Σχέδιο ΠΡΟΕ ΡΙΚΟΥ ΙΑΤΑΓΜΑΤΟΣ «Ψηφιοποίηση Εγγράφων και Ηλεκτρονικό Αρχείο» Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ Έχοντας υπόψη: 1. Τις διατάξεις: i. του άρθρου 9 του Π.. 162/1979 "Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των ηµοσίων Υπηρεσιών" ( Α 42 ), όπως ισχύει ii. του άρθρου 9 του Π.. 768/1980 "Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Νοµικών Προσώπων ηµοσίου ικαίου" (Α 186 ), όπως ισχύει iii. το Π.. 87/1981 "Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των ηµοσίων Υπηρεσιών και Ν.Π..." (Α 27), όπως ισχύει iv. των άρθρων 3 και 9 του Π.. 480/1985 "Εκκαθάριση των Αρχείων των Οργανισµών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των Ιδρυµάτων, Νοµικών Προσώπων ηµοσίου ικαίου και Συνδέσµων αυτών" (Α 173), όπως ισχύει, v. του ν. 1946/1991, «Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) και άλλες διατάξεις» (Α 69), όπως ισχύει, vi. του ν. 2472/1997 «Προστασία του Ατόµου από την επεξεργασία δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα» (Α 50), όπως ισχύει, vii. του άρθρου 5 του ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα ιοικητικής ιαδικασίας και άλλες διατάξεις» (Α 45), όπως ισχύει, viii. του v. 2846/2000 «Αρχεία Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, και της Γενικής Γραµµατείας του Υπουργικού Συµβουλίου» (Α 229), όπως ισχύει, ix. του άρθρου 90 του Κώδικα Νοµοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα που κυρώθηκε µε το άρθρο 1 του Π.. 63/2005 (Α 98), όπως ισχύει, x. του ν.3448/2006 «Για την περαιτέρω χρήση πληροφοριών του δηµόσιου τοµέα και τη ρύθµιση θεµάτων αρµοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης (Α 57), όπως ισχύει xi. του ν.3861/2010 «Ενίσχυση της ιαφάνειας µε την υποχρεωτική ανάρτηση νόµων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο Πρόγραµµα ιαύγεια και άλλες διατάξεις» (Α 112), όπως ισχύει, xii. των άρθρων 14, παρ. 4 και 15 του ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α 138), όπως ισχύει,
xiii. του άρθρου 22, παρ. 3 του ν. 2362/1995 «ΗΜΟΣΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ-ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΠΑΝΩΝ» (Α 247) xiv. του ν.3882/2010 «Εθνική Υποδοµή Γεωχωρικών Πληροφοριών Εναρµόνιση µε την Οδηγία 2007/2/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου της 14ης Μαρτίου 2007 και άλλες διατάξεις. Τροποποίηση του ν. 1647/1986 «Οργανισµός Κτηµατολογίου και Χαρτογραφήσεων Ελλάδας (ΟΚΧΕ) και άλλες σχετικές διατάξεις» (ΦΕΚ 141/Α )» (Α 166). 2. Την υπ αριθµ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 απόφαση του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης» (Β 1301). 3. Τα άρθρα 3 και 4 της υπ αριθµ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 απόφασης του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης «Ρυθµίσεις για το Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο» (Β 1317). 4. Την απόφαση 2011/292/ΕΕ της 31 Μαρτίου 2011 σχετικά µε τους κανόνες ασφάλειας για τη προστασία των διαβαθµισµένων πληροφοριών της ΕΕ. 5. Τον Εθνικό Κανονισµό Ασφαλείας. 6. Την υπ αριθµ. 76056/Η της 5 Ιουλίου 2012 απόφασης του Πρωθυπουργού και Υπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµιση και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης «Ανάθεση αρµοδιοτήτων στον Υφυπουργό ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης, Μανούσο Κωνσταντίνο Βολουδάκη» (Β 2091). 7. Την υπ αριθµ. Υ48 της 9 Ιουλίου 2012 απόφασης του Πρωθυπουργού «Καθορισµός αρµοδιοτήτων του Αναπληρωτή Υπουργού Οικονοµικών Χρήστου Σταϊκούρα» (Β 2105). 8. Ότι από την εφαρµογή του παρόντος Π. /τος δεν προκαλείται επιπρόσθετη δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισµού και του προϋπολογισµού των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης. 9. Την υπ αριθ. /2013 γνωµοδότηση του Ε Τµήµατος του Συµβουλίου της Επικρατείας, µετά από πρόταση του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης. ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΜΕ Άρθρο 1 Ορισµοί
1. Για τους σκοπούς του παρόντος Προεδρικού ιατάγµατος ισχύουν οι σχετικοί ορισµοί του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 (Α 138) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» όπως εκάστοτε ισχύει, καθώς και οι ορισµοί, τα πρότυπα και δοµικά στοιχεία και η διαδικασία έκδοσης των ηλεκτρονικών δηµοσίων εγγράφων όπως περιγράφονται στα άρθρα 1 και 3 αντίστοιχα της απόφασης του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 «Ρυθµίσεις για το Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο», και τους ορισµούς του άρθρου 1 της απόφασης του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης» (Β 1301) όπως εκάστοτε ισχύουν. 2. Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο: Κάθε Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο, το οποίο φέρει την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου έκδοσης του εγγράφου. 3. Ηλεκτρονικός Φάκελος: Σύνολο εγγράφων και δεδοµένων που έχουν συγκροτηθεί οργανικά είτε από τους χρήστες του ηλεκτρονικού αρχείου για την εποπτεία ή τη διαχείριση µίας υπόθεσης είτε µε έλλογη οµαδοποίηση κατά την ταξινόµηση. 4..Μεταδεδοµένα: Σύνολα δοµηµένης πληροφορίας που περιγράφουν και χαρακτηρίζουν ηλεκτρονικά έγγραφα, ηλεκτρονικού φακέλους και ηλεκτρονικά αρχεία και επιτρέπουν την ταύτιση, διαχείριση, αναζήτηση, ανάκτηση, πρόσβαση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήµατα. 5. Κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων: Οι κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων αφορούν α) στο τρόπο οργάνωσης και ευρετηρίασης ενός αρχείου, β) στο τρόπο ταξινόµησης των εγγράφων σε ένα αρχείο, γ) στις ενέργειες που εκτελούνται στα αντικείµενα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, όπως έγγραφα, φάκελοι και δεδοµένα καθώς και δ) στο καθορισµό των δικαιωµάτων πρόσβαση και ενεργειών των χρηστών στα αντικείµενα του ηλεκτρονικού αρχείου. 6. Χρήστης: Ο οποιοσδήποτε έχει δικαίωµα πρόσβασης στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων του στο σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης καλύπτοντας τις ελάχιστες απαιτήσεις αυθεντικοποίησης. 7. Ταξινόµηση: Η συστηµατική ταύτιση και τοποθέτηση των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων σε κατηγορίες σύµφωνα µε λογικά δοµηµένες συµβάσεις, µεθόδους και κανόνες που ορίζονται από τις λειτουργίες και αρµοδιότητες που εκτελούνται από τους φορείς. Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρµογής
Οι διατάξεις του παρόντος έχουν εφαρµογή σε ηλεκτρονικά και έντυπα έγγραφα και αρχεία που βρίσκονται στην κατοχή φορέων του δηµοσίου και του ευρύτερου δηµόσιου τοµέα του άρθρου 3 του νόµου 3979/2011 (Α 138) µε τη επιφύλαξη των προϋποθέσεων, των όρων και των περιορισµών που προβλέπονται από την κείµενη νοµοθεσία ως προς την πρόσβαση στα έγγραφα (άρθρο 5 του Κώδικα ιοικητικής ιαδικασίας), ως προς την περαιτέρω χρήση των πληροφοριών του δηµόσιου τοµέα (ν. 3448/2006), ως προς την επεξεργασία και προστασία των δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα (ν. 2472/1997), ως προς τις διατάξεις του Εθνικού Κανονισµού Ασφαλείας. Άρθρο 3 Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων 1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα οργανώνονται και ταξινοµούνται σε συναφείς οµάδες από τους φορείς που τα τηρούν µε βάση τις λειτουργίες και τις δραστηριότητές του εκάστοτε φορέα µε σκοπό τη βέλτιστη πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση αυτών. Μια οµάδα ηλεκτρονικών εγγράφων όταν σχετίζεται µε την ίδια οργανωτική δοµή ή την ίδια λειτουργία ή την ίδια δραστηριότητα, κ.λπ. δύναται να ταξινοµείται στην ίδια θεµατική ενότητα ή φάκελο υπόθεσης και µε τρόπο που θα διασφαλίζεται η χρονική αλληλουχία και συσχέτιση των εγγράφων, καθώς και η ακεραιότητα του περιεχοµένου τους. 2. Κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο που αρχειοθετείται σε ηλεκτρονικό φάκελο αυτόµατα αποκτά τις ιδιότητες και χαρακτηριστικά του φακέλου που ανήκει. Εφόσον δεν έχει οριστεί κάτι διαφορετικό οι χρήστες αποκτούν στο ηλεκτρονικό έγγραφο τα ίδια δικαιώµατα πρόσβασης και ενεργειών που έχουν για τον ηλεκτρονικό φάκελο. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του ίδιου φακέλου δύναται να είναι διαβαθµισµένα µε διαφορετικό βαθµό ασφάλειας και ως εκ τούτου η πρόσβαση σε αυτά να διέπεται από διαφορετικούς κανόνες. 3. Οι κανόνες διαχείρισης του παρόντος δύναται να εξειδικεύονται από του φορείς για την κάλυψη ειδικών αναγκών διασφαλίζοντας τη δυνατότητα συνεργασίας µεταξύ συστηµάτων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. 4. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα προκειµένου να έχουν εφαρµογή οι διατάξεις του άρθρου 5 του Ν.2690/1999 (Α 45), όπως ισχύει, διακρίνονται σε διοικητικά έγγραφα και ιδιωτικά έγγραφα. Τα διαβαθµισµένα ηλεκτρονικά έγγραφα χαρακτηρίζονται µε βάση τη απόφαση 2011/292/ΕΕ όπως ισχύει, ως άκρως απόρρητα (Top Secret), απόρρητα (Secret), εµπιστευτικά (Confidential) και περιορισµένης χρήσης. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εµπεριέχουν ευαίσθητα δεδοµένα µε βάση το άρθρο 2 του ν. 2472/1997 ή δικαιώµατα διανοητικής ιδιοκτησίας χαρακτηρίζονται αντίστοιχα. Το περιεχόµενο, η δοµή και τα µεταδεδοµένα των ηλεκτρονικών εγγράφων από την στιγµή της
αρχειοθέτησης τους έως την ολοκλήρωση της διαδικασίας της εκκαθάρισης τους παραµένουν αναλλοίωτα για όλη την περίοδο διατήρησης τους, όπως αυτή καθορίζεται για τα έντυπα έγγραφα. 5. Τα ηλεκτρονικά αρχεία διακρίνονται, ανάλογα µε την υπηρεσιακή τους χρήση, σε ενεργά, ηµιενεργά, ανενεργά και διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιµότητας. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα αναγράφουν το χρόνο διατήρησης που προβλέπει το σχετικό θεσµικό πλαίσιο όπως περιγράφεται στις επιµέρους διατάξεις των φορέων για θέµατα εκκαθαρίσεων. Άρθρο 4 Συγκρότηση Ηλεκτρονικού Αρχείου Το ηλεκτρονικού αρχείο συγκροτείται από: 1. Ένα ή περισσότερα ηλεκτρονικά έγγραφα, µε βάση την έννοια του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 (Α 138) ή/και, 2. Ένα ή περισσότερα σύνολα δεδοµένων που είναι οργανωµένα µεταξύ τους και χρησιµοποιούνται για την έκδοση διοικητικών πράξεων ή/και, 3. Ένας ή περισσότεροι ηλεκτρονικοί φάκελοι που περιλαµβάνουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα είτε αυθύπαρκτα είτε µέσα σε άλλους φακέλους υποθέσεων µε κοινό νοηµατικό ή λειτουργικό περιεχόµενο. Άρθρο 5 Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων 1. Ηλεκτρονικά έγγραφα τα οποία τηρούνται και αποθηκεύονται σε συστήµατα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ως ηλεκτρονικά αρχεία δηµιουργούνται ιδίως από : (α) εφαρµογές αυτοµατισµού γραφείου, (β) εφαρµογές ηλεκτρονικού ταχυδροµείου που µεταφέρουν µηνύµατα µε ή χωρίς συνηµµένα αρχεία, (γ) εφαρµογές, πληροφοριακά συστήµατα ειδικού σκοπού και άλλα ηλεκτρονικά µέσα που χρησιµοποιούνται στο φορέα, (δ) σαρωτές. 2. Οι προδιαγραφές των συστηµάτων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζουν την µοναδική ταυτοποίηση, αποθήκευση, αναγνώριση, και εµφάνιση του περιεχοµένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως α) έγγραφα και φόρµες xml, β) αρχεία επεξεργαστών κειµένου, γ) ηλεκτρονικά µηνύµατα µε ή χωρίς επισυναπτόµενα αρχεία, δ) ιστοσελίδες, ε) παρουσιάσεις, στ) αρχεία pdf, ζ) αρχεία εικόνων, η) αρχεία πολυµέσων, θ) αρχεία από πληροφοριακά συστήµατα χαρτογράφησης γεωγραφικών πληροφοριών (ν. 3882/2012), ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και/η ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
3. Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρονικά έγγραφα ταξινοµούνται σε κάθε φορέα µε ενιαίο τρόπο που περιλαµβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική και θεµατική ταξινόµηση. Οι θεµατικές ταξινοµήσεις καθορίζονται µε βάση την αρµοδιότητα των οργανικών µονάδων, το περιεχόµενο / υπόθεση που συσχετίζονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τη λίστα κυβερνητικών κατηγοριών που καθορίζεται στην υπ αριθµ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργική Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης» (Β 1301), όπως κάθε φορά ισχύει. Τα υπουργεία και οι ανεξάρτητες αρχές συντηρούν και δηµοσιεύουν στο διαδικτυακό τους τόπο, ενιαίο ηλεκτρονικό κατάλογο µε τις κατηγορίες και τον τρόπο οργάνωσης των συστηµάτων ταξινόµησης των αρχείων τους και των αρχείων των εποπτευόµενων φορέων τους. 4. Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ευρετηριάζει τα ηλεκτρονικά έγγραφα µε βάση τις κατηγορίες που αυτά έχουν ταξινοµηθεί, τις λέξεις κλειδιά, τα µεταδεδοµένα που έχουν προσδιοριστεί και παράγει πίνακα περιεχοµένων για κάθε ηλεκτρονικό αρχείο. 5. Κάθε σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζει ότι τα αρχεία παραµένουν ακέραια και αξιόπιστα σύµφωνα µε τις διαδικασίες που τα παρήγαγαν για όλο το χρόνο διατήρησής τους, λαµβάνοντας µέριµνα για την πρόσβαση, προστασία και επαναχρησιµοποίηση των τεκµηρίων από απώλεια ή καταστροφή. Άρθρο 6 Επεξεργασία και διαχείριση 1. Ρόλοι, δικαιώµατα πρόσβασης και ενεργειών: α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης υποστηρίζεται από µηχανισµό αυθεντικοποίησης, ο οποίος ελέγχει την πρόσβαση στο σύστηµα, πιστοποιεί, παρακολουθεί και καταγράφει τις ενέργειες του κάθε χρήστη, συνδέοντας τα αναγνωριστικά της ταυτότητας του χρήστη µε προφίλ δικαιωµάτων για ανάγνωση, εγγραφή, διαχείριση εκδόσεων αρχείου, διαγραφή, αλλαγή µεταδεδοµένων κλπ. Ελάχιστη απαίτηση αυθεντικοποίησης είναι η χρήση αναγνωριστικών που βασίζονται σε όνοµα λογαριασµού και συνθηµατικό µε βάση τα οριζόµενα στην υπ αριθµ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργική Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης» (Β 1301), όπως κάθε φορά ισχύει. β) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης επιτρέπει τη δηµιουργία χρηστών µε δικαιώµατα διαχείρισης (διαχειριστές), οι οποίοι ανά πάσα στιγµή µπορούν να α) ορίζουν και ταυτοποιούν νέους χρήστες, β) απενεργοποιούν χρήστες γ) ορίζουν δικαιώµατα προσθήκης εγγράφων ή νέων εκδόσεων αυτών σε συγκεκριµένους φακέλους (διαχειριστές φακέλων) δ) να ορίζουν το ενιαίο σύστηµα ταξινόµησης του φορέα.
γ) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα δηµιουργίας υποστηρικτικής οµάδας χρηστών, οι οποίοι παρέχουν προκαθορισµένα, από τους διαχειριστές, δικαιώµατα πρόσβασης σε επιλεγµένους ηλεκτρονικούς φακέλους. δ) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) υποστηρίζει τον καθορισµό κανόνων πρόσβασης και ενεργειών λαµβάνοντας υπόψη τη διαβαθµισµένη πρόσβαση των χρηστών ανάλογα µε την ιεραρχία, οργανική µονάδα, το ρόλο και το επίπεδο ασφάλειας, ββ) επιτρέπει στους διαχειριστές την αντιστοίχιση των κανόνων πρόσβασης σε χρήστες, ρόλους, φακέλους ή αρχεία, γγ) παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα ελέγχου της εφαρµογής των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών, δδ) παρέχει σε προκαθορισµένες οµάδες χρηστών ή/και µεµονωµένους χρήστες, δικαιώµατα πρόσβασης και ενεργειών που προκύπτουν από την ανωτέρω αντιστοίχιση, ούτως ώστε να ελέγχονται η πρόσβαση και οι ενέργειες των χρηστών ανά ηλεκτρονικό αρχείο και φάκελο, εε) επιτρέπει στους χρήστες να ανήκουν σε πολλές οµάδες χρηστών ανάλογα µε τον υπηρεσιακό και επιχειρησιακό τους ρόλο, στ) επιτρέπει την επαναχρησιµοποίηση και προστασία των εγγράφων. ε) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) παρέχει τη δυνατότητα στους διαχειριστές του συστήµατος να αντιστοιχίζουν επίπεδα ασφαλείας µε οµάδες χρηστών και χρήστες, ββ) εξασφαλίζει ότι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά έγγραφα και φακέλους µε επίπεδο ασφάλειας χαµηλότερο από το δικό τους, γγ) εξασφαλίζει ότι ο χρήστης δεν ανακτά καµία πληροφορία ή πρόσβαση µέσω αναζήτησης και άλλα εργαλεία του συστήµατος αρχειοθέτησης για το περιεχόµενο ηλεκτρονικών φακέλων, υποφακέλων, αρχείων, για τα οποία δεν έχει πρόσβαση δδ) εξασφαλίζει ότι οι υποφάκελοι έχουν το ίδιο επίπεδο ασφάλειας ή µεγαλύτερο από αυτό που έχει ο φάκελος που ανήκουν. στ) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται να επιτρέπει τον προσδιορισµό τµηµάτων εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδοµένα και τη δηµιουργία νέων εκδόσεων αυτών µε ανωνυµοποίηση των προσωπικών δεδοµένων. 2. Παρακολούθηση και εποπτεία: α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης υποχρεωτικά καταγράφει, αποθηκεύει και παράγει αναφορές για τους διαχειριστές και εξουσιοδοτηµένους χρήστες ή οµάδες χρηστών µε πληροφορίες όπως α) όλων των µη επιτυχηµένων ενεργειών που εκτελούνται, β) όλων επιτυχηµένων ενεργειών, σε αλλαγές στις ρυθµίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, αρχεία και µεταδεδοµένα τους, τους κανόνες πρόσβασης και µηχανισµό παρακολούθησης, γ) των επιπρόσθετων ενεργειών που κρίνεται από το φορέα ότι απαιτούνται, δ) την λειτουργία, κατάσταση και χρήση πόρων του συστήµατος. β) Τα στοιχεία που καταγράφονται για τις ανωτέρω ενέργειες είναι ιδίως: α) το αντικείµενο πάνω στο οποίο εκτελείται η ενέργεια, β) ο χρήστης που εκτελεί την ενέργεια, γ) η ηµεροµηνία και ώρα που πραγµατοποιήθηκε η ενέργεια, δ) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθµίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, για τα αρχεία και τα µεταδεδοµένα τους, ε) οι
αλλαγές που γίνονται στις ρυθµίσεις για τους χρήστες, τις οµάδες χρηστών και τους ρόλους, στ) οι αλλαγές που γίνονται στον µηχανισµό παρακολούθησης όλων των ανωτέρω. Τα εν λόγω στοιχεία και αναφορές τηρούνται για όλο το διάστηµα τήρησης του αρχείου µέχρι αυτό να καταστεί ανενεργό και να υποστεί την διαδικασία εκκαθάρισης σύµφωνα µε τις κείµενες διατάξεις. Άρθρο 7 Αποθήκευση 1. Ακεραιότητα δεδοµένων - Επαλήθευση γνησιότητας ηλεκτρονικού εγγράφου α) Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που είναι ψηφιακά υπογεγραµµένα αποθηκεύονται µε βάση τα τεχνικά πρότυπα που ορίζονται στην υπ αριθµ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 Υπουργική Απόφαση «Ρυθµίσεις για το Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο» (Β 1317), όπως ισχύει κάθε φορά. Το ηλεκτρονικό σύστηµα αρχειοθέτησης συλλέγει αυτόµατα τις πληροφορίες που απαιτούνται για την επικύρωση της γνησιότητας της ψηφιακής υπογραφής και του ηλεκτρονικού εγγράφου - αρχείου. β) Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που δεν είναι ψηφιακά υπογεγραµµένα υπογράφονται από το ηλεκτρονικό σύστηµα αρχειοθέτησης κατά τη διαδικασία αποθήκευσης, προκειµένου να εξασφαλισθεί η ακεραιότητα τους καθ όλη τη χρονική διάρκεια διατήρησης τους. Εναλλακτικά το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται: α) να προσθέτει σε ηλεκτρονικό έγγραφο, ηλεκτρονικό υδατογράφηµα ή άλλα ηλεκτρονικά στοιχεία για την επιβεβαίωση της γνησιότητας και ακεραιότητας ενός εγγράφου ή αρχείου, β) να αναγνωρίζει ηλεκτρονικά έγγραφα που φέρουν τέτοια στοιχεία και γ) να αποθηκεύει τις πληροφορίες για αυτά τα στοιχεία. γ) Τα αποθηκευτικά µέσα του συστήµατος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης είναι υψηλής διαθεσιµότητας και βασίζονται σε συστοιχίες αποθηκευτικών µέσων και εξυπηρετητών που επιτρέπουν τη συνέχιση της λειτουργίας του συστήµατος στο χρονικό διάστηµα που µεσολαβεί από τη δηµιουργία και µέχρι την αποκατάσταση επιµέρους βλαβών. 2. Κρυπτογράφηση α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης αποθηκεύει τα δεδοµένα σε κρυπτογραφηµένη µορφή. Πρόσβαση επιτρέπεται µόνο µέσα από τις εφαρµογές του συστήµατος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ή σε εξουσιοδοτηµένους χρήστες, οι οποίοι ορίζονται από τον οικείο φορέα. β) Το σύστηµα αρχειοθέτησης δύναται να αποθηκεύει και να αναγνωρίζει κρυπτογραφηµένα αρχεία συλλέγοντας τα µεταδεδοµένα που χρειάζονται για την αποκρυπτογράφηση και έχουν καθοριστεί από τις ρυθµίσεις του συστήµατος. Πρόσβαση στα έγγραφα αυτά αποκτούν µόνο οι εξουσιοδοτηµένοι χρήστες που έχουν το κατάλληλο κλειδί αποκρυπτογράφησης.
γ) Τα ελάχιστα µεταδεδοµένα που χαρακτηρίζουν ένα κρυπτογραφηµένο ηλεκτρονικό έγγραφο ή αρχείο είναι α) ο αλγόριθµος κρυπτογράφησης, β) οι παράµετροι για την ενεργοποίηση του αλγόριθµου αποκρυπτογράφησης. 3. Ανάκτηση δεδοµένων από καταστροφή α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δηµιουργεί σε ηµερήσια βάση αυτόµατα αντίγραφα ασφαλείας για τους φακέλους, υποφακέλους, αρχεία και µεταδεδοµένα τους, όπως και των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών αλλά και των προκαθορισµένων αναφορών σε εξωτερική συστοιχία µονάδων αποθήκευσης. β) Τουλάχιστον ένα αντίγραφο ασφαλείας αποθηκεύεται σε αποθηκευτικό χώρο που είναι σε απόσταση ασφαλείας από τον φυσικό χώρο εγκατάστασης του συστήµατος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Εναλλακτικά τα ανωτέρω στοιχεία δύναται να συγχρονίζονται σε κέντρο δεδοµένων υψηλής διαθεσιµότητας που είναι σε αντίστοιχη απόσταση ασφαλείας. γ) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα στο διαχειριστή του συστήµατος αα) να ανακτήσει τα δεδοµένα που είναι σε άλλο κέντρο δεδοµένων, ή να ανακτήσει τα δεδοµένα του συστήµατος στην πιο πρόσφατη έκδοση αντιγράφου ασφαλείας, ββ) να ενηµερωθεί για τα δεδοµένα που δεν µπορούν να ανακτηθούν. 4. Επεκτασιµότητα α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει δυνατότητα επεκτασιµότητας ανάλογα µε τις επιχειρησιακές ανάγκες και εξελίξεις σε περιπτώσεις όπως αα) αύξηση του αριθµού των χρηστών µε ή χωρίς αποµακρυσµένη πρόσβαση, ββ) αύξηση του µεγέθους του αποθετηρίου εγγραφών, γγ) οργανωτικές αλλαγές που απαιτούν µαζικές αλλαγές σε αρµοδιότητες, ρόλους χρήστες συστήµατα ταξινόµησης, δδ) τεχνολογικές αλλαγές στα αποθηκευτικά µέσα, τηρώντας τις ελάχιστες απαιτήσεις για την απόδοση του συστήµατος. β) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει διεπαφές για επικοινωνία µε άλλα συστήµατα αρχειοθέτησης και διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων ιδίως για θέµατα αναζήτησης, µεταφοράς, επικύρωσης γνησιότητας κρυπτογραφηµένων ή µη εγγράφων, ανάκτησης φακέλων και περιεχοµένων ανάλογα µε τα δικαιώµατα πρόσβασης και το επίπεδο ασφάλειας. Άρθρο 8 Ευρετηρίαση 1. Θέµατα οργάνωσης φακέλων και εγγράφων. α) Το σύστηµα ταξινόµησης επιτρέπει ενέργειες όπως: αα) προσθήκη - δηµιουργία νέων φακέλων, ββ) µοναδικό δείκτη αναφοράς των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων ώστε να βελτιστοποιούνται οι λειτουργίες του συστήµατος ευρετηρίασης, γγ) ευρετηρίαση των φακέλων και εγγράφων µε µία ή περισσότερες περιγραφές που περιλαµβάνουν στοιχεία όπως
η εκδίδουσα αρχή, ηµεροµηνία έκδοσης εγγράφου, θέµα, κατάσταση του εγγράφου (όπως σχέδιο, ακριβές αντίγραφο, εξήλθε, ορθή επανάληψη), αριθµό πρωτοκόλλου, και άλλα πληροφοριακά στοιχεία, δδ) προσθήκη µιας η περισσότερων ιεραρχικών ταξινοµήσεων των φακέλων και των εγγράφων. β) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα τροποποίησης, διαγραφής, µεταφοράς, αντιγραφής, εξαγωγής, συσχέτισης και αδρανοποίησης του ηλεκτρονικού φακέλου και των περιεχοµένων του, βάσει των κανόνων που τίθενται από τις κείµενες διατάξεις για τον χρόνο διατήρησης των αρχείων (π.χ. ενεργά, ηµιενεργά, ανενεργά, διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιµότητας). 2. Μεταδεδοµένα φακέλων και εγγράφων α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης προσθέτει αυτόµατα µεταδεδοµένα ιδίως για το χρόνο δηµιουργίας, αριθµό πρωτόκολλου, τελευταίας προσθήκης, ανάκτησης και προβολής φακέλων, το χρόνο καταχώρισης ανάκτησης και προβολής των εγγράφων, τους κανόνες πρόσβασης, και ενεργειών και την επικύρωση της γνησιότητας αυτών. β) Οι εξουσιοδοτηµένοι χρήστες προσθέτουν µεταδεδοµένα για τα έγγραφα όπως: τίτλος, θέµα, περιγραφή, εκδίδουσα αρχή, ηµεροµηνία έκδοσης, αποδέκτες, αρµόδιος για υπογραφή, κατάσταση εγγράφου, χρόνος διατήρησης, βαθµός ασφάλειας και προτεραιότητας, ύπαρξη προσωπικών δεδοµένων, πνευµατικών δικαιωµάτων, αδειών περαιτέρω χρήσης, λέξεις - κλειδιά για την αναζήτηση. γ) Συµπληρωµατικά µεταδεδοµένα µπορούν να προστίθενται όταν αυτό κρίνεται ως απαραίτητο για την εξυπηρέτηση συγκεκριµένων αναγκών. δ) Τα µεταδεδοµένα εξάγονται σε µορφή και σύνταξη σύµφωνα µε τα διεθνή σχήµατα µεταδεδοµένων και γλώσσες κωδικοποίησης (π.χ. XML). Άρθρο 9 Αναζήτηση Προβολή αποτελεσµάτων 1. Αναζήτηση α) Το σύστηµα αρχειοθέτησης παρέχει µηχανισµούς και εργαλεία αναζήτησης µε βάση την ευρετηρίαση και µεταδεδοµένα του άρθρου 8 του παρόντος. Για την ανάκτηση και προβολή των ηλεκτρονικών φακέλων, των υποφακέλων και περιεχοµένων τους, λαµβάνεται υπόψη η κατηγορία ασφαλείας των φακέλων και των εγγράφων σε σχέση µε τα δικαιώµατα πρόσβασης του χρήστη που αναζητά. β) Η αναζήτηση δύναται να γίνεται από έναν η περισσότερους χρήστες ταυτόχρονα µε την χρήση ενός η περισσότερων όρων αναζήτησης όπως φράσεις, λέξεις - κλειδιά, προκαθορισµένους όρους και µε την αξιοποίηση µεταδεδοµένων. Η αναζήτηση εκτελείται στο
πλήρες περιεχόµενο του αρχείου, των φακέλων, των υποφακέλων και των µεταδεδοµένων αυτών. γ) Το σύστηµα αρχειοθέτησης επιτρέπει την αποθήκευση παλαιότερων αναζητήσεων για επαναχρησιµοποίηση από τον τελικό χρήστη και δίνει τη δυνατότητα περαιτέρω αναζητήσεων στα αποτελέσµατα της αρχικής αναζήτησης. 2. Προβολή αποτελεσµάτων α) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εµφανίζει τα αποτελέσµατα αναζήτησης µε την µορφή καταλόγου, ο οποίος περιλαµβάνει τα περιεχόµενα των φακέλων, υποφακέλων που είναι σχετικά µε τους όρους αναζήτησης και ενηµερώνει τον χρήστη όταν δεν υπάρχουν αποτελέσµατα. Τα αποτελέσµατα αναζήτησης για ίδιους όρους και µεταδεδοµένα σε διαφορετικούς χρήστες δύναται να διαφέρουν ανάλογα µε τα δικαιώµατα πρόσβασης των χρηστών και τη διαβάθµιση των εγγράφων. Έγγραφα που περιλαµβάνουν προσωπικά δεδοµένα δύναται να παρουσιάζονται ανωνυµοποιηµένα σε χρήστες που δεν έχουν δικαιώµατα πρόσβασης στα προσωπικά δεδοµένα. β) Το σύστηµα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει όλες τις λειτουργίες προβολής και επεξεργασίας των εγγράφων, των φακέλων, των µεταδεδοµένων µε οµοιογενή τρόπο, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών, κατευθείαν από τα αποτελέσµατα της αναζήτησης. γ) Το σύστηµα αρχειοθέτησης έχει τους αναγκαίους µηχανισµούς-εργαλεία προβολής και εκτύπωσης όλων των τύπων ηλεκτρονικών αρχείων που υποστηρίζονται και ιδίως αυτών που αναφέρονται στο άρθρο 7 του παρόντος. Άρθρο 10 ιαδικασία Ψηφιοποίησης Έντυπων Εγγράφων 1. Κάθε προϊστάµενος οργανικής µονάδας που τηρεί αρχείο, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τµήµα για τη συλλογή των έντυπων εγγράφων που θα ψηφιοποιηθούν. 2. Οι αρµόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του παρόντος άρθρου: α) επικαιροποιούν και ψηφιοποιούν τον έντυπο πίνακα περιεχοµένων του φακέλου εφόσον αυτός υπάρχει, β) ψηφιοποιούν όλα τα έντυπα έγγραφα του φακέλου γ) υπογράφουν µε προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφή όλα τα ψηφιοποιηµένα αρχεία, εφόσον πληρούνται οι προδιαγραφές των άρθρων 3 και 4 της υπ αριθµ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 απόφασης του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης «Ρυθµίσεις για το Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο» (Β 1317) όπως αυτή κάθε φορά ισχύει, δ) αρχειοθετούν τα ψηφιοποιηµένα έγγραφα προσθέτοντας τα απαραίτητα µεταδεδοµένα µε βάση το σύστηµα ταξινόµησης τους, δ) ελέγχουν την πληρότητα του ψηφιοποιηµένου
ηλεκτρονικού φακέλου αντιπαραβάλλοντας τα ψηφιοποιηµένα έγγραφα µε τα έντυπα έγγραφα. 3. Η διαδικασία του παρόντος άρθρου ολοκληρώνεται προσθέτοντας τυχόν αναφορές των ηλεκτρονικών εγγράφων σε αξιόπιστες πηγές διάθεσης τους όπως π.χ. ο διαδικτυακός τόπος του Προγράµµατος ιαύγεια ή αναφορές σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες του ηµόσιου τοµέα για τον έλεγχο της γνησιότητας τους. Άρθρο 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων. 1. Κάθε προϊστάµενος οργανικής µονάδας που τηρεί αρχείο, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τµήµα για την καταγραφή του προς καταστροφή σύµφωνα µε τις κείµενες διατάξεις του ηλεκτρονικού υλικού και του έντυπου αρχειακού υλικού το οποίο έχει ψηφιοποιηθεί. 2. Οι αρµόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του παρόντος άρθρου αναζητούν τα ψηφιοποιηµένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιµα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, µε τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τον αριθµό φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέµατος, που αφορά το έγγραφο. 3. Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαµβάνει τον κατάλογο της προηγούµενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρµοδίων υπαλλήλων και των προϊσταµένων της οργανικής µονάδας που τηρεί το αρχείο. 4. Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφή πρόσκλησή τους, σύµφωνα µε το ισχύον θεσµικό πλαίσιο και µε την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 41, παράγραφος 3 του νόµου 1946/1991 και µε την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άµυνας και διαβαθµισµένου υλικού του Υπουργείου ηµόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη. 5. Στην περίπτωση που κριθεί από την αρµόδια κατά περίπτωση αρχειακή υπηρεσία (όπως Γενικά Αρχεία του Κράτους, Υπηρεσία Ιστορικού και ιπλωµατικού Αρχείου Υπουργείου Εξωτερικών, Ελληνική Επιτροπή Στρατιωτικής Ιστορίας, ιεύθυνση Ιστορίας Στρατού, Υπηρεσία Ιστορίας Ναυτικού, Μουσείο Ιστορίας Πολεµικής Αεροπορίας) ότι το ηλεκτρονικό ή/και έντυπο αρχείο δεν χρήζει διατήρησης στο διηνεκές, ο φορέας προβαίνει στη καταστροφή µε βάση τις κείµενες διατάξεις όπως αυτές ισχύουν.
Άρθρο 12 Μεταβατικές ιατάξεις Οι φορείς που εµπίπτουν στο πεδίο εφαρµογής του παρόντος εφαρµόζουν τις διατάξεις : α) του άρθρου 8 σε ένα (1) χρόνο από την έναρξη ισχύος του παρόντος, β) της παραγράφου 2 του άρθρου 6 και της παραγράφου 4 περίπτωσης (β) του άρθρου 7 σε διάστηµα δύο (2) ετών από την έναρξη ισχύος του παρόντος, γ) των παραγράφων 1, 2 και 3 περίπτωση β του άρθρου 7 σε διάστηµα τριών (3) ετών από την έναρξη ισχύος του παρόντος. Άρθρο 13 Έναρξη Ισχύος Με τη επιφύλαξη των ρυθµίσεων του άρθρου 12 η ισχύς του παρόντος αρχίζει από τη δηµοσίευσή του στην Εφηµερίδα της Κυβέρνησης. Στον Υφυπουργό ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης αναθέτουµε τη δηµοσίευση και εκτέλεση του παρόντος ιατάγµατος. Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ ΤΗΣ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ ΚΑΡΟΛΟΣ ΓΡ. ΠΑΠΟΥΛΙΑΣ Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΜΑΝΟΥΣΟΣ ΒΟΛΟΥ ΑΚΗΣ ΧΡΗΣΤΟΣ ΣΤΑΪΚΟΥΡΑΣ