ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΑΤΤΙΚΗΣ ΔΗΜΟΣ ΑΛΙΜΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ-ΔΗΜΟΠΡΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ Ταχ. δ/νση: Αριστοτέλους 53, Άλιμος Τ.Κ. 174 55 Πληροφ: Βασιλική Ξεπαπαδάκη Τηλέφωνο: 213 200 8079 ΤΟΤ(Fax): 210 9887 914 Ηλ. Ταχ.: kiki.xepapadaki@alimos.gr Άλιμος, 27-3-2014 Αριθμ. Πρωτ: 5979 AΔΑ. ΒΙΞΡΩΨΒ-5Κ0 ΑΝΑΡΤΗΤΕΟ 14SYMV001981962 2014-04-10 ΘΕΜΑ: Σύμβαση: Απευθείας Aνάθεση για την Ανανέωση σύμβασης συντήρησης αναβάθμισης Εφαρμογών Λογισμικού Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών για το 2014» ποσού 13.689,90 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.» Στον Άλιμο και στο Δημοτικό Κατάστημα σήμερα την 27η του μήνα Μαρτίου του έτους 2014, ημέρα Πέμπτη, οι υπογεγραμμένοι: α) Θάνος Ορφανός, Δήμαρχος Αλίμου Αττικής, καλούμενος στο εξής Εντολέας και, β) Δέσποινα Ρικανιάδη, νόμιμη εκπρόσωπος της εταιρείας ΝΟΗΣΙΣ - Εκπαίδευση, Μελέτες, Εφαρμογές Πληροφορικής Ανώνυμος Εταιρεία με διακριτικό τίτλο ΝΟΗΣΙΣ Πληροφορική Α.Ε, - Α.Φ.Μ:094387080 - Δ.Ο.Υ.:ΦΑΕ ΠΕΙΡΑΙΑ που εδρεύει στο Π. Φάληρο Αττικής, οδός Λ. Αμφιθέας 109, καλούμενη στο εξής Εντολοδόχος, συμφώνησαν και συναποδέχθηκαν τα εξής: Ο πρώτος των συμβαλλομένων, ενεργώντας ως εκπρόσωπος του Δήμου Αλίμου, βάσει του άρθρου 86 Ν.3463/2006, και έχοντας υπ όψιν : α) Τις διατάξεις του Ν. 2623/98 του Π.Δ. 28/1980 και του Ν. 3463/2006 β) Την 230/7.3.2014 απόφαση Δημάρχου, με την οποία ανατέθηκε στην εταιρεία ΝΟΗΣΙΣ Πληροφορική Α.Ε. η «Απευθείας Aνάθεση για την Ανανέωση σύμβασης συντήρησης αναβάθμισης Εφαρμογών Λογισμικού Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών για το 2014» γ) Την εξειδικευμένη πίστωση ποσού 13.689,90 που έχει εγγραφεί στον: Κ.Α. 10.6266.0001, του προϋπολογισμού οικονομικού έτους 2014, για την αντιμετώπιση της δαπάνης. δ) Την 113/86 απόφαση ΥΠ.ΕΣ., σύμφωνα με την οποία όταν η αξία της προμήθειας υπερβαίνει το ποσό των 586,94 πρέπει να συντάσσεται συμφωνητικό. Αναθέτει στον δεύτερο συμβαλλόμενο την Ανανέωση Σύμβασης Συντήρησης Αναβάθμισης Εφαρμογών Λογισμικού Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών έναντι του ποσού 13.689,90 (Δέκα τριών χιλιάδων, εξακοσίων ογδόντα εννέα ευρώ και ενενήντα λεπτών ) συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. μετά την απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής του Δήμου Αλίμου, με αριθ. 27/24.2.2014 με την οποία εγκρίθηκε η δαπάνη (σχετ. ΑΑΥ : 171/13-2-14 με αρ. καταχ. 01 στο μητρ. Δεσμ.), Η ανανέωση αφορά το έτος 2014. ΔΗΜΟΣ ΑΛΙΜΟΥ Σελίδα 1
Αναλυτικότερα στο σύνολο των υπηρεσιών της παρούσης σύμβασης περιλαμβάνονται τα ακόλουθα: ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ - Q PRIME/FINANCIALS ΕΝΟΤΗΤΑ Α: Οικονομική Διαχείριση- Περιλαμβάνει : Διαχείριση Προϋπολογισμού Διαχείριση Προμηθειών Δαπανών Λογιστήριο Ταμειακή Διαχείριση Διαχείριση Εσόδων Οικονομική Παρακολούθηση Έργων Διαχείριση Χρεογράφων Διαχείριση Αξιόγραφων Κοστολόγηση Αυτόματη (On-line) ενημέρωση Αναλυτικής Λογιστικής Εκμετάλλευσης Υποσύστημα Παραγωγής Εγγράφων Υποσύστημα Αναφορών & Εκτυπώσεων ΕΝΟΤΗΤΑ Β: Διαχείριση Αποθεμάτων ΕΝΟΤΗΤΑ Γ: Γενική Λογιστική ΕΝΟΤΗΤΑ Δ: Μητρώο Παγίων ΕΝΟΤΗΤΑ Ε: Αναλυτική Λογιστική Εκμετάλλευσης ΕΝΟΤΗΤΑ ΣΤ: Εξειδικευμένα Έσοδα Περιλαμβάνει: Διαχείριση Κλήσεων Παράνομης Στάθμευση Διαχείριση Τέλους Ακίνητης Περιουσίας, Δ.Τ., Δ.Φ. ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ Δημοτολόγιο Μητρώο Αρρένων Οδηγός Αναθεώρησης Εκλογικών Καταλόγων Protocol Management (Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο) STAFF 5 Διαχείριση Μισθοδοσίας STAFF 5 Διαχείριση Προσωπικού Ι. Συντήρηση-αναβάθμιση εφαρμογών λογισμικού Στα πλαίσια της συντήρησης αναβάθμισης των εφαρμογών λογισμικού νοείται η παροχή των ακόλουθων υπηρεσιών: Η παροχή νέων βελτιωμένων εκδόσεων (releases) ή διορθωτικών εκδόσεων (fixing updates) των εφαρμογών, ώστε να ανταποκρίνονται στην κείμενη νομοθεσία (χωρίς να αλλάζουν ουσιωδώς την υφιστάμενη λειτουργικότητα) και στην αφαίρεση / αναίρεση αστοχιών/ελαττωμάτων (bug fixing), καθώς και αντίστοιχων εκδόσεων των εγχειριδίων χρήσεως που συνοδεύουν τις εφαρμογές. Παροχή οιασδήποτε πληροφορίας και συμβουλής για τον χειρισμό ή την λειτουργία των εφαρμογών τηλεφωνικώς, μέσω e-mail ή μέσω modem αν υπάρχει δυνατότητα. Ειδικότερα: o Τηλεφωνική υποστήριξη για τη λήψη και επίλυση προβλημάτων και συγκεκριμένα: Υπηρεσίες υποστήριξης χρηστών σχετικές με την επίλυση αποριών που προκύπτουν κατά την εκτέλεση των προγραμμάτων. Η τηλεφωνική υποστήριξη δεν παρέχεται ως υποκατάστατο εργασιών τακτικής εκπαίδευσης ή άλλων υπηρεσιών που δεν αποτελούν αντικείμενο της παρούσας. o Οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο θα εκτελούνται διάφορες εργασίες. o Οδηγίες για την ορθή χρήση των προγραμμάτων από μη έμπειρους χρήστες. Ανακατασκευή και αποκατάσταση των αρχείων δεδομένων των εφαρμογών (Restore) από βλάβες που προκλήθηκαν από οιοδήποτε λόγο (μη συμπεριλαμβανομένης της κακής χρήσεως των εφαρμογών) υπό την προϋπόθεση ότι η ανακατασκευή και αποκατάστασή τους είναι δυνατή και με την προϋπόθεση ότι ο Δήμος ακολούθησε πιστά τις οδηγίες λήψης εφεδρικών ΔΗΜΟΣ ΑΛΙΜΟΥ Σελίδα 2
αντιγράφων (backup) των αρχείων δεδομένων, ως αυτές περιγράφονται στο εγχειρίδιο χρήσεως που συνοδεύει τις εφαρμογές και τα εφεδρικά αντίγραφα των αρχείων δεδομένων του Δήμου λειτουργούν κανονικά. Υποστήριξη με χρήση απομακρυσμένης πρόσβασης (remote access), εφόσον ο Δήμος διαθέτει την κατάλληλη υποδομή (modem, λογισμικό επικοινωνίας, internet κ.λπ.). Η υποστήριξη με την χρήση απομακρυσμένης πρόσβασης, σε καμία περίπτωση δεν παρέχεται ως υποκατάστατο εργασιών εκπαίδευσης ή άλλων υπηρεσιών (όπως π.χ. λογιστικών συμφωνιών, συμφωνιών μισθοδοσίας, παραμετροποίησης λογισμικού, κλείσιμο έτους κλπ.) που παρέχονται με πρόσθετη χρέωση βάσει του τιμοκαταλόγου υπηρεσιών Τεχνικής Υποστήριξης με απομακρυσμένη πρόσβαση. ΙΙ. Υπηρεσίες τεχνικής και συμβουλευτικής υποστήριξης εφαρμογών λογισμικού Οι υπηρεσίες τεχνικής και συμβουλευτικής υποστήριξης παρέχονται είτε στην έδρα του Δήμου, είτε με απομακρυσμένη σύνδεση και υπολογίζονται σε 30 (κατανεμημένες σε 20 με επιτόπια επίσκεψη και 10 με απομακρυσμένη σύνδεση), οι οποίες ενδεικτικά δύνανται να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ενέργειες: Εγκατάσταση των νέων εκδόσεων στους Η/Υ και στον server. Καθοδήγηση του προσωπικού για την επανεγκατάσταση των εφαρμογών και των αρχείων δεδομένων που δημιουργήθηκαν από αυτές από τα αντίγραφα ασφαλείας που τηρούνται, σε περίπτωση βλάβης του ηλεκτρονικού υπολογιστή. Μεταφορά των βάσεων δεδομένων και η εγκατάσταση της σχεσιακής βάσης δεδομένων MS SQL Server σε περίπτωση επανεγκατάστασης του server και έλεγχος για την ορθή λειτουργία του server και του SQL ως προς τις εφαρμογές λογισμικού. Τεχνική υποστήριξη με εξειδικευμένο προσωπικό για την ορθή παραμετροποίηση των εφαρμογών, για να είναι εύχρηστες και αποδοτικές στους χρήστες. Εκτέλεση και έλεγχος διαφόρων τεχνικών λειτουργιών στα προγράμματα όπως κλείσιμο έτους, μαζικής ακύρωσης ανεξόφλητων Χ.Ε. και μεταφορά ανεξόφλητων τιμολογίων, παραμετροποίηση εγγράφων, εκτέλεση διαφόρων queries και scripts για αναζητήσεις στοιχείων αλλά και μαζικές διορθώσεις λαθών εγγραφών κλπ. Εκπαίδευση/επανεκπαίδευση υπαλλήλων για την ορθή και πλήρη λειτουργία των εφαρμογών Q- PRIME, STAFF5. Υποστήριξη για την εκτέλεση συγκεκριμένων λειτουργιών, κατόπιν ειδικών αιτημάτων από το προσωπικό του Δήμου. Παροχή τεχνικών υπηρεσιών και υποστήριξης και εκτός εργασίμων ωρών και ημερών εφόσον απαιτηθεί από τον Δήμο. Σε περίπτωση βλάβης ή άλλης κλήσης από την πλευρά του Δήμου επί των εφαρμογών, η εταιρεία θα στείλει εξειδικευμένο συνεργάτη στην έδρα του, το αργότερο εντός μίας (1) εργάσιμης ημέρας από την λήψη της κλήσης. Η εταιρεία δεν θα ευθύνεται απέναντι στον Δήμο για αποκατάσταση βλάβης ή ζημίας λόγω κακής χρήσης του λογισμικού ή εάν ο τελευταίος προβεί σε προσθήκες ή τροποποιήσεις ο ίδιος ή τρίτοι. Εξαιρείται η περίπτωση όπου ο Δήμος θα επέμβει στις εφαρμογές λογισμικού με σκοπό την λειτουργική τους αποκατάσταση, μόνο με την καθοδήγηση της εταιρείας. Η εταιρεία καμία ευθύνη δεν θα φέρει για την περίπτωση που λόγω βλάβης του σκληρού δίσκου του συστήματος υπάρχει απώλεια δεδομένων. Γι αυτό είναι απαραίτητη από τον Δήμο η διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας (Backup) σε τουλάχιστον δύο αντίγραφα. Η υποχρέωση της λήψης και της σωστής λήψης αντιγράφων ασφαλείας (Back up) ανήκει αποκλειστικά στον Δήμο. Για λόγους ασφαλείας των εγκατεστημένων εφαρμογών λογισμικού και των αρχείων των δεδομένων, δεν θα πρέπει ο Δήμος να εγκαταστήσει άλλες εφαρμογές ή εξαρτήματα χωρίς την προηγούμενη επικοινωνία με την εταιρεία. ΔΗΜΟΣ ΑΛΙΜΟΥ Σελίδα 3
ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΧΡΗΜΑΤΙΚΟ ΤΙΜΗΜΑ 1. Η παρούσα προσφορά αφορά στο έτος 2014. 2. Για τις παρεχόμενες υπηρεσίες που απορρέουν από την παρούσα προσφορά, το κόστος αυτών αναλύεται ως εξής: α/α Περιγραφή Μ/Μ Ποσ. 1 Υπηρεσίες Συμβολαίου Συντήρησης Εφαρμογών Λογισμικού, όπως αυτές αναλυτικά προαναφέρονται Τιμή Μονάδας ( ) Συνολική Τιμή ( ) τεμ. 1 9.780,00 9.780,00 2 Υπηρεσίες Τεχνικής Υποστήριξης (30 ώρες) επί των εγκατεστημένων εφαρμογών λογισμικού, όπως αυτές αναλυτικά προαναφέρονται. ώρες 20 έδρα 10 remote 20 x 50,00 = 10 x 35,00 = 1.000,00 350,00 Σύνολο 11.130,00 Φ.Π.Α. 23% 2.559,90 Γενικό Σύνολο 13.689,90 Το ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ των ανωτέρω υπηρεσιών ανέρχεται στο ποσό των: Καθαρή Αξία: Έντεκα χιλιάδες εκατόν τριάντα Ευρώ και 00/100 (11.130,00 ) Φ.Π.Α. 23%: Δύο χιλιάδες πεντακόσια πενήντα εννέα Ευρώ και 90/100 (2.559,90 ) ΣΥΝΟΛΟ: Δεκατρείς χιλιάδες εξακόσια ογδόντα εννέα Ευρώ και 90/100 (13.689,90 ) συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. Το κόστος των υπηρεσιών συντήρησης - αναβάθμισης κάθε πρόσθετου έτους θα ισούται με το κόστος παροχής των υπηρεσιών συντήρησης του προηγουμένου έτους προσαυξημένο κατά πέντε (5%) τοις εκατό, εκτός εάν προστεθεί επιπλέον εξοπλισμός λογισμικού του οποίου το ποσοστό συντήρησης προστίθεται επίσης στο ανωτέρω ποσό. Οι ώρες συμβουλευτικής και τεχνικής υποστήριξης θα τιμολογηθούν απολογιστικά Εφόσον απαιτηθεί για την καλύτερη και αποδοτικότερη λειτουργία του συστήματος και επιπλέον υποστήριξη, η εταιρεία μας υποχρεούται να την παράσχει. Το ωριαίο κόστος για την υποστήριξη των υπηρεσιών του Δήμου, έχει ως εξής: Επιτόπια επίσκεψη: ανέρχεται στο ποσό των 50,00 /ώρα πλέον Φ.Π.Α. Απομακρυσμένη Σύνδεση: ανέρχεται στο ποσό των 35,00 /ώρα πλέον Φ.Π.Α. ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Η πληρωμή της εργασίας θα καταβάλλεται τμηματικά με την έκδοση χρηματικού εντάλματος πληρωμής που θα συνοδεύεται από τα νόμιμα δικαιολογητικά. Στη συμβατική αξία της εργασίας εκτός του Φ.Π.Α., διενεργούνται νόμιμες κρατήσεις, οι οποίες θα βαρύνουν τον Εντολοδόχο. Η Εντολοδόχος Εταιρεία προσκόμισε εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης του Ταμείου Παρακαταθηκών & Δανείων με αρ. 687433 ποσού 684,50 ίσου με το 5% της συμβατικής αξίας της υπηρεσίας συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 26 παρ.1 του ΠΔ 28/80. ΔΗΜΟΣ ΑΛΙΜΟΥ Σελίδα 4
Για ότι δεν αναφέρεται ρητά παραπάνω ισχύουν οι διατάξεις του Π.Δ. 28/80 και του Ν. 3463/2006. Ο Ανάδοχος με την υπογραφή της σύμβασης αποδέχεται πλήρως και ανεπιφύλακτα όλους τους όρους της. Η παρούσα συντάχθηκε σε πέντε (5) αντίγραφα και έλαβαν από ένα οι συμβαλλόμενοι, τα δε υπόλοιπα η Δ/νση Δ/κών Υπηρεσιών, το Τμ. Πληροφορικής, το Τμήμα Προμηθειών. Οι συμβαλλόμενοι ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΤΑΙΡΕΙΑ: ΓΙΑ ΤΟΝ ΔΗΜΟ ΑΛΙΜΟΥ: Ο ΑΝΤΙΔΗΜΑΡΧΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΛΕΞΑΝΡΟΣ ΤΣΕΚΑΣ Εσωτερική Διανομή: 1. Γραφείο Αντιδημάρχου Οικον. Υπηρεσιών 2. Δ/νση Δ/κών 3. Τμήμα Πληροφορικής 4. Τμήμα Προμηθειών(Χ2) 5. Αρχείο ΔΗΜΟΣ ΑΛΙΜΟΥ Σελίδα 5