Κατατέθηκε στο Γενικό πρωτόκολλο του Πανεπιστημίου Κρήτης με Αρ. Πρωτ. 6873 / 28. 05. 2009. Προς: - Την Σύγκλητο και το Πρυτανικό Συμβούλιο του Π.Κ. Κοιν: - Γενικούς Δ/τές Π.Κ., Δ/ντή Τεχνικών Υπηρεσιών, Δ/ντή Οικ/κών & Διοικ/κών Υπηρεσιών. ΚΟΙΝΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Ρέθυμνο, 20/5/2009. Θέμα: Βελτίωση της διαδικασίας διενέργειας διαγωνισμών. Όπως πληροφορήθηκαν τα μέλη ΕΤΕΠ των Τμημάτων της Παν/πολης Ρεθύμνου, σύμφωνα με το έγγραφο του Τμήματος Προμηθειών (υπ αριθμ. Πρωτ. 3880 - Ρέθυμνο, 30/3/2009), προς τους Προέδρους των ακαδημαϊκών Τμημάτων, το οποίο να σημειωθεί παραδόξως δεν φέρει υπογραφή, ζητείται να γνωστοποιηθεί στη υπηρεσία αυτή ο «ορισμένος από το Τμήμα σας Υπεύθυνος που θα επεξεργαστεί τις τεχνικές προδιαγραφές των ζητούμενων ειδών και μαζί με όλους τους ορισμένους υπεύθυνους θα προχωρήσουν στην ομαδοποίησή τους και την αποστολή τους προς το τμήμα προμηθειών για τις παρακάτω προμήθειες: α) Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές και λοιπό ηλεκτρονικό εξοπλισμό, αναλώσιμα υλικά και ανταλλακτικά για Η/Υ, αναλώσιμα υλικά για εκτυπωτές, fax και φωτοαντιγραφικά μηχανήματα. β) Φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, ηχητικά συστήματα, Fax.» Επειδή στις περισσότερες περιπτώσεις το επιτακτικό ύφος της επιστολής δεν επέτρεψε στους προέδρους την περαιτέρω διερεύνηση της βασιμότητας του αιτήματος, αυτοί: - είτε όρισαν (απευθείας ή πιο σωστά μέσω Γ.Σ.) κάποιο μέλος ΕΤΕΠ, ως πιο σχετικό με πληροφορική, - είτε δεν αποδέχθηκαν να ορίσουν κάποιο υπεύθυνο, αντιλαμβανόμενοι την εργασιακή επιβάρυνση που θα επιφέρει, αλλά και το επίπεδο γνώσεων και την υπευθυνότητα που απαιτείται. Ειδικά στην περίπτωση που δεν υπάρχει στο Τμήμα κάποιος σχετικός με τα αναφερόμενα είδη διοικητικός υπάλληλος (όπως είναι αναμενόμενο) είναι αδύνατος ο ορισμός υπευθύνου. 1/5
Ας σημειωθεί βέβαια ότι πέραν των παραπάνω τείνει να καθιερωθεί ως συνήθης η πρακτική να ζητείται από τα μέλη ΕΤΕΠ (ως τεχνικών με την ευρεία έννοια) να συμμετέχουν στην σύνταξη προδιαγραφών ή καταγραφών, που αφορούν σε άσχετα με την εργασία τους αντικείμενα (πχ. επίπλων, περσίδων παραθύρων και άλλων τεχνικών προμηθειών όπως πινακίδων σήμανσης), με δικαιολογία την έλλειψη προσωπικού και στην αδυναμία του διοικητικού προσωπικού να διεκπεραιώσει τέτοιες διαδικασίες. Έτσι, το περιεχόμενο του παραπάνω εγγράφου είναι ανεδαφικό, για τους παρακάτω λόγους: Διότι όπως αναφέρεται στον Οργανισμό του Π.Κ.(Π.Δ. 358, αρ10 ΦΕΚ 240/29/12/1998) τα παραπάνω είναι καθήκοντα της Διεύθυνσης Συστημάτων και Δικτύων (Τμήμα Συντήρησης και Λειτουργάς Υπολογιστών και Δικτύων), δηλαδή πρόκειται για διοικητικό έργο (ανεξάρτητα αν έχει συσταθεί η όχι η υπηρεσία αυτή) και όχι έργο των ακαδημαϊκών τμημάτων. Διότι πουθενά δεν αναφέρεται ότι τα καθήκοντα-αρμοδιότητες των μελών ΕΤΕΠ μπορούν να προσδιορίζονται και να επιβαρύνονται με αποφάσεις από διοικητικές υπηρεσίες. Ιδιαίτερα δε στην περίπτωση που δεν πρόκειται για έργο κάποιας θεσμοθετημένης επιτροπής του Π.Κ. (πχ. η «Διαρκής Τεχνική Επιτροπή» την δημιουργία της οποίας προτείναμε στο Πρυτανικό συμβούλιο την συνεδρίαση της 21/2/2008, αλλά το θέμα παραπέμφθηκε στις καλένδες). Διότι απαιτείται πρόσθετος φόρτος εργασίας πέραν του κύριου έργου τους στα τμήματα. Διότι δεν συμβάλλει στην παραγωγή ποιοτικού τεύχους προδιαγραφών, με βάση το οποίο θα διενεργηθεί ο διαγωνισμός. Εφόσον δεν απαιτείται η συμμετοχή εξειδικευμένων ατόμων, οι τεχνικές προδιαγραφές δεν είναι σαφώς διατυπωμένες και πλήρως κατανοητές από όλους τους ενδιαφερομένους και έτσι πολλές φορές οι προμηθευτές αν δεν κάνουν ενστάσεις, διαμαρτύρονται έντονα. Εξάλλου, σύμφωνα με το νόμο πρέπει να διατυπώνονται έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η μεγαλύτερη δυνατή ευρύτητα συμμετοχής στον διαγωνισμό και να μη δημιουργούνται αδικαιολόγητα εμπόδια στον ανταγωνισμό. Να σημειωθεί ότι τα μέλη ΕΤΕΠ: Κατά πρώτον με κανένα τρόπο δεν θεωρούν ότι φέρει ευθύνη για τα παραπάνω, η μια (εκ των δυο υπάλληλων) του τμήματος προμηθειών, (όπως και κανείς άλλος διοικητικός). Θεωρούμε 2/5
ότι προσπαθούν να κάνουν καλά την δουλειά τους, σε μια έτσι κι αλλιώς υποστελεχωμένη υπηρεσία. Όμως αφενός τα μέλη ΕΤΕΠ ουδέποτε έχουν αρνηθεί ούτε αρνούνται να συμμετάσχουν σε Επιτροπές του Πανεπιστημίου (π.χ. διαγωνισμών, παραλαβών κλπ), αφετέρου δε κατά το παρελθόν έχουν πολλές φορές συμμετάσχει εθελοντικά, στην σύνταξη πολυσέλιδων (πχ. Διαγωνισμός για το έτος 2007: τεύχος 100σελ. και άνω,) τευχών αναλυτικών προδιαγραφών (ιδιαίτερα χρονοβόρων), για την διενέργεια διαγωνισμών μεγάλου χρηματικού ύψους, αναλαμβάνοντας το βάρος της ευθύνης για ένα τόσο σημαντικό έργο. Τέλος αξίζει να σημειωθεί ότι οι συνολικές απόψεις μας επί θεμάτων Πληροφορικής έχουν κατατεθεί (μετά από πρόσκληση της Πρυτανείας), ήδη από την 21-1-2006, στην σύγκλητο του Πανεπιστημίου Κρήτης. Αυτές τον Ιούνιο του 2006 δεν συζητήθηκαν διεξοδικά (λόγω πίεσης χρόνου), χωρίς να ληφθεί απόφαση, και το θέμα αναβλήθηκε για επόμενη συνεδρίαση, χωρίς αυτό ποτέ μέχρι σήμερα να γίνει. Για τους παραπάνω λόγους: α) Ζητούμε την απόσυρση του παραπάνω εγγράφου. β) Θέτουμε προς συζήτηση τις παρακάτω προτάσεις για βελτίωση της διαδικασίας διενέργειας διαγωνισμών για προμήθεια Η/Υ και σχετικού ηλεκτρονικού εξοπλισμού, αναλωσίμων και λογισμικού: 1. Να συσταθεί και να λειτουργήσει η Διαρκής Επιτροπή Τεχνικών (ΔΕΤ). 2. Να συστήνονται οι επιτροπές διαγωνισμών με την έναρξη του ημερολογιακού έτους, ανεξαρτήτως του χρόνου που θα διενεργηθούν οι διαγωνισμοί, ώστε τα μέλη των επιτροπών να είναι ενήμερα για τη συμμετοχή τους. 3. Να καταρτιστεί Πίνακας Τεχνικών, υπαλλήλων του Ιδρύματος με οποιαδήποτε εργασιακή σχέση (μόνιμοι διοικητικοί υπάλληλοι, ΙΔΑΧ, ΕΤΕΠ, συμβασιούχοι ΠΔ 407 με τεχνικό έργο), που μπορούν να αποτελέσουν μέλη επιτροπών. Ο Πίνακας να ανανεώνεται στην αρχή κάθε χρόνου και να ανακοινώνεται ΠΡΙΝ τη σύσταση των επιτροπών διαγωνισμών. Ο Πίνακας θα μπορούσε να συντάσσεται με ευθύνη της ΔΕΤ. Η διαδικασία σύστασης των επιτροπών διαγωνισμών οφείλει να λαμβάνει υπ όψιν τον Πίνακα Τεχνικών, ώστε να διασφαλίζεται 3/5
ότι υπάρχει εναλλαγή προσώπων στις επιτροπές. Η ΔΕΤ θα μπορούσε να διασφαλίσει αυτήν την εναλλαγή, προτείνοντας. 4. Η επιτροπή διενέργειας κάθε διαγωνισμού να αναλαμβάνει τη σύνταξη του τεύχους προδιαγραφών, ώστε να μπορεί να αξιολογήσει τις προσφορές των συμμετεχόντων. 5. Η σύνταξη των προδιαγραφών οφείλει να ομαδοποιεί τα προς προμήθεια είδη σε κατηγορίες με όμοια χαρακτηριστικά και σε καμιά περίπτωση ανά Τμήμα/Υπηρεσία, όπως συνέβη προσφάτως. διότι σε τέτοια περίπτωση αναιρείται η έννοια του κεντρικού διαγωνισμού και η δυνατότητα επίτευξης οικονομίας κλίμακας. 6. Στην αρχή κάθε έτους να συντάσσεται Λίστα Υλικών με ενδεικτικές τιμές (π.χ. τρεις διαφορετικές διαμορφώσεις Η/Υ ), βάσει της οποίας θα γίνεται η επιλογή των προς προμήθεια ειδών. Η λίστα θα έχει πολύ γενικά χαρακτηριστικά και θα επικεντρώνεται σε κατηγοριοποίηση κυρίως με κριτήριο την τιμή. Ο λόγος για τη σύνταξη της λίστας είναι οι περιορισμοί που τίθενται στη σύνταξη προδιαγραφών για τους διαγωνισμούς προμηθειών του Δημοσίου, όπου δεν είναι αποδεκτός ο προσδιορισμός ειδών είτε ονομαστικά (μοντέλο ή εταιρεία), είτε μέσω προδιαγραφής των αποκλειστικών ιδιοτήτων τους. Εφ όσον δεν συντρέχει σοβαρός λόγος (π.χ. συμβατότητα με υφιστάμενα είδη ή χρήση σε εξειδικευμένες εφαρμογές), οι αιτούμενοι ειδών πρέπει να προσδιορίζουν μόνο βασικά χαρακτηριστικά του είδους που επιθυμούν και το ύψος της αναμενόμενη δαπάνης. Η Λίστα Υλικών θα μπορούσε να συντάσσεται/ανανεώνεται από τη ΔΕΤ. 7. Βάσει των επιλογών των ενδιαφερομένων από τη Λίστα Υλικών, η επιτροπή διεξαγωγής του κάθε διαγωνισμού θα μπορεί να συντάσσει επικαιροποιημένες προδιαγραφές για τη διενέργεια του διαγωνισμού, αλλά και οι ενδιαφερόμενες εταιρείες θα μπορούν να βλέπουν για ποια είδη θα εκφραστεί ενδιαφέρον από το Πανεπιστήμιο, ώστε να προετοιμάζονται καλύτερα για τους επικείμενους διαγωνισμούς. 8. Να διεξάγονται οι διαγωνισμοί τον Μάιο και η κατακύρωσή τους να είναι γίνεται μέσα στον Ιούλιο, ώστε η παραλαβή των ειδών να γίνεται ΠΡΙΝ την έναρξη του ακαδημαϊκού έτους (μέχρι τέλους Σεπτεμβρίου). 9. Όσον αφορά τους γενικούς όρους της διακήρυξης των διαγωνισμών, προτείνεται : Να είναι υποχρεωτική, επί ποινή αποκλεισμού, η υποβολή της τεχνικής προσφοράς με δεδομένη ηλεκτρονική μορφή, ώστε να είναι εύκολα συγκρίσιμα τα προσφερόμενα είδη. Να είναι υποχρεωτική, επί ποινή αποκλεισμού, η απόδειξη του προμηθευτή ότι μπορεί να εξασφαλίσει τον επιτόπιο έλεγχο της συσκευής σε περίπτωση βλάβης (π.χ. με 4/5
συμβόλαιο συνεργασίας με εντόπια εταιρεία) και την αντικατάστασή της εντός 48 ωρών σε περίπτωση μη επιδιόρθωσης. Να εφαρμόζονται οικονομικές ρήτρες εις βάρος των προμηθευτών για την περίπτωση καθυστερημένης παράδοσης πέραν του χρόνου που αναφέρεται στην προσφορά τους, εφ όσον η καθυστέρηση οφείλεται σε δική τους υπαιτιότητα. Να είναι υποχρεωτική η απαίτηση για αντικατάσταση με καινούργια των ειδών που παρουσιάζουν βλάβη στον πρώτο μήνα από την παράδοση των ειδών. Έτσι πιστεύουμε κάνουμε ένα βήμα εμπρός. Με τιμή, (ακολουθούν υπογραφές) 5/5