ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ Προς Από Όλα τα Δίκτυα Πωλήσεων Διεύθυνση Shared Services Center Ημερομηνία Δευτέρα 17 Οκτωβρίου 2016 ΘΕΜΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΠΕΛΑΤΩΝ Αγαπητοί Συνεργάτες, Λαμβάνοντας υπόψη το Κανονιστικό πλαίσιο (Ν.3691/2008, απόφαση 154/31.8.2009 της ΕΠΕΙΑ) και το νέο Εσωτερικό Κανονισμό Ελέγχου για την Πρόληψη και Καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και προκειμένου να βελτιστοποιήσουμε & να απλοποιήσουμε τις διαδικασίες εκδόσεων και διαχείρισης συμβολαίων Ζωής, Επενδυτικών και Υγείας, παρακαλούμε για την εφαρμογή των κανόνων πιστοποιήσεων πελατών, οι οποίοι αναλύονται στις επόμενες σελίδες και αφορούν σε: πιστοποιήσεις σε πελάτες προϊόντων Υγείας πιστοποιήσεις και εφαρμογή μέτρων δέουσας επιμέλειας σε πελάτες προϊόντων Ζωής ή Ασφάλειες Ζωής που είναι συνδεδεμένες με Επενδύσεις εφαρμογή μέτρων δέουσας επιμέλειας σε πολιτικώς εκτεθειμένα πρόσωπα (ΠΕΠ) σε προϊόντα Ζωής Με φιλικούς χαιρετισμούς, Στράτος Χατζηπαυλής Διευθυντής Shared Services Center
1. ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΣΕ ΠΡΟΪΟΝΤΑ Stand Alone (Ασφάλειες ετήσιας ανανέωσης Υγείας- κλάδος 1 Ατυχήματα και κλάδος 2 Ασθένειες, άρθρου 4 του ΝΔ 4364/2016) Όσον αφορά στα παραπάνω προϊόντα θα πιστοποιούνται τα εξής πρόσωπα μόνον ως προς την ταυτότητα τους: α. Ο συμβαλλόμενος λήπτης της ασφάλισης β. Ο ασφαλισμένος εφόσον είναι ενήλικας 2. ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΣΤΟ ΣΥΝΟΛΟ ΤΩΝ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ (Ασφάλειες Ζωής ή Ασφάλειες Ζωής που είναι συνδεδεμένες με Επενδύσεις) Για τα παραπάνω προϊόντα θα πιστοποιούνται τα εξής πρόσωπα ως προς την ταυτότητά τους, τον ΑΦΜ, την κατοικία & το ασκούμενο επάγγελμα. α. Ο συμβαλλόμενος λήπτης της ασφάλισης β. Ο ασφαλισμένος εφόσον είναι ενήλικας Ειδικά για τους δικαιούχους ασφαλίσματος, κατά την καταβολή του ασφαλίσματος απαιτείται πιστοποίηση μόνο ως προς την ταυτότητά τους και τον ΑΦΜ (π.χ. σε εξαγορές & λήξεις). Σε περίπτωση καταβολής ασφαλίσματος σε τραπεζικό λογαριασμό IBAN, είναι απαραίτητη η πιστοποίησή του. Διευκρινίζεται ότι: Οι ήδη πιστοποιημένοι πελάτες θα πιστοποιούνται εκ νέου α) κατά την έκδοση νέου συμβολαίου και β) στην περίπτωση που ζητούν αλλαγή στα παρακάτω στοιχεία: Σε προϊόντα Stand Alone Όνομα, Επίθετο, Πατρώνυμο, Επωνυμία Νομικού Προσώπου Ταυτότητα / Διαβατήριο Ημερομηνία Γέννησης Συμβαλλόμενος Στο σύνολο των υπόλοιπων προϊόντων Όνομα, Επίθετο, Πατρώνυμο, Επωνυμία Νομικού Προσώπου Α.Φ.Μ. / Ταυτότητα / Διαβατήριο Ημερομηνία Γέννησης Επάγγελμα Διευθύνσεις (εργασίας, κατοικίας) Συμβαλλόμενος Ειδικά για τις Ασφάλειες Zωής και Ασφάλειες Ζωής που είναι συνδεδεμένες με Επενδύσεις η επαναπιστοποίηση είναι απαραίτητη σε κάθε συναλλαγή που αφορά σε: Έκτακτη καταβολή Επαναφορά Εξαγορά Λήξη
3. ΑΠΟΔΕΚΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΠΕΛΑΤΗ Α. Φυσικά πρόσωπα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ - Ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο - Αριθμός δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου - Δελτίο Αστυνομικής Ταυτότητας - Διαβατήριο σε ισχύ και εκδούσα αρχή -Ταυτότητα υπηρετούντων στα Σώματα - Υπόδειγμα υπογραφής πελάτη (τίθεται Ασφαλείας και στις Ένοπλες Δυνάμεις στην αίτηση) ΑΡΙΘΜΟΣ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟΥ ΜΗΤΡΩΟΥ (ΑΦΜ) ΕΓΓΡΑΦΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ -Οποιοδήποτε έγγραφο Οικονομικής Εφορίας βεβαιώνει τον Α.Φ.Μ. ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΟΥΣΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ: - Πρόσφατος λογαριασμός Οργανισμού Κοινής Ωφελείας ή λογαριασμός κινητής τηλεφωνίας - Μισθωτήριο Συμβόλαιο που έχει κατατεθεί σε Οικονομική Εφορία - Οποιοδήποτε έγγραφο Οικονομικής Εφορίας βεβαιώνει τον Α.Φ.Μ. και αναφέρει τη δηλωθείσα διεύθυνση κατοικίας - Ισχύουσα άδεια διαμονής ή παραμονής ΑΣΚΟΥΜΕΝΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ ΚΑΙ ΠΑΡΟΥΣΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ: - Βεβαίωση του εργοδότη - Οποιοδήποτε έγγραφο Οικονομικής Εφορίας βεβαιώνει τον Α.Φ.Μ και αναφέρει το δηλωθέν επάγγελμα. - Αντίγραφο τελευταίας μισθοδοσίας - Δήλωση έναρξης επιτηδεύματος - Επαγγελματική ταυτότητα -Παραστατικό Ασφαλιστικού Φορέα που αναφέρει το δηλωθέν επάγγελμα Για την καταβολή του ποσού εξαγοράς ή λήξης σε τραπεζικό λογαριασμό απαιτείται η πιστοποίηση του λογαριασμού αυτού με την προσκόμιση εγγράφου από το οποίο προκύπτει το ΙΒΑΝ και τα προσωπικά στοιχεία του πελάτη καθώς και τυχόν συν-δικαιούχων του λογαριασμού (π.χ βιβλιάριο καταθέσεων,statement Τράπεζας κ.λπ.) Β. Νομικά πρόσωπα Ανώνυμες εταιρείες και εταιρείες περιορισμένης ευθύνης: Υποβολή του Φύλλου Εφημερίδος της Κυβερνήσεως (Φ.Ε.Κ.) του τεύχους Ανωνύμων Εταιρειών και Εταιρειών Περιορισμένης Ευθύνης όπου έχει δημοσιευθεί περίληψη του καταστατικού της Α.Ε. ή της Ε.Π.Ε., το οποίο περιέχει εκτός των άλλων: την επωνυμία, την έδρα, τον σκοπό, τον αριθμό των μελών του διοικητικού συμβουλίου και τα ονόματα των διαχειριστών της Εταιρείας Περιορισμένης Ευθύνης (Ε.Π.Ε.), τον τρόπο εκπροσώπησης της εταιρείας, τον αριθμό και χρονολογία της απόφασης της αρχής που ενέκρινε τη σύσταση της ανώνυμης εταιρείας ή τον αριθμό της πράξης καταχώρισης του άρθρου 8 (1) του ν. 3190/1955 «περί εταιριών περιορισμένης ευθύνης», τα Φ.Ε.Κ. με τις τυχόν τροποποιήσεις του καταστατικού που αφορούν στα παραπάνω, τα στοιχεία ταυτότητας των νομίμων εκπροσώπων και όλων των ατόμων που είναι εξουσιοδοτημένα να χειρίζονται το λογαριασμό της εταιρείας.
Προσωπικές εταιρείες: Υποβολή επικυρωμένου αντιγράφου του αρχικού εταιρικού συμφώνου που έχει κατατεθεί στο πρωτοδικείο καθώς και τυχόν τροποποιήσεων του. υποβολή των στοιχείων ταυτότητας των νομίμων εκπροσώπων και όλων των προσώπων που είναι εξουσιοδοτημένα να χειρίζονται το λογαριασμό της εταιρείας. Λοιπά Νομικά Πρόσωπα (όπως Ι.Κ.Ε): υποβολή των προβλεπόμενων νομιμοποιητικών εγγράφων επικυρωμένων από Δημόσια Αρχή. Προσοχή: Από τα νομιμοποιητικά έγγραφα της εταιρείας πρέπει να προκύπτει ο νόμιμος εκπρόσωπος (ο οποίος υπογράφει την αίτηση προς ασφάλιση ή εξαγορά, και περαιτέρω να προσκομίζεται αντίγραφο ΑΔΤ ή διαβατηρίου του) Σημειώνεται ότι δυνάμει του άρθρου 2 παρ.1 του Ν.4250/14, η υποχρέωση δημοσίευσης στο ΦΕΚ (τεύχος ΑΕ & ΕΠΕ) αντικαταστάθηκε από 1-1-2015 από την υποχρέωση δημοσίευσης στο ΓΕΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο). Συνεπώς τα σχετικά νομιμοποιητικά έγγραφα του ΓΕΜΗ θα γίνονται δεκτά. Β.1. Πιστοποίηση Πραγματικού Δικαιούχου (ισχύει μόνον για τις Ασφάλειες Ζωής και τις Ασφάλειες Ζωής που είναι συνδεδεμένες με επενδύσεις) Στην περίπτωση Ανωνύμων Εταιρειών με ανώνυμες μετοχές (περιπτώσεις όπου δεν προκύπτει από το ΦΕΚ ποιος κατέχει το μετοχικό κεφάλαιο) και Υπεράκτιων Εταιρειών (off-shore) ζητείται η Δήλωση Ταυτότητας Πραγματικού Δικαιούχου (Παράρτημα ΙΙ Εσωτερικού Κανονισμού της Εταιρείας). 4. ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ ΠΟΣΩΝ (ισχύει μόνον για τις Ασφάλειες Ζωής και τις Ασφάλειες Ζωής που είναι συνδεδεμένες με επενδύσεις) Κατά την έκδοση ή καταβολή εκτάκτου ασφαλίστρου, σε περίπτωση που το ασφάλιστρο υπερβαίνει το ποσό των 15.000 ευρώ απαιτούνται για την επαλήθευση της προέλευσης των επενδυόμενων ποσών του συμβαλλομένου- λήπτη της ασφάλισης όσον αφορά στα φυσικά πρόσωπα, τα τρία (3) τελευταία εκκαθαριστικά σημειώματα της εφορίας (που αντιστοιχούν στα τρία φορολογικά έτη που έχει δηλώσει στην αίτηση προς ασφάλιση). Κατά την εξαγορά απαιτείται μόνο το τελευταίο εκκαθαριστικό. Όσον αφορά στα νομικά πρόσωπα απαιτείται η υποβληθείσα δήλωση φορολογίας εισοδήματος νομικού προσώπου για τα τρία τελευταία έτη (που αντιστοιχούν στα τρία έτη που έχει δηλώσει το νομικό πρόσωπο στην αίτηση προς ασφάλιση) συμπεριλαμβανομένης της επιβεβαίωσης υποβολής της και του σημειώματος πληρωμής φόρου. Κατά την εξαγορά απαιτείται μόνο η δήλωση φορολογίας εισοδήματος για το τελευταίο έτος. 5. ΔΗΛΩΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΩΣ ΕΚΤΕΘΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΏΠΟΥ (Π.Ε.Π.) (ισχύει μόνον για τις Ασφάλειες Ζωής και τις Ασφάλειες Ζωής που είναι συνδεδεμένες με επενδύσεις) Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία (Ν.3691/2008 όπως ισχύει) για «την πρόληψη και την καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας» οι ασφαλιστικές εταιρίες ζωής έχουν την υποχρέωση να καθορίζουν αν ένας πελάτης είναι Πολιτικώς Εκτεθειμένο Πρόσωπο (Π.Ε.Π.), δηλαδή, αν του είχε/ έχει ανατεθεί σημαντικό δημόσιο λειτούργημα κατά το τελευταίο ένα (1) έτος (π.χ Αρχηγού κράτους, αρχηγού κυβέρνησης, υπουργού, υφυπουργού, γενικού ή ειδικού γραμματέα υπουργείου Μέλους κοινοβουλίου, ανώτατου δικαστηρίου
αρμόδιου για την έκδοση αμετάκλητων αποφάσεων, πρεσβευτή, ακολούθου, υψηλόβαθμου, αξιωματούχου των ενόπλων δυνάμεων, είτε σε κοινοτικό είτε διεθνές επίπεδο. Μέλους διοικητικού, διαχειριστικού ή εποπτικού οργάνου Ανεξάρτητης Αρχής, Νομικού Προσώπου Δημοσίου Δικαίου ή Δημοσίου Οργανισμού, ή Κρατικής Επιχείρησης.) Ή αν είναι στενός συνεργάτης ή άμεσος στενός συγγενής προσώπου που του είχε ανατεθεί τέτοιο λειτούργημα Σε περίπτωση δε που επέλθει οποιαδήποτε μεταβολή σε κάποια από τις παραπάνω ιδιότητες θα πρέπει να ενημερώσει εγγράφως την Εταιρία. Σημειώνεται ότι η δήλωση ΠΕΠ γίνεται για τον συμβαλλόμενο κατά την έκδοση/ καταβολή εκτάκτου ασφαλίστρου/ εξαγορά του συμβολαίου και στην περίπτωση που αλλαγής του. Επισημαίνεται ότι η Εταιρία σε συμμόρφωση προς την παραπάνω νομοθεσία για την εφαρμογή μέτρων δέουσας επιμέλειας στις ασφαλίσεις ζωής και επένδυσης δύναται να ζητά κατά περίπτωση περαιτέρω έγγραφα.