ΤΙΤΛΟΣ: Επισκέψεις στελεχών του ΔΣΜΚ στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς σκοπούς Ημερομηνία Εφαρμογής: 01/03/2016 Ημερομηνία Έκδοσης: 1/3/2016

ΟΔΗΓΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΔΠ/8/2016 Συναφής Οδηγία: ΤΙΤΛΟΣ: Αντικαθιστά Οδηγία: ΔΠ/8/2012 Επισκέψεις στελεχών του ΔΣΜΚ στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς σκοπούς Ημερομηνία Εφαρμογής: 01/03/2016 Ημερομηνία Έκδοσης: 1/3/2016 1.0 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η Οδηγία αυτή αφορά στελέχη του ΔΣΜΚ που ταξιδεύουν στο εξωτερικό για επαφές με άλλους οργανισμούς, συμβούλους ή προμηθευτές του ΔΣΜΚ ή για τον έλεγχο διαφόρων υλικών που προμηθεύεται ο ΔΣΜΚ, συμμετοχή σε συνέδρια ή για εκπαιδευτικούς ή άλλους υπηρεσιακούς σκοπούς. 2.0 ΣΚΟΠΟΣ 2.1 Σκοπός της παρούσας οδηγίας είναι ο καθορισμός διαδικασίας σχετικά με τις ταξιδιωτικές διευθετήσεις και άλλες διευκολύνσεις που μπορούν να προσφερθούν σε μέλη του προσωπικού που ταξιδεύουν στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς λόγους, καθώς και ο καθορισμός του επιδόματος συντήρησης το οποίο θα παρέχεται. Πρόθεση είναι οι εφαρμοζόμενες αποζημιώσεις να μη διαφέρουν από αυτές που ισχύουν στην Αρχή Ηλεκτρισμού Κύπρου ή/και στη Δημόσια Υπηρεσία. Επίσης θεσμοθετείται και η υποβολή έκθεσης των συμμετεχόντων προς τον προϊστάμενό τους με σκοπό την αξιοποίηση των γνώσεων και εμπειριών που αποκτώνται κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. 3.0 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ 3.1 Προκαταρτικές διευθετήσεις Οι ανάγκες που προκύπτουν για μέλη του προσωπικού του ΔΣΜΚ να ταξιδέψουνουν στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς λόγους, όπως π.χ. για υπηρεσιακές συναντήσεις ή για δοκιμή ή έλεγχο υλικών, ή για διαβουλεύσεις 1

με συμβούλους ή κατασκευαστές, ή συμμετοχή σε επιμορφωτικά προγράμματα ή Συνέδρια αξιολογούνται από το Διευθυντή ΔΣΜΚ ανά τρίμηνο και επιλέγονται κατάλληλα προγράμματα για συμμετοχή. Στη συνέχεια ο Διευθυντής ΔΣΜΚ αποστέλλει στο Υπουργείο Ενέργειας, Εμπορίου, Βιομηχανίας και Τουρισμού την τελική πρόταση του ΔΣΜΚ για έγκριση. Αφού εγκριθεί ο κατάλογος από το Υπουργείο ακολουθείται η πιο κάτω διαδικασία: Ένα μήνα πριν το ταξίδι, αν είναι γνωστό, ο αρμόδιος Λειτουργός του λογιστηρίου θα πρέπει να διαβεβαιώνει γραπτώς ότι έχει εξασφαλιστεί ή όχι έγκριση για το ταξίδι στο εξωτερικό και να υποβάλει σύντομη έκθεση για το προϋπολογιζόμενο κόστος του κάθε ταξιδίου δεόντως ελεγμένη από τον Υποτομεάρχη ή το Λογιστή ή τους Συμβούλους Λογιστές του ΔΣΜΚ, ζητώντας ταυτόχρονα έγκριση από το Διευθυντή ΔΣΜΚ μέσω του Διευθυντή Λειτουργίας και Προσωπικού ΔΣΜΚ για να προχωρήσει με τις διαδικασίες. Για υπηρεσιακά ταξίδια του Διευθυντή ΔΣΜΚ η έκθεση υποβάλλεται απευθείας στο Διευθυντή ΔΣΜΚ. Σχετικό δείγμα επισυνάπτεται στο Παράρτημα Ι. Ο λειτουργός θα πρέπει να αναφέρει επίσης το σκοπό του ταξιδιού, τις ημερομηνίες αναχώρησης και άφιξης, καθώς και τη χώρα και την πόλη στην οποία θα γίνει η επίσκεψη. Θα πρέπει να δίδονται τουλάχιστο τέσσερις εβδομάδες προειδοποίηση για σκοπούς ετοιμασίας όλων των αναγκαίων διευθετήσεων που αναφέρονται στην παράγραφο 3.2. που ακολουθεί. Η έγκριση του ΔΔΣΜΚ θα κοινοποιείται στο λειτουργό που θα ταξιδέψει για υπηρεσιακούς λόγους στο εξωτερικό (ταξιδεύων λειτουργός). Στις περιπτώσεις που προκύπτει έκτακτη ανάγκη για σοβαρό λόγο για μετάβαση στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς λόγους όπως αυτοί προαναφέρθηκαν πιο πάνω, τότε ο Διευθυντής ΔΣΜΚ αποστέλλει επιστολή στο Υπουργείο Ενέργειας, Εμπορίου, Βιομηχανίας και Τουρισμού αναφέροντας τους λόγους που επιβάλλουν την επίσκεψη, τις ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής, τη χώρα και την πόλη που θα γίνει η επίσκεψη καθώς και το σχετικό κόστος ζητώντας τη σχετική έγκριση. 3.2 Ταξιδιωτικές διευθετήσεις από υπαλλήλους του ΔΣΜΚ που ταξιδεύουν στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς λόγους. Ο ταξιδεύων λειτουργός θα πρέπει να μεριμνά για τα ακόλουθα: (α) Tην έκδοση του απαιτούμενου αεροπορικού εισιτηρίου (β) Την έγκαιρη διευθέτηση της διαμονής του στο εξωτερικό (γ) Εξασφάλιση άδειας εξόδου και θεώρηση διαβατηρίου (βίζας) αν χρειάζονται. Σημειώνεται εδώ ότι είναι υποχρέωση του ενδιαφερόμενου υπαλλήλου να βεβαιώνεται ότι κατέχει έγκυρο διαβατήριο. (δ) Σημειώνεται ότι το κόστος εισιτηρίου καθώς και το κόστος διαμονής θα εμπίπτει στο προϋπολογιζόμενο ποσό. Τονίζεται ότι οι υπάλληλοι που θα ταξιδεύουν στο εξωτερικό θα στοχεύουν στα ελάχιστα έξοδα ταξιδιού. Ο αρμόδιος Λειτουργός του λογιστηρίου ΔΣΜΚ θα φροντίζει για τα ακόλουθα: 2

(α) Βοηθά στην εξασφάλιση άδειας εξόδου και στη θεώρηση διαβατηρίου (βίζας), αν χρειάζονται. (β) Φροντίζει για την ασφαλιστική κάλυψη του προσώπου που θα ταξιδέψει. (γ) Προωθεί την έκδοση των αναγκαίων πληρωμών για την αξία του αεροπορικού εισιτηρίου και του επιδόματος συντήρησης και διανυκτέρευσης. (δ) Αν πρόκειται για εκπαιδευτικό πρόγραμμα ή συνέδριο για το οποίο ο ΔΣΜΚ είναι δικαιούχος ενημερώνει τον Υπεύθυνο Λειτουργό για θέματα Προσωπικού ο οποίος φέρει ευθύνη για υποβολή στην Αρχή Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού αίτησης για επιχορήγηση του προγράμματος. 3.3 Επίδομα Συντήρησης που παραχωρείται σε υπαλλήλους του ΔΣΜΚ που ταξιδεύουν στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς λόγους. Υπάλληλοι που ταξιδεύουν στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς λόγους (ταξιδεύων λειτουργοί) θα λαμβάνουν επίδομα συντήρησης εξωτερικού, για κάθε Πόλη/Χώρα που επισκέπτονται σύμφωνα με τα ποσά που ισχύουν από καιρού εις καιρό για τους υπαλλήλους της Δημόσιας Υπηρεσίας σύμφωνα με τις σχετικές εγκυκλίους του Υπουργείου Οικονομικών. «Επίδομα συντήρησης» σημαίνει το ποσό που καθορίζεται από καιρό σε καιρό για κάθε χώρα ή πόλη και καταβάλλεται σε κρατικό λειτουργό για τα έξοδα διαμονής και διατροφής του, καθώς και άλλα προσωπικά του έξοδα (φιλοδωρήματα, τοπικά έξοδα διακίνησης, κ.λ.π.), λόγω της παραμονής του εκτός έδρας σύμφωνα με τις σχετικές εγκυκλίους του Υπουργείου Οικονομικών. Σε περίπτωση που υπάλληλος, μετά τη λήξη της συνάντησης/συνεδρίας/εκπαίδευσης, παρατείνει την παραμονή του στο εξωτερικό για προσωπικούς λόγους, κάνοντας χρήση της άδειας ανάπαυσης του, τότε: (i) Εάν παρατείνει την παραμονή του είτε στην πόλη όπου πραγματοποιήθηκε η συνάντηση/συνεδρία/εκπαίδευση είτε σε άλλη πόλη στην ίδια χώρα, τότε θα του καταβάλλονταν αν δεν παρέτεινε την παραμονή του, νοουμένου ότι, με βάση απόδειξη που θα προσκομίσει, δεν είναι χαμηλότερα από αυτά που θα του καταβάλλονταν αν παρέμενε στην ίδια πόλη και διέμενε στο ίδιο ξενοδοχείο που διέμεινε. Σε περίπτωση, όμως, που είναι χαμηλότερα θα του καταβάλλονται τα χαμηλότερα έξοδα. (ii) Εάν παρατείνει την παραμονή του μεταβαίνοντας από τη χώρα όπου πραγματοποιήθηκε η συνάντηση/συνεδρία/εκπαίδευση σε άλλη χώρα, χωρίς να έχει διανυκτερεύσει στη χώρα όπου πραγματοποιήθηκε η συνάντηση/συνεδρία/εκπαίδευση, θα του καταβάλλεται μόνο το 30% του ανωτάτου ορίου του επιδόματος διανυκτέρευσης της γενικής κατηγορίας για τη χώρα που μετέβη για υπηρεσιακούς λόγους για μια μόνο διανυκτέρευση. 3.3.1 Για Λειτουργούς με κλίμακα κατώτερης της Α14 ισχύουν τα ακόλουθα: α) Θα καταβάλλονται τα πραγματικά έξοδα διανυκτέρευσης, με την προσκόμιση απόδειξης διαμονής σε ξενοδοχείο, μέχρις ανώτατου ορίου ίσου με ποσοστό 60% του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης εξωτερικού, σε 3

περίπτωση διανυκτέρευσης σε ξενοδοχείο με πρόγευμα, ή ορίου ίσου με ποσοστό 50% του επιδόματος σε περίπτωση διανυκτέρευσης χωρίς πρόγευμα. Στην περίπτωση που δεν προσκομιστεί απόδειξη ξενοδοχείου, το επίδομα διανυκτέρευσης περιορίζεται στο 30% του ανωτάτου ορίου του επιδόματος διανυκτέρευσης. Το απόκομμα δελτίου πληρωμής με πιστωτική κάρτα δεν θα γίνεται αποδεχτό αν δεν συνοδεύεται από τιμολόγιο χρέωσης διαμονής στο ξενοδοχείο ή απόδειξη πληρωμής. β) Για τις ημέρες ταξιδιού προς/από ένα προορισμό ανεξαρτήτως της διάρκειας του, των ωρών άφιξης/αναχώρησης ή τυχόν ενδιάμεσων στάσεων, καταβάλλεται κατ αποκοπή επίδομα, το οποίο αντιστοιχεί σε 2,5 επιδόματα γεύματος/δείπνου και άλλων προσωπικών εξόδων, που αντιστοιχεί με ποσοστό 50% του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης εξωτερικού (20%x2,5). Το εν λόγω κατ αποκοπή επίδομα υπολογίζεται στη βάση του ύψους επιδόματος συντήρησης εξωτερικού της χώρας ή πόλης στην οποία ο επηρεαζόμενος λειτουργός μεταβαίνει υπηρεσιακά. Η υπό αναφορά ρύθμιση, ισχύει και στην περίπτωση όπου η ημέρα ταξιδίου προς/από ένα προορισμό συμπίπτει με την ημέρα της συνάντησης/συνεδρίου κλπ. γ) Για τις υπόλοιπες μέρες διάρκειας του ταξιδιού δίνεται ποσοστό 40% του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης για κάλυψη εξόδων διατροφής και άλλων προσωπικών εξόδων (φιλοδωρήματα, τοπικά έξοδα διακίνησης, τοπικά τηλεφωνήματα κλπ). Τα αντίστοιχα επιδόματα για γεύμα ή δείπνο καθορίζονται σε ποσοστό 20% του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης. δ) Επίδομα διανυκτέρευσης δεν καταβάλλεται για καθοδόν (εντός του μεταφορικού μέσου) διανυκτέρευση. ε) Μεταφορικά έξοδα προς και από τα αεροδρόμια, υπηρεσιακά τηλεφωνήματα, μεταφορικά έξοδα από μια πόλη σε άλλη μέσα στη χώρα που πραγματοποιείται η επίσκεψη, φόροι αεροδρομίου και φόροι διαμονής. Το Παράρτημα «ΙΙ» (Α/Α 4) είναι σχετικό. 3.3.2 Για Λειτουργούς με κλίμακα Α14 και πάνω ισχύουν τα ακόλουθα: α) Θα καταβάλλονται τα πραγματικά έξοδα διανυκτέρευσης, με την προσκόμιση απόδειξης διαμονής σε ξενοδοχείο. Στην περίπτωση που δεν προσκομιστεί απόδειξη ξενοδοχείου, το επίδομα διανυκτέρευσης περιορίζεται στο 30% του ανωτάτου ορίου του επιδόματος συντήρησης. Το απόκομμα δελτίου πληρωμής με πιστωτική κάρτα δεν θα γίνεται αποδεχτό αν δεν συνοδεύεται από τιμολόγιο χρέωσης διαμονής στο ξενοδοχείο ή απόδειξη πληρωμής β) Για τις ημέρες ταξιδιού προς/από ένα προορισμό ανεξαρτήτως της διάρκειας του, των ωρών άφιξης/αναχώρησης ή τυχόν ενδιάμεσων στάσεων, καταβάλλεται κατ αποκοπή επίδομα, το οποίο αντιστοιχεί σε 2,5 επιδόματα γεύματος/δείπνου και άλλων προσωπικών εξόδων, που αντιστοιχεί με ποσοστό 62,5% του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης εξωτερικού (25%x2,5). Το εν λόγω κατ αποκοπή επίδομα υπολογίζεται στη βάση του ύψους επιδόματος συντήρησης εξωτερικού της χώρας ή πόλης στην οποία ο επηρεαζόμενος μεταβαίνει υπηρεσιακά. Η υπό αναφορά ρύθμιση, ισχύει και 4

στην περίπτωση όπου η ημέρα ταξιδίου προς/από ένα προορισμό συμπίπτει με την ημέρα της συνάντησης/συνεδρίου κλπ. γ) Για τις υπόλοιπες μέρες διάρκειας του ταξιδιού δίνεται ποσοστό 50% του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης για κάλυψη εξόδων διατροφής και άλλων προσωπικών εξόδων (φιλοδωρήματα, τοπικά έξοδα διακίνησης, τοπικά τηλεφωνήματα κλπ). Τα αντίστοιχα επιδόματα για γεύμα ή δείπνο καθορίζονται σε ποσοστό 25% του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης. δ) Επίδομα διανυκτέρευσης δεν καταβάλλεται για καθοδόν (εντός του μεταφορικού μέσου) διανυκτέρευση. ε) Μεταφορικά έξοδα προς και από τα αεροδρόμια, υπηρεσιακά τηλεφωνήματα, μεταφορικά έξοδα από μια πόλη σε άλλη μέσα στη χώρα που πραγματοποιείται η επίσκεψη, φόροι αεροδρομίου και φόροι διαμονής. Το Παράρτημα «ΙΙ» (Α/Α 3) είναι σχετικό. 3.3.3 Τα επιδόματα που παραχωρούνται στην περίπτωση του Διευθυντή ΔΣΜΚ θα έχουν ως ακολούθως: α) Θα καταβάλλονται τα πραγματικά έξοδα διανυκτέρευσης, με την προσκόμιση απόδειξης διαμονής σε ξενοδοχείο. Στην περίπτωση που δεν προσκομιστεί απόδειξη ξενοδοχείου, το επίδομα διανυκτέρευσης περιορίζεται στο 30% του ανωτάτου ορίου του επιδόματος συντήρησης. Το απόκομμα δελτίου πληρωμής με πιστωτική κάρτα δεν θα γίνεται αποδεχτό αν δεν συνοδεύεται από τιμολόγιο χρέωσης διαμονής στο ξενοδοχείο ή απόδειξη πληρωμής β) Για τις ημέρες ταξιδιού προς/από ένα προορισμό ανεξαρτήτως της διάρκειας του, των ωρών άφιξης/αναχώρησης ή τυχόν ενδιάμεσων στάσεων, καταβάλλεται κατ αποκοπή επίδομα, το οποίο αντιστοιχεί σε 2,5 επιδόματα γεύματος/δείπνου και άλλων προσωπικών εξόδων, που αντιστοιχεί με ποσοστό 95% του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης εξωτερικού (38%x2,5). Το εν λόγω κατ αποκοπή επίδομα υπολογίζεται στη βάση του ύψους επιδόματος συντήρησης εξωτερικού της χώρας ή πόλης στην οποία ο επηρεαζόμενος μεταβαίνει υπηρεσιακά. Η υπό αναφορά ρύθμιση, ισχύει και στην περίπτωση όπου η ημέρα ταξιδίου προς/από ένα προορισμό συμπίπτει με την ημέρα της συνάντησης/συνεδρίου κλπ. γ) Για τις υπόλοιπες μέρες διάρκειας του ταξιδιού δίνεται ποσοστό 50% του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης για κάλυψη εξόδων διατροφής και άλλων προσωπικών εξόδων (φιλοδωρήματα, τοπικά έξοδα διακίνησης, τοπικά τηλεφωνήματα κλπ). Τα αντίστοιχα επιδόματα για γεύμα ή δείπνο καθορίζονται σε ποσοστό 38% του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης. δ) Επίδομα διανυκτέρευσης δεν καταβάλλεται για καθοδόν (εντός του μεταφορικού μέσου) διανυκτέρευση. ε) Μεταφορικά έξοδα προς και από τα αεροδρόμια, υπηρεσιακά τηλεφωνήματα, μεταφορικά έξοδα από μια πόλη σε άλλη μέσα στη χώρα που πραγματοποιείται η επίσκεψη, φόροι αεροδρομίου και φόροι διαμονής. 5

Το επίδομα γεύματος και δείπνου θα είναι στην κάθε περίπτωση 38% του ημερήσιου επιδόματος. Ο Διευθυντής ΔΣΜΚ όμως, δύναται, αν επιθυμεί, να επιλέξει να απαιτήσει τα επιδόματα που ισχύουν για το υπόλοιπο προσωπικό, όπως περιγράφονται στις παραγράφους 3.3 και 3.3.1. Το Παράρτημα «ΙΙ» (Α/Α 1) είναι σχετικό. 3.3.3.1 Υπάλληλοι που συνοδεύουν υπηρεσιακά τον Διευθυντή ΔΣΜΚ, που υπηρεσιακοί λόγοι επιβάλλουν τη διαμονή τους στο ίδιο ξενοδοχείο, δικαιούνται καταβολής των πραγματικών εξόδων διανυκτέρευσης, κατόπιν αποδείξεων και ποσοστό 50% του επιδόματος συντήρησης που ισχύει για τη χώρα, ή την πόλη που επισκέπτονται. Το επίδομα γεύματος για τους υπαλλήλους αυτούς καθορίζεται σε ποσοστό 25% του επιδόματος συντήρησης που ισχύει για τη χώρα, ή την πόλη που επισκέπτονται (Παράρτημα «ΙΙ» Α/Α 2). 3.3.4 Η διαμονή σε ξενοδοχεία πολυτελείας, πρέπει, για λόγους αρχής και για σκοπούς περιορισμού των δαπανών, να αποφεύγεται. Θα υπάρχει όμως η δυνατότητα διαμονής σε τέτοιο ξενοδοχείο κατόπιν έγκρισης όταν η συνάντηση ή το Συνέδριο διεξάγεται στο ίδιο ξενοδοχείο. Επειδή το επίδομα συντήρησης που θα πληρώνεται με βάση την πιο πάνω διαδικασία, είναι δυνατό για ορισμένες χώρες, λόγω αυξανόμενου πληθωρισμού ή για άλλους λόγους, να βρίσκεται εκτός πραγματικότητας για χρονικό διάστημα μέχρι την αναθεώρηση του ισχύοντος ποσού, ο Διευθυντής ΔΣΜΚ δύναται να εξετάσει την πληρωμή, σε υπαλλήλους του ΔΣΜΚ που θα ταξιδεύουν σε τέτοιες χώρες, ποσού πέραν του καθοριζομένου στην Οδηγία αυτή, δεδομένου ότι θα παρέχονται ικανοποιητικά στοιχεία για τέτοια πληρωμή. Το Παράρτημα «ΙΙ» (Α/Α 3) είναι σχετικό. 3.3.5 Η ακόλουθη διαδικασία θα ακολουθείται σε περιπτώσεις κατά τις οποίες ένας Λειτουργός του ΔΣΜΚ φιλοξενείται από άλλη χώρα, από κάποιο οργανισμό, ή από προμηθευτές του ΔΣΜΚ, ή όταν μέρος της συνάντησης καλύπτεται από Σεμινάριο ή άλλη διοργάνωση. 3.3.5.1 Αναθεωρείται το επίδομα φιλοξενούμενου, ήτοι τα επιδόματα γεύματος ή δείπνου που καταβάλλονται σε ταξιδεύων λειτουργό (και αξιωματούχο) στον οποίο παρέχεται, κατά την παραμονή του εκτός έδρας, δωρεάν διαμονή ή γεύμα ή δείπνο ή χρηματικό ποσό για κάλυψη των εξόδων διαμονής ή/και γεύματος ή δείπνου, με δαπάνη της Κυβέρνησης της Κυπριακής Δημοκρατίας ή της Αρχής που παρέχει τη φιλοξενία, ώστε στην περίπτωση που προσφέρεται γεύμα ή δείπνο, το δικαιούμενο ποσοστό του επιδόματος συντήρησης εξωτερικού για κάλυψη των εξόδων γεύματος ή δείπνου και άλλων προσωπικών εξόδων να περιορίζεται στο ήμισυ του υφισταμένου, ενώ παραμένει η πρόνοια όπως από το καταβλητέο επίδομα γεύματος ή δείπνου αφαιρείται οποιοδήποτε χρηματικό ποσό παραχωρείται σε αυτόν από την Αρχή που παρέχει τη φιλοξενία. 6

3.3.5.2 Αν η φιλοξενία δεν καλύπτει πλήρη διαμονή και διατροφή, τότε καταβάλλεται στον ενδιαφερόμενο υπάλληλο η διαφορά μεταξύ του προβλεπόμενου ποσού του επιδόματος συντηρήσεως και του χρηματικού ποσού που παραχωρείται από την Κυβέρνηση ή τον οργανισμό που παρέχει τη φιλοξενία. Σε περίπτωση που η φιλοξενία για μία ημέρα καλύπτει πλήρη διαμονή και ημιδιατροφή τότε καταβάλλεται στον ενδιαφερόμενο υπάλληλο ποσό ίσο με το 10% του Επιδόματος Συντήρησης, που ισχύει για τη χώρα ή την πόλη για κάλυψη ενός γεύματος και μικροεξόδων. Στην περίπτωση του Διευθυντή ΔΣΜΚ, το ποσό αυξάνεται σε 15%. Το Παράρτημα «ΙΙ» (Α/Α 5 & Α/Α 6) είναι σχετικό. 3.3.5.3 Σε υπαλλήλους του ΔΣΜΚ που φιλοξενούνται και στους οποίους παραχωρείται από την Κυβέρνηση ή τον οργανισμό ή τον προμηθευτή που παρέχει τη φιλοξενία, χρηματικό ποσό αντί δωρεάν διαμονή και διατροφή, δεν καταβάλλεται επίδομα συντηρήσεως, εφόσον το ποσό που παραχωρείται είναι ίσο ή μεγαλύτερο από το επίδομα συντηρήσεως που ισχύει για τη χώρα ή πόλη που επισκέπτεται. Εννοείται ότι σε περίπτωση που το χρηματικό ποσό που παραχωρείται είναι μικρότερο από το επίδομα που ισχύει για τη συγκεκριμένη χώρα ή πόλη, θα καταβάλλεται στον υπάλληλο αυτό του ΔΣΜΚ, ύστερα από έγκριση του Διευθυντή ΔΣΜΚ, η διαφορά μεταξύ των δύο ποσών. 3.3.6 Επίδομα διανυκτέρευσης ή και γεύματος δεν καταβάλλεται για καθοδόν διανυκτέρευση σε κάποια πόλη, όταν τέτοιας φύσης έξοδα περιλαμβάνονται στην αξία του εισιτηρίου διακίνησης του υπαλλήλου του ΔΣΜΚ. 3.3.7 Αποζημιώσεις για άλλα έξοδα. Εκτός από τα πιο πάνω επιδόματα, υπάλληλοι του ΔΣΜΚ που ταξιδεύουν στο εξωτερικό δικαιούνται να αποζημιωθούν για τα πιο κάτω έξοδα, εφόσον αυτά γίνουν: α) Αγώγια ως ακολούθως: - Είτε το αντίτιμο για τη χρήση ταξί ή δημόσιου Μέσου Μεταφοράς, τόσο για τη μετάβαση του υπαλλήλου από την κατοικία του στο αεροδρόμιο, όσο και για την επιστροφή του, μετά από προσκόμιση απόδειξης πληρωμής. - Είτε το αντίτιμο του κόστους στάθμευσης του ιδιόκτητου οχήματος του υπαλλήλου στο χώρο στάθμευσης του αεροδρομίου ή σε ιδιωτικό χώρο στάθμευσης, έναντι απόδειξης από την ειδική συσκευή που βρίσκεται στο χώρο αυτό, με ανώτατο όριο τα 50 κάθε φορά, πλέον 15,00 (έναντι της χρήσης του οχήματος για τη μετάβαση και την επιστροφή). - Είτε το ποσό των 15 για τη μετάβαση και 15 για την επιστροφή, χωρίς απόδειξη, στην περίπτωση που για τη μετάβαση του υπαλλήλου στο αεροδρόμιο και την επιστροφή του χρησιμοποιηθεί οποιοδήποτε ιδιωτικό όχημα. β) Αγώγια τα οποία πληρώνονται για τη μετάβαση από μία πόλη σε άλλη μέσα στην ίδια χώρα, αν τα έξοδα αυτά γίνονται για το σκοπό για τον οποίο πραγματοποιείται η επίσκεψη. Για ποσά που αντιστοιχούν σε 68,34 ή 7

περισσότερα θα πρέπει να ζητείται και να λαμβάνεται η έγκριση του Διευθυντή. Η παρουσίαση αποδείξεων είναι απαραίτητη. Αγώγια εντός της Πόλης τα οποία πληρώνονται για τη μετάβαση στον τόπο που πραγματοποιείται η επίσκεψη θα επιτρέπονται μόνο όταν λόγω αυξημένου κόστους διαμονής επιλέγεται άλλο πιο οικονομικό μέρος από αυτό που είναι προγραμματισμένη η συνάντηση. γ) Υπηρεσιακά τηλεφωνήματα, αποστολή τηλεομοιοτυπιών, ή πρόσβαση στο Διαδίκτυο που γίνονται για υπηρεσιακούς λόγους. δ) Οποιοιδήποτε φόροι που δυνατό να πληρωθούν σε αεροδρόμιο, πχ είσοδος στο αεροδρόμιο (Παράρτημα «ΙΙ» Α/Α 4). 3.3.8 Οποιαδήποτε διαφοροποίηση γίνεται μελλοντικά στη Δημόσια Υπηρεσία, αναφορικά με το Επίδομα Συντήρησης Εξωτερικού, θα ισχύει αυτόματα και στο Διαχειριστή Συστήματος Μεταφοράς Κύπρου. 3.4 Υποβολή Έκθεσης Κατάστασης Εξόδων Υπάλληλοι του ΔΣΜΚ που ταξιδεύουν στο εξωτερικό θα πρέπει μέσα σε 30 μέρες από τη μέρα της επιστροφής τους να υποβάλουν στο Διευθυντή Διαχειριστή Συστήματος Μεταφοράς Κύπρου μέσω του Διευθυντή Λειτουργίας και Προσωπικού κατάσταση των εξόδων τους (Παράρτημα «ΙΙΙ»). Για υπηρεσιακά ταξίδια του Διευθυντή ΔΣΜΚ η έκθεση υποβάλλεται απευθείας στο Διευθυντή ΔΣΜΚ. Κατά τον έλεγχο της κατάστασης των εξόδων ετοιμάζεται από το Λογιστήριο και το Έντυπο ΔΟ/2/2016 που παραθέτει συγκρίσεις εγκεκριμένων/τελικών ποσών (Παράρτημα ΙV). Τα καθημερινά έξοδα που θα αναφέρονται στην κατάσταση θα πρέπει να είναι σύμφωνα με τα επιδόματα που προνοούνται από την Οδηγία αυτή. Οπουδήποτε χρειάζονται αποδείξεις θα πρέπει να υποβάλλονται μαζί με την κατάσταση εξόδων. Σε περίπτωση που η χώρα προορισμού δεν ανήκει στην Ευρωζώνη τότε για σκοπούς υπολογισμού του επιδόματος συντήρησης από ξένο νόμισμα σε ευρώ ή αντίστροφα θα λαμβάνεται υπόψη η ισοτιμία όπως καθορίζεται από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα (ΕΚΤ) και αναφέρεται στην ημέρα αποχώρησης. Με το ίδιο τρόπο θα γίνεται και ο υπολογισμός για τα μεταφορικά έξοδα που θα είναι σε ξένο νόμισμα εκτός εάν συνοδεύονται από δικαιολογητικό στο οποίο θα γίνεται διαφορετική αναφορά. Αν μέσα σε 30 μέρες από την επιστροφή του στην Κύπρο ο υπάλληλος δεν αποστείλει κατάσταση εξόδων που πραγματοποίησε στο εξωτερικό, τότε θα ετοιμάζεται από το Λογιστήριο κατάσταση των εξόδων του υπάλληλου αυτού καθ υπολογισμό με βάση την επί του προκειμένου πολιτική του ΔΣΜΚ. Σύμφωνα με την κατάσταση αυτή, οποιοδήποτε ποσό έχει εμβασθεί επί πλέον, θα επιστρέφεται από τον υπάλληλο. 3.5 Υποβολή Έκθεσης για το σκοπό της επίσκεψης 8

Παράρτημα ΙΙΙ: Έντυπο εξόδων για επίσκεψη στο εξωτερικό. Παράρτημα ΙV: Έντυπο σύγκρισης εγκεκριμένου και τελικού ποσού ταξιδιού. 10

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι 11

Προς: Διευθυντή ΔΣΜΚ Από: Μέσω: Διευθυντή Λειτουργίας και Προσωπικού Αρ. Πρωτ. : Δ6/710.5.8/ Ημερ.: Επαγγελματικό Ταξίδι,.. κου.,.. από... μέχρι.... για.. Σε σχέση με το πιο πάνω Ταξίδι του κου (Όνομα), (Θέση).. παραθέτω πιο κάτω τα υπολογιζόμενα έξοδα ταξιδιού: 1.Αεροπορικό εισιτήριο. 2.Διανυκτέρευση στο.. για. βράδια( x. Euro) 3.Επίδομα συντήρησης.... 4.Κόστος συμμετοχής... 5Έξοδα διακίνησης 6 Διάφορα έξοδα.. Συνολικό κόστος Κατά προσέγγιση.... Το πιο πάνω ποσό καλύπτεται από τον Προϋπολογισμό του ΔΣΜΚ, για το έτος, Κεφ2, Άρθρο 261 και την έγκριση από τον Υπουργό Ενέργειας, Εμπορίου, Βιομηχανίας και Τουρισμού ημερομηνίας.. για συμμετοχή λειτουργών του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα σε διεθνή συνέδρια, σεμινάρια, επιμορφωτικά μαθήματα, επισκέψεις και οποιεσδήποτε άλλες επαφές υπηρεσιακής μορφής στο εξωτερικό. Παρακαλώ όπως έχω την έγκρισή σας για τα πιο πάνω έξοδα για να προχωρήσουμε με τις απαιτούμενες ενέργειες.... ( Λειτουργός του Λογιστηρίου) 12

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ 13

Πίνακας δικαιούμενων ποσών ανάλογα με την περίπτωση Α/ Α Αρ. Παραγράφου Περιγραφή Κλίμακα Διαμονή Γεύμα Δείπνο Παρατηρήσεις 1 3.3.3 Ισχύει για το Διευθυντή Δ Ολόκληρο το ποσό κατόπιν αποδείξεων 2 3.3.3.1 Υπάλληλος που συνοδεύει το Διευθυντή. Όλοι Ολόκληρο το ποσό κατόπιν αποδείξεων 3 3.3.2 Υπάλληλοι με κλίμακα Α14 και άνω μετά από αίτηση Α14 Ολόκληρο και γραπτή έγκριση του Δ/ντή ΔΣΜΚ ή Αναπληρωτή το ποσό του. κατόπιν αποδείξεων 4 3.3.1 Υπάλληλοι με κλίμακα κατώτερη της Α14 < Α14 Μέχρι 60% κατόπιν αποδείξεων 5 3.3.4.1 Ισχύει για όλους τους υπαλλήλους για τους οποίους τα Όλοι 10% του έξοδα πληρώνονται από το διοργανωτή του σεμιναρίου επιδόματος ή τον κατασκευαστή ή προμηθευτή. Στην περίπτωση του Διευθυντή ΔΣΜΚ, το ποσό αυξάνεται σε 15%. Δ 15% του 6 3.3.4.2 Εάν η προσφερόμενη φιλοξενία δεν καλύπτει πλήρη διαμονή και διατροφή, τότε θα καταβληθεί στον υπάλληλο η διαφορά μεταξύ του προβλεπόμενου ποσού του επιδόματος συντήρησης και του χρηματικού ποσού που έχει παραχωρηθεί. Όλοι επιδόματος 38% 38% Ξενοδοχείο + 75% του επιδόματος, συμπεριλαμβανομ ένων μικροεξόδων 25% 25% 50% του επιδόματος + Ξενοδοχείο 25% 25% 50% του επιδόματος + Ξενοδοχείο 20% 20% Μέχρι 100% του επιδόματος 10% του επιδόματος 15% του επιδόματος 10% του επιδόματος 15% του επιδόματος 10% του επιδόματος 15% του επιδόματος 14

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ 15

Αρ. Εντύπου ΔΟ/1/2016 - Ε Προς: Διευθυντή Διαχειριστή Συστήματος Μεταφοράς Κύπρου Από: Μέσω: Διευθυντή Λειτουργίας και Προσωπικού Αρ. Πρωτ. Μας : Δ/710.5 Αρ. Πρωτ. σας: Ημερ. Κατάσταση εξόδων κατά την επίσκεψη στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς/ εκπαιδευτικούς λόγους Σκοπός Ταξιδιού:. Ημερομηνία: Από:.. Μέχρι:..... Χώρα/ ες επίσκεψης:. Πόλη/ εις επίσκεψης:... Έξοδα : (Να επισυναφθούν οι σχετικές αποδείξεις όπου χρειάζεται) *Επίδομα συντήρησης: (*1) (*2) Ξένο Νόμισμα Ευρώ. Γεύμα ή/και @...=.. Δείπνο. @...=... @...=.. (α) *Άλλα έξοδα: (*3)......................... Σύνολο Άλλων Εξόδων Σύνολο Εξόδων. (β) (γ)= (α) + (β).. Μείον το ποσό που παραχωρήθηκε (δ) (. ) ( ) (γ) + (δ).. Μετατροπή σε Ευρώ*... Ποσό οφειλόμενο/ επιστρεπτέο. *Ισοτιμίες συναλλάγματος που χρησιμοποιήθηκαν και που ίσχυαν, σύμφωνα με την απόδειξη της Κυπριακής Τράπεζας κατά τη μετατροπή του επιδόματος συντήρησης σε ξένο νόμισμα (*4 )..... Υπογραφή: Ημερομηνία: Σημειώσεις: (*1) Όπου είναι πρακτικά δυνατό να προσκομίσετε τα πρωτότυπα τιμολόγια εκδομένα στο όνομα του ΔΣΜΚ σχετικά με διαμονή σε ξενοδοχεία, γεύματα κ.τ.λ. για ανάκτηση του Φ.Π.Α. από το ΔΣΜΚ. (*2) Όπως δημοσιεύεται στον Πίνακα του Υπουργείου Οικονομικών για Δικαιούμενα ποσά σε κάθε χώρα επίσκεψης (Οδηγία ΔΟ/2/2011), Παράρτημα Γ. (*3) Να προσκομίζονται αποδείξεις. (*4) Να προσκομίζεται η απόδειξη είσπραξης συναλλάγματος από την Τράπεζα 16

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙV 17

Αρ. Εντύπου ΔΟ/2/2016 - Ε ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ ΚΥΠΡΟΥ Επισκέψεις μελών του προσωπικού στο εξωτερικό για υπηρεσιακούς λόγους Το έντυπο αυτό υποβάλλεται για έγκριση μαζί με το Έντυπο ΔΟ/1/2016-Ε και παραθέτει συγκρίσεις εγκεκριμένων/ τελικών ποσών Επαγγελματικό Ταξίδι.. από.../.../... Συμμετοχή:..... Όνομα:.. Θέση:.... Έγκριση Τελικό ποσό 1. Αεροπορικό Εισιτήριο: 2. Διανυκτέρευση: 3. Επίδομα Γεύματος: 4. Επίδομα Δείπνου 5. Διάφορα Έξοδα ΣΥΝΟΛΟ Ετοιμάστηκε από: (Υπεύθυνο Λειτουργό) Υπογραφή:. Όνομα: Ημερομηνία:.. 18 Ελέγχθηκε από: (Υποτομεάρχη/Λογιστή/Σύμβουλους Λογιστές) Υπογραφή:. Όνομα: Ημερομηνία:..