Αυτεπάγγελτη αναζήτηση έντεκα (11) Πιστοποιητικών, αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης, που απαιτούνται για την έκδοση διοικητικής πράξης από τις υπηρεσίες µας /ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΙΑ /ΣΙΩΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ : 52/2006 Αριθµ. Πρωτ.: Ε99/18/30-8-2006 Σας κοινοποιούµε την µε αριθµ. ΙΑ Π/Α/17402/ΦΕΚ1042/Β /1-8-06 Κοινή Υπουργική Απόφαση του Υφυπουργού Εσωτερικών ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης και του Υπουργού ικαιοσύνης, καθώς και την µε αριθµ. ΙΑ Π/Α/17998/7-8-06 Εγκύκλιο του ΥΠ.ΕΣ.. Α.,τα οποία µας διαβιβάστηκαν από τη Γενική Γραµµατεία Κοινωνικών Ασφαλίσεων µε το υπ αριθµ. Φ.80000/20225/1324/22-8-2006 έγγραφό της και αφορούν την υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση έντεκα (11) πιστοποιητικών αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης, που θα αναζητούνται από τις υπηρεσίες µας, για την έκδοση διοικητικής πράξης, χωρίς να υποχρεούται να τα προσκοµίσει ο πολίτης και παρακαλούµε για ενηµέρωση και τυχόν εφαρµογή. Ως ηµεροµηνία έναρξης εφαρµογής της, ορίζεται η 1/9/2006, όπως αναφέρεται στην κοινοποιούµενη Κ.Υ.Α. Επίσης τα στοιχεία επικοινωνίας των αρµοδίων Υπηρεσιών των Πρωτοδικείων, µόλις συγκεντρωθούν από το Υπουργείο ικαιοσύνης, από το οποίο έχουν ήδη αναζητηθεί, θα σας γνωστοποιηθούν µε νεότερη εγκύκλιό µας.
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΓΕΝ. ΓΡΑΜ. ΚΟΙΝ. ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΝ ΓΕΝ. Λ/ΝΣΗ ΙΟΙΚ/ΚΗΣ ΥΠΟΣΤ/ΞΗΣ /ΝΣΗ ΙΟΙΚ/ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Αθήνα 22/8/2006 Αρθ.Πρωτ.: Φ.80000/20225/1324 ΘΕΜΑ: Υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης. Σχετ. Η ΙΑ Π/Α/17998/7.8.2006 εγκύκλιος του ΥΠΕΣ ΑΑ. Σας διαβιβάζουµε την παραπάνω σχετική εγκύκλιο του ΥΠΕΣ Α, αναφορικά µε την δηµοσίευση στο ΦΕΚ 1042/Β/1.8.2006 της ΚΥΑ ΙΑ Π/Α/17401/31.7.2006 για την υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση έντεκα [11] πιστοποιητικών αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης και παρακαλούµε για την άµεση ενηµέρωση των υπηρεσιών σας. Η παραπάνω ΚΥΑ θα ισχύσει από 1.9.2006. Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΙΚΡΑΜΕΝΟΥ ΜΑΡΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΗΜΟΣΙΑΣ Αθήνα 7 Αυγούστου 2006 ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ Αριθµ. Πρωτ.: ΙΑ Π/Α/17998 ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΙΕΥΘΥΝΣΗ /ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Θέµα : «Υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση έντεκα (11) πιστοποιητικών αρµοδιότητας του Υπουργείου ικαιοσύνης» Σας πληροφορούµε ότι στο πλαίσιο της εφαρµογής των διατάξεων του Ν. 3242/04 (ΦΕΚ 102/Α') και Ν. 3448/2006 (ΦΕΚ 57/Α'), εκδόθηκε η υπ 1 αριθµ. ΪΑ Π/Α717402/31-7-2006 κοινή απόφαση του Υφυπουργού Εσωτερικών ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης και του Υπουργού ικαιοσύνης, σχετικά µε την αυτεπάγγελτη αναζήτηση έντεκα (11) δικαιολογητικών αρµοδιότητας του Υπουργείου ικαιοσύνης, η οποία δηµοσιεύτηκε στο ΦΕΚ 1042/Β71-8-2006. Η ανωτέρω Κοινή Υπουργική Απόφαση (ΚΥΑ), θα ισχύσει από 1ης Σεπτεµβρίου 2006 και τα πιστοποιητικά, τα οποία αναφέρονται σ' αυτή, θα αναζητούνται υποχρεωτικά αυτεπάγγελτα από την αρµόδια για την έκδοση της διοικητικής πράξης Υπηρεσία, χωρίς να απαιτείται η συναίνεση του ενδιαφερόµενου πολίτη. Τα πιστοποιητικά, αρµοδιότητας του Υπουργείου ικαιοσύνης, τα οποία θα αναζητούνται πλέον υποχρεωτικά αυτεπάγγελτα, είναι τα εξής : 1. Πιστοποιητικό περί µη πτώχευσης 2. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό εκκαθάριση 3. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό πτωχευτικό συµβιβασµό ή άλλη ανάλογη κατάσταση 4. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση 5. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση 6. Πιστοποιητικό περί µη έκδοσης απόφασης αναγκαστικής εκχαθάρισης ή αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συµβιβασµού 7. Πιστοποιητικό περί µη κατάθεσης αίτησης για αναγκαστική διαχείριση 8. Πιστοποιητικό περί µη τροποποίησης καταστατικού εταιρείας ή σωµατείου 9. Πιστοποιητικό περί καταχώρησης ή µη εταιρείας ή σωµατείου στο οικείο βιβλίο (µητρώο) του Πρωτοδικείου 10. Αντίγραφο καταστατικού εταιρείας ή σωµατείου που έχει κατατεθεί στο οικείο Πρωτοδικείο. 11. Πιστοποιητικό περί µη θέσεως σε δικαστική συµπαράσταση Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση των ανωτέρω πιστοποιητικών ή αντιγράφων, σηµαίνει ότι η αρµόδια για την έκδοση της διοικητικής πράξης Υπηρεσία απευθύνει αίτηµα προς την αρµόδια υπηρεσία του οικείου Πρωτοδικείου, σύµφωνα µε το αντίστοιχο έντυπο και τους όρους που περιέχονται στην απόφαση, για την έκδοση και αποστολή προς αυτήν του αντίστοιχου πιστοποιητικού ή αντιγράφου.
Σηµείωση : Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση των παραπάνω πιστοποιητικών ή αντιγράφων είναι ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ και ΛΕΝ απαιτείται η συναίνεση του πολίτη. Είναι σαφές, σύµφωνα µε τα παραπάνω, ότι τα προαναφερόµενα πιστοποιητικά ή αντίγραφα δεν υποβάλλονται εφεξής ως απαιτούµενα δικαιολογητικά από τον πολίτη, συνηµµένα µε την αίτηση του, αλλά αναζητούνται υποχρεωτικά από την υπηρεσία, η οποία είναι αρµόδια για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης. Ενόψει της εφαρµογής της προαναφερθείσας απόφασης, οι υπηρεσίες, οφείλουν: 1) Να τροποποιήσουν τα σγετικά έντυπα των αιτήσεων τους, στα οποία αναγράφονται τα συγκεκριµένα πιστοποιητικά ή αντίγραφα ως συνηµµένα δικαιολογητικά, ώστε να αναγράφεται εµφανώς, η υποχρέωση της υπηρεσίας για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση τους. Οι υπηρεσίες, οι οποίες έχουν την δυνατότητα χρησιµοποίησης των σύγχρονων πληροφοριακών και επικοινωνιακών τεχνολογιών, οφείλουν να προβούν στην µετατροπή του διοικητικού εγγράφου που πληροί τον διοικητικό τύπο του Παραρτήµατος (Ι) και (II) της Υπουργικής Απόφασης, σύµφωνα µε όσα αναφέρονται παρακάτω, σε ηλεκτρονική µορφή. 2) Να απευθύνουν το έγγραφο για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των συγκεκριµένων πιστοποιητικών, προς την αρµόδια υπηρεσία του οικείου Πρωτοδικείου 3)Να εφαρµόζουν οι αρµόδιες υπηρεσίες των Πρωτοδικείων τη διάταξη της παρ. δ του άρθρου 2 της Υπουργικής Απόφασης (ΦΕΚ373/Β/23-3-2005) για τη διακίνηση των πιστοποιητικών µε τηλεοµοιότυπο σύµφωνα µε τα όσα ορίζονται στο άρθρου 14 του Ν. 2672/1998 (ΦΕΚ290/Α) 4) Να εφαρµόζουν οι υπηρεσίες οι οποίες παραλαµβάνουν τα ως άνω πιστοποιητικά ή αντίγραφα τη διάταξη της παρ. ε του άρθρου 2 της ιδίας απόφασης για την επικύρωση των πιστοποιητικών που λαµβάνονται µέσω τηλεοµοιοτυπίας σύµφωνα µε τα όσα ορίζονται στο άρθρο 10 του Ν. 3230/2004. ιαδικασία αναζήτησης των πιστοποιητικών 1) Η Υπηρεσία, η οποία, προκειµένου να κρίνει αίτηµα πολίτη, οφείλει να αναζητήσει αυτεπάγγελτα ένα εκ των άνω πιστοποιητικών ή αντιγράφων, πρέπει να αποστείλει το αίτηµα της προς την αρµόδια υπηρεσία του οικείου Πρωτοδικείου, εντός 24 ωρών από την παραλαβή του αιτήµατος του πολίτη. Η αναζήτηση αυτή διενεργείται µε έγγραφο, το οποίο πληροί τον διοικητικό τύπο του παραρτήµατος (Ι) (για φυσικά πρόσωπα) και του Παραρτήµατος (II) για νοµικά πρόσωπα, της σχετικής απόφασης. Η συµπλήρωση του συνόλου των στοιχείων τα οποία απαιτούνται από το έγγραφο αυτεπάγγελτης αναζήτησης είναι υποχρεωτική για την Υπηρεσία. ΣΤΟ έγγραφο αυτό πρέπει να αναγράφονται τα ακόλουθα : Η Υπηρεσία, η οποία αναζητά την δήλωση Τα πλήρη στοιχεία του υπαλλήλου, ο οποίος είναι αρµόδιος για την αναζήτηση της εν λόγω δήλωσης (ονοµατεπώνυµο, τηλέφωνο κ.λ.π.) Η διαδικασία και ο δηµόσιος σκοπός για τον οποίο απαιτείται το συγκεκριµένο πιστοποιητικό ή αντίγραφο Επαρκή ταυτοποιητικά στοιχεία του προσώπου, φυσικού ή νοµικού, για το οποίο ζητείται το πιστοποιητικό ή αντίγραφο, όπως αυτά ορίζονται στα παραρτήµατα (Ι) και (II),της εν λόγω ΚΥΑ.
Τα στοιχεία επικοινωνίας των αρµοδίων υπηρεσιών των Πρωτοδικείων θα σας γνωστοποιηθούν, µε νεότερη εγκύκλιο µας, µόλις συγκεντρωθούν από το Υπουργείο ικαιοσύνης, από το οποίο έχουν ήδη αναζητηθεί µε προηγούµενο έγγραφο µας. Στην περίπτωση, κατά την οποία υπάρχουν περισσότερα τους ενός αιτήµατα για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών ή αντιγράφων που αφορούν τις αρµόδιες υπηρεσίες του ίδιου Πρωτοδικείου, αυτά µπορούν να οµαδοποιηθούν στο ίδιο έγγραφο. Αυτό σηµαίνει ότι στο ίδιο έγγραφο µπορεί να αναζητούνται πιστοποιητικά ή αντίγραφα περισσοτέρων πολιτών, εφόσον πρόκειται να εκδοθεί για τον καθένα από αυτούς, παρόµοια διοικητική πράξη για την έκδοση της οποίας απαιτείται η συνυποβολή του συγκεκριµένου πιστοποιητικού ή αντιγράφου. 2) Η αρµόδια υπηρεσία του Πρωτοδικείου, εντός πέντε (5) ηµερών, από την λήψη του συγκεκριµένου εγγράφου, οφείλει να αποστείλει µε τηλεοµοιοτυπία τα ζητούµενα πιστοποιητικά ή αντίγραφα στην Υπηρεσία η οποία τα έχει αναζητήσει. 3) Στις περιπτώσεις που, βάσει ειδικών διατάξεων, απαιτείται το πρωτότυπο του πιστοποιητικού ή αντιγράφου, προωθείται η όλη διαδικασία µε βάση το αντίγραφο, µέχρι την λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η οριστική διοικητική πράξη (άρθρο 2 της παραπάνω αναφερόµενης ΚΥΑ). Επισηµαίνουµε ότι, οι υπάλληλοι των υπηρεσιών που χειρίζονται τα θέµατα αυτά. οφείλουν να τηρούν τις περί εχεµύθειας διατάξεις του Ν. 2683/1999 ή άλλες σχετικές διατάξεις. Υπενθυµίζουµε ότι τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών, εξακολουθούν να αναζητούν και οι υπηρεσίες των ικαστηρίων να εκδίδουν, τα συγκεκριµένα πιστοποιητικά ή αντίγραφα µόνο για φυσικά ή νοµικά πρόσωπα, τα οποία τα χρειάζονται για άλλους λογούς (π.χ. πρόσληψη τους σε ιδιωτικές εταιρείες κ.λπ.) και όχι όταν αυτά απαιτούνται ως δικαιολογητικά για έκδοση διοικητικών πράξεων από υπηρεσίες του ηµοσίου, των ΝΠ και των ΟΤΑ α' και β' βαθµού. Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούνται: Τα Υπουργεία, Α)να ενηµερώσουν τους φορείς που εποπτεύουν, κοινοποιώντας την παρούσα εγκύκλιο, για την εφαρµογή της παραπάνω αναφερόµενης ΚΥΑ για την εφαρµογή της υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης από 1-9-2006 και Β)να µεριµνήσουν για την συγκέντρωση στοιχείων για την εφαρµογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης, όπως αριθµός εγγράφων που ζητήθηκαν, τήρηση προθεσµιών κ.λ.π., προκειµένου να διαπιστωθεί η αποτελεσµατικότητα του µέτρου. Όλες οι αρµόδιες Υπηρεσίες, να εφαρµόσουν πιστά την εν λόγω υπουργική απόφαση, για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των συγκεκριµένων πιστοποιητικών και αντιγράφων. Η Γενική ιεύθυνση Τοπικής Αυτοδιοίκησης του ΥΠΕΣ Α, να ενηµερώσει και να συντονίσει τους ήµους, τις Κοινότητες και τις Νοµαρχιακές Αυτοδιοικήσεις για την πιστή τήρηση των ανωτέρω. Ιδία: Το Υπουργείο Ανάπτυξης να ενηµερώσει όλα τα Επιµελητήρια της Χώρας για το περιεχόµενο της εγκυκλίου Το Υπουργείο ικαιοσύνης, Α)να ενηµερώσει τους ικηγορικούς Συλλόγους της Χώρας, και
Β)να µεριµνήσει για την έγκαιρη συγκέντρωση των στοιχείων επικοινωνίας των αρµόδιων υπηρεσιών των Πρωτοδικείων, τα οποία έχουν ήδη ζητηθεί µε το αριθµ. ΙΑ Π/Α/17696/3-8-2006 έγγραφο µας. Επίσης σας πληροφορούµε ότι το σύνολο του πληροφοριακού υλικού που αφορά στην παρούσα εγκύκλιο βρίσκεται στην ιστοσελίδα της ΓΓ &Η www.gspa.ur στη θέση; ηµόσια ιοίκηση > Εκσυγχρονισµός > Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση ικαιολογητικών. Τέλος, σας γνωρίζουµε ότι για τυχόν διευκρινίσεις ή πρόσθετες πληροφορίες η υπηρεσία µας βρίσκεται στην διάθεση σας. Ο Υφυπουργός Απόστολος Ανδρεουλάκος
ΑΠΟΦΑΣΗ Αριθµ. ΙΑ Π/Α/17402/31-7-2006 ΦΕΚ: 1042 / Β Αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης. ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΗΜΟΣΙΑΣ 1ΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΠΣΗΣ - ΙΚΑ1ΟΣΥΝΗΣ Έχοντας υπόψη: 1. Τις διατάξεις: α) Της παραγράφου 5 του άρθρου 16 του ν. 3448/2006 «Για την περαιτέρω χρήση πληροφοριών του δηµοσίου τοµέα και τη ρύθµιση θεµάτων αρµοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωση" (ΦΕΚ 57/Α'ϊβ) Του άρθρου 5 του ν. 3242/2004 «Ρυθµίσεις για την οργάνωση και λειτουργία της κυβέρνησης, τη διοικητική διαδικασία και τους ΟΤΑ- (ΦΕΚ 102 Α 1 ). γ) Του άρθρου 10 του ν. 3230/2004 «Καθιέρωση συστήµατος διοίκησης µε στόχους, µέτρηση της αποδοτικότητας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 44 Α'). δ) Της παραγράφου 1 του άρθρου 24 του ν. 3200/2003 «.Τροποποιήσεις του ν. 1388/1983 «Ίδρυση Εθνικού Κέντρου ηµόσιας ιοίκησης, Ίδρυση Εθνικής Σχολής Τοπικής Αυτοδιοίκησης και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 281 Α') ε) Τις διατάξεις του άρθρου 90 του π,δ. 63/2005 (ΦΕΚ 98/Α/2005) «Κωδικοποίηση της νοµοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα». στ) Της παρ. 1 του άρθρου 5 της απόφασης του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης «Ανάθεση αρµοδιοτήτων στους Υφυπουργούς Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης» αριθµ. Ι Κ/Φ.1/2/6139/23.3.2004 (ΦΕΚ 527 Β'). ζ) Των κοινών αποφάσεων του Υπουργού ΒΖΛΛΛ και των καθ' ύλη αρµοδίων υπουργών, που εκδόθηκαν κατ" εξουσιοδότηση των διατάξεων του εδαφίου 11 της παρ. 1 του άρθρου 31 του ν. 3013/2002 (ΦΕΚ 102/Α), µε τις οποίες καθορίζονται οι διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τα ΚΕΠ, για τις οποίες απαιτούνται ως δικαιολογητικά πιστοποιητικά αρµοδιότητας του Υπουργείου ικαιοσύνης, τα οποία µε την παρούσα απόφαση αναζητούνται αυτεπάγγελτα. Την ανάγκη βελτίωσης της εξυπηρέτησης των πολιτών και των επιχειρήσεων. Το γεγονός ότι από την παρούσα απόφαση δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισµού, αποφασίζουµε: Αρθρο 1 1. Τα ακόλουθα πιστοποιητικά αρµοδιότητας του Υπουργείου ικαιοσύνης, αναζητούνται αυτεπαγγέλτως από τις καθ' ύλη αρµόδιες, για την έκδοση των τελικών διοικητικών πράξεων, οργανικές µονάδες των Υπουργείων, των αυτοτελών δηµοσίων Υπηρεσιών, των οργανισµών Τοπικής Αυτοδιοίκησης α' και β 1 βαθµού, των Νοµικών Προσώπων ηµοσίου ικαίου, ήτοι: 1. Πιστοποιητικό περί µη πτώχευσης 2 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό εκκαθάριση Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό πτωχευτικό συµβιβασµό ή άλλη ανάλογη κατάσταση Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση Πιστοποιητικό περί µη έκδοσης απόφασης αναγκαστικής εκκαθάρισης ή αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συµβιβασµού Πιστοποιητικό περί µη κατάθεσης αίτησης για αναγκαστική διαχείριση Πιστοποιητικό περί µη τροποποίησης καταστατικού εταιρείας ή σωµατείου Πιστοποιητικό περί καταχώρησης ή µη εταιρείας ή σωµατείου στο οικείο βιβλίο (µητρώο) του Πρωτοδικείου Αντίγραφο καταστατικού εταιρείας ή σωµατείου που έχει κατατεθεί στο οικείο Πρωτοδικείο.
Πιστοποιητικό περί µη θέσεως σε δικαστική συµπαράσταση Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση των ανωτέρω πιστοποιητικών, διενεργείται µε έγγραφο της αρµόδιας για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης αρχής, το οποίο πληροί το διοικητικό τύπο του Παραρτήµατος (Ι), όταν πρόκειται για φυσικά πρόσωπα και του Παραρτήµατος (II), όταν πρόκειται για νοµικά πρόσωπα, αντίστοιχα, που αποτελούν αναπόσπαστο µέρος της παρούσας απόφασης. Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση των ανωτέρω δικαιολογητικών από την αρµόδια για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης, υπηρεσία, είναι υποχρεωτική και δεν απαιτείται σχετική εξουσιοδότηση του ενδιαφερόµενου πολίτη ή νοµικού προσώπου. Αρθρο 2 Η διαδικασία της αυτεπάγγελτης αναζήτησης των πιστοποιητικών τα οποία αναφέρονται στο άρθρο 1 της παρούσας απόφασης έχει ως εξής: α) Προσδιορίζεται µε σαφήνεια ο δηµόσιος σκοπός ή η διοικητική πράξη για την οποία απαιτείται η έκδοση του αντίστοιχου πιστοποιητικού. β) Παρέχονται επαρκή ταυτοποιητικά στοιχεία των προσώπων, για τα οποία ζητείται το αντίστοιχο πιστοποιητικό γ) Εντός 24ώρου από την υποβολή αίτησης πολίτη προς Υπηρεσία για τη διεκπεραίωση υπόθεσης του, η υπηρεσία αποστέλλει σχετικό σηµείωµα (έγγραφο) για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση του εκάστοτε πιστοποιητικού στην αρµόδια για την έκδοση του υπηρεσία, σύµφωνα µε τα οριζόµενα στην παρ. 3 του άρθρου 1 της απόφασης αυτής. Στο σηµείωµα αυτό, εκτός των άλλων στοιχείων πρέπει να αναγράφεται το ονοµατεπώνυµο του υπαλλήλου που αναζητά το πιστοποιητικό καθώς και η διαδικασία για την οποία είναι απαιτούµενο δικαιολογητικό. Η αποστολή του σηµειώµατος γίνεται µε χρήση τηλεοµοιοτυπίας (tax) ή µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο, (e-mail) εφόσον το τελευταίο συνοδεύεται µε ψηφιακή υπογραφή. Αν υπάρχουν περισσότερα του ενός αιτήµατα για την έκδοση πιστοποιητικού, µπορούν να οµαδοποιηθούν στο ίδιο σηµείωµα. δ) Εντός 5 (πέντε) ηµερών η αρµόδια υπηρεσία αποστέλλει µε τηλεοµοιοτυπία ή µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο (εφόσον το τελευταίο συνοδεύεται µε ψηφιακή υπογραφή) τα πιστοποιητικά, τα οποία έχουν ζητηθεί µε το σηµείωµα της παρ. (γ), στην υπηρεσία που τααναζητά. Η αποστολή πιστοποιητικού ταχυδροµικά γίνεται µόνο στην περίπτωση κατά την οποία απαιτείται η υποβολή του σε πρωτότυπο. ε) Το πιστοποιητικό το οποίο αποστέλλεται στην Υπηρεσία που το αναζήτησε µε τηλεοµοιοτυπία, επικυρώνεται από αυτή σύµφωνα µε το άρθρο 10 του ν. 3230y2004. Στις περιπτώσεις που, σύµφωνα µε ειδική διάταξη, απαιτείται το πρωτότυπο, προωθείται η όλη διαδικασία για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης µε βάση το αντίγραφο, το οποίο αποστέλλεται µε τηλεοµοιοτυπία σύµφωνα µε τα οριζόµενα στην παρ. (δ), µέχρι την λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η τελική διοικητική πράξη. Αρθρο 3 Τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών για τις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται µέσω αυτών και για τις οποίες απαιτούνται, ως δικαιολογητικά, τα πιστοποιητικά του άρθρου 1, αναζητούν εφεξής τα πιστοποιητικά αυτά, µόνο εφόσον ο ενδιαφερόµενος πολίτης επιθυµεί να τα χρησιµοποιήσει σε φορείς που δεν εµπίπτουν στο πεδίο εφαρµογής της παρούσας απόφασης. Αρθρο 4 Η απόφαση τίθεται σε ισχύ από την 1η Σεπτεµβρίου 2006 Αθήνα, 31 Ιουλίου 2006