OCG USER S MANUAL OCG v3.1 GENERAL ( HOTEL UNIT PRIVACY POLICY) HOTEL UNIT Σε αυτή την κατηγορία, μπορούμε (α) να δημιουργήσουμε ένα νέο Corporate (Create New Corporate) και (β) να επεξεργαστούμε τα ήδη υπάρχοντα Corporates. Πατώντας Create New Corporate, συμπληρώνουμε τα στοιχεία του Ξενοδοχείου (logo, όνομα, e-mail, τις συντεταγμένες του, διεύθυνση, τηλέφωνα), προσθέτουμε τα Social Links (facebook, twitter foursquare etc) με τα link τους και αφού επιλέξουμε γλώσσα, γράφουμε λίγα λόγια για την ξενοδοχειακή μονάδα (Corporate Info). Επιλέγουμε φωτογραφία (Picture) και πατάμε Create στο κάτω μέρος της σελίδας. DEVICES (DEVICE SETTINGS LAYOUT) DEVICE SETTINGS: Για κάθε μέσω προβολής (α) δημιουργούμε ένα νέο κανάλι (Create Device) είτε είναι τηλεόραση είτε κινητή συσκευή και (β) επεξεργαζόμαστε τα ήδη υπάρχοντα σύμφωνα με τις ανάγκες μας. CREATE DEVICE Επιλέγουμε την ξενοδοχειακή μονάδα για την οποία προορίζεται (Hotel Unit), το όνομα του καναλιού (Name), το είδος του καναλιού (TV Channel, Mobile Channel, Infokiosk Channel, Tablet Channel), τη γλώσσα και το χρώμα φόντου (Bgcolor). Τέλος, συντάσσουμε το κείμενο που κυλά στο κάτω μερος της οθόνης (Scroll Text) και επιλέγουμε ανά πόση ώρα θα γίνεται επανάληψη του βίντεο / της Διαφήμισης πλήρους οθόνης ( Full screen Adv/Video repeat time).
LAYOUT Σε αυτή την κατηγορία (α) δημιουργούμε νέο Layout (Create Layout) και (β) επεξέργαζόμαστε όσα έχουμε ήδη δημιουργήσει για την προβολή τους σε τηλεόρασης σύμφωνα με τα κανάλια που έχουμε ήδη δημιουργήσει. Το Layout περιλαμβάνει το μέγεθος της προβολής, τη διάταξη της οθόνης καθώς επίσης και τους συνδυασμούς των widgets. Μπορούμε να δημιουργήσουμε νέους συνδυασμούς (Combo Widgets), να τους αφαιρέσουμε ή να τους διαφοροποιήσουμε. Μπορούμε να ορίσουμε το χρώμα της γραμματοσειράς όμως θα πρέπει να προσέξουμε να μην είναι ίδιο με το Bgcolour. Δηλαδή αν το χρώμα του Bgcolour είναι μαύρο θα πρέπει να theme skin είναι light και αντιστοίχως αντίθετα. Επιπλέον μπορούμε να ορίσουμε τον τύπο προβολής της εικόνας. Έτσι έχουμε την επιλογή του center crop είτε την επιλογή του fit in box. Επιλέγουμε συνεπώς Όταν ολοκληρωθεί η διαμόρφωση του Layout, θα πρέπει να πατήσουμε το UPDATE για να αποθηκευτούν οι αλλαγές και να ενημερωθεί το σύστημα. Σημείωση : Μπορούμε να κάνουμε όσες δοκιμές επιθυμούμε στο content και να τις βλέπουμε δοκιμαστικά στο preview. Όταν καταλήξουμε και θέλουμε να τις δημοσιεύσουμε τότε πατάμε Update LIBRARY (PHOTOS, VIDEOS, MUSIC) Στη βιβλιοθήκη αποθηκεύουμε υλικό για μελλοντική χρήση, όπως φωτογραφίες, βίντεο και αρχεία μουσικής. Ανάλογα με την περίσταση, ανατρέχουμε σε αυτή, είτε για να προσθέσουμε καινούριο υλικό, είτε για να χρησιμοποιήσουμε ένα ήδη υπάρχον στα εκάστοτε κανάλια, για συγκεκριμένο σκοπό. Από εδώ επιμελούμαστε τις μουσικές επιλογές ανά κανάλι, για παράδειγμα μπορούμε να επιλέξουμε playlist με ρώσικη μουσική για το ρώσικο κανάλι. Σημείωση: Οι φωτογραφίες δεν πρέπει να μεγάλες και να ξεπερνάνε το 1MB προκειμένου να μην καθυστερούν ειδικά οι mobile εφαρμογές. PHOTOS: Προσθέτουμε φωτογραφίες και δημιουργούμε ένα αρχείο με αυτές για κάθε χρήση. VIDEOS - MUSIC 1. ADD NEW VIDEO/MUSIC : Ανεβάζουμε και αποθηκεύουμε αρχεία βίντεο/ μουσικής για μελλοντική χρήση. 2. Επεξεργαζόμαστε τα ήδη υπάρχοντα αρχεία βίντεο/ μουσικής, ορίζοντας (α) το χρονικό διάστημα αναπαραγωγής τους (Date Start End Date), (β) το επιθυμητό κανάλι.
CONTENT (Photo Slider, Advertisements, Offers, Announcements, Daily Theme, Activities, Widget Settings, Live Streaming) Εδώ περιέχονται οι Διαφημίσεις, οι προωθητικές ενέργειες, οι θεματικές εκδηλώσεις, οι ρυθμίσεις για τα widget, καθώς και το Live Streaming. Σε όλες τις επιμέρους κατηγορίες, έχουμε τη δυνατότητα είτε να δημιουργήσουμε νέα αρχεία, είτε να επεξεργαστούμε κάποιο που έχουμε ήδη δημιουργήσει. PHOTO SLIDER Περιλαμβάνει φωτογραφίες της ξενοδοχειακής μονάδας οι οποίες εναλλάσσονται καθώς και χώρο για σύνταξη κειμένου. Μπορούμε να επεξεργαστούμε κάποιο photo slider που έχουμε ήδη φτιάξει, ή να δημιουργήσουμε ένα καινούριο (Add new Slide), επιλέγοντας (α) φωτογραφία από το αρχείο ή τον υπολογιστή μας, (β) το κανάλι/κανάλια όπου θέλουμε να προβάλλεται, (γ) το χρονικό διάστημα που θέλουμε να είναι ενεργό και τέλος, αφού επιλέξουμε γλώσσα, αναγράφουμε τον τίτλο του καθώς και ένα μικρό κείμενο. ADVERTISEMENTS Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει ένα αρχείο των διαφημίσεων που έχουμε ήδη δημιουργήσει και μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε και νέες (Create Advertisement). Μπαίνοντας σε καθεμία ξεχωριστά, μπορούμε να τις ενεργοποιήσουμε (Enabled), να ορίσουμε το χρονικό διάστημα που αυτές θα είναι ορατές στους πελάτες μας (Valid fromto). Επίσης μπορούμε να επιλέξουμε τη δυνατότητα προβολής τους σε πλήθη οθόνη (TV Full screen). Οταν δημιουργούμε μία καινούρια διαφήμιση (ADD NEW ADVERTISEMENT), επιλέγουμε το κανάλι στο οποίο θέλουμε να προβληθεί, επιλέγουμε την αντίστοιχη φωτογραφία, το χρονικό διάστημα που αυτή θα είναι ενεργή, και αφού επιλέξουμε τη γλώσσα, γράφουμε τον τίτλο της Διαφήμισης και ένα μικρό κείμενο (Advertisement Content), είτε το ίδιο για όλα τα μέσα προβολής είτε διαφορετικό.
OFFERS, ANNOUNCEMENTS, DAILY THEME, ACTIVITIES Σε αυτές τις κατηγορίες ακολουθείται η ίδια λογική με τις προαναφερθείσες της κατηγορίας CONTENT, δηλαδή, είτε δημιουργούμε ένα νέο αρχείο, είτε επεξεργαζόμαστε ένα ήδη υπάρχον. OFFERS Αναφέρεται στις προωθητικές ενέργειες και τις προσφορές σε υπηρεσίες της ξενοδοχειακής μονάδας. Εχουμε τη δυνατότητα να επεξέργαστούμε μία ήδη υπάρχουσα προσφορά, ενεργοποιώντας τη (Enabled), ορίζοντας το χρονικό όριο που αυτή θα είναι ενεργή (Valid from-to), και το κανάλι στο οποίο θα εμφανίζεται (Associated Channels). Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα νέο αρχείο προσφοράς (Add New Offer), θα πρέπει (α) να επιλέξουμε την κατάλληλη φωτογραφία για το αντίστοιχο μέσο (TV, Mobile), (β) να προβούμε σε ρυθμίσεις όσον αφορά τα μέσα μετάδοσης (Associated Channels), το χρονικό όριο προβολής της (Valid from-to), (γ)να συντάξουμε τον τίτλο και το περιεχόμενο (Content, Mobile Content) ANNOUNCEMENTS Σε αυτή την κατηγορία υπάρχει η δυνατότητα να επιλέξουμε μία ήδη υπάρχουσα ανακοίνωση και να την επεξεργαστούμε ή να δημιουργήσουμε μία νέα (Add New Announcement). Δημιουργούμε μία καινούρια (α) επιλέγοντας την κατάλληλη φωτογραφία για το αντίστοιχο μέσο (TV, Mobile), (β) επιλέγοντας τα μέσα που αυτή να μεταδοθεί (Associated Channels), (γ) επιλέγουμε το χρονικό όριο προβολής της (Valid from-to) και επιλέγουμε σε ποιους πελάτες θέλουμε να προβάλλεται (Checked Users Only). Επιλέγουμε γλώσσα και γράφουμε το κείμενο, είτε ίδιο για όλα τα μέσα είτε διαφορετικό. Τέλος, εάν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε μία ανακοίνωση, πατάμε το κουτάκι Enabled που βρίσκεται στο πάνω μέρος της σελίδας. Δεν ξεχνάμε να πατήσουμε UPDATE για να ενημερωθούν οι αλλαγές που έχουμε κάνει. DAILY THEME Παρουσιάζει το θέμα της ημέρας, τις θεματικές εκδηλώσεις της ξενοδοχειακής μονάδας. Μπορούμε να δημιουργήσουμε νέα Daily Themes (Add New Daily Theme), ή να επεξεργαστούμε κάποιο από αυτά που ήδη έχουμε στο αρχείο μας. Οταν δημιουργούμε ένα καινούριο επιλέγουμε (α) την κατάλληλη φωτογραφία για το αντίστοιχο μέσο (TV, Mobile), (β) σε ποιά μέσα επιθυμούμε να προβληθεί (Associated Channels), (γ) τη μέρα προβολής του (Repeat every..),το χρονικό όριο προβολής του (Valid from-to) και (δ) τους
πελάτες στους οποίους θέλουμε να προβάλλεται(checked Users Only). Επιλέγουμε γλώσσα και γράφουμε το κείμενο, είτε ίδιο για όλα τα μέσα είτε διαφορετικό. Τέλος, εάν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε ένα Daily Theme, πατάμε το κουτάκι Enabled που βρίσκεται στο πάνω μέρος της σελίδας. Δεν ξεχνάμε να πατήσουμε CREATE στο κάτω μέρος της σελίδας για να αποθηκευτεί το νέο μας Daily Theme και πρέπει να επιλέξουμε υποχρεωτικά και μέρα για την προβολή μαζί με την χρονική περίοδο. ACTIVITIES Σε αυτή την κατηγορία, αναφέρονται οι προγραμματισμένες δραστηριότητες που θα είναι διαθέσιμες στο Ξενοδοχείο (ημέρα/ώρα). Κάθε φορά παρουσιάζονται οι τρεις δραστηριότητες που αναμένεται να πραγματοποιηθούν. Μπορούμε να επιλέξουμε και να επεξεργαστούμε μία ήδη υπάρχουσα Activity, ή να δημιουργήσουμε μία νέα (Add New Activity). Σε αυτή την περίπτωση επιλέγουμε (α) την κατάλληλη φωτογραφία για το αντίστοιχο μέσο (TV, Mobile), (β) σε ποιά μέσα επιθυμούμε να προβληθεί (Associated Channels), (γ) την ημέρα και ώρα της συγκεκριμένης δραστηριότητας, (δ) το χρονικό διάστημα που θα προβάλλεται (Valid from-to) και (ε) τους πελάτες στους οποίους θέλουμε να προβάλλεται(checked Users Only). Γράφουμε τον τίτλο και συντάσσουμε ένα σύντομο κείμενο, είτε το ίδιο είτε διαφορετικό για κάθε μέσο προβολής. Πατάμε CREATE στο κάτω μέρος της σελίδας και το ενεργοποιούμε πατώντας το κουτάκι Enabled που βρίσκεται στο πάνω μέρος της σελίδας. Πρέπει να επιλέξουμε υποχρεωτικά και μλερα προβολής της ακάστοτε activity για να προβληθεί στην τηλεόραση. WIDGET SETTINGS Σε αυτή την κατηγορία δημιουργούμε, αναπροσαρμόζουμε ή επικαιροποιούμε ρυθμίσεις των widget, για παράδειγμα ρυθμίσεις όσον αφορά τον καιρό, τα νέα, τις ισοτιμίες νομισμάτων με δυνατότητα καταχώρησης ποσοστού προμήθειας. LIVE STREAMING Με τον κατάλληλο εξοπλισμό, έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε ένα συγκεκριμένο κανάλι να παίζει στην οθόνη του OCG. Μπορούμε να επιλέξουμε ένα έτοιμο αρχείο ή να δημιουργήσουμε ένα (Add New Channel). Σε αυτή την περίπτωση επιλέγουμε (α) μία φωτογραφία (β) το Tvchannel Name
και (γ) το link του καναλιού. Τέλος πατάμε CREATE κι έτσι δημιουργούμε και αποθηκεύουμε ένα νέο αρχείο. FACILITIES Η κατηγορία FACILITIES περιλαμβάνει όλες τις παροχές του ξενοδοχείου, όσον αφορά τα δωμάτια, τα εστιατόρια, τις πισίνες, τα spa κτλ. FACILITY CATEGORIES Σε αυτή την ενότητα δημιουργούμε τις κατηγορίες των Facilities που παρέχει το ξενοδοχείο( π.χ. Rooms, Restaurants, Pools, Spa κτλ). (α) Επιλέγουμε μία φωτογραφία από το αρχείο του OCG είτε από τον υπολογιστή μας, (β) επιλέγουμε την ξενοδοχειακή μονάδα, (γ) βάζουμε έναν τίτλο και (δ) γράφουμε μία περιγραφή για το συγκεκριμένο κομμάτι. Πατάμε CREATE για να αποθηκευτεί η καινούρια κατηγορία Facility, ή UPDATE για να ενημερωθεί μία ήδη υπάρχουσα. HOTEL FACILITIES Σε αυτό το πεδίο περιγράφουμε επιμέρους τμήματα των Facilities, για παράδειγμα τα διαφορετικά είδη δωματίων. Μπορούμε να επεξεργαστούμε όσα έχουμεήδη δημιουργήσει ή να δημιουργήσουμε και νέα (Add New Facility). Σε αυτή την περίπτωση (α) επιλέγουμε μία φωτογραφία, (β) επιλέγουμε σε ποια κατηγορία Facility ανήκει (Category), (γ) γράφουμε έναν τίτλο και πληροφορίες για το συγκεκριμένο facility. Υπάρχει η δυνατότητα να προσθέσουμε και έναbooking Link. FACILITIES AVAILABILITY Εχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε κάποιο από τα αρχεία που έχουμε ήδη δημιουργήσει και να το επεξεργαστούμε ή να το ενεργοποιήσουμε (Enabled) ή να δημιουργήσουμε ένα νέο (Create New Availability). Σε αυτή την περίπτωση (α) επιλέγουμε την κατηγορία του Facility (π.χ. Room, Spa), (β) ορίζουμε τη μέρα / μέρες, (γ) το χρονικό διάστημα που θα ισχύει (Enter time from-to) καθώς και τον αριθμό της διαθεσιμότητας.
SALES Πρόκειται για μία σημαντική ενότητα, η οποία αφορά την παραγγελιοληψία. PRODUCT CATEGORIES Εδώ επεξεργαζόμαστε ή δημιουργούμε γενικές κατηγορίες των προς παραγγελία προϊόντων (π.χ. coffee, drinks): (α) επιλέγοντας μία φωτογραφία για το προϊόν, (β) δίνοντάς του έναν τίτλο και (γ) γράφοντας μία σύντομη περιγραφή του προϊόντος. INGREDIENTS Εδώ δημιουργούμε μία λίστα με τα συστατικά που περιλαμβάνουν τα προς παραγγελία προϊόντα μας (π.χ. sugar, milk) CATALOGUE Σε αυτή την κατηγορία έχουμε τη δυνατότητα να συντάξουμε τον κατάλογο των προϊόντων (Add New Product) ή να επεξεργαστούμε όσα έχουμε ήδη δημιουργήσει. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο προϊόν, (α) επιλέγουμε μία φωτογραφία για το προϊόν μας, (β) γράφουμε το όνομά του και μία σύντομη περιγραφή, (γ) επιλέγουμε την κατηγορία στην οποία ανήκει το προϊόν μας (π.χ. COFFEE, DRINKS) και την τιμή του, (δ) ορίζουμε εάν θέλουμε να είναι διαθέσιμο για παραγγελία (Available for Order) (ε) γράφουμε τα συστατικά του (Product Ingredients) και (στ) δίνουμε τη δυνατότητα στους πελάτες να προσθέσουν κάποιο επιπλέον συστατικό (Product Extras) με την ανάλογη φυσικά χρέωση (Impact on Price). Πατάμε CREATE και έτσι το προϊόν μας προστίθεται στα ήδη υπάρχοντα της λίστας μας. ORDERS Εδώ ο Administrator έχει τη δυνατότητα να ελέγχει τις παραγγελίες που έχουν γίνει, την ημερομηνία και ώρα (Date/Time), το σημείο από το οποίο έγινε η παραγγελία (POS), π.χ. ΟΜΠΡΕΛΑ Β45, το συνολικό ποσό της παραγγελίας ( Order Total) καθώς και την κατάσταση της παραγγελίας (π.χ. ΠΑΡΑΔΟΘΗΚΕ)
POINTS OF SALE Σε αυτή την κατηγορία, δημουργούμε Points of Sale, Σημεία δηλαδή από όπου μπορούν να γίνονται παραγγελιοληψίες, με τη χρήση Barcode ή QR code. CONCIERGE Αμφίδρομη online επικοινωνία μεταξύ του πελάτη και των επιμέρους τμημάτων του ξενοδοχείου, όπως house keeping, reception κ.λπ. Ο πελάτης έχει τη δυνατότητα να επικοινωνεί άμεσα με το εκάστοτε τμήμα για την αναφορά προβλήματος ή κάποιου αιτήματος και να λαμβάνει απάντηση από τον υπεύθυνο. CATEGORIES Σε αυτό το σημείο δημιουργούμε τις κατηγορίες-τμήματα, στα οποία θα μπορεί να απευθύνεται ο πελάτης (π.χ. FOOD, SPA). ALL MESSAGES Εδώ εμφανίζονται όλα τα μηνύματα που έχουν σταλεί από τους πελάτες του ξενοδοχείου στα επιμέρους τμήματα. SURVEYS Εχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε το δικό μας ερωτηματολόγιο για τους πελάτες μας, ώστε να αξιολογήσουμε τις υπηρεσίες που προσφέρουμε. Στο ερωτηματολόγιο αυτό θα έχουν πρόσβαση μόνο οι πελάτες που έχουν κατεβάσει το application στο κινητό τους ή το tablet τους. CATEGORIES Εδώ φτιάχνουμε τις κατηγορίες των ερωτήσεων (FOOD & BEVERAGE, SERVICE κτλ). Για να δημιουργήσουμε μία καινούρια κατηγορία (Add New Category) (α) επιλέγουμε έναν τίτλο για την κατηγορία και στο Content γράφουμε ένα μικρό κείμενο (π.χ. If you enjoyed our food, please help us to make it better).
QUESTIONS Δημιουργούμε τις ερωτήσεις για το ερωτηματολόγιο : (α) Γράφουμε την ερώτηση, (β) επιλέγουμε την κατηγορία στην οποία ανήκει (π.χ. FOOD & BEVERAGE), (γ) επιλέγουμε το είδος της απάντησης που απαιτείται από τον πελάτη ( text answer, poor to excellent). Εχουμε επίσης τη δυνατότητα να ενεργοποιήσουμε το κουτάκι για πολλαπλές απαντήσεις (Multiple Answers). ANSWERS Σε αυτό το πεδίο, μπορούμε να δούμε τις απαντήσεις που έχουν δοθεί. Εχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε συγκεκριμένη χρονική περίοδο για την οποία θέλουμε να μελετήσουμε τις απαντήσεις (Select Date Range) και να έχουμε έτσι ένα Report συγκεντρωτικό. CUSTOMERS LOYALTY: Πρόκειται για ένα σύστημα επιβράβευσης πελατών, οι οποίοι συλλέγουν και εξαργυρώνουν πόντους μέσα στην επιχείρηση, κάνοντας χρήση της εφαρμογής του OCG που έχουν κατεβάσει στο κινητό τους. WEEFEE HOTSPOT: Όταν οι πελάτες του ξενοδοχείου συνδέονται στο WiFi μέσω των social media λογαριασμών τους, η πλατφόρμα του weefee δημιουργεί το προφίλ τους, βάσει των δημογραφικών χαρακτηριστικών τους. Με τη χρήση του WeeFee επιτυγχάνουμε Προσέλκυση χρηστών σε ένα αξιόπιστο δίκτυο Άμεση σύνδεση με τα social media, email και κωδικό πρόσβασης Δημιουργία προφίλ χρηστών για την ορισμό της διάρκειας χρήσης Εύκολη διαχείριση πρόσβασης χρηστών στο δίκτυο με δικαιώματα Συλλογή βάσης δεδομένων με τα στοιχεία των χρηστών Στατιστική ανάλυση του traffic των χρηστών Προώθηση της εταιρείας και των προσφορών της
USERS AND CUSTOMERS: Είναι μία κατηγορία που περιλαμβάνει στοιχεία όλων των χρηστών και πελατών. VIEW ALL Εδώ φαίνονται όλοι όσοι (α) έκαναν check in στο ξενοδοχείο, (β) όσοι κατέβασαν το application στο κινητό τους, (γ) όσοι έκαναν log in αλλά και όσοι απλά μπήκαν στο wi-fi του ξενοδοχείου χωρίς log in. ADD NEW Σε αυτή την κατηγορία αναγράφονται οι users Administrator. που προστέθηκαν από τον CUSTOMERS Εδώ αναφέρονται όσοι έχουν κατεβάσει το application και έχουν κάνει και log-in. CHECKED IN CUSTOMERS Σε αυτή την κατηγορία ανήκουν μόνο όσοι πελάτες έχουν κάνει check in στο ξενοδοχείο. TOOLS PUSH NOTIFICATIONS Υπάρχει η δυνατότητα για μαζικές ενημερώσεις μέσω αποστολής μηνυμάτων στους πελάτες που έχουν κατεβάσει το application στο κινητό τους και το tablet τους. Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα καινούριο push notification (α) γράφοντας το κείμενο (Push text) (β) επιλέγοντας την ξενοδοχειακή μονάδα που αντιστοιχεί (Select Corporate) και (γ) επιλέγοντας σε ποιους θα σταλεί ( π.χ. checked in, checked out users, specific user ).