ΔΕΘ-HELEXPO AE ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ: Κυριακή Κοτίβα ΤΗΛΕΦΩΝΟ: 2310291580 FAX: 2310291672 e-mail: kkotiva@helexpo.gr Αρ. πρωτ. : 1287 Θεσσαλονίκη, 29.05.2015 Προς : ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΑΡΑΛΗΠΤΩΝ ΘΕΜΑ: Διενέργεια πρόχειρου μειοδοτικού διαγωνισμού ανάδειξης αναδόχου για την οργάνωση, υποστήριξη και υλοποίησης του θεματικού Αφιερώματος e-gaming, στα πλαίσια λειτουργίας της 80 ης ΔΕΘ, βάσει των παρακάτω τεχνικών προδιαγραφών: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΤΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Δευτέρα 08.06.2015, ώρα 13.00, ΔΕΘ-HELEXPO AE, Εγνατία 154, 546 36 Θεσσαλονίκη, Τμήμα Προμηθειών. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ : Έως 40.000 ΠΛΑΙΣΙΟ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η ΔΕΘ-HELEXPO ως διοργανώτρια εκθέσεων, συνεδρίων και εκδηλώσεων, διοργανώνει και εφέτος, όπως κάθε Σεπτέμβριο, στους χώρους του Διεθνούς Εκθεσιακού Κέντρου Θεσσαλονίκης, την 80 η Διεθνή Έκθεση Θεσσαλονίκης 2015 (χάριν συντομίας «80 η Δ.Ε.Θ.») από 5 έως 13 Σεπτεμβρίου 2015. Ενόψει των ανωτέρω η ΔΕΘ-HELEXPO αποφάσισε, μεταξύ άλλων θεματικών αφιερωμάτων που θα πραγματοποιηθούν κατά τη διάρκεια της 80 ης Δ.Ε.Θ, τη συνέχιση της διοργάνωσης, εντός των χώρων της, του θεματικού αφιερώματος e- gaming, το οποίο θα αποτελέσει πόλο έλξης πολλών επισκεπτών (εφεξής καλούμενο «Αφιέρωμα e-gaming»). Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να δραστηριοποιείται, στο χώρο της διοργάνωσης ανάλογων events και να διαθέτει την κατάλληλη γνώση και εμπειρία για τη διοργάνωση του ως άνω Αφιερώματος e-gaming. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ - ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Ο υποψήφιος Ανάδοχος αναλαμβάνει αποκλειστικά με το παρόν την πλήρη ευθύνη της διοργάνωσης, οργάνωσης και υλοποίησης στα πλαίσια λειτουργίας της 80 ης ΔΕΘ του Αφιερώματος e-gaming το οποίο θα έχει ως περιεχόμενο Ε-Gaming, παρουσιάσεις και παιχνίδια τεχνολογίας και θα πραγματοποιηθεί κατά το χρονικό διάστημα από 05/09/2014 έως 13/09/2014 (εφεξής καλούμενο «Αφιέρωμα e-gaming») και ειδικότερα αναλαμβάνει να προβεί στις κατωτέρω περιγραφόμενες ενέργειες: 1. Eκτέλεση και συντονισμό εκδήλωσης διεξαγωγής πρωταθλήματος ηλεκτρονικών
παιχνιδιών σε 10 τίτλους κατ'ελάχιστο. 2. Διοργάνωση διαγωνισμών μη-τυχερών παιχνιδιών με κάρτες και επιτραπέζιων 3. Διοργάνωση διαγωνισμών καλύτερου κοστουμιού (cosplay) 4. Εκτέλεση και συντονισμό συνεδριών / παρουσιάσεων κατά την διάρκεια του 10ημερου με θεματικές ενότητες Gaming ή τεχνολογία. 5. Διοργάνωση και προβολή μέσα από συνέδριο Gamer & Youtuber 6. Αποκλειστικό περιεχόμενο και προβολές στην κεντρική σκηνή 7. Επάνδρωση της εκδήλωσης με είκοσι (20) πρόσωπα ειδικευμένα στα ηλεκτρονικά παιχνίδια και εξοικειωμένα σε παρόμοιες εκδηλώσεις, τα οποία θα έχουν την ευθύνη συντονισμού της εκδήλωσης, καλής χρήσης των ηλεκτρονικών συσκευών και επίπλων, τήρησης των κανόνων λειτουργίας του κτηρίου, ορθής καταγραφής των επιδόσεων των διαγωνιζομένων και γενικά της ομαλής και απρόσκοπτης διεξαγωγής της εκδήλωσης. 8. Επαγγελματική παρουσίαση (Hosting) του 10ημερου 9. Παροχή σαράντα (40) Υπολογιστικών συστημάτων με σκοπό την διεξαγωγή διαγωνισμών ηλεκτρονικού αθλητισμού. 10. Παροχή σαράντα (40) gaming consoles 11. Βιντεοσκόπηση και μετέπειτα να παράδοση 10λεπτου βίντεο με την διεξαγωγή της εκδήλωσης. 12. Φωτογράφιση της εκδήλωσης και προώθηση αυτών σε κοινωνικά δίκτυα και μέσα μαζικής ενημέρωσης 13. Την ευθύνη για την καθημερινή καταγραφή των επιδόσεων των διαγωνιζομένων και την ευθύνη για την ανακήρυξη των καθημερινών νικητών και των μεγάλων νικητών της εκδήλωσης. 14. Λειτουργία κοινωνικών δικτύων για το αφιέρωμα 15. Κατασκευή και ομαλή λειτουργία ιστοσελίδας (www.egaming80tif.gr) 16. Προώθηση και διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης για το αφιέρωμα egaming 17. Διαδικτυακή κάλυψη όλης της εκδήλωσης μέσω τεχνολογίας streaming. 18. Την προβολή του αφιερώματος μέσα από το παγκόσμιο δίκτυο IGN Greece. 19. Απόδοση χρηματικών και προιοντικών επάθλων στους νικητές Στον υποψήφιο Ανάδοχο θα παραχωρηθεί προς χρήση το Περίπτερο 17, το οποίο βρίσκεται εντός του Διεθνούς Εκθεσιακού Κέντρου Θεσσαλονίκης. ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΡΓΟΥ Πολυεθνικός Χαρακτήρας 1. Η διοργανώτρια εταιρία να έχει εκτελέσει τουλάχιστον ένα έργο σχετικό με το egaming σε χώρα εκτός Ελλάδος. 2. H διοργανώτρια εταιρία να μπορεί να αποδείξει ότι το αφιέρωμα θα έχει πολυεθνικό χαρακτήρα μέσα από την δυνατότητα της να το επικοινωνήσει σε χώρες εκτός Ελλάδος. 3. Την δυνατότητα για την συμμετοχή των νικητών σε διαγωνισμούς του εξωτερικού μέσα από το πλαίσιο διαγωνισμών που θα λάβουν μέρος στο egaming.
Προδιαγραφές Πρωταθλημάτων και Διαγωνισμών 1. Διαγωνισμούς και Πρωταθλήματα σε πάνω από 20 διαφορετικά είδη παιγνίων 2. Διαγωνισμούς Τεχνολογίας και Εκπαιδευτικού χαρακτήρα από έγκυρες / αναγνωρισμένες πηγές. 3. Χρηματικά έπαθλα 10.000 κατ ελάχιστον σε μετρητά. 4. Δωροθεσία 10.000 για διαγωνισμούς σε είδος και προϊόντα Τεχνικές Προδιαγραφές 1. 100 Συστήματα υπολογιστών κατ ελάχιστον. 2. 100 Κονσόλες Παιχνιδιών. 3. 200 τηλεοράσεις / οθόνες άνω των 24 ιντσών. 4. 15 πάνελ διαστάσεων 40 ιντσών το λιγότερο. 5. Τηλεοπτικού τύπου κάλυψη της εκδήλωσης με υψηλής ποιότητας διαδικτυακή τηλεόραση (3 κάμερο full HD). 6. Παραγωγή βίντεο ανακεφαλαίωσης. 7. 300 μέτρα Τρέσα. 8. 20 ρομποτικά φώτα. 9. 60 φώτα τύπου Led-Par. 10. Ηχητική εγκατάσταση. 11. 3 Projectors HD 10.000 Ansi. 12. Ψηφιακός μίκτης εικόνας και ήχου. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΕΠΙ ΠΟΙΝΗ ΑΠΟΚΛΕΙΣΜΟΥ 1. Συστατικές επιστολές για προηγούμενες ορθές εκτελέσεις διοργανώσεων από τουλάχιστον 4 πολυεθνικές εταιρίες σχετικές με τον τομέα του egaming και 2 εγχώριες. 2. Προηγούμενες διοργανώσεις και εκτελέσεις, τουλάχιστον 15 αφιερωμάτων σχετικά με τον χώρο του egaming και του Ηλεκτρονικού Αθλητισμού, αποκλειστικά για λογαριασμό τρίτων εντός Ελλάδος. 3. Την διοργάνωση τουλάχιστον 5 αφιερωμάτων με την συμμετοχή 5 τουλάχιστον χορηγών εντός Ελλάδος. 4. Εμπειρία στην διοργάνωση Τεχνολογικών και Εκπαιδευτικών εκδηλώσεων εκπαιδευτικού χαρακτήρα. 5. Διοργάνωση τουλάχιστον 3 αφιερωμάτων για Λογαριασμό εκπαιδευτικών φορέων. 6. Απόδειξη εμπειρίας στην εκτέλεση διοργανώσεων egaming και Ηλεκτρονικού αθλητισμού μεγάλης κλίμακας αθροιστικά για τα τελευταία 5 χρόνια (άνω των 2.000 Τετραγωνικών / 20.000 επισκεπτών) και την συμμετοχή θεατών άνω των 500, εντός Ελλάδος. 7. Προηγούμενη εμπειρία σε μεγάλης κλίμακας διαγωνισμούς δραστηριοτήτων αναπαράστασης ηρώων, επιτραπέζιων παιχνιδιών, εκθεμάτων και δράσεων μέ πάνω από 40 συμμετέχοντες. 8. Απόδειξη άριστης εκτέλεσης των άνωθεν με την μορφή απολογιστικών βίντεο και φωτογραφιών. 9. Υπεύθυνη Δήλωση αποδοχής του κανονισμού του ΔΕΚΘ. 10. Ο ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να προσκομίσει ασφαλιστική και φορολογική ενημερότητα.
ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΔΕΘ-HELEXPO Η ΔΕΘ-HELEXPO αναλαμβάνει και εγγυάται επίσης 1. Την παροχή Ευζωνικής παροχής διαδικτύου με ελάχιστη ταχύτητα 100/mbps και χαμηλό χρόνο ανταπόκρισης. 2. Την παραχώρηση του εξωτερικού χώρου στην είσοδο του Περιπτέρου 17 για την προώθηση προϊόντων των χορηγών του αφιερώματος. 3. Την παροχή σημείων παροχής ομαλού ηλεκτρικού ρεύματος κατάλληλο για την χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών και λοιπών ηλεκτρονικών συσκευών. 4. Την παροχή υπηρεσιών ηλεκτρολόγου και την λογική ανάγκη για προεκτάσεις, πίνακες και σημεία τροφοδοσίας στα σημεία υπολογιστικών συστημάτων. 5. Την συσκότιση του χώρου. 6. Τα απαραίτητα έπιπλα για την διεξαγωγή του αφιερώματος. 7. Κατασκευή εξέδρας σκηνής 16 χ 5 χ 0,80 8. Την παροχή του απαραίτητου branding και εκτυπώσεων εσωτερικά και εξωτερικά του περιπτέρου. Ενδεικτική ανάλυση ακολουθεί : Περίπου 60 τμ αυτοκόλλητα Περίπου 150 τμ λάβαρα Περίπου 150 τμ μουσαμάς με μπουντούζια Περίπου 80 τμ τελαρωμένος μουσαμάς 9. Branding μισού Αστικού Λεωφορείου κατά την διάρκεια της 80ης ΔΕΘ. 10. Εξωτερική διαφήμιση του αφιερώματος στους προσκημένους χώρους της ΔΕΘ αλλά και στα Βαλκάνια. 11. Παρουσία ενός φύλακα-security* από τις 3/9/2015 έως και τις 16/9/2015 *( η ασφάλεια των προϊόντων καθώς και του εξοπλισμού είναι ευθύνη του υποψήφιου Αναδόχου). 12. Ανυψωτικό για τις μέρες στησίματος εγκατάστασης-απεγκατάστασης. 13. Την παροχή 30 παρωχημένων και μη λειτουργικών Υπολογιστικών συστημάτων ( αν υπάρχει δυνατότητα ). Συμφωνείται με το παρόν ότι οι χορηγίες που θα αφορούν στο Αφιέρωμα e-gaming, και θα προέλθουν και θα εξευρεθούν αποκλειστικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο θα αποδοθούν εξ ολοκλήρου στον ίδιο. Οι χορηγίες που θα προσέλθουν και θα εξευρεθούν αποκλειστικά από την ΔΕΘ-HELEXPO παραμένουν στην ιδία. ΑΣΦΑΛΙΣΗ Ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την ασφάλεια των προσώπων που θα συμμετέχουν καθοιονδήποτε τρόπο στο Αφιέρωμα e-gaming (πχ εργαζόμενοι, συνεργάτες) και ότι η πρώτη συμβαλλόμενη ουδεμία ευθύνη θα φέρει για την ασφάλεια όλων των ως άνω προσώπων. Σε περίπτωση οιουδήποτε ατυχήματος προσώπων που συμμετέχουν καθοιονδήποτε τρόπο στην οργάνωση, την προετοιμασία, την πραγματοποίηση του Αφιερώματος e-gaming, αποκλειστικά υπεύθυνος είναι ο υποψήφιος Ανάδοχος. Συνεπώς, ο υποψήφιος Ανάδοχος διατηρεί ακέραια την ευθύνη για ατυχήματα, τραυματισμούς κλπ. που θα συμβούν στους χώρους διεξαγωγής του Αφιερώματος E-gaming στους εργαζόμενους και
συνεργάτες του. Ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος ασφαλίζει για υλικές ζημίες, σωματικές βλάβες και αστική ευθύνη έναντι των εργαζομένων, υπαλλήλων, εργατών, για οιοδήποτε γεγονός από το οποίο μπορεί να προκληθεί βλάβη σε τρίτο πρόσωπο ή βλάβη, όπως εργατικών ατυχημάτων. Η ΔΕΘ-HELEXPO δεσμεύεται για την κάλυψη αστικής ευθύνης στους χώρους ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ Το κάθε είδους προσωπικό που θα απασχοληθεί από τoν υποψήφιο Ανάδοχο για τη διοργάνωση και την υλοποίηση της εκδήλωσης θα έχει τα κατάλληλα προσόντα εκπαίδευσης και εμπειρίας, η ΔΕΘ-HELEXPO δεν θα έχει οποιαδήποτε οικονομική ή άλλη υποχρέωση έναντι αυτών, ούτε με το παρόν δημιουργείται οιοσδήποτε νομικός ή άλλος δεσμός έναντι αυτών, κάθε δε σχετική οικονομική υποχρέωση βαρύνει αποκλειστικά τον υποψήφιο Ανάδοχο, η οποία και θα επιλέξει το προσωπικό κατά την ελεύθερη κρίση του. Ρητά αναφέρεται ότι δεν δημιουργείται οποιαδήποτε μορφή σχέσης εργασίας μεταξύ του υποψήφιο Ανάδοχο και της ΔΕΘ-HELEXPO και, συνεπώς, η τελευταία δεν υπέχει καμία υποχρέωση καταβολής μισθού ή αποδοχών πάσης φύσεως, επιδομάτων κάθε είδους στον υποψήφιο Ανάδοχο ή καταβολής ασφαλιστικών εισφορών ούτε ο δικαίωμα σε οποιαδήποτε άλλη παροχή ή οποιοδήποτε άλλο πλεονέκτημα ή διευκόλυνση, σε χρήμα ή σε είδος, τα οποία παρέχει η ΔΕΘ- HELEXPO στους παρέχοντες εξαρτημένη εργασία μισθωτούς. ΑΜΟΙΒΗ Η Αμοιβή αφορά αναλυτικά τα ακόλουθα: α. Αμοιβές επάθλων β. Αμοιβές συντελεστών του Οργανωτή γ. Οπτικοακουστικός εξοπλισμός Ουδεμία άλλη πρόσθετη αποζημίωση ή αντάλλαγμα εξ οιουδήποτε λόγου και αιτίας, θα δικαιούται ο Ανάδοχος. Το ως άνω ποσό καλύπτει πλήρως την αμοιβή και τις δαπάνες του για την εκπλήρωση όλων των υποχρεώσεων καθώς και όλων των εξόδων και δαπανών που απαιτούνται για την εκτέλεση του e-gaming. Συνεπώς, ανεξαρτήτως του κόστους, των δαπανών και των εξόδων που θα απαιτηθούν για την πρόσθετη υλοποίηση του e-gaming, ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν δικαιούται άλλη πρόσθετη αποζημίωση ή αντάλλαγμα εξ οιουδήποτε λόγου και αιτίας πέραν της αναφερόμενη στο παρόν Αμοιβής. Το παραπάνω τίμημα θα καταβληθεί από τη ΔΕΘ-HELEXPO προς τον υποψήφιο Ανάδοχο τμηματικά ως εξής : Προκαταβολή 25% στις 17/08/2015 25% στις 5/09/2015 25% στις 30/09/2015 25% στις 31/10/2015
ΡΗΤΡΕΣ ΚΑΙ ΕΓΓΥΟΔΟΣΙΑ Σε περίπτωση μεταμέλειας του επιλεγέντος αναδόχου ή στην περίπτωση υπαναχώρησής του για οποιοδήποτε λόγο και πριν υπογραφεί η σχετική σύμβαση, υποχρεούται αυτός και βαρύνεται με τα έξοδα επανάληψης του διαγωνισμού ενώ καταπίπτει υπέρ της ΔΕΘ - HELEXPO η εγγύηση συμμετοχής ως ποινική ρήτρα, χωρίς να αποκλείεται στη ΔΕΘ - HELEXPO να αξιώσει επιπλέον θετική ή αποθετική ζημία που τυχόν θα υποστεί από αυτή την αθέτηση. Η ΔΕΘ - HELEXPO έχει ακόμη στην περίπτωση αυτή, τη δυνατότητα να κατακυρώσει τον διαγωνισμό στον αμέσως επόμενο κατά σειρά βαθμολόγησης συμμετέχοντα. Η εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης θα παραμείνει κατατεθειμένη στη ΔΕΘ - HELEXPO μέχρι την ολοκλήρωση του έργου. Η πιστοποίηση της καλής εκτέλεσης του έργου, θα διενεργείται από την αρμόδια Υπηρεσία της ΔΕΘ - HELEXPO. Σε περίπτωση παράβασης κάποιου όρου της σύμβασης που θα συναφθεί καθώς και σε περίπτωση πλημμελούς άσκησης των υποχρεώσεων του αναδόχου, η ΔΕΘ - HELEXPO διατηρεί το δικαίωμα να κηρύξει έκπτωτο τον ανάδοχο και να λύσει τη σύμβαση και να προβεί σε αντικατάσταση του αναδόχου ενώ θα δύναται να απαιτήσει κάθε θετική και αποθετική ζημία της. Στην παραπάνω περίπτωση, η εγγύηση καλής εκτέλεσης καταπίπτει υπέρ της ΔΕΘ - HELEXPO, λόγω ποινικής ρήτρας. ΕΓΓΥΗΣΗ ΚΑΛΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ Ο ανάδοχος στον οποίο θα κατακυρωθεί ο διαγωνισμός είναι υποχρεωμένος το αργότερο κατά την υπογραφή της σύμβασης να καταθέσει εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης των όρων της σύμβασης, το ύψος της οποίας θα αντιστοιχεί σε ποσοστό 5% επί της προσφερόμενης τιμής μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Η ημερομηνία λήξης της εγγυητικής επιστολής θα είναι 2 μήνες μετά την ολοκλήρωση του έργου. Με εκτίμηση Α.Τσαξιρλής Αν.Γενικός Διευθυντής