Βιογραφικό σημείωμα Οι δύο λειτουργίες που πρέπει να επιτελεί για να είναι επιτυχημένο είναι: Να πληροφορεί τον εργοδότη για τα προσόντα μας. Να τον πείθει ότι είμαστε κατάλληλοι για την συγκεκριμένη θέση που επιθυμεί να στελεχώσει.
Η βασικότερη αρχή που ισχύει είναι ότι το βιογραφικό μας αλλάζει, μεταβάλλεται έτσι ώστε να ταιριάζει κάθε φορά με τις απαιτήσεις της συγκεκριμένης θέσης.
Τα στάδια που πρέπει να ακολουθήσουμε για να συντάξουμε ένα άρτιο και αποτελεσματικό βιογραφικό είναι:
Προετοιμασία φακέλου προσόντων Έρευνα για τη θέση - στόχο ή την εταιρεία - στόχο Επιλογή του τρόπου με τον οποίο θα παρουσιάσουμε την επαγγελματική εμπειρία (Υπάρχουν δύο τρόποι ο χρονολογικός και ο λειτουργικός)
1. Ατομικά στοιχεία Γράφουμε καθαρά το ονοματεπώνυμό μας, τη διεύθυνση (Οδός - Αριθμός - Περιοχή- Ταχυδρομικός κώδικας - Πόλη) και τα τηλέφωνά μας. Είναι χρήσιμο να δίνουμε και εναλλακτικά τηλέφωνα στα οποία να μπορεί να μας βρει ο εργοδότης.
Μπορούμε να περιλάβουμε και προσωπικές πληροφορίες όπως: ημερομηνία και τόπο γέννησης (δεν γράφουμε απευθείας ηλικία), οικογενειακή κατάσταση και στρατιωτικές υποχρεώσεις. Τα ατομικά ή προσωπικά στοιχεία γράφονται στο κέντρο και στα αριστερά στην αρχή της πρώτης σελίδας.
2. Στόχος καριέρας Περιγράφουμε τη συγκεκριμένη θέση ή το είδος της εργασίας που ψάχνουμε. π.χ. Οικονομικός σύμβουλος επιχείρησης που δραστηριοποιείται στο χώρο των κατασκευών ή στέλεχος διοίκησης μεγάλης ναυτιλιακής επιχείρησης.
3. Σπουδές - εκπαίδευση Ξεκινάμε από το πτυχίο που συνδέεται περισσότερο με τη θέση. Αν συνδέεται το μεταπτυχιακό μας ξεκινάμε από αυτό, αλλιώς από το βασικό μας πτυχίο. Δεν αναφέρουμε υποχρεωτικά τα πτυχία μας με αντίστροφη χρονολογική σειρά, όπως συνήθως λέγεται.
Στα αριστερά σε μια στήλη δίνουμε τις χρονολογίες εισαγωγής και αποφοίτησης από κάθε εκπαιδευτικό ίδρυμα. Αν όμως δεν θέλουμε να δείξουμε τη διάρκεια φοίτησης μπορούμε να αναφέρουμε μόνο τη χρονολογία αποφοίτησης στο τέλος κάθε παραγράφου παραλείποντας τις στήλες.
Στα δεξιά αναφέρουμε με τη σειρά: - το ίδρυμα, - τη σχολή, - το τμήμα, - την κατεύθυνση και - το πτυχίο μας.
Για κάθε πτυχίο μπορούμε να αναφέρουμε μερικά μαθήματα αν και μόνο αν συνδέονται άμεσα με τη συγκεκριμένη επαγγελματική θέση.
Είναι σκόπιμο να αναφέρουμε τυχόν υποτροφίες ή διακρίσεις κατά τη διάρκεια των σπουδών μας.
Εάν έχουμε συμμετάσχει σε προγράμματα ανταλλαγής φοιτητών (Erasmus) ή παρόμοια θα πρέπει να το αναφέρουμε σε αυτή την ενότητα.
4. Επαγγελματική εμπειρία Η κατηγορία αυτή μπορεί να περιλαμβάνει: Μόνιμη απασχόληση Προσωρινή απασχόληση Πλήρη απασχόληση (full time job) Μερική απασχόληση (part time job) Εθελοντική εργασία (voluntary job) Καλοκαιρινή εργασία
Παρουσιάζεται με 2 τρόπους: Χρονολογικό Λειτουργικό (Και οι δύο αυτοί τρόποι αφορούν μόνο την κατηγορία επαγγελματική εμπειρία)
Χρονολογικός τρόπος Τον χρησιμοποιούμε όταν έχουμε πλούσια επαγγελματική εμπειρία που δεν παρουσιάζει χρονολογικά μειονεκτήματα και είναι σχετική με τη θέση.
Παρουσιάζουμε την επαγγελματική μας δραστηριότητα με αντίστροφη χρονολογική σειρά δηλαδή ξεκινώντας από την πιο πρόσφατη εργασία και καταλήγοντας στην πιο παλιά.
Στα αριστερά του βιογραφικού, συνεχίζοντας τη στήλη που δημιουργήσαμε για να αναφέρουμε τις χρονολογίες στην κατηγορία «εκπαίδευση», δίνουμε τις ημερομηνίες εισόδου-εξόδου από κάθε επαγγελματικό οργανισμό.
Δεξιά από την στήλη αυτή αναφέρουμε με τη σειρά: - την επωνυμία του οργανισμού, - τον τίτλο της θέσης εργασίας - τα καθήκοντα - αρμοδιότητες που είχαμε. Χρησιμοποιούμε ρήματα δράσης π.χ. Εργάστηκα, Ανέλαβα, Συμμετείχα, Διεύθυνα, Οργάνωσα, Εκπαίδευσα, Ανέπτυξα κ.τ.λ.
Εάν έχουμε εκτός από σχετική και άσχετη επαγγελματική εμπειρία μπορούμε να την χωρίσουμε σε δύο υποκατηγορίες τις οποίες θα τιτλοφορήσουμε: «Σχετική επαγγελματική εμπειρία» και «Άλλη επαγγελματική εμπειρία».
1/1/91-1/1/92 Εκδοτική εταιρεία Ερμής. Βοηθός παραγωγής. Προετοίμασα τα κοστολόγια και τα χρονοδιαγράμματα παραγωγής της εταιρείας. Έλεγξα και επέβλεψα όλα τα στάδια της έκδοσης των βιβλίων. Διαχειρίστηκα τις παραγγελίες και ανέλαβα την επικοινωνία με εκδοτικούς οίκους του εξωτερικού. Γενικά οργάνωσα το τμήμα παραγωγής και διαχειρίστηκα το stock της εταιρείας.
1/1/90-1/1/91 Βιβλιοπωλείο Όμηρος. Υπάλληλος βιβλιοπωλείου. Αύξησα τις πωλήσεις βιβλίων στο διάστημα που εργάστηκα στο βιβλιοπωλείο. Διένειμα βιβλία των εκδόσεων «Τόπος» σε άλλα βιβλιοπωλεία των Αθηνών.
Λειτουργικός τρόπος Τον χρησιμοποιούμε όταν η επαγγελματική μας εμπειρία παρουσιάζει διάφορα χρονολογικά μειονεκτήματα (π.χ. είναι μικρή, παρουσιάζει κενά, στασιμότητα κ.ά.), όταν δεν είναι σχετική με τη θέση στην οποία θέλουμε να προσληφθούμε ή όταν έχουμε εργαστεί και σε σχετικές θέσεις και σε άσχετες.
Το μυστικό στον λειτουργικό τρόπο είναι ότι αντί να δίνουμε έμφαση στο χρόνο δίνουμε έμφαση στις δεξιότητες που αποκτήσαμε από κάθε θέση. Στον λειτουργικό τρόπο παραλείπουμε εντελώς τη στήλη με τις χρονολογίες.
Κάτω από τον τίτλο "επαγγελματική εμπειρία" αναφέρουμε τις δεξιότητες που αποκτήσαμε από κάθε θέση προϋπηρεσίας μας προσέχοντας να είναι σχετικές με τις απαιτήσεις του οργανισμού. Το ποιες δεξιότητες θα αναφέρουμε εξαρτάται από τα καθήκοντα που είχαμε και την έρευνα για τη θέση - στόχο ή την εταιρεία - στόχο που έχει προηγηθεί.
Κάτω από τον τίτλο κάθε δεξιότητας δικαιολογούμε πως την αποκτήσαμε. Η περιγραφή αυτή πρέπει να δείχνει ότι αποκτήσαμε τη δεξιότητα αυτή σε συνθήκες και καθήκοντα που θα απαιτεί και η υποψήφια θέση.
Είναι πολύ σημαντικό οι δεξιότητες που γράφουμε να είναι σχετικές με την συγκεκριμένη θέση που επιθυμούμε να στελεχώσουμε. Αν δεν υπάρχει συγκεκριμένη θέση πρέπει να είναι σχετικές με τον οργανισμό.
Ο τρόπος αυτός (o λειτουργικός) είναι πολύ χρήσιμος όχι μόνο όταν η επαγγελματική μας εμπειρία έχει διάφορα χρονολογικά μειονεκτήματα, τα οποία δεν θέλουμε να φανούν, αλλά και όταν η επαγγελματική μας εμπειρία δεν είναι άμεσα σχετική με τη θέση στην οποία θέλουμε να προσληφθούμε,
και αυτό γιατί μας δίνει τη δυνατότητα να παρουσιάσουμε τα καθήκοντά μας σαν να είχαν παρόμοια χαρακτηριστικά, σαν να απαιτούσαν παρόμοιες δεξιότητες με αυτές που απαιτεί και η δουλειά, για την οποία υποβάλλουμε την υποψηφιότητά μας.
Ας υποθέσουμε ότι υπάρχει προς πλήρωση μία θέση στο Τμήμα Προμηθειών μίας επιχείρησης και στην περιγραφή της αναφέρεται ότι τα επιμέρους καθήκοντα του υποψήφιου στελέχους θα είναι:
θεώρηση υποψηφίων προμηθευτών, διενέργεια διαγωνισμών, αξιολογήσεις προσφορών, επιμέλεια αγορών από το εξωτερικό, μεταφορά, ασφάλιση και εκτελωνισμός προϊόντων, πληρωμή προμηθευτών κ.τ.λ
Σε ένα χρονολογικό βιογραφικό δεν μπορούμε να ισχυριστούμε ότι έχουμε κάνει αυτό το έργο αν στην πραγματικότητα δεν έχουμε εργαστεί σε Τμήμα Προμηθειών.
Αν όμως αναλύσουμε τα παραπάνω καθήκοντα της θέσης μπορούμε να βρούμε δεξιότητες όπως π.χ. ικανότητα επικοινωνίας, υπευθυνότητα, ικανότητα διαπραγμάτευσης, ικανότητα εργασίας μέσα σε χρονικά πλαίσια, που αποκτήσαμε από προηγούμενες εργασίες μας όπως ταμίες, πωλητές κ.λ.π.
Ακόμα είναι γεγονός ότι δεξιότητες σχετικές με τις απαιτήσεις ενός οργανισμού μπορούμε να αποκτήσουμε και στην εκπαίδευση:
Η ολοκλήρωση κάθε πανεπιστημιακού μαθήματος υπονοεί: - κριτική σκέψη, - δεξιότητα επίλυσης προβλημάτων, - επιμονή στην επίτευξη του στόχου, - εργατικότητα και κα.
Η εκπόνηση ερευνών και εργασιών υπονοεί: - δημιουργικότητα, - προσαρμοστικότητα και ευκαμψία, - δυνατότητα εργασίας σε χρονικά όρια, - δεξιότητες ηλεκτρονικών υπολογιστών κ.α.
Η συμμετοχή σε διάφορα projects πανεπιστημιακές εργασίες υπονοεί: - συνεργατικότητα, - ομαδικό πνεύμα, - δεξιότητες παρουσίασης - προβολής, - ικανότητα πειθούς κ.ά.
Η οργάνωση διαφόρων εκδηλώσεων, κοινωνικών, καλλιτεχνικών, αθλητικών υπονοεί: - οργανωτικές ικανότητες, - ηγετικό πνεύμα, - επικοινωνιακές δεξιότητες κ.ά.
5. Ξένες γλώσσες Στην κατηγορία αυτή αναφέρουμε όλες τις ξένες γλώσσες που γνωρίζουμε ξεκινώντας από αυτή που έχουμε μάθει ότι θα ληφθεί περισσότερο υπόψη από τον οργανισμό. Γενικά οι λιγότερο κοινές γλώσσες εκτιμώνται περισσότερο από τον οργανισμό.
Αν δύο υποψήφια στελέχη γνωρίζουν το ίδιο Αγγλικά και μία επιπλέον ξένη γλώσσα, ο πρώτος Γαλλικά και ο δεύτερος Ρωσικά είναι φανερό ότι ο οργανισμός θα προτιμήσει τον δεύτερο υποψήφιο, αφού Γαλλικά μπορεί να γνωρίζει και κάποιος από τους υπάρχοντες υπαλλήλους.
Αν χειριζόμαστε τη γλώσσα καλύτερα από το πτυχίο που έχουμε, δηλώνουμε τις γνώσεις μας με τη μορφή επιπέδου. Αν π.χ. έχουμε πτυχίο First Certificate in English μπορούμε να γράψουμε πρώτα: Ανώτερο επίπεδο γραπτής και προφορικής επικοινωνίας και μετά το πτυχίο μας ή και μόνο το επίπεδό μας.
Στην ελεύθερη αγορά σε όλο τον κόσμο πλέον οι εργοδότες ενδιαφέρονται για το βαθμό που μπορεί να χειρίζεται μια γλώσσα ένα υποψήφιο στέλεχός τους «για να κάνει τη δουλειά» και όχι για τα πτυχία που έχει.
6. Γνώσεις Ηλεκτρονικών υπολογιστών Αναφέρουμε με τη σειρά: - όλα τα Λειτουργικά Συστήματα (Operating Systems), - τις γλώσσες προγραμματισμού - και τα προγράμματα που ξέρουμε:
Windows 95 / 98, DOS Πακέτα προγραμμάτων : Microsoft Office Προγράμματα : Word, Excel, Power Point, Access Internet Γλώσσες Προγραμματισμού : FORTRAN 77, PASCAL, C++.
7. Σεμινάρια Αναφέρουμε τα σπουδαιότερα και πιο σχετικά σεμινάρια στα οποία έχουμε συμμετάσχει αναφέροντας το χρόνο και τον τόπο διεξαγωγής, όπως και τη διάρκεια τους σε ώρες. Μπορούμε να περιλάβουμε συνέδρια και ημερίδες αναφέροντας εκτός των άλλων και το φορέα διοργάνωσης.
8. Πρακτικές ασκήσεις Αναφέρουμε τον οργανισμό στον οποίο τις πραγματοποιήσαμε και τη χρονική τους διάρκεια: 2/1998-6/1999. Στα πλαίσια του μαθήματος πραγματοποίησα την πρακτική μου άσκηση στο μηχανογραφημένο λογιστήριο της ναυτιλιακής εταιρίας όπου τα καθήκοντά μου περιλάμβαναν... Διάρκεια πρακτικής άσκησης 100 ώρες.
9. Πανεπιστημιακές εργασίες Αναφέρουμε τους τίτλους των εργασιών μας μέσα σε εισαγωγικά και τις χρονολογίες συγγραφής τους. Ξεκινάμε από τη διδακτορική διατριβή ή τη διπλωματική μας εργασία, αν υπάρχουν. Μπορούμε να κάνουμε και μία σύντομη περιγραφή των εργασιών και να αναφέρουμε τους εποπτεύοντες καθηγητές.
10. Άλλες γνώσεις Αναφέρουμε άλλες γνώσεις που πιθανόν έχουμε π.χ. γνώση χρήσης μηχανών γραφείου, ερασιτεχνικό ή επαγγελματικό δίπλωμα οδήγησης, γνώση μουσικών οργάνων κ.ά.
11. Στρατιωτικές υποχρεώσεις Αν αποκτήσαμε κατά τη θητεία μας επαγγελματική εμπειρία σχετική με τη θέση στην οποία θέλουμε να προσληφθούμε αναφερόμαστε σε όλα τα σχετικά καθήκοντα - αρμοδιότητες, ή εναλλακτικά σκεφτόμαστε τι δεξιότητες αποκτήσαμε και τις αναφέρουμε στην κατηγορία «επαγγελματική εμπειρία» κάνοντας λειτουργικό βιογραφικό.
12. Ενδιαφέροντα Μπορούμε να αναφέρουμε κοινωνικές ή αθλητικές δραστηριότητες, καλλιτεχνικές ενασχολήσεις (μουσική, θέατρο κ.ά.). Πρέπει να προσέχουμε ώστε τα ενδιαφέροντα που αναφέρουμε να απαιτούν και να αναπτύσσουν τις ίδιες δεξιότητες με εκείνες της θέσης.
Π.χ. η θέση του υπεύθυνου συγκέντρωσης πόρων μίας οικολογικής οργάνωσης σχετίζεται με την θέση ενός πωλητού γιατί και οι δύο απαιτούν δεξιότητες όπως η ικανότητα πειθούς και οι επικοινωνιακές δεξιότητες. Αντίθετα η θέση του υπευθύνου δημοσίων σχέσεων ενός συλλόγου δεν σχετίζεται με την θέση ενός βοηθού λογιστή.
13. Συστάσεις Στην κατηγορία αυτή αναφέρουμε τα στοιχεία των προηγούμενων εργοδοτών, καθηγητών κ.τ.λ. από τους οποίους έχουμε πάρει συστατικές επιστολές.