ΝΕΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΤΗΡΗΣΗ & ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ΠΡΟΣΚΟΠΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ, ΚΛΙΜΑΚΙΩΝ & Ε.Π.Π. ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΝΕΟ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ Ιανουάριος 2014
Για ποιο λόγο τα τιμολόγια αξίας πάνω από 500 πρέπει να πληρώνονται τραπεζικά; Ο Νόμος 4172/2013 του 2013, καθώς και οι τροποποιήσεις του που δημοσιεύθηκαν στο ΦΕΚ της 31-12-2013, τις οποίες αναμέναμε προκειμένου να εκδοθεί η ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ αρ.1/03.01.2014, όρισαν το όριο των 500, από το οποίο και πάνω η πληρωμή των τιμολογίων πρέπει να γίνεται τραπεζικά. Το ΣΕΠ είναι Ίδρυμα Ιδιωτικού Δικαίου, κοινωφελές μη κερδοσκοπικό εποπτευόμενο από το Υπουργείο Παιδείας και δεν έχει διαφορετική αντιμετώπιση από τις φορολογικές αρχές σε θέματα που αφορούν στον ΚΦΑΣ, αλλά και σε θέματα Φορολογίας Εισοδήματος & Λοιπών Φόρων.
Ποιες είναι οι συνέπειες αν ένα τιμολόγιο αξίας άνω των 500 πληρωθεί διαφορετικά; Για παραβάσεις της υποχρέωσης για τραπεζική πληρωμή των τιμολογίων άνω των 500, οι συνέπειες είναι οι ακόλουθες. Μέχρι του ποσού των 3.000 η δαπάνη απορρίπτεται, ενώ για παραβάσεις άνω των 3.000 επιβάλλεται και πρόστιμο. Δηλαδή, αν δεν γίνει η πληρωμή με τραπεζικό μέσο, έχουμε: Αν η αξία είναι από 500-3.000 : Απόρριψη δαπάνης Αν η αξία είναι από 3.000 και άνω: Απόρριψη Δαπάνης + πρόστιμο.
Γιατί χρειάζεται να στέλνουμε άμεσα κάθε τιμολόγιο στο ΣΕΠ; Ως τώρα στέλναμε μόνο τα τιμολόγια αξίας μεγαλύτερης των 300, στο τέλος του χρόνου; Είναι ειλημμένη η απόφαση του Υπουργείου Οικονομικών για θέσπιση της υποχρέωσης υποβολής Μηνιαίων Συγκεντρωτικών Καταστάσεων Πελατών Προμηθευτών, για όλα τα τιμολόγια, αξίας από το πρώτο ευρώ, αντί των Ετήσιων Συγκεντρωτικών Καταστάσεων για τα τιμολόγια αξίας από 300 και άνω, όπως ίσχυε μέχρι το 2013. Στην υποβολή Μηνιαίων Συγκεντρωτικών Καταστάσεων υποχρεούται και το ΣΕΠ, καθώς τηρεί διπλογραφικά λογιστικά βιβλία Γ κατηγορίας. Οι Μηνιαίες Συγκεντρωτικές Καταστάσεις θα πρέπει να υποβάλλονται το αργότερο το πρώτο δεκαπενθήμερο του επόμενου μήνα, με βάση τις πληροφορίες που έχουμε αυτή τη στιγμή.
Γιατί να στέλνουμε τα πρωτότυπα τιμολόγια στο ΣΕΠ; Το ΑΦΜ του ΣΕΠ είναι ενιαίο και μοναδικό, καθόσον αντιστοιχεί ένας ΑΦΜ για κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, και αντιστοιχεί μόνο στην έδρα της Κεντρικής Διοίκησης, η οποία ευρίσκεται επί της οδού Πτολεμαίων 1, στην Αθήνα. Το ΣΕΠ δεν διαθέτει Υποκαταστήματα. Το ΣΕΠ υποχρεούται να φυλάσσει όλα τα πρωτότυπα Τιμολόγια Πώλησης ή Παροχής Υπηρεσιών, τα οποία εκδίδονται στον ΑΦΜ του, ανεξαρτήτως αξίας, στην έδρα του. Ως εκ τούτου, τα Συστήματα / Κλιμάκια / ΕΠΠ θα πρέπει να αποστέλλουν στην έδρα της ΚΔ όλα τα πρωτότυπα τιμολόγια, ανεξαρτήτως αξίας. Αν σε κάποια πιθανή διασταύρωση, βρεθεί τιμολόγιο το οποίο έχει εκδοθεί από επιχείρηση ανά την Ελλάδα στον ΑΦΜ του ΣΕΠ και το τιμολόγιο αυτό δεν υπάρχει στο αρχείο του ΣΕΠ και δεν έχει περάσει από ταμείο του ΣΕΠ, τότε συνεπάγονται σοβαρές συνέπειες για το ΣΕΠ.
Για ποιο λόγο οι πληρωμές μέσω τράπεζας πρέπει να γίνονται μέσω του ΣΕΠ; Δεν γίνεται να πληρώνεται τραπεζικά η επιχείρηση, μέσω του λογαριασμού της ΕΚΣ; Αναφερόμαστε σε τιμολόγια αξίας μεγαλύτερης των 500, καθώς αυτά είναι που πρέπει να πληρώνονται τραπεζικά μέσω της ΚΔ. Τα τιμολόγια αξίας μικρότερης των 500 μπορούν να πληρώνονται και μετρητοίς από το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ. Υπενθυμίζεται ότι, σε κάθε περίπτωση, ανεξάρτητα από την αξία τους, τα πρωτότυπα πρέπει να αποστέλλονται στο ΣΕΠ. Οι πληρωμές των τιμολογίων αξίας άνω των 500 πρέπει να περνούν από το ταμείο του ΣΕΠ και να καταχωρούνται στα λογιστικά βιβλία του ΣΕΠ. Ως εκ τούτου οι πληρωμές των συγκεκριμένων τιμολογίων για τις δαπάνες των Συστημάτων / Κλιμακίων / ΕΠΠ πρέπει να γίνονται μέσα από τους τραπεζικούς λογαριασμούς της ΚΔ, με απόδοση του ποσού από το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ που πραγματοποιεί τη δαπάνη.
Πόσο και ποιους επιβαρύνει η νέα διαδικασία πληρωμών τιμολογίων; Ο νέος τρόπος πληρωμής δημιουργεί πρόσθετο βάρος μόνο στο λογιστήριο του ΣΕΠ και όχι στα Συστήματα / Κλιμάκια / ΕΠΠ, τα οποία ούτως ή άλλως αντί να πληρώσουν μέσω τράπεζας την επιχείρηση, αποδίδουν το ποσό στην ΚΔ, η οποία αναλαμβάνει να πληρώσει την επιχείρηση.
Αν υποτεθεί ότι μέσα σε τρεις μέρες γίνει η αποστολή του τιμολογίου, η απόδοση του ποσού στη Κεντρική Διοίκηση και η υποβολή του «Αιτήματος Πληρωμής Τιμολογίου», τότε σε πόσες επιπλέον μέρες θα πραγματοποιείται από την πλευρά της Κεντρικής Διοίκησης η πληρωμή του ποσού στην επιχείρηση; Αναφερόμαστε σε τιμολόγια αξίας μεγαλύτερης των 500. Η πληρωμή θα γίνεται το αργότερο 1-2 εργάσιμες ημέρες διατραπεζικά, αφού φτάσει στην ΚΔ το πρωτότυπο τιμολόγιο, το «Αίτημα Πληρωμής Τιμολογίου» και αφού έχει γίνει απόδοση του πληρωτέου ποσού από το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ προς την ΚΔ. Ενδέχεται η τελική εξόφληση να είναι σε περισσότερες ημέρες, σε περίπτωση που η Τράπεζα του Προμηθευτή είναι διαφορετική από την Τράπεζα με την οποία συνεργάζεται το ΣΕΠ.
Τι γίνεται στην περίπτωση μιας επιχείρησης που δεν δέχεται να εκδώσει τιμολόγιο «Επί Πιστώσει», αλλά η αγορά από αυτήν είναι επιβεβλημένη; Αναφερόμαστε σε τιμολόγια αξίας μεγαλύτερης των 500, τα οποία έτσι κι αλλιώς δεν επιτρέπεται να πληρωθούν με μετρητά και πρέπει να εκδοθούν «Επί Πιστώσει». Η πληρωμή από την ΚΔ θα γίνεται το αργότερο σε 1-2 εργάσιμες ημέρες, μετά την αποστολή του πρωτότυπου τιμολογίου και του «Αιτήματος Πληρωμής Τιμολογίου» και την απόδοση του πληρωτέου προς την ΚΔ. Η διαδικασία ως προς τους χρόνους πληρωμής είναι χοντρικά το πολύ 5 εργάσιμες, δηλαδή σχεδόν μετρητοίς. Επί της συγκεκριμένης διαδικασίας πρέπει να είναι ενήμερη και να συμφωνεί και η επιχείρηση, πριν την τιμολόγηση. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ ας φέρει την επιχείρηση σε απευθείας συνεννόηση με την ΚΔ
Τι πρέπει να κάνουμε στην περίπτωση που μια επιχείρηση ζητήσει προκαταβολή για ένα τιμολόγιο αξίας μεγαλύτερης από 500; H προκαταβολή πρέπει να πληρωθεί τραπεζικά. Με την έκδοση του Τιμολογίου και αφού έχει πληρωθεί η προκαταβολή, το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ συμπληρώνει και αποστέλλει στην ΚΔ το «Αίτημα Πληρωμής Τιμολογίου», με την ένδειξη «Εξόφληση», αναφέροντας στο ποσό πληρωμής το ανεξόφλητο υπόλοιπο και επισυνάπτοντας αντίγραφα τόσο του τιμολογίου όσο και του παραστατικού ή του καταθετήριου πληρωμής της προκαταβολής. Επίσης καταθέτει στον τραπεζικό λογαριασμό της ΚΔ το προς εξόφληση υπόλοιπο του τιμολογίου. Τα πρωτότυπα, τιμολόγιο και παραστατικό ή καταθετήριο της προκαταβολής, αποστέλλονται ταχυδρομικά στο ΣΕΠ. Το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ λαμβάνει από την ΚΔ απόδειξη είσπραξης για το σύνολο της αξίας του τιμολογίου, την οποία καταχωρεί στο ταμείο του ως παραστατικό εξόδου.
Τι χρειάζεται το «Αίτημα Πληρωμής Τιμολογίου»; Το «Αίτημα Πληρωμής Τιμολογίου» καταρχήν πιστοποιεί ότι υπάρχει απόφαση της ΕΚΣ που εγκρίνει τη δαπάνη για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που τιμολογήθηκαν και διασφαλίζει τους υπογράφοντες και το ΣΕΠ για την νομιμότητα της πληρωμής. Στη συνέχεια, διαβιβάζει προς την ΚΔ τα στοιχεία του προμηθευτή και του τραπεζικού του λογαριασμού για την πληρωμή του.
Πώς θα παίρνουμε την Απόδειξη Είσπραξης για την απόδοση του ποσού πληρωμής ενός τιμολογίου; Στη φάση αυτή, η απόδειξη είσπραξης για την απόδοση του ποσού πληρωμής των τιμολογίων θα αποστέλλεται ταχυδρομικά προς το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ. Σύντομα, το λογιστήριο του ΣΕΠ θα έχει τη δυνατότητα έκδοσης ηλεκτρονικών αποδείξεων, οπότε οι αποδείξεις είσπραξης θα στέλνονται ηλεκτρονικά, στη διεύθυνση e- mail, από την οποία ελήφθη το «Αίτημα Πληρωμής Τιμολογίου» και το αντίγραφο του τιμολογίου.
Πώς πρέπει να γίνεται η αποστολή των πρωτότυπων τιμολογίων; Ποιος καλύπτει τα ταχυδρομικά της αποστολής των τιμολογίων προς το ΣΕΠ; Η αποστολή των πρωτότυπων τιμολογίων μπορεί να γίνει είτε με courier είτε με απλό ταχυδρομείο, καθώς επίσης πρέπει να αποσταλεί ψηφιακά και το αντίγραφο. Τα ταχυδρομικά έξοδα των τιμολογίων και των αποδείξεων είσπραξης βαρύνουν τους αποστολείς, Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ και ΚΔ αντίστοιχα. Είναι ένα αναγκαίο μικρό τίμημα που πρέπει να καταβάλλουμε για να είναι το ΣΕΠ σύννομο.
Υπάρχει διπλοεγγραφή εξόδου με τη φωτοτυπία του τιμολογίου στα βιβλία των Συστημάτων; Θα πρέπει να γίνει από όλους αντιληπτό ότι, καθόσον το νομικό πρόσωπο είναι το ΣΕΠ, σε φορολογικό έλεγχο υπόκεινται τα στοιχεία που εκδίδονται επ ονόματι του ΣΕΠ και τα φορολογικά λογιστικά βιβλία, τα οποία τηρούνται από την ΚΔ του ΣΕΠ. Ως εκ τούτου, απέναντι στις αρχές είναι πάντα υπόλογη η ΚΔ και τα αρμόδια όργανα (ΔΣ) και οι κατά νόμο συνεργάτες της (Λογιστές και Νομικοί). Είναι σαφές ότι, το έξοδο για το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ είναι η απόδοση του ποσού προς την ΚΔ. Το παραστατικό του εξόδου είναι η απόδειξη είσπραξης της ΚΔ, άρα το ταμείο του Συστήματος / Κλιμακίου / ΕΠΠ συμφωνεί. Το αντίγραφο του τιμολογίου ταυτοποιεί την απόδοση του ποσού από το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ με την πληρωμή του τιμολογίου από την ΚΔ. Το έσοδο για την ΚΔ είναι η απόδοση του ποσού από το Σύστημα / Κλιμάκιο / ΕΠΠ και το έξοδο η ισόποση πληρωμή του τιμολογίου προς τον εκδότη. Έτσι κλείνει ο λογαριασμός και συμφωνεί και το ταμείο της ΚΔ. Συνεπώς δεν υπάρχει διπλοεγγραφή.
Από ποιο όριο ποσού και πάνω πρέπει να ζητάμε τιμολόγιο; Δεν υπάρχει όριο, πάνω από το οποίο τα Συστήματα / Κλιμάκια / ΕΠΠ πρέπει να λαμβάνουν υποχρεωτικά τιμολόγιο. Για τις δαπάνες τους, τα Συστήματα / Κλιμάκια / ΕΠΠ μπορούν να λαμβάνουν κάθε νόμιμο παραστατικό συναλλαγής του Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών (ΚΦΑΣ / πρώην ΚΒΣ), ανεξάρτητα από το ύψος του ποσού, δηλαδή Τιμολόγιο Πώλησης ή Παροχής Υπηρεσιών ή Απόδειξη Λιανικών Συναλλαγών (ΑΛΣ) Πώλησης ή Παροχής Υπηρεσιών.
Πώς διασφαλιζόμαστε με την απόδειξη; Το παραστατικό, είτε αυτό είναι απόδειξη ή τιμολόγιο, πρέπει να αναγράφει αναλυτικά τα είδη ή τις υπηρεσίες. Επίσης, σύμφωνα με τον Κανονισμό Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου του ΣΕΠ, όλα τα παραστατικά πρέπει να υπογράφονται από τον Πρόεδρο και τον Ταμία της ΕΚΣ, η δαπάνη πρέπει να έχει εγκριθεί από την ΕΚΣ και η έγκριση να έχει γραφτεί στο βιβλίο Πρακτικών της ΕΚΣ, ενώ σε περίπτωση που το ποσό της δαπάνης υπερβαίνει τα 1.000, θα πρέπει να έχουν ληφθεί τρεις έγγραφες προσφορές, οι οποίες πρέπει να φυλάσσονται στο αρχείο της ΕΚΣ.
Αφού καμιά έκδοση τιμολογίου που φέρει την επωνυμία και το ΑΦΜ του ΣΕΠ δεν μπορεί να γίνει άνευ προηγούμενης έγκρισης, πως λαμβάνει τη σχετική έγκριση η ΕΚΣ / ΕΠΠ που επιθυμεί να προβεί σε κάποια δαπάνη; Η έγκριση γίνεται από την ΕΚΣ/ΕΠΠ, είτε επί του ετήσιου προϋπολογισμού ή επί προϋπολογισμού επιμέρους δαπάνης, μετά από σχετική εισήγηση, κατά τον ίδιο ακριβώς τρόπο που γινόταν ως τώρα. Για δαπάνες άνω των 1.000, η έγκριση γίνεται με βάση τρεις έγγραφες προσφορές. Για τα μικρότερα ποσά, επίσης πρέπει να υπάρχει προσφορά. Αν η δαπάνη έχει προϋπολογιστεί κατά προσέγγιση (π.χ. εργασίες, οικοδομικά υλικά κ.α.) και το τελικό πληρωτέο έχει μεγάλη διαφορά από τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό, τότε η ΕΚΣ θα πρέπει να εγκρίνει εκ νέου τη δαπάνη με τα καινούργια δεδομένα.
Πώς πληρώνουμε τις αποδείξεις (ΑΛΣ); Για τις ΑΛΣ, έχει τεθεί από το Υπουργείο Οικονομικών το όριο των 1.500, από το οποίο και πάνω η εξόφληση γίνεται μόνο με τραπεζικό μέσο. Με βάση τα σήμερα ισχύοντα, οι ΑΛΣ πληρώνονται από τα Συστήματα και καταχωρούνται και φυλάσσονται στα βιβλία των Συστημάτων / Κλιμακίων / ΕΠΠ.
Η διαδικασία που θεσπίζεται από το ΣΕΠ με την Εγκύκλιο 1/03.01.2014, αποτελεί τη δικλείδα ασφαλείας στις ισχύουσες φορολογικές διατάξεις. Η μη τήρηση της μπορεί να επιφέρει σοβαρές οικονομικές και νομικές επιπτώσεις για τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και το ΣΕΠ.