ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ ΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ ΗΜΟΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ Απόσπασµα της Αριθµ. Συνεδρίασης: 2 / 03-02-2016 ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΙΑ ΙΚΤΥΟ Αριθµ. Απόφασης: 24 / 2016 ΘΕΜΑ: Έγκριση επικαιροποίησης εγχειριδίου Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας (διαχειριστικής επάρκειας) ήµου Σερρών, σύµφωνα µε τον Οδηγό για την εκτίµηση της διαχειριστκής ικανότητας δυνητικών δικαιούχων ΕΣΠΑ 2014-2020. Στις Σέρρες και στο ιοικητήριο, σήµερα την 3 η του µηνός ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΥ του έτους 2016, ηµέρα της εβδοµάδος ΤΕΤΑΡΤΗ και ώρα 19:00 συνεδρίασε το ηµοτικό Συµβούλιο Σερρών, ύστερα από την αριθµ. 2/28-01-2016 έγγραφη πρόσκληση του Προέδρου του ηµοτικού Συµβουλίου, που επιδόθηκε σε όλους τους ηµοτικούς Συµβούλους, σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 67 του Ν. 3852/2010 (ΦΕΚ 87/7-6-2010 τ.α ) «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωµένης ιοίκησης - Πρόγραµµα Καλλικράτης». Αφού διαπιστώθηκε ότι υπάρχει η νόµιµη απαρτία, σύµφωνα µε τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 96 του Ν. 3463/2006, δεδοµένου ότι σε σύνολο 40 ηµοτικών Συµβούλων, παρόντες ήταν 33, δηλαδή: ΠΑΡΟΝΤΕΣ: Παπαβασιλείου Βασίλειος (Πρόεδρος.Σ.) Ιλανίδου Βίλλιου έσποινα (Αντιπρόεδρος.Σ.) Καρπουχτσής Κωνσταντίνος Θεοχάρης Μιχαήλ (Γραµµατέας Σ) Καρύδας Νικόλαος Αγιαννίδου-Αρβανίτη Σταυρούλα Αναστασιάδης Ηλίας Αραµπατζής Θεόδωρος Γαλάνης Στέργιος Γάτσιος Αθανάσιος Γάτσιος Ιωάννης Γεωργούλα Σουλτάνα Γιαννακίδης ηµήτριος Γκότσης Ηλίας Γρηγοριάδης Παναγιώτης Γρηγοριάδης Χρήστος ούκας Γεώργιος ρίγκα Χρυσούλα Καδής Γεώργιος 1 Μηλίδης Θεόδωρος Μοσχολιός Ζωγράφος Μπιτζίδου Σαρακενίδου Σοφία Μυστακίδης Παύλος Ραµπότας Ευθύµιος Στεργίου Νικόλαος Τερζής Βασίλειος Τσαλίκογλου ηµήτριος Φωτιάδης Στέφανος Χαρίτος Χρήστος Χασαπίδης Κωνσταντίνος Χατζηµαργαρίτης Μαργαρίτης Χράπας Παντελής Χρυσανθίδης Βασίλειος
ΑΠΟΝΤΕΣ: 1. Αναστασιάδης Αντώνιος, 2. Ηλιοπούλου Σταλακτή, 3. Καλαϊτζίδης Αλέξανδρος, 4. Καλώτα Παναγιώτα, 5. Λαζαρίδης Αβραάµ, 6. Μερετούδης ηµήτριος, 7. Σούζας Ζαχαρίας. Οι Πρόεδροι των Συµβουλίων των Τοπικών και ηµοτικών Κοινοτήτων, κλήθηκαν σύµφωνα µε τις διατάξεις της παρ. 8 του άρθρου 67 του Ν. 3852/2010 και παρούσα ήταν µόνο η κ. Ζαφειριάδου Μπουρβάνη Βασιλική. Ο Πρόεδρος του.σ., µετά την διαπίστωση απαρτίας, κήρυξε την έναρξη του ηµοτικού Συµβουλίου, στην οποία ήταν παρών ο ήµαρχος κ. Αγγελίδης Πέτρος, που κλήθηκε σύµφωνα µε τις διατάξεις της παρ. 6 του άρθρου 67 του Ν. 3852/2010. Οι ηµ. Σύµβουλοι κ.κ.: - Γεωργούλα Σουλτάνα, προσήλθε κατά τη διάρκεια συζήτησης του 6 ου θέµατος της - ρίγκα Χρυσούλα, προσήλθε κατά τη διάρκεια συζήτησης του 11 ου θέµατος της - Τσαλίκογλου ηµήτριος, προσήλθε κατά τη διάρκεια συζήτησης του 16 ου θέµατος της - Φωτιάδης Στέφανος, αποχώρησε κατά τη διάρκεια συζήτησης του 9 ου θέµατος της - Ιλανίδου έσποινα, αποχώρησε µετά την ολοκλήρωση του 24 ου θέµατος της Με τη σύµφωνη γνώµη του Σώµατος το 8 ο θέµα της ηµερήσιας διάταξης συζητήθηκε µετά το 5 ο. Το ηµοτικό Συµβούλιο στην παραπάνω συνεδρίασή του, στο 19 ο θέµα της ηµερήσιας διάταξης, ύστερα από την υπ' αριθµ. 4035 / 29-1-2016 εισήγηση του Τµήµατος Προγραµµατισµού του ήµου, που έχει ως εξής: «κ. ήµαρχε, Λαµβάνοντας υπόψη : τον Ν. 3852/2010 (ΦΕΚ 87/Α'/7.6.2010) «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωµένης ιοίκησης Πρόγραµµα Καλλικράτης» τον Ν. 4314/2014 «Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρµογή αναπτυξιακών παρεµβάσεων για την προγραµµατική περίοδο 2014-2020» τον Κανονισµό (ΕΕ) αρ. 1303/2013 (Κανονισµός Κοινών ιατάξεων), άρθρο 125, παρ. 3, όπου αναφέρεται ότι η αρµόδια αρχή διαχείρισης εξασφαλίζει ότι ο δικαιούχος διαθέτει τη διοικητική, χρηµατοοικονοµική και επιχειρησιακή ικανότητα να τηρήσει τους όρους που αναφέρονται στο στοιχείο γ) πριν από την έγκριση της πράξης το µε αριθ. Πρωτ. 6836/23.11.2011 έγγραφο επιβεβαίωσης ιαχειριστικής Επάρκειας τύπου Α (για πράξεις µε τεχνικό αντικείµενο) και τύπου Β (για πράξεις χωρίς τεχνικό αντικείµενο) για τον ήµο Σερρών από την Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας (επικαιροποίηση εγγράφου επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας ήµου Σερρών) 2
τον Οδηγό για την εκτίµηση της διαχειριστικής ικανότητας δυνητικών δικαιούχων ΕΣΠΑ 2014-2020 κρίθηκε απολύτως αναγκαία η επικαιροποίηση του Εγχειριδίου Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας, το οποίο περιλαµβάνει το Εγχειρίδιο ιοίκησης Έργων, τις ιαδικασίες που εφαρµόζει ο ήµος από τη διαχείριση αναγκών και τον προγραµµατισµό έργων έως την ένταξη, την υλοποίηση και την ολοκλήρωσή τους, καθώς και τυποποιηµένα Έντυπα των διαδικασιών. Η επικαιροποίηση έγινε µε βάση τις αλλαγές της νοµοθεσίας. Συγκεκριµένα, σύµφωνα µε τον Οδηγό για την εκτίµηση της διαχειριστικής ικανότητας δυνητικών δικαιούχων ΕΣΠΑ 2014-2020, η κύρια κατεύθυνση του Συστήµατος ιαχείρισης και Ελέγχου (Σ Ε) της περιόδου 2014-2020, ως προς τη διαδικασία της αξιολόγησης της ικανότητας των δικαιούχων, είναι ότι ο δυνητικός δικαιούχος καλείται µε την υποβολή της αίτησης χρηµατοδότησης πράξης να τεκµηριώσει: τη διοικητική ικανότητά του (επάρκεια της οργανωτικής δοµής ή/και των εµπλεκόµενων υπηρεσιών που θα συµµετέχουν στην υλοποίηση της προτεινόµενης πράξης, εφαρµογή διαδικασιών διαχείρισης και υλοποίησης έργων) την επιχειρησιακή ικανότητά του (επάρκεια της οµάδας έργου που θα υλοποιήσει την πράξη, εµπειρία του δικαιούχου στην υλοποίηση συναφών έργων) τη χρηµατοοικονοµική ικανότητά του για την υλοποίηση της συγκεκριµένης πράξης (η αξιολόγηση της χρηµατοοικονοµικής ικανότητας εφαρµόζεται µόνο στις περιπτώσεις πράξεων, η υλοποίηση των οποίων απαιτεί την καταβολή ιδίων πόρων από τον δικαιούχο), για την οποία υποβάλλει αίτηση. Ως προς το κριτήριο της διοικητικής ικανότητας για την αξιολόγηση του δικαιούχου και συγκεκριµένα τις διαδικασίες διαχείρισης και υλοποίησης πράξεων, η τεκµηρίωση µπορεί να γίνεται είτε µε την υποβολή εγχειριδίου διαδικασιών για την υλοποίηση της πράξης (ή των πράξεων) είτε µε συνοπτική περιγραφή τους, µε κατάλληλες παραποµπές στην εφαρµοζόµενη νοµοθεσία. Ενδεικτικά, το περιεχόµενο του εγχειριδίου ή της συνοπτικής περιγραφής των διαδικασιών περιέχει: διαδικασίες δηµοπράτησης και ανάθεσης συµβάσεων και το αναλυτικό θεσµικό πλαίσιο, το οποίο τις διέπει ή σύµφωνα µε το οποίο πραγµατοποιείται η ανάθεση δηµόσιας σύµβασης. Στην εν λόγω διαδικασία πρέπει να αποτυπώνεται, όπου βρίσκει εφαρµογή, και η χρήση του Εθνικού Συστήµατος Ηλεκτρονικών ηµόσιων Συµβάσεων (ΕΣΗ ΗΣ) διαδικασίες παρακολούθησης πράξεων που υλοποιούνται µε ίδια µέσα (εφόσον απαιτείται) διαδικασίες παρακολούθησης φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου συµβάσεων, διαδικασίες πληρωµής φυσικού αντικειµένου κτλ. Σηµειώνεται ότι, σύµφωνα µε τον Οδηγό για την εκτίµηση της διαχειριστικής ικανότητας δυνητικών δικαιούχων ΕΣΠΑ 2014-2020, εάν ο φορέας είχε ήδη ετοιµάσει σχετικό εγχειρίδιο για την απόδειξη της διαχειριστικής του επάρκειας κατά την προγραµµατική περίοδο 2007-2013, µπορεί να επικαιροποιήσει το εγχειρίδιο αυτό µε βάση τις αλλαγές της νοµοθεσίας (π.χ. εφαρµογή ΚΗΜ ΗΣ-ΕΣΗ ΗΣ, νέος νόµος ανάθεσης συµβάσεων, ΚΥΑ πληρωµών Π Ε κλπ.). 3
Ο ήµος Σερρών, κατά την προγραµµατική περίοδο 2007-2013, είχε αποκτήσει Εγχειρίδιο Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας, καθώς επίσης είχε λάβει από την Ε..Α. Περιφέρειας Κ. Μακεδονίας έγγραφο διαχειριστικής επάρκειας τύπου Α και τύπου Β το Μάρτιο του έτους 2009, ύστερα από πρόσκληση της οικείας ιαχειριστικής Αρχής για υποβολή σχετικής αίτησης-φακέλου. Ο ήµος Σερρών, το Νοέµβριο του έτους 2011, είχε επίσης λάβει έγγραφο επιβεβαίωσης της διαχειριστικής του επάρκειας από την οικεία ιαχειριστική Αρχή, δεδοµένων των αλλαγών που επήλθαν µε το Πρόγραµµα Καλλικράτης. Λαµβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, παρακαλούµε για την έγκριση των παρακάτω: 1) Επικαιροποίηση του Εγχειριδίου Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας του ήµου Σερρών (εγχειρίδιο διαδικασιών κτλ.), το έχει προσαρµοστεί στις αλλαγές της νοµοθεσίας και σύµφωνα µε τον Οδηγό για την εκτίµηση της διαχειριστικής ικανότητας δυνητικών δικαιούχων ΕΣΠΑ 2014-2020, καθώς επίσης και εφαρµογή του από τις υπηρεσίες του ήµου. 2) Ορισµό εκπροσώπου της ιοίκησης σε θέµατα ιαχείρισης Ποιότητας καθώς και ορισµό υπαλλήλου/στελέχους ως Υπευθύνου ιαχείρισης Ποιότητας για την εφαρµογή του Εγχειριδίου διαδικασιών», και σχετική συζήτηση, ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ ΟΜΟΦΩΝΑ Α) Εγκρίνει την επικαιροποίηση του Εγχειριδίου Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας του ήµου Σερρών και συγκεκριµένα του εγχειριδίου διαδικασιών, το οποίο έχει προσαρµοστεί στις αλλαγές της νοµοθεσίας και σύµφωνα µε τον Οδηγό για την εκτίµηση της διαχειριστικής ικανότητας δυνητικών δικαιούχων ΕΣΠΑ 2014-2020, καθώς επίσης και την έγκριση εφαρµογής του από τις υπηρεσίες του ήµου. Β) Ορίζει εκπρόσωπο της ιοίκησης σε θέµατα ιαχείρισης Ποιότητας τον κ. Σοφοκλή Θεµιστοκλέους, Γενικό Γραµµατέα του ήµου, και την κα Βασιλοπούλου Ειρήνη, υπάλληλο του Τµήµατος Προγραµµατισµού, Ανάπτυξης, Ποιότητας και Αποδοτικότητας, ως Υπεύθυνη ιαχείρισης Ποιότητας. Αναθέτει στον κ. ήµαρχο τις παραπέρα ενέργειες. Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ ΤΟΥ.Σ. Ο ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΤΟΥ.Σ. ΠΑΠΑΒΑΣΙΛΕΙΟΥ ΒΑΣΙΛΕΙΟΣ ΘΕΟΧΑΡΗΣ ΜΙΧΑΗΛ ΤΑ ΜΕΛΗ Όπως υπογράφουν στο πρακτικό 4
Σέρρες 22-02-2016 Πιστό Αντίγραφο Ο ΗΜΑΡΧΟΣ ΣΕΡΡΩΝ ΠΕΤΡΟΣ ΑΓΓΕΛΙ ΗΣ Μ. Ε.. Η ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΤΟΥ. Σ. ΓΑΡΥΦΑΛΛΙΑ ΠΑΓΚΑΛΟΥ