ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ «ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ» (Π.Π.Υ.Υ 2014), ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΘΕΙΣΑΣ ΔΑΠΑΝΗΣ 90.097,00 ΜΕ Φ.Π.Α Α. ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ Σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων εκάστου χρήσης ως 30/06 του επόμενου έτους Έλεγχος δημοσίευση των οικονομικών καταστάσεων εκάστου χρήσης ως 31/07 του επόμενου έτους Μηνιαία συμφωνία - οριστικοποίηση των λογαριασμών της Γενικής Αναλυτικής Λογιστικής & Λογαριασμών Τάξεως έως τις 30 του επομένου μήνα από το μήνα αναφοράς Συμβουλευτική υποστήριξη για την συμπλήρωση των πινάκων ESY-Net (B.I Form νέα εφαρμογή Υπουργείου Υγείας) έως τις 10 του επόμενου μήνα Β. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Η τελική ευθύνη της υλοποίησης του χρονοδιαγράμματος ανήκει στη Διοίκηση του Νοσοκομείου, η οποία θα πρέπει να εποπτεύει το έργο του Αναδόχου, καθώς και τη συνάρτηση του με τα έργα άλλων εξωτερικών συνεργατών (π.χ. ορκωτών ελεγκτών) και να ελέγχει την εφαρμογή του χρονοδιαγράμματος. Ειδικότερα, το φυσικό αντικείιιενο της σύμβασης ανάθεσης θα περιλαμβάνει: A. Την εφαρμογή του Π.Δ. 146/2003. Η εφαρμογή περιλαμβάνει την καταχώρηση όλων των λογιστικών γεγονότων από τα πρωτογενή παραστατικά στα τηρούμενα στο λειτουργικό σύστημα του Νοσοκομείου, λογιστικά βιβλία, την εκτέλεση όλων των ενεργειών που απαιτούνται για την ενημέρωση και λειτουργία της γενικής λογιστικής, της αναλυτικής λογιστικής και του δημόσιου λογιστικού, την σύνταξη και έκδοση περιοδικών και ετήσιων καταστάσεων, σύμφωνα με τις διατάξεις του Π.Δ. 146/2003, αλλά και την κείμενη νομοθεσία, την οργάνωση και επίβλεψη της απογραφής τέλους χρήσεως, την ενημέρωση των λογιστικών βιβλίων για τα αποτελέσματα της απογραφής τέλους χρήσεως, το άνοιγμα όλων των λογαριασμών που απαιτούνται για την πλήρη εφαρμογή και η ενημέρωση των λογαριασμών με τα δεδομένα της απογραφής έναρξης αποτελούν μέρος των συμβατικών υποχρεώσεων του αναδόχου. B. Την Εφαρμογή της Αναλυτικής Λογιστικής σύμφωνα με τις απαιτήσεις του σχεδίου Γενικής Αναλυτικής και Κοστολογικής Οργάνωσης. C. Την κατάρτιση των ετήσιων λογιστικών καταστάσεών τους, σύμφωνα με το ΠΔ 146/2003, καθώς και με τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης D. Ο έλεγχος του τρέχοντος Μητρώου Παγίων και η τροποποίηση του εφόσον κριθεί απαραίτητο. E. Την εκπόνηση μέσα σε αποκλειστική προθεσμία δύο μηνών από την υπογραφή της σύμβασης διαγνωστικής μελέτης αποτύπωσης της 1
υφιστάμενης κατάστασης στο νοσοκομείο στον τομέα της Λογιστικής, Κοστολογικής και Μηχανογραφικής οργάνωσης και λειτουργίας και στον τομέα του λειτουργούντος συστήματος οικονομικών πληροφοριών και θα προτείνονται τρόποι βελτίωσης της υπάρχουσας κατάστασης (όπως αναφέρεται στην αριθμ. 62008/ΕΓ ΔΕΚΟ 1992 ΚΥΑ, ΦΕΚ 2657/30-12-2008, Τ. Β ) F. Την εκπόνηση μελέτης αξιολόγησης της υπάρχουσας μηχανογραφικής υποδομής (hardware software) και την υποβολή πρότασης αξιοποίησης, βελτίωσης ή αντικατάστασης της προς τη Διοίκηση του Νοσοκομείου (όπως αναφέρεται στην αριθμ. 62008/ΕΓ ΔΕΚΟ 1992 ΚΥΑ, ΦΕΚ 2657/30-12-2008, Τ. Β ) G. Την θεωρητική και πρακτική εκπαίδευση του αναγκαίου προσωπικού του Νοσοκομείου (όπως αναφέρεται στην αριθμ. 62008/ΕΓ ΔΕΚΟ 1992 ΚΥΑ, ΦΕΚ 2657/30-12-2008, Τ. Β ) ΑΝΑΛΥΤΙΚΟΤΕΡΑ 1. Ετήσια απογραφή και αποτίμηση αποθεμάτων με τη μέθοδο των διαδοχικών υπολοίπων, ήτοι: I. Υπολογισμός και Αποτίμηση της αξίας των εδαφικών εκτάσεων και κτιριακών εγκαταστάσεων II. Υπολογισμός και Αποτίμηση της αξίας των μηχανημάτων-τεχνικών εγκαταστάσεων και λοιπού μηχανολογικού εξοπλισμού III. Υπολογισμός και Αποτίμηση της αξίας των μεταφορικών μέσων IV. Υπολογισμός και Αποτίμηση της αξίας των επίπλων και λοιπού εξοπλισμού, καθώς και των λοιπών παγίων στοιχείων, όπως περιγράφονται στο ΠΔ 146/2003 και απαιτούνται για τη σύνταξη του ισολογισμού. V. Ο έλεγχος του τρέχοντος Μητρώου Παγίων και η τροποποίηση του εφόσον κριθεί απαραίτητο λαμβάνοντας υπόψη τυχόν καταστροφές ή επιστροφές παγίων που δεν έχουν καταχωρηθεί. 2. Υπολογισμός και έλεγχος όλων των λοιπών στοιχείων του Ενεργητικού και Παθητικού όπως: I. Συμφωνία Εσόδων- Εξόδων II. Συμφωνία Τραπεζικών Λογαριασμών III. Έλεγχος και συμφωνία των χρηματικών διαθεσίμων μέσω του Δημοσίου Λογιστικού και της Γενικής Λογιστικής IV. Παρακολούθηση των ταμειακών εγγραφών του κυκλώματος των επιταγών κ.λ.π V. Καθημερινή συμφωνία Ταμείου VI. Συμφωνία υποχρεώσεων (προμηθευτές) VII. Συμφωνία απαιτήσεων (πελάτες) VIII. Έλεγχος των λογαριασμών Τάξεως όπως προβλέπεται από το Π.Δ 146/2003 IX. Συμφωνία και έλεγχος των εγγραφών των δύο λογιστικών συστημάτων όπως προβλέπεται από το Π.Δ 146/2003 σε μηνιαία βάση X. Αποτύπωση εσόδων κα εξόδων σε μεταβατικούς λογαριασμούς 2
3. Επίβλεψη, οργάνωση και αποτίμηση φυσικής απογραφής των αποθεμάτων κατά ποσότητα και αξία 4. Επίβλεψη και έλεγχος της σωστής λογιστικής απεικόνισης των λογιστικών γεγονότων που αφορούν το Νοσοκομείο με βάση την Δημόσια λογιστική, την Γενική Λογιστική και την Αναλυτική Λογιστική και τα διεθνή λογιστικά πρότυπα ήτοι: I. Συμπλήρωση του Λογιστικού Σχεδίου του Νοσοκομείου σε συνεργασία με τις οικονομικές υπηρεσίες ως προς το τμήμα των λογαριασμών προσδιορισμού του οργανικού αποτελέσματος και του αποτελέσματος χρήσεως. II. Έλεγχος - συνεργασία με την εταιρεία υποστήριξης του μηχανογραφικού συστήματος του Νοσοκομείου και με τις οικονομικές υπηρεσίες του για την αξιόπιστη, αποτελεσματική συνλειτουργία και συμφωνία των αντιστοιχιζόμενων λογιστικών κυκλωμάτων της Γενικής Λογιστικής. Οι σχετικές αναλυτικές διαδικασίες καθορίζονται με το Π.Δ. 146/2003. III. Υποστήριξη του Λογιστηρίου για τη διενέργεια των λογιστικών εγγραφών και την έκδοση των μηχανογραφικών τίτλων πληρωμής των προμηθευτών και λοιπών υποχρεώσεων του Νοσοκομείου μέσω της «εφαρμογής Λογιστηρίου». IV. Παρακολούθηση σε ημερήσια βάση με φυσική παρουσία λογιστή τάξεως Α ή Β και συνεχής έλεγχος του συνόλου των λογιστικών εγγραφών και λοιπών διαδικασιών για την αποτελεσματική υλοποίηση της εφαρμογής και παρέμβαση αυτού, όπου απαιτείται, μέσω των υπευθύνων των οικονομικών υπηρεσιών του Νοσοκομείου, για τη διενέργεια των αναγκαίων διορθώσεωνβελτιώσεων V. Σύνταξη μηνιαίου ισοζυγίου των κυκλωμάτων Γενικής Λογιστικής, Αναλυτικής Λογιστικής και Λογαριασμών Τάξεως και συμφωνία των υποσυστημάτων (Διαχειρίσεων, Κίνησης Ασθενών, Προμηθευτών κλπ) με τα παραπάνω λογιστικά κυκλώματα στο τέλος κάθε μήνα VI. Η εφαρμογή του ενιαίου πλαισίου κωδικοποίησης αναλυτικής λογιστικής με βάση το εγχειρίδιο εφαρμογής της αναλυτικής λογιστικής το οποίο εκπονήθηκε στο πλαίσιο του έργου «Επιστημονικός σχεδιασμός - Συντονισμός και υποστήριξη ΥΥΚΑ και ΥΠΕ για την ανάπτυξη και βελτίωση συστημάτων οικονομικού προγραμματισμού και οικονομικής διαχείρισης νοσοκομείων με τη χρήση μηχανογραφημένου διπλογραφικού συστήματος» VII. Συσχέτιση των μηνιαίων στοιχείων με τα στοιχεία που υποβάλλονται στο ESYNet (B.I Form νέα εφαρμογή Υπουργείου Υγείας) όπως αναφέρονται στο χρονοδιάγραμμα 5. Η κατάρτιση των Οικονομικών καταστάσεων της Γενικής Εκμετάλλευσης, Αποτελεσμάτων χρήσης, Ισολογισμού, Διάθεσης Αποτελεσμάτων και προσαρτήματος στη σύνταξη Εκθέσεως Διαχείρισης και στην υποβολή αυτών στην εποπτεύουσα αρχή καθώς και στη δημοσίευση στο Φ.Ε.Κ. Ειδικότερα: Κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων τέλους χρήσης έτους σύμφωνα ΠΔ 146/2003 ως εξής: I. Κατάσταση ισολογισμού σύμφωνα με το υπόδειγμα της παρ. 4.1.100 του Π.Δ. 146/03 3
II. Η κατάσταση του λογαριασμού αποτελεσμάτων χρήσεως σύμφωνα με το υπόδειγμα της παρ. 4.1.200 του Π.Δ. 146/03 III. Πίνακας διάθεσης αποτελεσμάτων σύμφωνα με το υπόδειγμα της παρ. 4.1.300 του Π.Δ.146/03 IV. Η κατάσταση του λογαριασμού γενικής εκμετάλλευσης σύμφωνα με το υπόδειγμα της παρ. 4.1.400 του Π.Δ. 146/03. V. Το προσάρτημα του Ισολογισμού και των αποτελεσμάτων χρήσεως σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παράγραφο 4.1.501 του Π.Δ. 146/03. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΕΘΝΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ (Δ.Λ.Π) ΓΙΑ ΤΟ ΤΡΕΧΟΝ ΕΤΟΣ Η κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων του τρέχοντος έτους με βάση τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα, με τη διαδικασία της μετατροπής των οικονομικών δεδομένων των καταρτισθέντων οικονομικών καταστάσεων βάσει του Π.Δ 146/2003 και σύμφωνα με τα ισχύοντα για τα Δ.Λ.Π Οι εργασίες που περιλαμβάνονται στην εν λόγω εφαρμογή είναι οι εξής: a. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ (Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης) b. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΧΡΗΣΕΩΣ (Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Επίδοσης) c. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΡΟΩΝ d. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΜΕΤΑΒΟΛΩΝ ΙΔΙΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΩΝ e. ΕΠΕΞΗΓΗΜΑΤΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΠΟΥ ΣΥΝΟΔΕΥΟΥΝ ΤΙΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ (Γνωστοποιήσεις) 6. Η παροχή συμβουλών στα στελέχη και στη Διοίκηση του Νοσοκομείου για την υποστήριξη του συστήματος και την επίλυση προβλημάτων οικονομικής φύσης. 7. Η εκπαίδευση του προσωπικού στα εξειδικευμένα θέματα που απαιτούν οι ανάγκες κατά τμήμα και την πρακτική επιμόρφωση κάθε χρήστη στην καθημερινή ενασχόληση του με το αντικείμενο, με την μετάδοση εμπειρίας. 8. Η εκμάθηση στα στελέχη του Νοσοκομείου των οικονομικών δεδομένων π.χ. χρησιμοποίηση αριθμοδεικτών, ώστε η Διοίκηση να μπορεί να έχει ολοκληρωμένη εικόνα για την πορεία των οικονομικών του Νοσοκομείου. Σημείωση:Η καταχώρηση των πρωτογενών στοιχείων (καταχώρηση τιμολογίων, αγορών και δαπανών, εντάλματα πληρωμής, βεβαιώσεις νοσηλίων και λοιπών εσόδων, γραμμάτια είσπραξης κλπ) γίνεται με ευθύνη του Νοσοκομείου, με έλεγχο και παρακολούθηση του αναδόχου 4
Γ. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Για την επίτευξη της υλοποίησης του έργου θα υπάρχει φυσική παρουσία τουλάχιστον ενός Λογιστή Α ή Β τάξης της ομάδας έργου καθημερινά σε οκτάωρη απασχόληση. Η ομάδα έργου θ αποτελείται από : δύο (2) Βοηθούς - Λογιστές οι οποίοι θα είναι κάτοχοι άδειας λογιστή - φοροτέχνη τουλάχιστον Β ή Γ τάξεως έναν (1) Αναλυτή Προγραμματιστή έναν (1) Λογιστή Α Τάξεως. Σε περίπτωση απουσίας, άδειας ή αποχώρησης ενός ή περισσοτέρων εκ των ως άνω ατόμων αυτό-ά θα αντικαθίσταται με άτομο (άτομα) ανάλογων προσόντων από τον ανάδοχο, με τη δέσμευση της αναδόχου εταιρείας για την μη υποβάθμιση των υπηρεσιών, για τις οποίες έχει δεσμευθεί μέσω της εν λόγω σύμβασης. Επίσης θα υπάρχει άμεση ανταπόκριση για έκτακτα προβλήματα μέσα σε 24 ώρες. ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΤΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΑΣ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΖΟΜΕΝΟΥ Λόγω σημασίας και πολυπλοκότητας έργου, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν αποδεδειγμένες γνώσεις και εμπειρία σε ζητήματα όπως: Εμπειρία σε τήρηση λογιστικών βιβλίων σε Ν.Π.Δ.Δ, που εφαρμόζουν υποχρεωτικά διπλογραφική λογιστική Εμπειρία σε υποστήριξη του κυκλώματος της Αναλυτικής Λογιστικής σε Δημόσιες Μονάδες Υγείας Σύνταξη Ισολογισμών και οικονομικών καταστάσεων σε Δημόσιες Μονάδες Υγείας με βάσει το Π.Δ 146/2003 τουλάχιστον δύο ετών ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ: 1. ΜΑΤΤΑ ΘΕΟΔΩΡΑ 2. ΚΑΡΑΚΑΝΑ ΣΟΦΙΑ 3. ΙΩΑΝΝΙΔΗ ΜΑΡΙΑ 4. ΛΑΠΠΑΣ ΚΩΝ/ΝΟΣ 5. ΜΑΚΑΝΤΑΣΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ ΛΑΡΙΣΑ, 09/12/2015 5