Ανακεφαλαίωση οδηγιών για το θέµα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (Κ.Ε.Π.) - ιοικητικές διαδικασίες, που διεκπεραιώνονται και µέσω των Κ.Ε.Π.. /ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΙΑ /ΣΙΩΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ:120/2007 Α.Π.: Ε99/31/14-11-2007 Σχετικές Εγκύκλιες: 73/01, 86/01, 82/02, 40/03, 63/03, 26/05, 6/06, 99/07. Σχετικά Γενικά Έγγραφα: Γ.Ε. Γ32/15/30-10-03, Γ.Ε. Γ99/3/14-1-04, Γ.Ε. Γ99/22/18-3- 05 και Ε99/4/8-3-07, Ε99/19/18-6-07. Με τις παραπάνω σχετικές Εγκύκλιες και Γενικά Έγγραφα έγινε πλήρης ενηµέρωση, του τι είναι τα Κ.Ε.Π., ποια είναι η αποστολή τους, πως λειτουργούν και ποιες διοικητικές διαδικασίες διεκπεραιώνονται µέσω αυτών. Για την καλλίτερη πληροφόρηση και σωστή εφαρµογή των όσων ορίζονται µε το θέµα αυτό, ανακεφαλαιώνουµε σε ενότητες τις βασικές οδηγίες και καταγράφουµε συγκεντρωτικά σε συνηµµένη κατάσταση, όλες τις διοικητικές διαδικασίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που διεκπεραιώνονται και µέσω των Κέντρων Εξυπηρέτησης των Πολιτών. Θεσµικό πλαίσιο Ν.3013/02 άρθρο 31 (ΦΕΚ 102/Α /1-5-02) Ν.3230/04 άρθρο 11 παρ.7 (ΦΕΚ 44/Α /11-2-04) Ν.3345/05 άρθρο 16 παρ. 1,2,3,4,5 (ΦΕΚ 138/Α /16-6-05 Κοινές Υπουργικές Αποφάσεις Με τις διατάξεις αυτές, ορίζεται το νοµικό πλαίσιο της σύστασης, λειτουργίας και αποστολής των Κ.Ε.Π., καθώς και ο τρόπος άσκησης των αρµοδιοτήτων τους. Με τις Κοινές Υπουργικές Αποφάσεις καθορίζονται οι διοικητικές διαδικασίες µε τα αντίστοιχα έντυπά τους, που διεκπεραιώνονται και µέσω αυτών (των Κ.Ε.Π.). Αποστολή των Κ.Ε.Π. είναι: α)η παροχή διοικητικών πληροφοριών. β)η διεκπεραίωση υποθέσεων πολιτών από την υποβολή της αίτησης µέχρι την έκδοση της τελικής πράξης σε συνεργασία µε τις καθ ύλην αρµόδιες υπηρεσίες. Αρµοδιότητες Η ενηµέρωση, πληροφόρηση των πολιτών για τις ενέργειες που απαιτούνται για την διεκπεραίωση διοικητικών υποθέσεων και για ότι αφορά στις σχέσεις τους, µε την ευρεία έννοια «ηµόσια ιοίκηση»,πραγµατοποιείται από τους υπαλλήλους των Κ.Ε.Π. Τα αναγκαία πληροφοριακά στοιχεία αντλούνται από τις βάσεις δεδοµένων που έχει
καταρτίσει κεντρικά το ΥΠ.ΕΣ...Α. Γ.Γ... ή από άλλες τοπικές ή µη βάσεις δεδοµένων και πηγές. Εκτός από τη γενική πληροφορία, τα Κ.Ε.Π. πρέπει να παρέχουν και κατά το δυνατόν εξατοµικευµένη διοικητική πληροφόρηση ακόµη και για υποθέσεις και θέµατα που δεν έχουν ακόµη επιληφθεί τα Κ.Ε.Π. Στα πλαίσια διευκόλυνσης της επικοινωνίας των πολιτών µε τη ηµόσια ιοίκηση, οι υπάλληλοι των Κ.Ε.Π. µπορούν να βοηθούν ή να συντάσσουν οι ίδιοι αιτήσεις των πολιτών προς υπηρεσίες του ηµοσίου, των ΟΤΑ κ.λ.π. και να διευκολύνουν την επικοινωνία των πολιτών µε τον ΑΣΕΠ. Επίσης τα Κ.Ε.Π. παρέχουν και άλλες υπηρεσίες, όπως: Επικύρωση διοικητικών εγγράφων, θεώρηση του γνησίου της υπογραφής, χορήγηση παραβόλων, Υπεύθυνων ηλώσεων, διευκόλυνση της πρόσβασης των πολιτών σε δηµοσιεύµατα του Εθνικού Τυπογραφείου (ΦΕΚ), βεβαίωση ταυτοπροσωπίας ανηλίκων κ.λ.π. Επισηµαίνουµε τέλος ότι η απαίτηση για αυτοπρόσωπη παρουσία του πολίτη στην αρµόδια υπηρεσία, προκειµένου να γίνει δεκτή η αίτησή του- που υποβάλλεται µέσω Κ.Ε.Π. για την έκδοση κάποιας διοικητικής πράξης από αυτή, δεν είναι σύννοµη, ( εκτός αν προβλέπεται στη σχετική Κ.Υ.Α.) αφού τα Κ.Ε.Π. έχουν την αρµοδιότητα ελέγχου των στοιχείων της ταυτότητας του αιτούντος. Με το Ν.3230/04 άρθρο 11 παρ. 7 (προστίθεται εδάφιο στην παρ. 4 του άρθρου 3 του Κώδικα ιοικητικής ιαδικασίας) ορίζεται ρητά ότι αιτήσεις που υποβάλλονται µέσω Κ.Ε.Π., τα οποία έχουν την ευθύνη ελέγχου των στοιχείων της ταυτότητας, θεωρείται, ότι υποβάλλονται αυτοπροσώπως στην αρµόδια για την έκδοση της πράξης υπηρεσία. Τέλος η πιο σύνθετη αρµοδιότητα των Κ.Ε.Π. είναι η µεσολάβησή τους για τη διεκπεραίωση συγκεκριµένων διοικητικών διαδικασιών από τις αρµόδιες υπηρεσίες σύµφωνα µε τη διαδικασία που περιγράφεται παρακάτω ιαδικασία διεκπεραίωσης υποθέσεων πολιτών Οι διοικητικές διαδικασίες που µπορούν να διεκπεραιωθούν και από τα Κ.Ε.Π. ορίζονται µε Κοινές Υπουργικές Αποφάσεις (Κ.Υ.Α.) του Υπουργού ΕΣ...Α. και του κατά περίπτωση αρµόδιου Υπουργού. Αφορούν υποθέσεις πολιτών από την υποβολή της αίτησής τους µέχρι την έκδοση της τελικής πράξης σε συνεργασία µε τις καθ ύλην αρµόδιες υπηρεσίες. Με τις Κ.Υ.Α. καθορίζονται τα έντυπα (κοινά στη χρήση τόσο από τα Κ.Ε.Π. όσο και από τις αρµόδιες υπηρεσίες) της κάθε διοικητικής διαδικασίας καθώς και τα απαιτούµενα δικαιολογητικά. Για τις διοικητικές διαδικασίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, που µπορούν να διεκπεραιωθούν και από τα Κ.Ε.Π. έχουν εκδοθεί, ήδη µέχρι τώρα έξι (6) Κ.Υ.Α. για τριάντα τρεις (33) διοικητικές διαδικασίες. Ειδικότερα, η µεσολάβηση των Κ.Ε.Π. για τη διεκπεραίωση υποθέσεων πολιτών πραγµατοποιείται ως εξής: Παραλαµβάνουν τις αιτήσεις των πολιτών µαζί µε τα απαιτούµενα δικαιολογητικά (δικαιολογητικά που δεν υποβάλλονται µε την αίτηση µετά από εξουσιοδότηση του πολίτη, αναζητούνται από το Κ.Ε.Π., υπό την προϋπόθεση ότι δεν είναι από εκείνα που αναζητούνται αυτεπάγγελτα από τις υπηρεσίες) και αφού γίνει ο έλεγχος, καταχωρούνται σε ειδικό πρωτόκολλο. Μετά διαβιβάζουν τους φακέλους των υποθέσεων των πολιτών στην αρµόδια για τη διεκπεραίωσή τους υπηρεσία µε οποιονδήποτε πρόσφορο τρόπο.
Το τελικό έγγραφο αποστέλλεται από την αρµόδια υπηρεσία και πάλι στο Κ.Ε.Π. υποβολής της αίτησης από το οποίο το παραλαµβάνει ο πολίτης ή του αποστέλλεται από το Κ.Ε.Π. στη διεύθυνση που έχει δηλωθεί µε συστηµένη επιστολή ή εφόσον το επιθυµεί από την υπηρεσία που το διεκπεραιώνει (ειδικά για τις αποφάσεις συνταξιοδότησης του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ η απόφαση δεν αποστέλλεται στο Κ.Ε.Π., αλλά κοινοποιείται µόνο από τις υπηρεσίες µας στον πολίτη). Πάντως οι υπηρεσίες υποχρεούνται να ενηµερώνουν το Κ.Ε.Π. το οποίο τους διαβίβασε την υπόθεση, ότι έχει ολοκληρωθεί η διεκπεραίωσή της µε οποιονδήποτε πρόσφορο τρόπο, ώστε να µη θεωρείται από το Κ.Ε.Π. ότι η υπόθεση είναι σε εκκρεµότητα. Σηµειώνεται, ότι οι καθύλην αρµόδιες υπηρεσίες δεν αποξενώνονται από το αντικείµενό τους, όσον αφορά τις διαδικασίες, που έχει καθοριστεί, να διεκπεραιώνονται και µέσω των Κ.Ε.Π. Τα Κ.Ε.Π. έχουν µεσολαβητικό ρόλο διευκολύνοντας τους πολίτες στη συγκέντρωση των απαραίτητων στοιχείων, δικαιολογητικών αποστέλλοντας το φάκελο συµπληρωµένο στην αρµόδια υπηρεσία, η οποία εξετάζει το αίτηµα στην ουσία, ως µόνη αρµόδια να εκδώσει την τελική διοικητική πράξη. Επισηµαίνουµε τέλος, ότι στα πλαίσια βελτίωσης της συνεργασίας των υπηρεσιών µε τα Κ.Ε.Π. µε στόχο τη βελτίωση των παρεχόµενων υπηρεσιών προς τους πολίτες, κρίθηκε απαραίτητο να ορίζει κάθε υπηρεσία υπάλληλο µε τον αναπληρωτή του, αρµόδιο για την παραλαβή των αιτηµάτων από τα Κ.Ε.Π. Για τις υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ κρίθηκε σκόπιµο να ορίζεται για το θέµα αυτό υπάλληλος από το τµήµα ή γραφείο διοικητικού. Επίσης οι υπάλληλοι των Κ.Ε.Π. εξυπηρετούνται κατά προτεραιότητα είτε για την υποβολή των αιτηµάτων των πολιτών στα τµήµατα ή γραφεία διοικητικού, είτε για ενηµέρωση και παροχή διευκρινίσεων από τα λοιπά αρµόδια Τµήµατα των µονάδων µας. Επισήµανση Ηλεκτρονικές εφαρµογές αποστολής υποβολής αιτήσεων (φακέλων) από τα Κ.Ε.Π. Τα Κ.Ε.Π. για την ταχεία και ασφαλή ολοκλήρωση των συναλλαγών τους µε τις ηµόσιες Υπηρεσίες και για να εδραιώσουν την εµπιστοσύνη τους προς τη δηµόσια διοίκηση έχουν αναβαθµίσει ποιοτικά τις υπηρεσίες τους, εισάγοντας νέες διαδικασίες, σχετικά µε τη λήψη, διαχείριση και διεκπεραίωση των αιτηµάτων των πολιτών όπως: Α)Αποστολή φακέλου αίτησης πολίτη από τα Κ.Ε.Π. στην αρµόδια υπηρεσία µε FAX (εφαρµογή e-kep). Η δυνατότητα αυτή έχει αντικαταστήσει το προηγούµενο σύστηµα της χειροκίνητης αποστολής της αίτησης του πολίτη σε έντυπη µορφή στην αρµόδια υπηρεσία, µέσω συσκευής FAX. Ο νέος αυτός τρόπος αφορά υποβολή αίτησης χωρίς απαιτούµενα δικαιολογητικά ή εάν χρειάζονται δικαιολογητικά αυτά να µπορούν να αναζητηθούν αυτεπάγγελτα από τις αρµόδιες υπηρεσίες. Έτσι αφού η αίτηση καταχωρηθεί στο σύστηµα e-kep (των Κ.Ε.Π.) µεταφέρεται ηλεκτρονικά ανυπόγραφα στο FAX της αρµόδιας υπηρεσίας για τη διεκπεραίωση: Οι αιτήσεις των πολιτών µόλις εκτυπωθούν από το e-kep υπογράφονται από τους ενδιαφερόµενους και τηρούνται στο αρχείο των Κ.Ε.Π. διασφαλίζοντας έτσι τη βούληση των πολιτών.
Β) Υποβολή On line αιτήσεων πιστοποιηµένων διαδικασιών µέσω τηλεφώνου και διαδικτύου. Επίσης στα πλαίσια διευκόλυνσης των πολιτών κατά την υποβολή αιτήσεων προς τις δηµόσιες υπηρεσίες, χωρίς τη φυσική παρουσία τους στο Κ.Ε.Π. υπάρχει η δυνατότητα υποβολής στα Κ.Ε.Π., ON LINE, αιτήσεων πιστοποιηµένων διαδικασιών τόσο µέσω τηλεφώνου όσο και µέσω ιστοσελίδας του ΥΠ.ΕΣ...Α. Έτσι ο πολίτης στην πρώτη περίπτωση υποβάλλει αίτηση µέσω τηλεφωνικού κέντρου (1564) χωρίς να απαιτείται η υποβολή δικαιολογητικών ή αυτά που απαιτούνται για την έκδοση της διοικητικής πράξης, να µπορούν να αναζητηθούν είτε από τα Κ.Ε.Π. είτε αυτεπαγγέλτα από τους δηµόσιους φορείς, που έχουν την αρµοδιότητα να τα εκδώσουν. Όταν ο πολίτης προσέλθει στο Κ.Ε.Π. της επιλογής του, για να παραλάβει το πιστοποιητικό, που αναζήτησε τηλεφωνικά, προβλέπεται (βάσει παρ. 7 του άρθρου 11 του Ν. 3230/2004), να γίνεται ο έλεγχος ταυτοπροσωπείας του πολίτη, βάσει των στοιχείων της ταυτότητάς του. Στη δεύτερη περίπτωση, όταν η αίτηση υποβάλλεται µέσω διαδικτύου, ο πολίτης εφοδιάζεται αρχικά µε προσωπικό κωδικό αναγνώρισης ( όνοµα χρήστη και κωδικό πρόσβασης) για να µπορεί να υποβάλλει ηλεκτρονικά την χωρίς απαιτούµενα δικαιολογητικά αίτηση ή εάν αυτά χρειάζονται για τη διοικητική πράξη να τα αντλεί αυτεπάγγελτα η αρµόδια υπηρεσία. Τέλος οι προαναφερόµενες εφαρµογές στην παρούσα φάση, δεν έχουν λειτουργικότητα στις µέχρι σήµερα πιστοποιηµένες διαδικασίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που διεκπεραιώνονται και από τα Κ.Ε.Π., δεδοµένου ότι για τη διεκπεραίωσή τους απαιτούνται δικαιολογητικά τα οποία δεν έχουν υπαχθεί όλα στην υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτησή τους. Γι αυτό το λόγο συνεχίζεται η χειροκίνητη αποστολή από τα Κ.Ε.Π. προς τις υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Η γνωστοποίηση βέβαια γι αυτές τις νέες διαδικασίες, εκτός από τη χρησιµότητά τους σε πιθανή µελλοντική εφαρµογή και στις πιστοποιηµένες διαδικασίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. που εξυπηρετούν και τα Κ.Ε.Π., οπότε θα δοθούν αναλυτικές οδηγίες, εξοικειώνει µε τους νέους τρόπους δράσης της δηµόσιας διοίκησης που θα ολοκληρωθούν µε τις απαραίτητες θεσµικές παρεµβάσεις, που απαιτούνται.