Αθήνα, 06 Μαρτίου 2014 Α.Π.: ΔΙΟΙΚ/382/42/οικ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

Transcript

1 Αθήνα, 06 Μαρτίου 2014 Α.Π.: ΔΙΟΙΚ/382/42/οικ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ, ΥΠΟΔΟΜΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΥΛΙΚΟΥ Ταχ. Δ/νση : Βασ. Σοφίας 15, Αθήνα. Πληροφορίες : Α. Γαλάρης, Ι. Γιαμουρίδης Τηλέφωνο : a.galaris@ydmed.gov.gr giamouridis@ydmed.gov.gr Προς: Όλα τα ΚΕΠ (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ΘΕΜΑ: Ηλεκτρονική καταχώρηση δαπανών για τέλη αλληλογραφίας των ΚΕΠ. ΣΧΕΤ.: Η υπ αριθμ. Δ5Β ΕΞ2013/ (ΑΔΑ:ΒΕΥΘΗ-ΔΛΡ) εγκύκλιος του Υπουργείου Οικονομικών. Σε συνέχεια της ως άνω αναφερόμενης εγκυκλίου του Υπουργείου Οικονομικών, με την οποία παρασχέθηκαν οδηγίες σχετικά με τη διαδικασία που αφορά στην πληρωμή των ταχυδρομικών τελών, θέτουμε υπόψη σας συγκεκριμένες κατευθύνσεις αναφορικά με τις απαραίτητες ενέργειες για την πληρωμή των ταχυδρομικών τελών των ΚΕΠ. Σύμφωνα με τα διαλαμβανόμενα στην εγκύκλιο του Υπουργείου Οικονομικών, η Γενική Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών (ΓΔΟΥ) του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΥΔΙΜΗΔ), λαμβάνοντας από τα ΕΛΤΑ τη μηνιαία συγκεντρωτική αναλυτική κατάσταση με το σύνολο της δαπάνης για ταχυδρομικές υπηρεσίες, θα πραγματοποιεί - μέχρι και την παραλαβή του σχετικού τιμολογίου από τα ΕΛΤΑ - τον απαιτούμενο έλεγχο και, εφόσον συμφωνεί με το αναγραφόμενο στην κατάσταση συνολικό ποσό, θα εγκρίνει και θα βεβαιώνει τη σχετική δαπάνη. [1]

2 Εν συνεχεία, η ΓΔΟΥ θα αποστέλλει τη θεωρημένη συγκεντρωτική κατάσταση με επισυναπτόμενα τα σχετικά τιμολόγια, στη Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία θα μεριμνά για την πληρωμή αυτών, με την έκδοση των σχετικών ενταλμάτων πληρωμής από την Υπηρεσία Δημοσιονομικού Ελέγχου στο Υπουργείο Οικονομικών. Στο πλαίσιο αυτό, προκειμένου να είναι αποτελεσματικός ο έλεγχος από την υπηρεσία μας των στοιχείων που καταθέτουν τα ΚΕΠ και να διασφαλίζεται ο ακριβής υπολογισμός της σχετικής προς βεβαίωση συνολικής δαπάνης για ταχυδρομικά τέλη, καθιερώνεται μια νέα διαδικασία διασταύρωσης των στοιχείων των ΕΛΤΑ με τα αντίστοιχα στοιχεία που θα γνωστοποιούν τα ΚΕΠ στο ΥΔΙΜΗΔ, για την αποτελεσματικότητα της οποίας είναι απαραίτητη η αγαστή συνεργασία όλων των ΚΕΠ με την υπηρεσία μας. Ειδικότερα: ΓΕΝΙΚΕΣ ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ: 1. Τα ΚΕΠ υποχρεούνται για κάθε συναλλαγή τους με τα ΕΛΤΑ να συγκεντρώνουν και να φυλάσσουν «διπλότυπη κατάσταση επαναλαμβανόμενης παροχής ταχυδρομικών υπηρεσιών» η οποία θα εκδίδεται από τα ΕΛΤΑ και στην οποία θα αναγράφεται υποχρεωτικά τόσο ο αριθμός των αντικειμένων προς διακίνηση όσο και τα αντίστοιχα τέλη. Για τα δρομολόγια που θα εκτελούνται από τα ΕΛΤΑ για την επίδοση παραλαβή της αλληλογραφίας στην έδρα των ΚΕΠ, τα ΕΛΤΑ θα εκδίδουν μηνιαία συγκεντρωτική διπλότυπη κατάσταση επαναλαμβανόμενης παροχής υπηρεσιών, για κάθε ΚΕΠ όπου θα βεβαιώνεται και θα υπογράφεται εκατέρωθεν ο αριθμός των δρομολογίων που εκτελέστηκαν. Τα τέλη της αλληλογραφίας των ΚΕΠ και η χρέωση των δρομολογίων θα περιλαμβάνονται στη συγκεντρωτική μηνιαία κατάσταση που θα αποστέλλεται από τα ΕΛΤΑ στο ΥΔΙΜΗΔ για την πραγματοποίηση του απαιτούμενου ελέγχου και της σχετικής έγκρισης και θεώρησης της δαπάνης. Για τα δρομολόγια θα εκδίδεται ειδικά τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών σε μηνιαία βάση. 2. Κατά την τιμολόγηση τα ΚΕΠ θα δηλώνουν το ΑΦΜ και την επωνυμία του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΑΦΜ ) για την έκδοση των σχετικών διπλότυπων καταστάσεων παροχής ταχυδρομικών υπηρεσιών. 3. Τα ΚΕΠ οφείλουν να φυλάσσουν στα αρχεία τους τα ανωτέρω παραστατικά μαζί με τις μηνιαίες συγκεντρωτικές καταστάσεις που προκύπτουν για πέντε (5) χρόνια. Τυχόν απώλειες των ανωτέρω παραστατικών με υπαιτιότητα των ΚΕΠ θα δημιουργούν μεγάλη δυσχέρεια στην πραγματοποίηση του απαιτούμενου ελέγχου καθώς και στην πληρωμή των σχετικών τιμολογίων από την Υπηρεσία Δημοσιονομικού Ελέγχου. [2]

3 4. Αντίστοιχη υποχρέωση φύλαξης των απαραίτητων στοιχείων υφίσταται και για τα ΕΛΤΑ. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΤΑΥΡΩΣΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Προκειμένου να καταστεί δυνατός ο αποτελεσματικότερος έλεγχος των οικονομικών στοιχείων και να είναι ευχερέστερη η διασταύρωση με τα αντιστοίχως αναφερόμενα στις συγκεντρωτικές μηνιαίες καταστάσεις των ΕΛΤΑ στοιχεία, το ΥΔΙΜΗΔ προβαίνει στη δημιουργία μιας νέας διαδικτυακής βάσης δεδομένων την οποία τα ΚΕΠ υποχρεούνται να επισκέπτονται σε μηνιαία βάση και να καταχωρίζουν το ανά μήνα συνολικό πόσο που δαπανήθηκε για την αλληλογραφία του ΚΕΠ, τον αριθμό των δρομολογίων και τη χρέωση των δρομολογίων από τα ΕΛΤΑ, με βάση τα αντίγραφα των καταστάσεων των ΕΛΤΑ τα οποία διατηρούνται στο αρχείο του ΚΕΠ, σύμφωνα με τα ανωτέρω. Η ηλεκτρονική διεύθυνση της προαναφερόμενης βάσης είναι η https //kep.ydmed.gov.gr/kep/ [Επισυνάπτεται εγχειρίδιο χρήστη της εφαρμογής της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Υποστήριξης - Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων (ΔΗΕΣ)] Ως εκ τούτου: Α) Σε πρώτη φάση και πριν την ηλεκτρονική καταχώρηση, το αργότερο μέσα σε 10 ημέρες από την έκδοση της παρούσης, σε κάθε ΚΕΠ θα πρέπει να οριστεί υπεύθυνος με τον αντικαταστάτη του ο οποίος οφείλει να επισκεφθεί την ιστοσελίδα μέσα από το Σύστημα Διαχείρισης Αιτημάτων Πολιτών στα ΚΕΠ και να εισέλθει στην εφαρμογή. Στην εφαρμογή, με βάση τις οδηγίες του συνημμένου εγχειριδίου χρήστη, θα συμπληρώσει υποχρεωτικά το ονοματεπώνυμο του χειριστή καθώς και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο που αφορά στο ΚΕΠ και χρήζει επικαιροποίησης. Β) Σε δεύτερη φάση το αργότερο μέσα σε 20 ημέρες από την έκδοση της παρούσης, ο υπεύθυνος ή ο αντικαταστάτης του, έχει την υποχρέωση να καταχωρήσει ποσά παρελθόντων μηνών για το διάστημα από έως στα αντίστοιχα πεδία. Επισημαίνεται ότι είναι απαραίτητη η συμπλήρωση ποσού ακόμα και αν η δαπάνη είναι μηδενική για κάποιο μήνα. Γ) Σε τρίτη φάση και εφεξής και εφόσον τηρηθούν τα παραπάνω ο υπεύθυνος ή ο αντικαταστάτης του θα εισέρχεται και θα καταχωρίζει: α) Το μηνιαίο συνολικό ποσό που δαπανήθηκε για τα τέλη της αλληλογραφίας του ΚΕΠ, β) τον αριθμό δρομολογίων που πραγματοποιήθηκαν από τα ΕΛΤΑ προς το ΚΕΠ και [3]

4 γ) την χρέωση των δρομολογίων από τα ΕΛΤΑ, με καταληκτική ημερομηνία την 5 η ημέρα του επόμενου μήνα. Ο αρμόδιος υπάλληλος, έχει τη δυνατότητα να καταχωρήσει το μηνιαίο συνολικό ποσό που δαπανήθηκε για τα τέλη της αλληλογραφίας του ΚΕΠ, με την ένδειξη ΠΡΟΣΩΡΙΝΟ ή ΟΡΙΣΤΙΚΟ. Επιλέγοντας την ένδειξη ΟΡΙΣΤΙΚΟ, το ποσό που καταχωρήθηκε θεωρείται τελικό και δεν μπορεί να τροποποιηθεί. Από τη στιγμή που θα επιλέξει την ένδειξη ΠΡΟΣΩΡΙΝΟ, το σύστημα του παρέχει τη δυνατότητα τροποποίησης του ποσού ανά πάσα στιγμή, όχι όμως μετά την 5 η ημέρα κάθε μήνα, οπότε και πλέον τα δεδομένα που καταχωρήθηκαν περνούν στην κατάσταση ΟΡΙΣΤΙΚΟ και υπολογίζονται ως τελικά. Μετά την παρέλευση της ως άνω ημερομηνίας, τα δεδομένα δεν θα επιδέχονται καμία μεταβολή. Στην περίπτωση ωστόσο που είναι απαραίτητο να γίνει η όποια τροποποίηση, υπάρχουν οι εξής δυνατότητες: Α) Ο υπάλληλος του ΚΕΠ δύναται να υποβάλλει προς τους διαχειριστές επαρκώς αιτιολογημένο αίτημα αποδέσμευσης (στο αντίστοιχο πεδίο της οθόνης πλοήγησης) για την επαναφορά των δεδομένων στην κατάσταση ΠΡΟΣΩΡΙΝΟ, ώστε να προβεί εκ νέου στις όποιες απαραίτητες αλλαγές, εντός πέντε (5) ημερών. Επισημαίνεται ότι η δυνατότητα αυτή θα παρέχεται σε εξαιρετικές περιπτώσεις και μόνο κατόπιν επαρκώς αιτιολογημένου αιτήματος. Β) Στην περίπτωση που ήδη βεβαιωμένα στοιχεία αλλάζουν πάνω από μία φορά και τα αιτήματα αφορούν σε περισσότερες από μία τροποποιήσεις, προβλέπεται η τήρηση ενός Πίνακα Παρακολούθησης και Ελέγχου Καταγραφών ανά ΚΕΠ από το Υ.ΔΙ.Μ.ΗΔ. το οποίο θα καταγράφει συνολικά τα αιτήματα σε εξαμηνιαία βάση και θα τα αποστέλλει σε όλα τα ΚΕΠ προς ενημέρωση των ενδιαφερόμενων. Επιπλέον και προκειμένου να διασφαλιστεί η σωστή τήρηση της διαδικασίας, θα ακολουθεί δειγματοληπτικός έλεγχος παραστατικών και λοιπών αποδεικτικών στοιχείων στα ΚΕΠ στα οποία παρατηρείται ανακολουθία εγγραφών, ούτως ώστε να διασφαλίζεται η αξιοπιστία του μηχανισμού καταγραφής, ως προς την ακρίβεια των παρεχόμενων στοιχείων. Για θέματα που αφορούν στη διαδικασία βεβαίωσης ταχυδρομικών τελών μπορείτε να απευθύνεστε στα τηλέφωνα: Αλέξανδρος Γαλάρης: , Ιορδάνης Γιαμουρίδης: , Κωνσταντίνος Χατζηανδρέου: , Ελένη Βασιλάκη: , [4]

5 Για τεχνικά θέματα που αφορούν στη λειτουργία της εφαρμογής μπορείτε να απευθύνεστε στα τηλέφωνα: Ελένη Αγγελακοπούλου: , Αγγελική Γέρου: Παραμένουμε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε περαιτέρω διευκρίνηση ή πληροφόρηση. Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ Η Προϊσταμένη του Τμήματος Γραμματείας Του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Ελένη Σαρρή ΓΕΩΡΓΙΑ ΒΑΛΑΤΣΟΥ ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ: 1. Η υπ αριθμ. Δ5Β ΕΞ2013/ εγκύκλιος του Υπουργείου Οικονομικών. 2. Εγχειρίδιο χρήστη της εφαρμογής της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Υποστήριξης - Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων (Δ.Η.Ε.Σ). ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ: 1. Υπουργείο Οικονομικών Τμήμα Α Κατάρτισης & Εκτέλεσης Προγράμματος Προμηθειών. 2. ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΑ Α.Ε. ΕΣΩΤ. ΔΙΑΝΟΜΗ: - Υπουργό κ. Κ. Μητσοτάκη - Υφυπουργό κα Ε. Χριστοφιλοπούλου - Γενικό Γραμματέα κ. Δ. Στεφάνου - Προϊστάμενο Γενικής Δ/νσης Διοικητικής Οργάνωσης & Διαδικασιών - Προϊστάμενο Γενικής Δ/νσης Διοικητικής Υποστήριξης - Δ/νση Οργάνωσης και Λειτουργίας ΚΕΠ - Δ/νση Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων [5]