ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΙΕΘΝΩΝ & ΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Η ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΦΟΙΤΗΤEΣ ΠΟΥ ΕΠΙΘΥΜΟYΝ ΝΑ ΜΕΤΑΚΙΝΗΘΟYΝ ΓΙΑ ΣΠΟΥ ΕΣ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ERASMUS+ ΑΚΑ ΗΜΑΪΚΟ ΕΤΟΣ 2018-19 Τα βήµατα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι τα παρακάτω: Εφόσον αποφασίσετε να συµµετάσχετε στο Πρόγραµµα, αλλά όχι αργότερα από τα µέσα Φεβρουαρίου του προηγούµενου από την αναχώρησή σας Ακαδηµαϊκού Έτους, θα πρέπει να επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της ιεύθυνσης ιεθνών & ηµοσίων Σχέσεων του Πανεπιστηµίου Κρήτης http://www.uoc.gr/intrel/index.php?option=com_content&view=article&id= 65&Itemid=333&lang=el για να ενηµερωθείτε ως προς τη διαδικασία. Τα συνεργαζόµενα Ιδρύµατα του εξωτερικού έχουν αναρτηθεί στον ιστότοπο: http://www.uoc.gr/intrel/index.php?option=com_content&view=article&id= 137&Itemid=326&lang=el Τµήµα ιεθνών Σχέσεων του Πανεπιστηµίου Κρήτης : Σχολές Ρεθύµνου: κ. Ειρήνη Τιµιωτεράκη, E-mailtimioteraki@admin.uoc.gr, Τηλ.: 2831077723, Σχολή Θετικών & Τεχνολ. Επιστηµών: κ. Eυγενία Σκουντάκη E-mail: evgenia.skountaki@uoc.gr, Τηλ. 2810 393180 Σχολή Επιστηµών Υγείας: κ. Στέλλα Μελίνα Βασιλάκη E-mail: erasmusmed@uoc.gr, Τηλ.: 2810 394010. Συµβουλεύεστε τον Ακαδηµαϊκό Υπεύθυνο Συντονιστή Erasmus του Τµήµατός σας, προκειµένου να οριστικοποιήσετε την επιλογή σας (χώρα, 1
Ίδρυµα Υποδοχής, µαθήµατα, ECTS, αντιστοιχίες µε µαθήµατα στο Πανεπιστήµιο Κρήτης κ..λπ.) Αναζητήστε στην ιστοσελίδα του Τµήµατος ιεθνών Σχέσεων την αίτηση που θα υποβάλλετε µόνο ηλεκτρονικά, έχοντας έτοιµα σε µορφή pdf τα δικαιολογητικά που αναφέρονται στην αρχή της online αίτησης. Η υποβολή θα ξεκινήσειι στις 12 Φεβρουαρίου 2018 και θα διαρκέσει ως και τις 2 Μαρτίου 2018, οπότε θα απενεργοποιηθεί το link. Μετά το πέρας της προκήρυξης οι αιτήσεις αποστέλλονται στους αρµόδιους Συντονιστές των Ακαδηµαϊκών Τµηµάτων, οι οποίοι θα προβούν σε µοριοδότηση και έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων, σύµφωνα µε τα ισχύοντα κριτήρια επιλογής και θα στείλουν τα αποτελέσµατα (δηλ. µε βάση τη µοριοδότηση γίνεται κατάταξη και τοποθέτηση στα Παν/µια) στα Τµήµατα ιεθνών Σχέσεων. Τα αποτελέσµατα θαα ανακοινωθούν στην ιστοσελίδα του Τµήµατος ιεθνών Σχέσεων, ανά Τµήµα. Επισηµαίνουµε ότι, παρά την έγκριση της µετακίνησής σας από τους Συντονιστές, η χρηµατοδότησή της σχετίζεται µε τα ταµειακά διαθέσιµα του προγράµµατος. Τα διαθέσιµα κονδύλια του προγράµµατος θα κατανεµηθούν στα Ακαδηµαϊκά Τµήµ µατα. Για τη χρηµατοδότηση των µετακινήσεών σας, ακολουθείται η σειρά κατάταξης. Μόλις ανακοινωθεί η έγκριση της µετακίνησής σας: Επικοινωνείτε µε τοο Τµήµα ιεθνών Σχέσεων για να επιβεβαιώσετε τη συµµετοχή σας. Ακυρώσεις σε µεταγενέστερο στάδιο µπορούν να γίνουν µόνο για σοβαρό λόγο και τουλάχιστον 3 µήνες πριν την ηµεροµηνία αναχώρησης. Το Τµήµα ιεθνώνν Σχέσεων είναι αρµόδιο για την αναγγελία της υποψηφιότητάς σας ( nomination ) στο Ίδρυµα το οποίο εγκριθήκατε από το Τµήµα σας να µετακινηθείτε. Οφείλετε να ενηµερωθείτε από την ιστοσελίδα του Ιδρύµατος Υποδοχής ή από το υλικό που θα σας σταλεί για: α) τη διαδικασία εγγραφής σας ως φοιτητής Erasmus (ηλεκτρονικά ή έντυπα), β) τα δικαιολογητικά που πρέπει να αποστείλετε καθώς και γ) την καταληκτική ηµεροµηνία αποστολής τους. Οφείλετε, επίσης, να στείλετε τις αιτήσεις και τα 2
δικαιολογητικά έγκαιρα, ώστε να γίνετε δεκτοί από το Ίδρυµα του εξωτερικού. ΠΡΟΣΟΧΗ! εν είναι δεδοµένη η αποδοχή σας από το Ίδρυµα του εξωτερικού, παρά µόνο αφού λάβετε τη σχετική έγκριση (letter of acceptance). Καταρτίζετε, σε συνεργασία µε τον Συντονιστή του Τµήµατός σας, τη δήλωση µαθηµάτων στη Συµφωνία Μάθησης (Learning Agreement), για να το αποστείλετε στο Ίδρυµα Υποδοχής, αφού έχετε ενηµερωθεί για την ύλη και τις µονάδες ECTS των µαθηµάτων / εργαστηρίων κ.λπ. που σας ενδιαφέρουν. Για τη δήλωση µαθηµάτων ισχύει η σχετική απόφαση της Συγκλήτου που έχει ανακοινωθεί στον ιστότοπο http://www.uoc.gr/intrel/index.php/el/erasmus/318-erasmus-2017-2018. Ενηµερώνετε το Τµήµα ιεθνών Σχέσεων, µόλις λάβετε το Letter of Acceptance ή κάποια άλλη ενηµέρωση από το Ίδρυµα Υποδοχής που αφορά την αποδοχή σας και το ακαδηµαϊκό ηµερολόγιο που θα ακολουθήσετε. Το Ίδρυµα Υποδοχής θα σας ενηµερώσει για τη διαδικασία κράτησης δωµατίου, εφόσον υπάρχουν φοιτητικές εστίες. Αλλιώς, θα πρέπει να βρείτε διαµονή µέσω ιδιώτη ή µεσίτη. Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται σε περίπτωση που σας ζητηθεί να καταθέσετε χρήµατα σε λογαριασµούς µέσω τραπέζης, ιδιαίτερα των ιδιωτών! Το Ίδρυµα Κρατικών Υποτροφιών (ΙΚΥ) είναι η Εθνική Μονάδα Συντονισµού για το Πρόγραµµα Erasmus+. Καταβάλλει, µέσω του Ειδικού Λογαριασµού του Πανεπιστηµίου Κρήτης, σε κάποιες µετακινήσεις υποτροφία Erasmus στους φοιτητές ή αποφοίτους. Είτε σας καταβληθεί υποτροφία, είτε όχι, χρειάζεται να προσκοµίσετε τη Σύµβαση Επιχορήγησης, που περιγράφεται παρακάτω. Τουλάχιστον δύο µήνες πριν την αναχώρησή σας, παραλαµβάνετε από το Τµήµα ιεθνών Σχέσεων προς συµπλήρωση όλα τα απαραίτητα έντυπα και ενηµερώνεστε για τη συµπλήρωσή τους. Εάν οργανωθεί συνάντηση για 3
ενηµέρωση και παράδοση αυτών των εντύπων, είναι σηµαντικό να παρευρεθείτε! Συµπληρώνετε τη Σύµβασή σας µε το Πανεπιστήµιο Κρήτης, την οποία µελετάτε προσεκτικά και την επιστρέφετε στο Τµήµα ιεθνών Σχέσεων (πρωτότυπα και εις διπλούν). Σε αυτήν περιγράφονται όλες οι υποχρεώσεις και όλα τα δικαιώµατά σας κατά τη διάρκεια της µετακίνησής σας. Χωρίς αυτή τη σύµβαση και τα δικαιολογητικά που τη συνοδεύουν, δεν είναι εφικτή η καταβολή της υποτροφίας σας. ΠΡΟΣΟΧΗ! Ακόµα και αν δεν λάβετε υποτροφία (zero grant Erasmus students), οφείλετε να προσκοµίσετε τη σύµβαση ΠΡΙΝ αναχωρήσετε. Κάνετε αίτηση στον ασφαλιστικό σας φορέα για την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθενείας (ΕΚΑΑ) ή καταθέτετε αντίγραφο ιδιωτικής ασφάλισης, σε περίπτωση που µετακινείστε σε χώρα που δεν ισχύει η ΕΚΑΑ (δείτε τις χώρες όπου ισχύει η ΕΚΑΑ στο http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catid=559&langid=en Υποχρεούστε να πραγµατοποιήσετε διαδικτυακή αξιολόγηση της γλωσσικής ικανότητάς σας στην κύρια γλώσσα διδασκαλίας των µαθηµάτων σας είτε στη γλώσσα της χώρας υποδοχής σας (εκτός αν ο προορισµός σας είναι η Κύπρος). Θα σας σταλεί σχετικό αυτοµατοποιηµένο e-mail. Μετά την άφιξή σας στο Ίδρυµα Υποδοχής, πρέπει να επισκεφθείτε τον Departmental Coordinator και το International Office, για να πάρετε τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά µε την εγγραφή σας, τη δήλωση µαθηµάτων και τυχόν άλλες γραφειοκρατικές διαδικασίες. Τυχόν Αίτηση για παράταση πρέπει να γνωστοποιηθεί στο Τµήµα ιεθνών Σχέσεων τουλάχιστον ένα µήνα πριν το τέλος της αρχικής περιόδου Erasmus και αφού έχετε πάρει γραπτή σύµφωνη γνώµη από το Ίδρυµα Υποδοχής σας. Για τυχόν αλλαγή του αρχικού σας Προγράµµατος Σπουδών, πρέπει να συµπληρώσετε σωστά το έντυπο Learning Agreement-DURING THE MOBILITY, αναγράφοντας όλες τις αλλαγές που προτίθεστε να κάνετε στο 4
αρχικό σας Learning Agreement (υπάρχουν συγκεκριµένα κενά που συµπληρώνονται σε περίπτωση αλλαγών). Ακολούθως, το προωθείτε στον Coordinator του Ιδρύµατος Υποδοχής σας για έγκριση και υπογραφή, οµοίως για έγκριση και υπογραφή στον αντίστοιχο Συντονιστή σας στο Παν/µιο Κρήτης. Είναι απαραίτητη η αποστολή του εντύπου στο Τµήµα ιεθνών Σχέσεων του Παν/µίου Κρήτης. ΠΡΟΣΟΧΗ! Η διαδικασία αποστολής/έγκρισης των αλλαγών σας πρέπει να ολοκληρωθεί εντός 7 εβδοµάδων από την έναρξη των µαθηµάτων! Επίσης, υπάρχουν συγκεκριµένες αιτιολογίες για την αλλαγή, που πρέπει να γράψετε (διαβάστε στο τέλος τους κωδικούς, στα guidelines του Learning Agreement). Πριν την επιστροφή σας, ζητήστε από το International Office : α) το επίσηµο έντυπο αναλυτικής βαθµολογίας ( Transcript of Records ), ακολουθώντας ως πρότυπη τη µορφή που περιγράφεται στο Learning Agreement σας ως After the Mobility. β) το Certificate of Attendance που σας δίνεται από το Τµήµα ιεθνών Σχέσεων του Παν/µίου Κρήτης και αναγράφονται οι ακριβείς ηµεροµηνίες έναρξης/λήξης των σπουδών σας στο Πανεπιστήµιο του εξωτερικού. Χωρίς αυτές τις ηµεροµηνίες, δεν µπορεί να σας καταβληθεί το υπολειπόµενο 20% της υποτροφίας, το οποίο σας παρακρατείται στην αρχή. Tip: Υπάρχει περίπτωση το Πανεπιστήµιο Υποδοχής να µην έχει ανακοινώσει βαθµολογίες ως την ηµέρα της αναχώρησής σας. Τότε, οφείλει το αρµόδιο International Office του Πανεπιστηµίου Υποδοχής να αποστείλει το έντυπο εντός περίπου 5 εβδοµάδων από την ανακοίνωση των αποτελεσµάτων, στο Τµήµα ιεθνών Σχέσεων του Πανεπιστηµίου Κρήτης ή σε εσάς. Αµέσως µετά την επιστροφή σας από το εξωτερικό και εντός ενός µήνα µετά τη λήξη της περιόδου Erasmus, λαµβάνετε ένα αυτοµατοποιηµένο e-mail στην ηλεκτρονική σας διεύθυνση, όπου οφείλετε να συµπληρώσετε µε κάθε λεπτοµέρεια τις ερωτήσεις που σας ζητούνται ( EU Survey ). 5
Υποχρεούστε να πραγµατοποιήσετε διαδικτυακή αξιολόγηση της γλωσσικής ικανότητάς σας. Θα σας σταλεί σχετικό αυτοματοποιημένο e-mail. Παραδίδετε, εάν σας έχει δοθεί, στο Τµήµα ιεθνών Σχέσεων το Πιστοποιητικό Αναλυτικής Βαθµολογίας (Transcript of Records) που σας έδωσε το ίδρυµα του εξωτερικού, όπου αναφέρονται και οι ηµεροµηνίες παραµονής σας στο ίδρυµα αυτό (πρωτότυπο), καθώς και το Certificate of Attendance, που προαναφέραµε. Τέλος, θα παραλάβετε ένα «Πιστοποιητικό Αναγνώρισης Σπουδών» από το Τµήµα ιεθνών Σχέσεων για αναγνώριση των µαθηµάτων που ολοκληρώσατε επιτυχώς και θα ενηµερωθείτε για τη διαδικασία αναγνώρισης. 6
Πριν φύγω Checklist 1. Application online (+δικαιολογητικά) 2. Έγκριση από το Τμήμα μου 3. Application του Παν/μίου Υποδοχής (+δικαιολογητικά) 4. Learning Agreement, σε συνεργασία με το Συντονιστή μου 5. Ασφάλιση (ΕΚΑΑ ή ιδιωτική) 6. Σύμβαση Επιχορήγησης (+δικαιολογητικά) 7. Γλωσσικό Τεστ αξιολόγησης και εκμάθηση/ εξάσκηση στη γλώσσα διδασκαλίας ή την ιδιαίτερη γλώσσα της χώρας υποδοχής Μόλις φτάσω 8. Άφιξη στο γραφείο Διεθνών Σχέσεων του Παν/μίου Υποδοχής και συνάντηση με τον Coordinator-> αν χρειάζεται κάνω αλλαγές και τις γνωστοποιώ Στην επιστροφή 9. Certificate of attendance πριν την αναχώρηση και Transcript of Records, αν είναι διαθέσιμο 10. Τελικό γλωσσικό τεστ αξιολόγησης. 11. Συμπλήρωση και υποβολή της ηλεκτρονικής Έκθεσης Συμμετέχοντα ( EU Survey ) 12. Πιστοποιητικό Αναγνώρισης και διαδικασία αναγνώρισης μαθημάτων 7