Ενότητα 7 Άρθρο 9 ιασφάλιση Συναλλαγών και ιαφύλαξη εδοµένων (Παράγραφοι 1 7)
Τόπος Τήρησης Βιβλίων και Στοιχείων 2. Κατά τη διάρκεια της διαχειριστικής περιόδου και µέχρι την υποβολή της δήλωσης φορολογίας εισοδήµατος, τα βιβλία τηρούνται, τα δε στοιχεία, καθώς και τα λοιπά δικαιολογητικά εγγραφών, φυλάσσονται στην επαγγελµατική εγκατάσταση που αφορούν και επιδεικνύονται άµεσα στο φορολογικό έλεγχο. Με γνωστοποίηση στην αρµόδια ΟΥ της έδρας του υπόχρεου απεικόνισης συναλλαγών µπορεί τα βιβλία να τηρούνται, τα δε στοιχεία, καθώς και τα λοιπά δικαιολογητικά εγγραφών, να φυλάσσονται σε άλλο τόπο, µε την προϋπόθεση ότι επιδεικνύονται στην προθεσµία που ορίζεται από την αρµόδια φορολογική αρχή. Μπορεί τα βιβλία να ενηµερώνονται σε άλλο τόπο µε τα πρωτογενή φορολογικά στοιχεία και λοιπά δικαιολογητικά εγγραφών, τα οποία, µετά την ενηµέρωση τους, επιστρέφονται στην επαγγελµατική εγκατάσταση που αφορούν. 103
Φύλαξη Βιβλίων και Στοιχείων 3. Μετά τη λήξη της προθεσµίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήµατος τα βιβλία, τα στοιχεία, τα λοιπά δικαιολογητικά των εγγραφών, καθώς και τα ηλεκτροµαγνητικά µέσα αποθήκευσης αυτών κάθε διαχειριστικής περιόδου, µπορεί να φυλάσσονται σε οποιονδήποτε τόπο εντός ή εκτός της Ελληνικής Επικράτειας και επιδεικνύονται στην προθεσµία που ορίζεται από την αρµόδια φορολογική αρχή. Όταν ο τόπος αποθήκευσης ευρίσκεται εκτός Ελλάδας, υποχρεούται να γνωστοποιεί στην αρµόδια.ο.υ. πριν την αποθήκευση, τον τόπο αυτόν, καθώς και κάθε µεταβολή του τόπου αυτού. 104
ιαφύλαξη Τιµολογίων 4. Ειδικά, για τη διαφύλαξη των τιµολογίων εφαρµόζονται τα εξής: α) Ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών οφείλει να µεριµνά για την αποθήκευση των αντιγράφων των τιµολογίων που εκδίδονται από τονίδιοήεξονόµατόςτουκαιγιαλογαριασµότου, από τον πελάτη του ή από τρίτους, καθώς και όλων των τιµολογίων που λαµβάνει. Αντίτυπα των τιµολογίων που εκδίδονται εξ ονόµατος και για λογαριασµό του υπόχρεου απεικόνισης συναλλαγών, παραδίδονται σε αυτόν µέσα στην προθεσµία που ορίζουν οι διατάξεις περί Απεικόνισης Συναλλαγών για την ενηµέρωση των τηρούµενων βιβλίων. 105
ιαφύλαξη Τιµολογίων β) Ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών µπορεί να καθορίζει τον τόπο αποθήκευσης, υπό τον όρο να θέτει στη διάθεση των αρµόδιων αρχών, έπειτα από οποιαδήποτε αίτησή τους, τα τιµολόγια ή τις πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί, µέσα στις προθεσµίες που τίθενται µε την αίτηση των αρχών αυτών, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Όταν ο τόπος αποθήκευσης ευρίσκεται εκτός Ελλάδας, υποχρεούται να γνωστοποιεί στην αρµόδια.ο.υ. πριν την αποθήκευση, τον τόπο αυτόν, καθώς και κάθε µεταβολή του τόπου αυτού. γ) Όταν η αποθήκευση δεν πραγµατοποιείται µε ηλεκτρονικά µέσα που να εξασφαλίζουν την πλήρη και επιγραµµική (on line) πρόσβαση στα σχετικά δεδοµένα, o υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών υποχρεούται να αποθηκεύει στο εσωτερικό της χώρας τα τιµολόγια που εκδίδει ή λαµβάνει. 106
ιαφύλαξη Τιµολογίων δ) Όταν η αποθήκευση γίνεται σε χώρα µε την οποία δεν υφίσταται νοµική πράξη για την αµοιβαία συνδροµή µε τις διατάξεις του ν. 1402/1983, του ν. 1914/1990 και τον ΕΚ αριθ. 1798/2003 και σχετικά µε το δικαίωµα πρόσβασης µε ηλεκτρονικά µέσα, τηλεκφόρτωσης και χρήσης που προβλέπεται στην περίπτωση στ, ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών υποχρεούται να αποθηκεύει στο εσωτερικό της χώρας, τα τιµολόγια που εκδίδει ή λαµβάνει. ε) Ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών υποχρεούται στη διαφύλαξη των τιµολογίων µε την αρχική τους µορφή µε την οποία διαβιβάσθηκαν ή τέθηκαν στη διάθεση του, σε χαρτί ή µε ηλεκτρονικά µέσα. Επίσης, όταν τα τιµολόγια διαφυλάσσονται µε ηλεκτρονικά µέσα, διαφυλάσσονται µε ηλεκτρονικά µέσα και τα δεδοµένα που εξασφαλίζουν τη γνησιότητα της προέλευσης και την ακεραιότητα του περιεχοµένου κάθε τιµολογίου. 107
στ) Όταν ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών αποθηκεύει, µε ηλεκτρονικά µέσα τα οποία εξασφαλίζουν πρόσβαση µε απευθείας σύνδεση (on-line) πρόσβαση στα σχετικά δεδοµένα, τιµολόγια τα οποία εκδίδει ή λαµβάνει, οι αρµόδιες αρχές του κράτους µέλους στο οποίο είναι εγκατεστηµένος και, όταν ο ΦΠΑ οφείλεται σε ένα άλλο κράτος µέλος, οι αρµόδιες αρχές εκείνου του κράτους µέλους έχουν δικαίωµα πρόσβασης, λήψης και χρήσης αυτών των τιµολογίων. Άρθρο 9: ιαφύλαξη Τιµολογίων ζ) Με τον όρο«διαφύλαξη τιµολογίου µε ηλεκτρονικά µέσα» νοείται η διαφύλαξη δεδοµένων που πραγµατοποιείται µε ηλεκτρονικό εξοπλισµό επεξεργασίας (περιλαµβανοµένης της ψηφιακής συµπίεσης) και διαφύλαξης καθώς και µε ενσύρµατα, ασύρµατα, οπτικά ή άλλα ηλεκτροµαγνητικά µέσα. 108
ιασφάλιση Συναλλαγών και ιαφύλαξη εδοµένων 5. Τα βιβλία, τα στοιχεία, τα λοιπά δικαιολογητικά των εγγραφών στα βιβλία, καθώς και τα ηλεκτροµαγνητικά µέσα στα οποία αποθηκεύονται δεδοµένα βιβλίων, για τα οποία δεν υπάρχει υποχρέωση εκτύπωσής τους, διατηρούνται στον εκάστοτε οριζόµενο από τις σχετικές φορολογικές διατάξεις χρόνο παραγραφής του δικαιώµατος του ηµοσίου για επιβολή φόρου και οπωσδήποτε όσο χρόνο εκκρεµεί σχετική υπόθεση ενώπιον των ιοικητικών ικαστηρίων ή του Συµβουλίου της Επικρατείας. 109
ιασφάλιση Συναλλαγών και ιαφύλαξη εδοµένων 6. Επιτρέπεται στους υπόχρεους απεικόνισης συναλλαγών, εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά από άλλες διατάξεις, να διαφυλάττουν τα εκδοθέντα και ληφθέντα φορολογικά στοιχεία σε µικροφίλµ ή σε ηλεκτρονική µορφή (οπτικοί δίσκοι CD-ROM τεχνολογίας WORM) µε φωτογράφιση ή ψηφιοποίηση από τα αντίστοιχα στελέχη, µετά την υποβολή των περιοδικών δηλώσεων του ΦΠΑ ή των δηλώσεων φορολογίας εισοδήµατος, κατά περίπτωση, για όσο χρόνο ορίζεται στις διατάξεις της προηγούµενης παραγράφου του άρθρου αυτού, εφόσον υπάρχει και σύστηµα αναζήτησης, εµφάνισης και εκτύπωσης (αναπαραγωγής) των φορολογικών στοιχείων, µε την προϋπόθεση ότι τίθενται στη διάθεση της αρµόδιας φορολογικής αρχής στην προθεσµία που ορίζεται από αυτή. 110
ιασφάλιση Συναλλαγών και ιαφύλαξη εδοµένων Ειδικά για τα χρησιµοποιούµενα ηλεκτρονικά µέσα του ανωτέρω εδαφίου απαιτείται, προ της χρησιµοποίησής τους, σήµανση από αρµόδια υπηρεσία του Υπουργείου Οικονοµικών. Η αδυναµία αναπαραγωγής αντιγράφων λογίζεται ως µη διαφύλαξη των σχετικών φορολογικών στοιχείων. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση µη σήµανσης των ηλεκτρονικών µέσων αρχειοθέτησης. 111
ιασφάλιση Συναλλαγών και ιαφύλαξη εδοµένων 7. Τα αθεώρητα βιβλία που ενηµερώνονται µηχανογραφικά, µπορεί να µην εκτυπώνονται, εφόσον τα δεδοµένα τους φυλάσσονται σε ηλεκτροµαγνητικά µέσα αποθήκευσης, µε την προϋπόθεση ότι, τα δεδοµένα αυτά εκτυπώνονται άµεσα όταν ζητηθεί από το φορολογικό έλεγχο. Η µη διαφύλαξη των ηλεκτροµαγνητικών µέσων ή η αδυναµία αναπαραγωγής του περιεχοµένου αυτών εξοµοιώνεται µε µη τήρηση των βιβλίων ή των καταστάσεων που εµπεριέχονται σε αυτά. Τα αναφερόµενα στο προηγούµενο εδάφιο ισχύουν και για τα αποθηκευµένα δεδοµένα, που επέχουν θέση στελέχους των εκδιδόµενων φορολογικών στοιχείων. 112