγράφονται τα μεταδεδομένα που δηλώνονται στο βήμα αυτό (υποδεικνύοντας τον τύπο των τεκμηρίων στον οποίο αφορούν). Ακαδημαϊκή Μονάδα. Η Ακαδημαϊκή Μονάδα του Πολυτεχνείου Κρήτης (σχολή, τμήμα, τομέας, εργαστήριο, κλπ) στην οποία δημιουργήθηκε το τεκμήριο. Η δήλωση της ακαδημαϊκής μονάδας (στους τύπους τεκμηρίου που ζητείται) είναι υποχρεωτική. Ζητείται στα τεκμήρια τύπου Διπλωματική Εργασία, Μεταπτυχιακή Διατριβή, Διδακτορική Διατριβή, Εκπαιδευτικό Υλικό *, και Άλλος Τύπος Τεκμηρίου. Έτος. Πρόκειται για το έτος δημοσίευσης του τεκμηρίου, ή το έτος δημιουργίας του αν το τεκμήριο δεν έχει δημοσιευθεί (π.χ. εκπαιδευτικό υλικό). Η δήλωση του έτους δημοσίευσης είναι υποχρεωτική. Ζητείται σε τεκμήρια όλων των τύπων Σημειώσεις. Τυχόν σημειώσεις για τη δημιουργία ή δημοσίευση του τεκμηρίου που ο καταθέτης θεωρεί σημαντικό να αναφερθούν. Ζητείται σε τεκμήρια όλων των τύπων. Περιοδικό. O πλήρης τίτλος του περιοδικού στο οποίο έγινε η δημοσίευση του τεκμηρίου. Η δήλωση του πλήρους τίτλου του περιοδικού είναι υποχρεωτική. Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Περιοδικό **. Τεύχος. Το τεύχος του περιοδικού στο οποίο έγινε η δημοσίευση του τεκμηρίου. Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Περιοδικό **. Τόμος. Ο τόμος του περιοδικού ο οποίος περιλαμβάνει το τεκμήριο. Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Περιοδικό **. Διάστημα Σελίδων. Το διάστημα των σελίδων που καταλαμβάνει το τεκμήριο στο περιοδικό ή στα πρακτικά συνεδρίου. Π.χ.: 122-137 Ζητείται σε τεκμήρια τύπου: Δημοσίευση σε Περιοδικό ** και Δημοσίευση σε Συνέδριο ***. Πλήρες Όνομα Συνεδρίου. Το πλήρες όνομα του συνεδρίου στο οποίο παρουσιάστηκε το τεκμήριο. Π.χ.: International Conference on Very Large Data Bases. Η δήλωση του πλήρους ονόματος του συνεδρίου είναι υποχρεωτική. Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Συνέδριο *** * Εκπαιδευτικό Υλικό, Διαφάνειες Μαθήματος, Ασκήσεις Μαθήματος, Σημειώσεις Διαλέξεων Μαθήματος ** Δημοσίευση σε Περιοδικό με Κριτές, Δημοσίευση σε Περιοδικό χωρίς Κριτές *** Δημοσίευση σε Συνέδριο, Αφίσα σε Συνέδριο, Επίδειξη σε Συνέδριο, Πλήρης Δημοσίευση σε Συνέδριο, Σύντομη Δημοσίευση σε Συνέδριο, Σεμινάριο σε Συνέδριο

Ακρωνύμιο Συνεδρίου. Το ακρωνύμιο του συνεδρίου στο οποίο παρουσιάστηκε το τεκμήριο. Π.χ.: VLDB Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Συνέδριο *** Τίτλος Πρακτικών Συνεδρίου. Ο τίτλος των πρακτικών που δημοσιεύει το συνέδριο στο οποίο παρουσιάστηκε το τεκμήριο. Π.χ.: Proceedings of the 11th International Conference on Very Large Data Bases Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Συνέδριο *** Τόμος Πρακτικών. Ο τόμος (αν υπάρχει) των πρακτικών του συνεδρίου που περιλαμβάνει το τεκμήριο. Π.χ.: 3ος Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Συνέδριο *** Αριθμός Πρακτικών. Ο αριθμός (αν υπάρχει) των πρακτικών του συνεδρίου που περιλαμβάνει το τεκμήριο. Π.χ.: 1 Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Δημοσίευση σε Συνέδριο *** Τίτλος Βιβλίου. Ο τίτλος του Βιβλίου του οποίου το υπό-κατάθεση τεκμήριο αποτελεί κεφάλαιό του. Π.χ.: Encyclopedia of Databases Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Κεφάλαιο Βιβλίου Έκδοση. Ο αριθμός έκδοσης του βιβλίου. Π.χ. 2 Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Βιβλίο και Κεφάλαιο Βιβλίου. Αν το υπό-κατάθεση τεκμήριο είναι κεφάλαιο βιβλίου, αφορά στον αριθμό έκδοσης του βιβλίου (ως σύνολο). Σειρά. Η σειρά (αν υπάρχει) βιβλίων στην οποία ανήκει το βιβλίο. Π.χ.: Άπαντα Θεατρικά Σαίξπηρ, Discovering Infinity, Harry Potter, κ.λπ. Ζητείται σε τεκμήρια τύπου Βιβλίο και Κεφάλαιο Βιβλίου. Αν το υπό-κατάθεση τεκμήριο είναι κεφάλαιο βιβλίου, αφορά στη σειρά βιβλίων στην οποία ανήκει το βιβλίο (ως σύνολο).

Βήμα 5. Πληροφορίες Παραπομπής και Χρήσης Εικόνα 15: Βήμα 5ο Πληροφορίες Παραπομπής και Χρήσης Τεκμηρίου Στο πέμπτο βήμα της συμπλήρωσης του μεταδεδομένων του τεκμηρίου ο καταθέτης καλείται να συμπληρώσει πληροφορίες σχετικά με τη βιβλιογραφική αναφορά του τεκμηρίου και την άδεια χρήσης του (βλέπε Εικόνα 15): Βιβλιογραφικές Αναφορές. Η βιβλιογραφική αναφορά σε μία ή περισσότερες γλώσσες (αν επιδέχεται μετάφραση). Η βιβλιογραφική αναφορά καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο μπορούν άλλοι δημιουργοί να αναφερθούν (παραπέμψουν) στο συγκεκριμένο τεκμήριο. Στη βιβλιογραφική αναφορά αναφέρονται συνήθως οι δημιουργοί του τεκμηρίου, ο τίτλος του τεκμηρίου, καθώς και πληροφορίες για το που και πότε δημοσιεύθηκε το τεκμήριο. Για παράδειγμα: Δημοσίευση σε Συνέδριο: Bikakis N., Gioldasis N., Tsinaraki C., Christodoulakis S.: Querying XML Data with SPARQL, In the proceedings of the 20th International Conference on Database and Expert Systems Applications, DEXA, 2009 Διπλωματική Εργασία: Παπαδόπουλος Κ.: Κατανόηση Φυσικής Γλώσσας με χρήση Οντολογιών, Διπλωματική Εργασία, Τμήμα Ηλεκτρονικών Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Πολυτεχνείο Κρήτης, 2009. Η δήλωση μίας τουλάχιστον βιβλιογραφικής αναφοράς είναι υποχρεωτική. Άδεια Χρήσης Τεκμηρίου. Η άδεια χρήσης που χορηγείται σε ένα Τεκμήριο επιτρέπει στους δημιουργούς του να δηλώσουν ποια δικαιώματα διατηρούν, και

ποια δικαιώματα αποποιούνται προς όφελος άλλων δημιουργών. Επίσης, η άδεια χρήσης καθορίζει και τις προϋποθέσεις που πρέπει να τηρούνται προκειμένου το τεκμήριο να χρησιμοποιηθεί από άλλους δημιουργούς. Το ιδρυματικό αποθετήριο υιοθετεί τις άδειες της πρωτοβουλίας Creative Commons δεδομένου ότι η χρήση των αδειών αυτών είναι ευρέως διαδεδομένη σε Αποθετήρια ανοικτής πρόσβασης. Για τη χρήση των αδειών αυτών, η Εφαρμογή Κατάθεσης Τεκμηρίων παρέχει: α) τη δυνατότητα άμεσης πλοήγησης (για έμπειρους χρήστες) στις διαθέσιμες άδειες μέσω μιας λίστας επιλογών (drop box) με διαθέσιμη βοήθεια για κάθε άδεια, και β) ειδικό βοηθό επιλογής άδειας χρήσης Creative Commons μέσω ερωτήσεων-απαντήσεων (βλ. Εικόνα 16) Για κάθε άδεια της πρωτοβουλίας παρέχεται η σχετική βοήθεια προκειμένου να υποβοηθηθεί ο καταθέτης στην επιλογή της επιθυμητής άδειας. Η δήλωση της άδειας χρήσης ενός τεκμηρίου είναι υποχρεωτική. Εικόνα 16: Βοηθός Επιλογής Άδειας Creative Commons

Βήμα 6. Συσχετίσεις Τεκμηρίου Εικόνα 17: Βήμα 6ο Συσχετίσεις Τεκμηρίου Στο έκτο και τελευταίο βήμα της συμπλήρωσης μεταδεδομένων του τεκμηρίου ο καταθέτης καλείται να δηλώσει τις συσχετίσεις του τεκμηρίου με άλλα τεκμήρια που έχουν δημοσιευθεί στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, αλλά και με άλλες συλλογές εκτός από τη συλλογή κατάθεσης (βλέπε Εικόνα 17): Συσχετίσεις με Άλλα Τεκμήρια. Ένα τεκμήριο ενδέχεται να σχετίζεται με άλλα τεκμήρια που έχουν δημοσιευθεί μέσω του Ιδρυματικού Αποθετηρίου. Η σχέση μεταξύ ενός τεκμηρίου Α και ενός τεκμηρίου Β μπορεί να είναι: 1. Το τεκμήριο Α Περιέχει το Τεκμήριο B 2. Το τεκμήριο Α Περιέχεται στο Τεκμήριο B 3. Το τεκμήριο Α Έχει συμπληρωματικό το Τεκμήριο B 4. Το τεκμήριο Α Έχει ως έκδοση το Τεκμήριο B 5. Το τεκμήριο Α Αποτελεί έκδοση του Τεκμηρίου B 6. Το τεκμήριο Α Έχει διάδοχο το Τεκμήριο B 7. Το τεκμήριο Α Είναι διάδοχο του Τεκμηρίου B 8. Το τεκμήριο Α Προηγείται του Τεκμηρίου B 9. Το τεκμήριο Α Έπεται του Τεκμηρίου B 10. Το τεκμήριο Α Αναφέρει το Τεκμήριο B 11. Το τεκμήριο Α Αναφέρεται από το Τεκμήριο B 12. Το τεκμήριο Α Έχει μετατραπεί στο Τεκμήριο B 13. Το τεκμήριο Α Έχει μετατραπεί από το Τεκμήριο B Σημείωση: Προκειμένου ο καταθέτης να μπορέσει να συσχετίσει το υπό-κατάθεση

τεκμήριο με ένα άλλο (σχετιζόμενο τεκμήριο), θα πρέπει το σχετιζόμενο τεκμήριο να ανήκει σε συλλογή στην οποία ο καταθέτης έχει δικαίωμα κατάθεσης. Συμμετοχή Τεκμηρίου σε Συλλογές. Όπως έχει αναφερθεί, ένα τεκμήριο ανήκει σε μία και μόνο μία συλλογή: τη συλλογή κατάθεσης. Η συλλογή κατάθεσης επιλέγεται όπως έχουμε δει στην αρχή της διαδικασίας κατάθεσης, και δεν μπορεί να αλλάξει από τον καταθέτη. Επίσης, καθορίζει σε μεγάλο βαθμό και τον τύπο του τεκμηρίου αφού επιτρέπεται μόνο η δήλωση των συγκεκριμένων τύπων τεκμηρίων που έχουν συσχετισθεί με τη συλλογή κατάθεσης. Ωστόσο, ο καταθέτης έχει τη δυνατότητα να δηλώσει σε ποιες άλλες συλλογές θα ήθελε το τεκμήριο του να συμμετέχει (εμφανίζεται). Έτσι, στο βήμα αυτό μπορεί να δηλώσει τις συλλογές που επιθυμεί να φιλοξενήσουν το τεκμήριο που καταθέτει επιλέγοντας το κουμπί προσθήκη. Σημείωση 1: Το δένδρο με τις συλλογές που εμφανίζεται, δείχνει μόνο τις συλλογές που είναι συμβατές με το τεκμήριο που καταθέτει. Δηλαδή μόνο τις συλλογές οι οποίες επιτρέπουν τεκμήρια του ιδίου τύπου με το υπό-κατάθεση τεκμήριο. Σημείωση 2: Η δήλωση συμμετοχής ενός τεκμηρίου σε μια συλλογή διαφορετική από τη συλλογή κατάθεσης, είναι στην ουσία ένα αίτημα συμμετοχής και υπόκειται στην αποδοχή (ή απόρριψη) αυτού του αιτήματος από τους διαχειριστές της σχετιζόμενης συλλογής. Μπορεί δηλαδή ο καταθέτης να ολοκληρώσει την κατάθεση του τεκμηρίου, αυτό να εγκριθεί, αλλά να μην εμφανίζεται ακόμη σε κάποια από τις σχετιζόμενες συλλογές. Αυτό μπορεί να γίνει πολύ αργότερα, όταν και θα εγκριθεί το αίτημά του από τους διαχειριστές της συλλογής αυτής. Στο σημείο αυτό έχει ολοκληρωθεί η συμπλήρωση των μεταδεδομένων του τεκμηρίου και απομένει η υποβολή του περιεχομένου του τεκμηρίου εφόσον αυτό είναι διαθέσιμο.

Υποβολή Περιεχομένου Τεκμηρίου Προκειμένου να είναι εφικτή η υποβολή του περιεχομένου του τεκμηρίου, θα πρέπει να έχει γίνει η αποθήκευση (τουλάχιστον μια φορά) του τεκμηρίου. Γενικότερα, προτείνεται η τακτική αποθήκευση των αλλαγών που κάνει ο καταθέτης κατά τη διάρκεια κατάθεσης ενός τεκμηρίου. Η υποβολή του περιεχομένου ενός τεκμηρίου γίνεται από την καρτέλα Αρχεία Τεκμηρίου (βλέπε Εικόνα 18). Εικόνα 18: Αρχεία Τεκμηρίου Η καρτέλα αυτή δείχνει τη λίστα με τα αρχεία τα οποία έχουν ήδη προστεθεί στο υπό-κατάθεση τεκμήριο. Για κάθε εγγραφή αυτής της λίστας εμφανίζεται το όνομα και ο τύπος του αρχείου. Επιπλέον εμφανίζεται και μια μπάρα εργαλείων με τα εξής εργαλεία: Επεξεργασία Μεταδεδομένων Αρχείου. Ανοίγει την καρτέλα επεξεργασίας των μεταδεδομένων του αρχείου Προβολή Περιεχομένου. Ανοίγει νέα καρτέλα στον browser του χρήστη όπου εμφανίζεται το περιεχόμενο του αρχείου. Αντικατάσταση Περιεχομένου. Ανοίγει την καρτέλα μεταφόρτωσης αρχείου προκειμένου να γίνει αντικατάσταση του περιεχομένου του αρχείου (χωρίς απώλεια των σημασιολογικών μεταδεδομένων του).

Προσθήκη Αρχείου Η προσθήκη ενός νέου αρχείου γίνεται μέσω του κουμπιού Προσθήκη. Όταν ο καταθέτης προσθέτει ένα αρχείο στο τεκμήριο του, μπορεί είτε να μεταφορτώσει το περιεχόμενό του (το πραγματικό ψηφιακό αρχείο) στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, ή να κάνει παραπομπή σε εξωτερική πηγή (π.χ. όταν η δημοσίευσή του πραγματικού ψηφιακού αρχείου δεν επιτρέπεται ή δεν είναι επιθυμητή). Και οι δύο τρόποι υποβολής αρχείου φαίνονται παρακάτω (βλέπε εικόνες 19-20 ). Εικόνα 19: Μεταφόρτωση Αρχείου Εικόνα 20: Αναφορά σε Εξωτερική Πηγή Κατά την προσθήκη ενός αρχείου στο υπό-κατάθεση τεκμήριο, ο καταθέτης καλείται να υποβάλει τα εξής στοιχεία: Τίτλος Αρχείου. Ο τίτλος με τον οποίο θα εμφανίζεται το εν λόγω αρχείο στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Όταν πρόκειται για μεταφόρτωση αρχείου, η συμπλήρωση αυτού του πεδίου δεν είναι υποχρεωτική και εξ ορισμού (αν δηλαδή το πεδίο αφεθεί κενό) χρησιμοποιείται το όνομα του αρχείου που θα μεταφορτωθεί. Αντίθετα, αν πρόκειται για αναφορά σε εξωτερική πηγή, τότε είναι υποχρεωτικό να δοθεί ο τίτλος του αρχείου. Αρχείο. Το πραγματικό ψηφιακό αρχείο το οποίο θα μεταφορτωθεί στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Η επιλογή του αρχείου γίνεται από τα αρχεία του υπολογιστή του καταθέτη και το σχετικό μενού εμφανίζεται πατώντας το κουμπί που υπάρχει στο δεξί άκρο το πεδίου. Ζητείται μόνο αν πρόκειται για μεταφόρτωση αρχείου. Σύνδεσμος Αρχείου. Ο σύνδεσμος διαδικτύου προς το αρχείο το οποίο βρίσκεται σε εξωτερική πηγή. Η μορφή του συνδέσμου πρέπει να ακολουθεί το πρότυπο URL: Uniform Resource Locator. Π.χ.: http://www.example.com/content/digital-file.pdf Ζητείται μόνο αν πρόκειται για αναφορά σε εξωτερική πηγή. Περιορισμοί Πρόσβασης. Για κάθε αρχείο που προστίθεται σε ένα τεκμήριο, ο καταθέτης πρέπει να δηλώσει σε ποιους και πότε επιτρέπεται η πρόσβαση στο αρχείο αυτό. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι: Σε όλους. Η πρόσβαση στο πραγματικό αρχείο (ή στον σύνδεσμο) είναι διαθέσιμη σε όλους. Σε Εγγεγραμμένους Χρήστες. Η πρόσβαση στο πραγματικό αρχείο (ή στον σύνδεσμο) είναι διαθέσιμη σε χρήστες οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι (διατηρούν δηλαδή λογαριασμό) στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Σε Χρήστες Εντός Ιδρύματος. Η πρόσβαση στο πραγματικό αρχείο (ή στον σύνδεσμο) είναι διαθέσιμη σε χρήστες οι οποίοι προσπελαύνουν το Ιδρυματικό Αποθετήριο μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) του Πολυτεχνείου Κρήτης. Μετά το Πέρας της Ημερομηνίας. Η πρόσβαση στο πραγματικό αρχείο (ή στον σύνδεσμο) θα είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες όταν παρέλθει μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Η επιλογή αυτή εξυπηρετεί περιπτώσεις όπου για παράδειγμα η διάθεση του πλήρους περιεχομένου ενός τεκμηρίου δεν είναι

ελεύθερη για ορισμένο χρονικό διάστημα (συνήθης πρακτική εκδοτικών οργανισμών). Περιγραφή Αρχείου Για κάθε ένα από τα αρχεία που προστίθενται σε ένα τεκμήριο, είναι δυνατό ο καταθέτης να δώσει επιπλέον μεταδεδομένα. Αυτό γίνεται μέσω ειδικής καρτέλας επεξεργασίας αρχείων η οποία εμφανίζεται πατώντας του κουμπί επεξεργασίας μεταδεδομένων ( )που υπάρχει δίπλα σε κάθε αρχείο. Η περιγραφή ενός αρχείου περιλαμβάνει τις σημασιολογικές και τις τεχνικές πληροφορίες του αρχείου. Σημασιολογικές Πληροφορίες Αρχείου Εικόνα 21: Σημασιολογικές Πληροφορίες Αρχείου Ο καταθέτης μπορεί να δηλώσει (βλέπε Εικόνα 21): Περιγραφές Αρχείου. Η περιγραφή του αρχείου και πιθανώς οι μεταφράσεις της σε άλλες γλώσσες. Η περιγραφή αφορά στον προσδιορισμό του τι είναι το αρχείο και τι περιέχει. Παραδείγματα τιμών: Το πλήρες κείμενο της Εργασίας, Τα λογισμικό επίδειξης της εργασίας για περιβάλλον Windows Τα δύο πρώτα κεφάλαια του Βιβλίου. Συσχετίσεις Αρχείου. Ένα αρχείο ενδέχεται να σχετίζεται με άλλα αρχεία που έχουν προστεθεί στο ίδιο τεκμήριο. Η σχέση μεταξύ ενός αρχείου Α και ενός αρχείου Β μπορεί να είναι:

Το αρχείο Α Αποτελεί Μετατροπή του Αρχείου B. Το αρχείο Α Προηγείται του Αρχείου B Το αρχείο Α Έπεται του Αρχείου B Το αρχείο Α Αποτελεί Αναπαραγωγή του Αρχείου B Γενικοί Όροι Χρήσης του Αρχείου. Οι όροι που θέτει ο καταθέτης για τη χρήση του αρχείου. Δεν πρέπει να συγχέεται με την άδεια χρήσης ολόκληρου του τεκμηρίου. Για παράδειγμα, σε ένα τεκμήριο που περιγράφεται ένας αλγόριθμος και παρέχεται (ως αρχείο) το λογισμικό επίδειξης, ο καταθέτης μπορεί: α) να δηλώσει ως άδεια χρήσης για όλο το τεκμήριο την Αναφορά Δημιουργού, και β) να θέσει ως όρο χρήσης για το λογισμικό, την έγγραφη άδεια από τον δημιουργό. Μια εγγραφή για τους όρους χρήσης αποτελείται από ελεύθερο κείμενο σε κάποια φυσική γλώσσα και ο καταθέτης μπορεί να θέσει τους όρους χρήσης που επιθυμεί. Τεχνικές Πληροφορίες Αρχείου Εικόνα 22: Σημασιολογικές Πληροφορίες Αρχείου Όσον αφορά στις τεχνικές πληροφορίες ενός αρχείου, το Ιδρυματικό Αποθετήριο, αναλύει το υποβληθέν αρχείο και αντλεί όσες περισσότερες πληροφορίες μπορεί (τύπος, μέγεθος, ημερομηνίες, κ.λπ.). Ο καταθέτης μπορεί επιπλέον να δηλώσει (βλέπε εικόνα 21): Αναγνωριστικά Αρχείου. Ένα αρχείο, ενδέχεται να έχει ήδη κάποιο αναγνωριστικό πριν κατατεθεί στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Για παράδειγμα, ένα αρχείο μπορεί να έχει ήδη αναρτηθεί στο διαδίκτυο (π.χ. στον ιστοχώρο ενός εργαστηρίου, ή στην πύλη του εκδότη) και να έχει κάποια διεύθυνση διαδικτύου. Αν και δεν είναι υποχρεωτική η εισαγωγή τέτοιων αναγνωριστικών, η εισαγωγή τους προτείνεται ανεπιφύλακτα ως μια καλή πρακτική για την

διασύνδεση/ολοκλήρωση δεδομένων στο διαδίκτυο. Περιορισμοί Πρόσβασης. (Βλέπε και προσθήκη αρχείου). Ο καταθέτης έχει τη δυνατότητα να δηλώσει/τροποποιήσει τους περιορισμούς πρόσβασης που έθεσε στο αρχείο κατά την προσθήκη του στο τεκμήριο.

Οριστικοποίηση Κατάθεσης Αφού έχει ολοκληρωθεί η συμπλήρωση των μεταδεδομένων του τεκμηρίου και η υποβολή του περιεχομένου του και προκειμένου αυτό να κατατεθεί οριστικά στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, ο καταθέτης πρέπει να οριστικοποιήσει την κατάθεσή του. Αυτό γίνεται μέσω της καρτέλας Κατάθεση Τεκμηρίου. Εκεί ο καταθέτης καλείται να δηλώσει ότι χορηγεί την σχετική άδεια δημοσίευσης του τεκμηρίου του στο Ιδρυματικό Αποθετήριο του Πολυτεχνείου Κρήτης. Μόνο έτσι μπορεί το τεκμήριο να κατατεθεί στο Αποθετήριο και να προχωρήσει η διαδικασία της έγκρισης και δημοσίευσής του σε αυτό. Για να οριστικοποιηθεί η κατάθεση ο καταθέτης πρέπει να επιλέξει το κουμπί Χορήγηση Άδειας και Κατάθεση. Θα πρέπει ωστόσο, να είναι βέβαιος ότι έχει ολοκληρωθεί πλήρως η περιγραφή του τεκμηρίου και ότι έχουν υποβληθεί τα αρχεία που πρέπει, δεδομένου ότι μετά την οριστικοποίηση της κατάθεσης δεν παρέχεται η δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας από τον καταθέτη του τεκμηρίου, παρά μόνο αν αυτό απορριφθεί από τους ελεγκτές της συλλογής στην οποία το κατέθεσε. Αν ο καταθέτης δεν συναινεί στη χορήγηση της σχετικής άδειας και επιθυμεί την ακύρωση της κατάθεσης, μπορεί να επιλέξει το κουμπί Ακύρωση Κατάθεσης. Σε αυτή την περίπτωση (και κατόπιν επιβεβαίωσης) το τεκμήριο διαγράφεται εντελώς από το Ιδρυματικό Αποθετήριο, και η εφαρμογή τερματίζει. Δημοσίευση Τεκμηρίου Όπως αναφέρθηκε, για την οριστική δημοσίευση ενός τεκμηρίου στο Ιδρυματικό Αποθετήριο ενδέχεται να απαιτείται η έγκρισή του από τους ελεγκτές της συλλογής κατάθεσης. Ως εκ τούτου, η οριστικοποίηση της κατάθεσης μπορεί να μην συνεπάγεται την άμεση δημοσίευση του τεκμηρίου. Στην πραγματικότητα, σημαίνει απλά το τέλος της επεξεργασίας του τεκμηρίου από τον καταθέτη, και την έναρξη της ροής εργασιών που απαιτείται για τη δημοσίευσή του. Σε κάθε στάδιο αυτής της ροής εργασιών, υπάρχει ενημέρωση τόσο του καταθέτη, όσο και των υπολοίπων εμπλεκομένων (ελεγκτών, διαχειριστών και άλλων χρηστών του Ιδρυματικού Αποθετηρίου) για την εκάστοτε κατάσταση του τεκμηρίου.