Θ Ε Μ Α : «Εφαρµογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών».

Transcript

1 Βαθµός Ασφαλείας Αθήνα, 11 Σεπτεµβρίου 2008 ΙΟΙΚΗΣΗ ΓΕΝΙΚΗ /ΝΣΗ ΙΟΙΚ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ /ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΙΑ /ΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΑΠΛ/ΣΗΣ ΙΑ /ΣΙΩΝ & ΠΑΡ/ΤΑΣ Ταχ. /νση : Μενάνδρου Ταχ. Κώδικας: ΑΘΗΝΑ Πληροφορίες : Κ. Σταύρου Τηλέφωνο : FAX : dieforga@ika.gr Αριθµ. Πρωτ. Βαθµός Προτεραιότητας Ε99/ 12 ΓΕΝ. ΕΓΓΡΑΦΟ Π Ρ Ο Σ : Όλα τα Υποκ/τα & Παρ/τα του ΙΚΑ ΕΤΑΜ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ : 1. /νσεις της ιοίκησης ΙΚΑ ΕΤΑΜ 2. Γραφεία Συντονιστών ΙΚΑ ΕΤΑΜ Θ Ε Μ Α : «Εφαρµογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών». Σχετικά: Ανακεφαλαιωτική εγκύκλιος 111/07. Γενικά Έγγραφα Ε99/1/ και Ε99/5/ Σας κοινοποιούµε την µε αριθµό ΙΑ Π/Α/16943/ εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών που µας διαβίβασε η Γενική Γραµµατεία Κοινωνικών Ασφαλίσεων µε το µε αριθ. Φ.80000/19102/3831/ έγγραφό της και θέτουµε υπόψη σας τα εξής: 1. Σύµφωνα µε το περιεχόµενο του κοινοποιούµενου εγγράφου από την επεξεργασία των στοιχείων που συγκεντρώθηκαν στο Υπουργείο Εσωτερικών προέκυψαν τα εξής: Η ανταπόκριση των Υπηρεσιών στην αποστολή στοιχείων δεν κρίνεται ικανοποιητική. Η εφαρµογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης γενικά εφαρµόζεται σε χαµηλό βαθµό. Είναι εµφανής η αρνητική στάση της πλειοψηφίας των Υπηρεσιών να εφαρµόσουν την αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών. Υπάρχει ανεπαρκής ενηµέρωση των πολιτών. 1

2 εν έχουν πραγµατοποιηθεί οι ανάλογες τροποποιήσεις στα έντυπα των Υπηρεσιών σε µεγάλο ποσοστό. Σε πολλές περιπτώσεις τα στοιχεία που αποστάλθηκαν ήταν εκπρόθεσµα και λανθασµένα ως προς την καταχώρησή τους ή πλασµατικά. Υπό το πρίσµα των διαπιστώσεων αυτών το Υπουργείο Εσωτερικών επισηµαίνει προς τις Υπηρεσίες τα εξής: Οφείλουν να εφαρµόσουν και να ενθαρρύνουν την αυτεπάγγελτη αναζήτηση και να µην αποφεύγουν την εφαρµογή της ως επιβαρυντική δεδοµένου µάλιστα, ότι αποτελεί δείκτη αποδοτικότητας της ηµόσιας ιοίκησης. Πρέπει να ενηµερώνουν τους πολίτες για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών. Τούτο µπορεί να γίνει µέσω των Γραφείων Υποδοχής Πολιτών σε όποιες υπηρεσίες λειτουργούν τα Γραφεία αυτά, αφισών που έχουν αποσταλεί από την Υπηρεσία µας σε εµφανή σηµεία και µε οποιονδήποτε άλλο τρόπο που η οικεία Υπηρεσία θεωρεί πρόσφορο, για την καλύτερη ενηµέρωση των πολιτών. Πρέπει να τηρούν συστηµατικά αρχεία µε στοιχεία εφαρµογής της αυτεπάγγελτης αναζήτησης στον τοµέα ευθύνης τους, ούτως ώστε αυτά να παρέχονται ολοκληρωµένα και µε πλήρη σαφήνεια, δεδοµένου ότι, όπως αναφέρεται στην Εγκύκλιό µας υπ αριθµ. ΙΑ Π/Α/1956/ , καθιερώνεται πλέον σε ετήσια βάση ο απολογισµός στοιχείων από τις Υπηρεσίες σχετικά µε την εφαρµογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών. Πρέπει να αναπροσαρµόσουν άµεσα όλα τα έντυπα αιτήσεων και κάθε είδους πληροφοριακό υλικό που έχουν για την καλύτερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών κατά τις συναλλαγές τους µε τη ηµόσια ιοίκηση. 2. Εξυπακούεται ότι οι παραπάνω υποχρεώσεις αφορούν όλες τις Υπηρεσίες κατά συνέπεια και τις υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Κατόπιν αυτών παρακαλούµε να ενηµερωθείτε από τις οδηγίες που έχουν δοθεί µε τις σχετικές Εγκύκλιες και τα Γενικά Έγγραφα για τα θέµατα της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών προκειµένου να ανταποκριθείτε σε ικανοποιητικό βαθµό στις προαναφερόµενες υποχρεώσεις σας για το θέµα αυτό. Υπενθυµίζουµε ότι έχουµε εκδόσει «ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΒΟΗΘΗΜΑ» µε θέµα «Αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών» στο οποίο έχει βιβλιοδετηθεί όλο το υλικό (Εγκύκλιες, Γεν. Έγγραφα, Νόµοι, Υπουργικές Αποφάσεις) που αφορά την αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών µε σκοπό την διευκόλυνση των υπαλλήλων τόσο στην ενηµέρωσή τους όσο και στην εφαρµογή της διαδικασίας. Το βοήθηµα αυτό παραδόθηκε (από 1 αντίτυπο) στους ιευθυντές των µονάδων στην τελευταία συνάντησή τους µε τον ιοικητή (Μάρτιο 2008). Θα πρέπει να προσθέτετε στο βοήθηµα αυτό κάθε νέο Γεν. Έγγραφο ή Εγκύκλιο που εκδίδεται για το θέµα αυτό έτσι ώστε, να υπάρχει συγκεντρωµένο όλο το υλικό στο οποίο θα έχει πρόσβαση κάθε υπάλληλος. Στην παρούσα φάση θα πρέπει να 2

3 προστεθούν τα Γεν. Έγγραφα Ε99/1/ , Ε99/5/ και το παρόν Γεν. Έγγραφο. Θα µπορούσατε για καλύτερη εξυπηρέτηση των υπαλλήλων ανάλογα µε τις ανάγκες της κάθε µονάδας να αναπαραγάγετε το βοήθηµα αυτό (π.χ. 1 για κάθε Τµήµα). 3. Τέλος επισηµαίνουµε και πάλι την ανάγκη τήρησης µε οποιοδήποτε πρόσφορο τρόπο- των στοιχείων αυτεπάγγελτης αναζήτησης, δεδοµένου ότι όπως ήδη εφαρµόζεται αλλά αναφέρεται και στο κοινοποιούµενο έγγραφο, τα στοιχεία αυτά αναζητούνται σε ετήσια βάση (τελευταίο σχετικό έγγραφό µας το Ε99/1/ στο οποίο υπάρχουν συνηµµένοι Πίνακες προς συµπλήρωση, τους οποίους µπορείτε να χρησιµοποιείτε για τήρηση των στοιχείων). Παρακαλούµε µε ευθύνη των προϊσταµένων Τµηµάτων να λάβουν γνώση του παρόντος εγγράφου όλοι οι υπάλληλοι υπενθυµίζοντας για άλλη µια φορά ότι, η εφαρµογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών από τις αρµόδιες υπηρεσίες, επειδή συνιστά παράβαση των διατάξεων περί απλούστευσης διαδικασιών και καταπολέµησης της γραφειοκρατίας, ελέγχεται πειθαρχικά σύµφωνα µε τις διατάξεις των άρθρων 116 και 117 του υπαλληλικού Κώδικα (Ν.3528/07). Συνηµµένα: (4 ) φύλλα ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ Η Προϊσταµένη του Τµήµατος Γραµµατειακής Υποστήριξης και ιοικητικής Μέριµνας Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ /ΝΣΗΣ ΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΖΑΧΑΡΟΠΟΥΛΟΥ ΧΡΥΣΟΥΛΑ ΡΟΥΜΠΛΗ ΦΩΤΕΙΝΗ 3

4

5

6

7

8

9