E ΥΡΩΠΑΪΚΟ Ε ΛΕΓΚΤΙΚΟ Σ ΥΝΕΔΡΙΟ

Transcript

1 σχ E ΥΡΩΠΑΪΚΟ Ε ΛΕΓΚΤΙΚΟ Σ ΥΝΕΔΡΙΟ Ο ΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ Α ΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΣΦΑΛΜΑΤΩΝ DAS

2 Εισαγωγή 4 Ορισμός των σφαλμάτων και ταξινόμησή τους ανάλογα με τις διάφορες πηγές DAS 5 Γενική κατάσταση 5 Αδυναμίες που αντιμετωπίστηκαν από τις νέες κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με τα σφάλματα DAS 6 Βασικοί ορισμοί και αρχές που πρέπει να εφαρμόζονται στο πλαίσιο του ελέγχου επαλήθευσης 8 Πλαίσιο αναφοράς για τον καθορισμό της νομιμότητας και κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων 8 Υποκείμενες πράξεις 9 Σφάλματα 9 Ταξινόμηση και αντιμετώπιση των σφαλμάτων 10 Αφετηρία 10 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος 12 Βήμα 1: Ανάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν επηρεάζονται οι νομικές υποχρεώσεις 12 Σφάλματα που επηρεάζουν τους όρους πληρωμής 12 Σφάλματα που επηρεάζουν άλλα ζητήματα συμμόρφωσης 14 Βήμα 2: Ανάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν τα σφάλματα είναι προσδιορίσιμα ποσοτικώς 15 Ο ποσοτικός προσδιορισμός ως βασικό στοιχείο για την εκτίμηση του οικονομικού αντικτύπου των σφαλμάτων 15

3 Προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα 16 Μη προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα 16 Βήμα 3: Ανάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν τα σφάλματα είναι σοβαρά, περιορισμένης σημασίας ή επουσιώδη 17 Διαφοροποίηση των προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων 17 Διαφοροποίηση των μη προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων 18 Βήμα 4: Ανάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν τα σφάλματα είναι συστηματικά 19 Κριτήρια προσδιορισμού του συστηματικού ή μη συστηματικού χαρακτήρα των σφαλμάτων 19 Επαγγελματική κρίση 19 Βήμα 5: Ανάλυση του συνολικού αντικτύπου των σφαλμάτων 19 Γενικές αρχές 19 Καθορισμός δεικτών 20

4 Εισαγωγή Σύμφωνα με το άρθρο 287 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), το Ελεγκτικό Συνέδριο προβαίνει σε δήλωση προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, η οποία βεβαιώνει την ακρίβεια των λογαριασμών και τη νομιμότητα και κανονικότητα των σχετικών πράξεων (DAS). Στόχος των εργασιών που αφορούν την αξιοπιστία των λογαριασμών αποτελεί η συγκέντρωση επαρκών αποδεικτικών στοιχείων από τα οποία να συνάγεται κατά πόσον τα έσοδα, οι δαπάνες και τα στοιχεία ενεργητικού και παθητικού καταχωρίστηκαν ορθά, καθώς και κατά πόσον οι ετήσιοι λογαριασμοί της Ευρωπαϊκής Ένωσης αντικατοπτρίζουν πιστά τη δημοσιονομική κατάσταση στο τέλος του έτους, καθώς και τα αποτελέσματα των πράξεών της και των ταμειακών ροών της για το έτος που έληξε. Στόχο των εργασιών όσον αφορά τη νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων αποτελεί η συγκέντρωση επαρκών αποδεικτικών στοιχείων, τόσο άμεσων όσο και έμμεσων, προκειμένου το Συνέδριο να είναι σε θέση να αποφανθεί, με εύλογη βεβαιότητα, εάν οι πράξεις πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τις προθέσεις του νομοθέτη* και της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής και εάν τα ποσά υπολογίστηκαν ορθά. Το ουσιαστικό ερώτημα στο οποίο πρέπει να δοθεί απάντηση είναι: τι συνιστά σφάλμα που επηρεάζει τη ελεγκτική γνώμη και το οποίο, επομένως, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στο πλαίσιο του ελέγχου επαλήθευσης, προκειμένου να εκφέρεται τεκμηριωμένη και ισορροπημένη επαγγελματική κρίση. * Όπως αντανακλώνται στις διάφορες μορφές νομοθεσίας της ΕΕ, π.χ. κανονισμούς, οδηγίες, αποφάσεις κ.λπ. Οι ελεγκτικές εργασίες που αφορούν την αξιοπιστία των λογαριασμών βασίζονται, από την πρώτη δήλωση αξιοπιστίας για το οικονομικό έτος 1994, σε μια σταθερή μεθοδολογία και αντιμετώπιση των σφαλμάτων, η οποία ακολουθεί τα διεθνή πρότυπα και έχει αποδείξει την αξία της. Με την πάροδο του χρόνου πραγματοποιήθηκαν αναγκαίες προσαρμογές στα αντίστοιχα σχέδια ελέγχου, παραδείγματος χάριν λόγω της καθιέρωσης της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. 4

5 Ορισμός των σφαλμάτων και ταξινόμησή τους ανάλογα με τις διάφορες πηγές DAS Γενική κατάσταση Οι «Πρακτικές κατευθυντήριες οδηγίες για το ελεγκτικό έργο DAS μετά το 2005», οι οποίες εγκρίθηκαν από το Συνέδριο στις αρχές του 2006, παρέχουν το πλαίσιο για τον ορισμό και την αντιμετώπιση των σφαλμάτων/ανεπαρκειών που αφορούν τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου, καθώς και τις θέσεις που περιλαμβάνονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις δηλώσεις των γενικών διευθυντών και στη συγκεφαλαιωτική έκθεση της Επιτροπής. Επιπλέον, παρέχουν οδηγίες όσον αφορά τη χρησιμοποίηση των εργασιών άλλων ελεγκτών. Το κατωτέρω διάγραμμα απεικονίζει την αλληλεπίδραση των διαφόρων πηγών DAS, καθώς και την επαναληπτική διαδικασία και τον συσχετισμό των σφαλμάτων: Διάγραμμα σχετικά με τον συσχετισμό των βασικών πηγών DAS Όπως καταδεικνύεται στο κατωτέρω διάγραμμα, στο πλαίσιο του ελέγχου επαλήθευσης πρέπει να λαμβάνεται υπόψη εάν το προσδιορίσιμο ή μη προσδιορίσιμο ποσοτικώς σφάλμα ή άλλο ζήτημα συμμόρφωσης είναι, ανάλογα με την προέλευσή του, εντελώς μεμονωμένο (σφάλμα στο δείγμα) ή εάν συνδέεται και με τα συστήματα (συστημικό / συστηματικό). Η εκτίμηση αυτή μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως στοιχείο προς επίρρωση της ανάλυσης των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου. Κατά κανόνα, ο αντίκτυπος των σφαλμάτων που προκαλούνται από αδυναμίες των συστημάτων είναι μεγαλύτερος από εκείνον των μεμονωμένων τυχαίων σφαλμάτων. Κατά συνέπεια, το στοιχείο των σφαλμάτων που συνδέεται με το σύστημα απαιτεί περαιτέρω εκτίμηση, προκειμένου να αξιολογηθούν όσο το δυνατόν ακριβέστερα οι οικονομικές συνέπειες που αφορούν τον συνολικό πληθυσμό και να προσδιοριστούν οι αναγκαίες διορθωτικές δράσεις για την εξάλειψη των αδυναμιών του συστήματος εποπτείας και ελέγχου. Ανάλυση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Δενδροειδές αποφάσεων ΕΕΔ και δηλώσεις Συσχετισμός Εργασίες άλλων ελεγκτών Έλεγχος επαλήθευσης των πράξεων Δενδροειδές αποφάσεων Ανεπάρκειες των συστημάτων Αμοιβαία επιβεβαίωση Σφάλματα και άλλα ζητήματα συμμόρφωσης (προσδιορίσιμα και μη προσδιορίσιμα ποσοτικώς) Συνδέεται με τα συστήματα Προέλευση του σφάλματος Μεμονωμένο 5

6 Ορισμός των σφαλμάτων και ταξινόμησή τους ανάλογα με τις διάφορες πηγές DAS Aδυναμίες που αντιμετωπίστηκαν από τις νέες κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με τα σφάλματα DAS Με την πείρα αποδείχθηκε ότι οι προηγούμενες κατευθυντήριες οδηγίες έχρηζαν αναθεώρησης. Ιδίως η διάκριση μεταξύ ουσιωδών και τυπικών σφαλμάτων ήταν, σε ορισμένες περιπτώσεις, παραπλανητική και δυσχερής ως προς την εφαρμογή της. Προηγούμενες κατευθυντήριες οδηγίες Ορισμένα σφάλματα νομιμότητας/κανονικότητας έχουν μετρήσιμες συνέπειες στο ποσό των υποκειμένων πράξεων που χρηματοδοτείται από τον προϋπολογισμό της ΕΕ. Τα σφάλματα αυτά καλούνταν ουσιώδη. Άλλα σφάλματα νομιμότητας/κανονικότητας συνίστανται σε παραβιάσεις των ρυθμιστικών μηχανισμών και των μηχανισμών εσωτερικού ελέγχου αλλά δεν έχουν μετρήσιμες συνέπειες στο ποσό των υποκειμένων πράξεων που χρηματοδοτούνται από τον προϋπολογισμό της ΕΕ. Τα σφάλματα αυτά καλούνταν τυπικά. Στην πραγματικότητα, ενώ το ποσοστό των ουσιωδών σφαλμάτων που εντοπιζόταν στο δείγμα εφαρμοζόταν σε ολόκληρο τον πληθυσμό, για τα τυπικά σφάλματα λαμβανόταν υπόψη μόνον η συχνότητα. Ως προφανές αποτέλεσμα, τα τυπικά σφάλματα, μολονότι συχνά ήταν πολύ σοβαρά (π.χ. μη τήρηση των διαδικασιών πρόσκλησης υποβολής προσφορών, μη τήρηση του υποχρεωτικού ελάχιστου ελέγχου), θεωρούνταν γενικά ως «σφάλματα περί τον τύπο», άρα λιγότερο σημαντικά από τα ουσιώδη σφάλματα (ακόμη και εάν τα τελευταία είχαν μόνον οριακό οικονομικό αντίκτυπο). Επιπλέον, κατόπιν της ενίσχυσης των κανόνων επιλεξιμότητας που απαιτούν την τήρηση σαφών και πλήρων αποδεικτικών εγγράφων, η απουσία λογιστικών πληροφοριακών στοιχείων έπρεπε, σε ορισμένες περιπτώσεις, να θεωρείται ως «ουσιώδες σφάλμα κατά 100 %» σύμφωνα με τις προηγούμενες κατευθυντήριες οδηγίες. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, η εν λόγω αντιμετώπιση πιθανόν να παρείχε μη ρεαλιστική ένδειξη σχετικά με (τον δυνητικό αντίκτυπο που είχαν) τα προβλήματα (π.χ. υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία ότι μια δράση πραγματοποιήθηκε αλλά δεν είναι οικονομικά αποδοτική η εφαρμογή «εναλλακτικών διαδικασιών» προκειμένου να προσδιοριστεί ποσοτικά η επιλέξιμη δαπάνη, ιδίως όσον αφορά τα γενικά έξοδα). Ο ελεγκτής πρέπει να εκτιμά τη σοβαρότητα των ελλειπόντων πληροφοριακών στοιχείων κατά την επαγγελματική του κρίση. 6

7 Ορισμός των σφαλμάτων και ταξινόμησή τους ανάλογα με τις διάφορες πηγές DAS Εκτός αυτού, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η καθιέρωση νέων στοιχείων στο νομικό πλαίσιο ή η αύξηση της σημασίας τους, μολονότι δεν έχουν άμεσο αντίκτυπο στις πληρωμές. Πράγματι, αποτελούν σημαντικά στοιχεία στο πλαίσιο της νομιμότητας και κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων και, κατά συνέπεια, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Λαμβάνοντας υπόψη την ανωτέρω ανάλυση, οι αναθεωρημένες κατευθυντήριες οδηγίες αποσαφηνίζουν τον ορισμό και την αντιμετώπιση των σφαλμάτων, τα οποία εντοπίζονται βάσει του ελέγχου επαλήθευσης αντιπροσωπευτικών δειγμάτων που καλύπτουν τους διάφορους τομείς πολιτικής. Μία επιπλέον αδυναμία συνίστατο στο γεγονός ότι οι προηγούμενες κατευθυντήριες οδηγίες δεν παρείχαν σαφείς ενδείξεις όσον αφορά τον ορισμό των επουσιωδών ή άνευ σημασίας σφαλμάτων. Ως εκ τούτου, στα ερωτηματολόγια για τους επιτόπιους ελέγχους περιλαμβανόταν συχνά το σύνολο των κανόνων, χωρίς να λαμβάνεται υπόψη ότι πιθανή παράβαση θα είχε μόνο περιορισμένο (δυνητικό) οικονομικό αντίκτυπο ή δεν θα είχε αντίκτυπο και, συνεπώς, δεν έχει σημασία στο πλαίσιο της DAS. Η σαφής εστίαση στα ουσιαστικά ζητήματα θα βοηθήσει να επικεντρωθούν οι προσπάθειες στα πλέον κρίσιμα προβλήματα και θα συμβάλει στη μείωση του φόρτου εργασίας όσον αφορά τη DAS. 7

8 Βασικοί ορισμοί και αρχές που πρέπει να εφαρμόζονται στο πλαίσιο του ελέγχου επαλήθευσης Πλαίσιο αναφοράς για τον καθορισμό της νομιμότητας και κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων Σκοπός του τμήματος της δήλωσης αξιοπιστίας που αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα είναι η ενημέρωση των αποδεκτών της DAS σχετικά με το κατά πόσο το Συνέδριο απεκόμισε εύλογη βεβαιότητα ότι οι υποκείμενες στους ετήσιους λογαριασμούς πράξεις συνάδουν με τις προθέσεις του νομοθέτη και της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής. Λαμβανομένης υπόψη της δυσχέρειας σαφούς διαχωρισμού των εννοιών της νομιμότητας και της κανονικότητας στο πλαίσιο της ΕΕ και δεδομένου ότι οι συνέπειες της μη συμμόρφωσης με τους σχετικούς κανόνες είναι ακριβώς οι ίδιες στο πλαίσιο της DAS, δεν πραγματοποιείται διάκριση μεταξύ των δύο αυτών εννοιών. Το Συνέδριο επαληθεύει εάν οι πράξεις είναι, αφενός, νόμιμες και, αφετέρου, κανονικές. Όσον αφορά τη σοβαρότητα των σφαλμάτων (ένα ποσοστό ή ένα απόλυτο ποσό που οι ενδιαφερόμενοι είναι διατεθειμένοι να αποδεχθούν), απαιτείται μια εκ των προτέρων κρίση και χρειάζεται να καταμεριστεί τόσο στις υποκείμενες πράξεις όσο και στον συνολικό πληθυσμό. Βλέπε επίσης ISA 320, παράγραφος 7 Για λόγους συνέπειας, ισχύουν τα ίδια όρια τόσο για τις μεμονωμένες πράξεις (που συνιστούν την ελάχιστη «μονάδα αναφοράς» στον έλεγχο επαλήθευσης) όσο και για τον σχετικό πληθυσμό (που συνιστά τη «μονάδα αναφοράς» προκειμένου να συναχθούν τα συνολικά συμπεράσματα ελέγχου και να διατυπωθεί η ελεγκτική γνώμη). Παραδείγματος χάριν, εάν όλες οι πράξεις που περιέχουν σφάλματα παραμένουν μεμονωμένα κάτω του ορίου του 2 %, το συνολικό ποσοστό σφάλματος για το δείγμα παραμένει επίσης κάτω του εν λόγω ορίου. Άλλως ειπείν, η διατύπωση αρνητικής γνώμης είναι πιθανή μόνον εάν εντοπίζονται σφάλματα σε ποσοστό άνω του 2 %. Συνεπώς, είναι αναγκαίο να πραγματοποιείται διάκριση προκειμένου να καθίσταται δυνατή η αξιολόγηση του κατά πόσον ο κίνδυνος τυγχάνει κατάλληλης διαχείρισης σε ειδικούς τομείς. Κατ' αρχήν, η συμμόρφωση με όλες τις διατάξεις της ΕΕ, είτε κανονιστικής είτε συμβατικής φύσης (Συνθήκη, κανονισμός, οδηγία, απόφαση, χρηματοδοτικό πρωτόκολλο, οικονομική συμφωνία, σύμβαση κ.λπ.), καθώς και με τις αναγκαίες εθνικές διατάξεις, μπορεί να αποτελεί στοιχείο χρήσιμο για τη διατύπωση κρίσης σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα μιας πράξης. Οι εθνικές διατάξεις του είδους αυτού, κατ' αρχήν, εγκρίνονται τυπικά ή προβλέπονται από αποφάσεις της ΕΕ που τις ενσωματώνουν, de facto, στο πλαίσιο των έγκυρων διατάξεων της ΕΕ. Εντούτοις, ο ελεγκτής πρέπει να καταλήξει σε ισόρροπη κρίση σχετικά με το εάν η πράξη πρέπει να θεωρείται νόμιμη και κανονική, ήτοι ανταποκρίνεται στις προθέσεις του νομοθέτη και της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής, και εάν υπολογίστηκε ορθά. Επίσημα υπομνήματα και εσωτερικές οργανωτικές οδηγίες δεν αποτελούν τμήμα του κανονιστικού πλαισίου. Εάν οι εθνικές διατάξεις δεν συνάδουν με τις κανονιστικές ρυθμίσεις της ΕΕ, αυτό αποτελεί σφάλμα. 8

9 Bασικοί ορισμοί και αρχές που πρέπει να εφαρμόζονται στο πλαίσιο του ελέγχου επαλήθευσης Υποκείμενες πράξεις Οι υποκείμενες πράξεις αναφέρονται σε πράξεις εσόδων και δαπανών που καταχωρίστηκαν ή έπρεπε να είχαν καταχωριστεί στους ετήσιους λογαριασμούς της ΕΕ. Όλες οι πράξεις του είδους αυτού πρέπει να λαμβάνονται υπόψη, από το επίπεδο της κεντρικής διοίκησης των θεσμικών οργάνων της ΕΕ έως το επίπεδο των τελικών δικαιούχων ή των φορέων που παρέχουν ιδίους πόρους στην ΕΕ. Αυτό περιλαμβάνει ανάλυση κάθε πράξης, διαδικασίας, διεργασίας ή εγγράφου νομικής, διοικητικής, οικονομικής ή τραπεζικής φύσης, καθώς και κάθε υποκείμενου σε αυτά φυσικού γεγονότος ή παράγοντα, στον αναγκαίο για τη διαμόρφωση αδιαμφισβήτητης κρίσης βαθμό. Σφάλματα Πράξεις (ή τμήματα αυτών) ή/και δράσεις που συνδέονται με αυτές, οι οποίες δεν πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές και κανονιστικές διατάξεις, θεωρούνται ως σφάλματα. Πρέπει να πραγματοποιείται διάκριση μεταξύ των σφαλμάτων νομιμότητας/κανονικότητας τα οποία επηρεάζουν: τους όρους πληρωμής με άμεσο τρόπο (π.χ. μη τήρηση των κανόνων επιλεξιμότητας ή των υποχρεώσεων που αφορούν τις ανακτήσεις) και άλλα ζητήματα συμμόρφωσης που δεν έχουν άμεσο αντίκτυπο στην πραγματοποιηθείσα πληρωμή αλλά συνεπάγονται κάποιον οικονομικό κίνδυνο ή/και θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε δημοσιονομικές διορθώσεις εις βάρος των κρατών μελών ή σε πρόστιμα που πρέπει να καταβληθούν από τους τελικούς δικαιούχους (π.χ. μη τήρηση των διαδικασιών διαχείρισης και ελέγχου ή των βέλτιστων πρακτικών που επιβάλλουν οι διατάξεις της ΕΕ). Η απάτη, από τη φύση της, δεν είναι αναγκαστικά ανιχνεύσιμη μέσω των συνήθων ελεγκτικών διαδικασιών που διενεργούνται σύμφωνα με τα γενικώς παραδεκτά ελεγκτικά πρότυπα. Συνεπώς, το Συνέδριο δεν είναι σε θέση να παρέχει διασφάλιση ότι τέτοιου είδους περιπτώσεις δεν υφίστανται. Οι εντοπιζόμενες περιπτώσεις (τεκμαιρόμενων) εκ προθέσεως παρατυπιών αντιμετωπίζονται ως σφάλματα DAS και κοινοποιούνται στην OLAF. Τα σφάλματα που εντοπίζονται και διορθώνονται με πρωτοβουλία του φορέα διαχείρισης πριν από το κλείσιμο των λογαριασμών για το οικονομικό έτος, ανεξάρτητα από τους ελέγχους που διενεργεί το Συνέδριο, δεν λαμβάνονται υπόψη στη DAS, δεδομένου ότι καταδεικνύουν την αποδοτική λειτουργία του συστήματος της ΕΕ και δεν επηρεάζουν πλέον τους λογαριασμούς του οικονομικού έτους. 9

10 Ταξινόμηση και αντιμετώπιση των σφαλμάτων Αφετηρία Στο πλαίσιο του ελέγχου της νομιμότητας και κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων, τα σφάλματα έχουν σημασία για τη DAS εάν, μεμονωμένα ή συνυπολογιζόμενα με άλλα σφάλματα, θα επηρέαζαν εύλογα τις αποφάσεις των αποδεκτών της ελεγκτικής γνώμης. Η πολιτική του Συνεδρίου όσον αφορά τη σημασία των σφαλμάτων αναγνωρίζει πως δεν θα ήταν ρεαλιστική η παραδοχή ότι δεν συμβαίνουν σφάλματα στην πράξη και, κατά συνέπεια, πρέπει να θεωρείται αποδεκτός κάποιος βαθμός ανοχής όσον αφορά το ενδεδειγμένο επίπεδο ακρίβειας. Βλέπε επίσης τη γνώμη του Συνεδρίου αριθ. 2/2004 για το πρότυπο «ενιαίου ελέγχου» (και την πρόταση για ένα κοινοτικό πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου ), ΕΕ C 107 της , σ Συνεπώς, σύμφωνα με το δενδροειδές αποφάσεων κατωτέρω, τα σφάλματα που εντοπίζονται κατά τους ελέγχους DAS πρέπει να αναλύονται με μια διαδικασία πέντε βημάτων, προκειμένου να αποφασίζεται εάν και σε ποιο βαθμό έχουν σημασία για τη δήλωση αξιοπιστίας (αριστερά της διακεκομμένης γραμμής) ή όχι (δεξιά της διακεκομμένης γραμμής). Tα σφάλματα της δεύτερης κατηγορίας δεν έχουν σημασία για τη διαμόρφωση της γνώμης DAS (επουσιώδη ή άνευ σημασίας σφάλματα) και υπό κανονικές συνθήκες δεν αναφέρονται. Τα περισσότερα είδη σφαλμάτων που παλαιότερα ορίζονταν ως «απλά» τυπικά σφάλματα εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή (όπως μικρές και χωρίς συνέπειες καθυστερήσεις στις πληρωμές ή απουσία μη ουσιωδών εγγράφων). Προηγούμενες κατευθυντήριες οδηγίες Ο βαθμός σοβαρότητας καθοριζόταν από τη σπουδαιότητα της αρχής που είχε παραβιαστεί, από τη βαρύτητα των πραγματικών περιστατικών και από τις πραγματικές ή δυνητικές συνέπειες. Το δενδροειδές αποφάσεων πρέπει να εφαρμόζεται για κάθε ανωμαλία η οποία εντοπίζεται κατά τη διάρκεια των ελεγκτικών εργασιών που συνδέονται άμεσα με κάποιο δείγμα. Τα σφάλματα που δεν εντοπίστηκαν βάσει ελέγχων που συνδέονται άμεσα με κάποιο αντιπροσωπευτικό δείγμα (αλλά κατά τη διάρκεια των συμπληρωματικών εργασιών που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο των ειδικών εκθέσεων κ.λπ.) πρέπει να θεωρούνται ως «γνωστά σφάλματα». Για τα γνωστά αυτά σφάλματα, μπορεί να εφαρμόζεται κατ αναλογία το κύριο τμήμα του δενδροειδούς αποφάσεων. Ωστόσο, η εκτίμηση του οικονομικού αντικτύπου τους πρέπει να ακολουθεί διαφορετικό πρότυπο (βλέπε τα δύο τελευταία σημεία κατωτέρω). Εάν, κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου νομιμότητας και κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων, ο ελεγκτής δεν είναι σε θέση να καθορίσει εάν υπήρξε περίπτωση μη συμμόρφωσης λόγω περιορισμών που επιβάλλουν μάλλον οι περιστάσεις παρά η ελεγχόμενη μονάδα, ο ελεγκτής δεν πρέπει να θεωρήσει το επακόλουθο ως σφάλμα («αδυναμία διατύπωσης γνώμης»). Βλέπε επίσης ISA 200 και ISA 700 όσον αφορά την άρνηση διατύπωσης γνώμης. 10

11 Ταξινόμηση και αντιμετώπιση των σφαλμάτων Δενδροειδές αποφάσεων για την ταξινόμηση των σφαλμάτων που εντοπίζονται κατά τους ελέγχους επαλήθευσης Σφάλμα σε σχέση με τα δείγματα 1 Επηρεάζονται οι όροι πληρωμής; ΟΧΙ Άλλα ζητήματα συμμόρφωσης που ενέχουν τον κίνδυνο δημοσιονομικών διορθώσεων ή κυρώσεων; ΟΧΙ ΝΑΙ Ποσοτικώς προσδιορίσιμο σφάλμα; ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ Ποσοστό σφάλματος άνω του ορίου αναφοράς; (>0,5 % ρήτρα de minimis) Σφάλμα σημαντικό εκ φύσεως ή λόγω πλαισίου; ΟΧΙ ΟΧΙ ΝΑΙ Υπέρβαση του ορίου του 2 %; ΝΑΙ Επηρεάζεται το σύνολο ή σημαντικό τμήμα της πληρωμής; ΟΧΙ Επηρεάζεται ουσιώδες τμήμα της πληρωμής; ΟΧΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σοβαρό σφάλμα ( 2 %) Σφάλμα περιορισμένης σημασίας ( 0,5 % < 2 %) Σοβαρό σφάλμα Σφάλμα περιορισμένης σημασίας Επουσιώδες σφάλμα Το ακριβές ποσοστό σφάλματος πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά τον υπολογισμό του πιθανότερου ποσοστού σφάλματος 2, 3 Να λαμβάνεται υπόψη όταν καθορίζεται η συχνότητα των μη προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων που επηρεάζουν το σύνολο ή σημαντικό τμήμα της πληρωμής 2 Να λαμβάνεται υπόψη όταν καθορίζεται η συχνότητα των μη προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων που επηρεάζουν ουσιώδες τμήμα της πληρωμής 2 Σφάλματα με σημασία για τη DAS στο πλαίσιο των ελέγχων επαλήθευσης Σφάλματα DAS που συνήθως δεν αναφέρονται 1 Τα γνωστά σφάλματα αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο αλλά δεν πραγματοποείται παρέκταση. 2 Σε περίπτωση που το σφάλμα είναι συστηματικό, το γεγονός αυτό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την αξιολόγηση του οικονομικού αντικτύπου της ανεπάρκειας. 3 Εάν το πιθανότερο σφάλμα είναι κάτω του ορίου σημαντικότητας, απαιτείται επαγγελματική κρίση που να λαμβάνει υπόψη το επίπεδο των προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων και τη συχνότητα των μη προσδιορίσιμων ποσοτικώς σοβαρών σφαλμάτων. 11

12 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Βήμα 1: Aνάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν επηρεάζονται οι νομικές υποχρεώσεις Σφάλματα που επηρεάζουν τους όρους πληρωμής Tο πρώτο τμήμα του βήματος 1 του δενδροειδούς αποφάσεων επικεντρώνεται στο εάν το εντοπιζόμενο σφάλμα επηρεάζει τους όρους πληρωμής. Εν γένει, υπάρχει επίπτωση στους όρους πληρωμής όταν επηρεάζονται οι στοιχειώδεις νομικές υποχρεώσεις του αντίστοιχου καθεστώτος ενίσχυσης ή της αντίστοιχης σύμβασης. Τα περισσότερα είδη σφαλμάτων που παλαιότερα ορίζονταν ως ουσιώδη σφάλματα εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή (όπως η μη τήρηση των κριτηρίων επιλεξιμότητας ή η μη συνυπολογισμός προγενέστερων πληρωμών). Σε επίπεδο Επιτροπής, αυτό αναφέρεται σε σφάλματα σχετικά με την ύπαρξη νομικής βάσης (κανονισμός ή οδηγία), απόφασης χρηματοδότησης, νομικής και δημοσιονομικής δέσμευσης, κανονικής επικύρωσης ή/και έγκρισης της πληρωμής κ.λπ. Εάν ένα σφάλμα επηρεάζει σημαντικά τα πρώτα στάδια του κύκλου δημοσιονομικής διαχείρισης (π.χ. παράτυπη νομική ή/και δημοσιονομική δέσμευση), το γεγονός αυτό θα έχει άμεσο αντίκτυπο σε όλα τα επόμενα στάδια. Σε εθνικό/περιφερειακό/ενδιάμεσο επίπεδο, η εσφαλμένη ερμηνεία ή εφαρμογή της αντίστοιχης νομικής βάσης μπορεί, σε επιμέρους περιπτώσεις, να οδηγήσει στην πληρωμή λανθασμένων ποσών, σε εσφαλμένα ποσοστά συγχρηματοδότησης, σε μη επιτρεπόμενες παρακρατήσεις επί πληρωμών, σε μεταφορά κονδυλίων σε λάθος δικαιούχους κ.λπ. Για πρακτικούς λόγους, η εκτίμηση μπορεί να βασίζεται στο ακόλουθο ερώτημα: θα ήταν διαφορετικό το καταβληθέν ποσό ή/και ο αντισυμβαλλόμενος, εάν είχαν ακολουθηθεί οι ορθές διαδικασίες; Το ερώτημα αυτό πρέπει να απαντάται για όλα τα επίπεδα της παρακολούθησης της διαδρομής του ελέγχου. 12

13 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Σε επίπεδο τελικού δικαιούχου/αποδέκτη, οι όροι πληρωμής απαιτούν, κατ αρχήν, συμμόρφωση με τα κριτήρια επιλεξιμότητας και πραγματικότητας: Tο έργο, η δραστηριότητα ή ο δικαιούχος πρέπει να είναι επιλέξιμοι εκ φύσεως (στην πλειονότητα των περιπτώσεων, τα έργα ή οι δικαιούχοι πρέπει να πληρούν ειδικούς όρους επιλεξιμότητας, όπως η ηλικία, το μέγεθος της δραστηριότητας, οι ελάχιστες απαιτήσεις ποιότητας, τα ελάχιστα επαγγελματικά προσόντα κ.λπ.). Ο ανακτήσιμος ΦΠΑ, άλλοι φόροι και επιβαρύνσεις, οι διοικητικές δαπάνες, η απόσβεση και έξοδα που δεν συνδέονται άμεσα με τη δραστηριότητα είναι, κατά γενικό κανόνα, μη επιλέξιμοι. Οι δραστηριότητες ή οι δαπάνες πρέπει να πραγματοποιούνται εντός της περιόδου επιλεξιμότητας. Επιπλέον, οι επιλέξιμες δαπάνες πρέπει να αιτιολογούνται με τα κατάλληλα δικαιολογητικά έγγραφα (π.χ. εκδοθέντα τιμολόγια ή άλλα λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας). Η πραγματοποιηθείσα δραστηριότητα ή το υλοποιηθέν έργο πρέπει να υπάρχουν σε φυσικό επίπεδο (αριθμός των εκπαιδευόμενων που παρακολούθησαν το μάθημα κατάρτισης, έκταση της γης, αριθμός των ζώων, μήκος του κατασκευασθέντος δρόμου κ.λπ.) και οι δηλωθείσες δαπάνες πρέπει να έχουν όντως πραγματοποιηθεί. Στον τομέα της Γεωργίας, πρέπει να τηρούνται οι «κανονιστικές απαιτήσεις διαχείρισης» και οι «καλές γεωργικές και περιβαλλοντικές συνθήκες» (ΚΓΠΣ). Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τους εν λόγω κανόνες, οι πληρωμές προς τους τελικούς δικαιούχους ενδέχεται να μειωθούν. Ο σχετικός κανονισμός της Επιτροπής (αριθ. 1122/2009) ορίζει ότι οι απαιτήσεις συμμόρφωσης δεν θεωρούνται ως κριτήρια επιλεξιμότητας αλλά, δεδομένου ότι κατ ουσίαν επηρεάζουν την πληρωμή, το Συνέδριο θεωρεί τις παραβάσεις του είδους αυτού ως σφάλματα που επηρεάζουν τους όρους πληρωμής. 13

14 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Στο πλαίσιο του ελέγχου προκειμένου να αποφασιστεί εάν επηρεάζονται ή όχι οι όροι πληρωμής, είναι αναγκαίο να τονιστεί ότι οι τελικοί δικαιούχοι/αποδέκτες δηλώνουν συχνά μεγαλύτερες φυσικές ποσότητες ή περισσότερες επιλέξιμες δαπάνες από όσες απαιτούνται, ήτοι δημιουργούν ένα «περιθώριο ασφάλειας» άνω του ορίου που είναι αναγκαίο για να πραγματοποιηθεί μια πληρωμή. Στις περιπτώσεις αυτές, τα σφάλματα που εντοπίζονται αφαιρούνται κατ αρχάς από το «περιθώριο ασφάλειας» των επιλέξιμων φυσικών ποσοτήτων ή των δηλωθεισών δαπανών. Μόνον εφόσον το ποσό του σφάλματος υπερβαίνει το «περιθώριο ασφάλειας» επηρεάζονται οι όροι πληρωμής και χρειάζεται να αναφερθεί σφάλμα (σφάλμα = όριο αναγκαίο για την πληρωμή μείον τις λοιπές επιλέξιμες φυσικές ποσότητες ή δαπάνες). Όσον αφορά τα σφάλματα που συνδέονται με αρνητικά ποσά, πρέπει να πραγματοποιείται διάκριση μεταξύ: των σφαλμάτων που προκύπτουν από την υποεκτίμηση, εκ μέρους του τελικού δικαιούχου, του ποσού που δικαιούται και τα οποία δεν λαμβάνονται υπόψη για τη DAS, και Σφάλματα που επηρεάζουν άλλα ζητήματα συμμόρφωσης Tο δεύτερο τμήμα του βήματος 1 του δενδροειδούς αποφάσεων επικεντρώνεται στο εάν εμπλέκονται «άλλα ζητήματα συμμόρφωσης». Τα εν λόγω «άλλα ζητήματα συμμόρφωσης» είναι ειδικοί όροι που πρέπει να πληρούνται και οι οποίοι απορρέουν από σχετικούς στόχους πολιτικής, σχετικές νομικές υποχρεώσεις ή απαιτήσεις συστημάτων. Ωστόσο, η μη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις αυτές δεν σημαίνει ότι επηρεάζονται οι όροι πληρωμής αλλά αυτή συνεπάγεται κάποιον οικονομικό κίνδυνο ή/και θα μπορούσε να οδηγήσει σε δημοσιονομικές διορθώσεις εις βάρος των μελών κρατών ή σε πρόστιμα που πρέπει να καταβληθούν από τους τελικούς αποδέκτες των επιχορηγήσεων. Κατά συνέπεια, η μη τήρηση των «άλλων ζητημάτων συμμόρφωσης» μπορεί να θεωρηθεί σημαντική εκ φύσεως ή λόγω του πλαισίου της, μολονότι δεν έχει άμεσο οικονομικό αντίκτυπο στην ίδια την πληρωμή. Κατ' αρχήν, τα περισσότερα από τα αποκαλούμενα κατά το παρελθόν «σοβαρά» τυπικά σφάλματα εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή (όπως η μη πλήρωση των απαιτήσεων δημοσιότητας ή η μη τήρηση του υποχρεωτικού ελάχιστου ελέγχου). Προηγούμενες κατευθυντήριες οδηγίες Ο βαθμός σοβαρότητας καθοριζόταν από τη σπουδαιότητα της αρχής που είχε παραβιαστεί, από τη βαρύτητα των πραγματικών περιστατικών και από τις πραγματικές ή δυνητικές συνέπειες. των σφαλμάτων που προκύπτουν εξαιτίας της Επιτροπής ή των φορέων υλοποίησης των δράσεων και τα οποία λαμβάνονται υπόψη για τη DAS. 14

15 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Συγκεκριμένα παραδείγματα (πιθανών) σφαλμάτων μπορούν να προκύψουν από την ενίσχυση των κανόνων στον τομέα της επιμερισμένης διαχείρισης, ήτοι παραβάσεις που αφορούν απαιτήσεις δημοσιότητας ή συστημάτων στον τομέα των διαρθρωτικών δράσεων, οι οποίες συνεπάγονται κάποιον οικονομικό κίνδυνο ή/και θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε δημοσιονομικές διορθώσεις εις βάρος των κρατών μελών. Πιθανές αποφάσεις σχετικά με την εμβέλεια κάλυψης των ζητημάτων αυτών στο πλαίσιο της DAS πρέπει να ακολουθούν τη διαδικασία που παρουσιάζεται στο κατωτέρω τμήμα. Σε πολλές περιπτώσεις, εναπόκειται στην επαγγελματική κρίση της αρμόδιας μονάδας ελέγχου να αποφασίσει εάν κάποιο κριτήριο θεωρείται «όρος πληρωμής» ή πρέπει να αντιμετωπιστεί ως «άλλο ζήτημα συμμόρφωσης». Εάν το εντοπιζόμενο σφάλμα δεν επηρεάζει κάποιον όρο πληρωμής ούτε κάποιο άλλο ζήτημα συμμόρφωσης, το σφάλμα θεωρείται ως επουσιώδες/άνευ σημασίας και δεν χρειάζεται να αναφερθεί. Bήμα 2: Ανάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν τα σφάλματα είναι προσδιορίσιμα ποσοτικώς Ο ποσοτικός προσδιορισμός ως βασικό στοιχείο για την εκτίμηση του οικονομικού αντικτύπου των σφαλμάτων Στο βήμα 2 της ανάλυσης τίθεται το ερώτημα εάν το διαπιστωνόμενο σφάλμα είναι προσδιορίσιμο ποσοτικώς ή όχι. Η γενική αξιολόγηση του οικονομικού αντικτύπου των σφαλμάτων για τους σκοπούς της δήλωσης αξιοπιστίας βασίζεται σε ακριβή ποσοτικό προσδιορισμό κάθε εντοπιζόμενου σφάλματος. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο ποσοτικός προσδιορισμός του σφάλματος δεν είναι δυνατός ή είναι δυνατός μόνο με απαγορευτικό κόστος. Κατά συνέπεια, τα σφάλματα που επηρεάζουν τους όρους πληρωμής πρέπει να προσδιορίζονται ποσοτικά μόνον εφόσον υπάρχει εύλογη βεβαιότητα ως προς το διακυβευόμενο ποσό ή εάν η βεβαιότητα μπορεί να αποκομιστεί με οικονομικά αποδοτικές διαδικασίες. Το σημείο αυτό είναι ιδιαίτερης σημασίας, δεδομένου ότι, κατά την παρέκταση των αποτελεσμάτων ενός δείγματος του είδους MUS, ακόμη και το ελάχιστο σφάλμα θα έχει κάποια σημασία (βλέπε βήμα 5 κατωτέρω). 15

16 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα Προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα είναι εκείνα που έχουν άμεσο και μετρήσιμο οικονομικό αντίκτυπο στο ποσό των υποκειμένων πράξεων που χρηματοδοτούνται από τον προϋπολογισμό της ΕΕ (π.χ. σφάλματα απόδοσης δαπανών που προκύπτουν από τη συμπερίληψη μη επιλέξιμων στοιχείων στις δηλώσεις δαπανών ή σοβαρές περιπτώσεις μη συμμόρφωσης με τους κανόνες περί δημόσιων συμβάσεων («σφάλματα επιλεξιμότητας»), δηλωθείσες ποσότητες που δεν αντιστοιχούν στην πραγματικότητα («σφάλματα ακρίβειας»), δαπάνη που δεν δικαιολογείται από τιμολόγιο ή άλλο αποδεικτικό έγγραφο («σφάλμα πραγματικής υπόστασης»). Εξ ορισμού, τα σφάλματα που επηρεάζουν «άλλα ζητήματα συμμόρφωσης» δεν εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή, επειδή δεν έχουν άμεσο αντίκτυπο στη σχετική πληρωμή. Tο ποσοστό σφάλματος και η χρηματική αξία του προσδιορίσιμου ποσοτικώς σφάλματος που ανακαλύφθηκε πρέπει να υπολογίζονται σε σχέση με την καταχωρισμένη αξία της πράξης στο σχετικό επίπεδο. Ο ποσοτικός προσδιορισμός του σφάλματος αφορά τη συνεισφορά της ΕΕ. Σε περιπτώσεις συγχρηματοδότησης (κυρίως με τα κράτη μέλη), πρέπει να πραγματοποιείται διάκριση μεταξύ του τμήματος που χρηματοδοτήθηκε από την ΕΕ και του τμήματος που χρηματοδοτήθηκε από τρίτους. Ο ποσοτικός προσδιορισμός στηρίζεται σε σύγκριση μεταξύ της πραγματικής αξίας της πράξης και της αξίας στην οποία θα ανερχόταν η πράξη εάν είχε πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Η κατ αυτό τον τρόπο υπολογιζόμενη διαφορά εκφράζεται ως ποσοστό υποεκτίμησης ή υπερεκτίμησης της αξίας της καταχωρισθείσας πράξης. Όταν πραγματοποιείται ποσοτικός προσδιορισμός σφαλμάτων πολλαπλής συμμόρφωσης, πρέπει να χρησιμοποιείται το εθνικό σύστημα μείωσης των πληρωμών για τον καθορισμό του ποσοστού σφάλματος. Μη προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα Εντός της ομάδας των μη προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων, πρέπει να πραγματοποιείται διάκριση μεταξύ: σφαλμάτων που αφορούν τη μη τήρηση ενός όρου πληρωμής ή άλλου ζητήματος συμμόρφωσης, τα οποία ωστόσο δεν έχουν άμεσο οικονομικό αντίκτυπο στο ποσό της υποκείμενης πράξης (π.χ. λιγότερο σοβαρές περιπτώσεις μη συμμόρφωσης με τους κανόνες περί δημόσιων συμβάσεων οι οποίες δεν παρεμποδίζουν την επίτευξη των στόχων της διαδικασίας, μη τήρηση των προθεσμιών που ορίζουν οι κανονιστικές ρυθμίσεις, καθυστερήσεις στη μεταφορά των κονδυλίων της ΕΕ στους τελικούς δικαιούχους, απουσία διαδικασίας έγκρισης ή επικύρωσης της πληρωμής ή σχετική παρατυπία) 16

17 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος σφαλμάτων που αφορούν τη μη τήρηση ενός όρου πληρωμής, τα οποία έχουν ενδεχομένως αντίκτυπο στο ποσό της υποκείμενης πράξης αλλά η επίδραση αυτή δεν είναι μετρήσιμη (π.χ. απουσία ή καθυστερημένη διαθεσιμότητα της ανάλυσης κόστους-οφέλους για ένα έργο, ελλείπουσα ή ανεπαρκής τραπεζική εγγύηση) σφαλμάτων που αφορούν τη μη τήρηση ενός όρου πληρωμής, τα οποία έχουν άμεσο οικονομικό αντίκτυπο στο ποσό της υποκείμενης πράξης αλλά το ακριβές ποσό τους δεν είναι δυνατό να προσδιοριστεί λόγω έλλειψης πληροφοριών (π.χ. ακατάλληλα δικαιολογητικά έγγραφα για δηλωθείσες δαπάνες σε περιπτώσεις όπου υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία ότι έλαβε χώρα επιλέξιμη δράση). Όσον αφορά τα μη προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα, εξ ορισμού δεν είναι αναγκαίο να προσδιοριστεί το ποσοστό σφάλματος αλλά απλώς να αναφερθεί το ποσό της σχετικής πράξης. Εάν το μη προσδιορίσιμο ποσοτικώς σφάλμα επηρεάζει μόνον ένα συγκεκριμένο τμήμα της υποκείμενης πράξης (π.χ. λείπουν αρκετές εκθέσεις από κατάσταση δικαιούχων που πρέπει να υποβάλουν εκθέσεις υλοποίησης), το σχετικό ποσό χρησιμεύει στο να διαπιστωθεί εάν το σφάλμα είναι σοβαρό ή περιορισμένης σημασίας (βλέπε βήμα 3). Βήμα 3: Ανάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν τα σφάλματα είναι σοβαρά, περιορισμένης σημασίας ή επουσιώδη Διαφοροποίηση των προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων Από το βήμα 3 της ανάλυσης των προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων προκύπτει διαφοροποίηση σε τρεις κατηγορίες. Σύμφωνα με την πολιτική του Συνεδρίου, το όριο σημαντικότητας καθορίζεται στο 2 % της αξίας που εύλογα αντανακλά το επίπεδο της οικονομικής δραστηριότητας ή το αντικείμενο του ελέγχου. Επιπλέον, κατά την κατάρτιση της DAS για το 1995, το Συνέδριο εισήγαγε έναν κανόνα «de minimis», κάτω του οποίου, εκτός εάν προέκυψαν από σκόπιμη πράξη, τα προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα δεν λαμβάνονται υπόψη και, συνεπώς, δεν καταγράφονται στο πλαίσιο της DAS. Τα εν λόγω κατώτατα όρια καθορίστηκαν στα ακόλουθα επίπεδα: ποσοστό 0,5 % για σφάλματα που μπορούν να παρεκταθούν (επειδή εντοπίστηκαν βάσει ελέγχου επαλήθευσης αντιπροσωπευτικών δειγμάτων) ποσό ευρώ για «γνωστά σφάλματα». 17

18 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Όλα τα προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα που ανέρχονται στο 0,5 % ή περισσότερο της αξίας της σχετικής πράξης λαμβάνονται υπόψη κατά την παρέκταση του (πιθανότερου) σφάλματος (βλέπε βήμα 5 «Διαμόρφωση δεικτών»). Ωστόσο, δεδομένου ότι το Συνέδριο προτίθεται να συνεχίσει να διατυπώνει σχόλια σχετικά με το κατά πόσον τα σφάλματα που εντοπίζει είναι περιορισμένης σημασίας, ήτοι μεταξύ 0,5 % και 2 % της αξίας των σχετικών πράξεων («σφάλματα περιορισμένης σημασίας») ή σοβαρά, ήτοι σφάλματα άνω του 2 % («σοβαρά σφάλματα»), οι κατηγορίες αυτές καταγράφονται χωριστά. Τα σφάλματα κάτω του 0,5 % θεωρούνται επουσιώδη ή άνευ σημασίας. Κατά συνέπεια, δεν καταγράφονται στο πλαίσιο της DAS. Ο κανόνας de minimis του 0,5 % δεν πρέπει να εφαρμόζεται για μεμονωμένα σφάλματα που υπερβαίνουν το ένα εκατομμύριο ευρώ. Είναι πιθανό να καθοριστούν διαφορετικά ανώτατα όρια απόλυτων ποσών βάσει του σχετικού οικονομικού όγκου και τομέα πολιτικής. Διαφοροποίηση των μη προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων Το βήμα 3 της ανάλυσης στην περίπτωση μη προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων περιλαμβάνει τον συνυπολογισμό στοιχείων πέραν απλώς της αξίας. Οι ποιοτικές αυτές αξιολογήσεις βασίζονται στις έννοιες «σημαντικό εκ φύσεως» και «σημαντικό λόγω πλαισίου». Η έννοια «σημαντικό εκ φύσεως» αφορά εγγενή χαρακτηριστικά και ζητήματα για τα οποία μπορεί να υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις ενημέρωσης ή υψηλό πολιτικό ή δημόσιο ενδιαφέρον. Η έννοια «σημαντικό λόγω πλαισίου» αφορά στοιχεία που είναι σημαντικά λόγω των περιστάσεων. Ο βαθμός σοβαρότητας καθορίζεται από τη σπουδαιότητα των αρχών που παραβιάστηκαν, από τη βαρύτητα των πραγματικών περιστατικών και από τις πραγματικές ή δυνητικές συνέπειες. Εάν το πρόβλημα επηρεάζει είτε ολόκληρη την πληρωμή είτε σημαντικό τμήμα της (άνω του 10 %), το εν λόγω σφάλμα ορίζεται ως σοβαρό. Εάν η ανεπάρκεια αφορά ουσιώδες τμήμα της πληρωμής (άνω του 2,5 % και έως 10 %), το εν λόγω σφάλμα ορίζεται ως περιορισμένης σημασίας. Εάν το πρόβλημα επηρεάζει λιγότερο από το 2,5 % της πληρωμής, το σφάλμα ορίζεται ως επουσιώδες ή άνευ σημασίας και δεν καταγράφεται στο πλαίσιο της DAS. 18

19 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Βήμα 4: Ανάλυση προκειμένου να διαπιστωθεί εάν τα σφάλματα είναι συστηματικά Κριτήρια προσδιορισμού του συστηματικού ή μη συστηματικού χαρακτήρα των σφαλμάτων Στο βήμα 4 της ανάλυσης τίθεται (εμμέσως) το ερώτημα όσον αφορά το συστηματικό ή μη συστηματικό χαρακτήρα των εντοπιζόμενων σφαλμάτων. Στο πλαίσιο αυτό, είναι αναγκαίο να διευκρινιστεί εάν το σφάλμα είναι μεμονωμένο (π.χ. μια αριθμητική ανακρίβεια λόγω ανθρώπινου σφάλματος) ή συστηματικό (π.χ. εισαγωγή από κάποιον υπάλληλο εσφαλμένου συντελεστή σε επίσημες οδηγίες ή σε βάση δεδομένων που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό ενός αριθμού πληρωμών). Όταν το σφάλμα ορίζεται ως συστηματικό, πρέπει να εξακριβώνονται οι αιτίες του. Επιπλέον, εάν υπάρχει δυνατότητα να εκτιμηθεί ο αντίκτυπος του σφάλματος για το υπό εξέταση οικονομικό έτος, η συνολική αξία του πληθυσμού που επηρεάζεται από το σφάλμα πρέπει να αναφέρεται με τη μεγαλύτερη δυνατή ακρίβεια, εξαιρουμένης της γνωστής αξίας του σφάλματος στην πράξη του δείγματος. Επαγγελματική κρίση Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί η ανωτέρω διάκριση (π.χ. ένα αριθμητικό σφάλμα που επαναλαμβάνεται αρκετές φορές από κάποιον υπάλληλο). Το όριο κάτω του οποίου ένα σφάλμα θεωρείται μεμονωμένο και άνω του οποίου θεωρείται συστηματικό εξαρτάται από την επαγγελματική κρίση του ελεγκτή. Συχνά, είναι αναγκαίες πρόσθετες εργασίες (ανάλυση άλλων πράξεων), προκειμένου ο ελεγκτής να είναι σε θέση να καταλήξει στο συμπέρασμα ότι το σφάλμα είναι συστηματικό. Βήμα 5: Ανάλυση του συνολικού αντικτύπου των σφαλμάτων Γενικές αρχές Η εκτίμηση του συνολικού αντικτύπου των σφαλμάτων καθορίζεται από ποιοτικές και ποσοτικές πτυχές. Η ποιοτική εκτίμηση πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη σπουδαιότητα των κανόνων που παραβιάστηκαν, τη βαρύτητα των πραγματικών περιστατικών και τις πραγματικές ή δυνητικές συνέπειες. Η ποσοτική εκτίμηση βασίζεται, ιδίως, σε δείκτες, όπως η συχνότητα των σφαλμάτων και το (πιθανότερο) ποσοστό σφάλματος. 19

20 Τα διάφορα βήματα ταξινόμησης ενός σφάλματος Καθορισμός δεικτών Τα εντοπιζόμενα κατά τους ελέγχους αντιπροσωπευτικών δειγμάτων προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα συνιστούν τη βάση για την παρέκταση του (πιθανότερου) ποσοστού σφάλματος. Η παρέκταση συνίσταται στον πολλαπλασιασμό του σωρευτικού συνολικού επιπέδου των εντοπιζόμενων στο δείγμα σφαλμάτων με την αξία που αντιστοιχεί στο διάστημα δειγματοληψίας, γεγονός που σημαίνει, κατ' αρχήν, ότι το ποσοστό σφάλματος που διαπιστώθηκε στο εξεταζόμενο δείγμα εφαρμόζεται σε ολόκληρο τον πληθυσμό. Τα σφάλματα που εντοπίζονται στο πλαίσιο συμπληρωματικών εργασιών, πέραν των αντιπροσωπευτικών δειγμάτων («γνωστά σφάλματα»), δεν παρεκτείνονται σε ολόκληρο τον πληθυσμό. Λαμβάνονται υπόψη στη βάση των σχετικών απόλυτων ποσών ή αριθμών σφαλμάτων. Το διάστημα δειγματοληψίας προκύπτει διαιρώντας τον οικονομικό όγκο του προς έλεγχο πληθυσμού με τον αριθμό των πράξεων που περιέχονται στο δείγμα. Όσον αφορά τα μη προσδιορίσιμα ποσοτικώς σφάλματα που εντοπίζονται κατά τον έλεγχο αντιπροσωπευτικών δειγμάτων, η συχνότητα των σοβαρών και περιορισμένης σημασίας σφαλμάτων που ανιχνεύονται στο δείγμα εφαρμόζεται σε ολόκληρο τον πληθυσμό. Όταν παρουσιάζονται στατιστικές πληροφορίες για τη συνολική κατάσταση των σοβαρών και περιορισμένης σημασίας σφαλμάτων, οι αριθμοί των μη προσδιορίσιμων και προσδιορίσιμων ποσοτικώς σφαλμάτων αθροίζονται. 20