ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ Α. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΠΡΟ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗΣ ΣΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ 1. Εγκριτική Διαταγή Τοποθέτησης-Εκπαίδευσης στο Εξωτερικό. 2. ΣΗΜΑ με την Ημερομηνία Αναχώρησης. 3. Εγκριτική Διαταγή Μετακίνησης Μελών Οικογένειας δικαιούχου, αν υπάρχουν μετακινούμενα μέλη. 4. Υπεύθυνη Δήλωση Οικογενειακής Κατάστασης (Συμπληρώνεται στο ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ. Σε περίπτωση αλλαγής της Οικ. Κατ. να γίνεται άμεσα αποστολή νέας Υπ. Δηλ. και Πιστοποιητικού Οικογενειακής Κατάστασης). 5. Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης. 6. Βεβαιώσεις Φοίτησης και Βεβαίωση Ασφαλιστικού Φορέα (ένα PrintScreen της HRM από Μ.ΓΕΑ/ΔΙΕΡΧΟΜΕΝΩΝ) για τα τέκνα άνω των 18 ετών που σπουδάζουν σε ανώτερα ή ανώτατα ιδρύματα εσωτερικού ή εξωτερικού (ανανέωση κάθε φορά που αλλάζει το ακαδημαϊκό έτος, δηλαδή κάθε χρόνο, αποστολή Βεβαίωσης με ημ/νία έκδοσης μετά την 01-09-ΧΧ που πιστοποιεί ότι το τέκνο έχει εγγραφεί για τη νέα χρονιά). Σε περίπτωση μη αποστολής ανανεωμένης Βεβαίωσης Φοίτησης, το επίδομα θα περικόπτεται αναδρομικά από την 31-08-ΧΧ(ημ/νια λήξης της προηγούμενης). 7. Υπεύθυνη Δήλωση όπου ο μετακινούμενος θα αναγράφει την Τράπεζα και το IBAN στα οποία επιθυμεί να κατατίθεται το Επίδομα Υπηρεσίας Αλλοδαπής (ΕΥΑ). (Να αναγράφεται η πραγματική-σταθερή διεύθυνση του μετακινούμενου στην Ελλάδα ή πλησιέστερου συγγενή, ο ΑΦΜ & η ΔΟΥ που ανήκει. Ο μετακινούμενος πρέπει να είναι πρώτος δικαιούχος του Λογ/σμού που δηλώνει και το IBAN ελληνικό, δηλαδή να έχει τη μορφή «GR XX XXXX»). 8. Φωτοτυπία Βιβλιαρίου Λογ/σμού Τράπεζας (πρώτη σελίδα ή εκτύπωση στοιχείων από e-banking) όπου φαίνεται το IBAN και ο πρώτος Δικαιούχος. Σε περίπτωση που δηλωθεί η Τράπεζα που μπαίνει και ο Μισθός Εσωτερικού, παραλείπεται. Β. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΠΡΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΣΤΟ ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ ΣΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ 1. Φωτοτυπία (e-mail) Θεωρημένου Φ.Π εντός 5 ημερών (Να φαίνεται ευδιάκριτα η Θεώρηση κατά την ημ/νία διέλευσης συνόρων από το Ελ. Βενιζέλος ή λιμάνι αναχώρησης). Η ημ/νία Θεώρησης Φ.Π αποτελεί την ημ/νία έναρξης της μισθοδοσίας, εφόσον είναι όμοια ή μεταγενέστερη της ημ/νίας αναχώρησης του Φ.Π (για όσους μεταβαίνουν στο εξωτερικό νωρίτερα από την ημ/νία που ορίζει η διαταγή, λαμβάνεται υπόψη η ημ/νία της διαταγής), οπότε ΔΕ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΑΡΑΛΕΙΠΕΤΑΙ. Αν το συγκεκριμένο δικαιολογητικό δεν παραληφθεί εγκαίρως από ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ, δε θα είναι δυνατή η εισαγωγή του μετακινούμενου στη Μισθοδοσία. Το Πρωτότυπο ΦΠ πρέπει να φυλάσσεται και να προσκομίζεται Θεωρημένο κατά τον επαναπατρισμό. 2. Έγγραφο με Λογ/σμό Τράπεζας Εξωτερικού στο οποίο να φαίνεται ξεκάθαρα το ονοματεπώνυμο του δικαιούχου στα λατινικά, η επωνυμία της αλλοδαπής τράπεζας, το IBAN και ο κωδικός SWIFT/BIC καθώς και τηλεφωνικό-ούς αριθμούς επικοινωνίας στο εξωτερικό και e-mail. Τα στοιχεία αυτά πρέπει να αποστέλλονται Σελίδα -1- από Σελίδες -4-
εντός 10 ημερών από την τοποθέτηση ώστε να είναι δυνατή η μεταφορά χρημάτων από το δικαιούχο σε τράπεζα άλλης χώρας (λόγω των Capital Controls ). Διαφορετικά δε θα είναι δυνατό να εμβάσει χρήματα ο μετακινούμενος σε Λογ/σμό Εξωτερικού για το συγκεκριμένο δίμηνο πληρωμής του. 3. Δικαιολογητικά Αεροπορικών Εισιτηρίων (Οικονομική θέση με 1 Αποσκευή/άτομο). ii. Απόδειξη Πώλησης Εισιτηρίων (Μετρητοίς ή Επί Πιστώσει). Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση αγοράς εισιτηρίων από ταξιδιωτικά γραφεία, τα έξοδα διαχείρισης (Service Fees) δεν αποζημιώνονται. iii. Απόδειξη Είσπραξης (αν η Πώλησης είναι Επί Πιστώσει). iv. Κίνηση Πιστωτικής Κάρτας (αν έχει πληρωθεί με κάρτα). v. Ηλεκτρονικό Εισιτήριο (E-Ticket) ή Επιβεβαίωση Κράτησης. vi. Κάρτες Επιβίβασης (Boarding Passes). vii. Προσκόμιση τουλάχιστον Τριών (3) Προσφορών σύμφωνα με τη Φ.843/ΑΔ.884732/Σ.2206/19-10-16/ΓΕΑ/Δ6, την ίδια ημέρα που έγινε η κράτηση του πραγματικού εισιτηρίου και οπωσδήποτε εντός τεσσάρων (4) ημερών από την ημ/νία που γνωστοποιείται στο μετακινούμενο η ημ/νία τοποθέτησής του {να φαίνεται ξεκάθαρα στις εκτυπωμένες προσφορές: ότι η αναζήτηση αφορά «1 ενήλικα», η ημ/νία που αφορούν οι προσφορές, η ημ/νία εκτύπωσης των προσφορών, τα κριτήρια-φίλτρα που έχουν επιλεγεί (το μόνο φίλτρο που μπορεί να επιλεγεί είναι το «Απευθείας Πτήση» ή «Έως 1-2 Στάσεις» για ΗΠΑ και ΚΑΝΕΝΑ άλλο φίλτρο όπως «Δωρεάν Αποσκευές» ή περιορισμός στις ώρες αναχώρησης-επιστροφής), ότι η ταξινόμηση των εισιτηρίων έχει γίνει βάσει τιμής και ότι έχει εκτυπωθεί η αρχική σελίδα Νο1 των προσφορών και όχι επόμενη με ακριβότερα εισιτήρια Νο2,3 ). Επισημαίνεται ότι η μη προσκόμιση Προσφορών συνεπάγεται μη κανονικότητα της δαπάνης, η οποία και απορρίπτεται. Προς διευκόλυνση των μετακινούμενων, αναφέρεται ότι υπάρχουν διάφορες ιστοσελίδες που αποτελούν μηχανές αναζήτησης πτήσεων από τις οποίες μπορούν οι μετακινούμενοι να εκτυπώσουν τις προσφορές τους. Για κρατήσεις εισιτηρίων από τουριστικά γραφεία απαιτείται η προσκόμιση προσφορών από 3 διαφορετικά τουριστικά γραφεία ή εκτύπωση προσφορών από μηχανή αναζήτησης πτήσεων όπως αναλύεται παραπάνω. Σε περίπτωση που ο μετακινούμενος ταξιδέψει διαφορετικές ημερομηνίες από τις προβλεπόμενες στο ΦΠ-Διαταγή ή σε διαφορετικό αεροδρόμιο (π.χ. Θεσσαλονίκη), τότε οι ανωτέρω Προσφορές θα εκτυπώνονται βάσει των προβλεπόμενων στοιχείων ταξιδίου. Π.χ. Έστω ότι ο «Χ» μετακινούμενος επαναπατρίζεται 20/11/17 από Βρυξέλλες-Αθήνα βάσει ΦΠ-Διαταγής και αυτός επιλέξει να μετακινηθεί πραγματικά την 25/11/17 από Βρυξέλλες- Θεσ/νίκη, τότε θα προσκομίσει τα πραγματικά δικαιολογητικά εισιτηρίων, ενώ οι Προσφορές θα αφορούν την 20/11/17 και τη διαδρομή Βρυξέλλες- Αθήνα. Η αποζημίωση της μετακίνησης μελών της οικογένειας του τοποθετούμενου με έξοδα της υπηρεσίας, είναι δυνατή μόνο αν έχει πραγματοποιηθεί εντός διαστήματος 6 μηνών από την ημερομηνία που ταξιδεύει ο ίδιος και μόνο εφόσον έχει εκδοθεί διαταγή μετάκλησης. Τα δικαιολογητικά να προσκομίζονται στο ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ συγκεντρωτικά και όχι τμηματικά με αλληλογραφία μονάδος ή απευθείας στη Γραμματεία του Σελίδα -2- από Σελίδες -4-
μετακινούμενου. Επισημαίνεται ότι τα δικαιολογητικά για τη μετακίνηση μελών οικογένειας μπορούν να υποβληθούν αυτοτελώς. 4. Δικαιολογητικά Μετακίνησης με Ι.Χ ΠΛΟΙΟ. ii. Αποδείξεις Πληρωμής Διοδίων διαδρομής (Όλα τα αποκόμματα είναι απαραίτητα, ακόμη κ αν ο προορισμός είναι άλλος από την Αθήνα, ώστε να αποδεικνύεται η ροή της διαδρομής). iii. Εισιτήρια Πλοίου (Επιβάτη-ων και Ι.Χ). iv. Χιλιομετρική απόσταση διαδρομής (εκτύπωση από ανάλογες ιστοσελίδες Internet). v. Τρεις (3) Προσφορές σύμφωνα με τις προϋποθέσεις της ανωτέρω παραγράφου (Β.3, vii) καθώς και ανάλυση του φθηνότερου αεροπορικού εισιτηρίου ώστε να φαίνεται το Κόστος Αποσκευής, αν τυχόν η πρώτη-φθηνότερη προσφορά αφορά εισιτήριο χωρίς αποσκευή (Η ανάλυση φαίνεται συνήθως στο 2 ο ή 3 ο Βήμα της διαδικασίας Ηλεκτρονικής Κράτησης Εισιτηρίου, πριν την εισαγωγή στοιχείων πληρωμής). Τα δικαιολογητικά να προσκομίζονται στο ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ συγκεντρωτικά και όχι τμηματικά με αλληλογραφία μονάδος ή απευθείας στη Γραμματεία του μετακινούμενου. Επισημαίνεται ότι τα δικαιολογητικά για τη μετακίνηση μελών οικογένειας μπορούν να υποβληθούν αυτοτελώς. 5. Δικαιολογητικά Οικοσκευής (Μόνο για τοποθέτηση άνω του έτους και εφόσον η μεταφορά της οικοσκευής πραγματοποιηθεί εντός 6 μηνών από την ημ/νία τοποθέτησης). ii. Βεβαίωση του Προϊσταμένου της Υπηρεσίας που μετατίθεται, για την ανάληψη της υπηρεσίας. iii. Νόμιμη Φορτωτική Μεταφοράς (Πλοίου ή CMR) και Τιμολόγιο (Όποιο και αν είναι το παραστατικό, είναι απαραίτητο να αναγράφει την αξία της μεταφοράς). iv. Φωτοτυπία Ιδιωτικού Συμφωνητικού Μισθωτηρίου Συμβολαίου Κατοικίας μεταφρασμένο (Ελληνικά ή Αγγλικά) και θεωρημένο από την κατά τόπο αρμόδια Αρχή, στο οποίο να αναγράφεται ξεκάθαρα το είδος της ενοικιαζόμενης κατοικίας (Πλήρως-Μερικώς ή Μη επιπλωμένη κατοικία). Σε περίπτωση που το Μισθωτήριο Συμβόλαιο Κατοικίας δεν αναγράφει το είδος επίπλωσης, απαιτείται επιπλέον και Βεβαίωση από τον εκμισθωτή (Ελληνικά ή Αγγλικά) που να αναφέρει το είδος επίπλωσης. v. Πρόσφατο Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης (Είναι απαραίτητο κατά τη μεταφορά Οικοσκευής στον επαναπατρισμό, καθώς αυτό που θα έχει προσκομιστεί κατά την τοποθέτηση δε θα έχει ισχύ). Τα δικαιολογητικά να προσκομίζονται στο ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ συγκεντρωτικά και όχι τμηματικά με αλληλογραφία μονάδος ή απευθείας στη Γραμματεία του μετακινούμενου. Τα Τιμολόγια δύναται να παραλαμβάνονται από τη Μονάδα μας απευθείας από τις μεταφορικές εταιρίες εφόσον όμως πρώτα έχουν περιέλθει στη Μονάδα μας ΌΛΑ τα λοιπά δικαιολογητικά που θα πρέπει να μας αποστείλει ο μετακινούμενος. ΚΑΝΕΝΑ Τιμολόγιο δε θα Σελίδα -3- από Σελίδες -4-
παραλαμβάνεται αν εκκρεμούν δικαιολογητικά προς προσκόμιση από το μετακινούμενο. 6. Ανανέωση Δικαιολογητικών κάθε χρόνο ή σε περίπτωση οποιασδήποτε μεταβολής π.χ. γέννηση τέκνου, έναρξη-λήξη σπουδών κλπ (παραγράφου Α.6,7,8). Γ. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΠΡΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΣΤΟ ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ ΜΕΤΑ ΤΟΝ ΕΠΑΝΑΠΑΤΡΙΣΜΟ ΑΠΟ ΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ 1. Πρωτότυπο Θεωρημένο ΦΠ (Να φαίνεται η Θεώρηση κατά την αναχώρηση και επαναπατρισμό). 2. Βεβαίωση του Προϊσταμένου της Υπηρεσίας που μετατίθεται ο μετακινούμενος, για την ανάληψη της υπηρεσίας (Μ.ΓΕΑ/Γρ. Διερχομένων). 3. Δικαιολογητικά Εισιτηρίων (ως παράγραφο Β.3) ή μετακίνησης με Ι.Χ - Πλοίο (ως παράγραφο Β.4). 4. Δικαιολογητικά Οικοσκευής (ως παράγραφο Β.5). Τα δικαιολογητικά παρ. Γ.1,2 είναι απαραίτητα κατά την άφιξη στο ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ για την εκκαθάριση του μετακινούμενου και την υπογραφή του εντύπου Clearance. Χωρίς την προσκόμιση δικαιολογητικού που να αποδεικνύει τη διέλευση συνόρων κατά τον επαναπατρισμό δε θα υπογράφεται το Clearance. Τα δικαιολογητικά παρ. Γ.3,4 αποστέλλονται όταν έχουν συγκεντρωθεί ολοκληρωμένα σε ένα εύλογο χρονικό διάστημα μετά τον επαναπατρισμό και όχι αργότερα από το τέλος Οκτωβρίου του έτους επαναπατρισμού. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Τα δικαιολογητικά αποζημίωσης γενικά, ότι και αν αφορά αυτή (εισιτήρια, οικοσκευή), θα πρέπει να προσκομίζονται στη διαχείρισή μας εντός του οικονομικού έτους που αφορούν, καθώς η τακτοποίησή τους σε επόμενο οικονομικό έτος πραγματοποιείται με καθυστέρηση. Για τις πληρωμές δαπανών με κάρτα απαιτείται η προσκόμιση αποδεικτικού κίνησης της κάρτας (statement) (αντίγραφο λογαριασμού της κάρτας ή αντίγραφο κινήσεων μέσω e-banking). Για τις πληρωμές δαπανών με κατάθεση σε τραπεζικό κατάστημα απαιτείται η προσκόμιση του αντίστοιχου καταθετηρίου ή κίνηση της πληρωμής που πραγματοποιήθηκε μέσω e-banking. Το παρόν βρίσκεται αναρτημένο και στις εξής θέσεις: Εσωτερικό Δίκτυο MIS: www.mis/ Καρτέλα Ενημέρωση 07. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΟΛΚΑ_ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΕΩΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ Internet: www.haf.gr/staff στη διαδρομή ΜΕΡΙΜΝΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ Οικονομικά Συνταξιοδοτικά Δικαιολογητικά που Απαιτούνται κατά την Αποστολή ή Τοποθέτηση Προσωπικού στο Εξωτερικό (άνω & κάτω των 30 ημερών). Κωδικός: IKAROS2007 Το παρόν συντάχθηκε σύμφωνα με τα διαλαμβανόμενα στα: Ν.4336/15 (ΦΕΚ 94/Α /15) ΑΥΟ 2/73/ΔΕΠ (ΦΕΚ 20/Β /16) Φ.845/37/132424/Σ.1594/06-06-16/ΓΔΟΣΥ/ΔΟΙ Φ.843/ΑΔ.884732/Σ.2206/19-10-16/ΓΕΑ/Δ6/1γ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: ΣΤΡΑΤΟΠΕΔΟ ΠΑΠΑΓΟΥ, ΧΟΛΑΡΓΟΣ, ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ 229, ΤΓΑ 1010 ΓΕΝΙΚΟ ΕΠΙΤΕΛΕΙΟ ΑΕΡΟΠΟΡΙΑΣ, ΟΛΚΑ/ΔΙΑΠΕ/ΓΡ.18 Σελίδα -4- από Σελίδες -4-
Διαχειριστής ΕΥΑ Εξωτερικού: Σμίας (ΥΤΑ) Σταυράκογλου Γεώργιος ΤΗΛ: 210-6592917 FAX: 210-6428243 e-mail: olka.hafgs@haf.gr (OLKA.HAFGS@HAF.GR) Ενημέρωση εντύπου: 01/08/2018 Σελίδα -5- από Σελίδες -5-