Περιγραφή Τομέων Οργανογράμματος Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών

Transcript

1 Σύμφωνα με την ΚΥΑ679/1996 (ΦΕΚ Β 826) η οποία κυρώθηκε με το ν. 3794/2009., «σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών». Όργανα του ΕΛΚΕ ΓΠΑ είναι: α) η Επιτροπή Ερευνών και β) η Γραμματεία του ΕΛΚΕ ΓΠΑ. α) Η Επιτροπή Ερευνών είναι το αποφασιστικό όργανο του ΕΛΚΕ ΓΠΑ και συγκροτείται σύμφωνα με την ΚΥΑ 679/1996. Οι αρμοδιότητες της Επιτροπής Ερευνών καθορίζονται στο άρθρο 4 6 της ΚΥΑ 679/1886 και η λειτουργία της περιγράφεται στο άρθρο 5 της ως άνω απόφασης. β) Η Γραμματεία Λογαριασμού Έρευνας Γ.Π.Α. διαχειρίζεται τον ΕΛΚΕ, εξυπηρετεί γραμματειακώς την Επιτροπή και ασκεί τις αρμοδιότητες που προβλέπονται στο άρθρο 6 της ΚΥΑ 679/1996. Ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης είναι ο εκάστοτε Προϊστάμενος της Γραμματείας ΕΛΚΕ όπως αυτός ορίζεται με βάση την ΚΥΑ 679/1996. Εποπτεύει την τήρηση του θεσμικού πλαισίου που ρυθμίζει τα θέματα που χειρίζεται ο ΕΛΚΕ, του Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ, των αποφάσεων της Επιτροπής Διαχείρισης του ΕΛΚΕ, και των σχετικών εσωτερικών κανονισμών και αποφάσεων του Ιδρύματος και έχει όλες τις αρμοδιότητες που προβλέπονται από τον παρόντα Οργανισμό. Στη Διεύθυνση λειτουργεί Γραφείο Γραμματείας της Επιτροπής Διαχείρισης ΕΛΚΕ με ευθύνη για: α) Την γραμματειακή εξυπηρέτηση της Επιτροπής Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού και την εισήγηση θεμάτων της αρμοδιότητάς της. β) Την μελέτη και επεξεργασία των κατευθύνσεων που προδιαγράφει η Επιτροπή ή την υποβολή προτάσεων για νέες κατευθύνσεις στην Επιτροπή. γ) Την μέριμνα για την εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής. δ) Την μέριμνα εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας του ΕΛΚΕ και τον προγραμματισμό και οργάνωση των σχετικών εσωτερικών επιθεωρήσεων. ε) Την μέριμνα για την Έκδοση του Εγχειριδίου Ποιότητας, των Διαδικασιών και των Οδηγιών Εργασίας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Ο Νομικός Σύμβουλος αναλαμβάνει τη νομική υποστήριξη των θεμάτων της Επιτροπής Ερευνών και, εν γένει, του ΕΛΚΕ για τη διεκπεραίωση των προσκοπτόμενων θεμάτων μεταξύ των συμβαλλομένων καθώς και την ενημέρωση του συλλογικού οργάνου σχετικά με όποια αλλαγή του θεσμικού πλαισίου λειτουργίας του ΕΛΚΕ. Ο Υπεύθυνος Μηχανοργάνωσης αναλαμβάνει τη τεχνική υποστήριξη του λογισμικού λειτουργίας καθώς και της ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ ΓΠΑ. 1

2 Η Διεύθυνση του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας διαρθρώνεται στα ακόλουθα γραφεία: 1) Γραφείο Διοικητικής Στήριξης 2) Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης 3) Γραφείο Προγραμματισμού, Ανάπτυξης, Σχεδιασμού και Διαχείρισης Έργων. 4) Γραφείο Διασφάλισης Ποιότητας, Ανθρώπινων Πόρων και Προμηθειών 1. Γραφείο Διοικητικής Στήριξης Οι τομείς ευθύνης του Γραφείου Διοικητικής Στήριξης είναι: 1.α) Πρωτόκολλο 1.β) Πρακτικά Συνεδριάσεων 1.γ) Διαχείριση Προσωπικού 1.ε) Αρχείο 1.α) Σε ότι αφορά το Πρωτόκολλο οι διαδικασίες είναι κυρίως οι εξής: 1.α.1 Ο χαρακτηρισμός και προετοιμασία για εισαγωγή στοιχείων στο πληροφοριακό σύστημα 1.α.2 Η προώθηση εγγράφων στον αρμόδιο υπάλληλο του ΕΛΚΕ. 1.α.3 Η αξιολόγηση αιτημάτων και η απάντησή τους σε θέματα διαχειριστικά, οικονομικά και άλλα. 1.α.4 Η έκδοση βεβαιώσεων συμμετοχής σε προγράμματα. 1.α.5 Οι βεβαιώσεις καταβολής διδάκτρων σε μεταπτυχιακά προγράμματα. 1.α.6 Η διακίνηση των εγγράφων προς διεκπεραίωση 1.β) Σε ότι αφορά τη σύνταξη των Πρακτικών Συνεδριάσεων της Επιτροπής Έρευνας οι διαδικασίες είναι οι ακόλουθες: 1.β.1 Καταγραφή όλων των θεμάτων της Ημερήσιας Διάταξης 1.β.2 Υλοποίηση των αποφάσεων της Επιτροπής Έρευνας 1.β.3 Προετοιμασία αποσπασμάτων πρακτικών και ανάρτηση στη Διαύγεια 1.γ) Σε ότι αφορά τη διαχείριση των Διαχείριση Προσωπικού είναι κυρίως οι εξής: 1.γ.1 Η μέριμνα για την τήρηση των εσωτερικών διαδικασιών του υφιστάμενου προσωπικού και επιλογή νέου. 1.γ.2 Η εκπαίδευση και αξιολόγηση του προσωπικού του ΕΛΚΕ. 1.γ.3 Ο συντονισμός, επικοινωνία και αναδιάρθρωση των εσωτερικών διοικητικών λειτουργιών του προσωπικού του ΕΛΚΕ. 1.δ) Σε ότι αφορά τη τήρηση του Αρχείου εγγράφων οι διαδικασίες είναι κυρίως οι εξής: 1.δ.1 Το θεσμικό πλαίσιο. 1.δ.2 Η πρόσκληση και αξιολόγηση προσωπικού ΕΛΚΕ. 1.δ.3 Οι βεβαιώσεις προϋπηρεσίας. 1.δ.4 Τα έργα ΕΛΚΕ ( έσοδα, δαπάνες, αλληλογραφία με διαχειριστικές αρχές.) 1.δ.5 Οι αποδόσεις των κρατήσεων και των εκκαθαριστικών. 1.δ.6 Τα χρηματικά εντάλματα πληρωμών. 1.δ.7 Οι ηλεκτρονικές τραπεζικές πιστώσεις, extrait τραπεζών 1.δ.8 Τα πρακτικά Επιτροπής Ερευνών. 1.δ.9 Η απόδοση ασφαλιστικών και φορολογικών υποχρεώσεων. 1.δ.10 Τα οικονομικά στοιχεία. 1.δ.11 Η ανάπτυξη και τήρηση αρχείου σε κάθε τμήμα του ΕΛΚΕ. 1.δ.12 Τήρηση αρχείου διαδικασιών διασφάλισης ποιότητα. 2

3 2.α) Η Σύνταξη Οικονομικών Στοιχείων 2.β) Το Λογιστήριο 2.γ) Το Ταμείο 2. Γραφείο Οικονομικών Υπηρεσιών ΕΛΚΕ ΓΠΑ. 2.α)Σε ότι αφορά τον τομέα της Σύνταξης των Οικονομικών Στοιχείων του ΕΛΚΕ, οι αρμοδιότητες του γραφείου είναι κυρίως οι εξής: 2.α.1 Η κατάρτιση του Προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του ΕΛΚΕ. 2.α.2 Η σύνταξη του ετησίου Απολογισμού, της σχετικής αιτιολογικής έκθεσης και των οικονομικών καταστάσεων του ΕΛΚΕ. 2.α.3 Η σύνταξη και υποβολή προϋπολογιστικών και απολογιστικών στοιχείων του ΕΛΚΕ σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν ως Φορέας Γενικής Κυβέρνησης. 2.α.4 Η σύνταξη και υποβολή στατιστικών στοιχείων στην Ελληνική Στατιστική Αρχή. 2.α.5 Η σύνταξη Ισολογισμού του οικονομικού έτους. 2.β) Σε ότι αφορά το τομέα του Λογιστηρίου του ΕΛΚΕ, οι αρμοδιότητες είναι κυρίως οι εξής: 2.β.1 Η τήρηση του μηχανογραφημένου λογιστηρίου σύμφωνα με την ανάπτυξη του Ενιαίου Λογιστικού Σχεδίου και η εμπρόθεσμη καταχώρηση των πρωτογενών παραστατικών. 2.β.2 Ο περιοδικός έλεγχος των λογαριασμών του Ισοζυγίου με τις επί μέρους συμφωνίες όπως συμφωνίες Τραπεζών, Προμηθευτών, Δικαιούχων αμοιβών, Πελατών κλπ. 2.β.3 Η τήρηση του Βιβλίου Παγίων και υπολογισμός των αποσβέσεων του ΕΛΚΕ. 2.β.4 Ο περιοδικός έλεγχος των λογαριασμών του Ισοζυγίου με τις επί μέρους συμφωνίες όπως συμφωνίες Τραπεζών, Προμηθευτών, Δικαιούχων αμοιβών, Πελατών κλπ. 2.β.5 Η έκδοση ετησίων αποδοχών για κάθε δικαιούχο (Εκκαθαριστικό Χρήση). 2.β.6 Συμφωνίες αναλυτικών καθολικών και στοιχείων που αφορούν στην τήρηση του λογιστικού σχεδίου. 2.γ) Σε ότι αφορά το Ταμείου του ΕΛΚΕ ΓΠΑ, οι αρμοδιότητες του είναι κυρίως οι παρακάτω: 2.γ.1 Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμών. 2.γ.2 Η τήρηση των περιοδικών φορολογικών και ασφαλιστικών υποχρεώσεων του ΕΛΚΕ σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. 2.γ.3 Η παρακολούθηση και έκδοση των μισθοδοτικών καταστάσεων του προσωπικού του ΕΛΚΕ και η καταβολή της μισθοδοσίας. 2.γ.4 Η έκδοση ετησίων αποδοχών για κάθε δικαιούχο. 2.γ.5 Τήρηση του Νόμου ν.3861/2010 (Ανάρτηση κάθε ανάληψης δαπάνης που αφορά την υπηρεσία ΕΛΚΕ ΓΠΑ συμπεριλαμβανομένων των προσκλήσεων φυσικών προσώπων και προμηθειών δημοσίων συμβάσεων). 2.γ.6 Τη τήρηση του Νόμου ν. 4013/2011 (ΦΕΚ Α 204), όπως αυτός ισχύει, και την με αριθμ. Π1/2380/2012 (ΦΕΚ Β 3400). 2.γ.7 Καταχώριση τραπεζικών λογαριασμών δικαιούχων. 3. Γραφείο Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Διαχείρισης Έργων ΕΛΚΕ 3.α) Ο Προγραμματισμός, ο Σχεδιασμός και η Ωρίμανση των έργων που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ 3

4 3.β) Υλοποίηση Έργων 3.γ) Διάχυση Αποτελεσμάτων 3.α)Σε ότι αφορά τον τομέα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης των έργων, οι αρμοδιότητες του Τμήματος είναι κυρίως οι εξής : 3.α.1 Διερεύνηση και εκτίμηση των νέων τάσεων σε τομείς έρευνας, με συνάφεια στα πεδία ενδιαφέροντος του Διδακτικού Επιστημονικού Προσωπικού του Ιδρύματος. 3.α.2 Ενημέρωση του διδακτικού προσωπικού του Ιδρύματος σχετικά με ανοικτές και μελλοντικές προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος. 3.α.3 Υποστήριξη του διδακτικού προσωπικού σε θέματα που αφορούν διοικητικές ενέργειες κατάρτιση προϋπολογισμού και ετοιμασία της προτάσεων. 3.α.4 Μέριμνα για την εφαρμογή της διαδικασίας έγκρισης των προτάσεων, έλεγχος των συμφωνητικών συμβάσεων, των προϋπολογισμών και των όρων χρηματοδότησής τους και η μέριμνα για την σύνταξη των εντύπων αποδοχής των έργων. 3.α.5 Τήρηση χρονοδιαγράμματος του έργου, έλεγχος της Ιδίας Συμμετοχής και των δελτίων απασχόλησης. 3.α.6 Σύνταξη οικονομικών καταστάσεων, απολογισμών και προετοιμασία φακέλου για διενέργεια ελέγχου πιστοποίησης δαπανών. 3.α.7 Η παρακολούθηση και έκδοση των μισθοδοτικών καταστάσεων του προσωπικού του ΕΛΚΕ και η καταβολή της μισθοδοσίας. 3.β) Σε ότι αφορά τον τομέα της διαχείρισης μεταπτυχιακών προγραμμάτων και λοιπά έργα παροχής υπηρεσιών (ΟΤΑ, δήμοι, Ιδιώτες κ.λπ.)., οι αρμοδιότητες του Τμήματος είναι κυρίως οι εξής: 3.β.1 Εφαρμογή κανονιστικού πλαισίου σύμφωνα με τον οδηγό διαχείρισης του ΕΛΚΕ. 3.β.2 Η τήρηση του οδηγού διαχείρισης και ΥΠΑΣΥΔ των ειδικών υπηρεσιών διαχείρισης των φορέων των έργων. 3.β.3. Επεξεργασία και υποβολή αιτημάτων χρηματοδότησης 3.β.4 Επεξεργασία και υποβολή αιτημάτων τροποποίησης, η κατάρτιση τυποποιημένων εντύπων (Τεχνικών δελτίων, μηνιαίων, εξαμηνιαίων) και η υποβολή τους 3.β.5 Ο έλεγχος ρευστότητας της εκάστοτε δαπάνης του προγράμματος βάσει εγκεκριμένου προϋπολογισμού. 3.β.6 Λογιστικοποίηση Παραστατικά δαπανών των έργων. 3.β.7 Οικονομικοί απολογισμοί των προγραμμάτων, μετά από έλεγχο εκτέλεσης συμβάσεων και ταυτοποίηση λογιστικής καρτέλας και αρχείου παρακολούθησης. 3.β.8 Επικοινωνία με τους εκάστοτε ενδιαφερόμενους των έργων για διαχειριστικά θέματα, παροχή διευκρινίσεων και επίλυση προβλημάτων και αποριών. 3.β.9 Παρακολούθηση παραλαβή και πιστοποίηση παραδοτέων έργων 3.β.10 Διοικητική επαλήθευση των δαπανών και διορθωτικές ενέργειες. 3.β.11 Σύνταξη οικονομικών καταστάσεων, απολογισμών και προετοιμασία φακέλου για διενέργεια ελέγχου πιστοποίησης δαπανών. 3.γ) Σε ότι αφορά το τομέα της Διάχυσης Αποτελεσμάτων αυτός περιλαμβάνει. 3.γ.1 Την τήρηση κανόνων δημοσιότητας κανονιστικού πλαισίου έργων. 4

5 3.γ.2 Πραγματοποίηση Ημερίδων 3.γ.3 Ενημέρωση μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας 4. Γραφείο Διασφάλισης Ποιότητας, Ανθρωπίνων Πόρων και Προμηθειών 4.α) Εφαρμογή και Παρακολούθηση Προτύπου Διασφάλισης Ποιότητας 4.β) Προσκλήσεις Φυσικών Προσώπων 4.γ) Προμήθειες Δημόσιων Συμβάσεων 4.α) Σε ότι αφορά τον τομέα της Εφαρμογής και Παρακολούθησης Προτύπου Διασφάλισης Ποιότητας οι αρμοδιότητες είναι κυρίως οι εξής : 4.α.1 Τη τήρηση της υπηρεσίας του Εγχειριδίου Ποιότητας, των Διαδικασιών και των Οδηγιών Εργασίας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. 4.α.2 Παρακολούθηση, ενημέρωση επικαιροποίηση του Λογισμικού διασφάλισης ποιότητας των εσωτερικών διοικητικών διαδικασιών 4.β) Σε ότι αφορά τον τομέα των Προσκλήσεων Φυσικών Προσώπων οι αρμοδιότητες είναι κυρίως οι εξής : 4.β.1 Η μέριμνα προετοιμασίας και διενέργειας των διαγωνισμών προμήθειας δημοσίου και προσκλήσεως φυσικών προσώπων και εργασιών του ΕΛΚΕ, μέχρι και την υπογραφή των σχετικών συμβάσεων. 4.β.2 Η Επικοινωνία με εταιρείες, αναδόχους- διαύγεια- αρχειοθέτηση. 4.β.3 Η λογιστικοποίηση Παραστατικών συμβασιοποιημένων ποσών προμηθειών, ο έλεγχος της διαγωνιστικής διαδικασίας και των παραστατικών των φακέλων του διαγωνισμού για αποπληρωμή των συμβασιοποιημένων ποσών. 4.γ) Σε ότι αφορά τον τομέα των Προμήθειες Δημόσιων Συμβάσεων οι αρμοδιότητες είναι κυρίως οι εξής : 4.γ.1 Η μέριμνα προετοιμασίας και διενέργειας των διαγωνισμών αναθέσεως έργων και εργασιών του ΕΛΚΕ, μέχρι και την υπογραφή των σχετικών συμβάσεων. 4.γ.2. Η Επικοινωνία με εταιρείες, αναδόχους- διαύγεια- αρχειοθέτηση. 4.γ.3 Η λογιστικοποίηση Παραστατικών συμβασιοποιημένων ποσών προμηθειών, ο έλεγχος της διαγωνιστικής διαδικασίας και των παραστατικών των φακέλων του διαγωνισμού για αποπληρωμή των συμβασιοποιημένων ποσών. 5