ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ ΣΧΕΔΙΟ ΣΤΕΛΕΧΩΣΗΣ ΤΗΣ ΝΕΑΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ ΤΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΡΗΤΗΣ

ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ ΣΧΕΔΙΟ ΣΤΕΛΕΧΩΣΗΣ ΤΗΣ ΝΕΑΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ ΤΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΡΗΤΗΣ ΡΕΘΥΜΝΟ - ΗΡΑΚΛΕΙΟ / ΙΟΥΝΙΟΣ 204

Περιεχόμενα ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΙΣΤΟΡΙΚΟ... 4 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ... 7 ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΟΜΩΝ ΚΑΙ ΣΤΕΛΕΧΩΣΗΣ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ... 0 ΟΡΓΑΝΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ... Α) Αυτοτελές γραφείο υποστήριξης του Συμβουλίου του Ιδρύματος... Β) Γραφεία υπαγόμενα στον Πρύτανη του Ιδρύματος... 2 (Ι) Νομική Υπηρεσία... 2 (ΙΙ) Αυτοτελές Γραφείο Πρυτανείας... 4 Γ) Τμήματα και Γραφεία υπαγόμενα στον Γραμματέα του Ιδρύματος... 5 (Ι) Τμήμα Γραμματείας Οργάνων Διοίκησης... 5 (ΙΙ) Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων, Εκδηλώσεων και Εθιμοτυπίας... 6 (ΙΙΙ) Γραφείο Πρωτοκόλλου και Αρχείου... 6 ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ΣΧΟΛΩΝ ΚΑΙ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ... 2 ΑΥΤΟΤΕΛΕΙΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ... 39 Α) ΚΕΝΤΡΟ ΕΡΕΥΝΩΝ ΚΑΙ ΜΕΛΕΤΩΝ (Κ.Ε.ΜΕ.)... 40 Β) ΚΕΝΤΡΟ ΥΠΟΔΟΜΩΝ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ... 46 Γ) ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΚΑΙ ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ... 55 (Ι) Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης... 56 (ΙΙ) Τμήμα Υπηρεσιών προς Χρήστες... 56 (ΙΙΙ) Τμήμα Πρόσκτησης, Βιβλιοθηκονομικής Επεξεργασίας και Τεκμηρίωσης Υλικού... 57 (IV) Τμήμα Κλειστών Συλλογών... 57 (V) Τμήμα Τεχνολογιών Πληροφόρησης, Έρευνας και Ανάπτυξης... 58 (VI) Τμήμα Έντυπης και Ηλεκτρονικής Παραγωγής... 59 ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ... 82 Α) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ, ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ... 83 (Ι) Τμήμα Υποστήριξης Ακαδημαϊκής και Διοικητικής Στρατηγικής... 83 (ΙΙ) Τμήμα Διεθνών Σχέσεων... 84 (ΙΙΙ) Τμήμα Διασφάλισης Ποιότητας... 84 Β) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΠΟΥΔΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΦΟΙΤΗΤΩΝ... 93 (Ι) Τμήμα Προπτυχιακών Σπουδών... 94 (ΙΙ) Τμήμα Μεταπτυχιακών, Διδακτορικών Σπουδών και Δια Βίου Μάθησης... 95 (ΙΙΙ) Τμήμα Φοιτητικής Μέριμνας... 96 Σελίδα 2 από 64

(IV) Συμβουλευτικό Κέντρο Φοιτητών... 96 (V) Γραφείο Αθλητισμού και Πολιτισμού... 97 (VI) Τμήμα Απασχόλησης, Σταδιοδρομίας και Πρακτικής Άσκησης (ΔΑΣΤΑ)... 97 Γ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΡΓΩΝ... 08 (Ι) Τμήμα Μελετών και Κατασκευών... 08 (ΙΙ) Τμήμα Συντήρησης... 09 (ΙΙΙ) Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης... 09 Δ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ... 5 (Ι) Τμήμα Εκπαιδευτικού Προσωπικού... 5 (ΙΙ) Τμήμα Διοικητικού Προσωπικού... 6 (ΙΙΙ) Τμήμα Περιβάλλοντος Ασφάλειας και Υγείας... 7 Ε) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ... 26 (Ι) Τμήμα Προϋπολογισμού... 27 (ΙΙ) Τμήμα Μισθοδοσίας... 27 (ΙΙΙ) Τμήμα Λογιστηρίου/Ταμείου Κύριου Διατάκτη... 28 (IV) Τμήμα Λογιστηρίου/Ταμείου Δευτερεύοντα Διατάκτη... 28 (V) Τμήμα Προμηθειών/Περιουσίας... 29 ΣΤ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ... 39 (Ι) Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης... 40 (ΙΙ) Τμήμα Ερευνητικών Συνεργασιών, Δεοντολογίας της Έρευνας και Διάχυσης των Ερευνητικών Αποτελεσμάτων... 40 (ΙΙΙ) Τμήμα Διοικητικής Διαχείρισης Έργων... 40 (IV) Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Έργων... 4 ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΕΣ & ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑΚΕΣ ΥΠΟΔΟΜΕΣ ΤΩΝ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΣΧΟΛΩΝ... 53 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ : ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑ ΣΧΟΛΩΝ ΚΑΙ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΡΗΤΗΣ... 58 Σελίδα 3 από 64

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΙΣΤΟΡΙΚΟ Το Πανεπιστήμιο Κρήτης είναι Νομικό Πρόσωπo Δημοσίου Δικαίου με πλήρη αυτοδιοίκηση τελεί υπό την εποπτεία του Κράτους και λειτουργεί σύμφωνα με τους νόμους που αφορούν τον οργανισμό του σκοπός δε της λειτουργίας του είναι η διδασκαλία και η έρευνα. Σύμφωνα με τον εγκεκριμένο από τη Σύγκλητο Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας «η δραστηριότητα όλων των φορέων της ακαδημαϊκής κοινότητας πρέπει να κατατείνει στη βελτίωση της εκπαίδευσης, στην πρόοδο της έρευνας και στη σταθερή εκπλήρωση του πρωταγωνιστικού ρόλου του Πανεπιστημίου στη σύγχρονη επιστημονική και τεχνολογική εξέλιξη». Οι διοικητικές υπηρεσίες αποτελούν σημαντικό συντελεστή για την επίτευξη των στόχων του πανεπιστημίου. Η αναβάθμιση της λειτουργίας των διοικητικών υπηρεσιών θα πρέπει επομένως να συνεργεί μέσα από μια ολοκληρωμένη και συγκροτημένη θεώρηση στο βέλτιστο αποτέλεσμα της εκπαιδευτικής διαδικασίας και στην προαγωγή της γνώσης. Ο Οργανισμός Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κρήτης έχει εγκριθεί με το Π.Δ. 358 (ΦΕΚ Α,αρ. 240/29-0-998), αλλά δεν ανταποκρίνεται πλέον στις σημερινές ανάγκες του Ιδρύματος. Στις νέες συνθήκες που διαμορφώνονται στον εθνικό και στον ευρωπαϊκό χώρο της ανώτατης εκπαίδευσης και έρευνας, το Πανεπιστήμιο Κρήτης έχει ξεκινήσει τη διαδικασία αναδιάρθρωσης της οργανωτικής του δομής για να αντιμετωπίσει τις νέες απαιτήσεις, λαμβάνοντας υπόψη και τη σημασία των τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών στην οργάνωση των υπηρεσιών και των διοικητικών του διαδικασιών. Στις 3 Αυγούστου 2009 το Πανεπιστήμιο Κρήτης συνήψε σύμβαση με Ένωση Εταιρειών (ΕΥΡΩΣΥΜΒΟΥΛΟΙ Α.Ε., ΕΥΡΩΤΕΚ Α.Ε. και ΓΝΩΜΩΝ Α.Ε.) για την παροχή υπηρεσιών συμβούλου υποστήριξης με σκοπό την ανασυγκρότηση, ανάπτυξη και ολοκλήρωση των διοικητικών και τεχνικών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κρήτης. Το έργο περιλάμβανε μεταξύ άλλων: (α) την καταγραφή και ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης, (β) τον επανασχεδιασμό των υπαρχουσών λειτουργικών διαδικασιών και οργανωτικών δομών, και γ) πρόταση εφαρμογής νέων λειτουργικών διαδικασιών και αναδιοργάνωσης δομών. Η Ένωση Εταιρειών συμπεριλάμβανε ως υπεργολάβους την Hochschullnformations System, GmbH, κρατική εταιρεία που υπάγεται διοικητικά στο σύστημα Ανώτατης Εκπαίδευσης της Γερμανίας και εξειδικευμένη στην παροχή μελετητικών υπηρεσιών για τη λειτουργία, διοίκηση και οργάνωση Α.Ε.Ι. Η HIS GmbH προχώρησε στη συγκριτική αξιολόγηση του Π.Κ. με αντίστοιχα σε μέγεθος και γεωγραφική διασπορά, A.E.I. της Γερμανίας, με βάση προκαθορισμένους δείκτες. Σελίδα 4 από 64

Στις 9 Σεπτεμβρίου 20 δημοσιεύθηκε η «πρόσκληση 56» του Επιχειρησιακού Προγράμματος ΕΣΠΑ Διοικητική Μεταρρύθμιση με θέμα Αναβάθμιση της διοικητικής λειτουργίας των Α.Ε.Ι. και με σκοπό την αναβάθμιση της λειτουργίας των Διοικητικών Υπηρεσιών των Πανεπιστημίων, των Τ.Ε.Ι., των ΝΠΙΔ τους συμπεριλαμβανομένων, και της Α.ΔΙ.Π., η οποία είχε λάβει υπόψη τις κατευθύνσεις που θέτει στο σύνολό της η ισχύουσα νομοθεσία, και προωθούσε πολιτικές Βιώσιμης Ανάπτυξης και πράσινες διαδικασίες φιλικές προς το περιβάλλον. Οι δράσεις περιλάμβαναν ενδεικτικά: τη σύνταξη και θεσμοθέτηση των Οργανισμών και των Εσωτερικών Κανονισμών των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων (Α.Ε.Ι.) την καταγραφή, την ομογενοποίηση και τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών λειτουργικού (operational) και διευθυντικού-διοικητικού (managerial) επιπέδου των Διοικητικών Υπηρεσιών κάθε Α.Ε.Ι., με στόχο τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών, την αναίρεση της διοικητικής αβελτηρίας και τη μείωση των διοικητικών βαρών την ανάπτυξη νέων Διοικητικών υπηρεσιών για τη βελτίωση της λειτουργίας των Α.Ε.Ι. Η Σύγκλητος του Πανεπιστημίου Κρήτης (συνεδρία 293, 27-0-20) ενέκρινε την υποβολή πρότασης για την κατάρτιση του «Οδικού Χάρτη» για την αναβάθμιση της λειτουργίας των διοικητικών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κρήτης, που εγκρίθηκε και εντάχθηκε στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Διοικητική Μεταρρύθμιση. Ο «Οδικός Χάρτης» αποτελούσε προϋπόθεση για τη συμμετοχή των Α.Ε.Ι. στην «πρόσκληση 56» και βασίστηκε στο έργο της Ένωσης Εταιρειών Συμβούλων και στην ευρεία συμμετοχή των μελών του Πανεπιστημίου. Ο «Οδικός Χάρτης» περιλάμβανε τόσο την καταγραφή και αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης για το σύνολο των διοικητικών και υποστηρικτικών υπηρεσιών, όσο και πλήρες σχέδιο νέας οργανωτικής δομής. Ο σχεδιασμός αυτός κατατέθηκε στο Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και έχει συμπεριληφθεί στο προτεινόμενο Τεχνικό Δελτίο της «πρόσκλησης 56». Σε συνέχεια των προαναφερόμενων, το Πανεπιστήμιο Κρήτης απέστειλε στις 5 Σεπτεμβρίου 203 στο Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων: εκτενή έκθεση αξιολόγησης των δομών και υπηρεσιών σύμφωνα με την οποία τεκμαίρεται ότι, αφενός το Πανεπιστήμιο Κρήτης είναι υποστελεχωμένο αφετέρου ότι απαιτείται αναδιάρθρωση της οργανωτικής του δομής προκειμένου αυτή να καταστεί περισσότερο αποτελεσματική. πλήρες σχέδιο νέου οργανογράμματος που λαμβάνει υπόψη το σύνολο των ρυθμίσεων που επήλθαν τα τελευταία χρόνια στη δομή και λειτουργία των ΑΕΙ και στη διάρθρωση των διοικητικών υπηρεσιών. Σελίδα 5 από 64

Σημειώνεται ότι, στη συζήτηση του Νομοσχεδίου για τη διαθεσιμότητα, η εισηγητική έκθεση του Υπουργείου Παιδείας στη Βουλή χαρακτήριζε τα δυο προαναφερόμενα «παραδοτέα» του Πανεπιστημίου Κρήτης, ως σχεδόν πλήρη. Με βάση λοιπόν το σύνολο των μέχρι τώρα διαδικασιών που αφορούν στην αναδιοργάνωση των διοικητικών δομών του Πανεπιστημίου και των σχετικών «παραδοτέων», κατατίθεται σχέδιο στελέχωσης των υπηρεσιών του Πανεπιστήμιο Κρήτης. Πριν την παρουσίαση του λεπτομερούς σχεδίου στελέχωσης δίδεται η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε και μια συνοπτική παρουσίαση. Σελίδα 6 από 64

ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ Η κατάρτιση του Σχεδίου Στελέχωσης ακολούθησε τα κατωτέρω μεθοδολογικά στάδια. Πρώτο στάδιο. Μελετήθηκε η οργανωτική δομή στο πλαίσιο του έργου της Ένωσης των Εταιρειών Συμβούλου, όσο και στο πλαίσιο της κατάρτισης του «Οδικού Χάρτη» και του υποβληθέντος στην «πρόσκληση 56» Τεχνικού Δελτίου. Αποτέλεσμα αυτής της μελέτης υπήρξε το σχέδιο νέου οργανογράμματος που έχει κατατεθεί στο Υπουργείο Παιδείας σε απάντηση των «Μεταρρυθμιστικών δράσεων ΥΠΑΙΘ-ΑΕΙ» το Σεπτέμβριο του 203. Δεύτερο στάδιο. Στη συνέχεια, τον Μάρτιο του 204, το Π.Κ. συγκρότησε νέα Ομάδα Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ), με στόχο την επανεξέταση των προτεινόμενων δομών και υπηρεσιών, μετά τα αποτελέσματα της διαθεσιμότητας και τις εισροές & εκροές σε ανθρώπινο δυναμικό την τελευταία 5ετία. Η εικόνα που εμφανίζει το Ίδρυμα κατά την περίοδο 2008-203 αποτυπώνεται παραστατικά στα κατωτέρω διαγράμματα. Σελίδα 7 από 64

. Τρίτο στάδιο. Οι προϊστάμενοι των Διευθύνσεων σε συνεργασία με τους προϊσταμένους των Τμημάτων και τη συμμετοχή των υπαλλήλων ανέλαβαν να προσδιορίσουν τη φύση των εργασιών των υπηρεσιών του νέου οργανογράμματος. Έγινε ανάλυση για κάθε θέση εργασίας με προσδιορισμό και περιγραφή των χαρακτηριστικών, των καθηκόντων και των εργασιών που εκτελούνται από τον κάτοχο της θέσης εργασίας, των σχέσεων επικοινωνίας και αναφοράς, καθώς και των αποτελεσμάτων που παράγονται από την εκτέλεση αυτών. Σελίδα 8 από 64

Τέταρτο στάδιο. Διαμορφώθηκαν τα περιγράμματα θέσεων εργασίας σύμφωνα με τον Οδηγό για το Σχεδιασμό Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας (30-4-203) του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και επαναδιατυπώθηκε η διοικητική δομή και η προτεινόμενη στελέχωση με γνώμονα τα νέα δεδομένα αναφορικά με τη Δημόσια Διοίκηση. Τέλος, θα πρέπει να επισημανθεί ότι με το προτεινόμενο οργανόγραμμα: καταργείται η διοίκηση σε επίπεδο Υποδ/νσης, που αποτελούσε διακριτό επίπεδο λειτουργίας του συνόλου των διοικητικών & τεχνικών υπηρεσιών των Σχολών που λειτουργούν στο Ηράκλειο. δημιουργείται ενιαία διοικητική δομή για κάθε Διοικητική & Τεχνική Υπηρεσία σε επίπεδο Ιδρύματος, η οποία όμως αναπτύσσεται στις επιμέρους τοποθεσίες όπου και υφίστανται εκπαιδευτικές μονάδες. επιχειρείται μια οργανωτική αλλαγή μεγάλης κλίμακας και υψηλού ρίσκου, καθώς παρεμβαίνει ριζικά στο μέχρι σήμερα τρόπο οργάνωσης των υπηρεσιών και άσκησης των καθηκόντων από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις δυο πόλεις με σημαντικό βαθμό αυτονομίας. Συνεπώς, το Ίδρυμα διατηρεί το δικαίωμα των απαραίτητων προσαρμογών στη δομή, τη στελέχωση και την κατανομή των αρμοδιοτήτων ανά διοικητική μονάδα, οποτεδήποτε κρίνεται αναγκαίο, προκειμένου να διασφαλιστεί η ομαλή μετάβαση στο προτεινόμενο οργανωτικό και διοικητικό σχήμα. Το προτεινόμενο οργανόγραμμα θα επανεξετάζεται στο σύνολό του ανά τετραετία στο πλαίσιο των διαδικασιών της διασφάλισης της ποιότητας του Ιδρύματος. Σελίδα 9 από 64

ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΟΜΩΝ ΚΑΙ ΣΤΕΛΕΧΩΣΗΣ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ Με βάση την ανάλυση των αναγκών δίδεται στα επόμενα κεφάλαια η αναγκαία στελέχωση των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κρήτης σε μια προοπτική μακροχρόνιας ανάπτυξης και με σκοπό το Ίδρυμα να εκπληρώσει την αποστολή του, την παροχή δηλαδή υψηλού επιπέδου πανεπιστημιακής εκπαίδευσης σε ένα ευρύ φάσμα επιστημονικών αντικειμένων και να συνεχίσει να παράγει ερευνητικά αποτελέσματα εφάμιλλα αυτών που το ανέδειξαν σε μια σημαντική διακριτή θέση στο ευρωπαϊκό επιστημονικό στερέωμα. Στον πίνακα που ακολουθεί δίδονται συνολικά στοιχεία για την αναγκαία στελέχωση. Όργανα Διοίκησης Υπηρεσίες Πανεπιστημίου Κρήτης Πλήθος στελεχών 25 Γραμματείες Σχολών και Ακαδημαϊκών Τμημάτων 64 Διεύθυνση Στρατηγικού Σχεδιασμού, Διεθνών Σχέσεων και Διασφάλισης Ποιότητας 5 Διεύθυνση Σπουδών και Υποστήριξης Φοιτητών 46 Διεύθυνση Τεχνικών Έργων 44 Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού 53 Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης 35 Διεύθυνση Έρευνας και Ανάπτυξης - Ειδικός Λογαριασμός 36 Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης 55 Κέντρο Υποδομών και Υπηρεσιών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών 37 Κέντρο Ερευνών και Μελετών (Κ.Ε.ΜΕ.) Μερικό Σύνολο 4 Ερευνητικές & Εκπαιδευτικές - Εργαστηριακές Υποδομές των Ακαδημαϊκών Τμημάτων και Σχολών 6 Σύνολο 472 Σελίδα 0 από 64

ΟΡΓΑΝΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Α) Αυτοτελές γραφείο υποστήριξης του Συμβουλίου του Ιδρύματος Αντικείμενο του Γραφείου είναι η διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Συμβουλίου του Ιδρύματος, όπως η προετοιμασία των συνεδριάσεων του οργάνου, η τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου συνεδριάσεων και αποφάσεων, καθώς κι η γραμματειακή υποστήριξη του Προέδρου του Συμβουλίου. Σελίδα από 64

Β) Γραφεία υπαγόμενα στον Πρύτανη του Ιδρύματος (Ι) Νομική Υπηρεσία Στο Πανεπιστήμιο Κρήτης λειτουργεί Νομική Υπηρεσία η οποία είναι αρμόδια για τη νομική συνδρομή του ιδρύματος στις κάθε μορφής υποθέσεις του, δικαστικές ή εξώδικες και στη νομική καθοδήγηση των Αρχών και Υπηρεσιών αυτού με γνωμοδοτήσεις και συμβουλές. Η Υπηρεσία αυτή είναι αρμόδια και για την παραλαβή των επιδιδόμενων στο Πανεπιστήμιο εγγράφων, δικογράφων και την υπογραφή των σχετικών εκθέσεων επιδόσεως. Η Νομική Υπηρεσία αποτελείται από τα εξής γραφεία, τα οποία λειτουργούν και στις δύο πόλεις που είναι εγκατεστημένο το Πανεπιστήμιο Κρήτης (Ρέθυμνο - Ηράκλειο): Α) Γραφείο Δικηγόρων. Οι θέσεις του Γραφείου ορίζονται σε μια () θέση Νομικού Συμβούλου και δύο (2) θέσεις Δικηγόρων. Στη θέση του Νομικού Συμβούλου προσλαμβάνεται δικηγόρος παρ` Αρείω Πάγω, ενώ στις θέσεις δικηγόρων, δικηγόροι με τριετή τουλάχιστον άσκηση δικηγορίας. Ο Νομικός Σύμβουλος προΐσταται της Νομικής Υπηρεσίας, διοικεί τα επιμέρους γραφεία και παρέχει νομικές συμβουλές και γνωμοδοτήσεις προς τον Πρύτανη, τους Αναπληρωτές Πρύτανη, το Συμβούλιο και τη Σύγκλητο, διασφαλίζοντας το νομότυπο των πράξεων του Σελίδα 2 από 64

Πανεπιστημίου Κρήτης. Συντονίζει και εποπτεύει τις εργασίες της Νομικής Υπηρεσίας και παρευρίσκεται στις συνεδριάσεις της Συγκλήτου και του Συμβουλίου, όταν συζητούνται θέματα της αρμοδιότητάς του. Οι δικηγόροι συνεργάζονται με τον Νομικό Σύμβουλο για τον χειρισμό των υποθέσεων και εκπροσωπούν το ίδρυμα ενώπιον όλων των Δικαστηρίων (Πολιτικών, Ποινικών ή Διοικητικών) και Αρχών, μετά από έγγραφη εντολή του Πρύτανη, που έχει θέση πληρεξουσίου. Οι δικηγόροι έχουν υποχρέωση να παρέχουν τις υπηρεσίες τους και να βρίσκονται στη διάθεση του Ιδρύματος όλες τις εργάσιμες ημέρες και ώρες λειτουργίας του, καθώς και κατά τις ειθισμένες για τους δικηγόρους ώρες εργασίας και έχουν εφαρμογή και σ` αυτούς οι διατάξεις του Κώδικα Δικηγόρων. Ο Νομικός Σύμβουλος, όταν απουσιάζει, κωλύεται ή δεν υπάρχει, αναπληρώνεται από τον αρχαιότερο των υπηρετούντων δικηγόρων. Β) Γραφείο Γραμματείας και Αρχείου. Σε αυτό υπηρετούν υπάλληλοι του Πανεπιστημίου Κρήτης με οποιαδήποτε σχέση. Ο αριθμός των υπηρετούντων υπαλλήλων καθορίζεται με απόφαση του Πρύτανη, έπειτα από γνώμη του Νομικού Συμβούλου. Η Γραμματεία της Νομικής Υπηρεσίας υποχρεούται να φροντίζει για την παραλαβή, πρωτοκόλληση και διεκπεραίωση των εισερχομένων και εξερχομένων δικογράφων και εξωδίκων εγγράφων καθώς και για τη μηχανογράφησή τους, και να παράσχει κάθε δυνατή βοήθεια για την εύρυθμη λειτουργία της Υπηρεσίας. Τηρεί βιβλία πρωτοκόλλου, δικαστηρίων και αλληλογραφίας, φυλάσσει τα δικόγραφα σε φακέλους δικογραφιών και τηρεί αρχείο δικογραφιών, δακτυλογραφεί τα δικόγραφα και παντός είδους νομικά έγγραφα και τηρεί την αλληλογραφία της Νομικής Υπηρεσίας. Συσχετίζει μεταξύ τους τα έγγραφα και ενημερώνει τους φακέλους των γνωμοδοτήσεων και νομολογιών. Τηρεί το αναγκαίο αρχείο εγγράφων, εγκυκλίων και πληροφοριών για τις ανάγκες της Νομικής Υπηρεσίας. Μεριμνά για τον εμπλουτισμό της βιβλιοθήκης της Υπηρεσίας, φυλάσσει και συντηρεί τα νομικά συγγράμματα και περιοδικά. Συγκεντρώνει τα δελτία παρουσίας του προσωπικού του Γραφείου προς υπογραφή και διεκπεραίωση, και τηρεί βιβλίο προσωπικού στο οποίο καταχωρίζει όλες τις μεταβολές, όπως μετακινήσεις, άδειες κλπ. Ασκεί κάθε άλλη εργασία που δεν περιλαμβάνεται στον παρόντα Κανονισμό Λειτουργίας και έχει σχέση με τη λειτουργία του Γραφείου σύμφωνα και με τις οδηγίες του Νομικού Συμβούλου. Οι αρμοδιότητες της Νομικής Υπηρεσίας αφορούν στη νομική συνδρομή στις κάθε μορφής υποθέσεις του Πανεπιστημίου και η νομική καθοδήγηση των Πανεπιστημιακών Αρχών του Ιδρύματος γίνεται από τη Νομική Υπηρεσία. Ειδικότερα, (α) Γνωμοδοτεί σε ερωτήματα που της τίθενται εγγράφως, από τον Πρύτανη, τους Αναπληρωτές Πρύτανη, το Συμβούλιο και τη Σύγκλητο, που απαιτείται νομική συνδρομή ή έχουν ιδιαίτερη σημασία για την προάσπιση των συμφερόντων του Πανεπιστημίου (β) Σελίδα 3 από 64

Παρίσταται με μέλος ή μέλη της ενώπιον των Δικαστηρίων ή άλλης δικαστικής αρχής μετά από έγγραφη εντολή του Πρύτανη, που επέχει θέση πληρεξουσίου (γ) Είναι αρμόδια για την παραλαβή των δια δικαστικού επιμελητή επιδιδομένων στο Πανεπιστήμιο εγγράφων και δικογράφων και την υπογραφή των σχετικών εκθέσεων επιδόσεως (δ) Επεξεργάζεται και ελέγχει νομικά όλες τις συμβάσεις και συμβόλαια που συνάπτει το Πανεπιστήμιο με τρίτους, καθώς και τη νομιμότητα της κατάρτισης των όρων των διακηρύξεων για ανάθεση έργων, προμηθειών και υπηρεσιών προς τρίτους. (ΙΙ) Αυτοτελές Γραφείο Πρυτανείας Αντικείμενο του αυτοτελούς γραφείου Πρυτανείας είναι η γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη του Πρύτανη και των Αναπληρωτών Πρύτανη στην άσκηση των καθηκόντων τους. Σε διαπιστευμένο υπάλληλο του Γραφείου δύναται να ανατεθεί η τήρηση του εμπιστευτικού πρωτοκόλλου. Σελίδα 4 από 64

Γ) Τμήματα και Γραφεία υπαγόμενα στον Γραμματέα του Ιδρύματος (Ι) Τμήμα Γραμματείας Οργάνων Διοίκησης Αντικείμενο του τμήματος είναι η διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της λειτουργίας της Συγκλήτου, του Συμβουλίου Πρυτανείας καθώς και του Γραμματέα του Ιδρύματος. Ως προς την διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της Συγκλήτου και του Συμβουλίου της Πρυτανείας, οι αρμοδιότητες του Τμήματος είναι οι ακόλουθες: (α) η προετοιμασία των συνεδριάσεων των ως άνω οργάνων διοίκησης, η μέριμνα για τη συγκέντρωση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης και η κοινοποίησή της στα μέλη (β) η τήρηση και η έκδοση πρακτικών και αποσπασμάτων πρακτικών των συνεδριάσεων (γ) η σύνταξη των αποφάσεων του πρύτανη και η κοινοποίησή τους στις καθ ύλην αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος για την υλοποίησή τους (δ) η έκδοση αντιγράφων ή αποσπασμάτων πρακτικών και η επικύρωσή τους (ε) η τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου πρακτικών και συνεδριάσεων, και κάθε άλλο θέμα που αφορά στη γραμματειακή υποστήριξη των ως άνω Σελίδα 5 από 64

οργάνων (στ ) η διεκπεραίωση κάθε άλλου θέματος που αφορά στη λειτουργία των οργάνων για την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους. Επιπροσθέτως, αντικείμενο του Τμήματος Γραμματείας Οργάνων Διοίκησης είναι η προώθηση όλων των διαδικασιών για την εκλογή των μελών των συλλογικών ή μονομελών οργάνων του Ιδρύματος, ιδίως δε: (α) η προώθηση των διαδικασιών για την εκλογή ή υπόδειξη των μελών των συλλογικών οργάνων (β) η προώθηση των διαδικασιών για τη συγκρότηση των συλλογικών οργάνων, επιτροπών και τον διορισμό των μονομελών (γ) η διοικητική και η γραμματειακή υποστήριξη του Γραμματέα του Ιδρύματος (δ) η διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη των επιτροπών και συμβουλίων που λειτουργούν μόνιμα στην κεντρική διοίκηση του Πανεπιστημίου Κρήτης, με εξαίρεση αυτά που υποστηρίζονται διοικητικά από άλλες διοικητικές μονάδες. (ΙΙ) Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων, Εκδηλώσεων και Εθιμοτυπίας Το Τμήμα φροντίζει για την προώθηση της δημόσιας εικόνας του Πανεπιστημίου Κρήτης στην Ελλάδα και διεθνώς, την καλλιέργεια, ανάπτυξη και οργάνωση των δημοσίων σχέσεων, καθώς και των πολιτιστικών εκδηλώσεων του Ιδρύματος, ιδίως δε: (α) τη διαχείριση και συντήρηση της ιστοσελίδας του Ιδρύματος στην ελληνική και αγγλική γλώσσα (β) την προβολή του έργου του ιδρύματος δια της ιστοσελίδας του και όλων των μέσων ενημέρωσης (γ) την παρακολούθηση του ημερήσιου και περιοδικού τύπου και των μέσων μαζικής ενημέρωσης σε θέματα που αφορούν το Ίδρυμα (δ) την επιμέλεια των ανακοινώσεων και των απαντήσεων σε δημοσιεύματα (ε) την επιμέλεια τελετών, εορτών, συνεδρίων, δεξιώσεων ή άλλων εκδηλώσεων (στ) την οργάνωση υποδοχής και παραμονής προσκεκλημένων από το Ίδρυμα επιστημόνων (ζ) την οργάνωση των τελετών απονομής τίτλων Επιτίμων και Ομοτίμων Καθηγητών και Επιτίμων Διδακτόρων, καθώς και της απονομής Βραβείων του Πανεπιστημίου (θ) την τήρηση πρωτοκόλλου εκδηλώσεων (ι) την προβολή του ιδρύματος στο εξωτερικό (ια) τη διοργάνωση ενημερωτικών εκδηλώσεων σε υποψήφιους φοιτητές. (ΙΙΙ) Γραφείο Πρωτοκόλλου και Αρχείου Αντικείμενο του γραφείου Πρωτοκόλλου και Αρχείου είναι: (α) η τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου, των ευρετηρίων και των σχεδίων των εγγράφων του Πανεπιστημίου (β) η επικύρωση αντιγράφων της αλληλογραφίας (γ) η παραλαβή, πρωτοκόλληση, έντυπη και Σελίδα 6 από 64

ηλεκτρονική, και παράδοση της κοινής αλληλογραφίας που εισέρχεται στο Πανεπιστήμιο (δ) η ψηφιοποίηση και διακίνηση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας μέσω του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης εγγράφων (ε) η ευθύνη για την τήρηση αρχειακής ενότητας (ε) η παραλαβή αλληλογραφίας από τις διοικητικές υπηρεσίες, τις Κοσμητείες, τα ακαδημαϊκά τμήματα καθώς και τις λοιπές εργαστηριακές και ερευνητικές υποδομές του Πανεπιστημίου Κρήτης (στ) η διακίνηση ταχυδρομικής αλληλογραφίας, δεμάτων και ογκωδών αντικειμένων εντός και εκτός του Ιδρύματος. Το αναλυτικό σχέδιο στελέχωσης των Γραφείων που υπάγονται στο Συμβούλιο, στον Πρύτανη καθώς και των υπηρεσιών που υπάγονται στον Γραμματέα του Πανεπιστημίου Κρήτης αποτυπώνεται στον ακόλουθο πίνακα. Οργανική Μονάδα Θέση εργασίας Περίγραμμα θέσης εργασίας Πλήθος Γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη του Προέδρου του Συμβουλίου και των μελών του, η Αυτοτελές γραφείο Συμβουλίου Γραμματέας προετοιμασία των συνεδριάσεων του Συμβουλίου, η τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου συνεδριάσεων και πρακτικών, η έκδοση πρακτικών 2 και αποφάσεων και προώθησή τους στις καθ ύλην αρμόδιες υπηρεσίες. Αυτοτελές γραφείο Πρυτανείας Γραμματέας Γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη του Πρύτανη Γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη Γραμματέας των Αναπληρωτών Πρύτανη στην άσκηση των καθηκόντων τους όπως αυτά κάθε 3 φορά προσδιορίζονται με αποφάσεις του πρύτανη Προΐσταται της Νομικής Υπηρεσίας, διοικεί τα Δικηγόρος επιμέρους γραφεία και παρέχει νομικές συμβουλές και γνωμοδοτήσεις, διασφαλίζοντας το νομότυπο Νομική Υπηρεσία Παρ' Αρείω των πράξεων του Πανεπιστημίου Κρήτης, Πάγω συντονίζει και εποπτεύει τις εργασίες της Νομικής Υπηρεσίας και παρευρίσκεται στις συνεδριάσεις της Συγκλήτου και του Συμβουλίου, όταν συζητούνται Σελίδα 7 από 64

θέματα της αρμοδιότητάς του Οι δικηγόροι συνεργάζονται με το Νομικό Σύμβουλο για τον τρόπο διεξαγωγής των υποθέσεων που τους Δικηγόροι ανατίθενται από αυτόν και μπορούν να εκπροσωπούν το ίδρυμα ενώπιον όλων των Δικαστηρίων (Πολιτικών, 2 Ποινικών ή Διοικητικών) και Αρχών, μετά από έγγραφη εντολή του Πρύτανη. Φροντίζουν για την παραλαβή, πρωτοκόλληση και διεκπεραίωση των εισερχομένων και εξερχομένων δικογράφων και εξωδίκων εγγράφων, καθώς και για τη Προσωπικό του Γραφείου Γραμματείας και Αρχείου μηχανογράφησή τους, και παρέχουν κάθε δυνατή βοήθεια για την εύρυθμη λειτουργία της Υπηρεσίας. Τηρούν βιβλία πρωτοκόλλου, δικαστηρίων και αλληλογραφίας, φυλάσσουν τα δικόγραφα σε φακέλους δικογραφιών και τηρούν αρχείο δικογραφιών, 2 δακτυλογραφούν τα δικόγραφα και παντός είδους νομικά έγγραφα και τηρούν την αλληλογραφία της Νομικής Υπηρεσίας. Τμήμα Γραμματείας Οργάνων Διοίκησης Προϊστάμενος Τμήματος Συντονισμός και εποπτεία της λειτουργίας της υπηρεσίας, κατανομή έργου και αρμοδιοτήτων Προετοιμασία των συνεδριάσεων του Συμβουλίου Πρυτανείας, συγκέντρωση των θεμάτων της ημερήσιας Υπάλληλοι στήριξης διάταξης και κοινοποίησή της στα μέλη του οργάνου, Οργάνων Διοίκησης Γραμματέας Συμβουλίου Πρυτανείας τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου συνεδριάσεων και πρακτικών. Έκδοση αρχειακής ενότητας, συγγραφή και έκδοση όλων των αποφάσεων του Πρύτανη ή των Αναπληρωτών Πρύτανη όπως αυτές 4 κάθε φορά προσδιορίζονται με σχετικές αποφάσεις, προώθησή τους στις αρμόδιες υπηρεσίες για την εκτέλεσή τους. Προετοιμασία των συνεδριάσεων της Συγκλήτου, συγκέντρωση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης και Γραμματέας Συγκλήτου κοινοποίησή της στα μέλη του οργάνου, τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου συνεδριάσεων και πρακτικών, έκδοση πρακτικών και αποσπασμάτων, προώθησή τους στις αρμόδιες υπηρεσίες Σελίδα 8 από 64

Γραμματέας Πανεπιστημιακ ών Αρχών μόνιμων Επιτροπών, και Γραμματέα Ιδρύματος Διοικητική υποστήριξη για τη διενέργεια των εκλογών Πρύτανη, Συμβουλίου, Κοσμητόρων, Προέδρων Τμημάτων, μέριμνα για την εκλογή των εκπροσώπων προσωπικού και φοιτητών στα όργανα διοίκησης. Διοικητική και Γραμματειακή υποστήριξη των μονίμων Επιτροπών και συλλογικών οργάνων όπως του Οικονομικού Συμβουλίου, γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη του Γραμματέα του Ιδρύματος Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων, Εκδηλώσεων και Εθιμοτυπίας Προϊστάμενος Τμήματος Υπεύθυνος για την εύρυθμη και αποδοτική λειτουργία του Τμήματος. Συντονισμός δραστηριοτήτων. Υπάλληλος Υποστήριξης Ιστοσελίδας Υπεύθυνος για τη διαχείριση και την ανανέωση της επίσημης Ιστοσελίδας του Πανεπιστημίου, προβολή του Ιδρύματος. υπεύθυνος ΜΜΕ Παρακολούθηση των ΜΜΕ, επιμέλεια των ανακοινώσεων και των απαντήσεων σε δημοσιεύματα. Υπάλληλος υπεύθυνος εθιμοτυπίας & τελετών Οργάνωση και διεξαγωγή τελετών-εκδηλώσεων (απονομή τίτλων και Βραβείων του Πανεπιστημίου), τήρηση του πρωτοκόλλου εκδηλώσεων, υποδοχής προσκεκλημένων επισκεπτών και επιστημόνων, ξενάγησης στους χώρους και στις εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου Κρήτης. 2 Γραφείο Πρωτοκόλλου & Αρχείου Υπάλληλος πρωτοκόλλου & αρχείου Αρμόδιος για την παραλαβή και αποστολή της αλληλογραφίας, τήρησης αρχειακής ενότητας, σχεδίων εγγράφων, επικύρωσης αντιγράφων και ψηφιοποίησης 2 μέσω του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων Αρμόδιος διακίνησης αλληλογραφίας δεμάτων, αντικειμένων και Αρμόδιος για την ταχυδρομική διακίνηση του συνόλου της αλληλογραφίας των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κρήτης (Ρέθυμνο - Ηράκλειο). Ειδικότερα αρμόδιος για την παραλαβή της αλληλογραφίας από τις υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Κρήτης και της ασφαλούς μεταφοράς της, της διακίνησης δεμάτων, ογκωδών αντικειμένων 4 Σελίδα 9 από 64

Σύνολο Προσωπικού Τμημάτων ή Γραφείων υπαγόμενων στον Πρύτανη ή το Γραμματέα του Ιδρύματος υποστήριξης υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Κρήτης εντός και εκτός Ιδρύματος και εν γένει την υποστήριξη των υπηρεσιών του Ιδρύματος στην άσκηση των αρμοδιοτήτων τους όπως Υπηρεσία Επιτρόπου, Εκδηλώσεις κ.α. 25 Οι προτεινόμενες αναγκαίες Κατηγορίες, Ειδικότητες/Κλάδοι των Γραφείων και Τμημάτων που υπάγονται στο Συμβούλιο του Ιδρύματος, τον Πρύτανη και το Γραμματέα του Πανεπιστημίου Κρήτης αποτυπώνονται στον ακόλουθο πίνακα: Στελέχωση Τμημάτων και Γραφείων που υπάγονται στο Συμβούλιο του Ιδρύματος, τον Πρύτανη και το Γραμματέα του Ιδρύματος Ειδικότητα/Κλάδος Προσωπικό ΠΕ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΠΕ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ-ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ 9 ΠΕ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΤΕ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ-ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ 3 ΔΕ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ-ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ 6 ΔΕ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΥΕ ΕΠΙΜΕΛΗΤΩΝ 4 Μερικό Σύνολο 25 Θέσεις επί θητεία Γραμματέας Ιδρύματος Μερικό Σύνολο 26 Θέσεις με πάγια έμμισθη εντολή Νομικός Σύμβουλος Δικηγόροι 2 Γενικό Σύνολο 29 Σελίδα 20 από 64

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ΣΧΟΛΩΝ ΚΑΙ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ Σε κάθε Σχολή του Πανεπιστημίου Κρήτης λειτουργεί Γραμματεία Σχολής η οποία από διοικητικής άποψης αντιστοιχεί σε επίπεδο Τμήματος, ενώ σε κάθε Ακαδημαϊκό Τμήμα λειτουργεί Γραμματεία Τμήματος, η οποία από διοικητικής άποψης αντιστοιχεί σε επίπεδο Γραφείου που υπάγεται στη Γραμματεία Σχολής. Υπάρχει μια πυραμιδοειδής διοικητική διάρθρωση ανάμεσα στη Γραμματεία της Σχολής και τις Γραμματείες των Ακαδημαϊκών Τμημάτων, η οποία αναφέρεται στη μέριμνα για τον συντονισμό και τη λειτουργία των Γραμματειών των Ακαδημαϊκών Τμημάτων. Επίσης προβλέπονται Γραμματείες Τομέων, όπου απαιτείται, και Γραμματείες Κλινικών για την κλινική άσκηση των φοιτητών Ιατρικής. Το προσωπικό κατανέμεται στη Γραμματεία της Σχολής και εν συνεχεία ανάλογα με τις ανάγκες, στη Γραμματεία κάθε ακαδημαϊκού Τμήματος. Σε κάθε Γραμματεία Ακαδημαϊκού Τμήματος ορίζεται επικεφαλής διοικητικός υπάλληλος ο οποίος είναι και ο Γραμματέας των συλλογικών οργάνων της ακαδημαϊκής μονάδας (Γενική Συνέλευση Τμήματος ή/και Τομέα) ή ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες τής κάθε Σχολής (π.χ Ιατρική), ορίζεται διαφορετικός υπάλληλος. Στο πλαίσιο της Γραμματείας της Σχολής για τον αποτελεσματικότερο συντονισμό του διοικητικού και εν γένει υποστηρικτικού έργου που παρέχεται, μπορεί να λειτουργεί Συντονιστική Επιτροπή στην οποία μετέχουν οι επικεφαλής των επιμέρους Γραμματειών των Ακαδημαϊκών Τμημάτων. Της Επιτροπής προΐσταται ο Γραμματέας της Σχολής. Ειδικότερες λεπτομέρειες ρυθμίζονται στον Εσωτερικό Κανονισμό του Ιδρύματος. Η Γραμματεία της Σχολής έχει την ευθύνη για τη γραμματειακή υποστήριξη των προπτυχιακών, μεταπτυχιακών και διδακτορικών προγραμμάτων σπουδών της Σχολής και των Τμημάτων της καθώς και της λειτουργίας και υποστήριξης των οργάνων της Σχολής και των Τμημάτων της. Ο Γραμματέας της Σχολής έχει ευθύνη για τη διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη των Συλλογικών Οργάνων της Σχολής, ιδίως: (α) την προετοιμασία των συνεδριάσεων των συλλογικών οργάνων της Σχολής, όπως τη συγκέντρωση των θεμάτων για την κατάρτιση της ημερήσιας διάταξης και την κοινοποίησή τους στα μέλη, την τήρηση πρακτικών των συνεδριάσεων, την έκδοση αποσπασμάτων ή αντιγράφων πρακτικών, την τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου (β) την ενημέρωση της ιστοσελίδας της Σχολής (γ) τη διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Κοσμήτορα στην άσκηση των αρμοδιοτήτων του. Σελίδα 2 από 64

Οι αρμοδιότητες του προσωπικού της Γραμματείας Σχολής περιγράφονται περιληπτικά στη συνέχεια κατά ενότητες με κριτήριο οριζόντιες δράσεις - αρμοδιότητες που διαχέονται σε επίπεδο Σχολής και κάθετες δράσεις-αρμοδιότητες που διαχέονται σε επίπεδο ακαδημαϊκής μονάδας και διοικητικών υπηρεσιών του Π.Κ Ενότητα Ανθρώπινο Δυναμικό Η ενότητα περιλαμβάνει ενδεικτικά αρμοδιότητες που σχετίζονται με θέματα διαχείρισης θεμάτων ανθρώπινου δυναμικού, όπως: διεκπεραίωση υπηρεσιακών θεμάτων (ενδεικτικά: εκλογή, εξέλιξη, διορισμός, άδειες, επιμόρφωση, κινητικότητα μέσω ERASMUS) του ανθρώπινου δυναμικού που υπηρετεί στη Σχολή (Καθηγητές και Λέκτορες, Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π., άλλο επιστημονικό προσωπικό, διοικητικό και τεχνικό προσωπικό), τη διαβίβασή τους στην αρμόδια Δ/νση ή το συλλογικό όργανο λήψης απόφασης διαχείριση και υποστήριξη του μητρώου εσωτερικών και εξωτερικών αξιολογητών. Ενότητα Φοιτητικών Υπηρεσιών Προγραμμάτων Σπουδών Η ενότητα περιλαμβάνει ενδεικτικά αρμοδιότητες που σχετίζονται με θέματα εξυπηρέτησης φοιτητών και γενικότερα κοινού, όπως: συντονισμός και οργάνωση εγγραφών των φοιτητών α, β και γ κύκλου τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου φοιτητών (φοιτητολόγιο), παρακολούθηση του κανονιστικού πλαισίου αναφορικά με την αρμοδιότητα αυτή (ΜΟΔΙΠ), καθώς και τήρηση αρχείου νομοθεσίας νομική τεκμηρίωση, τεχνική υποστήριξη στην έκδοση ταυτοτήτων, κωδικών πρόσβασης, διακοπή φοίτησης, επανεξέταση φοιτητή (ειδική τριμελή εξεταστική επιτροπή) υποστήριξη του προγράμματος υποτροφιών ή βραβείων που χορηγούνται από το Ι.Κ.Υ, το Πανεπιστήμιο Κρήτης ή άλλους φορείς και εξυπηρέτηση των φοιτητών έκδοση στατιστικών και απογραφικών στοιχείων για λογαριασμό άλλων διοικητικών μονάδων διοικητική υποστήριξη των εργαστηρίων που λειτουργούν σε επίπεδο Σχολής προγραμματισμός διεξαγωγής εξετάσεων (πρόγραμμα εξεταστικών περιόδων), κατανομή αιθουσών αιθουσιολόγιο Σελίδα 22 από 64

διοικητική υποστήριξη της διαδικασίας απόδοσης πιστωτικών μονάδων (ECTS), ή προσόντων σε αντιστοίχιση με το Εθνικό και Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων του Ευρωπαϊκού Χώρου Ανώτατης Εκπαίδευσης γραμματειακή υποστήριξη για την έκδοση Οδηγού Σπουδών σε συνεργασία με τη Δ/νση Σπουδών και Υποστήριξης Φοιτητών διοικητική υποστήριξη της αξιολόγησης του διδακτικού έργου από τους φοιτητές με την υποστήριξη του Τμήματος της ΜΟΔΙΠ, καταχώριση στοιχείων στο πληροφοριακό σύστημα της ΜΟΔΙΠ και διοικητική υποστήριξη του έργου των Ομάδων Εσωτερικής Αξιολόγησης υποστήριξη της πρακτικής άσκησης των φοιτητών σε συνεργασία με τη δομή ΔΑΣΤΑ, το Τμήμα Διεθνών Σχέσεων (Erasmus) ή άλλες υπηρεσίες όπως πρότυπα πειραματικά σχολεία, σχολεία πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, δημόσιους, ιδιωτικούς φορείς κλπ αποκεντρωμένη εξυπηρέτηση των φοιτητών της Σχολής τεχνική υποστήριξη στον σχεδιασμό του διδακτικού έργου (όπως χρήση ΤΠΕ, καλές πρακτικές) διοικητική υποστήριξη Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών και Διδακτορικών Σπουδών κατ αναλογία με όλες τις προαναφερθείσες αρμοδιότητες Ενότητα Θεμάτων τεχνικών υπηρεσιών, δικτύων Η ενότητα περιλαμβάνει ενδεικτικά αρμοδιότητες όπως: καταγραφή, συντονισμός, ενημέρωση για τη λειτουργία των εγκαταστάσεων που ανήκουν στη Σχολή (αναγκαιότητα συντηρήσεων, βλαβών, επισκευών κλπ), ασφάλειας εγκαταστάσεων (συστημάτων ελέγχου ασφαλείας συναγερμοί, φύλαξη, επιμέλειας αιθουσών διδασκαλίας) και ευρύτερα ζητημάτων περιβάλλοντος χώρου τεχνική υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων, δικτύων ή ηλεκτρονικής πλατφόρμας (εξ αποστάσεως εκπαίδευση) για λογαριασμό όλων των ακαδημαϊκών μονάδων της Σχολής, καθώς και τεχνική εξυπηρέτηση του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού και των εργαστηριακών υποδομών σε επίπεδο Σχολής ή Τμήματος. Σελίδα 23 από 64

Γραμματεία Ακαδημαϊκού Τμήματος Το Γραφείο της ακαδημαϊκής μονάδας το οποίο λειτουργεί με την επωνυμία «Γραμματεία Τμήματος» υπάγεται στη Γραμματεία της Σχολής και λειτουργεί υποστηρικτικά στο έργο της. Αντικείμενο του Γραφείου είναι η διοικητική υποστήριξη: (α) των μελών του Διδακτικού Προσωπικού που είναι ενταγμένα στο Ακαδημαϊκό Τμήμα (β) των συλλογικών οργάνων που λειτουργούν σε επίπεδο Τμήματος (Γενική Συνέλευση, Συνέλευση Τομέα) καθώς και των εργαστηρίων που λειτουργούν σε επίπεδο Τμήματος. Οι αρμοδιότητες του Γραφείου είναι, ενδεικτικά: Η γραμματειακή υποστήριξη του Προέδρου, της Συνέλευσης του Τμήματος και του Τομέα (συγκέντρωση θεμάτων για την κατάρτιση της ημερήσιας διάταξης και κοινοποίηση στα μέλη, τήρηση πρακτικών, γραμματειακή υποστήριξη επιτροπών αξιολόγησης) Η υποστήριξη στην τήρηση μητρώου επιστημονικών δημοσιεύσεων του διδακτικού προσωπικού της ακαδημαϊκής μονάδας Η καταχώριση στο σύστημα της ηλεκτρονικής Γραμματείας των αναθέσεων διδασκαλίας, και γενικά η υποστήριξη στον προγραμματισμού του διδακτικού έργου, όπως έγκριση συγγραμμάτων (ΕΥΔΟΞΟΣ) Η διοικητική υποστήριξη στη διαμόρφωση του οδηγού σπουδών της ακαδημαϊκής μονάδας Η έκδοση και απονομή τίτλων σπουδών Η υποστήριξη του Προέδρου του Τμήματος στη διαχείριση των οικονομικών πόρων Η διοικητική υποστήριξη του διδακτικού προσωπικού του Τμήματος ή και του Τομέα Γενικές επισημάνσεις Ανάλογα με την ιδιαιτερότητα της κάθε Σχολής προβλέπεται ειδική αναφορά και σχέδιο στελέχωσης για υπηρεσίες όπως το Μουσείο Φυσικής Ιστορίας ή εργαστηριακές υποδομές των Σχολών και των Τμημάτων τους. Τέλος, συντάχθηκε διακριτό σχέδιο στελέχωσης για τη Σχολή Διά Βίου Μάθησης δεδομένου ότι εκεί μεσολαβεί και η εξ αποστάσεως εκπαίδευση. Σελίδα 24 από 64

Οι Γραμματείες Σχολών και των Ακαδημαϊκών Τμημάτων διαρθρώνονται σε έξι (6) διοικητικά Τμήματα, όσες και οι Σχολές του Πανεπιστημίου Κρήτης, συμπεριλαμβανομένης της Σχολής Δια Βίου Μάθησης. Η στελέχωση σε πλήθος υπαλλήλων λαμβάνει υπόψη τον αριθμό Τμημάτων ανά Σχολή, τη λειτουργία Τομέων, Κλινικών και Εργαστηρίων που έχουν ανάγκη διοικητικής υποστήριξης. ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΑΓΩΓΗΣ Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης Παιδαγωγικό Τμήμα Προσχολικής Εκπαίδευσης ΦΙΛΟΣΟΦΙΚΗ ΣΧΟΛΗ Τμήμα Ιστορίας Αρχαιολογίας Τμήμα Φιλολογίας Τμήμα Φιλοσοφικών και Κοινωνικών Σπουδών ΣΧΟΛΗ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ και ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Τμήμα Κοινωνιολογίας Τμήμα Οικονομικών Επιστημών Τμήμα Πολιτικής Επιστήμης Τμήμα Ψυχολογίας ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΥΓΕΙΑΣ Τμήμα Ιατρικής ΣΧΟΛΗ ΘΕΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Τμήμα Βιολογίας Τμήμα Επιστήμης και Τεχνολογίας Υλικών Τμήμα Επιστήμης Υπολογιστών Τμήμα Μαθηματικών και Εφαρμοσμένων Μαθηματικών Τμήμα Φυσικής Τμήμα Χημείας ΣΧΟΛΗ ΔΙΑ ΒΙΟΥ ΜΑΘΗΣΗΣ Σελίδα 25 από 64

Σελίδα 26 από 64

Το αναλυτικό σχέδιο στελέχωσης των Γραμματειών των Σχολών αποτυπώνεται στον ακόλουθο πίνακα συνολικά, δεδομένου ότι αυτές στελεχώνονται με αντίστοιχες θέσεις εργασίας και αντίστοιχα περιγράμματα. Οργανική Μονάδα Γραμματεία Φιλοσοφικής Σχολής Θέση εργασίας Περίγραμμα θέσης εργασίας Πλήθος Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Κοσμήτορα και της Κοσμητείας της Σχολής Προετοιμασία συνεδριάσεων συλλογικών οργάνων της Σχολής, συγκέντρωση θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, τήρηση πρακτικών, κοινοποίηση Προϊστάμενος αποφάσεων, έκδοση αντιγράφων ή αποσπασμάτων Γραμματείας πρακτικών, τήρηση αρχείου συνεδριάσεων Συνεργασία με Γραμματείες των Τμημάτων της Σχολής και με Γραμματείες Ιδρυμάτων για υποστήριξη συνεργατικών Προγραμμάτων Σπουδών Γραμματειακή υποστήριξη για τη σύνταξη του τακτικού απολογισμού δραστηριοτήτων της Σχολής Εγγραφές φοιτητών (α, β, γ κύκλου σπουδών, τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου (φοιτητολόγιο), παρακολούθηση κανονιστικού πλαισίου αναφορικά με την αρμοδιότητα αυτή, τεχνική υποστήριξη στην έκδοση ταυτοτήτων, κωδικών πρόσβασης, διαχείριση θεμάτων φοιτητικής ιδιότητας, υποτροφιών, επανεξέταση φοιτητή και εν γένει εξυπηρέτηση κοινού Προσωπικό Κατανομή αιθουσών (Αιθουσιολόγιο), Γραμματείας προγραμματισμός εξεταστικών περιόδων 8 Κοσμητείας Γραμματειακή υποστήριξη στην έκδοση Οδηγού Σπουδών (α, β, γ κύκλου) και απόδοσης πιστωτικών μονάδων Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της Πρακτικής άσκησης και του προγράμματος κινητικότητας φοιτητών (εισερχόμενοι-εξερχόμενοι) Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη εργαστηρίων Σχολής, τεχνική υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων, ειδικών συστημάτων ασφαλείας, ηλεκτρονικής πλατφόρμας, τεχνική Σελίδα 27 από 64

υποστήριξη του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού που είναι ενταγμένο σε επίπεδο Σχολής ή και Τμήματος όπως σε θέματα δικτύων, ηλεκτρονικών εφαρμογών Εποπτεία εγκαταστάσεων της Σχολής, επιμέλεια αιθουσών διδασκαλίας, τήρηση κλειδοθήκης, εποπτεία καθαριότητας, διακίνηση αλληλογραφίας κ.λπ Παροχή διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης στο εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του αντίστοιχου Τμήματος Υποστήριξη των οργάνων διοίκησης του Τμήματος Μέριμνα για τις διαδικασίες προκήρυξης θέσεων, Προσωπικό Γρααμματείας Τμημάτων εκλογής και εξέλιξης του ΔΕΠ καθώς και του λοιπού προσωπικού του Τμήματος Διεκπεραίωση κάθε οικονομικού θέματος που αφορά το Τμήμα Φιλολογίας, Διοικητική συνδρομή σε θέματα όπως κατάρτιση προγράμματος και οδηγού σπουδών, καταχώριση ανάθεσης συγγραμμάτων, διδακτικού έργου, Ιστορίας διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος κλπ Αρχαιολογίας και Επιμέλεια της έκδοσης τίτλων σπουδών Μέριμνα για τήρηση μητρώων επιστημονικών Φιλοσοφικών και Κοινωνικών Σπουδών δημοσιεύσεων των καθηγητών του Τμήματος Μέριμνα για ισότιμη πρόσβαση και συμμετοχή στα προγράμματα σπουδών όλων των φοιτητών, χωρίς διακρίσεις και ανεξάρτητα από το φύλλο, την αναπηρία ή άλλα χαρακτηριστικά. Τήρηση πρωτοκόλλου και διακίνηση αλληλογραφίας Τμήματος Οργάνωση εκδηλώσεων Τμήματος Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Γραμματεία Σχολής Επιστημών Αγωγής Προϊστάμενος Γραμματείας Κοσμήτορα και της Κοσμητείας της Σχολής Προετοιμασία συνεδριάσεων συλλογικών οργάνων της Σχολής, συγκέντρωση θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, τήρηση πρακτικών, κοινοποίηση αποφάσεων, έκδοση αντιγράφων ή αποσπασμάτων πρακτικών, τήρηση αρχείου συνεδριάσεων Συνεργασία με Γραμματείες των Τμημάτων της Σελίδα 28 από 64

Σχολής και με Γραμματείες Ιδρυμάτων για υποστήριξη συνεργατικών Προγραμμάτων Σπουδών Γραμματειακή υποστήριξη για τη σύνταξη του τακτικού απολογισμού δραστηριοτήτων της Σχολής Προσωπικό Γραμματείας Κοσμητείας Προσωπικό Γραμματείας Τμημάτων Δημοτικής και Εγγραφές φοιτητών (α, β, γ κύκλου σπουδών, τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου (φοιτητολόγιο), παρακολούθηση κανονιστικού πλαισίου αναφορικά με την αρμοδιότητα αυτή, τεχνική υποστήριξη στην έκδοση ταυτοτήτων, κωδικών πρόσβασης, διαχείριση θεμάτων φοιτητικής ιδιότητας, υποτροφιών, επανεξέταση φοιτητή και εν γένει εξυπηρέτηση κοινού Κατανομή αιθουσών (Αιθουσιολόγιο), προγραμματισμός εξεταστικών περιόδων Γραμματειακή υποστήριξη στην έκδοση Οδηγού Σπουδών (α, β, γ κύκλου) και απόδοσης πιστωτικών μονάδων Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της Πρακτικής άσκησης και του προγράμματος κινητικότητας φοιτητών (εισερχόμενοι-εξερχόμενοι) Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη εργαστηρίων Σχολής, τεχνική υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων, ειδικών συστημάτων ασφαλείας, ηλεκτρονικής πλατφόρμας, τεχνική υποστήριξη του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού που είναι ενταγμένο σε επίπεδο Σχολής ή και Τμήματος όπως σε θέματα δικτύων, ηλεκτρονικών εφαρμογών Εποπτεία εγκαταστάσεων της Σχολής, επιμέλεια αιθουσών διδασκαλίας, τήρηση κλειδοθήκης, εποπτεία καθαριότητας, διακίνηση αλληλογραφίας κ.λπ Παροχή διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης στο εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του αντίστοιχου Τμήματος Υποστήριξη των οργάνων διοίκησης του Τμήματος Μέριμνα για τις διαδικασίες προκήρυξης θέσεων, εκλογής και εξέλιξης του ΔΕΠ καθώς και του λοιπού προσωπικού του Τμήματος 6 Σελίδα 29 από 64

Προσχολικής Διεκπεραίωση κάθε οικονομικού θέματος που αφορά Εκπαίδευσης το Τμήμα Διοικητική συνδρομή σε θέματα όπως κατάρτιση προγράμματος και οδηγού σπουδών, καταχώριση ανάθεσης συγγραμμάτων, διδακτικού έργου, διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος κλπ Επιμέλεια της έκδοσης τίτλων σπουδών Μέριμνα για τήρηση μητρώων επιστημονικών δημοσιεύσεων των καθηγητών του Τμήματος Μέριμνα για ισότιμη πρόσβαση και συμμετοχή στα προγράμματα σπουδών όλων των φοιτητών, χωρίς διακρίσεις και ανεξάρτητα από το φύλλο, την αναπηρία ή άλλα χαρακτηριστικά. Τήρηση πρωτοκόλλου και διακίνηση αλληλογραφίας Τμήματος Οργάνωση εκδηλώσεων Τμήματος Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Κοσμήτορα και της Κοσμητείας της Σχολής Γραμματεία Σχολής Κοινωνικών, Οικονομικών, Πολιτικών Επιστημών Προϊστάμενος Γραμματείας Προετοιμασία συνεδριάσεων συλλογικών οργάνων της Σχολής, συγκέντρωση θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, τήρηση πρακτικών, κοινοποίηση αποφάσεων, έκδοση αντιγράφων ή αποσπασμάτων πρακτικών, τήρηση αρχείου συνεδριάσεων Συνεργασία με Γραμματείες των Τμημάτων της Σχολής και με Γραμματείες Ιδρυμάτων για υποστήριξη συνεργατικών Προγραμμάτων Σπουδών Γραμματειακή υποστήριξη για τη σύνταξη του τακτικού απολογισμού των δραστηριοτήτων της Σχολής Εγγραφές φοιτητών (α, β, γ κύκλου σπουδών, τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου Προσωπικό Γραμματείας Κοσμητείας (φοιτητολόγιο), παρακολούθηση κανονιστικού πλαισίου αναφορικά με την αρμοδιότητα αυτή, τεχνική υποστήριξη στην έκδοση ταυτοτήτων, κωδικών πρόσβασης, διαχείριση θεμάτων φοιτητικής ιδιότητας, υποτροφιών, επανεξέταση φοιτητή και εν 0 γένει εξυπηρέτηση κοινού Κατανομή αιθουσών (Αιθουσιολόγιο), προγραμματισμός εξεταστικών περιόδων Σελίδα 30 από 64

Προσωπικό Γραμματείας Τμημάτων Κοινωνιολογίας, Οικονομικών Επιστημών, Ψυχολογίας, Πολιτικής Επιστήμης Γραμματειακή υποστήριξη στην έκδοση Οδηγού Σπουδών (α, β, γ κύκλου) και απόδοσης πιστωτικών μονάδων Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της Πρακτικής άσκησης και του προγράμματος κινητικότητας φοιτητών (εισερχόμενοι-εξερχόμενοι) Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη εργαστηρίων Σχολής, τεχνική υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων, ειδικών συστημάτων ασφαλείας, ηλεκτρονικής πλατφόρμας, τεχνική υποστήριξη του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού που είναι ενταγμένο σε επίπεδο Σχολής ή και Τμήματος όπως σε θέματα δικτύων, ηλεκτρονικών εφαρμογών Εποπτεία εγκαταστάσεων της Σχολής, επιμέλεια αιθουσών διδασκαλίας, τήρηση κλειδοθήκης, εποπτεία καθαριότητας, διακίνηση αλληλογραφίας κ.λπ Παροχή διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης στο εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του αντίστοιχου Τμήματος Υποστήριξη των οργάνων διοίκησης του Τμήματος Μέριμνα για τις διαδικασίες προκήρυξης θέσεων, εκλογής και εξέλιξης του ΔΕΠ καθώς και του λοιπού προσωπικού του Τμήματος Διεκπεραίωση κάθε οικονομικού θέματος που αφορά το Τμήμα Διοικητική συνδρομή σε θέματα όπως κατάρτιση προγράμματος και οδηγού σπουδών, καταχώριση ανάθεσης συγγραμμάτων, διδακτικού έργου, διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος κλπ Επιμέλεια της έκδοσης τίτλων σπουδών Μέριμνα για τήρηση μητρώων επιστημονικών δημοσιεύσεων των καθηγητών του Τμήματος Μέριμνα για ισότιμη πρόσβαση και συμμετοχή στα προγράμματα σπουδών όλων των φοιτητών, χωρίς διακρίσεις και ανεξάρτητα από το φύλλο, την αναπηρία ή άλλα χαρακτηριστικά. Τήρηση πρωτοκόλλου και διακίνηση αλληλογραφίας Τμήματος Σελίδα 3 από 64

Οργάνωση εκδηλώσεων Τμήματος Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Κοσμήτορα και της Κοσμητείας της Σχολής Προετοιμασία συνεδριάσεων συλλογικών οργάνων Γραμματεία Σχολής Θετικών της Σχολής, συγκέντρωση θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, τήρηση πρακτικών, κοινοποίηση αποφάσεων, έκδοση αντιγράφων ή αποσπασμάτων και Προϊστάμενος πρακτικών, τήρηση αρχείου συνεδριάσεων Τεχνολογικών Επιστημών Γραμματείας Συνεργασία με Γραμματείες των Τμημάτων της Σχολής και με Γραμματείες Ιδρυμάτων για υποστήριξη συνεργατικών Προγραμμάτων Σπουδών Γραμματειακή υποστήριξη για τη σύνταξη του τακτικού απολογισμού των δραστηριοτήτων της Σχολής Εγγραφές φοιτητών (α, β, γ κύκλου σπουδών, τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου (φοιτητολόγιο), παρακολούθηση κανονιστικού πλαισίου αναφορικά με την αρμοδιότητα αυτή, τεχνική υποστήριξη στην έκδοση ταυτοτήτων, κωδικών πρόσβασης, διαχείριση θεμάτων φοιτητικής ιδιότητας, υποτροφιών, επανεξέταση φοιτητή και εν γένει εξυπηρέτηση κοινού Κατανομή αιθουσών (Αιθουσιολόγιο), προγραμματισμός εξεταστικών περιόδων Προσωπικό Γραμματείας Κοσμητείας Γραμματειακή υποστήριξη στην έκδοση Οδηγού Σπουδών (α, β, γ κύκλου) και απόδοσης πιστωτικών μονάδων Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της 4 Πρακτικής άσκησης και του προγράμματος κινητικότητας φοιτητών (εισερχόμενοι-εξερχόμενοι) Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη εργαστηρίων Σχολής, τεχνική υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων, ειδικών συστημάτων ασφαλείας, ηλεκτρονικής πλατφόρμας, τεχνική υποστήριξη του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού που είναι ενταγμένο σε επίπεδο Σχολής ή και Τμήματος όπως σε θέματα δικτύων, ηλεκτρονικών εφαρμογών Εποπτεία εγκαταστάσεων της Σχολής, επιμέλεια Σελίδα 32 από 64

Προσωπικό Γραμματείας Τμημάτων Βιολογίας, Επιστήμης και Τεχνολογίας Υλικών, Επιστήμης Υπολογιστών, Μαθηματικών και Εφαρμοσμένων Μαθηματικών, Φυσικής, Χημείας αιθουσών διδασκαλίας, τήρηση κλειδοθήκης, εποπτεία καθαριότητας, διακίνηση αλληλογραφίας κ.λ.π Παροχή διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης στο εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του αντίστοιχου Τμήματος Υποστήριξη των οργάνων διοίκησης του Τμήματος Μέριμνα για τις διαδικασίες προκήρυξης θέσεων, εκλογής και εξέλιξης του ΔΕΠ καθώς και του λοιπού προσωπικού του Τμήματος Διεκπεραίωση κάθε οικονομικού θέματος που αφορά το Τμήμα Διοικητική συνδρομή σε θέματα όπως κατάρτιση προγράμματος και οδηγού σπουδών, καταχώριση ανάθεσης συγγραμμάτων, διδακτικού έργου, διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος κλπ Επιμέλεια της έκδοσης τίτλων σπουδών Μέριμνα για τήρηση μητρώων επιστημονικών δημοσιεύσεων των καθηγητών του Τμήματος Μέριμνα για ισότιμη πρόσβαση και συμμετοχή στα προγράμματα σπουδών όλων των φοιτητών, χωρίς διακρίσεις και ανεξάρτητα από το φύλλο, την αναπηρία ή άλλα χαρακτηριστικά. Τήρηση πρωτοκόλλου και διακίνηση αλληλογραφίας Τμήματος Οργάνωση εκδηλώσεων Τμήματος Διοικητική Υποστήριξη Μουσείου Φυσικής Ιστορίας (Μ.Φ.Ι.Κ) Διοικητική Υποστήριξη Αστεροσκοπείου Γραμματειακή υποστήριξη των διοικητικών οργάνων (μέλη ΔΕΠ) του Μουσείου Φυσικής Ιστορίας, προώθηση θεμάτων σε ανώτερα συλλογικά όργανα του Πανεπιστημίου. Γραμματειακή υποστήριξη εκπαιδευτικών προγραμμάτων του Μουσείου Τήρηση πρωτοκόλλου/ αλληλογραφίας. Οικονομική Διαχείριση Οργάνωση ραντεβού/υποδοχή επισκεπτών Γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη του Αστεροσκοπείου Προώθηση θεμάτων σε ανώτερα συλλογικά όργανα του Πανεπιστημίου. 3 Σελίδα 33 από 64

Υποστήριξη των αρμοδιοτήτων της Κοσμητείας και των αρμοδιοτήτων του Κοσμήτορα της Σχολής Δια Βίου Μάθησης Συγκέντρωση, επεξεργασία, κατάρτιση Ημερήσιας Διάταξης των Γενικών Συνελεύσεων της Σχολής, τήρηση πρακτικών, κοινοποίηση αποφάσεων, Γραμματεία Σχολής Δια Βίου Μάθησης Προϊστάμενος Γραμματείας έκδοση αντιγράφων ή αποσπασμάτων πρακτικών, τήρηση αρχείου Συνεργασία με τα επιμέρους Γραφεία Προγραμμάτων Δια Βίου Μάθησης Διοικητική υποστήριξη για τη σύνταξη και κοινοποίηση του τακτικού απολογισμού των σχετικών δραστηριοτήτων της Σχολής. Γραμματειακή υποστήριξη των διαδικασιών πρόσληψης διδακτικού προσωπικού στα επιμέρους Προγράμματα Δια Βίου Μάθησης Εγγραφές φοιτητών στα Προγράμματα Δια Βίου Μάθησης, τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου (φοιτητολόγιο), παρακολούθηση κανονιστικού πλαισίου αναφορικά με την αρμοδιότητα αυτή, τεχνική υποστήριξη στην έκδοση ταυτοτήτων, κωδικών πρόσβασης, διαχείριση θεμάτων φοιτητικής ιδιότητας Προσωπικό Γραμματείας Κοσμητείας Κατανομή αιθουσών (Αιθουσιολόγιο), προγραμματισμός εξεταστικών περιόδων Διοικητική υποστήριξη για την έκδοση Οδηγού Σπουδών Προγραμμάτων Δια Βίου Μάθησης παρακολούθηση συστήματος ECTS, Διακίνηση διδακτικού υλικού Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη και τεχνική υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων, ειδικών συστημάτων ασφαλείας, ηλεκτρονικής πλατφόρμας, τεχνική υποστήριξη του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού που είναι ενταγμένο σε επίπεδο Σχολής Προσωπικό Γραφείων Προγραμμάτων Δια Βίου Μάθησης Παροχή διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης στο εκπαιδευτικό έργο των επιμέρους προγραμμάτων Δια Βίου Μάθησης Υποστήριξη του Διευθυντή Προγράμματος Δια Βίου Μάθησης Σελίδα 34 από 64

Διεκπεραίωση κάθε οικονομικού θέματος στη διαχείριση των επιμέρους Προγραμμάτων Δια Βίου Μάθησης Διοικητική συνδρομή σε θέματα όπως κατάρτιση προγράμματος και οδηγού σπουδών, καταχώριση ανάθεσης διδακτικού έργου κλπ Επιμέλεια της έκδοσης τίτλων σπουδών Μέριμνα για ισότιμη πρόσβαση και συμμετοχή στα προγράμματα σπουδών όλων των φοιτητών, χωρίς διακρίσεις και ανεξάρτητα από το φύλλο, την αναπηρία ή άλλα χαρακτηριστικά. Τήρηση πρωτοκόλλου και διακίνηση αλληλογραφίας Τμήματος Οργάνωση εκδηλώσεων των Προγραμμάτων Δια Βίου Μάθησης, Διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Κοσμήτορα και της Κοσμητείας της Σχολής Προετοιμασία συνεδριάσεων συλλογικών οργάνων της Σχολής, συγκέντρωση θεμάτων της ημερήσιας Γραμματεία Σχολής Επιστημών Υγείας Προϊστάμενος Γραμματείας διάταξης, τήρηση πρακτικών, κοινοποίηση αποφάσεων, έκδοση αντιγράφων ή αποσπασμάτων πρακτικών, τήρηση αρχείου συνεδριάσεων Συνεργασία με Γραμματείες των Τμημάτων της Σχολής και με Γραμματείες Ιδρυμάτων για υποστήριξη συνεργατικών Προγραμμάτων Σπουδών Γραμματειακή υποστήριξη για τη σύνταξη του τακτικού απολογισμού των δραστηριοτήτων της Σχολής Εγγραφές φοιτητών (α, β, γ κύκλου σπουδών, τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου (φοιτητολόγιο), παρακολούθηση κανονιστικού Προσωπικό Γραμματείας Κοσμητείας πλαισίου αναφορικά με την αρμοδιότητα αυτή, τεχνική υποστήριξη στην έκδοση ταυτοτήτων, κωδικών πρόσβασης, διαχείριση θεμάτων φοιτητικής ιδιότητας, υποτροφιών, επανεξέταση φοιτητή και εν γένει εξυπηρέτηση κοινού 5 Κατανομή αιθουσών (Αιθουσιολόγιο), προγραμματισμός προγράμματος εξεταστικών περιόδων Γραμματειακή υποστήριξη στην έκδοση Οδηγού Σελίδα 35 από 64