Περιεχόμενα. Μέρος 1 Εισαγωγή στους υπολογιστές... 17

Περιεχόμενα Μέρος 1 Εισαγωγή στους υπολογιστές... 17 Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή στους υπολογιστές... 19 Οι πρώτες υπολογιστικές μηχανές...21 Γενιές σύγχρονων υπολογιστών...24 Κατηγορίες υπολογιστών...26 Κεφάλαιο 2 Βασικές αρχές λειτουργίας του υπολογιστή... 31 Αναπαράσταση των δεδομένων σε έναν υπολογιστή...33 Ο ρόλος του λογισμικού...36 Κεφάλαιο 3 Τα μέρη του υπολογιστή... 39 Τι περιέχει η κεντρική μονάδα...40 Μονάδες εισόδου...49 Μονάδες εξόδου...55 Μόντεμ...60 Μέρος 2 Windows XP... 63 Κεφάλαιο 4 Εργασία με τα Windows XP... 65 Το περιβάλλον των Windows XP...66 Χρήση του πληκτρολογίου...67 Χειρισμοί με το ποντίκι...69 3

4 Περιεχόμενα Το μενού έναρξη...74 Τι είναι τα παράθυρα...75 Εργασία με πολλά παράθυρα...84 Χειρισμός των πλαισίων διαλόγου...87 Τερματισμός των Windows...90 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...91 Κεφάλαιο 5 Τι περιέχει ο υπολογιστής... 93 Εξερεύνηση στα περιεχόμενα του υπολογιστή...93 Εργασίες με αρχεία...101 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...116 Πρακτική εξάσκηση...117 Κεφάλαιο 6 Βοηθήματα των Windows... 119 WordPad...119 Αριθμομηχανή...120 Ζωγραφική...121 Διασκέδαση και πολυμέσα...123 Λήψη βοήθειας στα Windows XP...130 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...131 Πρακτική εξάσκηση...131 Κεφάλαιο 7 Προχωρημένα θέματα στα Windows... 133 Συντήρηση του συστήματός σας...133 Πίνακας Ελέγχου...140 Προσθαφαίρεση στοιχείων των Windows...142 Επέκταση των δυνατοτήτων του υπολογιστή με την εγκατάσταση νέων συσκευών...144 Κοινή χρήση υπολογιστή...148 Εργασία στο δίκτυο...152 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...158 Πρακτική εξάσκηση...158

Περιεχόμενα 5 Μέρος 3 Microsoft Office τα βασικά... 159 Κεφάλαιο 8 Τεχνικές του Office... 161 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...175 Πρακτική εξάσκηση...176 Μέρος 4 Microsoft Word 2002... 177 Κεφάλαιο 9 Εισαγωγή στο Word 2002... 179 Η οθόνη του Word...179 Δημιουργία νέου εγγράφου...183 Προσθήκη και διαγραφή κειμένου...185 Πρώτα επιλογή, μετά εργασία...185 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου...188 Χρήση έτοιμου κειμένου...190 Μορφοποίηση με το Πινέλο Μορφοποίησης...193 Προβολές του Word...195 Ταυτόχρονη εργασία σε πολλά έγγραφα...198 Προεπισκόπηση και εκτύπωση εγγράφων στο Word...198 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...201 Πρακτική εξάσκηση...202 Κεφάλαιο 10 Βασικές μορφοποιήσεις κειμένων... 203 Μορφοποίηση χαρακτήρων...203 Αλλαγή γραμματοσειράς και μεγέθους χαρακτήρων...204 Μορφοποίηση με έντονη ή πλάγια γραφή και με υπογράμμιση...206 Εκθέτες και δείκτες...207 Εισαγωγή συμβόλων...209 Μορφοποίηση παραγράφων...210 Μεγέθυνση...211 Εμφάνιση και απόκρυψη του Χάρακα...213

6 Περιεχόμενα Χρήση στηλοθετών...214 Επιλογή παραγράφων...217 Διάστιχο και αποστάσεις παραγράφων...219 Στοίχιση παραγράφων...220 Εσοχές και προεξοχές...220 Κουκκίδες και αρίθμηση...223 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...224 Πρακτική εξάσκηση...225 Κεφάλαιο 11 Βασική διαμόρφωση σελίδων... 227 Μέγεθος σελίδας...227 Προσανατολισμός σελίδας...228 Περιθώρια σελίδων...229 Τοποθέτηση κειμένου σε στήλες...230 Δημιουργία και χρήση ενοτήτων...231 Σελιδοποίηση του εγγράφου...233 Κεφαλίδες και υποσέλιδα...234 Αρίθμηση των σελίδων...235 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...236 Πρακτική εξάσκηση...237 Κεφάλαιο 12 Βασικές εργασίες με γραφικά... 239 Μορφοποίηση παραγράφων με περιγράμματα και σκίαση...239 Εισαγωγή και επεξεργασία Αυτόματων Σχημάτων...247 Προσθήκη και επεξεργασία εντυπωσιακών τίτλων...250 Εισαγωγή εικόνων...251 Αλλαγή μεγέθους και μετακίνηση γραφικών...254 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...257 Πρακτική εξάσκηση...257

Περιεχόμενα 7 Κεφάλαιο 13 Βασικές εργασίες με πίνακες... 259 Δημιουργία πίνακα...260 Διαγραφή πίνακα...263 Προσθήκη γραμμής ή στήλης...264 Διαγραφή γραμμής ή στήλης...265 Αλλαγή πλάτους στήλης ή ύψους γραμμής...266 Συγχώνευση και διαίρεση κελιών...268 Καταχώριση δεδομένων στους πίνακες...269 Μορφοποίηση, στοίχιση, και προσανατολισμός του κειμένου...269 Αυτόματη μορφοποίηση πινάκων...271 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...272 Πρακτική εξάσκηση...273 Κεφάλαιο 14 Συγχώνευση αλληλογραφίας... 275 Η διαδικασία της συγχώνευσης...276 Άλλες εφαρμογές της συγχώνευσης αλληλογραφίας...283 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...284 Πρακτική εξάσκηση...284 Κεφάλαιο 15 Βοήθεια στην εργασία σας με το Word... 285 Ορθογραφικός έλεγχος και γλωσσικά εργαλεία...285 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...288 Πρακτική εξάσκηση...288 Κεφάλαιο 16 Προχωρημένα θέματα στο Word... 289 Διάρθρωση...289 Εργασία με μεγάλα έγγραφα...290 Ευρετήρια...291 Εργασία με στυλ μορφοποίησης...292

8 Περιεχόμενα Μέρος 5 Microsoft Excel 2002... 295 Κεφάλαιο 17 Γνωριμία με το Excel 2002... 297 Οι ιδιαιτερότητες του παραθύρου του Excel...298 Κελιά και διευθύνσεις...300 Σε ποιο κελί θα τοποθετηθούν τα δεδομένα;...300 Καταχώριση δεδομένων...301 Τι καταλαβαίνει το Excel από αυτά που καταχωρίζουμε...302 Διόρθωση των περιεχομένων ενός κελιού...303 Άλλοι τρόποι καταχώρισης στοιχείων...304 Μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας...307 Επιλογή πολλών κελιών...309 Εργαλεία εντοπισμού δεδομένων...310 Δημιουργία σχολίων...311 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...313 Πρακτική εξάσκηση...313 Κεφάλαιο 18 Μορφοποίηση... 315 Η γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης...315 Μορφοποίηση κελιών...317 Αυτόματη Μορφοποίηση...323 Ρύθμιση στηλών και γραμμών...324 Αναδιαμόρφωση του βιβλίου εργασίας...326 Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου...329 Διαμόρφωση σελίδας...330 Προεπισκόπηση και εκτύπωση φύλλου εργασίας...337 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...340 Πρακτική εξάσκηση...341

Περιεχόμενα 9 Κεφάλαιο 19 Τύποι και συναρτήσεις... 343 Συναρτήσεις...344 Αντιγραφή και συμπλήρωση τύπων...349 Απόλυτες και σχετικές αναφορές...350 Ονόματα περιοχών...352 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...354 Πρακτική εξάσκηση...354 Κεφάλαιο 20 Χειρισμός καταλόγων με δεδομένα... 355 Λίγα λόγια για τους καταλόγους δεδομένων...355 Ταξινόμηση δεδομένων...356 Φιλτράρισμα δεδομένων...359 Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων...364 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...368 Πρακτική εξάσκηση...369 Κεφάλαιο 21 Δημιουργία γραφημάτων... 371 Προετοιμασία του φύλλου εργασίας...371 Δημιουργία γραφήματος...372 Χειρισμός γραφήματος...375 Επιλογή στοιχείων σε γράφημα...377 Μορφοποίηση στοιχείων γραφήματος...380 Τύποι γραφημάτων...381 Αποθήκευση της μορφοποίησης του γραφήματος...383 Επιλογές γραφήματος...385 Προσθήκη και αφαίρεση δεδομένων σε γράφημα...388 Φύλλα γραφημάτων...389 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...390 Πρακτική εξάσκηση...391

10 Περιεχόμενα Μέρος 6 Microsoft PowerPoint 2002... 393 Κεφάλαιο 22 Εισαγωγή στο PowerPoint... 395 Βασικές έννοιες...396 Το παράθυρο του PowerPoint...398 Δημιουργία νέας παρουσίασης...399 Βασικές εργασίες με διαφάνειες...405 Προβολές παρουσίασης...409 Περιήγηση σε μια παρουσίαση...412 Εκτύπωση διαφανειών και σελίδων σημειώσεων...414 Αποθήκευση και άνοιγμα παρουσίασης...417 Έξοδος από το PowerPoint...418 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...419 Πρακτική εξάσκηση...419 Κεφάλαιο 23 Εργασία με κείμενο... 421 Βασικές τεχνικές χειρισμού του κειμένου...422 Η καρτέλα Διάρθρωσης...423 Καταχώριση κειμένου απευθείας στη διαφάνεια...428 Μορφοποίηση κειμένου...431 Μετακίνηση και αντιγραφή κειμένου...433 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου...436 Πίνακες στο PowerPoint...438 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...441 Πρακτική εξάσκηση...442 Κεφάλαιο 24 Προσθήκη γραφικών... 443 Η γραμμή εργαλείων Σχεδίασης...444 Σχεδίαση βασικών σχημάτων...447 Αυτόματα Σχήματα και πλαίσια κειμένου...448 Εισαγωγή καλλιτεχνικού κειμένου...451 Προσθήκη έτοιμων εικόνων clipart...452

Περιεχόμενα 11 Μορφοποίηση και επεξεργασία γραφικών...455 Ειδικά εφέ σε γραφικά...458 Αλλαγή σειράς στοίβαξης γραφικών...460 Ομαδοποίηση και απομαδοποίηση γραφικών...461 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...462 Πρακτική εξάσκηση...463 Κεφάλαιο 25 Γραφήματα... 465 Βασικές έννοιες των γραφημάτων...466 Τύποι γραφημάτων...469 Δημιουργία γραφήματος...470 Αλλαγή τύπου γραφήματος...473 Ορισμός επιλογών γραφήματος...475 Μορφοποίηση στοιχείων γραφήματος...477 Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους γραφημάτων...478 Διαγράμματα και οργανογράμματα...479 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...481 Πρακτική εξάσκηση...482 Κεφάλαιο 26 Επίτευξη ομοιόμορφης εμφάνισης... 483 Υποδείγματα διαφανειών...484 Χρήση προτύπων σχεδίασης...490 Συνδυασμοί χρωμάτων...493 Κεφαλίδες και υποσέλιδα...496 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...497 Πρακτική εξάσκηση...498 Κεφάλαιο 27 Προβολές διαφανειών... 499 Εφέ εναλλαγής...500 Συνδυασμοί κίνησης...502 Προσθήκη πολυμέσων σε διαφάνειες...505 Χρονισμός διαφανειών...507

12 Περιεχόμενα Προβολή διαφανειών...509 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...511 Πρακτική εξάσκηση...512 Κεφάλαιο 28 PowerPoint και Internet... 513 Προσθήκη υπερσυνδέσμων...514 Προσθήκη κουμπιών ενεργειών...516 Μετατροπή παρουσίασης σε ιστοσελίδα...518 Δημοσίευση σε τοποθεσία FTP...522 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...523 Πρακτική εξάσκηση...523 Μέρος 7 Microsoft Access 2002... 525 Κεφάλαιο 29 Εισαγωγή στην Access... 527 Γνωριμία με την Access...529 Δημιουργία βάσης δεδομένων...534 Άνοιγμα και κλείσιμο βάσης δεδομένων...536 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...537 Πρακτική εξάσκηση...538 Κεφάλαιο 30 Χειρισμός πινάκων... 539 Λίγα λόγια για τους πίνακες...539 Δημιουργία πινάκων...541 Τροποποίηση σχεδίασης πινάκων...547 Σχέσεις...551 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...562 Πρακτική εξάσκηση...563

Περιεχόμενα 13 Κεφάλαιο 31 Εργασία σε φύλλα δεδομένων... 565 Άνοιγμα πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων...565 Μορφοποίηση και εκτύπωση του φύλλου δεδομένων...570 Εργασία με δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων...574 Χειρισμός δεδομένων...576 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...584 Πρακτική εξάσκηση...585 Κεφάλαιο 32 Ερωτήματα... 587 Δημιουργία ερωτήματος...588 Προσθήκη κριτηρίων...592 Εκτέλεση ερωτήματος...599 Ερωτήματα ενέργειας...601 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...602 Πρακτική εξάσκηση...603 Κεφάλαιο 33 Φόρμες και σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 605 Δημιουργία φόρμας...606 Προσαρμογή φόρμας...611 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων...617 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...622 Πρακτική εξάσκηση...623 Κεφάλαιο 34 Εκθέσεις... 625 Δημιουργία εκθέσεων...625 Προσαρμογή έκθεσης...633 Εμφάνιση και εκτύπωση εκθέσεων...637 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...638 Πρακτική εξάσκηση...639

14 Περιεχόμενα Μέρος 8 Microsoft Outlook 2002... 641 Κεφάλαιο 35 Εισαγωγή στο Outlook 2002... 643 Διευθέτηση και ξεκίνημα του Outlook...644 Το περιβάλλον του Outlook...648 Οι φάκελοι του Outlook...651 Η Λίστα φακέλων...652 Το Outlook Σήμερα...654 Ρυθμίσεις σύνδεσης...656 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...658 Πρακτική εξάσκηση...659 Κεφάλαιο 36 Βασικές εργασίες με μηνύματα... 661 Λήψη μηνυμάτων...661 Ανάγνωση μηνυμάτων...665 Χειρισμός συνημμένων...668 Δημιουργία και αποστολή μηνύματος...670 Απάντηση σε μηνύματα και προώθηση μηνυμάτων...673 Επισύναψη αρχείων...676 Καθορισμός επιλογών παράδοσης και σήμανσης μηνυμάτων.678 Αποθήκευση μηνυμάτων...682 Διαγραφή μηνυμάτων...682 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...684 Πρακτική εξάσκηση...685 Κεφάλαιο 37 Μορφοποίηση μηνυμάτων... 687 Μορφές μηνυμάτων...687 Καθορισμός της μορφής των μηνυμάτων σας...688 Μορφοποίηση μηνυμάτων...692 Χρήση και δημιουργία επιστολόχαρτων...696 Ηλεκτρονική υπογραφή μηνυμάτων...700 Εκτύπωση μηνυμάτων...702

Περιεχόμενα 15 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...705 Πρακτική εξάσκηση...706 Κεφάλαιο 38 Διαχείριση και οργάνωση μηνυμάτων... 707 Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των μηνυμάτων...707 Εντοπισμός μηνυμάτων...712 Δημιουργία φακέλων...714 Μετακίνηση μηνυμάτων σε φάκελο...716 Μετακίνηση και διαγραφή φακέλων...717 Κανόνες μηνυμάτων...718 Οργάνωση μηνυμάτων...723 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...726 Πρακτική εξάσκηση...726 Κεφάλαιο 39 Διαχείριση πληροφοριών επικοινωνίας Επαφές... 729 Γνωριμία με το φάκελο Επαφές...729 Δημιουργία και επεξεργασία επαφών...733 Ρύθμιση προεπιλογών για τις επαφές...738 Δημιουργία λίστας διανομής...740 Παρακολούθηση των συναλλαγών με τις επαφές σας...741 Οργάνωση επαφών...742 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...744 Πρακτική εξάσκηση...744 Κεφάλαιο 40 Διαχείριση του Ημερολογίου σας... 745 Γνωριμία με το Ημερολόγιο...745 Ρυθμίσεις προεπιλογών για το Ημερολόγιο...749 Καταχώριση και επεξεργασία συναντήσεων...750 Περιοδικές συναντήσεις...753 Συμβάντα...755 Προγραμματισμός συσκέψεων...756 Απόκριση σε πρόσκληση για σύσκεψη...759

16 Περιεχόμενα Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...761 Πρακτική εξάσκηση...761 Κεφάλαιο 41 Διαχείριση εργασιών... 763 Γνωριμία με το φάκελο Εργασίες...763 Ρυθμίσεις προεπιλογών για τις εργασίες...765 Καταχώριση εργασίας...767 Ανάθεση εργασίας...770 Ενημέρωση εργασιών...773 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...775 Πρακτική εξάσκηση...775 Μέρος 9 Internet... 777 Κεφάλαιο 42 Internet... 779 Βασικά στοιχεία για τη λειτουργία του Internet...779 Ρύθμιση της σύνδεσης...781 Το παράθυρο του Internet Explorer...783 Περιήγηση στο Internet...785 Χρήση ιστοσελίδων στο Microsoft Office...791 Ηλεκτρονική αλληλογραφία...792 Ξεκίνημα στο Outlook Express...793 Λήψη μηνυμάτων...795 Δημιουργία νέου μηνύματος...796 Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα...801 Απάντηση και προώθηση μηνυμάτων...802 Μερικές σημαντικές συμβουλές για την ηλεκτρονική αλληλογραφία...803 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης...805 Πρακτική εξάσκηση...806 Ευρετήριο... 807

Κεφάλαιο 17 Γνωριμία με το Excel 2002 Το Microsoft Excel είναι το πρόγραμμα χειρισμού λογιστικών φύλλων στην οικογένεια προγραμμάτων Microsoft Office. Τι σημαίνει όμως "λογιστικά φύλλα"; Με τον όρο λογιστικό φύλλο εννοούμε ένα έγγραφο το οποίο είναι εξαρχής διαμορφωμένο ως πίνακας, με στήλες και γραμμές (Εικόνα 17.1). Έτσι, τα δεδομένα που καταχωρίζουμε στο Excel δεν τοποθετούνται "διάσπαρτα", όπως συμβαίνει στο Word, αλλά έχουν εξαρχής μια συγκεκριμένη θέση, που καθορίζεται από τη θέση του λογιστικού φύλλου όπου τα τοποθετούμε. Εικόνα 17.1 Ένα λογιστικό φύλλο έχει τη μορφή πίνακα. Αφού το έγγραφο του Excel είναι εξαρχής διαμορφωμένο ως πίνακας, αυτό σημαίνει ότι στο Excel τα πάντα τα καταχωρίζετε μέσα σε κελιά του πίνακα αυτού. Στο Excel τα κελιά είναι τα σημαντικότερα στοιχεία και με βάση αυτά εκτελείτε όλες τις ενέργειές σας. Με το Microsoft Excel μπορείτε να πραγματοποιείτε εργασίες όπως η καταχώριση αριθμητικών δεδομένων, η επεξεργασία αυτών των δεδομένων, και η ε- κτέλεση πράξεων με αυτά. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιείτε σαν πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπου καταχωρίζετε δεδομένα τα οποία στη συνέχεια

298 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 τα αναλύετε, τα φιλτράρετε, ή τα συνοψίζετε. Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Excel σαν πρόγραμμα δημιουργίας γραφημάτων, με το οποίο θα δημιουργείτε τα ωραιότατα αυτά γραφήματα που θα στολίζουν τις παρουσιάσεις ή τα υπόλοιπα έγγραφά σας. Οι ιδιαιτερότητες του παραθύρου του Excel Αφού ανοίξετε το Excel (συνήθως πατώντας στο κουμπί έναρξη και επιλέγοντας Όλα τα προγράμματα και Microsoft Excel), θα εμφανιστεί στην οθόνη το παράθυρο του προγράμματος. Εκτός από τα στοιχεία που είναι κοινά σε όλα τα προγράμματα για Windows, το παράθυρο του Excel περιέχει και μερικά εντελώς ξεχωριστά στοιχεία, καθώς και γνωστά στοιχεία που εκτελούν ειδικές λειτουργίες, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα. Τα στοιχεία αυτά είναι τα εξής: Πλαίσιο ονόματος Γραμμή τύπων Φύλλο εργασίας Καρτέλες φύλλων εργασίας Γραμμή κατάστασης Παράθυρο εργασιών Εικόνα 17.2 Τα ξεχωριστά στοιχεία στο παράθυρο του Excel. Το πλαίσιο ονόματος. Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, ακριβώς κάτω από τις γραμμές εργαλείων, υπάρχει ένα ειδικό πλαίσιο όπου το Excel εμφανίζει το όνομα ή τη διεύθυνση του ενεργού κελιού ή περιοχής κελιών. Επιπλέον, όταν επιλέγετε πολλά κελιά, σε αυτό το σημείο το Excel σάς δείχνει το μέγεθος της επιλεγμένης περιοχής. Η γραμμή τύπων. Ακριβώς στα δεξιά του πλαισίου ονόματος υπάρχει μια ειδική περιοχή που ονομάζεται γραμμή τύπων. Αυτή η περιοχή, όπως δηλώνει και το όνομά της, χρησιμεύει στη σύνταξη των διαφόρων τύπων (υπολογισμών) στο φύλλο εργασίας σας.

Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel 2002 299 Συμβουλή: Το Excel έχει μια ιδιαιτερότητα: στο έγγραφό σας εμφανίζει το αποτέλεσμα των υπολογισμών, οπότε δεν αρκεί να δείτε το έγγραφο για να καταλάβετε τι κρύβεται από πίσω. Η περιοχή τύπων, όμως, δείχνει πάντα τους τύπους από τους οποίους παράγεται το αποτέλεσμα, και έτσι είναι το αξιόπιστο σημείο αναφοράς για να καταλάβετε τι συμβαίνει στο έγγραφό σας. Το φύλλο εργασίας. Κάτω από την περιοχή τύπων βρίσκεται το ίδιο το έγγραφό σας, που έχει τη μορφή ενός πλέγματος στηλών και γραμμών και ο- νομάζεται φύλλο εργασίας. Σε αυτό το προδιαμορφωμένο φύλλο εργασίας καταχωρίζετε τα δεδομένα σας και κάνετε τους υπολογισμούς σας. Τα κουμπιά πλοήγησης και οι καρτέλες φύλλων εργασίας. Στην πραγματικότητα, το έγγραφό σας στο Excel δεν αποτελείται από ένα μόνο φύλλο εργασίας, αλλά περιλαμβάνει πολλά φύλλα "στοιβαγμένα" το ένα πάνω στο άλλο, και γι' αυτό ονομάζεται βιβλίο εργασίας. Με τις καρτέλες φύλλων εργασίας μπορείτε να "γυρίζετε σελίδα", δηλαδή να φέρνετε στο προσκήνιο ένα άλλο φύλλο εργασίας, που προηγουμένως ήταν κρυμμένο. Η λειτουργία των καρτελών αυτών είναι πραγματικά πολύ απλή: αρκεί να πατήσετε με το ποντίκι στην κατάλληλη καρτέλα φύλλου για να το εμφανίσετε στην οθόνη σας. Τα ειδικά χειριστήρια, που υπάρχουν αριστερά από τα ονόματα των καρτελών, είναι ιδιαίτερα χρήσιμα στην περίπτωση που έχετε πολλά φύλλα εργασίας στο έγγραφό σας και δε χωρούν να εμφανιστούν όλα τα ονόματά τους. Στην περίπτωση αυτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά πλοήγησης για να εμφανίσετε άλλα ονόματα καρτελών φύλλων εργασίας, ώστε να μπορέσετε να πατήσετε σε αυτά και να τα δείτε στην ο- θόνη σας. Η γραμμή κατάστασης. Στο κάτω μέρος του παραθύρου του Excel υπάρχει η γραμμή κατάστασης, δηλαδή μια ειδική περιοχή στην οποία το Excel εμφανίζει ενδείξεις σχετικά με το πρόγραμμα. Οι ενδείξεις αυτές μπορεί να αφορούν την κατάσταση λειτουργίας του Excel (Έτοιμο, Επεξεργασία, κλπ.) ή μπορεί να δείχνουν αν έχουν πατηθεί κάποια από τα ειδικά πλήκτρα (για παράδειγμα, στην Εικόνα 17.2 είναι πατημένο το πλήκτρο Num Lock, και έτσι εμφανίζεται η ένδειξη ΑΡ). Επιπλέον, σε αυτή την περιοχή το Excel εμφανίζει πολλές φορές χρήσιμες οδηγίες σχετικά με τις διαταγές που επιλέγετε. Το παράθυρο εργασιών. Όπως και το Word 2002, η νέα έκδοση του Excel περιέχει ένα καινούργιο στοιχείο, το παράθυρο εργασιών. Το παράθυρο αυτό μπορεί να είναι ανοιχτό κατά τη διάρκεια της εργασίας σας σε κάποιο σημείο της οθόνης, και περιέχει επιλογές σχετικά με την εργασία που εκτελείτε τη δεδομένη στιγμή.

300 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Κελιά και διευθύνσεις Τα λογιστικά φύλλα προέρχονται από τα παλιά κατάστιχα των λογιστών δηλαδή, εκείνα τα μεγάλα φύλλα χαρτιού που ήταν χωρισμένα σε στήλες και γραμμές. Τα φύλλα εργασίας του Excel έχουν και αυτά την ίδια διαμόρφωση σε στήλες και γραμμές. Η τομή μιας στήλης και μιας γραμμής είναι ένα ορθογώνιο "κουτί", που στη γλώσσα του Excel ονομάζεται κελί. Τα κελιά είναι για το Excel ο χώρος όπου αποθηκεύονται οι κάθε λογής πληροφορίες. Το κάθε κελί του εγγράφου έχει τη δική του μοναδική διεύθυνση, δηλαδή έχει ένα μοναδικό όνομα με το οποίο μπορείτε να "αναφέρεστε" σε αυτό. Το όνομα αυτό σχηματίζεται από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής όπου ανήκει το κελί. Για παράδειγμα, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.3, το κελί που βρίσκεται στο σημείο τομής της στήλης Β και της γραμμής 2 έχει τη διεύθυνση Β2 (Προσοχή: το Β στη διεύθυνση αυτή είναι το Αγγλικό Β, και όχι το Ελληνικό). Εικόνα 17.3 Η διεύθυνση του κάθε κελιού καθορίζεται από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής όπου βρίσκεται. Μοναδικές διευθύνσεις έχουν και οι στήλες και οι γραμμές του φύλλου εργασίας. Οι 256 στήλες του φύλλου εργασίας έχουν ονόματα που σχηματίζονται από τα γράμματα του Αγγλικού αλφαβήτου (από Α έως IV), ενώ οι γραμμές του φύλλου εργασίας έχουν αντίστοιχα ονόματα αριθμών (από 1 έως 65.536). Επιπλέον, μπορείτε να αναφέρεστε σε οποιαδήποτε περιοχή γειτονικών κελιών του φύλλου εργασίας χρησιμοποιώντας μια διεύθυνση της μορφής Επάνω_αριστερό_κελί:Κάτω_δεξιό_κελί. Για παράδειγμα, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.4, με τη διεύθυνση B2:Ε7 αναφερόμαστε στην ομάδα κελιών που αρχίζει από το κελί B2 και εκτείνεται μέχρι το κελί Ε7 (η άνω και κάτω τελεία λειτουργεί ως χαρακτήρας καθορισμού περιοχής, και λέει στο Excel ότι μας ενδιαφέρουν όλα τα κελιά της περιοχής ανάμεσα στα κελιά B2 και Ε7). Σε ποιο κελί θα τοποθετηθούν τα δεδομένα; Κάθε στιγμή, μόνον ένα από τα κελιά του φύλλου εργασίας είναι ενεργό, δηλαδή είναι το κελί όπου θα τοποθετηθούν τα δεδομένα που θα καταχωρίσετε. Το ενεργό κελί ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα με πολλούς τρόπους, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.5:

Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel 2002 301 Εικόνα 17.4 Τις διευθύνσεις των περιοχών τις προσδιορίζουμε με βάση τις διευθύνσεις του επάνω αριστερού κελιού τους και του κάτω δεξιού κελιού τους. Εικόνα 17.5 Το ενεργό κελί στο παράδειγμα αυτό είναι το B2. Έχει ένα ειδικό έντονο μαύρο περίγραμμα και μια μικρή τετράγωνη λαβή στην κάτω δεξιά γωνία του. Το γράμμα της αντίστοιχης στήλης και ο αριθμός της αντίστοιχης γραμμής εμφανίζονται σε γαλάζιο φόντο. Στο πλαίσιο ονόματος εμφανίζεται η διεύθυνση του επιλεγμένου κελιού. Καταχώριση δεδομένων Για να καταχωρίσετε δεδομένα στο ενεργό κελί του φύλλου εργασίας, μπορείτε απλώς να αρχίσετε να πληκτρολογείτε ό,τι θέλετε. Για παράδειγμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Πληκτρολογήστε οποιοδήποτε γράμμα. Προσέξτε ότι, όταν αρχίσετε την πληκτρολόγηση, θα εμφανιστούν στα αριστερά της γραμμής τύπων δύο κουμπιά, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.6. Εικόνα 17.6 Όταν αρχίσετε την πληκτρολόγηση, θα εμφανιστούν στη γραμμή τύπων δύο κουμπιά.

302 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Ακύρωση Εισαγωγή 2. Πατήστε στο κουμπί Ακύρωση. Τα δεδομένα που είχατε πληκτρολογήσει θα εξαφανιστούν. Στο Excel, αυτά που πληκτρολογείτε παραμένουν "εκκρεμή" μέχρι να τα επικυρώσετε, ή μέχρι να ζητήσετε να μετακινηθείτε σε κάποιο άλλο κελί. Για να ακυρώσετε την πληκτρολόγηση, μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο Esc (που ι- σοδυναμεί με το κουμπί Ακύρωση). 3. Πληκτρολογήστε οποιοδήποτε γράμμα και πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή. Το κουμπί Εισαγωγή "επικυρώνει" τα περιεχόμενα του κελιού, και έτσι πλέον ό,τι είχατε πληκτρολογήσει θα αποθηκευτεί στο κελί. Συμβουλή: Αντί για το κουμπί Εισαγωγή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και οποιοδήποτε πλήκτρο μετακίνησης (για παράδειγμα, το πλήκτρο Enter ή το πλήκτρο Tab). Έτσι θα εκτελέσετε με μία κίνηση και επικύρωση αυτών που πληκτρολογήσατε και μετακίνηση σε κάποιο άλλο κελί (κάτω ή αριστερά, αντίστοιχα) ώστε να συνεχίσετε την πληκτρολόγηση σε αυτό το κελί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους μετακίνησης μέσα στο φύλλο εργασίας, δείτε τη σελίδα 307. Τι καταλαβαίνει το Excel από αυτά που καταχωρίζουμε Όταν πληκτρολογούμε κάποια δεδομένα στο Excel, αυτό προσπαθεί να τα ερμηνεύσει δηλαδή, να διαπιστώσει αν είναι αριθμοί, τύποι (υπολογισμοί), ή κείμενο. Η διαφοροποίηση αυτή έχει για το Excel μεγάλη σημασία, επειδή έτσι γνωρίζει τι μπορεί να κάνει με τα δεδομένα αυτά. Ανάλογα με το τι θεώρησε το Excel ότι είναι τα δεδομένα μας, τα στοιχίζει είτε αριστερά είτε δεξιά στο κελί όπου τα καταχωρίσαμε. Έτσι: Αν θεωρήσει ότι αυτά που καταχωρίσαμε είναι αριθμοί ή τύποι, τα στοιχίζει δεξιά στο κελί. Αν θεωρήσει ότι αυτά που καταχωρίσαμε είναι κείμενο, τα στοιχίζει αριστερά στο κελί. Εικόνα 17.7 Το Excel θα στοιχίσει αυτόματα τα στοιχεία, ανάλογα με το αν θα τα θεωρήσει κείμενο ή αριθμούς.

Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel 2002 303 Για το Excel, οι αριθμοί δεν περιορίζονται μόνο στις τυπικές αριθμητικές τιμές των μαθηματικών. Αριθμούς θεωρεί και τις ημερομηνίες ή τις ώρες, καθώς επίσης και τις αναπαραστάσεις νομισματικών ποσοτήτων για παράδειγμα, τη νομισματική ποσότητα 100. Είναι πολύ σημαντικό, καθώς πληκτρολογείτε τα δεδομένα σας, να βεβαιώνεστε ότι το Excel έχει καταλάβει σωστά αν πρόκειται για αριθμούς ή όχι διαφορετικά μπορεί να έχετε σοβαρά προβλήματα όταν προσπαθήσετε να κάνετε υπολογισμούς με τα δεδομένα αυτά. Στην προηγούμενη εικόνα, μπορείτε να δείτε μερικά παραδείγματα καταχωρίσεων που το Excel θεωρεί ως αριθμούς και ως κείμενο. Σημειώστε ότι η αρχική στοίχιση που εφαρμόζει το Excel είναι απλώς μια οπτική βοήθεια προς το χρήστη, και μπορείτε να την αλλάξετε και να εφαρμόσετε όποια άλλη στοίχιση θέλετε σεις. Διόρθωση των περιεχομένων ενός κελιού Ένα από τα πολλά καλά που παρέχουν τα ηλεκτρονικά προγράμματα λογιστικών φύλλων, σε σχέση με τα χειρόγραφα κατάστιχα, είναι το ότι μπορείτε ο- ποιαδήποτε στιγμή να διορθώσετε οποιαδήποτε καταχώρισή τους. Η διαδικασία είναι η εξής: Αν θέλετε να αντικαταστήσετε όλα τα περιεχόμενα του κελιού με κάτι άλλο, απλώς επιλέξτε το κελί και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Όταν επικυρώσετε την πληκτρολόγησή σας (δείτε σχετικά την ενότητα "Καταχώριση δεδομένων"), τα αρχικά περιεχόμενα του κελιού θα αντικατασταθούν με τα νέα. Αν θέλετε απλώς να διορθώσετε λίγο τα περιεχόμενα του κελιού, διπλοπατήστε στο σημείο του κελιού όπου θέλετε να κάνετε τη διόρθωση, ή πατήστε με το ποντίκι στη γραμμή τύπων, στο σημείο όπου θέλετε να κάνετε τη διόρθωση. Θα εμφανιστεί μέσα στο κελί ένας δρομέας κειμένου, για να καταλάβετε ότι μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε τις τυπικές διαδικασίες διόρθωσης κειμένου (δείτε σχετικά την ενότητα "Προσθήκη και διαγραφή κειμένου" στη σελίδα 185). Εικόνα 17.8 Επεξεργασία κειμένου μέσα σε κελί. Για να γυρίσετε γρήγορα σε κατάσταση επεξεργασίας κελιού, μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο F2. Στην περίπτωση αυτή, ο δρομέας κειμένου τοποθετείται εξαρχής στο τέλος των περιεχομένων του κελιού.

304 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Συμβουλή: Ειδικά για τη διόρθωση τύπων, σας συνιστούμε να χρησιμοποιείτε πάντα το ποντίκι για την τοποθέτηση του δρομέα στο κατάλληλο σημείο, επειδή η μετακίνηση του δρομέα με τα πλήκτρα βελών μπορεί να σας δημιουργήσει προβλήματα. Επιπλέον, συνήθως είναι καλύτερα να πατάτε στη γραμμή τύπων αντί να διπλοπατάτε στο κελί, επειδή η γραμμή τύπων δείχνει πάντα τα πραγματικά περιεχόμενα του κελιού. Άλλοι τρόποι καταχώρισης στοιχείων Ένα από τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά του Excel είναι το ότι προσπαθεί πάντοτε να διευκολύνει το χρήστη, ακόμη και κατά την καταχώριση δεδομένων σε κελιά. Έτσι, σας παρέχει μερικά ειδικά βοηθήματα τα οποία διευκολύνουν και απλοποιούν πολύ την καταχώριση ομοειδών δεδομένων σε κελιά. Το πρώτο από αυτά τα βοηθήματα είναι η λειτουργία Αυτόματης Συμπλήρωσης, η οποία προσπαθεί να "μαντέψει" τι θέλετε να πληκτρολογήσετε, με βάση τις αντίστοιχες καταχωρίσεις που υπάρχουν από πριν στην ίδια στήλη, και σας προτείνει αυτόματα μια από τις καταχωρίσεις αυτές, όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.9. Αν το Excel μαντέψει σωστά, εσείς το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επικυρώσετε την καταχώριση. Το πλεονέκτημα της Αυτόματης Συμπλήρωσης, εκτός από την ταχύτητα και την ευκολία, είναι ότι εξασφαλίζει επίσης τη σωστή και τυποποιημένη πληκτρολόγηση στοιχείων γεγονός που διευκολύνει σημαντικά την επεξεργασία και την ανάλυση αυτών των δεδομένων. Εικόνα 17.9 Το Excel παρακολουθεί αυτά που πληκτρολογείτε, ώστε να διευκολύνει την καταχώριση ομοειδών στοιχείων. Το κυριότερο, όμως, από τα βοηθητικά εργαλεία καταχώρισης του Excel είναι η λαβή συμπλήρωσης. Η λαβή συμπλήρωσης είναι το μικρό μαύρο τετράγωνο που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Με τη λαβή αυτή μπορείτε να συμπληρώσετε τα περιεχόμενα του επιλεγμένου κελιού στα διπλανά κελιά, σε οποιαδήποτε κατεύθυνση το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να σύρετε τη λαβή συμπλήρωσης προς την επιθυμητή κατεύθυνση (Εικόνα 17.10).

Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel 2002 305 Λαβή συμπλήρωσης Κουμπί επιλογών Αυτόματης Συμπλήρωσης Εικόνα 17.10 Η λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης στο Excel. Συμβουλή: Μετά την αντιγραφή με τη λαβή συμπλήρωσης, δίπλα στα νέα δεδομένα εμφανίζεται ένα κουμπί. Αν πατήσετε σε αυτό θα εμφανιστεί ένα μενού με επιλογές που αφορούν τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης. Όταν το επιλεγμένο κελί περιέχει κάποιο κείμενο, αριθμό, ή τύπο, η λαβή συμπλήρωσης αντιγράφει απλώς το κελί στα γειτονικά του δηλαδή, σας παρέχει απλώς ένα γρήγορο τρόπο για να γεμίσετε γρήγορα μια ομάδα κελιών με ομοειδείς τιμές, όπως φαίνεται στην προηγούμενη εικόνα. Προσέξτε όμως τι θα συμβεί όταν το αρχικό κελί έχει την τιμή "Έτος 1", ή γενικά οποιοδήποτε κείμενο που τελειώνει σε κάποιο αριθμό. Στην περίπτωση αυτή, το Excel δε θα α- ντιγράψει απλώς το αρχικό κελί θα τροποποιήσει επίσης την καταχώριση σε Έτος 2, Έτος 3, κ.λπ. (Εικόνα 17.11). Εικόνα 17.11 Το Excel καταλαβαίνει ότι πρέπει να αυξάνει κατά ένα τον αριθμό δίπλα στη λέξη "Έτος". Αν το αρχικό κελί περιέχει κάποιο στοιχείο που ανήκει σε μια προσαρμοσμένη λίστα, τότε το Excel συμπληρώνει τα υπόλοιπα κελιά της περιοχής με τα υπόλοιπα στοιχεία της λίστας, με τη σειρά που αυτά έχουν καταχωριστεί στη λίστα. Για παράδειγμα, αν το αρχικό κελί περιέχει το κείμενο Ιαν, το Excel θα συμπληρώσει στα υπόλοιπα κελιά τους επόμενους μήνες (Φεβ, Μαρ, κ.λπ.), όπως φαίνεται στην Εικόνα 17.12.

306 Μέρος 5: Microsoft Excel 2002 Εικόνα 17.12 Αυτόματη Συμπλήρωση των μηνών από το Excel. Συμβουλή: Οι προσαρμοσμένες λίστες είναι κατάλογοι διαδοχικών τιμών που έχουν αποθηκευτεί στο Excel. Για να διαχειριστείτε τις ήδη καταχωρισμένες προσαρμοσμένες λίστες ή και να προσθέσετε δικές σας, διαλέξτε τη διαταγή Επιλογές του μενού Εργαλεία και πατήστε στην καρτέλα Προσαρμοσμένες λίστες. Για παράδειγμα, σε αυτή την καρτέλα μπορείτε να προσθέσετε όλα τα ονόματα των υπαλλήλων της εταιρείας σας, ώστε να πληκτρολογείτε απλώς το πρώτο όνομα και στη συνέχεια να συμπληρώνετε γρήγορα όλα τα υπόλοιπα. Δείτε την Εικόνα 17.13. Εικόνα 17.13 Η καρτέλα Προσαρμοσμένες λίστες του πλαισίου διαλόγου Επιλογές. Το ενδιαφέρον είναι ότι η λειτουργία της λαβής συμπλήρωσης αλλάζει όταν τη χρησιμοποιείτε κρατώντας ταυτόχρονα πατημένο το πλήκτρο Ctrl. Για παράδειγμα, αν το αρχικό κελί είχε την τιμή 1 και εσείς σύρετε τη λαβή συμπλήρωσης κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl, στα επόμενα κελιά δε θα αντιγραφεί η τιμή 1 αλλά οι διαδοχικές τιμές 2, 3, 4, κλπ.

Κεφάλαιο 17: Γνωριμία με το Excel 2002 307 Για να μπορείτε να ελέγχετε καλύτερα τη λειτουργία της λαβής συμπλήρωσης, ο καλύτερος τρόπος είναι να παρακολουθείτε το μικρό κίτρινο πλαίσιο συμβουλής οθόνης που εμφανίζει το Excel δίπλα από τα κελιά καθώς σύρετε (Εικόνα 17.14). Αν οι τιμές δε συμπληρώνονται όπως θα θέλατε, δοκιμάστε να πατήσετε το πλήκτρο Ctrl ώστε να τροποποιήσετε τη λειτουργία της λαβής συμπλήρωσης. Πλαίσιο συμβουλής λαβής συμπλήρωσης Εικόνα 17.14 Χρήση του πλήκτρου Ctrl κατά την Αυτόματη Συμπλήρωση. Μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας Για τη μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας μπορείτε να χρησιμοποιείτε είτε το ποντίκι είτε το πληκτρολόγιο. Το ποντίκι είναι ιδιαίτερα βολικό στην περίπτωση που θέλετε να μετακινηθείτε (δηλαδή, να επιλέξετε) ένα άλλο κελί που είναι ορατό τη δεδομένη στιγμή στην οθόνη. Πάντως, συνήθως η πιο εύκολη και γρήγορη μέθοδος μετακίνησης είναι με το πληκτρολόγιο (Εικόνα 17.15), όπου μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα πλήκτρα του Πίνακα 17.1 της επόμενης σελίδας. Εικόνα 17.15 Αν έχετε επιλέξει το κελί D7, η εικόνα σάς δείχνει σε ποιο κελί σάς μεταφέρουν τα διάφορα πλήκτρα μετακίνησης.