ΕΦΑΡΜΟΓΗ Ν. 3242/2004 ΘΕΜΑ

Αθήνα, 2 Νοεµβρίου 2004 Αριθµ. Πρωτ.: ΙΑ Π/ Α/23133 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΙΕΥΘΥΝΣΗ /ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Ταχ. ιεύθυνση: Βασ. Σοφίας 15 Ταχ. Κώδικας: 106 74 Αθήνα FAX: 210 3393100 Πληροφορίες: Ν. Άρχοντας Μ. εβετζή Ε. Κασάπη Τηλέφωνο: 210 3393136, 3393177 E mail: diadp@syzefxis.gov.gr ΠΡΟΣ: Ως πίνακας διανοµής ( η αποστολή να γίνει µε email) ΕΦΑΡΜΟΓΗ Ν. 3242/2004 ΘΕΜΑ 3: «Κατάργηση δικαιολογητικών όταν αυτά έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλη υπηρεσία ή όταν δεν αναφέρονται σε στοιχεία των οποίων πιθανολογείται η µεταβολή, στην περίπτωση ανανέωσης άδειας» Με τις διατάξεις του Κεφαλαίου Β του Ν. 3242/04 (ΦΕΚ 102/Α/24-5-2004), «Ρυθµίσεις για την οργάνωση και λειτουργία της Κυβέρνησης, τη διοικητική διαδικασία και τους Ο.Τ.Α.» θεσµοθετήθηκε µία σειρά αντιγραφειοκρατικών µέτρων, µε στόχο την απλούστευση και επιτάχυνση των διαδικασιών, προκειµένου οι πολίτες να ενηµερώνονται πληρέστερα και να εξυπηρετούνται ταχύτερα κατά τις καθηµερινές τους συναλλαγές µε τη ιοίκηση. Σύµφωνα µε το άρθρο 6 παρ. 4α και 4β του παραπάνω νόµου µε κοινή απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης και του αρµόδιου κατά περίπτωση Υπουργού, µπορεί να καταργείται η υποχρέωση υποβολής δικαιολογητικών, όταν αυτά έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλη υπηρεσία, οι ενέργειες της οποίας αποτελούν αναγκαία προϋπόθεση των επόµενων σταδίων της διοικητικής διαδικασίας. Με όµοιες αποφάσεις είναι δυνατή, προκειµένου για ανανέωση άδειας, η κατάργηση δικαιολογητικών, εφόσον αυτά δεν αναφέρονται σε στοιχεία των οποίων πιθανολογείται η µεταβολή µετά τη λήξη του χρόνου ισχύος της αρχικής άδειας. Με βάση τα παραπάνω τα Υπουργεία, σε συνεργασία µε την υπηρεσία µας, θα πρέπει να καταρτίσουν σχέδια Κοινών Υπουργικών Αποφάσεων στις οποίες θα καθορίζονται τα δικαιολογητικά για τα οποία θα καταργείται η υποχρέωση υποβολής τους, όταν αυτά έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλες υπηρεσίες οι ενέργειες των οποίων είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την έκδοση της τελικής 1

διοικητικής πράξης, καθώς και δικαιολογητικά (περιπτώσεις ανανέωσης άδειας) τα στοιχεία των οποίων δεν έχουν µεταβληθεί µετά την αρχική τους έκδοση, ενώ θα πρέπει να καθορίζονται και οι σχετικές λεπτοµέρειες. Για τους λόγους αυτούς η υπηρεσία µας µε την παρούσα εγκύκλιο παραθέτει οδηγίες και σχετικά παραδείγµατα ώστε να διευκολυνθούν οι υπηρεσίες στην κατά το δυνατόν καλύτερη σύνταξη των σχετικών ΚΥΑ : 1. Κατάργηση υποχρέωσης υποβολής δικαιολογητικών, που έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλη υπηρεσία : Ο πολίτης υποβάλει αίτηση προς µία υπηρεσία προκειµένου να διεκπεραιώσει µια υπόθεση που τον αφορά ή προκειµένου να τύχει κάποιας παροχής από τη διοίκηση. Η υπηρεσία η οποία διεκπεραιώνει την αίτηση του πολίτη, η υπηρεσία δηλαδή η οποία είναι αρµόδια για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης, απαιτεί πολλές φορές δικαιολογητικά τα οποία έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλες υπηρεσίες οι οποίες είναι αρµόδιες για την έκδοση των ενδιάµεσων διοικητικών πράξεων απαραίτητων για την ολοκλήρωση της διοικητικής διαδικασίας µε την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης. Έτσι οι πολίτες εκ νέου υποχρεώνονται να καταθέσουν δικαιολογητικά, για δεύτερη ή τρίτη φορά, που έχουν ήδη καταθέσει σε κάποια από αυτές τις υπηρεσίες, ή εναλλακτικά στην περίπτωση που ο πολίτης έχει υποβάλει αίτηση για υπόθεσή του στα ΚΕΠ τότε θα πρέπει το ΚΕΠ για λογαριασµό του πολίτη να αποστείλει νέες αιτήσεις προς τις υπηρεσίες που εκδίδουν τα πιστοποιητικά, να τα συγκεντρώσει στο φάκελό του και στη συνέχεια να τον προωθήσει στην υπηρεσία όπου υποβάλλεται η κύρια αίτηση. Ας δούµε το ακόλουθο παράδειγµα που αφορά στη διοικητική διαδικασία «Άδεια λειτουργίας πρατηρίου Άρτου» η οποία διεκπεραιώνεται από τη /ση Βιοµηχανίας/Ορυκτού Πλούτου της Οικείας ΝΑ ή µέσω ΚΕΠ. Μεταξύ των έξι δικαιολογητικών που ζητούνται από την αρµόδια υπηρεσία προκειµένου να εκδοθεί η συγκεκριµένη άδεια συµπεριλαµβάνεται: Βεβαίωση καταλληλότητας Πρατηρίου Άρτου, η οποία εκδίδεται από την /ση Υγείας της ίδιας ΝΑ και Σχεδιάγραµµα του πρατηρίου (κάτοψη-τοµή και τοπογραφικό περιοχής εις διπλούν στο οποίο θα απεικονίζονται λεπτοµερώς οι χώροι του πρατηρίου, οι διαστάσεις τους και η χρήση τους), το οποίο εκδίδει ιδιώτης διπλωµατούχος Μηχανικός. Προκειµένου να εκδοθεί, αρχικά, η βεβαίωση καταλληλότητας (ενδιάµεση πράξη), ο πολίτης οφείλει να προσκοµίσει µεταξύ άλλων σχεδιάγραµµα κάτοψης-τοµής εις διπλούν το οποίο ήδη αποτελεί προϋπόθεση για την έκδοση της άδειας λειτουργίας. εδοµένου λοιπόν ότι το σχεδιάγραµµα κάτοψης-τοµής είναι απαραίτητο δικαιολογητικό για την ενδιάµεση διοικητική πράξη, δηλαδή της βεβαίωσης καταλληλότητας, θα πρέπει να καταργηθεί από τη διαδικασία έκδοσης της τελικής πράξης που στην περίπτωση αυτή είναι η έκδοση άδειας λειτουργίας πρατηρίου άρτου. Κατά συνέπεια ο πολίτης υποβάλει µία φορά το σχεδιάγραµµα κάτοψηςτοµής προκειµένου να παραλάβει τη βεβαίωση καταλληλότητας (ενδιάµεση πράξη) και αργότερα υποβάλει τη βεβαίωση αυτή για την έκδοση της άδειας λειτουργίας χωρίς να χρειάζεται να υποβάλει εκ νέου το σχεδιάγραµµα κάτοψης-τοµής. Κατά τον τρόπο αυτόν απλουστεύεται η διαδικασία και καταργείται στην περίπτωση αυτή ένα 2

δικαιολογητικό, το περιεχόµενο του οποίου ήδη έχει εξετασθεί από τη δηµόσια διοίκηση. Ας πάρουµε όµως και ένα άλλο παράδειγµα όπως η έκδοση άδειας λειτουργίας Οδοντιατρείου προκειµένου να καταστεί πιο κατανοητή η κατάργηση δικαιολογητικών που ήδη έχουν κατατεθεί περισσότερες από µία φορά σε άλλες υπηρεσίες για τον ίδιο σκοπό. Ο ενδιαφερόµενος προκειµένου να αποκτήσει την άδεια λειτουργίας του Οδοντιατρείου υποβάλει στη /ση Υγείας της οικείας ΝΑ αίτηση µαζί µε δικαιολογητικά, µεταξύ των οποίων και τα παρακάτω: Αντίγραφο Ποινικού Μητρώου Σφραγίδα του οδοντιάτρου µε όλα τα στοιχεία του οδοντιατρείου Άδεια ασκήσεως επαγγέλµατος (η οποία εκδίδεται από την ΝΑ µε την προσκόµιση αίτησης, αντιγράφου πτυχίου, πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης, αντίγραφο Ποινικού µητρώου, φωτοτυπία ταυτότητας, παράβολο ηµ. Ταµείου, φωτογραφίες και παράβολο χαρτοσήµου) Αντίγραφο Πτυχίου Οδοντιάτρου Βεβαίωση εγγραφής και άσκησης ειδικότητας (για την ολοκλήρωση της εγγραφής στο ΤΣΑΥ ο πολίτης οφείλει να προσκοµίσει Αντίγραφο πτυχίου και απόδειξη καταβολής τέλους εγγραφής ενώ για την εγγραφή του στον οικείο Οδοντιατρικό Σύλλογο οφείλει να προσκοµίσει µεταξύ άλλων εκ νέου Αντίγραφο Πτυχίου). Συγκεκριµένα, ο πολίτης που επιθυµεί τη διεκπεραίωση της διαδικασίας αυτής οφείλει συνολικά να προσκοµίσει τέσσερις φορές το αντίγραφο πτυχίου του, τρεις φορές την άδεια άσκησης επαγγέλµατος, δύο φορές το αντίγραφο ποινικού µητρώου, δύο φορές τη φωτοτυπία ταυτότητας, δύο φορές το µισθωτήριο συµβόλαιο, δύο φορές τη βεβαίωση εγγραφής στο ΤΣΑΥ και δύο φορές την βεβαίωση εγγραφής στον οικείο Οδοντιατρικό σύλλογο. Με την κατάργηση των δικαιολογητικών, σύµφωνα µε το άρθρο 6 παρ. 4α του 3242/2004, τα οποία έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλες υπηρεσίες αρµόδιες για την έκδοση ενδιάµεσων διοικητικών πράξεων απαραίτητων για την έκδοση της τελικής πράξης που στην περίπτωση αυτή είναι η άδεια λειτουργίας οδοντιατρείου, ο πολίτης θα προσκοµίζει τα παραπάνω δικαιολογητικά µόνον µία φορά στον φορέα που είναι υπεύθυνος για την ενδιάµεση διοικητική πράξη µε αποτέλεσµα την σύντµηση του χρόνου διεκπεραίωσης της υπόθεσης και τη βελτίωση της ανταπόκρισης της δηµόσιας διοίκησης προς τον πολίτη. Με βάση τον νέο τρόπο προσέγγισης παρουσιάζεται βελτίωση στα εξής σηµεία: Είναι πρόδηλο ότι ο πολίτης θα αποκτήσει αυτό που χρειάζεται µε λιγότερες συναλλαγές, µε αποτέλεσµα να εξοικονοµεί χρόνο και κόπο, ενώ θα έχουµε συνολικά για το ηµόσιο, µικρότερο κόστος συναλλαγών. Το βάρος διακίνησης πληροφοριών µετακυλίεται, µε τον τρόπο αυτό, στις υπηρεσίες του δηµόσιου τοµέα και όχι στον πολίτη όπως συνέβαινε µέχρι σήµερα. ηµιουργείται πνεύµα συνεργασίας µεταξύ των υπηρεσιών οι οποίες επικοινωνούν για ανταλλαγή των απαραίτητων πληροφοριών και εµπεδώνεται 3

σταδιακά κουλτούρα προσήλωσης κάθε υπηρεσίας στην παροχή ολοκληρωµένων υπηρεσιών προς τον πολίτη. 2. Κατάργηση δικαιολογητικών σε διαδικασίες ανανέωσης αδειών, εφόσον αυτά δεν αναφέρονται σε στοιχεία των οποίων πιθανολογείται η µεταβολή µετά τη λήξη του χρόνου ισχύος της αρχικής άδειας. Συνήθως στις περιπτώσεις ανανέωσης αδειών άσκησης επαγγελµάτων, µεταξύ των δικαιολογητικών τα οποία οι ενδιαφερόµενοι οφείλουν να προσκοµίσουν στην αρµόδια υπηρεσία, συµπεριλαµβάνονται και δικαιολογητικά τα οποία έχουν ήδη κατατεθεί κατά την έκδοση της αρχικής άδειας. Στην περίπτωση κατά την οποία δικαιολογητικά αναφέρονται σε στοιχεία τα οποία πιθανολογείται ότι δεν έχουν µεταβληθεί µετά τη λήξη του χρόνου ισχύος της αρχικής άδειας, θα πρέπει να καταργηθούν από τη συγκεκριµένη διοικητική διαδικασία, δεδοµένου ότι έχουν ήδη ληφθεί υπόψη από την αρµόδια για την έκδοση της αρχικής πράξης δηµόσια υπηρεσία. Προκειµένου να καταστούν σαφέστερες οι ενέργειες στις οποίες θα πρέπει να προβούν οι υπηρεσίες που εκδίδουν ανανεώσεις αδειών, ας πάρουµε το παράδειγµα της ανανέωσης παραγωγικών αδειών λαϊκής αγοράς, αρµοδιότητας της /σης Εµπορίου ή Προστασίας Καταναλωτή των οικείων ΝΑ. Για την παραπάνω διαδικασία απαραίτητα δικαιολογητικά είναι: βεβαίωση Τριµελούς Επιτροπής της περιοχής, αντίγραφο διπλότυπου πληρωµής φόρου Ν.2214/94, αντίγραφο διπλότυπου πληρωµής εισφοράς υπέρ ΕΛΓΑ, φωτοτυπία βιβλιαρίου ΟΓΑ, υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/86, εκκαθαριστικό ΟΥ και ιδιωτικό συµφωνητικό για µισθωµένα κτήµατα. Η βεβαίωση, όµως, Τριµελούς Επιτροπής της περιοχής της λαϊκής αγοράς, της οποίας το περιεχόµενο δεν πιθανολογείται ότι µεταβάλλεται, έχει κατατεθεί ήδη σε προγενέστερο στάδιο για την έκδοση της αρχικής παραγωγικής άδειας λαϊκής αγοράς, την οποία ο πολίτης καλείται να ανανεώσει. Προτείνεται λοιπόν η κατάργηση του εν λόγω δικαιολογητικού από την ανανέωση άδειας δεδοµένου ότι δεν παρέχει προστιθέµενη αξία κατά την εκτίµηση ή µη των συνθηκών για την ανανέωση της άδειας. Ενέργειες για τη σύνταξη των σχετικών Κ.Υ.Α. από τα Υπουργεία: Όπως είδαµε µέχρι τώρα, η έµφαση κάθε φορά δίνεται στο δικαιολογητικό και όχι στην πληροφορία που αυτό εµπεριέχει, µε αποτέλεσµα την πληθώρα των δικαιολογητικών που προστίθενται, πολλές φορές, χωρίς να αιτιολογείται τι ακριβώς εξυπηρετεί η υποβολή ενός επιπλέον δικαιολογητικού στην αλληλουχία ενεργειών. Η διατήρηση αυτής της αντίληψης οδηγεί σε δυσλειτουργίες και σε ανεπαρκή εξυπηρέτηση των πολιτών. Με βάση τα παραπάνω, κάθε Υπουργείο το οποίο έχει την αρµοδιότητα για την έκδοση κανονιστικών πράξεων που θέτουν το πλαίσιο έκδοσης πιστοποιητικών των υπηρεσιών που αυτό εποπτεύει, θα πρέπει να συντάξει: - κατάλογο µε τα δικαιολογητικά, των οποίων πρέπει να καταργηθεί η υποχρέωση υποβολής τους, εφόσον έχουν ήδη κατατεθεί, από τους πολίτες σε άλλες υπηρεσίες και 4

- κατάλογο µε τα δικαιολογητικά που µπορούν να καταργηθούν, στις περιπτώσεις ανανέωσης αδειών, το περιεχόµενο των οποίων κρίνεται ότι δεν µεταβάλλεται, δεδοµένου ότι τα τελευταία έχουν υποβληθεί κατά την αρχική έκδοση της άδειας. Για το σκοπό αυτό οι απαραίτητες ενέργειες των Υπουργείων είναι: α) Να εντοπισθεί το ποιες υπηρεσίες συµπράττουν γενικά και για ποιές διαδικασίες. β) Να γίνει οριοθέτηση των διαδικασιών µε βάση τον εντοπισµό των εισροών και των εκροών, ούτως ώστε να εντοπισθούν οι διαδικασίες που θα επιλεγούν µε βάση κριτήρια, όπως όγκος συναλλαγών, συχνότητα ζήτησης τους, αριθµός πολιτών που αφορά κάθε διαδικασία. γ)να προσδιορισθούν τα συγκεκριµένα προς κατάργηση δικαιολογητικά µε όρους επανασχεδιασµού διοικητικών διαδικασιών BPR (Business Process Reengineering) για αξιόπιστη αποτύπωση της υφιστάµενης κατάστασης και παραµέτρους όπως το κόστος, την ποιότητα, το βαθµό ικανοποίησης του πολίτη από τη διαδικασία που ακολουθείται. δ) Να υπάρξει στόχευση για περιορισµό των χρονοβόρων ελέγχων για πληροφορίες που έχουν ήδη διακινηθεί σε προηγούµενο στάδιο. ε) Να επανασχεδιασθεί η διαδικασία όπου χρειάζεται. στ) Να υπάρξει µέριµνα για την εφαρµογή και παρακολούθηση των προτεινόµενων αλλαγών. Επισηµαίνουµε ακόµη ότι προβλήµατα των υπηρεσιών, όπως αυξηµένος φόρτος εργασίας, µη επαρκής στελέχωση, ελλείψεις σε ηλεκτρονική υποδοµή (ηλεκτρονικό ταχυδροµείο ή τηλεοµοιότυπο), θα πρέπει να αντιµετωπίζονται άµεσα προκειµένου να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διακίνηση των σχετικών εγγράφων, µεταξύ των υπηρεσιών. Σε περίπτωση κατά την οποία ρητές διατάξεις δεν επιτρέπουν την κατάργηση υποβολής δικαιολογητικών, όταν αυτά έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλη υπηρεσία, οι υπηρεσίες θα πρέπει να επανεξετάσουν τους λόγους που οδήγησαν στην έκδοση των συγκεκριµένων διατάξεων και σε περίπτωση που αυτοί εξέλιπαν, να προχωρήσουν, σε συνεργασία µε την υπηρεσία µας, σε τροποποίηση ή κατάργησή τους. Παράδειγµα δικαιολογητικών που δεν µπορούν να καταργηθούν αποτελούν βεβαίως οι περιπτώσεις πιστοποιητικών των οποίων η έκδοση απαιτεί από τη φύση τους την αυτοπρόσωπη παρουσία του πολίτη στην υπηρεσία που τα εκδίδει, όπως πχ. στις περιπτώσεις γνωµατεύσεων υγειονοµικών επιτροπών. Επιπλέον σε περίπτωση κατά την οποία απαιτείται η καταβολή τέλους για την έκδοση ενός πιστοποιητικού που απαιτείται, ως ενδιάµεσο βήµα προκειµένου να προχωρήσει η διαδικασία έκδοσης της τελικής διοικητικής πράξης, οι υπηρεσίες θα πρέπει, είτε να ελέγξουν τη σκοπιµότητα ύπαρξής του, είτε να εξετάσουν από κοινού την διαδικασία απόδοσης στους δικαιούχους (π.χ. κάποιο Ταµείο). Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να εξεταστεί η τροποποίηση των σχετικών διατάξεων. 5

Παρακαλούνται οι αρµόδιες ιευθύνσεις όλων των Υπουργείων, για το συντονισµό όλων των υπηρεσιών και ΝΠ που εποπτεύουν, ώστε µέχρι τις 30 Νοεµβρίου 2004 να µας αποστείλουν σχέδια ΚΥΑ, για την εφαρµογή των ανωτέρω διατάξεων. Η υπηρεσία µας είναι στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία. Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΠΡΟΚΟΠΙΟΣ ΠΑΥΛΟΠΟΥΛΟΣ 6

ΠΡΟΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑ: ΠΙΝΑΚΑΣ ΙΑΝΟΜΗΣ - Όλα τα Υπουργεία Α) /νσεις ιοικητικού Β) /νσεις Οργάνωσης και Απλούστευσης ιαδικασιών - Όλες τις Γενικές και Ειδικές Γραµµατείες Υπουργείων και Αυτοτελείς Γενικές Γραµµατείες /νσεις ιοικητικού - Ολες τις Περιφέρειες - Ολες τις Νοµαρχιακές Αυτοδιοικήσεις /νσεις ιοικητικού - Τα Επαρχεία του Κράτους - Γενική ιεύθυνση Οργάνωσης και Λειτουργίας ΟΤΑ, ΥΠΕΣ Α ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ: Γραφεία: 1. Πρωθυπουργού 2. Υπουργών, Αν. Υπουργού, Υπουργού Επικρατείας και Υφυπουργών 3. Γενικών και Ειδικών Γραµµατέων Υπουργείων και Γενικών Γραµµατειών 4. Γενικών Γραµµατέων Περιφερειών 5. Νοµαρχών και Προέδρων Νοµαρχιακών Αυτοδιοικήσεων 6. Ανεξάρτητες Αρχές 7. Σώµα Επιθεωρητών Ελεγκτών ηµόσιας ιοίκησης ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΙΑΝΟΜΗ: ΓΡΑΦΕΙΑ: Κ. ΥΠΟΥΡΓΟΥ Κ. ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΥ Κ. ΓΕΝΙΚΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΝ Κ. ΓΕΝΙΚΩΝ ΙΕΥΘΥΝΤΩΝ Κ. ΙΕΥΘΥΝΤΩΝ 7