ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΙΑ ΙΚΤΥΟ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ IΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΘΗΝΑ 2.10.2013 ΤΜΗΜΑ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Αριθµ. Πρωτ. 22247 ΚΑΙ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ Ταχ. /νση: Λ. Αµαλίας 12 Τ.Κ. 105 57 ΑΘΗΝΑ ΠΡΟΣ: ΑΠΟ ΕΚΤΕΣ Π.. Πληροφορίες: Ι. Κορρές Τηλέφωνο: 210-3736146 FAX: 210-3736145 ΘΕΜΑ: Προκήρυξη πρόχειρου µειοδοτικού διαγωνισµού για την προµήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Τουρισµού µε τη χρήση ψηφιακών υπογραφών για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Υπουργείου Τουρισµού. ΑΠΟΦΑΣΗ Έχοντας υπόψη : 1. Το Ν. 2286/1995 «Προµήθειες του δηµοσίου τοµέα και ρυθµίσεις συναφών θεµάτων» (ΦΕΚ 19/Α/01-02-95), όπως τροποποιήθηκε, συµπληρώθηκε και ισχύει. 2. Το Ν. 2362/1995 «Περί δηµόσιου λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 247/Α/27-11-1995) όπως τροποποιήθηκε, συµπληρώθηκε και ισχύει σήµερα. 3. Το Π.. 136/2011 (ΦΕΚ 267 Α ) «Περί καθορισµού κατωτάτου ύψους των δαπανών που ελέγχονται από το Ελεγκτικό Συνέδριο». 4. Τις διατάξεις του Π.. 60/2007 «Προσαρµογή της Ελληνικής Νοµοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισµού των διαδικασιών σύναψης δηµοσίων συµβάσεων έργων, προµηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε µε την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου της 16ης Νοεµβρίου 2005» (ΦΕΚ 64/Α). 5. Το Π.. 113/2010 «Ανάληψη υποχρεώσεων από τους διατάκτες» (ΦΕΚ 194/Α/2010). 6. Το Π.. 118/2007 «Κανονισµός προµηθειών του δηµοσίου» (ΦΕΚ 150/Α/10-7-2007). 7. Το Ν. 3861/2010 «Ενίσχυση της διαφάνειας µε την υποχρεωτική ανάρτηση νόµων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο ιαδίκτυο «Πρόγραµµα ιαύγεια» και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 112/Α/13-7-2010) 8. Τις διατάξεις του Ν. 4013/2011 «Σύσταση ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής ηµοσίων Συµβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου ηµοσίων Συµβάσεων- Αντικατάσταση του έκτου κεφαλαίου του N. 3588/2007 (πτωχευτικός κώδικας) - Προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 204/Α /15-9-2011), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. 9. Τις διατάξεις της αριθ. Π1/2380/18-12-2012 Κ.Υ.Α. «Ρύθµιση των ειδικότερων θεµάτων λειτουργίας και διαχείρισης του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου ηµοσίων Συµβάσεων του Υπουργείου Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας, Υποδοµών, Μεταφορών και ικτύων» (ΦΕΚ 3400/Β/20-12-2012). 10. Το Ν. 3270/2004 «Αρµοδιότητες του Υπουργείου Τουριστικής Ανάπτυξης και θέµατα Τουρισµού» (ΦΕΚ 187/Α/11.10.2004). 11. Το άρθρο τέταρτο, παρ. 1, του Ν. 3845/2010 «Μέτρα για την εφαρµογή του µηχανισµού στήριξης της ελληνικής οικονοµίας από τα κράτη - µέλη της Ζώνης του Ευρώ και το ιεθνές Νοµισµατικό Ταµείο (.Ν.Τ.)» (Φ.Ε.Κ. 65/Α/06.05.2010), όπως τροποποίησε (και ισχύει) το άρθρο 21, παρ. 1, α) και β) εδάφια του Κώδικα Προστιθέµενης Αξίας, ο οποίος κυρώθηκε µε τον Ν. 2859/2000 (Φ.Ε.Κ. 248/Α/07.11.2000). 12. Το άρθρο 90 του «Κώδικα Νοµοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα», που κυρώθηκε µε το άρθρο πρώτο του Π.. 63/2005 «Κωδικοποίηση της νοµοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα» (Φ.Ε.Κ. 98/Α/22.04.2005). 13. Το Π.. 149/2005 «Οργανισµός του Υπουργείου Τουριστικής Ανάπτυξης» (Φ.Ε.Κ. 211/Α/22.08.2005). 14. Το άρθρο 6 του Π.. 85/2012 «Ίδρυση και µετονοµασία Υπουργείων, µεταφορά και κατάργηση υπηρεσιών» (Φ.Ε.Κ. 141/Α/21.06.2012). 1
15. Το Π.. 86/2012 «ιορισµός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (Φ.Ε.Κ. 141/ Α/21.06.2012). 16. Το Π.. 98/2012 (Φ.Ε.Κ. 160/Α/10.08.2012) «Τροποποίηση του Π.. 85/2012 (Φ.Ε.Κ. 141/Α/21.06.2012) «Ίδρυση και µετονοµασία Υπουργείων, µεταφορά και κατάργηση υπηρεσιών» και ειδικότερα το άρθρο 4 του Π.. 98/2012, όπως αυτό τροποποιεί το άρθρο 6 του Π.. 85/2012 (Φ.Ε.Κ. 141/Α/21.06.2012). 17. Την υπ αριθ. 10694/26.07.2013 Κοινή Απόφαση του Πρωθυπουργού και της Υπουργού Τουρισµού περί διορισµού του Γενικού Γραµµατέα του Υπουργείου Τουρισµού (Φ.Ε.Κ. 353/Υ.Ο.Ο../26.07.2013). 18. Την υπ αριθµ. 18938/21.8.2013 Απόφαση της Υπουργού Τουρισµού περί ορισµού του Γενικού Γραµµατέα του Υπουργείου Τουρισµού ως Προϊσταµένου Οικονοµικών Υπηρεσιών» (Α..Α.: ΒΛΩ3ΟΟ-ΩΛ3). 19. Την υπ αριθµ. 18251/24.12.2012 Απόφαση της Υπουργού Τουρισµού (Φ.Ε.Κ. 3558/τ.Β /31.12.2012) για τη «Μεταβίβαση δικαιώµατος υπογραφής «Με εντολή Υπουργού» στον Γενικό Γραµµατέα του Υπουργείου Τουρισµού, στον Γενικό Γραµµατέα της Γενικής Γραµµατείας Τουριστικών Υποδοµών και Επενδύσεων, στον Προϊστάµενο Γενικής ιεύθυνσης Τουριστικής Πολιτικής και Οργάνωσης, στον Προϊστάµενο Γενικής ιεύθυνσης Επενδύσεων και Ανάπτυξης, στον Προϊστάµενο ιεύθυνσης ιοικητικού και στον Προϊστάµενο της ιεύθυνσης Οικονοµικού του Υπουργείου Τουρισµού», όπως αυτή τροποποιήθηκε και συµπληρώθηκε µε τις υπ αριθµ. 5551/20.03.2013 (Φ.Ε.Κ. 742/τ.Β /01.04.2013) και 14520/28.06.2013 (Φ.Ε.Κ. 1652/τ.Β /04.07.2013) Αποφάσεις της Υπουργού Τουρισµού. 20. Τις διατάξεις του Ν. 3844/2010 (ΦΕΚ 63/Α) «Προσαρµογή της ελληνικής νοµοθεσίας στην Οδηγία 2006/123 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου σχετικά µε τις υπηρεσίες στην εσωτερική αγορά και άλλες διατάξεις». 21. Το Π.. 150/2001 «Προσαρµογή στην Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου σχετικά µε το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές» (Φ.Ε.Κ. 125/Α/25.06.2001). 22. Τις διατάξεις του Ν. 4093/12 (ΦΕΚ 222/Α) «Έγκριση Μεσοπρόθεσµου Πλαισίου ηµοσιονοµικής 2013-2016 Επείγοντα Μέτρα Εφαρµογής του Ν. 4046/2012 και του Μεσοπρόθεσµου Πλαισίου ηµοσιονοµικής Στρατηγικής 2013-2016» 23. Την µε αριθµ. 35130/739/9.8.2010 απόφαση του Υπουργού Οικονοµικών «Αύξηση των χρηµατικών ποσών του άρθρου 83 παρ. 1 του Ν. 2362/95 για τη σύναψη δηµοσίων συµβάσεων που αφορούν προµήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων» (ΦΕΚ 1291/Β/11.8.2010) για την προµήθεια προϊόντων µε συνοπτική διαδικασία (πρόχειρο διαγωνισµό) µέχρι του ποσού των εξήντα χιλιάδων (60.000) ευρώ. 24. Τις διατάξεις του Ν. 3979/11 (ΦΕΚ 138/Α) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» 25. Το µε αρ. πρωτ. 326/20.9.2013 (Α ΑΜ: 13REQ001626234 2013-09-20) Υπηρεσιακό Σηµείωµα πρωτογενούς αιτήµατος 26. Την υπ αριθµ. Πρωτ. 21357/20.9.2013 (Α Α: ΒΛ9ΣΟΟ-4Β1, Α ΑΜ: 13REQ001637892 2013-09-27) απόφαση δέσµευσης δαπάνης ποσού 25.000,00 επί της οποίας βεβαιώνεται µε σχετική πράξη της Υ..Ε., µε αριθµό καταχώρησης στο βιβλίο εγκρίσεων και εντολών πληρωµής 88321 ότι η ανωτέρω δαπάνη είναι εντός του ποσοστού διάθεσης της πίστωσης του ΚΑΕ 0873, φορέα 45-110 οικονοµικού έτους 2013. 27. Το µε αριθµ. Πρωτ. 740/16.9.2013 υπηρεσιακό σηµείωµα της ιεύθυνσης ιοικητικού σχετικό µε την προµήθεια ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, τον εξαιρετικά επείγοντα χαρακτήρα αυτής και τα συνηµµένα σε αυτό αντικείµενο σύµβασης και τεχνικές προδιαγραφές που καλύπτουν τις ανάγκες των υπηρεσιών του Υπουργείου Τουρισµού. ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΜΕ Την διενέργεια πρόχειρου διαγωνισµού µε σφραγισµένες προσφορές µε κριτήριο κατακύρωσης τη χαµηλότερη τιµή για την προµήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Τουρισµού µε τη χρήση ψηφιακών υπογραφών για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Υπουργείου Τουρισµού, σύµφωνα µε τους γενικούς όρους και τις τεχνικές προδιαγραφές (Παραρτήµατα Α και Β ) που αποτελούν αναπόσπαστα µέρη της παρούσας. 1. Η προϋπολογισθείσα δαπάνη ανέρχεται στο ποσό των είκοσι πέντε χιλιάδων ευρώ (25.000,00 ), συµπεριλαµβανοµένου Φ.Π.Α 23% και θα βαρύνει τις πιστώσεις του ΚΑΕ 0873, µε ειδικό φορέα 45-110, του Τακτικού Προϋπολογισµού του Υπουργείου Τουρισµού του οικονοµικού έτους 2013. 2. Ο διαγωνισµός θα γίνει ενώπιον της αρµόδιας Επιτροπής Αξιολόγησης των αποτελεσµάτων του εν λόγω διαγωνισµού, που θα συσταθεί για το σκοπό αυτό, στο Υπουργείο Τουρισµού επί της Λ. Αµαλίας 12, ΤΚ 10557, Αθήνα, στις 16 Οκτωβρίου 2013 ηµέρα Τετάρτη και ώρα 10.00 π.µ. Η παρούσα προκήρυξη θα αναρτηθεί στο διαδίκτυο στις ιστοσελίδες diavgeia.gov.gr, www.gnto.gr, στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.e-procurement.gr στην κατηγορία «Προκηρύξεις» σύµφωνα µε τον Ν. 4013/11, στον πίνακα ανακοινώσεων του Υπουργείου και σε κάθε άλλο πρόσφορο µέσο. Η αποσφράγιση των προσφορών γίνεται δηµόσια. Προσφορά µπορεί να υποβληθεί µέχρι την προηγούµενη εργάσιµη ηµέρα της διενέργειας του διαγωνισµού, δηλαδή µέχρι την Τρίτη 15 Οκτωβρίου 2013. 2
3. Κατά τα λοιπά ο διαγωνισµός θα γίνει σύµφωνα µε τα παρακάτω παραρτήµατα που θεωρούνται αναπόσπαστο µέρος της προκήρυξης αυτής και τις διατάξεις του Π.. 118/2007 «Κανονισµός προµηθειών του δηµοσίου» (ΦΕΚ 150/Α/10-7-2007). Γενικοί όροι του διαγωνισµού....... ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α Τεχνικές Προδιαγραφές..... ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β Υπόδειγµα Οικονοµικής Προσφοράς.... ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Υπόδειγµα Εγγυητικής Επιστολής Καλής Εκτέλεσης.... ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Υπόδειγµα συµβάσεως...... ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε 4. Αντίγραφα της παρούσας καθώς και σχετικές πληροφορίες µπορούν οι ενδιαφερόµενοι να ζητούν όλες τις εργάσιµες ηµέρες και ώρες από το τµήµα Συµβάσεων Προµηθειών και Περιουσίας του Υπουργείου Τουρισµού (Λ. Αµαλίας 12, ΤΚ 10557, τηλ. 2103736145). Πληροφορίες σχετικές µε τεχνικά ζητήµατα και τεχνικές προδιαγραφές µπορούν οι ενδιαφερόµενοι να ζητούν όλες τις εργάσιµες ηµέρες και ώρες από το Τµήµα Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών του Υπουργείου Τουρισµού (Λ. Αµαλίας 12, ΤΚ 10557, τηλ. 2103736347) ΜΕ ΕΝΤΟΛΗ ΥΠΟΥΡΓΟΥ Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΣ ΛΙΑΣΚΟΣ ΑΠΟ ΕΚΤΕΣ Π..: 1. Εταιρείες Εµπορίας Λογισµικού 2. Επιτροπή διεξαγωγής διαγωνισµού ΚΟΙΝ.: - Γραφείο Υπουργού - Γραφείο Γενικού Γραµµατέα - Γραφείο Γενικής /νσης Τουριστικής Πολιτικής και Οργάνωσης Εσωτερική ιανοµή - /νση Οικονοµικών Υπηρεσιών - /νση ιοικητικού - Τµήµα Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών - Τµήµα Συµβάσεων Προµηθειών και Περιουσίας 3
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α «ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ» ΑΡΘΡΟ 1: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ - ΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Α. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ Πρόχειρος µειοδοτικός διαγωνισµός µε σφραγισµένες προσφορές και µε κριτήριο κατακύρωσης τη χαµηλότερη τιµή σε ευρώ, για την προµήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Τουρισµού µε τη χρήση ψηφιακών υπογραφών για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Υπουργείου Τουρισµού, όπως παρατίθενται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β, που αποτελεί αναπόσπαστο µέρος της παρούσας προκήρυξης, συνολικής δαπάνης µέχρι του ποσού των είκοσι πέντε χιλιάδων ευρώ (25.000,00 ) συµπεριλαµβανόµενου του Φ.Π.Α. Β. ΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΟ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟ 1. ικαίωµα συµµετοχής στον διαγωνισµό έχουν: Φυσικά ή νοµικά πρόσωπα της ηµεδαπής ή της αλλοδαπής ή συνεταιρισµοί που ασχολούνται και λειτουργούν νόµιµα στην Ελλάδα ή στην Ε.Ε. µε Εµπορικό - Βιοµηχανικό ή Βιοτεχνικό επάγγελµα σχετικό µε το διαγωνιζόµενο αντικείµενο της προµήθειας το έτος κατά το οποίο διενεργείται ο διαγωνισµός. Ενώσεις Προµηθευτών που υποβάλλουν κοινές προσφορές, εφόσον πληρούν τους όρους που καθορίζονται στο άρθρο 7 του Π.. 118/07. Κοινοπραξίες που λειτουργούν νόµιµα στην Ελλάδα ή σε άλλο κράτος µέλος της Ε.Ε. 2. Στον διαγωνισµό δεν γίνονται δεκτοί: Όσοι δεν ασκούν το επάγγελµα όπως ορίζεται παραπάνω. Όσοι αποκλείστηκαν τελεσίδικα από κάποια άλλη ηµόσια Υπηρεσία ή Ν.Π... γιατί δεν εκπλήρωσαν τις συµβατικές τους υποχρεώσεις. Όσοι αποκλείστηκαν από διαγωνισµούς για προµήθειες ηµοσίου µε απόφαση του αρµόδιου φορέα. Όσα φυσικά ή νοµικά πρόσωπα του εξωτερικού έχουν υποστεί αντίστοιχες µε τις παραπάνω κυρώσεις. Τα παραπάνω ισχύουν και για οποιοδήποτε από τα µέλη της ένωσης ή της κοινοπραξίας. ΑΡΘΡΟ 2 : ΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΟ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟ Για τη συµµετοχή στον διαγωνισµό, ο κάθε διαγωνιζόµενος οφείλει να προσκοµίσει µέσα στον φάκελο, µαζί µε την προσφορά του, τα ακόλουθα δικαιολογητικά συµµετοχής: α. Υπεύθυνη δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του Ν. 1599/1986 (ΦΕΚ 75/Α), όπως εκάστοτε ισχύει µε θεώρηση γνησίου υπογραφής στην οποία: 1. Θα αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισµού. 2. Θα δηλώνεται ότι, µέχρι και την ηµέρα υποβολής της προσφοράς του: - είναι εγγεγραµµένος στο οικείο Επιµελητήριο. - δεν έχει καταδικασθεί µε αµετάκλητη καταδικαστική απόφαση για κάποιο από τα αδικήµατα της παρ. 1 του άρθρου 43 του Π.. 60/2007, δηλ. της συµµετοχής σε εγκληµατική οργάνωση, της δωροδοκίας, της απάτης, της νοµιµοποίησης εσόδων από παράνοµες δραστηριότητες, ούτε έχει καταδικασθεί βάσει δικαστικής απόφασης που έχει ισχύ δεδικασµένου, σύµφωνα µε τις διατάξεις της χώρας όπου εκδόθηκε η απόφαση, και η οποία διαπιστώνει αδίκηµα σχετικό µε την επαγγελµατική του διαγωγή. - δεν τελεί υπό πτώχευση, εκκαθάριση, παύση εργασιών, αναγκαστική διαχείριση, πτωχευτικό συµβιβασµό, αναστολή εργασιών ή άλλη ανάλογη κατάσταση που προκύπτει από παρόµοια διαδικασία που προβλέπεται από τις διατάξεις της χώρας εγκατάστασης του προσφέροντα, όπως επίσης ότι δεν έχει κινηθεί εναντίον του διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση ή εκκαθάριση, αναγκαστική διαχείριση, πτωχευτικό συµβιβασµό ή άλλη ανάλογη διαδικασία. - δεν τελεί σε αποκλεισµό κατά τα άρθρα 18, 34 και 39 του Π. 118/2007 κατά την ηµεροµηνία διενέργειας του διαγωνισµού. - είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήµερος ως προς τις υποχρεώσεις του της περίπτωσης (3) του εδ. α της παρ. 2 του άρθρου 6 του Π.. 118/07 (ΦΕΚ 150/Α) - Τα νοµικά πρόσωπα ηµεδαπά ή αλλοδαπά ότι δεν τελούν υπό κοινή εκκαθάριση του Κ.Ν. 2190/1920, όπως εκάστοτε ισχύει, ή ειδική εκκαθάριση του Ν. 1892/1990 (ΦΕΚ 101/A), όπως εκάστοτε ισχύει, ή άλλες ανάλογες καταστάσεις (µόνο για αλλοδαπά νοµικά πρόσωπα) και, επίσης, ότι δεν τελούν υπό διαδικασία έκδοσης απόφασης κοινής ή ειδικής εκκαθάρισης των ανωτέρω νοµοθετηµάτων ή υπό άλλες ανάλογες καταστάσεις (µόνο για αλλοδαπά νοµικά πρόσωπα). β. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986 στην οποία θα δηλώνουν ότι, σε περίπτωση ανάδειξής τους ως αναδόχων, αποδέχονται ανεπιφύλακτα και αναλαµβάνουν όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την συναφθησόµενη σύµβαση και ιδίως ότι αναλαµβάνουν την εκτέλεση του έργου σύµφωνα µε τα αναφερόµενα στις Τεχνικές Προδιαγραφές της παρούσας. 4
γ. Εφόσον οι προµηθευτές συµµετέχουν στο διαγωνισµό µε αντιπρόσωπό τους, υποβάλλουν µαζί µε την προσφορά παραστατικό εκπροσώπησης. Α. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΑΡΘΡΟ 3: ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Γίνονται δεκτές προσφορές µόνο για το σύνολο των προκηρυχθέντων άλλως η προσφορά θα αποκλείεται από τον διαγωνισµό. Οι προσφορές πρέπει: α) Να έχουν συνταχθεί στην Ελληνική γλώσσα, µε εξαίρεση αυστηρά τεχνικούς όρους για τους οποίους δεν υπάρχει αντίστοιχη δόκιµη µετάφραση στην Ελληνική και µπορούν να είναι στην Αγγλική γλώσσα. β) Να αναφέρουν την τιµή της προσφοράς αριθµητικά και ολογράφως χωρίς Φ.Π.Α., υποχρεωτικά επίσης θα αναφέρουν το ποσοστό Φ.Π.Α. στο οποίο υπάγεται η εν λόγω προσφορά. Σε περίπτωση που αναφέρεται εσφαλµένος Φ.Π.Α. αυτός θα διορθώνεται από την Υπηρεσία. γ) Να είναι δακτυλογραφηµένες και να µη φέρουν παράτυπες διορθώσεις (σβησίµατα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ). Εάν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, πρέπει να είναι καθαρογραµµένη και µονογραµµένη από τον προσφέροντα, το δε αρµόδιο όργανο παραλαβής και αποσφράγισης των προσφορών, κατά τον έλεγχο, µονογράφει και σφραγίζει την τυχόν διόρθωση ή προσθήκη. Η προσφορά απορρίπτεται όταν υπάρχουν σ αυτή διορθώσεις που την καθιστούν ασαφή, κατά την κρίση της Επιτροπής αξιολόγησης των προσφορών. δ) Nα υποβληθούν επί ποινή αποκλεισµού σε δύο (2) αντίτυπα. Σε ένα από τα δύο αντίτυπα και σε κάθε σελίδα αυτού, που θα είναι µονογραµµένη, θα γράφεται ή λέξη "ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ" και αυτό θα είναι το επικρατέστερο του άλλου αντιτύπου, σε περίπτωση διαφοράς µεταξύ τους. ε) Να αναφέρουν ότι ισχύουν και δεσµεύουν τους υποψήφιους Αναδόχους για εκατόν είκοσι (120) ηµέρες από την επόµενη µέρα της καταληκτικής ηµεροµηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει µικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Εναλλακτικές προσφορές δε γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. στ) Να αναφέρουν τη γενική συνολική τιµή της προσφοράς, η οποία θα αναγράφεται αριθµητικά και ολογράφως χωρίς Φ.Π.Α. Υποχρεωτικά επίσης θα αναφέρουν το ποσοστό Φ.Π.Α. στο οποίο υπάγεται η εν λόγω προµήθεια. Σε περίπτωση που αναφέρεται εσφαλµένος Φ.Π.Α. αυτός θα διορθώνεται από την Υπηρεσία. δ) Να µη φέρουν παράτυπες διορθώσεις (σβησίµατα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ) και να είναι µονογραµµένες από τον διαγωνιζόµενο. Εάν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, πρέπει να είναι καθαρογραµµένη και µονογραµµένη από τον προσφέροντα, το δε αρµόδιο όργανο παραλαβής και αποσφράγισης των προσφορών, κατά τον έλεγχο, µονογράφει και σφραγίζει την τυχόν διόρθωση ή προσθήκη. Η προσφορά απορρίπτεται όταν υπάρχουν σ αυτή διορθώσεις που την καθιστούν ασαφή, κατά την κρίση του οργάνου αξιολόγησης των προσφορών. Β. ΤΡΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι φάκελοι των προσφορών πρέπει απαραίτητα να φέρουν την ΕΠΩΝΥΜΙΑ, την ΙΕΥΘΥΝΣΗ, ΤΗΛΕΦΩΝΟ, FAX & Ε-ΜΑΙL του ΙΑΓΩΝΙΖΟΜΕΝΟΥ καθώς επίσης και την ένδειξη: ΠΡΟΣΦΟΡΑ (µε κεφαλαία) ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ Λ. Αµαλίας 12, Αθήνα, Τ.Κ. 10557 ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ Αρ. «Πρόχειρος µειοδοτικός διαγωνισµός για την προµήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Τουρισµού µε τη χρήση ψηφιακών υπογραφών για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Υπουργείου Τουρισµού» - ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ. : /2013 - ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ:. Μέσα στον κυρίως φάκελο της προσφοράς τοποθετούνται: Φάκελος µε την ένδειξη «ικαιολογητικά Συµµετοχής» που περιέχει τα δικαιολογητικά του άρθρου 2 της παρούσας προκήρυξης. Φάκελος µε την ένδειξη «Τεχνική Προσφορά» η οποία θα είναι σύµφωνη µε τα τις τεχνικές προδιαγραφές του Παραρτήµατος Β. Σηµειώνεται ότι στην τεχνική προσφορά δεν αναγράφονται τιµές. Η τεχνική προσφορά θα πρέπει να υποβληθεί σύµφωνα µε τις τεχνικές προδιαγραφές του Παραρτήµατος Β και να περιέχει επιπλέον: α) την αναλυτική περιγραφή 5
της σχετικής εµπειρίας του υποψήφιου αναδόχου σε θέµατα που συνδέονται µε το αντικείµενο της προµήθειας και του έργου της εγκατάστασης και παραµετροποίησης, β) την αντίληψή του για το αντικείµενο της προµήθειας, του έργου της εγκατάστασης και παραµετροποίησης και την προσέγγισή του για την υλοποίησή του και γ) τις προσφερόµενες υπηρεσίες. Η Τεχνική Προσφορά δεν αξιολογείται για οποιαδήποτε κατάταξη του υποψηφίου. Τα στοιχεία της χρησιµοποιούνται µόνο για τον αποκλεισµό Προσφορών που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις της Προκήρυξης (Παράρτηµα Τεχνικών Προδιαγραφών Β). Φάκελος µε την ένδειξη «Οικονοµική Προσφορά» θα έχει την µορφή του Παραρτήµατος Γ. Οι ανωτέρω Φάκελοι θα υποβληθούν ως εξής : Φάκελος «ΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ»: -ένα (1) πρωτότυπο -ένα (1) αντίγραφο που θα περιλαµβάνονται στον σφραγισµένο Φάκελο «ΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ». Φάκελος «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ»: -ένα (1) πρωτότυπο -ένα (1) αντίγραφο που θα περιλαµβάνονται στον σφραγισµένο Φάκελο «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ». Φάκελος «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ»: -ένα (1) πρωτότυπο -ένα (1) αντίγραφο που θα περιλαµβάνονται στον σφραγισµένο Φάκελο «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ». Προσφορά µπορεί να υποβληθεί και µε συστηµένη ταχυδροµική επιστολή που θα απευθύνεται στο Υπουργείο Τουρισµού, Λ. Αµαλίας 12, Αθήνα Τ.Κ 10557 και που θα προορίζεται για την αρµόδια Επιτροπή µε τις ίδιες κατά τα παραπάνω ενδείξεις. Όλες οι προσφορές ακόµα και αυτές που θα υποβληθούν ταχυδροµικά, θα ληφθούν υπόψη µόνο αν φθάσουν στην Επιτροπή την προηγούµενη εργάσιµη ηµέρα της διενέργειας του διαγωνισµού, διαφορετικά δεν θα ληφθούν υπόψη. εν θα ληφθούν υπόψη προσφορές που είτε υποβλήθηκαν µετά από την καθορισµένη ηµεροµηνία είτε ταχυδροµήθηκαν έγκαιρα, αλλά δεν έφθασαν στην Επιτροπή έγκαιρα. Το άνοιγµα των προσφορών θα γίνει στις 16.10.2013 ηµέρα Τετάρτη και ώρα 10.00 π.µ. στη ιεύθυνση Οικονοµικών Υπηρεσιών στο Υπουργείο Τουρισµού επί της Λ. Αµαλίας 12, Αθήνα, Τ.Κ. 10557. Μετά την κατάθεση των προσφορών, η Επιτροπή θα τις αποσφραγίσει ενώπιον των διαγωνιζοµένων ή των εξουσιοδοτηµένων αντιπροσώπων τους. Επισηµαίνεται ότι αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες, (άρθρο 14 του Π.. 118/07). ΑΡΘΡΟ 4 : ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ Ο ανάδοχος υποχρεούται να καταθέσει εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της σύµβασης, συµπληρωµένη, επί ποινή αποκλεισµού, σύµφωνα µε το υπόδειγµα του Παραρτήµατος Γ της παρούσας, το ύψος της οποίας αντιστοιχεί σε ποσοστό 10% της συνολικής συµβατικής αξίας, χωρίς τον Φ.Π.Α. Η εγγύηση κατατίθεται πριν ή κατά την υπογραφή της σύµβασης. Η Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης θα πρέπει να έχει χρονική ισχύ τουλάχιστον ενός έτους πλέον του χρόνου παράδοσης του έργου. ΑΡΘΡΟ 5 : ΤΙΜΕΣ- ΠΛΗΡΩΜΗ Α) ΤΙΜΕΣ: Οι τιµές θα πρέπει να δίνονται σε ευρώ. Προσφορές που δεν δίνουν τις τιµές σε ευρώ ή που καθορίζουν σχέση ευρώ σε άλλο νόµισµα θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Εφόσον από την προσφορά δεν προκύπτει µε σαφήνεια η προσφερόµενη τιµή, η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Προσφορές που θέτουν όρο αναπροσαρµογής της τιµής απορρίπτονται επίσης ως απαράδεκτες. Οι τιµές θα δίδονται ως εξής: Τιµή χωρίς Φ.Π.Α. Ποσοστό Φ.Π.Α. επί τοις εκατό (%) στο οποίο υπάγεται το είδος (Σε περίπτωση που αναφέρεται εσφαλµένος Φ.Π.Α., αυτός θα διορθώνεται από την Υπηρεσία). Για τη σύγκριση των προσφορών θα λαµβάνεται υπόψη η προσφερόµενη τιµή χωρίς Φ.Π.Α. Η Υπηρεσία διατηρεί το δικαίωµα να ζητήσει από τους συµµετέχοντες στοιχεία απαραίτητα για την τεκµηρίωση των προσφερόµενων τιµών, οι δε συµµετέχοντες υποχρεούνται να παρέχουν αυτά. Β) ΠΛΗΡΩΜΗ 6
Η πληρωµή της αξίας του λογισµικού που θα προµηθευτεί η Υπηρεσία µας θα πραγµατοποιηθεί µετά την ολοκλήρωση της προµήθειας την εγκατάσταση και παραµετροποίησή του και την ποσοτική και ποιοτική παραλαβή από την αρµόδια Επιτροπή, µε τακτικό χρηµατικό ένταλµα, που θα βαρύνει τις πιστώσεις του τακτικού προϋπολογισµού έτους 2013 µε ειδικό φορέα 45-110 ΚΑΕ 0873, αφού υποβληθούν και τα απαιτούµενα για τις περιπτώσεις αυτές δικαιολογητικά. ΑΡΘΡΟ 6 : ΠΑΡΑ ΟΣΗ ΕΡΓΟΥ ΡΗΤΡΕΣ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΗΣ Η παράδοση του έργου θα γίνει στο επί της Λ. Αµαλίας 12 κτίριο του Υπουργείου Τουρισµού, ενώπιον της αρµόδιας επιτροπής παραλαβής που θα συγκροτηθεί. Η υλοποίηση του έργου θα γίνει σύµφωνα µε τις τεχνικές προδιαγραφές και θα αρχίσει αµέσως µετά την υπογραφή της σύµβασης. Ο προµηθευτής που θα ανακηρυχθεί µειοδότης είναι υποχρεωµένος να υπογράψει τη σχετική σύµβαση µέσα σε 10 ηµέρες από την ηµέρα που θα κληθεί, προσκοµίζοντας και εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης, ίση προς το 10% της συµβατικής αξίας χωρίς Φ.Π.Α., η οποία θα παραµένει στην Υπηρεσία µέχρι την πλήρη εκτέλεση της σύµβασης. Σε κάθε περίπτωση µη τήρησης των όρων της σύµβασης ως προς το χρόνο παράδοσης, ισχύουν οι περί κρατικών προµηθειών διατάξεις. ΑΡΘΡΟ 7 : ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Κριτήριο για την κατακύρωση του διαγωνισµού και την τελική επιλογή του αναδόχου είναι η χαµηλότερη προσφορά στο σύνολο του έργου, όπως αναφέρεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β της παρούσας, εφόσον αυτό πληροί τις προδιαγραφές που ορίζονται από την προκήρυξη. ΑΡΘΡΟ 8: ΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ Μετά την αξιολόγηση των προσφορών, κατά το άρθρο 20 του Π.. 118/2007, ο Προσφέρων στον οποίο πρόκειται να γίνει η κατακύρωση οφείλει να υποβάλει τα έγγραφα και δικαιολογητικά της παραγράφου 2 του άρθρου 6 του Π.. 118/2007, σύµφωνα µε τα οριζόµενα στην παρούσα. Τα ανωτέρω έγγραφα και δικαιολογητικά προσκοµίζονται σε σφραγισµένο φάκελο, ο οποίος παραδίδεται εντός της ως άνω προθεσµίας στην Υπηρεσία που διενεργεί τον διαγωνισµό. Η Υπηρεσία από της παραλαβής του φακέλου, αποστέλλει ανακοίνωση στον προσφέροντα, στον οποίο πρόκειται να γίνει η κατακύρωση και στους λοιπούς προσφέροντες, των οποίων οι οικονοµικές προσφορές έχουν αποσφραγιστεί, ορίζοντας την ηµεροµηνία, την ώρα και τον τόπο αποσφράγισης του ως άνω φακέλου των δικαιολογητικών. Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αποτελεσµάτων ιαγωνισµού προβαίνει στην αποσφράγιση και µονογραφή όλων των σελίδων του φακέλου των δικαιολογητικών του Προσφέροντος στον οποίο πρόκειται να γίνει η κατακύρωση, την ηµεροµηνία και ώρα που ορίζεται µε την ως άνω πρόσκληση - ανακοίνωση της Υπηρεσίας. Ο ιαγωνισµός ολοκληρώνεται µε την επιφύλαξη των όσων ορίζονται στις κείµενες διατάξεις - µε την έκδοση της απόφασης Κατακύρωσης του Έργου από την Αναθέτουσα Αρχή, η οποία εκδίδεται µετά από την αξιολόγηση των δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 6 του Π.. 118/2007 που ο προκρινόµενος προσφέρων έχει προσκοµίσει στην Υπηρεσία, σύµφωνα µε τους όρους της ως άνω διάταξης. Η Απόφαση Κατακύρωσης της Αναθέτουσας Αρχής κοινοποιείται µέσω τηλεοµοιοτυπίας σε όλους τους ιαγωνιζόµενους, οι οποίοι δεν αποκλείστηκαν από τον ιαγωνισµό. Αν ο προκρινόµενος προσφέρων δεν προσκοµίζει ένα ή περισσότερα από τα έγγραφα και τα δικαιολογητικά που προβλέπονται στην παρ. 2 του άρθρου 6 του Π.. 118/2007, σύµφωνα µε τα οριζόµενα στις διατάξεις αυτές, η κατακύρωση γίνεται στον υποψήφιο που προσφέρει την αµέσως επόµενη πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά προσφορά. Σε περίπτωση που και αυτός δεν προσκοµίζει ένα ή περισσότερα από τα έγγραφα και δικαιολογητικά, τα οποία απαιτούνται κατά τα ανωτέρω, η κατακύρωση γίνεται στον υποψήφιο µε την αµέσως επόµενη πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά και ούτω καθεξής. Αν κανένας από τους προµηθευτές δεν προσκοµίζει, σύµφωνα µε τους όρους και τις προϋποθέσεις των ανωτέρω διατάξεων, ένα ή περισσότερα από τα έγγραφα και δικαιολογητικά τα οποία απαιτούνται από αυτές, ο διαγωνισµός µαταιώνεται. ΑΡΘΡΟ 9 : ΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ Ενστάσεις υποβάλλονται για τους λόγους και µε τη διαδικασία που προβλέπονται στο άρθρο 15 του Π.. 118/07 (ΦΕΚ 150/Α). 7
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ Προµήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Τουρισµού µε τη χρήση ψηφιακών υπογραφών A.1 ΓΕΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΣΤΟΧΩΝ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ A.1.1ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Το παρόν έργο αφορά στην προµήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία ψηφιακού περιβάλλοντος αυτοµατοποίησης και τυποποίησης της ροής, της παρακολούθησης και του ελέγχου διοικητικών και επιχειρησιακών διαδικασιών παραγωγής και διακίνησης πληροφορίας και γενικότερα υποστήριξης των υπηρεσιών Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης το οποίο θα καλύψει τις σχετικές ανάγκες του Υπουργείου Τουρισµού. Το σύστηµα αυτό θα καλύψει αρχικά τις ανάγκες των Υπηρεσιακών Μονάδων (ΥΜ) της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Τουρισµού, αλλά θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα κάλυψης των αναγκών των περιφερειακών υπηρεσιών του Υπουργείου, όπως αυτές θα υφίστανται, καθώς και να µπορεί να εξυπηρετήσει και ένα συνολικό αριθµό υπαλλήλων που συµµετέχουν σε όλο τον κύκλο ζωής των πάσης φύσης εγγράφων που ανέρχεται σε 150 σε πρώτη φάση. Ο κάθε υποψήφιος προµηθευτής µπορεί να προτείνει είτε ένα ενιαίο λογισµικό που θα καλύπτει όλες τις σχετικές απαιτήσεις του έργου, είτε διακριτά πακέτα λογισµικού που θα καλύπτουν τις επί µέρους λειτουργίες (π.χ. Λογισµικό Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Λογισµικό ιαχείρισης - ιακίνησης Εγγράφων και λογισµικό για διαχείριση ψηφιακών υπογραφών), τα οποία όµως θα πρέπει να διαλειτουργούν πλήρως µεταξύ τους µε τρόπο που δε θα επιβαρύνει στο ελάχιστο την εργασία των τελικών χρηστών. Πιο συγκεκριµένα στο αντικείµενο της σύµβασης που θα συναφθεί µε τον Ανάδοχο του παρόντος διαγωνισµού περιλαµβάνονται: Η προµήθεια και εγκατάσταση σε υπάρχοντα server του Υπουργείου του κατάλληλου λογισµικού Η προµήθεια 150 αδειών χρήσης του λογισµικού εσωτερικά από υπαλλήλους του Υπουργείου που εργάζονται στην Κεντρική Υπηρεσία. Η παραµετροποίηση του συστήµατος ώστε να καλύπτει το σύνολο των λειτουργιών που εκτελούνται εσωτερικά στο Υπουργείο και αποτυπώνονται σε έγγραφα. Η λειτουργική ενσωµάτωση του λογισµικού στις υφιστάµενες υποδοµές εξοπλισµού και λογισµικού συστηµάτων Η εισαγωγή στοιχείων της οργανωτικής δοµής, της ιεραρχίας και των αρµοδιοτήτων του Υπουργείου. Η παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης στους διαχειριστές του συστήµατος, καθώς και σε επιλεγµένους τελικούς χρήστες (περίπου 40) που βρίσκονται σε κρίσιµα σηµεία εντός του Οργανισµού σε ότι αφορά την πρωτοκόλληση, σήµανση µε ψηφιακή υπογραφή και διακίνηση εγγράφων. Η παροχή υπηρεσιών εγγύησης και συντήρησης του λογισµικού για διάστηµα ενός έτους Η µεταφορά των data και της εφαρµογής που θα έχουν προκύψει από την αρχική χρήση του συστήµατος σε νέους µεγαλύτερους δίσκους ή και σε νέο σύστηµα που θα προµηθευτεί το Υπουργείο σε διάστηµα όχι µεγαλύτερο του έτους από την αρχική εγκατάσταση. 8
A.1.2 ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ Σκοπός του έργου είναι η επιτάχυνση όλων των διαδικασιών που αφορούν στην διαχείριση, διακίνηση, πρωτοκόλληση και υπογραφή πάσης φύσης εγγράφων που εισέρχονται, εξέρχονται, διακινούνται εσωτερικά στην ΚΥ του Υπουργείου. Μέσω του έργου επιδιώκεται να επιτευχθούν οι εξής στόχοι: Η σηµαντική µείωση του χρόνου εκτέλεσης όλων των κρίσιµων εσωτερικών διαδικασιών Η άµεση εξοικονόµηση πόρων για την προµήθεια χαρτιού και αναλωσίµων εκτυπωτών και φωτοτυπικών µηχανών Η σηµαντική µείωση του φόρτου εργασίας, ειδικά υπηρεσιών στις οποίες παρουσιάζεται ένταση εργασιών Η καλύτερη ενηµέρωση του κάθε εργαζόµενου για το αντικείµενο και την ροή της εργασίας του Η καλύτερη ενηµέρωση της ιοίκησης του Υπουργείου και των στελεχών που κατέχουν θέσεις ευθύνης Η ταχύτερη αναζήτηση παλαιών εγγράφων µε λέξεις - κλειδιά και ευρετήριο Η άµεση και ταχύτερη εξυπηρέτηση πολιτών και επιχειρήσεων που συναλλάσσονται µε το Υπουργείο και η επίτευξη καλύτερης επικοινωνίας µε άλλες αρχές και οργανισµούς του κράτους σε τοπικό αλλά και σε κεντρικό επίπεδο Η απόκτηση συνολικής εικόνας για την αποτελεσµατικότητα του Υπουργείου σε σχέση µε την προώθηση και επίλυση θεµάτων που διαχειρίζεται όπως και µεγαλύτερης διαφάνειας σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας. Η δυνατότητα στατιστικής επεξεργασίας των εγγράφων ανά κατηγορία εγγράφου και η εξαγωγή συµπερασµάτων Η ασφαλής αποθήκευση των εγγράφων A.2 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ A.2.1 ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΊΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Το Υπουργείο Τουρισµού έχει ως κύρια αποστολή τη χάραξη της τουριστικής πολιτικής και τον επιτελικό σχεδιασµό της τουριστικής ανάπτυξης της Χώρας στο πλαίσιο της κυβερνητικής πολιτικής. Το έργο αυτό υλοποιεί µε την κατάρτιση βραχυπρόθεσµων και µακροπρόθεσµων προγραµµάτων ενίσχυσης της ανταγωνιστικότητας του τουριστικού προϊόντος, στήριξης των επενδύσεων, προώθησης της τουριστικής εκπαίδευσης και κατάρτισης αλλά και συντονισµένης επικοινωνιακής προβολής της εικόνας της Ελλάδας στο εξωτερικό. - Εισηγείται προς τα αρµόδια κυβερνητικά όργανα τα αναγκαία µέτρα και ενέργειες για την αποτελεσµατική λειτουργία του τουριστικού τοµέα. - Παρεµβαίνει για την εναρµόνιση των πολιτικών που επηρεάζουν τον Τουρισµό. - Ασκεί επιτελικό και συντονιστικό ρόλο σε θέµατα Τουρισµού και συνεργάζεται και υποστηρίζει αρχές της Περιφερειακής και Τοπικής Αυτοδιοίκησης και άλλους φορείς µε αρµοδιότητες στον τοµέα του Τουρισµού. 9
A.2.2 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΟΜΗ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ Η ιοίκηση του Υπουργείου ασκείται επιτελικά από τον Υπουργό Τουρισµού, σε συνεργασία µε τον Γενικό Γραµµατέα Τουρισµού και τον Γενικό Γραµµατέα Τουριστικών Υποδοµών & Επενδύσεων. Η οργανωτική δοµή του Υπουργείου διαρθρώνεται, ως εξής: I. Στο Γενικό Γραµµατέα Τουρισµού υπάγεται η Γενική ιεύθυνση Τουριστικής Πολιτικής & Οργάνωσης και η Γενική ιεύθυνση Οικονοµικών. Α. Η Γενική ιεύθυνση Τουριστικής Πολιτικής & Οργάνωσης αποτελείται από: 1. ιεύθυνση Τουριστικής Πολιτικής & Συντονισµού i. Τµήµα Τουριστικής Πολιτικής ii. Τµήµα Εποπτείας ΝΠ & ΑΕ iii. Τµήµα Νοµοθετικού Συντονισµού iv. Τµήµα Τουριστικής Εκπαίδευσης & Κατάρτισης 2. ιεύθυνση ιοικητικού i. Τµήµα Οργάνωσης Προσωπικού ii. Τµήµα ιοικητικής Μέριµνας iii. Τµήµα Πληροφορικής & Νέων Τεχνολογιών iv. Τµήµα Ποιότητας & Αποδοτικότητας v. Τµήµα Γραµµατείας & ιεκπεραίωσης 3. ιεύθυνση ιεθνών Σχέσεων i. Τµήµα ιµερών ιακρατικών Σχέσεων & ιεθνών Οργανισµών ii. Τµήµα Ευρωπαϊκής Ένωσης iii. Τµήµα ηµοσίων Σχέσεων iv. Γραφείο Εξυπηρέτησης Κοινού 4. ιεύθυνση Τουριστικής Εκπαίδευσης i. Τµήµα ΑΣΤΕ και Σχολών Ξεναγών ii) Τµήµα ΕΠΑΣ και ΙΕΚ iii) Τµήµα Κατάρτισης και ιασύνδεσης µε την Αγορά Εργασίας Β. Η Γενική ιεύθυνση Οικονοµικών Υπηρεσιών αποτελείται από: 1. ιεύθυνση Οικονοµικών Υπηρεσιών 1. Τµήµα Προϋπολογισµού και ΠΜ Σ 2. Τµήµα Εκκαθάρισης Αποδοχών 3. Τµήµα Συµβάσεων, Προµηθειών & Περιουσίας 4. Τµήµα ηµοσιονοµικών Αναφορών και Εποπτευόµενων Φορέων 5. Τµήµα Οικονοµικής ιαχείρισης Περιφερειακών Υπηρεσιών II. Στο Γενικό Γραµµατέα Τουριστικών Υποδοµών & Επενδύσεων υπάγεται η Γενική ιεύθυνση Επενδύσεων & Ανάπτυξης, η οποία αποτελείται από: 1. ιεύθυνση Τουριστικών Επενδύσεων i. Τµήµα Επενδυτικών Προγραµµάτων ii. Τµήµα Επιχειρησιακών Προγραµµάτων iii. Τµήµα Ειδικών Μορφών Τουρισµού 2. ιεύθυνση Τουριστικών Λιµένων i. Τµήµα Χωροθέτησης Τουριστικών Λιµένων ii. Τµήµα Συµβάσεων Παραχώρησης iii. Τµήµα ιαχείρισης Παράκτιας Ζώνης 3. ιεύθυνση Χωροταξικού Σχεδιασµού i. Τµήµα Χωροταξικού Σχεδιασµού & Χωροταξικής Οργάνωσης ii. Τµήµα Μελέτης Ζωνών Ειδικού Σχεδιασµού iii. Γραφείο ιευκόλυνσης Προσβασιµότητας ΑΜΕΑ 4. ιεύθυνση Εποπτείας Καζίνο i. Τµήµα Αδειών & Συµβάσεων Καζίνων ii. Τµήµα Εποπτείας Λειτουργίας Καζίνων. III. Απευθείας στο Γραφείο του Υπουργού υπάγεται: i) η ιεύθυνση ΠΣΕΑ ii) Το Γραφείο Νοµικού Συµβούλου του Κράτους iii) το Γραφείο Κοινοβουλευτικού Ελέγχου και 10
iv) το Γραφείο Τύπου. A.2.3 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ Οι επιχειρησιακές διεργασίες, οι οποίες επηρεάζονται από την εφαρµογή του έργου µπορούν σε ταξινοµηθούν σε 2 οµάδες: ιεργασίες συναλλαγών Υπηρεσιών µε πολίτες ή επιχειρήσεις. Το έργο πρόκειται να αλλάξει τον τρόπο µε τον οποίο διεξάγονται µέχρι σήµερα αρκετές από τις συναλλαγές των Υπηρεσιών του Υπουργείου Τουρισµού, εξασφαλίζοντας αµεσότητα στην επικοινωνία του πολίτη ή επιχείρησης µε την Υπηρεσία που είναι αρµόδια για την διεκπεραίωση της υπόθεσής τους, χωρίς να είναι πάντα απαραίτητη η φυσική παρουσία τους και σε ορισµένες περιπτώσεις χωρίς την δική τους εµπλοκή στην αναζήτηση και συγκέντρωση των απαραίτητων δικαιολογητικών καθώς θα γίνεται αυτόµατα. Το γεγονός αυτό θα αλλάξει ριζικά τις σχέσεις πολιτών/επιχειρήσεων µε "το ηµόσιο" και την εικόνα του Υπουργείου προς το κοινό, θα παράγει προστιθέµενη αξία προς τους πολίτες/επιχειρήσεις και θα συµβάλει σε σηµαντικό βαθµό στην εξάλειψη της γραφειοκρατίας. Επίσης, ενδεχοµένως να εξασφαλίσει µικρότερους χρόνους διεκπεραίωσης υποθέσεων και µείωση του φόρτου εργασίας των εµπλεκόµενων υπαλλήλων. ιεργασίες που αφορούν διοικητικές διαδικασίες και λήψη αποφάσεων. Με την υλοποίηση του παρόντος έργου, θα βελτιωθούν στο µέγιστο βαθµό οι διοικητικές διαδικασίες εντός της περιφέρειας µιας και το σύνολο της διακινούµενης πληροφορίας θα βρίσκεται αποθηκευµένο σε ένα σηµείο και θα είναι προσβάσιµο από το σύνολο των εµπλεκόµενων υπαλλήλων στελεχών άµεσα. Με την εγκατάσταση του παρόντος συστήµατος διασφαλίζεται η εγκυρότητα της πληροφορίας, αποτυπώνονται πλήρως οι εσωτερικές διαδικασίες που σχετίζονται µε έγγραφα και παρέχεται η δυνατότητα για έγκυρη παρακολούθηση και έλεγχο των διαδικασιών στο σύνολό τους. Επίσης η υλοποίηση του παρόντος έργου αναµένεται να συµβάλλει στην εξοικονόµηση πόρων, τόσο οικονοµικών λόγω της ελαχιστοποίησης της χρήσης χαρτιού, όσο και χρόνου, µιας και δεν θα απαιτείται η διακίνηση των εγγράφων µε φυσικό τρόπο από υπηρεσία σε υπηρεσία. Λήψη διοικητικών αποφάσεων. Όσοι είναι επιφορτισµένοι µε το σοβαρό έργο της λήψης ιοικητικών Αποφάσεων θα έχουν πλέον πρόσβαση σε έγκυρη και έγκαιρη πληροφορία, η οποία θα µπορεί να αντλείται από το σύνολο του Υπουργείου, και η οποία δεν θα είναι αποσπασµατική. Η κάθε υπηρεσία - διεύθυνση θα πάψει να τηρεί δικά της ξεχωριστά και µεµονωµένα αρχεία µε στατιστικά στοιχεία και διοικητική πληροφόρηση (τα οποία δεν είναι δυναµικά ενηµερώσιµα εξάλλου). Αυτή η ριζική αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας του Φορέα θα προσφέρει άµεσα προστιθέµενη αξία στους υπαλλήλους και διοικούντες και έµµεσα στους πολίτες και επιχειρήσεις. A.2.4 ΥΠΟ ΟΜΕΣ ΣΕ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ Στο υπουργείο υπάρχει εγκατεστηµένος και λειτουργεί mail server (exchange server 2008) και ένας file server πάλι µε Windows 2008. Και στους δύο λειτουργεί active directory. Ο file server προορίζεται να φιλοξενήσει την υπό προµήθεια εφαρµογή ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. 11
Στο Υπουργείο υπάρχουν εγκατεστηµένα συστήµατα παραγωγής και διαχείρισης εγγράφων τα οποία σε επόµενη φάση θα πρέπει να µπορούν να διασυνδεθούν µε το προσφερόµενο σύστηµα που θα προσφερθεί και να είναι απολύτως λειτουργικά. Ειδικότερα : 1. Το Σύστηµα Ανάπτυξης και Λειτουργίας Υπηρεσίας Μιας Στάσης για την εξυπηρέτηση και πληροφόρηση των επιχειρήσεων του Τουριστικού Τοµέα (ΠΟΛΙΤΕΙΑ). Πρόκειται για ένα σύστηµα ηλεκτρονικών υπηρεσιών για την εύκολη και γρήγορη εξυπηρέτηση των επιχειρήσεων που συναλλάσσονται καθηµερινά µε το Υπουργείο. Λειτουργεί µια ιαδικτυακή Πύλη η οποία, µεταξύ άλλων, διευκολύνει τη διεκπεραίωση διοικητικών συναλλαγών των τουριστικών επιχειρήσεων µε τους φορείς του τουρισµού. 2. Το ηλεκτρονικό Μητρώο Ξεναγών, όπου καταχωρίζονται στοιχεία για τους επαγγελµατίες Ξεναγούς 3. Η Πλατφόρµα πρόσβασης, εξυπηρέτησης, παρακολούθησης και διαχείρισης ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Υπουργείου (TOUR ON NET). Πρόκειται για µια πλατφόρµα που διαχειρίζεται τις αιτήσεις εξυπηρέτησης των πολιτών τόσο απευθείας προς τα διάφορα Τµήµατα του Υπουργείου όσο και µέσω των εποπτευόµενων από αυτό νοµικών προσώπων. A.3 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΥΠΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ A.3.1 ΤΟΠΟΣ ΚΑΙ ΚΑΛΥΨΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ Θα καλυφθεί σε πρώτη φάση η κεντρική υπηρεσία του Υπουργείου A.3.2 ΥΠΟ ΟΜΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ Το υπό προµήθεια λογισµικό θα εγκατασταθεί σε υπάρχοντα server του Υπουργείου. Ο εν λόγω server βρίσκεται εγκατεστηµένος στο data center του Υπουργείου. Πρόκειται για Η/Υ HP proliant 350 G6 µε τα εξής χαρακτηριστικά: Επεξεργαστής Xeon E5504 2.00Gh Μνήµη Ram : 8Gb ίσκοι : 1 Tb σε Raid 5 στους οποίους υπάρχει ελεύθερος χώρος τουλάχιστον 630Gb. Από αυτά µπορούν να χρησιµοποιηθούν για την εφαρµογή ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου τα 400Gb. Λειτουργικό Windows Server 2008 Standard SP1 Το υπουργείο βρίσκεται στο δίκτυο Σύζευξις και οι υπολογιστές είναι συνδεδεµένοι σε δίκτυο Ethernet 1 Gb. Οι προσωπικοί υπολογιστές των χρηστών είναι διαφόρων τύπων και έχουν λειτουργικό σύστηµα Windows XP SP3, Windows Vista SP2 32bit και 64bit, Windows 7 Pro 32bit και 64bit καθώς και Windows 8. Όλοι οι υπολογιστές έχουν τουλάχιστον 512 MB Μνήµη Ram, CPU Pentium 4 2GHz και σκληρό δίσκο 40Gb. A.4 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Βασικό συστατικό στοιχείο των επιχειρησιακών λειτουργιών του Υπουργείου αποτελεί η παραγωγή και η ασφαλής, έγκυρη και έγκαιρη διακίνηση της πληροφορίας. Η απρόσκοπτη και ασφαλής διακίνηση εγγράφων αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση τόσο για την προώθηση του σκοπού του Υπουργείου, όσο και για την αποτελεσµατική και άµεση εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων. 12
Στην παρούσα φάση το Υπουργείο χρησιµοποιεί παρωχηµένες τεχνολογίες και υποδοµές που υποστηρίζονται από αναλογικά συστήµατα (π.χ. fax), για την ανταλλαγή εγγράφων οποιασδήποτε διαβάθµισης και προτεραιότητας. Η επανατύπωση εγγράφων και η φυλλοµέτρηση µεγάλου όγκου τυπωµένης πληροφορίας (τηλεγραφήµατα, φαξ κ.α.) αποτελούν ακολουθούµενες πρακτικές που λειτουργούν ανασχετικά ως προς την αποτελεσµατικότητα της ανάλυσης και της διακίνησης της πληροφορίας. Σε πολλές περιπτώσεις, τα έγγραφα που ανταλλάσσονται δεν είναι ηλεκτρονικά επεξεργάσιµα και δεν παρέχονται οι απαραίτητες πληροφορίες αναφορικά µε τον κύκλο ζωής τους, όπως π.χ. επιβεβαίωση του χρόνου και του ορθού της λήψεως, του χρόνου εισόδου και εξόδου από τον φορέα κλπ. Επιπλέον, στο Υπουργείο λειτουργεί ένα σύνολο επιχειρησιακών αλλά και υποστηρικτικών εφαρµογών οι οποίες έχουν εγκατασταθεί σε ετερογενή, και πολλές φορές παρωχηµένα τεχνολογικά περιβάλλοντα, γεγονός που επιφέρει δυσκολίες υποστήριξης, συντήρησης και αναβάθµισης τους. Το απαιτούµενο σύστηµα θα πρέπει να καλύπτει τις απαιτήσεις διαχείρισης και διακίνησης όλων των παραγόµενων ή παραλαµβανόµενων από την υπηρεσία εγγράφων (εξερχοµένων και εισερχοµένων), για ολόκληρο τον κύκλο ζωής των εγγράφων αυτών. Το λογισµικό θα πρέπει να εγκατασταθεί κεντρικά, σε υπολογιστικό και δικτυακό εξοπλισµό που θα διαθέσει η υπηρεσία. Η πρόσβαση στο λογισµικό και τις λειτουργίες θα πρέπει να παρέχει στον χρήστη ένα απλό και φιλικό περιβάλλον εργασίας. Το προσφερόµενο σύστηµα θα πρέπει να υποστηρίζει όλους τους συνηθισµένους τύπους εγγράφων (εισερχόµενο, εξερχόµενο, σχέδιο, εσωτερική αλληλογραφία) και να παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης των εγγράφων ανάλογα µε τον τύπο του κάθε εγγράφου. (α) ιαχείριση και διακίνηση εξερχοµένων εγγράφων Θα παρέχεται η δυνατότητα διαχείρισης εξερχόµενου εγγράφου µε χρήση της διάταξης ψηφιακής υπογραφής που χρησιµοποιείται από το Ελληνικό ηµόσιο καθώς και της ενσωµάτωσης κατάλληλων µεταδεδοµένων. Το σύστηµα θα πρέπει να διασφαλίζει την µέγιστη δυνατή ευκολία στην καταχώρηση αυτών των µεταδεδοµένων από τον χρήστη ενσωµατώνοντας έξυπνο µηχανισµό δυναµικής εµφάνισης των επιλογών ανά τύπο και είδος εγγράφου. Το σύστηµα θα πρέπει να υποστηρίζει την αυτόµατη πρωτοκόλληση του εξερχόµενου έγγραφου και τη δηµιουργία αντιγράφων του όταν αυτό διακινείται εντός της οργανωτικής δοµής του φορέα, ενώ παράλληλα, θα πρέπει να αποθηκεύει το ψηφιακό αρχείο του εξερχόµενου εγγράφου. Στα µεταδεδοµένα του εξερχοµένου εγγράφου θα πρέπει να περιλαµβάνεται υποχρεωτικά ο παραλήπτης του εγγράφου, ενώ για όλους τους εξωτερικούς παραλήπτες θα παρέχεται η δυνατότητα καταχώρησης διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Για όλα τα εξερχόµενα έγγραφα, θα πρέπει να παρέχεται η δυνατότητα παρακολούθησης της διακίνησης του εγγράφου εντός του φορέα από τους χρήστες µε κατάλληλα δικαιώµατα. Κατά την έξοδό του από το σύστηµα, το έγγραφο θα πρέπει να επισυνάπτεται σε µήνυµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και να αποστέλλεται στον παραλήπτη τα στοιχεία του οποίου καταχωρήθηκαν κατά την εισαγωγή του εγγράφου στο σύστηµα. 13
(β) ηµιουργία, υπογραφή και διακίνηση σχεδίων Θα πρέπει να παρέχεται η δυνατότητα εισαγωγής ενός εγγράφου τύπου σχεδίου (χωρίς άµεση πρωτοκόλληση), το οποίο θα δηµιουργείται από τον συντάκτη του και στη συνέχεια θα ακολουθεί (µέσω του συστήµατος) την προκαθορισµένη (βάση της ιεραρχίας) πορεία για έγκριση. Σε κάθε στάδιο της διακίνησής του κατά τη διαδικασία της έγκρισής του θα πρέπει να ενσωµατώνονται και οι ψηφιακές υπογραφές του αντίστοιχου υπογράφοντα (εφόσον αυτός διαθέτει τα απαραίτητα ψηφιακά πιστοποιητικά). Η ενσωµάτωση της ψηφιακής υπογραφής θα πρέπει να γίνεται µέσα από τη γραφική διεπαφή του συστήµατος διαχείρισης εγγράφων, χωρίς την απαίτηση για εγκατάσταση και χρήση οποιασδήποτε desktop εφαρµογής (λ.χ. office, acrobat, κλπ). Η ψηφιακή υπογραφή θα πρέπει να χρησιµοποιεί αποκλειστικά ψηφιακά πιστοποιητικά σκληρής αποθήκευσης σε usb tokens ή smart cards, συµβατά µε την υποδοµή δηµόσιου κλειδιού που διατηρεί η Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού ηµοσίου και η Εθνική ιαδικτυακή Πύλη ΕΡΜΗΣ. Όταν το σχέδιο λαµβάνει την τελική υπογραφή (από τον δηλωθέντα ως τελικό υπογράφοντα), τότε αυτό θα πρέπει να επιστρέφεται στον συντάκτη του για την µετατροπή του σε εξερχόµενο, το οποίο στη συνέχεια ακολουθεί την πορεία εξερχοµένου εγγράφου. Το σύστηµα θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα σε κάθε εµπλεκόµενο στην διαδικασία έγκρισης του σχεδίου εγγράφου να καταχωρεί τις παρατηρήσεις του και να τροποποιεί το ψηφιακό αρχείο, ενσωµατώνοντάς τες σε αυτό. Αυτό µπορεί να πραγµατοποιηθεί και µε τη δηµιουργία αναθεωρηµένων, ψηφιακά υπογεγραµµένων, εγγράφων κάθε φορά που πραγµατοποιείται κάποια αλλαγή στο σχέδιο εγγράφου. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται η πλήρης αποτύπωση των παρεµβάσεων επί του σχεδίου εγγράφου καθόλη τη διαδικασία έγκρισης και συλλογής των απαραίτητων υπογραφών. (γ) ιαχείριση και διακίνηση εισερχοµένων εγγράφων Το σύστηµα θα πρέπει να υποστηρίζει την καταχώρηση και διεκπεραίωση εισερχοµένων εγγράφων. Τα εισερχόµενα έγγραφα σε ψηφιακή µορφή θα πρέπει λαµβάνονται µέσω µεταφόρτωσης από το σύστηµα αρχείων του χρήστη, µέσω λήψης από fax server και µέσω λήψης από mail server. Στα µεταδεδοµένα του εισερχοµένου θα πρέπει να καταχωρείται υποχρεωτικά ο αποστολέας του εγγράφου, ο αριθµός πρωτοκόλλου και η ηµεροµηνία αποστολής, καθώς και όλα τα µεταδεδοµένα που θα κριθούν σκόπιµο από την υπηρεσία, µε βάση τις αρχές του Κώδικα Επικοινωνίας ηµοσίων Υπηρεσιών (ΚΕ Υ). Με την καταχώρηση ενός εισερχοµένου εγγράφου θα πρέπει αυτό να πρωτοκολλείται αυτόµατα. Η καταχώρηση ενός εισερχοµένου θα πρέπει να µπορεί να γίνει τόσο στην υπηρεσία κεντρικού πρωτοκόλλου όσο και σε οποιαδήποτε υπηρεσιακή µονάδα από οποιονδήποτε χρήστη. Όταν το έγγραφο πρωτοκολλείται σε υπηρεσία διαφορετική από το Κεντρικό Πρωτόκολλο, θα λαµβάνει αυτόµατα και αριθµό πρωτοκόλλου και στο κεντρικό πρωτόκολλο. Τη διαδικασία καταχώρησης και πρωτοκόλλησης θα ακολουθεί διαδικασία διακίνησης και διεκπεραίωσης του εγγράφου. Πιο συγκεκριµένα, ο καταχωρητής θα µπορεί να αποστείλει το έγγραφο στις υπηρεσιακές 14
µονάδες στις οποίες αυτό απευθύνεται και ο εκτελών χρέη προϊσταµένου της κάθε υπηρεσιακής µονάδας να το χρεώνει προς διεκπεραίωση σε υπάλληλο χειριστή µε συγκεκριµένη εντολή διεκπεραίωσης. Ένα είδος εντολής προς διεκπεραίωση είναι η απάντηση. Στην περίπτωση αυτή, ο χειριστής που χρεώνεται το έγγραφο θα πρέπει να µπορεί να συντάξει σχέδιο εγγράφου προς απάντηση του εισερχοµένου και να το καταχωρήσει στο σύστηµα. Το έγγραφο αυτό θα πρέπει να λάβει τις ψηφιακές υπογραφές των προϊσταµένων στην ιεραρχία, να επιστρέψει στο συντάκτη για ενσωµάτωση των σχολίων και στη συνέχεια να παραχθεί ακριβές αντίγραφο το οποίο να φέρει την ψηφιακή υπογραφή της αρµοδίας υπαλλήλου του τµήµατος διεκπεραίωσης. Το έγγραφο αυτό θα πρωτοκολλείται αυτόµατα ως εξερχόµενο και θα ακολουθεί τη διαδικασία διεκπεραίωσης εξερχοµένων εγγράφων. (δ) ιαχείριση και διακίνηση εγγράφων που δεν διακινούνται εκτός του οργανισµού Εκτός της δυνατότητας διαχείρισης και διακίνησης εισερχοµένων, εξερχοµένων και σχεδίων εγγράφων, το σύστηµα θα πρέπει να υποστηρίζει τη διαχείριση και διακίνηση εγγράφων που παράγονται σε µια υπηρεσιακή µονάδα του οργανισµού και δεν εξέρχονται του οργανισµού. Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει πρωτοκολλούνται µόνο µε ρητή επιλογή του χρήστη, ενώ κατά τα λοιπά θα πρέπει να διεκπεραιώνονται ως εξερχόµενα στην υπηρεσιακή µονάδα που τα παράγει και ως εισερχόµενα στην υπηρεσιακή µονάδα που τα παραλαµβάνει. Το προσφερόµενο λογισµικό (ή λογισµικά) θα πρέπει να ενσωµατώνει τουλάχιστον τις ακόλουθες δυνατότητες διαχείρισης από κατάλληλα εξουσιοδοτηµένους χρήστες του: Περιβάλλον διαχείρισης του συστήµατος µέσα από την ίδια την εφαρµογή (web based) Υποστήριξη διαχείρισης σύνθετων οργανογραµµάτων µε ανάθεση ρόλων και αρµοδιοτήτων στους χρήστες κάθε επί µέρους διοικητικής οντότητας υνατότητα διαχείρισης της ιεραρχικής δοµής ενός φορέα µέσα από εύχρηστο interface υνατότητα δηµιουργίας ειδικών οµάδων εκτός της βασικής ιεραρχίας υνατότητα διαχείρισης των χρηστών / ρόλων χρηστών υνατότητα διαχείρισης των µεταδεδοµένων των εγγράφων και των τιµών τους υναµικές προβολές εγγράφων ανά υπηρεσία ιαχείριση Αιτηµάτων/Αναφορών Πολιτών µε δυνατότητα εξαγωγής δεδοµένων Τέλος, το προσφερόµενο σύστηµα θα πρέπει σε επίπεδο παραγωγής αναφορών στατιστικών στοιχείων να υποστηρίζει µηχανισµό παραγωγής δυναµικών αναφορών ανά υπηρεσία και ανά χρήστη του συστήµατος. Ο µηχανισµός αυτός θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτηµένους χρήστες για παραγωγή δυναµικών αναφορών µε χρήση συγκεκριµένων κριτηρίων και εξαγωγή τους σε εκτυπώσιµη µορφή (π.χ. αρχεία pdf ή εικόνες). Πέρα των λειτουργικών και τεχνικών προδιαγραφών που θα συγκεντρώνει το λογισµικό, θα πρέπει να είναι εγκατεστηµένο σε τουλάχιστον µία εγκατάσταση Ελληνικού ηµόσιου Φορέα, µε τουλάχιστον 1000 ενεργούς χρήστες µε δυνατότητα ταυτόχρονης πρόσβασης στο λογισµικό. 15
A.5 ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Α/Α ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Α. Γενικά Χαρακτηριστικά 1. Να αναφερθεί το όνοµα, η έκδοση και η χρονολογία διάθεσης του προσφερόµενου λογισµικού ή λογισµικών 2. Το σχετικό λογισµικό θα πρέπει να έχει τουλάχιστον µία υπάρχουσα εγκατάσταση µε περισσότερους από 1000 ενεργούς χρήστες 3. Αριθµός Χρηστών που µπορούν να χρησιµοποιούν το σύστηµα 150 ταυτόχρονα (αδειοδότηση) 4. Αριθµός διαχειριστών που µπορούν να παραµετροποιούν το 10 σύστηµα 5. Συµβατότητα µε τον Κανονισµό Επικοινωνίας ηµοσίων Υπηρεσιών (ΚΕ Υ) Β. Αρχιτεκτονική 6. Το σύστηµα στηρίζεται σε 3-tier αρχιτεκτονική 7. Το σύστηµα θα πρέπει να χρησιµοποιεί σχεσιακή βάση δεδοµένων και να υποστηρίζει τις πλέον δηµοφιλείς βάσεις δεδοµένων (Oracle, SQL Server, MySQL) 8. Το σύστηµα θα πρέπει να υποστηρίζει πολλαπλές πλατφόρµες (λ.χ. Windows, Linux) 9. Το σύστηµα θα πρέπει να παρέχει δυνατότητα διασύνδεσης - επικοινωνίας ή / και ολοκλήρωσης µε άλλα συστήµατα, όπου αυτό απαιτείται. Να περιγραφεί η τεχνική προσέγγιση για τη διασύνδεση µε τρίτα υποσυστήµατα. 10.Το σύστηµα θα πρέπει να διαθέτει δυνατότητα επιλογής αναγνώρισης αυθεντικοποίησης των χρηστών τουλάχιστον µεταξύ των ακόλουθων: Με χρήση υφιστάµενης πλατφόρµας LDAP (Active directory σε Windows Server) Με χρήση FBA 11.Πλήρως Web Based περιβάλλον εργασίας, χωρίς την απαίτηση για εγκατάσταση client εφαρµογής 12. υνατότητα διασύνδεσης µε εξωτερικό portal για τη 16
δηµοσίευση και την παρακολούθηση του κύκλου ζωής εγγράφων που αναρτώνται σε αυτό µε τρόπο ενιαίο (δηλ. ακολουθώντας τις ίδιες διαδικασίες όπως και στην εσωτερική διαχείριση εγγράφων) Γ. Λειτουργίες ιαχείρισης Εγγράφων 13.Υποστήριξη τουλάχιστον των ακόλουθων τύπων εγγράφων: Εισερχόµενο Εξερχόµενο Σχέδιο Εσωτερική Αλληλογραφία 14.Υποστήριξη χρήσης φακέλων αρχειοθέτησης/ τήρησης εγγράφων 15.Σήµανση εγγράφων µε µεταδεδοµένα (keywords). 16. υνατότητα προκαθορισµού συγκεκριµένων τιµών µεταδεδοµένων ανά τύπο / κατηγορία εγγράφου για γρήγορη επιλογή από λίστα 17. υνατότητα πρόσβασης στα αποθηκευµένα έγγραφα µέσω απόδοσης στατικού link 18. υνατότητα δυναµικής αναζήτησης εγγράφων µε βάση συνδυασµό δυνατοτήτων όπως: ηµεροµηνίες (σύνταξης, δηµοσίευσης κλπ.) τίτλους µεταδεδοµένα Να αναλυθούν οι δυνατότητες του µηχανισµού αναζήτησης 19.Ολοκληρωµένο σύστηµα διαχείρισης δικαιωµάτων βάσει: χρήστη/ ρόλου / θέσης οργανογράµµατος τύπο εγγράφου / φάκελο είδος δικαιώµατος (πρόσβαση, τροποποίηση κλπ.) 20.Τήρηση κατ ελάχιστον των ακόλουθων µεταδεδοµένων: µοναδικός αριθµός πρωτοκόλλου και έτος ηµεροµηνία εισερχοµένου/εξερχοµένου ή εσωτερικής διακίνησης Στοιχεία και διευθύνσεις αποστολέα και αποδέκτη Ηµεροµηνία, τρόπος και τόπος επίδοσης Πληροφορίες σχετικές µε αποστολή/επίδοση (π.χ. κωδικοί εταιρίας 17
ταχυµεταφοράς) Σήµανση: Προς ενέργεια/ Προς ενηµέρωση/προς απάντηση κλπ. Παρατηρήσεις Σχετιζόµενα έγγραφα (ηλεκτρονικά αρχεία) 21.Υποστήριξη διαδικασίας χρεώσεων, κοινοποιήσεων και διανοµών (σε τµήµατα, αποδέκτες κλπ.) εισερχοµένων εγγράφων 22.Υποστήριξη διαδικασίας σύνταξης, ανασκόπησης, έγκρισης, δηµιουργίας ακριβούς αντιγράφου και αποστολής/ κοινοποίησης εξερχόµενων εγγράφων 23. υνατότητα παρακολούθησης της «διαδροµής» του εγγράφου εντός του φορέα 24.Προβολή ιστορικού ενεργειών χρήστη επί κάθε εγγράφου ως προς την διαχείριση, διακίνηση και διεκπεραίωση του 25.Υποστήριξη δηµοσίευσης των εγγράφων στον ιστότοπο/ portal του φορέα 26. υνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής εγγράφων µέσα από τον διαδικτυακό κόµβο του φορέα και αυτόµατης προώθησής τους προς τις αρµόδιες προς ενέργεια µονάδες του φορέα 27.Παρακολούθηση της πορείας διεκπεραίωσης ενός θέµατος, µέσω του διαδικτυακού κόµβου του φορέα 28.Υποστήριξη αυτόµατης δηµοσίευσης αποφάσεων στο ΙΑΥΓΕΙΑ 29.Υποστήριξη πολλαπλών αντιγράφων (ένα για κάθε ενδιαφερόµενη υπηρεσιακή µονάδα) 30.Υποστήριξη σχετικών εγγράφων και προσδιορισµός του τύπου της σχέσης 31.Υποστήριξη συνηµµένων εγγράφων 32. υνατότητα απευθείας πρόσβασης/ ανάκτησης του σχετικού ψηφιακού/ ψηφιοποιηµένου εγγράφου από το περιβάλλον της εφαρµογής (UI) 33. υνατότητα εφαρµογής να ενσωµατώνει (στη ροή δηµιουργίας και πρωτοκόλλησης εγγράφου) υπηρεσίες ψηφιακής υπογραφής από πάροχο σχετικών 18
υπηρεσιών. 34.Υποστήριξη δυνατότητας αυτόµατου υπολογισµού συνυπογραφών µέχρι τη τελική υπογραφή 35.Ψηφιακή υπογραφή σχεδίου εγγράφου µέσα από το σύστηµα, χρησιµοποιώντας τον Web Browser, χωρίς την ανάγκη για χρήση οποιασδήποτε client εφαρµογής (όπως για παράδειγµα MS Word, Acrobat, κλπ) 36.Λειτουργία επαλήθευσης της ψηφιακής υπογραφής µέσα από το σύστηµα χρησιµοποιώντας αποκλειστικά το web browser 37.Υποστήριξη και πλήρης συµβατότητα µε το σύστηµα διαχείρισης δηµοσίων κλειδιών (Public Key Infrastructure) της Αρχής Πιστοποίησης Ελληνικού ηµοσίου 38.Πλήρης διαλειτουργία µε τις υπηρεσίες επαλήθευσης ψηφιακών πιστοποιητικών της Εθνικής Πύλης ηµόσιας ιοίκησης ΕΡΜΗΣ 39.Υποστήριξη χρονοσήµανσης - tιme-stamping 40.Υποστήριξη διαδικασίας δηµιουργίας και διακίνησης σχεδίων εγγράφων και καταχώρηση των αντίστοιχων υπογραφών κατά τη διακίνησή τους στην ιεραρχία 41.Υποστήριξη δυνατότητας µετατροπής σχεδίου σε εξερχόµενο έγγραφο µε αυτόµατη απόδοση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 42.Υποστήριξη δυνατότητας ανάθεσης σχεδίου σε διαφορετικό από τον συντάκτη χειριστή 43.Υποστήριξη µηχανισµού auditing σε επίπεδο µεταδεδοµένων εγγράφου 44.Υποστήριξη δηµιουργία ατζέντας θεµάτων προς συζήτηση και λήψη απόφασης από συλλογικά όργανα της διοίκησης (π.χ. ιοικητικό Συµβούλιο) 45.Παρακολούθηση λειτουργίας ad hoc συλλογικών οργάνων και επιτροπών 46.Υποστήριξη µηχανισµού φίλτρων αναζήτησης εγγράφων, µε εύκολη διαχείριση των φίλτρων από τον διαχειριστή µέσα από το περιβάλλον της εφαρµογής 19
47. υνατότητα ακύρωσης Αρ. Πρωτοκόλλου σε κατάλληλα εξουσιοδοτηµένους χρήστες, να περιγραφεί η διαδικασία. 48. υνατότητα αρχειοθέτησης εγγράφου µε αυτόµατη άρση δυνατοτήτων τροποποίησης του. Υποσύστηµα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου 49.Το σύστηµα θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα απόδοσης αρ. πρωτοκόλλου εγγενώς ενσωµατώνοντας σχετικό µηχανισµό 50.Παρέχεται η δυνατότητα απόδοσης ξεχωριστού αρ. πρωτοκόλλου σε όλες τις µονάδες της οργανωτικής δοµής του φορέα (πολλαπλά βιβλία πρωτοκόλλου) 51.Αυτόµατη επίδοση αριθµού πρωτοκόλλου κατά την καταχώρηση Ε. ιαχείριση Συστήµατος 52.Το σύστηµα θα πρέπει να επιδέχεται παραµετροποίηση σε επίπεδο διαχειριστή, χωρίς την ανάγκη επέµβασης στο βασικό κώδικα. Να περιγραφούν οι δυνατότητες διαχείρισης χωρίς επέµβαση στον κώδικα του συστήµατος 53.Ο ανάδοχος θα παρέχει τις αναγκαίες υπηρεσίες παραµετροποίησης και προσαρµογής µε βάση τη διοικητική δοµή, το επιχειρησιακό µοντέλο λειτουργίας και τις διαδικασίες του οργανισµού 54.Υποστήριξη διαχείρισης σύνθετων οργανογραµµάτων µε ανάθεση ρόλων και αρµοδιοτήτων στους χρήστες κάθε επί µέρους διοικητικής οντότητας 55.Περιβάλλον διαχείρισης του συστήµατος µέσα από την ίδια την εφαρµογή (web based) 56. υνατότητα διαχείρισης της ιεραρχικής δοµής ενός φορέα µέσα από εύχρηστο interface 57. υνατότητα δηµιουργίας ειδικών οµάδων εκτός της βασικής ιεραρχίας 58. υνατότητα διαχείρισης των χρηστών / ρόλων χρηστών 59. υνατότητα διαχείρισης των µεταδεδοµένων των εγγράφων και των τιµών τους 60. υναµικές προβολές εγγράφων ανά υπηρεσία 20