ΣΧΕΔΙΟ ΑΠΟΦΑΣΗΣ (Λήξη προθεσμίας διαβούλευσης 26.7.2010) /./2010 τoυ Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ.Ε.Ι.Α. Θέμα: Πολιτική Καταλληλότητας Στελεχών Ασφαλιστικής Επιχείρησης. Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΠΟΠΤΕΙΑΣ ΙΔΙΩΤΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ Το ΔΣ της ΕΠΕΙΑ λαμβάνοντας υπόψη: Τις διατάξεις : 1. Του Ν. 3229/2004 (ΦΕΚ Α 38/10-02-2004) «Εποπτεία της ιδιωτικής ασφάλισης, εποπτεία και έλεγχος τυχερών παιχνιδιών, εφαρμογή των Διεθνών Λογιστικών Προτύπων και άλλες διατάξεις», όπως ισχύει 2. Του Ν.Δ. 400/1970 (ΦΕΚ Α 10/17-01-1970) περί «Ιδιωτικής Επιχειρήσεως Ασφαλίσεως», όπως ισχύει, ιδίως δε του άρθρου 6 παρ. 3. 3. Το άρθρο 90 του Π.Δ. 63/2005 (ΦΕΚ Α/98/2005) «Κωδικοποίηση της νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα», όπως ισχύει. Άρθρο 1 Σκοπός 1. Σκοπός της παρούσας ρύθμισης είναι η εισαγωγή αρχών και πολιτικών που διέπουν τις διαδικασίες για την επιλογή και την τοποθέτηση στελεχών σε θέσεις ευθύνης εντός της ασφαλιστικής επιχείρησης. Οι πρακτικές αυτές οφείλουν να ικανοποιούν τις αυξημένες απαιτήσεις που τίθενται στις Διοικήσεις των ασφαλιστικών επιχειρήσεων και εντάσσονται στην γενικότερη στρατηγική που υιοθετεί η επιχείρηση για τη Διαχείριση Κινδύνων (Risk Management), στους οποίους εκτίθεται από την εσωτερική της λειτουργία και οργάνωση. Ειδικότερα, επιδιώκεται η διασφάλιση της χρηστής και συνετής διοίκησης κατά την εφαρμογή διαδικασιών που αφορούν στη πρόσληψη, αξιολόγηση προσόντων, ικανοτήτων και ήθους, καθώς -Σελίδα 1 από 6-
και στη τοποθέτηση προσώπων σε ειδικότερες θέσεις ευθύνης (Υπεύθυνα πρόσωπα) της επιχείρησης. Προκειμένου για την επίτευξη του ειδικού αυτού σκοπού αλλά και την ομαλή ανάπτυξη της επιχείρησης, την προστασία των συμφερόντων των ασφαλισμένων και τη διευκόλυνση του έργου της προληπτικής εποπτείας που ασκεί η ΕΠ.Ε.Ι.Α. κάθε ασφαλιστική επιχείρηση οφείλει να διασφαλίζει ότι τα «Υπεύθυνα Πρόσωπα», όπως αυτά ορίζονται στο άρθρο 2 της παρούσης, διαθέτουν τα προσόντα, την προσωπικότητα, την ικανότητα, την επιμέλεια, την τιμιότητα, την ακεραιότητα και την κρίση να ανταπεξέλθουν με επάρκεια στα καθήκοντα της υπεύθυνης θέσης στην οποία ορίστηκαν. 2. Ο σκοπός αυτός επιτυγχάνεται μέσω της ανάπτυξης και εφαρμογής κανόνων (πολιτικών) από το Διοικητικό Συμβούλιο κάθε επιχείρησης προκειμένου για το σαφή και διαφανή καθορισμό κριτηρίων για την πρόσληψη και ανάθεση καθηκόντων σε «Υπεύθυνα Πρόσωπα» της επιχείρησης. Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρμογής 1. Η παρούσα αφορά α) σε όλες τις εποπτευόμενες από την ΕΠ.Ε.Ι.Α επιχειρήσεις (και τα υποκαταστήματα αυτών στην Ε.Ε. και τον ΕΟΧ), οι οποίες λαμβάνουν άδεια λειτουργίας στην Ελλάδα και β) στα υποκαταστήματα αλλοδαπών ασφαλιστικών επιχειρήσεων που δεν έχουν την έδρα τους σε κράτος μέλος της ΕΕ και του ΕΟΧ. 2. Τα υποκαταστήματα ασφαλιστικών επιχειρήσεων που έχουν την έδρα τους σε κράτος μέλος της ΕΕ και του ΕΟΧ μπορούν να εφαρμόζουν την πολιτική καταλληλότητας της μητρικής ασφαλιστικής επιχείρησης εφόσον το περιεχόμενο καθώς και κάθε τροποποίηση αυτής γνωστοποιηθεί στην ΕΠ.Ε.Ι.Α. Άρθρο 3 Ορισμοί 1. «Ασφαλιστική επιχείρηση», η ασφαλιστική ή αντασφαλιστική επιχείρηση όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 α σημ. α), β), γ) και δ) του ν.δ. 400 /1970 2. «Καταλληλότητα» : τα υπεύθυνα πρόσωπα για τη διοίκηση και επίβλεψη της ασφαλιστικής επιχείρησης οφείλουν να πληρούν ανά πάσα στιγμή α) τα επαγγελματικά προσόντα, τις γνώσεις και την πείρα που τους επιτρέπουν να ασκούν υγιή και συνετή διαχείριση (ικανότητα) και β) εντιμότητα και ακεραιότητα (ήθος) 3. «Πολιτική καταλληλότητας», η έγγραφη περιγραφή κανόνων («Πολιτική») βάσει των αρχών του άρθρου 4 της παρούσης 4. «Υπεύθυνο Πρόσωπο» εποπτευόμενης επιχείρησης για την εφαρμογή της παρούσας θεωρείται ιδίως : α. Κάθε πρόσωπο που ασκεί διευθυντικά καθήκοντα, στο οποίο παρέχεται δηλαδή με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της επιχείρησης ή του υποκατάστατου οργάνου του εξουσιοδότηση (αρθρ. 216 Α.Κ.) για τη διενέργεια επιχειρηματικών πράξεων με αντικείμενο τρέχουσες λειτουργίες της επιχείρησης. Διευθυντικά καθήκοντα μπορεί να ασκεί και υπάλληλος της επιχείρησης ο οποίος δεν φέρει τίτλο ενδεικτικό της ιδιότητας του. Στα διευθυντικά πρόσωπα αναγνωρίζεται η αρμοδιότητα επιβολής πολιτικών ή λήψης -Σελίδα 2 από 6-
αποφάσεων που έχουν επιπτώσεις στο σύνολο ή ένα σημαντικό μέρος των δραστηριοτήτων της επιχείρησης β. Κάθε πρόσωπο που χαρακτηρίζει η ΕΠ.Ε.Ι.Α ως «Υπεύθυνο Πρόσωπο». Ειδικότερα, η ΕΠ.Ε.Ι.Α έχει τη δυνατότητα να ορίζει οποιοδήποτε πρόσωπο ως «Υπεύθυνο Πρόσωπο», εφόσον προκύπτει από τις πραγματικές αρμοδιότητες και τα καθήκοντα που αυτό ασκεί ότι πρόκειται για πρόσωπο, το οποίο διαδραματίζει σημαντικό διαχειριστικό ή ελεγκτικό ρόλο ή ότι οι δραστηριότητες του προσώπου αυτού μπορούν να επηρεάσουν ουσιωδώς τη συνετή διοίκηση της επιχείρησης. Ο ορισμός ενός προσώπου ως «Υπεύθυνου Προσώπου» γνωστοποιείται εγγράφως στη εποπτευόμενη επιχείρηση. γ. Οποιοδήποτε πρόσωπο που συνδέεται με την επιχείρηση με σχέση παροχής ανεξαρτήτων υπηρεσιών και προβαίνει στην κατάρτιση έκθεσης (αναφοράς) που αφορά στην εποπτευόμενη επιχείρηση (outsourcing). Σημειώνεται ότι με τον όρο «αναφορά» νοείται οιαδήποτε τέτοια απαιτείται να συνταχθεί στα πλαίσια της νομοθεσίας, των κανονιστικών πράξεων και των κατευθυντηρίων αρχών. δ. Ο Υπεύθυνος Αναλογιστής του άρθρου 55 παρ. α στ. 1 του ν.δ. 400/70 ε. Ο Υπεύθυνος Εσωτερικού Μεταβλητού Κεφαλαίου της διατάξεως της παραγράφου α εδ. ι του άρθρου 13γ του ν.δ 400/70 στ. Ο Υπεύθυνος Εσωτερικού Ελέγχου ζ. Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Κινδύνων η. Ο υπεύθυνος για την αναφορά συναλλαγών που θεωρούνται ύποπτες για την νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες σε ασφαλιστικές επιχειρήσεις που ασκούν ασφαλίσεις ζωής (αρ.1 στ.ια του εν λόγω νόμου) (αρ.4παρ.10 του ν.2331/1995 όπως ισχύει (ΦΕΚ Α 173/2005) «Πρόληψη και καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και άλλες ποινικές διατάξεις» θ. όποιο πρόσωπο παρέχει υπηρεσίες για ένα υποκατάστημα εποπτευόμενης επιχείρησης, οι δραστηριότητες του οποίου μπορεί να έχουν επιπτώσεις στο σύνολο ή σε ένα μέρος των εργασιών της εποπτευόμενης επιχείρησης ή της χρηματοοικονομικής της κατάστασης είτε άμεσα είτε έμμεσα. 5. «Έκθεση Αξιολόγησης», η έγγραφη αξιολόγηση της ικανότητας και του ήθους (καταλληλότητα) υποψηφίου ή κατόχου θέσης ευθύνης σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 6 της παρούσης. Άρθρο 4 Αρχές της Πολιτικής Καταλληλότητας Περιεχόμενο 1. Την πρωταρχική ευθύνη για τη καταλληλότητα των «Υπευθύνων Προσώπων» έχει το Διοικητικό Συμβούλιο εκάστης επιχείρησης, το οποίο μπορεί να αναθέσει την αρμοδιότητα αξιολόγησης «Υπεύθυνων Προσώπων» σε ένα ή περισσότερα μέλη του. 2. Η Πολιτική Καταλληλότητας διατυπώνεται εγγράφως και εγκρίνεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της επιχείρησης. Οφείλει δε να προβλέπει κατ ελάχιστον: - τα κριτήρια που λαμβάνονται υπόψη και καθορίζουν την καταλληλότητα του «υπεύθυνου προσώπου» σε συνάρτηση με την αντίστοιχη θέση ευθύνης -Σελίδα 3 από 6-
- την αρμοδιότητα προσώπου ή προσώπων της Διοίκησης προκειμένου για τη σύνταξη της «Έκθεσης Αξιολόγησης» εκάστου «Υπευθύνου Προσώπου» και ενημέρωσης του Διοικητικού Συμβουλίου της επιχείρησης - την αρμοδιότητα προσώπου ή προσώπων προκειμένου για τη συλλογή στοιχείων που θα χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση - την αρμοδιότητα προσώπου ή προσώπων προκειμένου για την επιλογή και ανάθεση καθηκόντων σε υποψήφιο - την αρμοδιότητα και την ευθύνη για την διεκπεραίωση της διαδικασίας ενημέρωσης έναντι της εποπτικής αρχής - το εύρος και το είδος των πληροφοριών που θεωρούνται από την επιχείρηση κρίσιμες για την αξιολόγηση και την επιλογή συγκεκριμένου προσώπου λαμβάνοντας υπόψη τα οριζόμενα στο ν. 2472/1997 περί προστασίας προσωπικών δεδομένων - τη διαδικασία αρχειοθέτησης και τήρησης των πληροφοριών αυτών - τη διαδικασία αναπλήρωσης συγκεκριμένης θέσης στην περίπτωση που υποψήφιο ή ενεργό πρόσωπο δεν ικανοποιεί (πλέον) τα κριτήρια καταλληλότητας με την οποία πρέπει να διασφαλίζεται ότι η προς αναπλήρωση θέση θα καλυφθεί άμεσα και με τέτοιο τρόπο ώστε να μην διαταραχθεί η ομαλή λειτουργία της επιχείρησης. - την τουλάχιστον ετήσια επαναξιολόγηση της καταλληλότητας των προσώπων που κατέχουν υπεύθυνες θέσεις. Άρθρο 5 Ελεγκτές Υπεύθυνος Αναλογιστής 1. Για τους (ορκωτούς) ελεγκτές της επιχείρησης θα πρέπει σε κάθε περίπτωση, προκειμένου να αξιολογούνται ως «κατάλληλοι» για τη θέση αυτή και στο πλαίσιο της πολιτικής της κάθε επιχείρησης, να συντρέχουν επιπρόσθετα οι ακόλουθες προϋποθέσεις : - να μην έχουν οιαδήποτε σχέση εξαρτημένης εργασίας με την εποπτευόμενη επιχείρηση ή με άλλη επιχείρηση με την οποία συνδέεται με οικονομικούς, εμπορικούς ή διοικητικούς δεσμούς - να έχουν πρόσφατη εμπειρία στον έλεγχο ασφαλιστικών επιχειρήσεων, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι ελεγκτές έχουν γνώση των τρεχόντων θεμάτων που αφορούν στον έλεγχο ασφαλιστικών επιχειρήσεων - να έχει λάβει τη σχετική άδεια επαγγέλματος σύμφωνα με την ελληνική νομοθεσία 2. Επίσης για τον Υπεύθυνο Αναλογιστή της επιχείρησης θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να συντρέχουν και οι ακόλουθες προϋποθέσεις: - να έχει πρόσφατη και αντίστοιχη εμπειρία στην παροχή αναλογιστικών υπηρεσιών, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ότι ο Υπεύθυνος Αναλογιστής έχει γνώση των τρεχόντων θεμάτων στην παροχή αναλογιστικών υπηρεσιών σε ασφαλιστικές επιχειρήσεις - να έχει λάβει τη σχετική άδεια επαγγέλματος σύμφωνα με την ελληνική νομοθεσία Άρθρο 6 Διαδικασία Αξιολόγησης Έκθεση αξιολόγησης 1. Για κάθε υποψήφιο ή κάτοχο θέσης «Υπεύθυνου Προσώπου» σχηματίζεται αποκλειστικά για σκοπούς εφαρμογής της παρούσης «Έκθεση Αξιολόγησης» από το αρμόδιο σύμφωνα με τη «Πολιτική Καταλληλότητας» της επιχείρησης όργανο της Διοίκησης. 2. Για κάθε «Υπεύθυνο Πρόσωπο» πρέπει να τεκμαίρεται από την «Έκθεση Αξιολόγησης» η επάρκεια προσόντων, εμπειρίας και γνώσης (ικανότητα) για τη συγκεκριμένη θέση όπως αυτά έχουν καθοριστεί από το Διοικητικό Συμβούλιο της επιχείρησης στη «περιγραφή θέσης εργασίας» (job profile). Επίσης πρέπει να τεκμαίρεται η εντιμότητα και η ακεραιτότητα (ήθος) των προσώπων αυτών για τα τελευταία 10 χρόνια από την ημερομηνία πρόσληψης. 3. Στην «Έκθεση Αξιολόγησης» πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατ ελάχιστον: -Σελίδα 4 από 6-
- εάν ο υποψήφιος ή ο κάτοχος θέσης «Υπεύθυνου Προσώπου» αποκλείεται στα πλαίσια του νόμου από το να καταλάβει αυτή την θέση, ενδεικτικά για τους λόγους του άρθρου 16 ν.δ. 400 / 1970 - εάν συντρέχουν προϋποθέσεις οι οποίες κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της υπεύθυνης θέσης μπορούν να οδηγήσουν σε σύγκρουση συμφερόντων 4. Η Έκθεση Αξιολόγησης θα πρέπει να επικαλείται έγγραφα του αξιολογητή ή τρίτων από τα οποία να συνάγεται ότι ο υποψήφιος ή κάτοχος θέσης «Υπεύθυνου Προσώπου» διαθέτει την τεχνική κατάρτιση, την προσωπικότητα, επιμέλεια, ακεραιότητα και την κρίση να ανταπεξέλθει με επάρκεια στα καθήκοντα του. Ομοίως σε περίπτωση αρνητικής αξιολόγησης. 5. Η εποπτευόμενη επιχείρηση θα πρέπει να διασφαλίζει ότι κάθε ένα από τα υπεύθυνα πρόσωπα έχει λάβει γνώση της «πολιτικής καταλληλότητας» αποδίδοντας ένα αντίγραφο της πολιτικής σε: (α) κάθε υποψήφιο προς ανάθεση διευθυντικών καθηκόντων αμέσως μετά τον ορισμό του ως υποψήφιο και (β) οποιοδήποτε άλλο υπεύθυνο πρόσωπο, για το οποίο διεξάγεται η διαδικασία αξιολόγησης της καταλληλότητας του για την τοποθέτηση σε συγκεκριμένη θέση, πριν την αξιολόγηση αυτή 6. Η αξιολόγηση ολοκληρώνεται με τη σύνταξη της «Έκθεσης Αξιολόγησης» η οποία εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της επιχείρησης. 7. Η διαδικασία αξιολόγησης ολοκληρώνεται πριν το πρόσωπο γίνει κάτοχος της υπεύθυνης θέσης, εκτός αν η θέση καταλαμβάνεται επειδή η ΕΠ.Ε.Ι.Α έχει κρίνει ότι το πρόσωπο αυτό συγκαταλέγεται στα «Υπεύθυνα Πρόσωπα» στο πλαίσιο του άρθρου 3 της παρούσης. Για τις περιπτώσεις αυτές, η πολιτική καταλληλότητας απαιτεί την ολοκλήρωση της αξιολόγησης (Έκθεση Αξιολόγησης) εντός 10 ημερών από τον διορισμό του προσώπου στην υπεύθυνη θέση. Άρθρο 7 Υποβολή Πολιτικής Καταλληλότητας στην ΕΠ.Ε.Ι.Α 1. Το εγκεκριμένο από το ΔΣ της επιχείρησης κείμενο της «πολιτικής καταλληλότητας» οφείλει να υποβάλει η επιχείρηση εντός δέκα (10) ημερών, από την εγκριτική απόφαση του ΔΣ. Την ίδια υποχρέωση φέρει η επιχείρηση και σε κάθε περίπτωση τροποποίησης της «πολιτικής καταλληλότητας», η οποία εγκρίνεται από το ΔΣ και γνωστοποιείται στην ΕΠ.Ε.Ι.Α. εντός της άνω προθεσμίας. 2. Η εποπτευόμενη επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να εφαρμόζει την «Πολιτική Καταλληλότητας» που έχει διαμορφωθεί από συνδεδεμένη εταιρεία του ομίλου, στον οποίο ανήκει και η ίδια, με την προϋπόθεση ότι η πολιτική αυτή θα έχει εγκριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο της εποπτευόμενης επιχείρησης και θα καλύπτει τις απαιτήσεις της παρούσας. Άρθρο 8 Ενημέρωση της ΕΠΕΙΑ σχετικά με τα «υπεύθυνα πρόσωπα» 1. Κάθε εποπτευομένη επιχείρηση υποχρεούται εντός δέκα (10) ημερών από την έναρξη ισχύος της πολιτικής της, το διορισμό, παραίτηση, απόλυση, μετακίνηση ή οποιαδήποτε σημαντική αλλαγή στις ευθύνες και τις αρμοδιότητες «υπεύθυνου προσώπου» να δηλώσει στην ΕΠ.Ε.Ι.Α τις ακόλουθες πληροφορίες για κάθε υπεύθυνο πρόσωπο: (α) το πλήρες όνομα του προσώπου (β) την ημερομηνία γέννησης του προσώπου (γ) την θέση ευθύνης κάθε προσώπου, τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντα αυτού ανάλογα με τη θέση και (δ) δήλωση του Προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου ότι το πρόσωπο έχει αξιολογηθεί σύμφωνα με την πολιτική καταλληλότητας της επιχείρησης. -Σελίδα 5 από 6-
Ως ημερομηνία ενάρξεως ισχύος της πολιτικής κάθε επιχείρησης ορίζεται η ημερομηνία υποβολής της πολιτικής αυτής στην ΕΠ.Ε.Ι.Α 2. Η επιχείρηση ενημερώνει άμεσα την ΕΠΕΙΑ σε περίπτωση που κάποιο υπεύθυνο πρόσωπο αποχώρησε και αξιολογήθηκε από την επιχείρηση ως μη κατάλληλο, επειδή δεν πληροί τις προϋποθέσεις εντιμότητας ή ακεραιότητας 3.Η επιχείρηση υποχρεούται εντός 10 εργασίμων ημερών από την κοινοποίηση σχετικής απόφασης του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΠ.Ε.Ι.Α να μετακινήσει ή να παύσει από τα καθήκοντά τους συγκεκριμένα πρόσωπα. 4. Η ΕΠ.Ε.Ι.Α μπορεί, με γραπτή ενημέρωση προς την επιχείρηση και κατόπιν αιτήσεως αυτής, να προσαρμόσει ή να εξαιρέσει κάποια από τα κριτήρια καταλληλότητας ή τις διαδικασίες αξιολόγησης αυτής, όπως ανωτέρω περιγράφονται. Άρθρο 9 Μεταβατικές διατάξεις 1. Εντός τεσσάρων (4) μηνών από την δημοσίευση της παρούσας, οι εποπτευόμενες επιχείρησης οφείλουν να υποβάλουν στην ΕΠΕΙΑ την «πολιτική καταλληλότητας» που εκάστη έχει διαμορφώσει σύμφωνα με τις ανάγκες της. 2. Η ΕΠ.Ε.Ι.Α έχει δικαίωμα να ζητήσει τροποποιήσεις από τις επιχειρήσεις. Εντός 1 μηνός από τότε που το αναμορφωμένο με τις τυχόν τροποποιήσεις κείμενο έχει υποβληθεί στην ΕΠ.Ε.Ι.Α οφείλει η τελευταία να ενημερώσει σχετικά την επιχείρηση. -Σελίδα 6 από 6-