ΕΥΡΩΠΑÏKΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ. Εγχειρίδιο ελέγχου επιδόσεων

EL ΕΥΡΩΠΑÏKΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ Εγχειρίδιο ελέγχου επιδόσεων 2015

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ Αριθμός σελίδας ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΤΟΥ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ Σελίδα 2 Γενική εισαγωγή Σελίδα 6 Κεφάλαιο 1 - Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Σελίδα 13 Κεφάλαιο 2 - Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων και οι 3 βασικές αρχές Σελίδα 26 Κεφάλαιο 3 - Σχεδιασμός του ελέγχου Σελίδα 53 Κεφάλαιο 4 - Στάδιο της εξέτασης Σελίδα 68 Κεφάλαιο 5 Στάδιο της κατάρτισης της έκθεσης Σελίδα 89 Αναλυτικός πίνακας περιεχομένων Επικοινωνία Κατευθυντήριες οδηγίες, βέλτιστες πρακτικές, παραδείγματα, υποστήριξη και καθοδήγηση για την εφαρμογή του παρόντος εγχειριδίου επιδόσεων παρέχονται από τη Μονάδα CEAD SAM του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου (ΕΕΣ). Μπορείτε να συμβουλευθείτε τον ιστότοπο της Μονάδας CEAD SAM στο ενδοδίκτυο ή να μας στείλετε ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση: SAM CONTACT/ECA ή sam.contact@eca.europa.eu Η αναπαραγωγή και η διανομή του παρόντος εγχειριδίου είναι ελεύθερη, χωρίς να απαιτείται ειδική άδεια από το ΕΕΣ. Γενική εισαγωγή - 1

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Κεφάλαια του εγχειριδίου ελέγχου επιδόσεων ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Γενική εισαγωγή Σκοπός και περιεχόμενο του εγχειριδίου ελέγχου επιδόσεων Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Δομή Γλωσσάριο εννοιών και τεχνικών όρων Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων και οι 3 βασικές αρχές Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός του ελέγχου Κεφάλαιο 4: Στάδιο της εξέτασης Κεφάλαιο 5: Στάδιο της κατάρτισης της έκθεσης Επικοινωνία Για περαιτέρω πληροφορίες μπορείτε να επικοινωνήσετε: Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Τμήμα CEAD Μονάδα Υποστήριξης και Μεθοδολογίας του Ελέγχου Ηλεκτρονική διεύθυνση: SAM CONTACT/ECA ή sam.contact@eca.europa.eu Γενική εισαγωγή - 2

ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ Το παρόν εγχειρίδιο ελέγχου επιδόσεων εντάσσεται σε μια σειρά διαδικασιών και οδηγιών παρεχόμενων από το Συνέδριο. Σκοπός του είναι: Σκοπός - Ποιότητα να συμβάλλει στην εξασφάλιση της υψηλής ποιότητας των ελέγχων επιδόσεων, και Περιεχόμενο να προάγει τις επαγγελματικές ικανότητες των ελεγκτών στον τομέα αυτό. Το εγχειρίδιο εκπονήθηκε προς ικανοποίηση σχετικών αναγκών των ελεγκτών και της ανώτερης ιεραρχίας τους. Αναλύει με γενικό τρόπο πώς πρέπει να σχεδιάζονται και να διενεργούνται οι έλεγχοι επιδόσεων και πώς να καταρτίζονται οι σχετικές εκθέσεις. Η άσκηση επαγγελματικής κρίσης είναι καθοριστικής σημασίας και οι επιταγές έχουν δεσμευτικό χαρακτήρα. Το εγχειρίδιο βασίζεται στις γενικώς παραδεκτές αρχές του ελέγχου επιδόσεων, όπως αυτές τεκμηριώνονται στα πρότυπα και τις κατευθυντήριες οδηγίες του INTOSAI περί ελέγχου επιδόσεων 1, καθώς και στις τρέχουσες ορθές πρακτικές του τομέα αυτού. Ενθαρρύνει την άσκηση επαγγελματικής κρίσης σε όλα τα στάδια της ελεγκτικής διαδικασίας, γεγονός καθοριστικής σημασίας εάν ληφθεί υπόψη η ποικιλία της δυνητικής ελεγκτικής θεματολογίας, των στόχων και των μεθόδων συλλογής και ανάλυσης στοιχείων που ισχύουν όσον αφορά τους ελέγχους επιδόσεων. Οι διαδικασίες που αναφέρονται στον έλεγχο επιδόσεων διατυπώνονται ως επιταγές (με τη χρήση των ρημάτων «οφείλει» και «πρέπει») που απορρέουν από τις πολιτικές ελέγχου του Συνεδρίου και πρέπει να τηρούνται. ΔΟΜΗ Το εγχειρίδιο χωρίζεται σε πέντε κεφάλαια. Τα δύο πρώτα παρέχουν το αναγκαίο βασικό υλικό, ενώ τα κεφάλαια 3 έως 5 περιέχουν λεπτομερέστερες οδηγίες για κάθε στάδιο ενός ελέγχου επιδόσεων, ήτοι για τον σχεδιασμό, την εξέταση και την κατάρτιση της σχετικής έκθεσης. Η δομή του εγχειριδίου είναι η ακόλουθη: Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 καθορίζει το πλαίσιο του ελέγχου επιδόσεων στα θεσμικά όργανα της ΕΕ, καθώς και την εντολή και τους στόχους του Συνεδρίου όσον αφορά τους ελέγχους αυτούς. Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 περιγράφει τον τρόπο προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων, την εφαρμογή των εννοιών της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας στο πλαίσιο της ΕΕ, καθώς και τα ουσιώδη χαρακτηριστικά ενός ορθού ελέγχου επιδόσεων. Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 σκιαγραφεί τη διαδικασία σχεδιασμού του ελέγχου, συμπεριλαμβανομένου του υπομνήματος σχεδιασμού του ελέγχου. 1 ISSAI 300 «Fundamental principles of performance auditing» και ISSAI 3000 «Implementation Guidelines for Performance Auditing: Standards and guidelines for performance auditing», καθώς και ISSAI 3100 «Performance Audit Guidelines Key Principles». Γενική εισαγωγή - 3

Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 περιγράφει το στάδιο της εξέτασης, συμπεριλαμβανομένης της διεξαγωγής του ελέγχου, της κοινοποίησης των σχετικών διαπιστώσεων, της διαχείρισης του ελέγχου και των μηχανισμών δικλίδων ποιότητας. Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 πραγματεύεται τη διαδικασία κατάρτισης της έκθεσης, η οποία περιλαμβάνει τον σχεδιασμό, την κατάρτιση και την αναθεώρησή της, την άρση τυχόν αμφιβολιών, τη διανομή της και την παρακολούθηση της συνέχειας που της δίδεται. Γενική εισαγωγή - 4

ΓΛΩΣΣΑΡΙΟ ΕΝΝΟΙΩΝ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΟΡΩΝ Ορισμένοι από τους ορισμούς που ακολουθούν βασίζονται σε αυτούς που περιέχει ο τόμος 6 της συλλογής "MEANS" της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, η οποία καθορίζει το μεθοδολογικό πλαίσιο για τις αξιολογήσεις στον τομέα των διαρθρωτικών πολιτικών. Οι έννοιες αυτές εφαρμόζονται και σε άλλους τομείς, στους οποίους μπορεί να χρησιμοποιείται διαφορετική ορολογία. ΑΜΕΣΟΣ ΑΠΟΔΕΚΤΗΣ Πρόσωπο ή φορέας που επηρεάζεται άμεσα από την παρέμβαση. Συχνά χρησιμοποιείται επίσης ο όρος «δικαιούχος». Οι άμεσοι αποδέκτες λαμβάνουν ενισχύσεις, υπηρεσίες και πληροφορίες και χρησιμοποιούν τις διευκολύνσεις που δημιουργούνται με την υποστήριξη που παρέχει η παρέμβαση (π.χ. αγρότες οι οποίοι χρησιμοποιούν αρδευτικό δίκτυο που κατασκευάστηκε στο πλαίσιο αναπτυξιακού έργου). ΕΞΩΓΕΝΗΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ Παράγοντας ανεξάρτητος από τη δημόσια παρέμβαση ο οποίος ευθύνεται, εν όλω ή εν μέρει, για τις μεταβολές (αποτελέσματα και αντίκτυπο) που παρατηρούνται σε επίπεδο αποδεκτών (π.χ. κλιματικές συνθήκες, εξέλιξη της κατάστασης της οικονομίας, επιδόσεις των αντισυμβαλλομένων, συμπεριφορά των δικαιούχων). ΑΝΤΙΚΤΥΠΟΣ Περισσότερο μακροπρόθεσμες κοινωνικο-οικονομικές συνέπειες οι οποίες μπορούν να παρατηρηθούν μετά την παρέλευση ορισμένου χρόνου από την ολοκλήρωση μιας παρέμβασης και ενδέχεται να επηρεάζουν είτε τους άμεσους αποδέκτες της είτε τους έμμεσους οι οποίοι εκφεύγουν του πλαισίου της και μπορεί είτε να ωφελούνται είτε να βλάπτονται. ΕΜΜΕΣΟΣ ΑΠΟΔΕΚΤΗΣ Πρόσωπο ή φορέας που δεν έχει άμεση σχέση με μια παρέμβαση, αλλά επηρεάζεται από αυτήν, μέσω των άμεσων αποδεκτών, είτε θετικά (π.χ. κάποιος που εξασφαλίζει θέση εργασίας διότι κάποιος άλλος συνταξιοδοτήθηκε πρόωρα στο πλαίσιο μιας παρέμβασης) είτε αρνητικά (π.χ. επιχειρήσεις των οποίων οι δραστηριότητες μειώνονται προς όφελος άλλων που χρησιμοποιούν δίκτυα μεταφοράς τεχνολογίας στο πλαίσιο μιας παρέμβασης καινοτομίας). ΕΙΣΡΟΕΣ Χρηματοοικονομικοί, ανθρώπινοι και υλικοί πόροι που κινητοποιούνται για την υλοποίηση μιας παρέμβασης. ΠΑΡΕΜΒΑΣΗ Οποιαδήποτε ενέργεια ή πράξη, δημόσιας αρχής ή άλλου φορέα, ανεξάρτητα από τη φύση της (πολιτική, πρόγραμμα, μέτρο ή έργο). Τα χρησιμοποιούμενα μέσα παρέμβασης είναι οι επιχορηγήσεις, τα δάνεια, οι επιδοτήσεις επιτοκίων, οι εγγυήσεις, η συμμετοχή σε χαρτοφυλάκια μετοχικών ή επιχειρηματικών κεφαλαίων ή άλλες μορφές χρηματοδότησης. ΜΕΤΡΟ Στο πλαίσιο μιας πολιτικής, η βασική μονάδα διαχείρισης προγράμματος, η οποία συνίσταται σε σύνολο παρόμοιων έργων με επακριβώς καθορισμένο προϋπολογισμό. Συνήθως, για κάθε μέτρο υπάρχει ιδιαίτερος μηχανισμός διαχείρισης. ΑΝΑΓΚΗ Πρόβλημα ή δυσχέρεια που επηρεάζει τις εμπλεκόμενες ομάδες, το οποίο η δημόσια παρέμβαση επιδιώκει να επιλύσει ή να υπερπηδήσει. Γενική εισαγωγή - 5

ΣΤΟΧΟΣ Αρχική δήλωση των επακόλουθων που επιδιώκει να επιτύχει μια παρέμβαση. Πρέπει να γίνεται διάκριση μεταξύ συνολικών, ενδιάμεσων, άμεσων και επιχειρησιακών στόχων: ο συνολικός στόχος αντιστοιχεί στον συνολικό αντίκτυπο μιας παρέμβασης και συνήθως καθορίζεται από τη νομοθεσία της ΕΕ με πολύ γενικούς όρους (π.χ. η κάλυψη των καθυστερήσεων στην ανάπτυξη) συνήθως μεταφράζεται από την Επιτροπή και τα κράτη μέλη σε ενδιάμεσους στόχους, οι οποίοι αντιστοιχούν στον αναμενόμενο ενδιάμεσο αντίκτυπο των χρηματοδοτούμενων προγραμμάτων (π.χ. ενίσχυση του ανταγωνισμού των επιχειρήσεων) οι άμεσοι στόχοι αφορούν τα αποτελέσματα μιας παρέμβασης σε επίπεδο άμεσων αποδεκτών και συνήθως καθορίζονται από τα κράτη μέλη στο πλαίσιο της υλοποίησης των χρηματοδοτούμενων προγραμμάτων (π.χ. αύξηση κατά 20 % του κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων στις οποίες παρέχεται τεχνολογική υποστήριξη) οι επιχειρησιακοί στόχοι καθορίζουν τις εκροές που πρέπει να παραχθούν (π.χ. παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών διάρκειας 500 ωρών σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις). ΕΠΑΚΟΛΟΥΘΟ Μεταβολή η οποία επέρχεται από την υλοποίηση μιας παρέμβασης και συνδέεται συνήθως με τους στόχους της. Τα επακόλουθα περιλαμβάνουν τα αποτελέσματα και τον αντίκτυπο και μπορεί να είναι αναμενόμενα ή μη, θετικά ή αρνητικά (π.χ. νέος αυτοκινητόδρομος ο οποίος προσελκύει επενδυτές σε μια περιοχή, αλλά προκαλεί απαράδεκτα επίπεδα ρύπανσης στις περιοχές από τις οποίες διέρχεται). ΕΚΡΟΗ Αυτό που παράγεται ή επιτυγχάνεται με τους πόρους που έχουν διατεθεί για μια παρέμβαση (π.χ. επιχορηγήσεις σε αγρότες, μαθήματα επαγγελματικής κατάρτισης σε ανέργους, κατασκευή δρόμου σε αναπτυσσόμενη χώρα). ΠΟΛΙΤΙΚΗ Σύνολο διαφόρων ενεργειών και πράξεων (προγράμματα, διαδικασίες, νομοθεσία, κανόνες) που συντείνουν προς ένα ενιαίο στόχο ή προς ένα γενικότερο σκοπό (π.χ. η ευρωπαϊκή πολιτική οικονομικής και κοινωνικής συνοχής). Με την πάροδο των ετών, οι δραστηριότητες αυτές συχνά συσσωρεύονται. ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ Διαδικασίες και δραστηριότητες που χρησιμοποιούνται για τη μετατροπή των εισροών σε υλοποιήσεις (π.χ. διαδικασίες για την παροχή επιχορηγήσεων ή την επιλογή έργων προς χρηματοδότηση). Ο όρος καλύπτει επίσης την εξαγωγή πληροφοριών διαχείρισης και την αξιοποίησή τους από τους υπευθύνους διαχείρισης. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ Οργανωμένο σύνολο χρηματοοικονομικών, οργανωτικών και ανθρώπινων πόρων που κινητοποιούνται για την επίτευξη ενός στόχου ή συνόλου στόχων, εντός δεδομένου χρονικού πλαισίου. Το πρόγραμμα είναι καθορισμένο από πλευράς χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού και οι στόχοι του έχουν τεθεί εκ των προτέρων. Τελεί πάντοτε υπό την ευθύνη μίας ή περισσότερων αρχών, οι οποίες επιμερίζονται την αρμοδιότητα λήψης των αποφάσεων. Τα προγράμματα υποδιαιρούνται συνήθως σε μέτρα και έργα. ΕΡΓΟ Αδιαίρετη ενέργεια, καθορισμένη από πλευράς χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού, που τελεί υπό την ευθύνη ενός φορέα και με την οποία χρησιμοποιούνται στην πράξη, όσο το δυνατόν περισσότερο συγκεκριμένα, οι πόροι που διατίθενται για την παρέμβαση. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ Άμεσες μεταβολές που επέρχονται για τους άμεσους αποδέκτες μετά το πέρας της συμμετοχής τους σε μια παρέμβαση (π.χ. βελτίωση της προσβασιμότητας μιας περιοχής χάρη στην κατασκευή δρόμου, συμμετέχοντες σε μαθήματα επιμόρφωσης που βρήκαν απασχόληση). Γενική εισαγωγή - 6

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΠΟΥ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ Κεφάλαια του εγχειριδίου ελέγχου επιδόσεων ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Γενική εισαγωγή Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων και οι 3 βασικές αρχές Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός του ελέγχου 1.1 Εισαγωγή 1.2 Έλεγχος επιδόσεων και χρηστή δημοσιονομική διαχείριση στην Ευρωπαϊκή Ένωση 1.2.1 Έλεγχος επιδόσεων 1.2.2 Χρηστή δημοσιονομική διαχείριση: Συνθήκη και δημοσιονομικός κανονισμός 1.2.3 Διαχειριστικές μέθοδοι για την εκτέλεση του προϋπολογισμού 1.2.4 Σύστημα εσωτερικού ελέγχου προς εξασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης 1.2.5 Σχέση μεταξύ ελέγχου επιδόσεων, αφενός, και δημοσιονομικού ελέγχου και ελέγχου συμμόρφωσης, αφετέρου 1.2.6 Σχέση μεταξύ ελέγχου επιδόσεων και αξιολόγησης Κεφάλαιο 4: Στάδιο της εξέτασης Κεφάλαιο 5: Στάδιο της κατάρτισης της έκθεσης 1.3 Εντολή του Συνεδρίου και στόχοι των ελέγχων επιδόσεων 1.3.1 Νομικές υποχρεώσεις του Συνεδρίου 1.3.2 Στόχοι του Συνεδρίου Επικοινωνία Για περαιτέρω πληροφορίες μπορείτε να επικοινωνήσετε: Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Τμήμα CEAD Μονάδα Υποστήριξης και Μεθοδολογίας του Ελέγχου Ηλεκτρονική διεύθυνση: SAM CONTACT/ECA ή sam.contact@eca.europa.eu Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 7

1.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στο παρόν κεφάλαιο τίθεται το πλαίσιο αναφοράς για τους ελέγχους επιδόσεων που διενεργεί το Συνέδριο, στο βαθμό που αναλύονται τα ισχύοντα για τους ελέγχους αυτούς στην Ευρωπαϊκή Ένωση, καθώς και η εντολή του Συνεδρίου και οι σχετικοί στόχοι. Το κείμενο αναφέρεται κατά κύριο λόγο στον γενικό προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «ο προϋπολογισμός») και στην Επιτροπή, καθώς αυτοί αποτελούν το βασικό πεδίο αναφοράς των ελέγχων του Συνεδρίου. Ωστόσο, το πλαίσιο αυτό ισχύει για όλους του ελέγχους επιδόσεων που διενεργεί το Συνέδριο, συμπεριλαμβανομένων αυτών που αφορούν τα Ευρωπαϊκά Ταμεία Ανάπτυξης, τους αποκεντρωμένους οργανισμούς και την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα. 1.2 ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΚΑΙ ΧΡΗΣΤΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΤΗΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ 1.2.1 Έλεγχος επιδόσεων Ορισμός Ως έλεγχος επιδόσεων ορίζεται η ανεξάρτητη, αντικειμενική και αξιόπιστη εξέταση του κατά πόσον οι επιχειρήσεις, τα συστήματα, οι πράξεις, τα προγράμματα οι δραστηριότητες ή οι διάφοροι φορείς λειτουργούν σύμφωνα με τις αρχές της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας, καθώς και κατά πόσον υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης 2. 1.2.2 Χρηστή δημοσιονομική διαχείριση: Συνθήκη και δημοσιονομικός κανονισμός Treaty Δημοσιονομικός κανονισμός Το άρθρο 317 της ενοποιημένης απόδοσης της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ) ορίζει ότι «Η Επιτροπή εκτελεί τον προϋπολογισμό... με δική της ευθύνη... σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης» και ότι «Τα κράτη μέλη συνεργάζονται με την Επιτροπή προκειμένου να διασφαλίσουν ότι οι πιστώσεις χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης». Σύμφωνα με το άρθρο 30 του δημοσιονομικού κανονισμού (2012) που εφαρμόζεται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης 3 (εφεξής «ο δημοσιονομικός κανονισμός»), η έννοια της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης περιλαμβάνει τις αρχές της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας, οι οποίες καθορίζονται ως ακολούθως: η αρχή της ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ορίζει ότι τα μέσα που χρησιμοποιούνται από το όργανο για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων του καθίστανται εγκαίρως διαθέσιμα, στην ενδεδειγμένη ποσότητα και ποιότητα και στην καλύτερη τιμή η αρχή της ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑΣ αφορά τη βέλτιστη σχέση μεταξύ χρησιμοποιηθέντων πόρων και επιτευχθέντων αποτελεσμάτων 4 2 3 4 Μέθοδοι και πρότυπα ελέγχου του 2015 του Συνεδρίου και ISSAI 300. ΕΕ L 298 της 26ης Οκτωβρίου 2012. Ο όρος «αποτελέσματα» που χρησιμοποιείται στο πλαίσιο της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας λαμβάνεται με την ευρεία έννοιά του και καλύπτει τις εκροές, τα αποτελέσματα και τον αντίκτυπο (βλέπε Γλωσσάριο στις σελ. 5-6). Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 8

η αρχή της ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ αφορά την υλοποίηση των ορισθέντων ειδικών στόχων και την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. 1.2.3 Διαχειριστικές μέθοδοι για την εκτέλεση του προϋπολογισμού Ενώ η Επιτροπή είναι υπεύθυνη για τη συνολική εκτέλεση του προϋπολογισμού, ο δημοσιονομικός κανονισμός (άρθρο 58, 2012) προβλέπει τρεις διαφορετικές διαχειριστικές μεθόδους: Άμεση διαχείριση σε κεντρικό επίπεδο: η μέθοδος αυτή χρησιμοποιείται κυρίως στον τομέα των εξωτερικών δράσεων και των διοικητικών δαπανών και συνεπάγεται την άμεση διαχείριση η οποία εμπίπτει στην αρμοδιότητα των γενικών διευθύνσεων της Επιτροπής 5 Επιμερισμένη διαχείριση (άρθρο 59 του δημοσιονομικού κανονισμού) Έμμεση διαχείριση (άρθρο 60 του δημοσιονομικού κανονισμού) Η διαχειριστική μέθοδος έχει σημαντικές επιπτώσεις στον έλεγχο με επιμερισμένη ή αποκεντρωμένη διαχείριση: η μέθοδος αυτή συνεπάγεται την ανάθεση εκτελεστικών καθηκόντων στα κράτη μέλη και αφορά κυρίως τις δαπάνες για γεωργικές και διαρθρωτικές δράσεις με έμμεση διαχείριση από τρίτες χώρες και τις οντότητες που αυτές έχουν ορίσει, διεθνείς οργανισμούς, την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων, το Ευρωπαϊκό Ταμείο Επενδύσεων και άλλους φορείς σύμφωνα με το άρθρο 58, παράγραφος 1, στοιχείο γ) (δημοσιονομικός κανονισμός, 2012): η μέθοδος αυτή συνεπάγεται την ανάθεση εκτελεστικών καθηκόντων στις δικαιούχους χώρες και σε διεθνείς οργανισμούς, συνήθως στον τομέα των εξωτερικών δράσεων, ή σε αποκεντρωμένους οργανισμούς και σε δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς, ιδίως στον τομέα των εσωτερικών πολιτικών. Κάθε διαχειριστική μέθοδος προϋποθέτει διαφορετική κατανομή ρόλων και αρμοδιοτήτων για την εκτέλεση του προϋπολογισμού, γεγονός που πρέπει να λαμβάνεται σοβαρά υπόψη κατά το σχεδιασμό και τη διενέργεια ενός ελέγχου επιδόσεων, καθώς και για την κατάρτιση της σχετικής έκθεσης. 5 Η Επιτροπή μπορεί να μεταβιβάσει αρμοδιότητες για την προπαρασκευή και την υλοποίηση δραστηριοτήτων στις αντιπροσωπείες της σε τρίτες χώρες. Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 9

1.2.4 Σύστημα εσωτερικού ελέγχου προς εξασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης Η Επιτροπή και οι λοιπές ελεγχόμενες μονάδες, προκειμένου να αποκομίζουν εύλογη βεβαιότητα ότι επιτυγχάνεται ο στόχος της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, πρέπει να θεσπίσουν κατάλληλο σύστημα εσωτερικού ελέγχου 6. Τα συστήματα τεχνολογίας των πληροφοριών (ΤΠ) αποτελούν μέρος του συστήματος εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής, το οποίο ακολουθεί το μοντέλο που προτείνουν οι COBIT 7 σχετικά με την ηλεκτρονική διακυβέρνηση όσον αφορά τις πληροφορίες διαχείρισης και τους πόρους ΤΠ. COSO και ΠΒΔ/ΔΒΔ Η Επιτροπή έχει θέσει σε εφαρμογή σύστημα εσωτερικού ελέγχου, το οποίο βασίζεται στις πέντε αλληλοσυνδεόμενες συνιστώσες του ελέγχου που αναφέρει η COSO, καθώς και στις έννοιες της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων (ΔΒΔ) και της κατάρτισης του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων (ΠΒΔ). Οι εν λόγω συνιστώσες είναι οι εξής: Οι πέντε συνιστώσες του ελέγχου ΣΥΝΙΣΤΩΣΑ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Περιβάλλον του ελέγχου Εκτίμηση του κινδύνου Ελεγκτικές δραστηριότητες Πληροφόρηση και επικοινωνία Παρακολούθηση ΣΚΟΠΟΙ Καθορισμός της θεμελιώδους οργανωτικής δομής, της πειθαρχίας και των αξιών της Επιτροπής, στο πλαίσιο των τριών διαφορετικών μεθόδων εκτέλεσης του προϋπολογισμού που προαναφέρθηκαν και, κατά συνέπεια, δημιουργία του κατάλληλου υπόβαθρου για την εξασφάλιση της ορθής διακυβέρνησης των διατιθέμενων πόρων. Προσδιορισμός και ανάλυση των εσωτερικών και εξωτερικών κινδύνων που επαπειλούν την επίτευξη των στόχων της Επιτροπής. Στο πλαίσιο του συστήματος εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής, η «διαχείριση των επιδόσεων και των κινδύνων» περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων σε επίπεδο στρατηγικής, επιχειρήσεων και τακτικής βάσει του τρόπου προσέγγισης ΔΒΔ -όλες οι δραστηριότητες πρέπει να έχουν στόχους οι οποίοι να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, εφικτοί, συναφείς και χρονικά προσδιορισμένοι (specific, measurable, achievable, relevant and timely SMART) -και, αφετέρου, ανάλυση και διαχείριση των κινδύνων για τις κυριότερες δραστηριότητες. Καθορισμός των πολιτικών και των ειδικών διαδικασιών που εφαρμόζει η Επιτροπή, προκειμένου να εξακριβώνει κατά πόσον η διαχείριση των εντοπιζόμενων κινδύνων είναι η ορθή περιλαμβάνουν φάσμα ποικίλων δραστηριοτήτων όπως εγκρίσεις, εξουσιοδοτήσεις, επαληθεύσεις, επισκοπήσεις της λειτουργικής απόδοσης, καταγραφή των εξαιρέσεων και εποπτεία. Δημιουργία του κατάλληλου πλαισίου για τον καθορισμό και την παρακολούθηση των στόχων, καθώς και για την ενημέρωση σχετικά με την επίτευξή τους. Η συνιστώσα αυτή περιλαμβάνει το σύστημα των πληροφοριών διαχείρισης που είναι αναγκαίο για τον καθορισμό δεικτών επιδόσεων, οικονομικών και μη, καθώς και για τη μέτρηση της επίτευξης των στόχων αποτελεί επίσης τη βάση για την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων. Εξασφάλιση της διαρκούς αξιολόγησης των επιδόσεων περιλαμβάνει τον εσωτερικό έλεγχο και την αξιολόγηση, καθώς και την ετήσια επισκόπηση του εσωτερικού ελέγχου. 6 7 Η επιτροπή COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission) ορίζει τον εσωτερικό έλεγχο ως τη διαδικασία η οποία εφαρμόζεται από το διοικητικό συμβούλιο, τους υπεύθυνους διαχείρισης και το λοιπό προσωπικό μιας μονάδας, με σκοπό να παρέχει εύλογη βεβαιότητα σχετικά με την επίτευξη των στόχων στις ακόλουθες κατηγορίες: αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των πράξεων, αξιοπιστία των οικονομικών εκθέσεων, συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) ((Στόχοι ελέγχου για την τεχνολογία πληροφοριών και τις συναφείς τεχνολογίες). Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 10

1.2.5 Σχέση μεταξύ ελέγχου επιδόσεων, αφενός, και δημοσιονομικού ελέγχου και ελέγχου συμμόρφωσης, αφετέρου Ο έλεγχος επιδόσεων διαφέρει από το δημοσιονομικό έλεγχο ποικιλοτρόπως. Οι κυριότερες διαφορές συνοψίζονται στον κατωτέρω πίνακα: ΣΗΜΕΙΑ ΑΠΟΚΛΙΣΗΣ Σκοπός Εστίαση Έλεγχος επιδόσεων Αξιολόγηση του κατά πόσον οι πόροι της ΕΕ χρησιμοποιήθηκαν κατά τρόπο οικονομικό, αποδοτικό και αποτελεσματικό. Πολιτική, πρόγραμμα, οργάνωση, δραστηριότητες και συστήματα διαχείρισης. Δημοσιονομικός έλεγχος και έλεγχος συμμόρφωσης Αξιολόγηση του κατά πόσον οι οικονομικές πράξεις εκτελέστηκαν νόμιμα και κανονικά, καθώς και του κατά πόσον οι λογαριασμοί είναι αξιόπιστοι. Χρηματοοικονομικές πράξεις, λογιστική και βασικές ελεγκτικές διαδικασίες. Ακαδημαϊκή βάση Οικονομικά, πολιτικές επιστήμες, κοινωνιολογία κ.λπ. Λογιστική και νομική. Μέθοδοι Ποικίλλουν από έλεγχο σε έλεγχο. Τυποποιημένο πλαίσιο. Κριτήρια ελέγχου Επαφίενται περισσότερο στην κρίση του ελεγκτή. Ιδιαίτερα κριτήρια για κάθε έλεγχο. Επαφίενται λιγότερο στην κρίση του ελεγκτή. Τυποποιημένα κριτήρια που καθορίζονται από τη νομοθεσία και τους σχετικούς κανονισμούς και ισχύουν για όλους τους ελέγχους. Εκθέσεις Ειδική έκθεση που δημοσιεύεται σε ad hoc βάση. Η δομή και το περιεχόμενο ποικίλλουν ανάλογα με τους στόχους. Ετήσια έκθεση. Τυποποιημένη κατά το μάλλον ή ήττον. Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 11

Ο ολοκληρωμένος έλεγχος πρέπει να μελετάται προσεκτικά. Στοιχεία του δημοσιονομικού ελέγχου και του ελέγχου συμμόρφωσης 8, συμπεριλαμβανομένων των περιβαλλοντικών προβληματισμών στο πλαίσιο της βιώσιμης ανάπτυξης, μπορούν επίσης να περιληφθούν σε έναν έλεγχο επιδόσεων 9. Ο έλεγχος που συνδυάζει τα στοιχεία αυτά καλείται «ολοκληρωμένος έλεγχος». Το εάν θα διενεργηθεί έλεγχος επιδόσεων ή ολοκληρωμένος έλεγχος αποτελεί ζήτημα επαγγελματικής κρίσης και η σχετική απόφαση λαμβάνεται κατά περίπτωση. Οι ελεγκτές οφείλουν να γνωρίζουν ότι η διενέργεια «αμιγούς» ελέγχου επιδόσεων συνιστά ήδη δύσκολο καθήκον και ότι η διενέργεια ολοκληρωμένου ελέγχου θα συνιστούσε έργο με ακόμη περισσότερες απαιτήσεις. Ως εκ τούτου, ένας ολοκληρωμένος έλεγχος πρέπει να μελετάται πάντοτε με μεγάλη προσοχή και να διενεργείται μόνο στις περιπτώσεις κατά τις οποίες είναι σαφές ότι θα μπορέσει να αποδώσει επαρκή, συναφή και αξιόπιστα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου και να αποφέρει σαφή, χρήσιμα και έγκαιρα μηνύματα κατά το στάδιο της κατάρτισης της σχετικής έκθεσης, προκειμένου να επιτυγχάνονται οι στόχοι τόσο του ελέγχου επιδόσεων όσο και του δημοσιονομικού ελέγχου ή/και του ελέγχου συμμόρφωσης. Τα διάφορα στοιχεία πρέπει να διακρίνονται με σαφήνεια στο υπόμνημα σχεδιασμού του ελέγχου καθώς και στο πρόγραμμα του ελέγχου, ώστε το κλιμάκιο ελέγχου να γνωρίζει σαφώς τους διαφορετικούς στόχους του ελέγχου και να τους δώσει την οφειλόμενη προσοχή στο πλαίσιο του ελεγκτικού της καθήκοντος. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες άλλα είδη ελέγχου αλληλεπικαλύπτονται με τον έλεγχο επιδόσεων, η ταξινόμηση του ελεγκτικού καθήκοντος πρέπει να καθορίζεται βάσει του πρωταρχικού σκοπού του ελέγχου αυτού 10. 1.2.6 Σχέση μεταξύ ελέγχου επιδόσεων και αξιολόγησης Η αξιολόγηση αποτελεί σημαντικό στοιχείο του συστήματος εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Σύμφωνα με την τελευταία 11, αξιολόγηση είναι η κρίση των παρεμβάσεων ανάλογα με τα αποτελέσματά τους, τον αντίκτυπό τους και τις ανάγκες που επιδιώκουν να ικανοποιήσουν. Οι κυριότεροι στόχοι της αξιολόγησης είναι: να συμβάλλει στο σχεδιασμό των παρεμβάσεων, συμπεριλαμβανομένης της συνεισφοράς στον καθορισμό των πολιτικών προτεραιοτήτων, να διευκολύνει την αποδοτική διάθεση των πόρων, να συμβάλλει στη βελτίωση της ποιότητας της παρέμβασης, να παρέχει στοιχεία σχετικά με τα επιτεύγματα της παρέμβασης (υποχρέωση λογοδοσίας). 8 9 10 11 Πρότυπα ελέγχου ISSAI, σειρά 4000. Πρότυπο ελέγχου ISSAI 3100. Πρότυπο ελέγχου ISSAI 3100. Ανακοίνωση της Επιτροπής σχετικά με την αξιολόγηση (SEC (2000) 1051). Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 12

Ομοιότητες Μεταξύ του ελέγχου επιδόσεων και της αξιολόγησης υπάρχουν ομοιότητες και διαφορές. Και οι δύο δραστηριότητες συνεπάγονται την εξέταση του σχεδιασμού των πολιτικών, των διεργασιών υλοποίησης και των συνεπειών τους, προκειμένου να εκτιμηθεί η οικονομία, η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα μιας οικονομικής μονάδας ή δραστηριότητας. Απαιτούν παρόμοιες γνώσεις, δεξιότητες και πείρα καθώς και παρόμοιες μεθόδους συλλογής και ανάλυσης δεδομένων. Η κύρια διαφορά τους αφορά το πλαίσιο εντός του οποίου ασκούνται και το σκοπό τους. Διαφορές Στο πλαίσιο της υποχρέωσης λογοδοσίας, ο έλεγχος επιδόσεων υπερτίθεται όλων, γεγονός που σημαίνει ότι η Επιτροπή και τα λοιπά εμπλεκόμενα θεσμικά όργανα και οργανισμοί φέρουν την ευθύνη της διαχείρισης των πόρων της ΕΕ και ότι οφείλουν να παρέχουν κατάλληλες και αξιόπιστες πληροφορίες, προκειμένου να αποδεικνύουν τις επιδόσεις και να αναλαμβάνουν τη σχετική ευθύνη βάσει των συμφωνηθεισών προσδοκιών. Οι έλεγχοι επιδόσεων διενεργούνται από ελεγκτές που διατηρούν την ανεξαρτησία τους ως προς την επιλογή και τον καθορισμό του τρόπου εκτέλεσης του έργου τους και αναφέρουν τα σχετικά αποτελέσματα στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο που ενεργεί κατόπιν σύστασης του Συμβουλίου). Ως εκ τούτου, οι έλεγχοι επιδόσεων που διενεργεί το Συνέδριο δεν αποσκοπούν στην παροχή ολοκληρωμένων αξιολογήσεων των δραστηριοτήτων της ΕΕ. Αυτό εμπίπτει στην αρμοδιότητα της Επιτροπής, των κρατών μελών και των λοιπών υπευθύνων διαχείρισης των δραστηριοτήτων της ΕΕ. Εντούτοις, οι έλεγχοι επιδόσεων εμπεριέχουν συνήθως αξιολογικά στοιχεία για επιλεγμένα θέματα, καθώς και εξέταση των συστημάτων αξιολόγησης και των σχετικών πληροφοριών, προκειμένου να εκτιμάται η ποιότητά τους και, εφόσον αυτά κριθούν ικανοποιητικά και συναφή, να χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου. 1.3 ΕΝΤΟΛΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ 1.3.1 Νομικές υποχρεώσεις του Συνεδρίου Συνθήκη Το νομικό πλαίσιο βάσει του οποίου το Συνέδριο διενεργεί τους ελέγχους επιδόσεων επί των δραστηριοτήτων της ΕΕ καθορίζεται από τη Συνθήκη. Το άρθρο 287, παράγραφος 2, της ενοποιημένης απόδοσης της Συνθήκης αναφέρει ότι «Το Ελεγκτικό Συνέδριο... εξακριβώνει τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση». Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 13

1.3.2 Στόχοι του Συνεδρίου Στη δήλωση αποστολής του το Συνέδριο αναφέρει: Αποστολή και ρόλος πρόσβαση στα συστήματα και τις διαδικασίες των κρατών μελών Αποστολή Ο ανεξάρτητος εξωτερικός ελεγκτής της ΕΕ Ως ο ανεξάρτητος εξωτερικός ελεγκτής της ΕΕ, το ΕΣΣ συμβάλλει στη βελτίωση της δημοσιονομικής διαχείρισής της, προάγει την υποχρέωση λογοδοσίας και τη διαφάνεια και ενεργεί ως ανεξάρτητος θεματοφύλακας των οικονομικών συμφερόντων των πολιτών της. Το ΕΕΣ ελέγχει κατά πόσον ο προϋπολογισμός της ΕΕ έχει εκτελεστεί σωστά, καθώς και κατά πόσον οι πόροι της ΕΕ έχουν εισπραχθεί και δαπανηθεί νόμιμα και σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Καθώς η Ευρώπη βρίσκεται ενώπιον ολοένα μεγαλύτερων προκλήσεων και αντιμετωπίζει ολοένα αυξανόμενες πιέσεις στα δημόσια οικονομικά της, τόσο αυξάνεται η σημασία του ρόλου του ΕΕΣ. Ρόλος Εξωτερικοί ελεγκτές Στις δημοκρατικές κοινωνίες, η ύπαρξη πλήρων, ακριβών και άμεσα διαθέσιμων στοιχείων σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού και την υλοποίηση των διαφόρων πολιτικών είναι ουσιώδους σημασίας για τον αποτελεσματικό έλεγχο και τη λήψη αποφάσεων. Τα στοιχεία αυτά συμβάλλουν στην προώθηση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και συνιστούν τη βάση της λογοδοσίας. Όπως και τα κράτη μέλη της, η ΕΕ χρειάζεται έναν εξωτερικό ελεγκτή ο οποίος να μπορεί να ενεργεί ως ο ανεξάρτητος θεματοφύλακας των οικονομικών συμφερόντων των πολιτών της. Ο «οικονομικός θεματοφύλακας» της ΕΕ Καθώς η Ευρώπη βρίσκεται ενώπιον ολοένα μεγαλύτερων προκλήσεων και αντιμετωπίζει ολοένα αυξανόμενες πιέσεις στα δημόσια οικονομικά της, τόσο αυξάνεται η σημασία του ρόλου του ΕΕΣ. Το ΕΕΣ προειδοποιεί για τους κινδύνους, παρέχει διασφάλιση και προσφέρει καθοδήγηση στους υπευθύνους πολιτικής της ΕΕ ως προς τον τρόπο βελτίωσης της διαχείρισης των δημόσιων οικονομικών και διασφάλισης ότι οι ευρωπαίοι πολίτες γνωρίζουν πώς δαπανώνται τα χρήματά τους. Αυτή είναι η πεμπτουσία της συμβολής του ΕΕΣ στην ενίσχυση της δημοκρατικής νομιμότητας και βιωσιμότητας της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι ελεγκτικές εργασίες του Συνεδρίου επί των συστημάτων των κρατών μελών μπορούν να περιλαμβάνουν μόνον εκτίμηση των συστημάτων και των διαδικασιών που εφαρμόζονται για τη διαχείριση των εσόδων και των δαπανών της ΕΕ. Ο έλεγχος των αμιγώς εθνικών διαδικασιών, που χρηματοδοτούνται αποκλειστικά από τον εθνικό προϋπολογισμό και δεν συνδέονται με τη διαχείριση των εσόδων και των δαπανών της ΕΕ, εκφεύγει της αποστολής του Συνεδρίου. Εντούτοις, το Συνέδριο έχει το δικαίωμα να πραγματοποιεί διερευνητικές επισκέψεις στα κράτη μέλη, αλλά μόνο στο βαθμό που οι επισκέψεις αυτές είναι αναγκαίες για την εξακρίβωση του τρόπου με τον οποίο η ΕΕ εκτελεί η ίδια το καθήκον της διαχείρισης των εσόδων και των δαπανών της. Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 14

πρόσβαση στα συστήματα και τις διαδικασίες τρίτων χωρών είναι η παροχή ανεξάρτητων πληροφοριών Σχετικά με τις 3 βασικές αρχές και η διατύπωση συστάσεων. Δεν υπάρχει σαφής νομική βάση για την πρόσβαση του Συνεδρίου στα συστήματα τρίτων χωρών, ακόμη και στις περιπτώσεις κατά τις οποίες ο χρηματοδοτικός κανονισμός της ΕΕ παρέχει στην Επιτροπή την εξουσία να αναθέτει σε εμπειρογνώμονες «ελεγκτικές δραστηριότητες», ήτοι τη διενέργεια επιτόπιων ελέγχων. Κάθε κανονισμός που αφορά συγκεκριμένη πολιτική πρέπει να μελετάται ξεχωριστά. Ωστόσο, το Συνέδριο έχει το νόμιμο δικαίωμα να ζητά από την Επιτροπή να παρευρίσκεται κατά τη διενέργεια αυτών των επιτόπιων ελέγχων. Η Επιτροπή πρέπει να συναινέσει στη συμμετοχή αυτή. Όπως προαναφέρθηκε, οι έλεγχοι επιδόσεων του Συνεδρίου υπερτίθενται όλων σε ένα πλαίσιο δημόσιας λογοδοσίας. Ως εκ τούτου, σκοπός του Συνεδρίου είναι να παρέχει ανεξάρτητες πληροφορίες στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή καθώς και στο σύνολο των ευρωπαίων πολιτών σχετικά με: την οικονομία, την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα με τις οποίες η Επιτροπή και οι λοιπές ελεγχόμενες μονάδες χρησιμοποιούν τους πόρους της ΕΕ και την αποτελεσματικότητα των συστημάτων διαχείρισης των επιδόσεων της Επιτροπής και των λοιπών ελεγχόμενων φορέων, συμπεριλαμβανομένης της αξιοπιστίας των δηλώσεων σχετικά με τις επιτευχθείσες επιδόσεις. Στόχος του Συνεδρίου είναι να συμβάλλει στη βελτίωση της δημοσιονομικής διαχείρισης των πόρων της ΕΕ μέσω της διατύπωσης συστάσεων. Αυτού του είδους οι βελτιώσεις θα μπορούσαν να αφορούν: την εξοικονόμηση πόρων, τη βελτίωση των μεθόδων εργασίας, την αποφυγή της κατασπατάλησης πόρων, την αποδοτικότερη επίτευξη των καθορισθέντων στόχων. Κατά περίπτωση, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η προοπτική του πολίτη που συνδέεται με τις επιδόσεις της ελεγχόμενης μονάδας 12. 12 Πρότυπο ελέγχου ISSAI 3100, σημείο 10. Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο - 15

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΔΟΣΕΩΝ ΚΑΙ ΟΙ 3 ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ Κεφάλαια του εγχειριδίου ελέγχου επιδόσεων ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 2.1 Εισαγωγή Γενική εισαγωγή Κεφάλαιο 1: Πλαίσιο των ελέγχων επιδόσεων που διενεργεί το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων και οι 3 βασικές αρχές Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός του ελέγχου Κεφάλαιο 4: Στάδιο της εξέτασης Κεφάλαιο 5: Στάδιο της κατάρτισης της έκθεσης 2.2 Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου με γνώμονα τις επιτευχθείσες επιδόσεις 2.2.1 Άμεσος έλεγχος επιδόσεων 2.2.2 Εξέταση των συστημάτων ελέγχου 2.3 Πώς εφαρμόζονται οι 3 βασικές αρχές 2.3.1 Χρήση λογικών μοντέλων στους ελέγχους επιδόσεων 2.3.2 Εφαρμογή των εννοιών Οικονομία Αποδοτικότητα Αποτελεσματικότητα 2.4 Ουσιώδη χαρακτηριστικά ενός ορθού ελέγχου επιδόσεων 2.4.1 Καθ όλη την ελεγκτική διαδικασία επιδεικνύεται ευθυκρισία 2.4.2 Οι μεθοδολογίες είναι κατάλληλες και συνδυάζονται μεταξύ τους με σκοπό τη συγκέντρωση των απαιτούμενων στοιχείων 2.4.3 Τα καθοριζόμενα ερωτήματα ελέγχου είναι τέτοια που επιτρέπουν την εξαγωγή συμπερασμάτων 2.4.4 Οι κίνδυνοι που επαπειλούν την κατάρτιση της έκθεσης ελέγχου αναλύονται και τίθενται υπό έλεγχο 2.4.5 Τα χρησιμοποιούμενα εργαλεία είναι κατάλληλα για την επιτυχή διενέργεια του ελέγχου 2.4.6 Τα αποδεικτικά στοιχεία προς υποστήριξη των διαπιστώσεων του ελέγχου είναι επαρκή, συναφή και αξιόπιστα 2.4.7 Τα πιθανά συμπεράσματα και οι πιθανές συστάσεις της τελικής έκθεσης μελετώνται ήδη από το στάδιο του σχεδιασμού 2.4.8 Έναντι της ελεγχόμενης μονάδας και των λοιπών ενδιαφερομένων μερών υιοθετείται η διαφάνεια, ήτοι μια προσέγγιση «χωρίς αιφνιδιασμούς» 2.5 Δικλίδες ποιότητας Επικοινωνία Για περαιτέρω πληροφορίες μπορείτε να επικοινωνήσετε: Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Τμήμα CEAD Μονάδα Υποστήριξης και Μεθοδολογίας του Ελέγχου Ηλεκτρονική διεύθυνση: SAM CONTACT/ECA ή sam.contact@eca.europa.eu Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 16

2.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο τρόπος προσέγγισης του ελέγχου που χρησιμοποιείται πρέπει να είναι αυτός που αποφέρει τα επωφελέστερα αποτελέσματα με τον πλέον αποδοτικό από οικονομική άποψη τρόπο. Για οποιονδήποτε συγκεκριμένο έλεγχο μπορεί να χρησιμοποιείται συνδυασμός των τρόπων προσέγγισης. 2.2 ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΜΕ ΓΝΩΜΟΝΑ ΤΙΣ ΕΠΙΤΕΥΧΘΕΙΣΕΣ ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ Οι έλεγχοι επιδόσεων πρέπει να παρέχουν πληροφορίες που έχουν ως γνώμονα τις επιτευχθείσες επιδόσεις και παρουσιάζουν πρωταρχικό ενδιαφέρον για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Επιτροπή και τους λοιπούς ελεγχόμενους φορείς. Αυτό σημαίνει ότι, αντί να δίδεται έμφαση σε ελέγχους και διεργασίες, οι έλεγχοι επιδόσεων που διενεργεί το Συνέδριο πρέπει να επικεντρώνονται στις επιτευχθείσες επιδόσεις και να αξιολογούν τις επιπτώσεις των διαπιστώσεων του ελέγχου από την άποψη της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας. Οι έλεγχοι επιδόσεων πρέπει να συνδυάζουν τους ακόλουθους τρόπους προσέγγισης, δίδοντας διαφορετική βαρύτητα στον έναν ή στον άλλο, ανάλογα με τις ιδιαίτερες συνθήκες του ελέγχου: Τρόπος προσέγγισης Άμεσος έλεγχος επιδόσεων Εξέταση των συστημάτων ελέγχου Εστίαση Εισροές, εκροές, αποτελέσματα και αντίκτυπος. Καταλληλότητα των πολιτικών και διαδικασιών που εφαρμόζονται από τους υπευθύνους διαχείρισης για την προώθηση, παρακολούθηση και αξιολόγηση των επιδόσεων. 2.2.1 Άμεσος έλεγχος επιδόσεων Αυτός ο τρόπος προσέγγισης εστιάζει απευθείας στις επιτευχθείσες επιδόσεις και επικεντρώνεται στις εισροές, τις εκροές, τα αποτελέσματα και τον αντίκτυπο, βάσει της υπόθεσης ότι, εάν οι σημειωθείσες επιδόσεις είναι ικανοποιητικές, ο κίνδυνος ύπαρξης σοβαρών προβλημάτων είτε στον σχεδιασμό ή την υλοποίηση της δραστηριότητας είτε στα συστήματα ελέγχου είναι περιορισμένος. Βάσει αυτών των ελέγχων εκτιμάται, για παράδειγμα, κατά πόσον οι εγκεκριμένες πολιτικές εφαρμόστηκαν ορθά, καθώς και κατά πόσον έχουν επιτύχει τους επιδιωκόμενους στόχους ή κατά πόσον υπάρχουν ανεπιθύμητες δημοσιονομικές, οικονομικές, κοινωνικές και περιβαλλοντικές συνέπειες οφειλόμενες στις ληφθείσες αποφάσεις πολιτικής. Η ύπαρξη κατάλληλων κριτηρίων έχει καθοριστική σημασία Η άμεση εξέταση των επιδόσεων ενδείκνυται στις περιπτώσεις κατά τις οποίες υπάρχουν κατάλληλα κριτήρια για τη μέτρηση της ποσότητας, της ποιότητας και του κόστους των εισροών, των εκροών, των αποτελεσμάτων και του αντικτύπου. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες οι επιδόσεις κρίνονται μη ικανοποιητικές, η δραστηριότητα και τα συστήματα ελέγχου εξετάζονται στον βαθμό που απαιτείται για να διαπιστωθούν τα σχετικά αίτια. Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 17

2.2.2 Εξέταση των συστημάτων ελέγχου Εξέταση του σχεδιασμού και της εφαρμογής των συστημάτων, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων πληροφόρησης. Στόχος αυτού του τρόπου προσέγγισης είναι να διαπιστωθεί κατά πόσον η Επιτροπή και οι λοιπές ελεγχόμενες μονάδες έχουν σχεδιάσει και εφαρμόζουν συστήματα διαχείρισης και παρακολούθησης με σκοπό τη βελτιστοποίηση της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας, με δεδομένους συγκεκριμένους περιορισμούς. Το έργο του ελέγχου περιλαμβάνει την ανάλυση, την εξέταση και την υποβολή σε ελεγκτικές δοκιμασίες των βασικών συνιστωσών των συστημάτων αυτών. Στο πλαίσιο της εξέτασης, μελετάται συχνά κατά πόσον τα επιλεγέντα μέτρα είναι συναφή με τους στόχους της συγκεκριμένης πολιτικής, καθώς και κατά πόσον οι στόχοι αυτοί έχουν μετατραπεί σε επιχειρησιακά σχέδια που περιέχουν επιχειρησιακούς στόχους, των οποίων η επίτευξη μετράται στη συνέχεια. Εξετάζεται επίσης κατά πόσον τα εφαρμοζόμενα συστήματα παράγουν συναφείς, αξιόπιστες και έγκαιρες πληροφορίες σχετικά με την κινητοποίηση χρηματοοικονομικών, ανθρώπινων και άλλων πόρων (εισροές), την υλοποίηση δραστηριοτήτων (διεργασίες) και την παράδοση των εκροών, οι οποίες πρέπει να συγκρίνονται με τους επιχειρησιακούς στόχους μέσω δεικτών επιδόσεων. Σε περίπτωση αποκλίσεων, εξετάζεται επίσης κατά πόσον λαμβάνονται έγκαιρα τα ενδεδειγμένα διορθωτικά μέτρα για την αναπροσαρμογή του επιχειρησιακού σχεδίου, της κατανομής των πόρων ή/και της εκτέλεσης των δραστηριοτήτων. Ο εν λόγω τρόπος προσέγγισης συχνά συνεπάγεται την εξέταση του συστήματος αξιολόγησης και των σχετικών πληροφοριών, προκειμένου να εκτιμηθεί η ποιότητά τους. Οι σχετικές διαπιστώσεις, συμπεράσματα και συστάσεις, εφόσον κριθούν ικανοποιητικές και συναφείς με τους στόχους του ελέγχου, χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου. 2.3 ΠΩΣ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΟΙ 3 ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ 2.3.1 Χρήση λογικών μοντέλων στους ελέγχους επιδόσεων Καθορισμός της λογικής της παρέμβασης Ανεξάρτητα από τη φύση της (πολιτική, πρόγραμμα, μέτρο, σχέδιο), μια δημόσια παρέμβαση μπορεί να θεωρηθεί ως ένα σύνολο χρηματοοικονομικών, οργανωτικών και ανθρώπινων πόρων που κινητοποιούνται για την επίτευξη, εντός συγκεκριμένου χρόνου, ενός στόχου ή ενός συνόλου στόχων, με σκοπό την επίλυση ή την αντιμετώπιση προβλήματος ή δυσχέρειας που επηρεάζει ομάδες-στόχους. Η χρήση λογικών μοντέλων μπορεί να βοηθήσει το κλιμάκιο ελέγχου να διαπιστώσει και να προσδιορίσει τη σχέση μεταξύ των κοινωνικο-οικονομικών αναγκών που καλείται να ικανοποιήσει η παρέμβαση και των στόχων, εισροών, διεργασιών, εκροών και επακόλουθων της, τα οποία περιλαμβάνουν τα αποτελέσματα (άμεσες μεταβολές για τους άμεσους αποδέκτες μετά το πέρας της συμμετοχής τους σε δημόσια παρέμβαση) και τον αντίκτυπο (περισσότερο μακροπρόθεσμες συνέπειες της παρέμβασης). Στο διάγραμμα που ακολουθεί παρουσιάζεται παράδειγμα του μοντέλου λογικής προγράμματος. Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 18

Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 19

Θεωρητικά, οι έλεγχοι επιδόσεων πρέπει να καθιστούν δυνατή την εμπεριστατωμένη εξέταση όλων των συνιστωσών και σχέσεων που αναπτύσσονται στο πλαίσιο τέτοιων μοντέλων, εστιάζοντας στις 3 βασικές αρχές, ήτοι την οικονομία, την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα. 2.3.2 Εφαρμογή των εννοιών Χρήση των κινδύνων που πιθανώς επαπειλούν την επιτυχή εφαρμογή των 3 βασικών αρχών για τη διατύπωση των ερωτημάτων ελέγχου. Οι ελεγκτές οφείλουν να εντοπίζουν τους πιθανούς κινδύνους που επαπειλούν την επίτευξη οικονομίας, αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας και να διατυπώνουν ανάλογα τα ερωτήματα ελέγχου. Βασικά, και οι τρεις αυτές έννοιες είναι εξίσου σημαντικές και αποφασίζεται κατά περίπτωση αν πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προτεραιότητα σε κάποια από αυτές. Ωστόσο, οι ελεγκτές καλούνται να θεωρούν την αποτελεσματικότητα ως στοιχείο της ανάλυσης, όπου αυτό είναι δυνατόν. Ο έλεγχος επιδόσεων δεν θεωρείται ότι αποτελείούτε θα πρέπει άλλωστε- τη συνολική εξέταση ταυτοχρόνως όλων των πτυχών της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας. Με τον έλεγχο αυτό, εξετάζονται περισσότερο ορισμένα ζητήματα, ή συνδυασμός ζητημάτων, που σχετίζονται με την οικονομία, την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα, βάσει των εντοπιζόμενων πιθανών σημαντικών κινδύνων. Ο έλεγχος, με το να είναι επιλεκτικός από αυτή την άποψη, κινδυνεύει λιγότερο να χαρακτηριστεί ως υπερβολικά φιλόδοξος. Στις σελίδες που ακολουθούν, για καθεμία από τις εν λόγω αρχές, ήτοι της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας, παρουσιάζονται τα εξής: οι γενικοί κίνδυνοι για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση τα ζητήματα που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη διενέργεια του ελέγχου παραδείγματα κινδύνων στο πλαίσιο της ΕΕ παραδείγματα ερωτημάτων ελέγχου που αφορούν τη συγκεκριμένη αρχή εστίαση του ελέγχου σε συγκεκριμένο τομέα Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 20

Οικονομία Ζητήματα οικονομίας τίθενται όταν μια οικονομική μονάδα ή μια δραστηριότητα θα μπορούσε να μειώσει σημαντικά το κόστος των εισροών για συγκεκριμένο επίπεδο εκροών ή αποτελεσμάτων. Στους γενικούς κινδύνους του τομέα αυτού συγκαταλέγονται: Διατήρηση του κόστους σε χαμηλά επίπεδα προκειμένου να επιτευχθούν οι συγκεκριμένοι στόχοι η κατασπατάληση πόρων, ήτοι η χρησιμοποίηση πόρων που δεν είναι αναγκαίοι για την επίτευξη των επιθυμητών εκροών ή αποτελεσμάτων η καταβολή υπερβολικού τιμήματος, ήτοι η εξασφάλιση πόρων που χρησιμοποιούνται μεν, αλλά που θα μπορούσαν να είχαν εξασφαλιστεί με χαμηλότερο κόστος και το φαινόμενο περιττών δαπανών, ήτοι έξοδα για εισροές υψηλότερης ποιότητας από αυτήν που απαιτείται για την επίτευξη των επιθυμητών εκροών ή αποτελεσμάτων. Ως εκ τούτου, στόχος του ελέγχου της οικονομίας είναι να διαπιστωθεί κατά πόσον, για την επίτευξη των συγκεκριμένων στόχων, έχουν επιλεγεί οι καταλληλότερες και λιγότερο δαπανηρές εισροές. Στο πλαίσιο του ελέγχου αυτού εξετάζονται ζητήματα όπως: κατά πόσον η ελεγχόμενη μονάδα εξασφαλίζει τους κατάλληλους πόρους ως προς το είδος, την ποιότητα και την ποσότητα, με το χαμηλότερο δυνατό κόστος κατά πόσον η ελεγχόμενη μονάδα διαχειρίζεται τους πόρους της με γνώμονα την ελαχιστοποίηση των συνολικών δαπανών κατά πόσον η παρέμβαση θα μπορούσε να είχε σχεδιαστεί ή υλοποιηθεί με άλλο τρόπο, που θα συνεπαγόταν χαμηλότερο κόστος. Παράδειγμα κινδύνου Καθεστώς συντάξεων αναπηρίας των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων Με ορισμένες σπάνιες εξαιρέσεις, οι φάκελοι που εξετάστηκαν δεν περιείχαν καμία ένδειξη η οποία να υποδηλώνει ότι είχαν γίνει κάποιες σοβαρές προσπάθειες εκ των προτέρων προς εξεύρεση εναλλακτικής λύσης, ενώ, στην πράξη, δεν δόθηκε ποτέ συνέχεια στις υποδείξεις του ιατρού-συμβούλου, κυρίως όσον αφορά την αλλαγή θέσης εργασίας. Σπάνια προτάθηκαν εναλλακτικές επιλογές αντί της σύνταξης αναπηρίας, ή προτάθηκαν όταν πλέον ήταν πολύ αργά. Το ένα τέταρτο του δείγματος των πρώην υπαλλήλων που είχαν συνταξιοδοτηθεί λόγω αναπηρίας θα μπορούσε ενδεχομένως να είχε εξακολουθήσει να εργάζεται, εάν το θεσμικό όργανο είχε εντοπίσει και αντιμετωπίσει τις σχετικές περιπτώσεις σε πρώιμο στάδιο. Αυτό επιβεβαιώνεται από τις απαντήσεις που δόθηκαν στο σχετικό ερωτηματολόγιο: το 20 % των πρώην υπαλλήλων θεωρούσαν ότι θα μπορούσαν να είχαν εξακολουθήσει να εργάζονται, εάν τους είχε προσφερθεί μια εναλλακτική λύση. Βάσει των ανωτέρω, εκτιμάται ότι, κατ' αρχήν, θα μπορούσαν να εξοικονομηθούν περί τα 10 εκατομμύρια ευρώ ετησίως από το καθαρό κόστος των συντάξεων αναπηρίας που καταβάλλονται κάθε χρόνο, με την εφαρμογή μιας πολιτικής έγκαιρου εντοπισμού και αντιμετώπισης επαναλαμβανόμενων ή παρατεταμένων διαστημάτων απουσίας λόγω ασθένειας. Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 21

Παραδείγματα ερωτημάτων ελέγχου που αφορούν την οικονομία Άμεσος έλεγχος επιδόσεων Εξασφαλίστηκαν οι καλύτερες τιμές για τις συμβουλευτικές υπηρεσίες που παρασχέθηκαν στο πλαίσιο των προγραμμάτων υποστήριξης των ΜΜΕ; Υπάρχει περιθώριο για δίκαιη μείωση του κόστους των απουσιών λόγω ασθένειας; Εξέταση των συστημάτων ελέγχου Προβλέπει η εκ μέρους της Επιτροπής διαχείριση του καθεστώτος ενίσχυσης της βαμβακοπαραγωγής την εξέταση και την παρακολούθηση των εξόδων, συμπεριλαμβανομένων αυτών που βαρύνουν τους καταναλωτές; Εφαρμόζονται διαδικασίες οι οποίες να εξασφαλίζουν ότι τα έξοδα μεταφοράς της επισιτιστικής βοήθειας είναι τα χαμηλότερα δυνατά και ότι αυτό επιβεβαιώνεται και από τη σύγκριση με τα έξοδα στα οποία υποβάλλονται άλλοι χορηγοί πόρων; Είναι οι εν λόγω διαδικασίες οι κατάλληλες και εφαρμόζονται σωστά; συχνά με έμφαση στις συναπτόμενες συμβάσεις. Κατά την εξέταση της οικονομίας, ο ελεγκτής οδηγείται συχνά στην εξέταση των διαδικασιών και των διαχειριστικών αποφάσεων που εφαρμόζονται στους κόλπους των ελεγχόμενων οικονομικών μονάδων, όσον αφορά τις συμβάσεις προμηθειών, έργου και παροχής υπηρεσιών. Συγκεκριμένα, ο ελεγκτής θα κρίνει εάν η διαδικασία σύναψης της σύμβασης κατέληξε στην εξασφάλιση της βέλτιστης σχέσης κόστους-οφέλους. Στους προς έλεγχο τομείς συγκαταλέγονται, παραδείγματος χάριν, ο λεπτομερής καθορισμός των απαιτήσεων των χρηστών κατά τρόπον ώστε να μπορεί να προσδιοριστεί τι αναμένεται να επιτευχθεί με την αγορά αγαθών, έργου και υπηρεσιών, ο καθορισμός της απαιτούμενης ποιότητας όσον αφορά τις αναγκαίες εκροές, καθώς και ο καθορισμός του επιθυμητού χρόνου για την παράδοση των αγαθών, του έργου και των υπηρεσιών. Συχνά ο ελεγκτής εξετάζει επίσης τον καθορισμό και την εφαρμογή των κριτηρίων επιλογής και ανάθεσης. Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 22

Αποδοτικότητα Ζητήματα αποδοτικότητας τίθενται όταν μια οικονομική μονάδα ή μια παρέμβαση θα μπορούσε να αυξήσει τον όγκο ή την ποιότητα των εκροών ή των αποτελεσμάτων χωρίς αύξηση των χρησιμοποιούμενων πόρων. Στους γενικούς κινδύνους του τομέα αυτού συγκαταλέγονται: Πλήρης αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων για τη μεγιστοποίηση της «παραγωγικότητας» οι διαρροές, ήτοι οι χρησιμοποιούμενοι πόροι δεν οδηγούν στις επιθυμητές εκροές η μη βέλτιστη σχέση εισροών-εκροών (π.χ. χαμηλά ποσοστά αποδοτικότητας της εργασίας) αργή υλοποίηση της παρέμβασης και αδυναμία εντοπισμού και ελέγχου των εξωγενών παραγόντων, ήτοι των εξόδων που βαρύνουν πρόσωπα ή οικονομικές μονάδες που δεν εμπίπτουν στο πλαίσιο της παρέμβασης ή του σχετικού φορέα. Ως εκ τούτου, στόχος του ελέγχου της αποδοτικότητας είναι να εκτιμηθεί κατά πόσον η σχέση μεταξύ των χρησιμοποιούμενων πόρων και των παραγόμενων εκροών ή αποτελεσμάτων είναι η καλύτερη δυνατή. Η αποδοτικότητα σχετίζεται στενά με την έννοια της «παραγωγικότητας» και το βασικό ερώτημα είναι αν οι εκροές ή τα αποτελέσματα είναι τα καλύτερα από άποψη ποσότητας, ποιότητας και χρόνου, λαμβανομένων υπόψη των διαθέσιμων πόρων. Στο πλαίσιο του ελέγχου αυτού εξετάζονται ζητήματα όπως: κατά πόσον η παραγωγή των εκροών ή των αποτελεσμάτων εξασφαλίζει τη βέλτιστη σχέση κόστους-οφέλους κατά πόσον υπάρχουν σημεία συμφόρησης που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί ή αλληλεπικαλύψεις που είναι περιττές. Παράδειγμα κινδύνου Μέτρα για τη δασοκομία στο πλαίσιο της αγροτικής ανάπτυξης Όσον αφορά τον στόχο της αύξησης των δασικών εκτάσεων, είδη εκτάσεων που θα μπορούσαν να δασωθούν είναι διάφορα. Ο σχετικός κανονισμός ορίζει ότι, στις περιπτώσεις κατά τις οποίες χορηγείται ενίσχυση για τη δάσωση γεωργικών εκτάσεων που ανήκουν σε δημόσιες αρχές, η ενίσχυση καλύπτει μόνο τα έξοδα εγκατάστασης, ήτοι δεν καταβάλλεται καμία αντιστάθμιση για απώλεια εισοδήματος ή έξοδα συντήρησης, σε αντίθεση με αυτό που ισχύει στην περίπτωση δάσωσης ιδιωτικών εκτάσεων. Επομένως, θεωρητικά, η εστίαση αυτής της δράσης σε δημόσιες εκτάσεις θα ήταν πολύ αποδοτικότερη, δεδομένου ότι, με την ίδια χρηματοδότηση, θα ήταν δυνατή η δάσωση σημαντικά μεγαλύτερων εκτάσεων. Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 23

Παραδείγματα ερωτημάτων ελέγχου που αφορούν την αποδοτικότητα Άμεσος έλεγχος επιδόσεων Με ποιο τρόπο μπορεί να συγκριθεί το κόστος ανά θέση εργασίας η οποία δημιουργείται από το πρόγραμμα κατάρτισης της ΕΕ για τους μακροχρόνια ανέργους με παρόμοιο κόστος ανά θέση εργασίας σε άλλο πλαίσιο; Θα μπορούσαν τα έργα να είχαν υλοποιηθεί με διαφορετικό τρόπο, ώστε να υπήρχε βελτίωση στην τήρηση των προθεσμιών και την ποιότητα; Εξέταση των συστημάτων ελέγχου Υπάρχουν οι κατάλληλες διαδικασίες για την ιεράρχηση κατά προτεραιότητα και την επιλογή των έργων υποδομής στον τομέα των μεταφορών, ώστε να εξασφαλίζεται ο μέγιστος αντίκτυπος από τους πόρους της ΕΕ; Είναι τα χρησιμοποιούμενα κριτήρια κατάλληλα και εφαρμόζονται σύμφωνα με τον προβλεπόμενο σκοπό τους; Διαθέτουν τα θεσμικά όργανα της ΕΕ και χρησιμοποιούν με συνέπεια για τη λήψη των σχετικών αποφάσεων τις κατάλληλες βασικές πληροφορίες διαχείρισης όσον αφορά το μέγεθος, την κατάσταση, τη χρήση και το κόστος των χώρων για γραφεία; και ενδεχόμενη εξέταση των εκροών ή/και των αποτελεσμάτων. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες ο στόχος του ελέγχου της αποδοτικότητας αφορά τις εκροές, ο ελεγκτής οδηγείται συχνά στην εξέταση των διεργασιών μέσω των οποίων ένας φορέας μετατρέπει τις εισροές σε εκροές. Η εκτίμηση αυτή μπορεί να περιλαμβάνει τον υπολογισμό του μοναδιαίου κόστους των παραγόμενων εκροών (π.χ. μέση δαπάνη ανά ώρα κατάρτισης) ή τα ποσοστά αποδοτικότητας της εργασίας (π.χ. αριθμός των αιτήσεων για ενίσχυση που διεκπεραιώνονται ημερησίως), καθώς και τη σύγκρισή τους με αποδεκτά κριτήρια, τα οποία μπορεί να προέρχονται από παρόμοιους φορείς, προγενέστερες περιόδους ή πρότυπα που η ελεγχόμενη μονάδα έχει ρητά υιοθετήσει. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες ο στόχος του ελέγχου της αποδοτικότητας αφορά τα αποτελέσματα, χρειάζονται συνήθως οικονομικά εργαλεία για την εκτίμηση της ικανότητας ή της δυνατότητας μιας ελεγχόμενης μονάδας, μιας πράξης ή ενός προγράμματος να επιτύχει ορισμένα αποτελέσματα με συγκεκριμένο κόστος. Παραδείγματος χάριν, η ανάλυση της σχέσης κόστουςαποτελεσματικότητας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον συσχετισμό των καθαρών επιπτώσεων μιας παρέμβασης με τις οικονομικές εισροές που είναι αναγκαίες για την παραγωγή αυτών των αποτελεσμάτων κριτήριο για την εξαγωγή συμπεράσματος θα μπορούσε να είναι, για παράδειγμα, το μοναδιαίο κόστος του παραγόμενου αποτελέσματος (π.χ. κόστος ανά δημιουργούμενη θέση εργασίας), το οποίο στη συνέχεια συγκρίνεται με εκείνο άλλων παρεμβάσεων που χρησιμοποιούνται ως στοιχεία αναφοράς. Ανάλογα με τον τρόπο προσέγγισης του ελέγχου, οι ελεγκτές είτε εξετάζουν την αξιοπιστία της ανάλυσης που διενήργησε η ελεγχόμενη μονάδα, είτε προβαίνουν οι ίδιοι στην ανάλυση αυτή. Κεφάλαιο 2: Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου επιδόσεων - 24