ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ, ΕΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ Σάμος, 15-02-2017 ----- Αριθμ. Πρωτ. : 801 ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ Δ/ΝΣΗ Π. & Δ. ΕΚΠ/ΣΗΣ ΒΟΡΕΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΩΤΟΒΑΘΜΙΑΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΣΑΜΟΥ ----- Ταχ. Δ/νση : Κανάρη (κτήριο Γιαννουλόπουλου) ΑΠΟΦΑΣΗ Τ.Κ. Πόλη : 83100, Σάμος Email : mail@dipe.sam.sch.gr Ιστοσελίδα : https://dipe.sam.sch.gr/newsite Πληροφορίες : Μαρία Παπακωνσταντίνου Τηλέφωνο : 22730-21327 Fax : 22730-81354 ΘΕΜΑ: «Καταγραφή, ταξινόμηση αξιολόγηση των συνόλων εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων της Διεύθυνσης Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης Σάμου, σύμφωνα με το άρθρο 10 Ν. 3448/2006 (ΦΕΚ 57 Α ), όπως αντικαταστάθηκε με την παρ. 3 του άρθρου 10 του Ν. 4305/2014 (ΦΕΚ 237 Α )» Έχοντας υπόψη: Η Διευθύντρια Α/θμιας Εκπ/σης Σάμου Α. Τις διατάξεις : 1. του Κεφαλαίου Α του Ν. 4305/2014 (ΦΕΚ Α 237) «Ανοικτή διάθεση περαιτέρω χρήση εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων του δημόσιου τομέα, τροποποίηση του Ν 3448/2006 (Α 57), προσαρμογή της εθνικής νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2013/37/ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου του Συμβουλίου, περαιτέρω ενίσχυση της διαφάνειας, ρυθμίσεις θεμάτων Εισαγωγικού Διαγωνισμού Ε.Σ.Δ.Δ.Α. άλλες διατάξεις 2. της με αριθμ. πρωτ. Φ.353.1/11/14769/Ε3/29-01-2016 (ΑΔΑ: 6ΨΔΜ4653ΠΣ-ΔΦ0) Υ.Α. με θέμα: «Τοποθέτηση Διευθυντών Πρωτοβάθμιας Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης». 3. του Ν 2472/1997 (ΦΕΚ Α 50), «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα». Β. Το γεγονός ότι από την Απόφαση αυτή προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού Α Π Ο Φ Α Σ Ι Ζ Ο Υ Μ Ε Τα σύνολα εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων που βρίσκονται στην κατοχή της Διεύθυνσης Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης Σάμου, όπως καταγράφηκαν αξιολογήθηκαν από τα αρμόδια Τμήματα της Δ/νσης Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης Σάμου, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 10 του Ν 3448/2006, όπως ισχύει μετά την αντικατάστασή του από το άρθρο 10 του Ν 4305/2014, παρατίθενται κατωτέρω συνοπτικά στην επόμενη παράγραφο αναλυτικά στο παράρτημα που ακολουθεί. Συνοπτικώς καταγράφονται τα κάτωθι σύνολα εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων: α) τα σύνολα εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων που κατέχει ο φορέας είναι τα εξής: Τμήμα Διοικητικών Θεμάτων 1. Αρχείο σχετικά με Εκπαιδευτική Νομοθεσία - Νομολογία - Εγκύκλιοι Π/θμιας Εκπ/σης 2. Αρχείο για κτηριολογικά (Σχολικές Μονάδες)
3. Αρχείο για σχολικά βιβλία 4. Αρχείο για τις σχολικές επιτροπές 5. Αρχείο καταγραφής στατιστικών στοιχείων (μαθητικού δυναμικού, εκπαιδευτικού προσωπικού, Σχολικών Μονάδων κ.λπ.) 6. Αρχείο για προσωπικού πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης Διορισμοί, μονιμοποιήσεις, προαγωγές Λύση υπαλληλικής σχέσης, Στοιχεία εκπαιδευτικού προσωπικού για προσλήψεις, αποχωρήσεις, μετατάξεις Μετατάξεις Μεταθέσεις αποσπάσεις εκπαιδευτικών πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης Προϋπηρεσίες, χορηγήσεις ΜΚ επιδόματα βεβαιώσεις, πιστοποιητικά υπηρεσιακών μεταβολών 7. Αρχείο για χορηγήσεις αδειών (κανονικές, αναρρωτικές, άνευ αποδοχών, για σεμινάρια, εκπαιδευτικές επιμορφωτικές, εξετάσεων) 8. Αρχείο σχετικά με το Πειθαρχικό Δίο 8.1. Αρχείο για αναφορές, καταγγελίες διάφορα δικαστικά 9. Εμπιστευτική αλληλογραφία, πειθαρχικά 10. Αρχείο για οικονομικά Ενιαία Αρχή Πληρωμών Αρχείο σχετικά με τις κατατάξεις στο Βαθμολόγιο του Ν. 4024/2011 Αρχείο σχετικά με τις κατατάξεις στο Βαθμολόγιο του Ν. 4354/2015 Μισθοδοσία τακτικών υπαλλήλων Μισθοδοσία αναπληρωτών μέσω τακτικού προϋπολογισμού Μισθοδοσία αναπληρωτών μέσω ΕΣΠΑ ΠΔΕ Μισθοδοσία ωφελούμενων ανέργων μέσω του προγράμματος Κοινωφελούς Χαρακτήρα του Ο.Α.Ε.Δ. Αρχείο Πράξεων Περικοπής Μισθοδοσίας οίκοθεν βεβαιωτικά σημειώματα Αρχείο Εκκαθαριστικών Μισθοδοσίας Αρχείο ηλεκτρονικής υποβολής Ατομικής Περιοδικής Δήλωσης (Α.Π.Δ.) Προϋπολογισμός Μητρώο Δεσμεύσεων Υπερωριακή αποζημίωση εκπ/κών Εφάπαξ ποσό λόγω μετάθεσης (ΚΑΕ: 0565) Εκτέλεση δικαστικών αποφάσεων (ΚΑΕ: 0288) Οικονομική Ενίσχυση οικογενειών με τέκνα υποχρεωτικής εκπαίδευσης χαμηλά εισοδήματα (ΚΑΕ: 2752) Προμήθεια ξενόγλωσσων βιβλίων (ΚΑΕ: 2224) 11. Αρχείο για αναπληρωτές εκπαιδευτικούς πλήρους, μειωμένου ωραρίου ωρομισθίους εκπαιδευτικούς (πιστώσεις, προσλήψεις) 12. Αρχείο για ιδιωτική εκπαίδευση 13. Αρχείο για τη Φυσική Αγωγή 14. Αρχείο σχετικά με τη μεταφορά των μαθητών 15. Αρχείο σχετικά με εκλογές αιρετών μελών σε συλλογικά όργανα διοίκησης (ΠΥΣΠΕ, ΑΠΥΣΠΕ, ΚΥΣΠΕ, ΠΥΣΕΕΠ, ΠΥΣΔΙΠ, ΚΥΣΔΙΠ) 16. Αρχείο αποφάσεων Περιφερειακού Δ/ντή Α/θμιας Β/θμιας Εκπ/σης Βορείου Αιγαίου 17. Αρχείο αποφάσεων Δ/ντών Α/θμιας Εκπ/σης Σάμου 18. Αρχεία Σχολικών Μονάδων
19. Αρχείο Διοικητικών Υπαλλήλων 20. Αρχείο σχετικά με βάσεις δεδομένων (e-data, opsyd, myschool, ΔΙΑΥΓΕΙΑ, Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου) 21. Αρχείο για απεργιών-στάσεων εργασίας 22. Αρχείο σχετικά με Ολοήμερων Σχολείων 23. Αρχείο για μετακινήσεις εκτός έδρας 23.1. Μετακινήσεις Δ/ντριας Α/θμιας Εκπαίδευσης 23.2. Μετακινήσεις εκπαιδευτικού προσωπικού για συμπλήρωση υποχρεωτικού ωραρίου 23.3. Μετακινήσεις μελών του ΠΥΣΠΕ 24. Προσωπικά Μητρώα διοικητικών υπαλλήλων 25. Προσωπικά Μητρώα μόνιμων εκπαιδευτικών 26. Προσωπικά Μητρώα αναπληρωτών 27. Αρχείο σχετικά με έλεγχο τίτλων λοιπών διολογητικών Προσωπικών Μητρώων 28. Αρχείο ψηφιακών υπογραφών Τμήμα Εκπαιδευτικών Θεμάτων 1. Αρχείο για τη λειτουργία των Σχολικών Μονάδων (Ιδρύσεις, Καταργήσεις κ.λπ.) 2. Αρχείο για την εφαρμογή των Ολοημέρων Σχολείων, ΕΑΕΠ (με αναμορφωμένο εκπαιδευτικό πρόγραμμα) για την εφαρμογή νέων προγραμμάτων σπουδών 3. Αρχείο Ειδικής Αγωγής (Νομικό πλαίσιο, ΚΕΔΔΥ, ΕΕΕΕΚ, ΣΜΕΑΕ, ΣΔΕΥ, Τμήματα Ένταξης, αναπληρωτές Ειδικής Αγωγής, προσωπικό ΕΒΠ ΕΕΠ, κενές θέσεις Ειδικής Αγωγής) 4. Αρχείο για προσωπικού Λειτουργικά κενά, ωράριο αναθέσεις μαθημάτων 5. Αρχείο για διεξαγωγή επιμορφωτικών συναντήσεων (συνέδρια, σεμινάρια, επιμόρφωση, μετεκπαίδευση, ΙΝΕΠ, ΙΚΥ κ.λπ.) 6. Αρχείο για μαθητικά Λειτουργία Σχολικών Μονάδων Φοίτηση, εγγραφές, τίτλοι, βαθμολογία, απουσίες Ελληνόπαιδες του εξωτερικού, αλλοδαποί μαθητές, Ρομά, φροντιστηριακά τμήματα, ΤΥ ΖΕΠ Εξετάσεις Εξωδιδακτικές δραστηριότητες, διαγωνισμοί, εκδρομές Πολιτιστικές εκδηλώσεις, εορτές, παρελάσεις Μετακινήσεις στο εξωτερικό στα πλαίσια ευρωπαϊκών εκπαιδευτικών προγραμμάτων 7. Αρχείο για την ιθαγένεια 8. Αρχείο για τη διδασκαλία ξένων γλωσσών 9. Αρχείο για των Στελεχών Εκπαίδευσης (Περιφερειακός Δ/ντης, Δ/ντες Εκπαίδευσης, Προϊστάμενοι, Δ/ντες υποδιευθυντές Σχολικών Μονάδων) 10. Αρχείο για Σχολικών Συμβούλων 11. Αρχείο σχετικά με το ΠΕΚ 12. Αρχείο για αυτοαξιολόγησης 13. Αρχείο για αξιολόγησης Αξιολόγηση εκπαιδευτικού έργου Σχολικών Μονάδων Αξιολόγηση Σχολικών Συμβούλων, Δ/ντών εκπαιδευτικών 14. Εμπιστευτική αλληλογραφία Υπεύθυνη Σχολικών Δραστηριοτήτων 1. Αρχείο σχετικά με Αγωγή Υγείας, Πολιτιστικά, Επιτροπές Σχολικών Δραστηριοτήτων
2. ΠΣΕΑ, αρχείο σχετικά με τα μέτρα πολιτικής προστασίας β) τα σύνολα εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων που θα διατεθούν σε ανοικτό μηχαναγνώσιμο μορφότυπο, εφαρμόζοντας την αρχή της ανοικτής διάθεσης της δημόσιας πληροφορίας είναι τα εξής: Τμήμα Διοικητικών Θεμάτων 1. Αρχείο σχετικά με Εκπαιδευτική Νομοθεσία - Νομολογία - Εγκύκλιοι Π/θμιας Εκπ/σης 1. Αρχείο για κτηριολογικά (Σχολικές Μονάδες) 2. Αρχείο για σχολικά βιβλία 3. Αρχείο για τις σχολικές επιτροπές 4. Αρχείο καταγραφής στατιστικών στοιχείων (μαθητικού δυναμικού, εκπαιδευτικού προσωπικού, Σχολικών Μονάδων κ.λπ.) 5. Αρχείο για προσωπικού πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης Διορισμοί, μονιμοποιήσεις, προαγωγές Λύση υπαλληλικής σχέσης, Στοιχεία εκπαιδευτικού προσωπικού για προσλήψεις, αποχωρήσεις, μετατάξεις Μετατάξεις Μεταθέσεις αποσπάσεις εκπαιδευτικών πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης Προϋπηρεσίες, χορηγήσεις ΜΚ επιδόματα βεβαιώσεις, πιστοποιητικά υπηρεσιακών μεταβολών 6. Αρχείο για χορηγήσεις αδειών (κανονικές, άνευ αποδοχών, για σεμινάρια, εκπαιδευτικές επιμορφωτικές, εξετάσεων) 7. Αρχείο για οικονομικά Ενιαία Αρχή Πληρωμών Αρχείο σχετικά με τις κατατάξεις στο Βαθμολόγιο του Ν. 4024/2011 Αρχείο σχετικά με τις κατατάξεις στο Βαθμολόγιο του Ν. 4354/2015 Μισθοδοσία τακτικών υπαλλήλων Μισθοδοσία αναπληρωτών μέσω τακτικού προϋπολογισμού Μισθοδοσία αναπληρωτών μέσω ΕΣΠΑ ΠΔΕ Μισθοδοσία ωφελούμενων ανέργων μέσω του προγράμματος Κοινωφελούς Χαρακτήρα του Ο.Α.Ε.Δ. Αρχείο Πράξεων Περικοπής Μισθοδοσίας οίκοθεν βεβαιωτικά σημειώματα Αρχείο Εκκαθαριστικών Μισθοδοσίας Αρχείο ηλεκτρονικής υποβολής Ατομικής Περιοδικής Δήλωσης (Α.Π.Δ.) Προϋπολογισμός Μητρώο Δεσμεύσεων Υπερωριακή αποζημίωση εκπ/κών Εφάπαξ ποσό λόγω μετάθεσης (ΚΑΕ: 0565) Εκτέλεση δικαστικών αποφάσεων (ΚΑΕ: 0288) Οικονομική Ενίσχυση οικογενειών με τέκνα υποχρεωτικής εκπαίδευσης χαμηλά εισοδήματα (ΚΑΕ: 2752) Προμήθεια ξενόγλωσσων βιβλίων (ΚΑΕ: 2224) 8. Αρχείο για αναπληρωτές εκπαιδευτικούς πλήρους, μειωμένου ωραρίου ωρομισθίους εκπαιδευτικούς (πιστώσεις, προσλήψεις) 9. Αρχείο για ιδιωτική εκπαίδευση 10. Αρχείο για τη Φυσική Αγωγή 11. Αρχείο σχετικά με τη μεταφορά των μαθητών
12. Αρχείο σχετικά με εκλογές αιρετών μελών σε συλλογικά όργανα διοίκησης (ΠΥΣΠΕ, ΑΠΥΣΠΕ, ΚΥΣΠΕ, ΠΥΣΕΕΠ, ΠΥΣΔΙΠ, ΚΥΣΔΙΠ) 13. Αρχείο αποφάσεων Περιφερειακού Δ/ντή Α/θμιας Β/θμιας Εκπ/σης Βορείου Αιγαίου 14. Αρχείο αποφάσεων Δ/ντών Α/θμιας Εκπ/σης Σάμου 15. Αρχεία Σχολικών Μονάδων 16. Αρχείο Διοικητικών Υπαλλήλων 17. Αρχείο σχετικά με βάσεις δεδομένων (e-data, opsyd, myschool, ΔΙΑΥΓΕΙΑ, Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου) 18. Αρχείο για απεργιών-στάσεων εργασίας 19. Αρχείο σχετικά με Ολοήμερων Σχολείων 20. Αρχείο για μετακινήσεις εκτός έδρας Μετακινήσεις Δ/ντριας Α/θμιας Εκπαίδευσης Μετακινήσεις εκπαιδευτικού προσωπικού για συμπλήρωση υποχρεωτικού ωραρίου Μετακινήσεις μελών του ΠΥΣΠΕ 21. Αρχείο σχετικά με έλεγχο τίτλων λοιπών διολογητικών Προσωπικών Μητρώων Τμήμα Εκπαιδευτικών Θεμάτων 1. Αρχείο για τη λειτουργία των Σχολικών Μονάδων (Ιδρύσεις, Καταργήσεις κ.λπ.) 2. Αρχείο για την εφαρμογή των Ολοημέρων Σχολείων, ΕΑΕΠ (με αναμορφωμένο εκπαιδευτικό πρόγραμμα) για την εφαρμογή νέων προγραμμάτων σπουδών 3. Αρχείο Ειδικής Αγωγής (Νομικό πλαίσιο, ΚΕΔΔΥ, ΕΕΕΕΚ, ΣΜΕΑΕ, ΣΔΕΥ, Τμήματα Ένταξης, αναπληρωτές Ειδικής Αγωγής, προσωπικό ΕΒΠ ΕΕΠ, κενές θέσεις Ειδικής Αγωγής) 4. Αρχείο για προσωπικού Λειτουργικά κενά, ωράριο αναθέσεις μαθημάτων 5. Αρχείο για διεξαγωγή επιμορφωτικών συναντήσεων (συνέδρια, σεμινάρια, επιμόρφωση, μετεκπαίδευση, ΙΝΕΠ, ΙΚΥ κ.λπ.) 6. Αρχείο για μαθητικά Λειτουργία Σχολικών Μονάδων Φοίτηση, εγγραφές, τίτλοι, βαθμολογία, απουσίες Ελληνόπαιδες του εξωτερικού, αλλοδαποί μαθητές, Ρομά, φροντιστηριακά τμήματα, ΤΥ ΖΕΠ Εξετάσεις Εξωδιδακτικές δραστηριότητες, διαγωνισμοί, εκδρομές Πολιτιστικές εκδηλώσεις, εορτές, παρελάσεις Μετακινήσεις στο εξωτερικό στα πλαίσια ευρωπαϊκών εκπαιδευτικών προγραμμάτων 7. Αρχείο για την ιθαγένεια 8. Αρχείο για τη διδασκαλία ξένων γλωσσών 9. Αρχείο για των Στελεχών Εκπαίδευσης (Περιφερειακός Δ/ντης, Δ/ντες Εκπαίδευσης, Προϊστάμενοι, Δ/ντες υποδιευθυντές Σχολικών Μονάδων) 10. Αρχείο για Σχολικών Συμβούλων 11. Αρχείο σχετικά με το ΠΕΚ 12. Αρχείο για αυτοαξιολόγησης 13. Αρχείο για αξιολόγησης Αξιολόγηση εκπαιδευτικού έργου Σχολικών Μονάδων Αξιολόγηση Σχολικών Συμβούλων, Δ/ντών εκπαιδευτικών Υπεύθυνη Σχολικών Δραστηριοτήτων 1. Αρχείο σχετικά με Αγωγή Υγείας, Πολιτιστικά, Επιτροπές Σχολικών Δραστηριοτήτων
γ) τα σύνολα εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων που υπόκεινται στους περιορισμούς που τίθενται στην παράγραφο 1 του άρθρου 3 του ν. 4305/2014 διατίθενται για περαιτέρω αξιοποίηση χρήση, μέχρι να ολοκληρωθεί η ανωνυμοποίησή τους, καθώς η στατιστική επεξεργασία τους η οποία είναι αναγκαία προκειμένου να αποφεύγεται η άμεση ή έμμεση αναγνώριση των στατιστικών μονάδων που αποκαλύπτουν προσωπικού χαρακτήρα. Τα εν λόγω σύνολα είναι τα εξής: 1. Εμπιστευτικά (ΠΣΕΑ, εμπιστευτική αλληλογραφία, αρχείο σχετικά με τα μέτρα πολιτικής προστασίας, πειθαρχικά ) 2. Αρχείο για χορηγήσεις αδειών (αναρρωτικές) 3. Αρχείο για αναφορές, καταγγελίες διάφορα δικαστικά 4. Αρχεία που σε Προσωπικά Μητρώα διοικητικών υπαλλήλων 5. Αρχεία που σε Προσωπικά Μητρώα μόνιμων εκπαιδευτικών 6. Αρχεία που σε Προσωπικά Μητρώα αναπληρωτών 7. Αρχείο ψηφιακών υπογραφών Στο Παράρτημα περιλαμβάνεται ανάλυση αξιολόγηση κάθε αναφερόμενου συνόλου δεδομένων καθώς πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διάθεσης αυτών. Η ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑ ΠΡΩΤΟΒΑΘΜΙΑΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΣΑΜΟΥ Αλεξάνδρα Εμμανουηλίδου Επισυναπτόμενο : Παράρτημα -Αναλυτική Καταγραφή Ταξινόμηση Συνόλων Δεδομένων
Αναλυτική Καταγραφή Ταξινόμηση Συνόλων Δεδομένων Παράρτημα ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΣΥΝΟΛΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Κεφάλαιο (α) Σύνολα εγγράφων, πληροφοριών δεδομένων που κατέχει η Διεύθυνση Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης Σάμου (ΔΙ.Π.Ε. Σάμου) 1) Τμήμα Διοικητικών Θεμάτων Α/Α Τίτλος Αρχείου Περιγραφή Αρχείου 1. Αρχείο σχετικά με Εκπαιδευτική Νομοθεσία- Νομολογία- Εγκύκλιοι Π/θμιας Εκπ/σης Περιέχει εκπ/κή νομοθεσία εγκυκλίους προς τις Σχολικές Μονάδες που υπογράφει η Δ/ντρια Π.Ε. Σάμου Τύπος Αρχείου Αριθμός Εγγραφών Ρυθμός Ανανέωσης του Αρχείου Διάθεση για περαιτέρω χρήση (ΝΑΙ/ΟΧΙ) Αν Όχι Αιτιολόγηση (π.χ. τεχνικοί, Θεσμικοί, Οικονομικοί λόγοι) Μηχαναγνώσιμη Μορφή (π.χ. xls, csv) Μη Μηχαναγνώσιμη Μορφή (π.χ. pdf) Συντρέχουν οι λοιποί περιορισμοί του άρ. 3 του Ν. 4305/14 (π.χ. ΘΕΜΑΤΑ ΕΘΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΑΠΟΡΡΗΤΟ κ.λ.π.) (ΝΑΙ/ΟΧΙ) 5 κλασέρ Ημερήσιος ΝΑΙ Αν ναι Περιγραφή- Αιτιολόγηση 2. Αρχείο για κτηριολογικά (Σχολικές Μονάδες) Εγγραφα που αφορούν κτηριολογικά Σχολικών Μονάδων 4 κλασέρ Ημερήσιος ΝΑΙ, εφόσον 3. Αρχείο για σχολικά βιβλία Περιέχει ηλεκτρονικά μηνύματα που αφορούν παραλαβή διανομή σχολικών βιβλίων μέσω του προγράμματος «ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ» 3 κλασέρ Εξαμηνιαίος ΝΑΙ - Αρχεία pdf ΟΧΙ -
4. Αρχείο για τις σχολικές επιτροπές 5. Αρχείο καταγραφής στατιστικών στοιχείων (μαθητικού δυναμικού, εκπαιδευτικού προσωπικού, Σχολικών Μονάδων κ.λπ.) Το αρχείο περιέχει σχολικών επιτροπών Το αρχείο περιέχει την αποδελτίωση στατιστικών στοιχείων που αποστέλλονται από τις Σχολικές Μονάδες 3 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ 6 κλασέρ Τριμηνιαίος ΝΑΙ 6. Αρχείο για προσωπικού πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης 6.1 Αρχείο για προσωπικού πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης Διορισμοί, μονιμοποιήσεις, προαγωγές, προσλήψεις, αποχωρήσεις, μετατάξεις, μεταθέσεις αποσπάσεις, προϋπηρεσίες, χορηγήσεις Μ.Κ. επιδόματα Λύση υπαλληλικής σχέσης. Το αρχείο περιέχει αντίγραφα διολογητικών που αποστέλλονται στο Γ.Λ.Κ., σε περίπτωση συνταξιοδότησης εκπαιδευτικών 24 κλασέρ Μηνιαίος ΝΑΙ, εφόσον 10 κλασέρ Ετήσιος ΟΧΙ Εμπεριέχονται Αρχεία xls Αρχεία pdf - - Αρχείο pdf excel ΟΧΙ -
6.2 Αρχείο για προσωπικού πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης 6.3 Αρχείο για προσωπικού πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης 7. Αρχείο για χορηγήσεις αδειών Αρχείο μεταθέσεων αποσπάσεων. Το αρχείο περιέχει εγκυκλίους μεταθέσεων εκπ/κών από Περιοχή σε Περιοχή, εγκυκλίους αποσπάσεων από ΠΥΣΠΕ σε ΠΥΣΠΕ καθώς αιτήσεις μεταθέσεων αποσπάσεων της τελευταίας τριετίας Βεβαιώσεις, πιστοποιητικά υπηρεσιακών μεταβολών. Το αρχείο περιέχει υπηρεσιακές βεβαιώσεις καθώς βεβαιώσεις: αποδοχών (μηνιαίων-ετήσιων), διαφόρων επιδομάτων, κρατήσεων διαφόρων ταμείων, διάφορες βεβαιώσεις που έχουν σχέση με την μισθοδοσία Περιέχει εγκυκλίους διάφορα έγγραφα για χορήγηση αδειών διαφόρων ειδών: κανονικές, αναρρωτικές, άνευ αποδοχών, για σεμινάρια, εκπαιδευτικές επιμορφωτικές, εξετάσεων 24 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ, εφόσον 11 κλασέρ Εβδομαδιαίος ΟΧΙ Εμπεριέχονται 14 κλασέρ Καθημερινός ΝΑΙ, εκτός από το αρχείο για χορηγήσεις αναρρωτικών αδειών - Αρχείο pdf ΟΧΙ - - - ΝΑΙ Συντρέχουν φορολογικού απορρήτου
8. Αρχείο σχετικά με το Πειθαρχικό Δίο Αρχείο για αναφορές, καταγγελίες διάφορα δικαστικά. Επίσης περιέχει Νομοθεσία εγκυκλίους που αφορούν το Πειθαρχικό Δίο 2 κλασέρ Ακαθόριστος ΝΑΙ, εφόσον 9. Εμπιστευτική αλληλογραφία, πειθαρχικά 2 κλασέρ Ακαθόριστος ΟΧΙ Λόγοι προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα - - 10. Αρχείο για οικονομικά Ενιαία Αρχή Πληρωμών Αρχείο σχετικά με τις κατατάξεις στο Βαθμολόγιο του Ν. 4024/2011 Αρχείο σχετικά με τις κατατάξεις στο Βαθμολόγιο του Ν. 4354/2015 3 κλασέρ Καθημερινός ΝΑΙ, εφόσον Αρχεία xls, csv Αρχεία pdf ΝΑΙ Συντρέχουν φορολογικού απορρήτου
10.1 Αρχείο για οικονομικά Μισθοδοσία τακτικών υπαλλήλων Μισθοδοσία αναπληρωτών μέσω τακτικού προϋπολογισμού Μισθοδοσία ωφελούμενων ανέργων μέσω του προγράμματος Κοινωφελούς Χαρακτήρα του Ο.Α.Ε.Δ. Το αρχείο περιέχει μισθοδοτικές καταστάσεις στις οποίες αποτυπώνονται οι μηνιαίες αποδοχές όλων των υπαλλήλων συμπεριλαμβανομένων των κρατήσεων 1 ψηφιακό αρχείο ανά μηνιαία μισθοδοτική κατάσταση μονίμων αναπληρωτών Οσον αφορά τους ωφελούμενους ανέργους του προγράμματος Κοινωφελούς Χαρακτήρα του Ο.Α.Ε.Δ. (1 κλασέρ) Μηνιαίος ΟΧΙ Εμπεριέχονται Αρχεία xls, csv Αρχεία pdf ΝΑΙ Συντρέχουν φορολογικού απορρήτου 10.2 Αρχείο για οικονομικά 10.3 Αρχείο για οικονομικά Αρχείο ΕΣΠΑ: Περιέχει μισθοδοσίες όλων των προγραμμάτων ΕΣΠΑ ΠΔΕ, σχετική νομοθεσία εγκυκλίους 60 κλασέρ Ημερήσιος ΟΧΙ Εμπεριέχονται - - ΝΑΙ Συντρέχουν φορολογικού απορρήτου 10.4 Αρχείο για οικονομικά Αρχείο Πράξεων Περικοπής Μισθοδοσίας οίκοθεν βεβαιωτικά σημειώματα 1 κλασέρ Μηνιαίος ΟΧΙ Εμπεριέχονται
10.5 Αρχείο για οικονομικά 10.6 Αρχείο για οικονομικά 10.7 Αρχείο για οικονομικά Το αρχείο περιέχει πράξεις περικοπής από την μισθοδοσία λόγω αδιολόγητων απουσιών, συμμετοχής σε απεργίες σε στάσεις εργασίας οίκοθεν βεβαιωτικά σημειώματα από αχρεωστήτως καταβληθέντα στους υπαλλήλους από μισθοδοσία Αρχείο Εκκαθαριστικών Μισθοδοσίας. Το αρχείο περιέχει ετήσια εκκαθαριστικά μισθοδοσίας για χρήση στην εφορία Αρχείο ηλεκτρονικής υποβολής Ατομικής Περιοδικής Δήλωσης (Α.Π.Δ.). Το αρχείο περιέχει την μισθολογική ασφαλιστική κατάσταση των υπαλλήλων ανά μήνα το οποίο αποστέλλεται στο ΙΚΑ 5 ψηφιακά αρχεία 9 κλασέρ Ετήσιος ΟΧΙ Εμπεριέχονται 9 κλασέρ Μηνιαίος ΟΧΙ Εμπεριέχονται - Αρχείο pdf ΝΑΙ Συντρέχουν φορολογικού απορρήτου Αρχεία csl01 - ΟΧΙ - 10.8 Αρχείο για οικονομικά Προϋπολογισμός- Μητρώο Δεσμεύσεων. Το αρχείο περιέχει Υ.Α. εγκυκλίους που αφορούν οικονομικά καθώς έγγραφα που αφορούν την τήρηση του Μητρώου Δεσμεύσεων 12 κλασέρ Μηνιαίος ΝΑΙ, εφόσον - Αρχεία xls - ΟΧΙ -
10.9 Αρχείο για οικονομικά 11. Αρχείο για αναπληρωτές εκπαιδευτικούς πλήρους, μειωμένου ωραρίου ωρομισθίους εκπαιδευτικούς (πιστώσεις, προσλήψεις) 12. Αρχείο για την Ιδιωτική Εκπαίδευση 13. Αρχείο για τη Φυσική Αγωγή 14. Αρχείο σχετικά με τη μεταφορά των μαθητών Υπερωριακή αποζημίωση εκπ/κών Εφάπαξ ποσό λόγω μετάθεσης (ΚΑΕ: 0565) Εκτέλεση δικαστικών αποφάσεων (ΚΑΕ: 0288) Οικονομική Ενίσχυση οικογενειών με τέκνα υποχρεωτικής εκπαίδευσης χαμηλά εισοδήματα (ΚΑΕ: 2752) Προμήθεια ξενόγλωσσων βιβλίων (ΚΑΕ: 2224) Το αρχείο περιέχει προσκλήσεις για ένταξη εκπ/κών στους πίνακες αναπληρωτών, Υ.Α. πρόσληψης αναπληρωτών καθώς αλληλογραφία της Υπηρεσίας μας με το ΥΠ.Π.Ε.Θ. για που αφορούν τους αναπληρωτές Περιέχει εγκυκλίους Υ.Α. που αφορούν την Ιδιωτική Εκπαίδευση Περιέχει εγκυκλίους Υ.Α. που αφορούν τη φυσική Αγωγή Το αρχείο περιέχει την αποδελτίωση στοιχείων που αποστέλλονται από τις Σχολικές Μονάδες αφορούν τις μεταφορές μαθητών. 19 κλασέρ Μηνιαίος ΝΑΙ, εφόσον 19 κλασέρ Ημερήσιος ΝΑΙ, εφόσον - Αρχεία xls - ΟΧΙ - - - - ΟΧΙ 5 κλασέρ Ακαθόριστος ΝΑΙ - - - ΟΧΙ 6 κλασέρ Ακαθόριστος ΝΑΙ - - - ΟΧΙ 13 κλασέρ Εβδομαδιαίος ΝΑΙ, εφόσον - - - ΟΧΙ
15. Αρχείο σχετικά με εκλογές αιρετών μελών σε συλλογικά όργανα διοίκησης (ΠΥΣΠΕ, ΑΠΥΣΠΕ, ΚΥΣΠΕ, ΠΥΣΕΕΠ, ΠΥΣΔΙΠ, ΚΥΣΔΙΠ) Περιέχει Υ.Α. εγκυκλίους, εκλογικούς πίνακες διάφορα έγγραφα που αφορούν τις εκλογές αιρετών 4 κλασέρ Ανά διετία ΝΑΙ - Αρχεία xls Αρχεία pdf OXI 16. Αρχείο αποφάσεων Περιφερειακού Δ/ντή Α/θμιας Β/θμιας Εκπ/σης Βορείου Αιγαίου 17. Αρχείο αποφάσεων Δ/ντών Α/θμιας Εκπ/σης Σάμου 18. Αρχεία Σχολικών Μονάδων Περιέχει αποφάσεις αρμοδιότητας Περιφ/κού Δ/ντή Π.Ε. & Δ.Ε. Βορείου Αιγαίου, που αφορούν την υπηρεσιακή κατάσταση του προσωπικού της ΔΙ.Π.Ε. Σάμου Περιέχει αποφάσεις αρμοδιότητας Δ/ντή Π.Ε. Σάμου, που αφορούν την υπηρεσιακή κατάσταση του εκπ/κού προσωπικού της ΔΙ.Π.Ε. Σάμου Περιέχει διάφορα έγγραφα που αφορούν τις Σχολικές Μονάδες αρμοδιότητας ΔΙ.Π.Ε. Σάμου 4 κλασέρ Ακαθόριστος ΝΑΙ - - - OXI 11 κλασέρ Ακαθόριστος ΝΑΙ - - - OXI 104 κλασέρ Μηνιαίος ΝΑΙ - - - OXI
19. Αρχείο Διοικητικών Υπαλλήλων 20. Αρχείο σχετικά με βάσεις δεδομένων (edatacenter, opsyd, myschool, ΔΙΑΥΓΕΙΑ, Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου) Περιέχει έγγραφα της Δ/νσης Ανθρώπινου Δυναμικού Περιφ/κών Υπηρεσιών του ΥΠ.Π.Ε.Θ., που αφορούν τους διοικητικούς υπαλλήλους καθώς αιτήσεις τους για διάφορα που διαβιβάζονται στην ως άνω Δ/νση Περιέχει εγκυκλίους έγγραφα σχετικά με τις εφαρμογές: e- datacenter, opsyd, myschool, ΔΙΑΥΓΕΙΑ, Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου 6 κλασέρ Μηνιαίος ΝΑΙ, εφόσον 8 κλασέρ Εβδομαδιαίος ΝΑΙ, εφόσον - - - OXI - - - OXI 22. Αρχείο Ωρομισθίων 21. Αρχείο για απεργιώνστάσεων εργασίας καθώς στατιστικά Αρχείο αποδελτίωσης στοιχείων απεργίαςστάσεων εργασίας που διαβιβάζονται στη Δ/νσή μας από τις Σχολικές Μονάδες καθώς στατιστικά στοιχεία που αποστέλλονται στην Περιφ/κή Δ/νση Π.Ε. & Δ.Ε. Βορείου Αιγαίου Περιέχει μισθοδοσίες ωρομισθίων εκπαιδευτικών, σχετική νομοθεσία εγκυκλίους 1 κλασέρ Κάθε φορά που προκηρύσσεται απεργία ή στάση εργασίας ΝΑΙ, εφόσον 10 κλασέρ Ακαθόριστος ΟΧΙ Εμπεριέχονται - - - OXI ΝΑΙ Συντρέχουν φορολογικού απορρήτου
23. Αρχείο για μετακινήσεις εκτός έδρας 23.1 Αρχείο για μετακινήσεις εκτός έδρας 24. Προσωπικά Μητρώα διοικητικών υπαλλήλων 25. Προσωπικά Μητρώα μόνιμων εκπαιδευτικών Μετακινήσεις Δ/ντριας Α/θμιας Εκπαίδευσης- Μετακινήσεις μελών του ΠΥΣΠΕ Μετακινήσεις εκπαιδευτικού προσωπικού για συμπλήρωση υποχρεωτικού ωραρίου. Το αρχείο περιέχει ονομαστικές καταστάσεις εκπ/κών ειδικοτήτων που μετακινούνται για συμπλήρωση του υποχρεωτικού ωραρίου τους. Περιέχουν τίτλους σπουδών, διολογητικά για τη μισθολογική υπηρεσιακή τους κατάσταση καθώς διάφορα έγγραφα Περιέχουν τίτλους σπουδών, διολογητικά για τη μισθολογική υπηρεσιακή τους κατάσταση καθώς διάφορα έγγραφα 2 κλασέρ Μηνιαίος ΝΑΙ, εφόσον - Αρχεία xls, csv 8 κλασέρ Μηνιαίος ΟΧΙ Συμπεριλαμβάνουν ονομαστικές καταστάσεις 4 φάκελοι Καθημερινός ΟΧΙ Εμπεριέχονται 215 φάκελοι κατά το τρέχον διδακτικό έτος Καθημερινός ΟΧΙ Εμπεριέχονται Αρχεία pdf OXI - - ΟΧΙ - - ΟΧΙ
26. Προσωπικά Μητρώα αναπληρωτών 26.1 Προσωπικά Μητρώα αναπληρωτών Περιέχουν τίτλους σπουδών, διολογητικά για τη μισθολογική υπηρεσιακή κατάσταση καθώς διάφορα έγγραφα αναπληρωτών που προσλήφθηκαν μέσω τακτικού προϋπολογισμού Ατομικοί Φάκελοι Αναπληρωτών Εκπαιδευτικών ΕΣΠΑ, ΠΔΕ Ωρομισθίων Περιέχει όλα τα απαραίτητα έγγραφα των αναπληρωτών εκπαιδευτικών ΕΣΠΑ, ΠΔΕ Ωρομισθίων 1.340 φάκελοι Ακαθόριστος ΟΧΙ Εμπεριέχονται 624 φάκελοι Ακαθόριστος ΟΧΙ Εμπεριέχονται - - ΟΧΙ - - ΟΧΙ 27. Αρχείο σχετικά με έλεγχο τίτλων λοιπών διολογητικών Προσωπικών Μητρώων 28. Αρχείο Ψηφιακών Υπογραφών Περιέχει διαβιβαστικά έγγραφα φωτοαντίγραφα τίτλων λοιπών διολογητικών που αποστέλλονται στους φορείς έκδοσής τους για έλεγχο γνησιότητας Το αρχείο περιέχει τα απαραίτητα έγγραφα για την υποστήριξη έκδοσης ψηφιακής υπογραφής 5 κλασέρ Καθημερινός ΝΑΙ,, εφόσον 1 φάκελος /ντοσιέ Ακαθόριστος ΟΧΙ Εμπεριέχονται - - - ΟΧΙ 2) Τμήμα Εκπαιδευτικών Θεμάτων
Α/Α Τίτλος Αρχείου Περιγραφή Αρχείου Τύπος Αρχείου 1. Αρχείο για τη λειτουργία των Σχολικών Μονάδων (Ιδρύσεις, Καταργήσεις κ.λπ.) Αριθμός Εγγραφών Ρυθμός Ανανέωσης του Αρχείου Διάθεση για περαιτέρω χρήση (ΝΑΙ/ΟΧΙ) Αν Όχι Αιτιολόγηση (π.χ. τεχνικοί, Θεσμικοί, Οικονομικοί λόγοι) Μηχαναγνώσιμη Μορφή (π.χ. xls, csv) Μη Μηχαναγνώσιμη Μορφή (π.χ. pdf) Συντρέχουν οι λοιποί περιορισμοί του άρ. 3 του Ν. 4305/14 (π.χ. ΘΕΜΑΤΑ ΕΘΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΑΠΟΡΡΗΤΟ κ.λ.π.) (ΝΑΙ/ΟΧΙ) 13 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ Αν ναι Περιγραφή- Αιτιολόγηση 2. Αρχείο για την εφαρμογή των Ολοημέρων Σχολείων, ΕΑΕΠ (με αναμορφωμένο εκπαιδευτικό πρόγραμμα) για την εφαρμογή νέων προγραμμάτων σπουδών Αρχείο Ολοημέρου: Περιέχει εγκυκλίους, αποφάσεις, στατιστικά, τον ετήσιο προγραμματισμό, εγκρίσεις κ.α. 27 κλασέρ Ακαθόριστος ΝΑΙ
3. Αρχείο Ειδικής Αγωγής (Νομικό πλαίσιο, ΚΕΔΔΥ, ΕΕΕΕΚ, ΣΜΕΑΕ, ΣΔΕΥ, Τμήματα Ένταξης, αναπληρωτές Ειδικής Αγωγής, προσωπικό ΕΒΠ ΕΕΠ, κενές θέσεις Ειδικής Αγωγής) 16 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ, εφόσον 4. Αρχείο για προσωπικού Λειτουργικά ωράριο αναθέσεις μαθημάτων κενά, 16 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ 5. Αρχείο για διεξαγωγή επιμορφωτικών συναντήσεων (συνέδρια, σεμινάρια, επιμόρφωση, μετεκπαίδευση, ΙΝΕΠ, ΙΚΥ κ.λπ.) 16 κλασέρ Μηνιαίος ΝΑΙ
6. Αρχείο για μαθητικά Λειτουργία Σχολικών Μονάδων Φοίτηση, εγγραφές, τίτλοι, βαθμολογία, απουσίες Ελληνόπαιδες του εξωτερικού, αλλοδαποί μαθητές, Ρομά, φροντιστηριακά τμήματα, ΤΥ ΖΕΠ Εξετάσεις Εξωδιδακτικές δραστηριότητες, διαγωνισμοί, εκδρομές αναπλήρωση διδακτικών ωρών, αναστολή λειτουργίας σχολείων Πολιτιστικές εκδηλώσεις, εορτές, παρελάσεις Μετακινήσεις στο εξωτερικό στα πλαίσια ευρωπαϊκών εκπαιδευτικών προγραμμάτων 5 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ, εφόσον 7. Αρχείο για την ιθαγένεια 8. Αρχείο για τη διδασκαλία ξένων γλωσσών Περιέχει αποφάσεις, εγκυκλίους, στατιστικά, τον ετήσιο προγραμματισμό, ενημέρωση ημερίδων κ.α. 1 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ, εφόσον 1 κλασέρ Ακαθόριστος ΝΑΙ ΟΧΙ
9. Αρχείο για των Στελεχών Εκπαίδευσης (Περιφερειακός Δ/ντης, Δ/ντες Εκπαίδευσης, Προϊστάμενοι, Δ/ντες υποδιευθυντές Σχολικών Μονάδων) 5 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ, εφόσον 10. Αρχείο για Σχολικών Συμβούλων 11. Αρχείο σχετικά με το ΠΕΚ 3 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ, εφόσον 16 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ 12. Αρχείο για αυτοαξιολόγησης 13. Αρχείο για αξιολόγησης Αξιολόγηση εκπαιδευτικού έργου Σχολικών Μονάδων- Αξιολόγηση Σχολικών Συμβούλων, Δ/ντών εκπαιδευτικών 3 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ, εφόσον 3 κλασέρ Ετήσιος ΟΧΙ Εμπεριέχονται 14. Εμπιστευτική αλληλογραφία 1 κλασέρ Ετήσιος ΟΧΙ Εμπεριέχονται
3) Υπεύθυνη Σχολικών Δραστηριοτήτων Α/Α Τίτλος Αρχείου Περιγραφή Αρχείου Τύπος Αρχείου 1. Αρχείο σχετικά Αγωγή Υγείας, Πολιτιστικά, Επιτροπές Σχολικών Δραστηριοτήτων Αριθμός Εγγραφών Ρυθμός Ανανέωσης του Αρχείου Διάθεση για περαιτέρω χρήση (ΝΑΙ/ΟΧΙ) Αν Όχι Αιτιολόγηση (π.χ. τεχνικοί, Θεσμικοί, Οικονομικοί λόγοι) Μηχαναγνώσιμη Μορφή (π.χ. xls, csv) Μη Μηχαναγνώσιμη Μορφή (π.χ. pdf) Συντρέχουν οι λοιποί περιορισμοί του άρ. 3 του Ν. 4305/14 (π.χ. ΘΕΜΑΤΑ ΕΘΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΑΠΟΡΡΗΤΟ κ.λ.π.) (ΝΑΙ/ΟΧΙ) 8 κλασέρ Ετήσιος ΝΑΙ Αν ναι Περιγραφή- Αιτιολόγηση 2. ΠΣΕΑ, αρχείο σχετικά με τα μέτρα πολιτικής προστασίας 1 κλασέρ Ετήσιος ΟΧΙ ΕΘΝΙΚΟΙ ΛΟΓΟΙ