ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Αριθ.: ΔΟΛ 600001/2015

Διεύθυνση Οικονομικών Λειτουργιών Λεωφ. Συγγρού 49 117 43 Αθήνα ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Αριθ.: ΔΟΛ 600001/2015 Έργο : «Παροχή Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, Αρχειοθέτησης και Ηλεκτρονικής Ανταλλαγής Δομημένης Πληροφορίας (EDI) Πελατών και Προμηθευτών της ΔΕΔΔΗΕ Α.Ε.» Τεύχος 1 από 5 ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 1/8

ΤΕΥΧΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 1. ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ (ΤΕΥΧΟΣ 1) 2. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΚΑΙ ΟΔΗΓΙΕΣ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ (ΤΕΥΧΟΣ 2) 3. ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ (ΤΕΥΧΟΣ 3) 4. ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣ (ΤΕΥΧΟΣ 4) 5. ΠΙΝΑΚΕΣ (ΤΕΥΧΟΣ 5) α) Τεχνικές Απαιτήσεις Πίνακας Συμμόρφωσης β) Οικονομική Προσφορά Συνοπτικός Πίνακας Προσφερόμενων Τιμών 2/8

ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Αριθ.: ΔΟΛ 600001/2015 Έργο : «Παροχή Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, Αρχειοθέτησης και Ηλεκτρονικής Ανταλλαγής Δομημένης Πληροφορίας (EDI) Πελατών και Προμηθευτών της ΔΕΔΔΗΕ Α.Ε.» ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Ο Διαχειριστής Ελληνικού Δικτύου Διανομής Ηλεκτρικής Ενέργειας (ΔΕΔΔΗΕ Α.Ε.), Περραιβού 20 & Καλλιρρόης 5, 117 43 Αθήνα, προσκαλεί, ως 100% θυγατρική εταιρεία της ΔΕΗ Α.Ε., κατά τις διατάξεις : - του Κανονισμού Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών της ΔΕΗ ΑΕ (Απόφ. ΔΣ 206/30.09.08) - της παρούσας Διακήρυξης όλους τους ενδιαφερόμενους σε διαγωνισμό με ανοικτή διαδικασία και με κριτήριο ανάθεσης αποκλειστικά τη χαμηλότερη τιμή, για την επιλογή αναδόχου που θα αναλάβει την εκτέλεση του Έργου: «Παροχή Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, Αρχειοθέτησης και Ηλεκτρονικής Ανταλλαγής Δομημένης Πληροφορίας (EDI) Πελατών και Προμηθευτών της ΔΕΔΔΗΕ Α.Ε.». 1. Όνομα Διεύθυνση Υπηρεσίας αρμόδιας για το Διαγωνισμό Τόπος & Χρόνος υποβολής προσφορών 1.1. Αρμόδια για όλα τα θέματα που σχετίζονται με την παρούσα διακήρυξη διαγωνισμού είναι η Διεύθυνση Οικονομικών Λειτουργιών, Λεωφ. Συγγρού 49, 117 43 Αθήνα. 1.2. Όλες οι προσφορές υποβάλλονται αυτοπροσώπως είτε μέσω εταιρειών διακίνησης εντύπων (courier) σε σφραγισμένο φάκελο, μέχρι τη λήξη της κατωτέρω καταληκτικής ημερομηνίας και ώρας, στη Γραμματεία της Διεύθυνσης Οικονομικών Λειτουργιών, Λεωφ. Συγγρού 49, 117 43 Αθήνα, 2 ος όροφος, τηλ. 210 9281842. 3/8

1.3. Καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών οπότε και θα γίνει η αποσφράγιση των προσφορών ενώπιον επιτροπής που θα συστήσει η Επιχείρηση ορίζεται η 22/10/2015, ημέρα Πέμπτη και ώρα 12:00. 1.4. Μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των προσφορών ουδεμία προσφορά θα γίνεται δεκτή. 1.5. Οι προσφορές θα ληφθούν υπόψη μόνον εφόσον υποβληθούν μέχρι την 12:00 ώρα, της 22/10/2015, σε σφραγισμένο φάκελο, που φέρει το όνομα, το τηλέφωνο, την ταχυδρομική και ηλεκτρονική διεύθυνση του προσφέροντος και την ένδειξη: Προσφορά για την Διακήρυξη Αριθ.: ΔΟΛ 600001/2015 Έργο : «Παροχή Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, Αρχειοθέτησης και Ηλεκτρονικής Ανταλλαγής Δομημένης Πληροφορίας (EDI) Πελατών και Προμηθευτών της ΔΕΔΔΗΕ Α.Ε.» 2. Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών 2.1. Η έκδοση και αποστολή παραστατικών του ΔΕΔΔΗΕ πραγματοποιείται από 7 διαφορετικές υπηρεσιακές μονάδες και συγκεκριμένα, 5 περιφερειακούς και ένα κεντρικό τομέα οικονομικών θεμάτων καθώς και την αρμόδια κεντρική υπηρεσία (ΔΟΛ) που εποπτεύει τις μονάδες αυτές. Η καταχώρηση παραστατικών προμηθευτών πραγματοποιείται, εκτός από τις παραπάνω 7 υπηρεσιακές μονάδες και από άλλες 3 κεντρικές υπηρεσιακές μονάδες στην Αθήνα (ΔΥΠΜ, ΔΔ και ΔΕΕΔ). Το λογισμικό το οποίο εκδίδει τα εξερχόμενα παραστατικά και διαχειρίζεται τα εισερχόμενα παραστατικά της Εταιρείας, είναι το SAP ERP. Το προσφερόμενο σύστημα θα πρέπει να μπορεί μέσω παραμετροποίησης και χωρίς πρόσθετο κόστος να καλύψει την περίπτωση περισσότερων μονάδων διακίνησης παραστατικών. Το έργο αφορά τις παρακάτω Υπηρεσίες και Λογισμικό: Υπηρεσίες και Λογισμικό Ηλεκτρονικής αποστολής και αρχειοθέτησης εξερχόμενων παραστατικών. Θα καλύπτονται οι λειτουργίες για την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των παραστατικών των πελατών που εκδίδονται από τα πληροφοριακά 4/8

συστήματα της Εταιρίας και την ηλεκτρονική αποστολή τους στον παραλήπτη. Υπηρεσίες και Λογισμικό Ηλεκτρονικής παραλαβής και αρχειοθέτησης εισερχόμενων παραστατικών. Θα καλύπτονται οι λειτουργίες για την ηλεκτρονική παραλαβή των παραστατικών των προμηθευτών της εταιρείας και την ηλεκτρονική αρχειοθέτησή τους, σε ένα ενιαίο σύστημα αρχειοθέτησης που αρχειοθετεί ταυτόχρονα τόσο τα εισερχόμενα, όσο και τα εξερχόμενα παραστατικά. Υπηρεσίες και λογισμικό για Ηλεκτρονική ανταλλαγή δομημένης πληροφορίας (EDI). Θα καλύπτονται οι λειτουργίες για την αναγνώριση των ηλεκτρονικών δεδομένων του κάθε Προμηθευτή ξεχωριστά, την μετατροπή της μορφής του αρχείου στο format που επιθυμεί η Εταιρία, αντικαθιστώντας παράλληλα τη διαθέσιμη πληροφορία με αυτή που χρειάζεται η Εταιρία και τη διενέργεια ελέγχων των δεδομένων ώστε να υποστηρίζεται η δυνατότητα αυτοματοποιημένης εισαγωγής στα συστήματα της Εταιρίας. Υπηρεσίες εγκατάστασης και παραμετροποίησης του συστήματος. Απαραίτητος εξοπλισμός, ο οποίος θα προταθεί απ τον Ανάδοχο, για την εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος και θα διατεθεί από το ΔΕΔΔΗΕ. Υπηρεσίες εκπαίδευσης στο αρμόδιο προσωπικό της Εταιρίας. Υπηρεσίες Συντήρησης και τεχνικής Υποστήριξης για την ομαλή λειτουργία του συστήματος. 2.2. Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις της Υπηρεσίας, για τη διάρκεια τριάντα έξι (36) μηνών, οι ανωτέρω υπηρεσίες θα αφορούν τον ακόλουθο όγκο συναλλαγών ανά κατηγορία: Πελάτες Εξερχόμενα Παραστατικά Αριθμός Πελατών: 10.000 5/8

Αριθμός Παραστατικών: 180.000 Προμηθευτές Εισερχόμενα Παραστατικά Αριθμός Προμηθευτών: 100 Αριθμός Παραστατικών: 20.000 Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δομημένης Πληροφορίας (EDI) Αριθμός Προμηθευτών: 30 Αριθμός Παραστατικών: 8.000 3. Προϋποθέσεις συμμετοχής 3.1. Στην Ανοιχτή Διαδικασία θα μπορούν να συμμετάσχουν όλοι οι ενδιαφερόμενοι Οικονομικοί Φορείς (Φυσικά ή Νομικά πρόσωπα ή Συμπράξεις αυτών), οι οποίοι, σε περίπτωση Οικονομικού Φορέα ο ίδιος και σε περίπτωση Σύμπραξης τα μέλη της αθροιστικά, πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να παράσχουν στο ΔΕΔΔΗΕ το σύνολο των παραπάνω υπηρεσιών, σύμφωνα με τους όρους και τις απαιτήσεις της Διακήρυξης. 3.2. Στην περίπτωση υποβολής υποψηφιότητας από ομίλους, συμπράξεις, κοινοπραξίες ή ενώσεις εταιρειών, υπό σύσταση κοινοπραξίες ή ενώσεις εταιρειών ή εν γένει περισσοτέρων του ενός πρόσωπα, που υποβάλλουν από κοινού Προσφορά, τα δικαιολογητικά και λοιπά στοιχεία που καθορίζονται στην παρούσα Προκήρυξη πρέπει να υποβάλλονται όπως προβλέπουν οι Ειδικοί Όροι του Διαγωνισμού (Τεύχος 2) της Διακήρυξης. 3.3. Επίσης ένα μέλος της Κοινοπραξίας πρέπει να έχει ποσοστό συμμετοχής τουλάχιστον 60% ως επικεφαλής της Κοινοπραξίας ή της Ένωσης Εταιρειών και ονομάζεται «Leader». Τα ποσοστά συμμετοχής κάθε μέλους θα πρέπει να ορίζονται στο ιδιωτικό συμφωνητικό και να αναγράφονται απαραιτήτως στην Επιστολή Υποβολής Προσφοράς. Μετά από την υποβολή της Προσφοράς δεν επιτρέπονται μεταβολές στα ποσοστά των μελών που συνθέτουν την Κοινοπραξία ή Ένωση Εταιρειών. Σε αντίθετη περίπτωση η προσφορά της Ένωσης Εταιρειών ή της Κοινοπραξίας θα απορρίπτεται ως απαράδεκτη. 6/8

3.4. Ο Προσφέρων πρέπει να ικανοποιεί πλήρως, με ποινή αποκλεισμού, όλα τα ακόλουθα κριτήρια συμμετοχής, όπως αυτά αναλύονται στη παράγραφο 7.1 του Τεύχους 2 της παρούσας διακήρυξης: 3.4.1. ΑΠΟΔΕΔΕΙΓΜΕΝΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ. 3.4.2. ΕΠΑΡΚΕΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ. 3.4.3. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΥΡΩΣΤΙΑ. 3.4.4. ΠΛΑΝΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΝΕΧΕΙΑΣ. 3.4.5. ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ. 3.4.6. ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΚΑΙ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΥΛΟΙΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ. 3.5. Για την πληρότητα της προσφοράς, ο προσφέρων πρέπει να υποβάλει, με ποινή αποκλεισμού, όλα τα έγγραφα που αναφέρονται στους Φακέλους Α, Β και Γ και περιγράφονται στο Τεύχος 2 Ειδικοί Όροι και Οδηγίες του Διαγωνισμού. Προσφορά στην οποία δεν περιλαμβάνονται τα ανωτέρω θα απορρίπτεται ως απαράδεκτη. 3.6. Όλοι οι περιεχόμενοι στη Διακήρυξη όροι και απαιτήσεις είναι υποχρεωτικοί για τους συμμετέχοντες. Απόκλιση από τους υποχρεωτικούς όρους και απαιτήσεις (ποσοτικές και ποιοτικές) επιφέρει τον αποκλεισμό του συμμετέχοντα. 4. Ενδεικτικός Προϋπολογισμός Διάρκεια Σύμβασης 4.1. Ο ενδεικτικός προϋπολογισμός του Έργου, σύμφωνα με εκτιμήσεις της Υπηρεσίας, ανέρχεται στο ποσό των Εκατό Χιλιάδων ΕΥΡΩ (100.000 ) πλέον ΦΠΑ. Ο προϋπολογισμός αυτός δεν είναι δεσμευτικός για τους προσφέροντες, δεδομένου ότι δεν είναι δυνατό να υπολογιστεί εκ των προτέρων ο αριθμός προμηθευτών και πελατών της ΔΕΔΔΗΕ Α.Ε. που θα ενταχθούν στις Υπηρεσίες. 4.2. Η χρονική διάρκεια της Σύμβασης ορίζεται για τριανταέξι (36) μήνες. 7/8

4.3. Το συμβατικό τίμημα θα προκύψει στο τέλος της διάρκειας της Σύμβασης και θα είναι γινόμενο των τιμών που θα προσφέρει ο Ανάδοχος και του όγκου των υπηρεσιών που τελικά θα παρασχεθούν. 4.4. Η ανάθεση των Υπηρεσιών θα γίνει με κριτήριο τη χαμηλότερη τιμή, σύμφωνα με τη διαδικασία που αναλυτικά περιγράφεται στους Ειδικούς Όρους της Διακήρυξης αυτής. 4.5. Οι προσφορές είναι δεσμευτικές, υποβάλλονται για το σύνολο των Υπηρεσιών και δεν γίνονται δεκτές εναλλακτικές Προσφορές. 4.6. Σε περίπτωση που υπάρξουν δύο (2) ή περισσότεροι Μειοδότες, λόγω ισοτιμίας των προσφορών, η ανάθεση γίνεται σε έναν από τους Μειοδότες μετά από κλήρωση η οποία διενεργείται παρουσία τους 5. Διανομή της παρούσας διακήρυξης 5.1. Η παρούσα διακήρυξη είναι διαθέσιμη στην επίσημη ιστοσελίδα της ΔΕΔΔΗΕ Α.Ε.: http://www.deddie.gr (Διακηρύξεις / Πίνακες Διακηρύξεων Διαγωνισμών ΔΕΔΔΗΕ / Πίνακες Διακηρύξεων Διεύθυνσης Οικονομικών Λειτουργιών), όπου και θα παραμείνει ανηρτημένη μέχρι την καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών. 5.2. Αιτήσεις ενδιαφερομένων για διευκρινίσεις επί στοιχείων της Διακήρυξης, θεωρούνται εμπρόθεσμες εφόσον υποβληθούν μέχρι και οκτώ (8) ημερολογιακές ημέρες πριν την καταληκτική ημερομηνία υποβολής των προσφορών. 5.3. Κανένας υποψήφιος Ανάδοχος δεν μπορεί σε οποιαδήποτε περίπτωση να επικαλεστεί προφορικές απαντήσεις εκ μέρους της Αναθέτουσας Αρχής. 8/8