Ε ΥΡΩΠΑΪΚΟ Ε ΛΕΓΚΤΙΚΟ Σ ΥΝΕΔΡΙΟ Μ ΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ DAS

Transcript

1 Ε ΥΡΩΠΑΪΚΟ Ε ΛΕΓΚΤΙΚΟ Σ ΥΝΕΔΡΙΟ Μ ΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ DAS Ε Λ Λ Η Ν ΙΙ Κ Α

2 Tο παρόν φυλλάδιο παρουσιάζει το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο επικεντρωνόμενο, κυρίως, στην ετήσια δήλωση αξιοπιστίας που εκδίδει το Συνέδριο, η οποία αναφέρεται συνήθως ως "DAS", και παρέχει διαφωτιστικά στοιχεία για τη μεθοδολογία που ακολουθεί το Συνέδριο κατά τη διενέργεια των ελέγχων του και κατά τη διατύπωση της DAS. Πρέπει να σημειωθεί ότι το παρόν φυλλάδιο δεν θίγει το θέμα της "χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης", το οποίο το Συνέδριο εξετάζει στο πλαίσιο ορισμένων ελέγχων για "τη βέλτιστη χρησιμοποίηση των πόρων", τα αποτελέσματα των οποίων δημοσιεύονται υπό μορφή "ειδικών εκθέσεων".

3 Πίνακας περιεχομένων ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ 3 Αποστολή 3 Εντολή 3 Δήλωση αξιοπιστίας 3 ΠΛΑΙΣΙΟ 4 ΟΙ ΔΥΟ ΠΤΥΧΕΣ ΤΗΣ DAS 5 Έλεγχος των λογαριασμών 5 Έλεγχος της νομιμότητας και κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων 5 DAS - ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΝΤΟΛΗ ΣΤΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ 7 Σύντομο ιστορικό 7 Πρόβλεψη μελλοντικών αλλαγών 7 Επιλογή μεθοδολογίας 7 Διεθνή ελεγκτικά πρότυπα 7 ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ 9 ΚΥΡΙΕΣ ΠΗΓΕΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΗΣ ΝΟΜΙΜΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΚΑΝΟΝΙΚΟΤΗΤΑΣ 10 Σχέση μεταξύ των διαφόρων πηγών 10 Συστήματα εποπτείας και ελέγχου 10 Έλεγχοι επαλήθευσης 11 Ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και εκθέσεις άλλων ελεγκτών 11 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ DAS 12 Σημαντικότητα 13 Ανάλυση κινδύνου 14 Ο κύκλος του ελέγχου 14 Εύλογη βεβαιότητα 14 Βαθμός εμπιστοσύνης 16 Μοντέλο διασφάλισης 17

4 ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ 19 Eξέταση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου 19 Έλεγχοι επαλήθευσης 19 Ανάλυση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών 24 Εργασίες άλλων ελεγκτών 24 Εξέταση των διαφορών μεταξύ των ευρημάτων 25 ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΓΝΩΜΗΣ 26 Ειδικές εκτιμήσεις 26 Δήλωση αξιοπιστίας 26 Βελτίωση των συστημάτων 27 ΓΛΩΣΣΑΡΙΟ 30 ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ 35

5 Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο Tο Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΕΣ) είναι ένα από τα θεσμικά όργανα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ). Ασκεί το ρόλο του εξωτερικού ελεγκτή των οικονομικών της ΕΕ και των θεσμικών οργάνων, ο οποίος είναι πολύ σημαντικός σε μία σύγχρονη δημοκρατική κοινωνία. Αποστολή ανεξάρτητος έλεγχος της είσπραξης και ανάλωσης των κεφαλαίων της ΕΕ και, μέσω αυτού, αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο τα όργανα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ασκούν το έργο αυτό εξέταση εάν οι οικονομικές πράξεις έχουν καταγραφεί σωστά, έχουν εκτελεστεί νόμιμα και κανονικά και εάν η διαχείρισή τους ασκήθηκε με τρόπο που να εξασφαλίζει οικονομία, αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα γνωστοποίηση των αποτελεσμάτων των εργασιών του μέσω της δημοσίευσης συναφών, αντικειμενικών και επίκαιρων εκθέσεων συμβολή στη βελτίωση της δημοσιονομικής διαχείρισης των κεφαλαίων της ΕΕ σε όλα τα επίπεδα, ώστε να εξασφαλίζεται η βέλτιστη χρησιμοποίηση των πόρων για τους πολίτες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. της Συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας (Συνθήκη ΕΚ). Ειδικότερα, στις διατάξεις του άρθρου 248, παράγραφος 1, προβλέπεται ότι: "το Ελεγκτικό Συνέδριο ελέγχει τους λογαριασμούς του συνόλου των εσόδων και των εξόδων της Κοινότητας. (...) Το Ελεγκτικό Συνέδριο προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο προβαίνει σε δήλωση που βεβαιώνει την ακρίβεια των λογαριασμών και τη νομιμότητα και κανονικότητα των σχετικών πράξεων. (...) Η δήλωση αυτή είναι δυνατόν να συμπληρώνεται από ειδικές εκτιμήσεις για κάθε σημαντικό τομέα της κοινοτικής δραστηριότητας". Tο Συνέδριο καλείται, επίσης, να εξετάζει κατά πόσο η δημοσιονομική διαχείριση των κοινοτικών κεφαλαίων ήταν χρηστή, ήτοι αν ασκήθηκε με τη δέουσα προσοχή για οικονομία, αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα. Η ιδιαίτερη αυτή πτυχή ωστόσο δεν εξετάζεται στο παρόν φυλλάδιο. Δήλωση Αξιοπιστίας Πρωταρχικός στόχος της DAS είναι να παρασχεθεί στους ενδιαφερόμενους, κυρίως στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο των Υπουργών, αλλά και στους πολίτες της ΕΕ γενικότερα, μια αξιολόγηση και μια γνώμη σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο δαπανήθηκαν τα κονδύλια της ΕΕ. Η εν λόγω "δήλωση αξιοπιστίας" είναι γενικώς γνωστή με το γαλλικό ακρωνύμιό της DAS (Déclaration d Assurance). Εντολή Η εντολή και η σύνθεση του ΕΕΣ ορίζονται στα άρθρα 246 έως 248 3

6 Πλαίσιο Κανένα ελεγκτικό καθήκον δεν πρέπει να θεωρείται εύκολο. Εντούτοις, το πλαίσιο της ΕΕ καθιστά την αποστολή του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου σημαντική πρόκληση. Η οργάνωση αυτή αποτελεί σημαντική μεθοδολογική και υλικοτεχνική πρόκληση για τη διενέργεια ενός ελέγχου, λόγω του υψηλού αριθμού των συστημάτων και των υποσυστημάτων, καθώς και των πράξεων που πρέπει να καλυφθούν. Ακολουθούν τρεις σημαντικές πτυχές. Το 80% περίπου του προϋπολογισμού υπόκειται σε επιμερισμένη διαχείριση των δαπανών μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών. Οι Οι διάφοροι τρόποι με τους οποίους εκτελείται ο κοινοτικός προϋπολογισμός (άμεση και έμμεση διαχείριση ασκούμενη σε κεντρικό επίπεδο, επιμερισμένη διαχείριση, αποκεντρωμένη διαχείριση, από κοινού διαχείριση) και η πολυπλοκότητα των επιμέρους συστημάτων του προσδίδουν μεγάλη ιδιαιτερότητα στον έλεγχο DAS. Άνω του 80% των δαπανών αφορά πληρωμές που πραγματοποιούνται βάσει αιτήσεων που υποβάλλονται από πολλούς και διάφορους τελικούς δικαιούχους στα κράτη μέλη και σε τρίτες χώρες. Οι κανόνες που διέπουν την εφαρμογή τόσων πολλών διαφορετικών προγραμμάτων δαπανών στα 27 κράτη μέλη εμφανίζουν μεγάλη πολυπλοκότητα. Αποτελεί χαρακτηριστικό του κοινοτικού προϋπολογισμού το γεγονός ότι στο πλαίσιο των οικονομικών πράξεων εμπλέκονται πολλά διοικητικά επίπεδα. Γενικά, οι πληρωμές πραγματοποιούνται από την Επιτροπή προς τα κράτη μέλη, τα οποία στη συνέχεια προβαίνουν σε πληρωμές προς τις αρμόδιες υπηρεσίες τους και/ή τις διάφορες περιφερειακές αρχές. Στην πραγματικότητα, οι υπηρεσίες αυτές ενεργούν ως ενδιάμεσοι φορείς και πραγματοποιούν πληρωμές προς τους τελικούς δικαιούχους, συχνά με την παρεμβολή πρόσθετων σταδίων. 4

7 Οι δύο πτυχές της DAS H DAS αντιπροσωπεύει την επίσημη γνώμη του ΕΕΣ όσον αφορά την αξιοπιστία των λογαριασμών της ΕΕ και τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Στο πλαίσιο αυτό, δύο είναι οι βασικές πτυχές της DAS, οι εξής: Έλεγχος των λογαριασμών Η γνώμη σχετικά με την αξιοπιστία των λογαριασμών αναφέρει κατά πόσο οι οριστικοί ενοποιημένοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ενός συγκεκριμένου έτους παρουσιάζουν πλήρως και επακριβώς τις ταμειακές ροές και τα οικονομικά αποτελέσματα του εν λόγω έτους, καθώς και εάν το ενεργητικό και το παθητικό στο τέλος του έτους έχουν καταχωριστεί σωστά, αντικατοπτρίζοντας πιστά την οικονομική κατάσταση. Οι ετήσιοι λογαριασμοί περιλαμβάνουν τις "ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις", οι οποίες καλύπτουν συγκεκριμένα τον ισολογισμό, στον οποίο παρουσιάζεται το ενεργητικό και το παθητικό στο τέλος του έτους, και τις "ενοποιημένες καταστάσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού", οι οποίες καλύπτουν τα έσοδα και τις δαπάνες του έτους. Στο πλαίσιο αυτής της πτυχής του ελέγχου του, σκοπός του Συνεδρίου είναι να εξακριβώσει εάν η Ευρωπαϊκή Επιτροπή μερίμνησε για την αποτελεσματική εφαρμογή των σχετικών λογιστικών κανόνων, καθώς και κατά πόσο οι ενοποιημένοι οριστικοί λογαριασμοί αποδίδουν πιστά την οικονομική κατάσταση της ΕΕ, λαμβανομένων υπόψη των γενικά παραδεκτών λογιστικών αρχών και μεθόδων. Η προσέγγιση που ακολουθεί το Συνέδριο για τον έλεγχο των λογαριασμών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων είναι σύμφωνη με τη συνήθη μεθοδολογία του οικονομικού ελέγχου, ήτοι με τα ακόλουθα βασικά στοιχεία: την αξιολόγηση του κεντρικού λογιστικού συστήματος, την εξέταση της λειτουργίας των βασικών λογιστικών διαδικασιών, τον αναλυτικό έλεγχο (συνέπειας και ευλογοφάνειας) των βασικών λογιστικών δεδομένων, αναλύσεις και συμφωνίες των λογαριασμών και/ή των υπολοίπων, ελέγχους επαλήθευσης των αναλήψεων υποχρεώσεων, των πληρωμών και ορισμένων στοιχείων του ισολογισμού. Έλεγχος της νομιμότητας και της κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων Στόχος είναι η συγκέντρωση επαρκών στοιχείων τα οποία να αποδεικνύουν κατά πόσο τα κεφάλαια εισπράχθηκαν και δαπανήθηκαν σύμφωνα με τους όρους που προβλέπουν οι συμβάσεις και οι ισχύοντες νόμοι καθώς και κατά πόσο υπολογίστηκαν ορθά και επακριβώς. Εν συντομία, αυτό σημαίνει την εξακρίβωση του κατά πόσο πραγματοποιήθηκαν οι σχετικές πράξεις, εάν οι αποδέκτες/δικαιούχοι ήταν επιλέξιμοι για την είσπραξη αυτών των κεφαλαίων, καθώς και εάν οι δηλωθείσες δαπάνες/ποσότητες ήταν ακριβείς και επιλέξιμες. Η σχετική ελεγκτική γνώμη συνίσταται σε ένα γενικό συμπέρασμα το οποίο καλύπτει όλες τις πράξεις στον τομέα των εσόδων και των δαπανών. Οι πληρωμές ελέγχονται μέχρι το επίπεδο των τελικών δικαιούχων. 5

8 Η DAS αποτελεί απόρροια των ελέγχων που διενεργήθηκαν και αφορούν το έτος το οποίο προηγείται της δημοσίευσης της ετήσιας έκθεσης του ΕΕΣ, της οποίας αποτελεί το κεντρικό στοιχείο. 6

9 Η DAS - από την εντολή στη μεθοδολογία Σύντομο ιστορικό Καθώς η Συνθήκη του Μάαστριχτ άρχισε να ισχύει στα τέλη του 1993, η DAS εφαρμόστηκε για πρώτη φορά για το οικονομικό έτος Οι ετήσιες εκθέσεις του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου άρχισαν να περιλαμβάνουν μια δήλωση αξιοπιστίας, η οποία βεβαιώνει την αξιοπιστία των λογαριασμών, καθώς και τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Επί παραδείγματι, λόγω της εφαρμογής, εκ μέρους της Επιτροπής, της κατάρτισης του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων και της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων, (ΚΠΔ/ΔΔ, που ενοποιούν τη διαδικασία του προϋπολογισμού και τη δημοσιονομική διαχείριση), το Συνέδριο, από το 2007 και εξής, δεν συντάσσει ειδικές αξιολογήσεις με βάση τους τομείς των δημοσιονομικών προοπτικών, αλλά με βάση τα σύνολα των τομέων πολιτικής της κατάρτισης του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων. Επιλογή μεθοδολογίας Πρόβλεψη μελλοντικών αλλαγών Λαμβανομένου υπόψη του συνεχώς εξελισσόμενου περιβάλλοντος και της παρελθούσας εμπειρίας, καθώς και των διδαγμάτων που αντλήθηκαν κατά την τελευταία δεκαετία, ήταν αναγκαίο να αναπτυχθεί και να προσαρμοστεί η μεθοδολογία στην οποία βασίζεται η DAS. Τα βασικά στοιχεία του πρόσφατα αναθεωρηθέντος τρόπου προσέγγισης, που εγκρίθηκε από το Συνέδριο τον Φεβρουάριο του 2006, περιγράφονται στο παρόν έγγραφο. Η διαδικασία εκπόνησης μιας ενδεδειγμένης μεθοδολογίας πρέπει να είναι ευέλικτη για να μπορεί να προσαρμόζεται στις μελλοντικές αλλαγές. Ορισμένα ειδικά θέματα, ιδίως η εφαρμογή των νέων δημοσιονομικών προοπτικών και η μεταρρύθμιση των κοινοτικών πολιτικών, θα μπορούσαν να καταστήσουν αναγκαία την περαιτέρω αναθεώρηση του τρόπου προσέγγισης, σε συνάρτηση με τις προκύπτουσες ανάγκες. Η αναθεωρηθείσα μεθοδολογία DAS λαμβάνει υπόψη ορισμένους βασικούς παράγοντες: τα διεθνή ελεγκτικά πρότυπα, την εμπειρία του παρελθόντος, τη θέση των κυριότερων "χρηστών" της DAS, ήτοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, τον ανοικτό διάλογο με τον βασικό ελεγχόμενο, ήτοι την Επιτροπή, τους περιορισμούς των πόρων. Διεθνή ελεγκτικά πρότυπα Σύμφωνα με την επαγγελματική δεοντολογία απαιτείται συμμόρφωση, κατά το δυνατόν περισσότερο, με τα γενικώς παραδεκτά διεθνή ελεγκτικά πρότυπα. 7

10 Τα υφιστάμενα διεθνή πρότυπα καλύπτουν βασικά τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων των ιδιωτικών εταιρειών ή των δημοσίων οργανισμών και μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις παρέχουν οδηγίες σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Για το λόγο αυτό, τα περισσότερα διεθνή πρότυπα μπορούν να εφαρμόζονται μόνο κατ' αναλογία. 8

11 Αξιοπιστία των λογαριασμών Η γνώμη για την αξιοπιστία των λογαριασμών συνίσταται στην εξακρίβωση του βαθμού στον οποίο οι οριστικοί ενοποιημένοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, για συγκεκριμένο έτος, παρουσιάζουν πλήρως και επακριβώς τις ταμειακές ροές και τα οικονομικά αποτελέσματα του εν λόγω έτους, καθώς και τα στοιχεία ενεργητικού και παθητικού στο τέλος του έτους. Συνεπώς, από την άποψη αυτή του ελέγχου του, το Συνέδριο επιδιώκει να εξακριβώνει κατά πόσο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξασφάλισε την αποτελεσματική εφαρμογή των σχετικών λογιστικών κανόνων, καθώς και κατά πόσο τα μέτρα που έλαβε η Επιτροπή συμβάλλουν στη διαμόρφωση εύλογης βεβαιότητας ότι οι ενοποιημένοι οριστικοί λογαριασμοί είναι πιστοί και ορθοί. Στόχος είναι να συγκεντρωθούν επαρκή αποδεικτικά στοιχεία τα οποία να βεβαιώνουν ότι όλες οι πράξεις, τα στοιχεία ενεργητικού και τα στοιχεία του παθητικού έχουν καταγραφεί πλήρως, ορθά και επακριβώς στα λογιστικά έγγραφα και εμφανίζονται στις οικονομικές καταστάσεις. Aπό το 2005, οι ενοποιημένοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων καταρτίζονται σύμφωνα με τις αρχές της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Η εν λόγω λογιστική αποτελεί πολύ σημαντική εξέλιξη. Η καθιέρωση της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση μεταθέτει το κέντρο βάρους των λογαριασμών από την απλή καταγραφή των ταμειακών πράξεων στην καταχώριση των εισροών και εκροών πόρων, μόλις αυτές πραγματοποιούνται ή ακόμη τη στιγμή κατά την οποία συντελείται η ανάληψη υποχρέωσης η οποία επιτρέπει την πραγματοποίησή τους. Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση ενισχύει επίσης την έννοια του διαχωρισμού των οικονομικών ετών: οι δαπάνες πρέπει να καταχωρίζονται όταν δημιουργούνται και τα έσοδα όταν εισπράττονται. Συνοπτικά, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση παρέχει πληρέστερα πληροφοριακά στοιχεία όσον αφορά τις πραγματικές αναλήψεις υποχρεώσεων, γεγονός το οποίο διευκολύνει τη διαχείριση των κοινοτικών κεφαλαίων και παρέχει στους εξωτερικούς παρατηρητές περισσότερο συναφείς πληροφορίες. Ο τρόπος προσέγγισης που υιοθετεί το Συνέδριο κατά τον έλεγχο των λογαριασμών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων συμφωνεί με τη συνήθη μεθοδολογία του δημοσιονομικού ελέγχου. Εφόσον η εν λόγω μεθοδολογία περιγράφεται ευρέως στη διαθέσιμη βιβλιογραφία του κλάδου, η ιδιαίτερη αυτή πτυχή δεν εξετάζεται περισσότερο στο παρόν φυλλάδιο. Αντιθέτως, ο στόχος του ελέγχου που αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα παρουσιάζει ιδιαίτερες και ασυνήθεις προκλήσεις. Οι πτυχές αυτές εξετάζονται λεπτομερώς στο παρόν φυλλάδιο. 9

12 Κύριες πηγές για τον έλεγχο της νομιμότητας και κανονικότητας Η μεθοδολογία του Συνεδρίου βασίζεται σε δύο κύριες πηγές αποδεικτικών στοιχείων: στην εξέταση της λειτουργίας των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου που εφαρμόζονται κατά την είσπραξη και την εκταμίευση των κεφαλαίων της ΕΕ από τα κοινοτικά θεσμικά όργανα, τα κράτη μέλη και τις τρίτες χώρες τα συστήματα αυτά αποβλέπουν στην εξασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας των εσόδων και των δαπανών στους δειγματοληπτικούς ελέγχους πράξεων που αφορούν έσοδα και δαπάνες μέχρι το επίπεδο του τελικού δικαιούχου (οι έλεγχοι αυτοί αποκαλούνται συνήθως έλεγχοι επαλήθευσης). Οι βασικές αυτές πηγές μπορούν να συμπληρώνονται από δύο άλλες πηγές: ανάλυση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών της Επιτροπής, καθώς και των διαδικασιών κατάρτισής τους, εξέταση των εργασιών άλλων ελεγκτών, ήτοι ελεγκτών που είναι ανεξάρτητοι από τις διαδικασίες διαχείρισης και ελέγχου της Κοινότητας. Σχέση μεταξύ των διαφόρων πηγών Η εξέταση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου παρέχει έναν πρώτο βαθμό βεβαιότητας ότι τα σφάλματα των πράξεων εντοπίζονται και διορθώνονται. Τα αποτελέσματα της εξέτασης αυτής δίνουν τη δυνατότητα να καθορίζεται η έκταση των ελέγχων επαλήθευσης που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της αξιολόγησης, εκ μέρους του Συνεδρίου, της νομιμότητας και της κανονικότητας των πράξεων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορούν να εξάγονται συμπληρωματικά αποδεικτικά στοιχεία από την ανάλυση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών, καθώς και των εργασιών άλλων ελεγκτών. Επίσης, μπορούν να λαμβάνονται υπόψη και άλλες πηγές αποδεικτικών στοιχείων. Σε παραδείγματα αναφέρονται τα αποδεικτικά στοιχεία από προηγούμενους ελέγχους, οι εκθέσεις που προκύπτουν από κοινοβουλευτικές έρευνες, αποτελέσματα ερευνών που διεξάγονται από την OLAF κ.λπ. Συστήματα εποπτείας και ελέγχου Με την ανάλυση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου επιδιώκεται να διαπιστωθεί κατά πόσο οι σχετικές διαδικασίες διαχείρισης λειτουργούν σωστά. Το Συνέδριο επεκτείνει την ανάλυσή του στα συστήματα εποπτείας και ελέγχου στα κράτη μέλη, ώστε να καλύψει "τον κίνδυνο λόγω μεταβίβασης αρμοδιοτήτων". Κατ' αυτό τον τρόπο παρέχεται η δυνατότητα να εξακριβώνεται ακριβέστερα η προέλευση των σφαλμάτων στο επίπεδο των υποκειμένων πράξεων. 10

13 Κύριες πηγές για τον έλεγχο της νομιμότητας και κανονικότητας Για να εξακριβώνεται αν ο προϋπολογισμός εκτελείται σωστά, τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου πρέπει να παρέχουν αντιπροσωπευτικές πληροφορίες για τη διενέργεια και τη λειτουργία των βασικών ελέγχων, από την άποψη της ικανότητάς τους να προλαμβάνουν ή να εντοπίζουν και να διορθώνουν σφάλματα, καθώς και για το εναπομένον επίπεδο μη νόμιμων ή παράτυπων εσόδων ή δαπανών. Χωρίς τα στοιχεία αυτά, η Επιτροπή δεν μπορεί να εκπληρώνει σωστά τις υποχρεώσεις της όσον αφορά την ευθύνη που υπέχει για την εκτέλεση του προϋπολογισμού. Για το λόγο αυτό, ο έλεγχος που διενεργεί το Συνέδριο στα συστήματα εποπτείας και ελέγχου συμπεριλαμβάνει ανάλυση της ποιότητας των διαθέσιμων δεικτών. Έλεγχοι επαλήθευσης Οι έλεγχοι επαλήθευσης διενεργούνται βάσει ειδικής μεθόδου δειγματοληψίας που έχει εγκριθεί από το Συνέδριο και προέρχεται από την εφαρμογή των καθιερωμένων στατιστικών αρχών. Η εν λόγω μέθοδος βασίζεται στην αποκαλούμενη "Δειγματοληψία Νομισματικής Μονάδας" με μια πρόβλεψη διαστρωμάτωσης βάσει προκαθορισμένων παραμέτρων. Στόχος είναι να διενεργείται άμεσος έλεγχος για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των αντιπροσωπευτικών δειγμάτων των πληρωμών μέχρι τον τελικό αποδέκτη. Οι έλεγχοι επαλήθευσης, εκτός από την εξέταση των μεμονωμένων πράξεων, μπορούν να καλύπτουν και την εξέταση διεργασιών και αναλυτικών διαδικασιών. Ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και εκθέσεις άλλων ελεγκτών Οι Γενικοί Διευθυντές, στις δηλώσεις τους που είναι συνημμένες στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας, καλούνται να αναφέρουν, βάσει επαρκών σχετικών αποδεικτικών στοιχείων, κατά πόσο έχουν αποκομίσει εύλογη βεβαιότητα ότι τα εφαρμοζόμενα συστήματα διασφαλίζουν τη νομιμότητα/κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Επιπλέον, η Επιτροπή, στη συνοπτική έκθεσή της για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας, παραθέτει τα γενικά συμπεράσματά της σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των εσόδων και των δαπανών του προϋπολογισμού. Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και οι δηλώσεις των Γενικών Διευθυντών καθώς και η σύνοψή τους αποτελούν, από ελεγκτική άποψη, τις "θέσεις της διοίκησης" και χρησιμοποιούνται ως συμπληρωματικά αποδεικτικά στοιχεία για την αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου μετά από λεπτομερή εξέτασή τους από τους ελεγκτές του Συνεδρίου. Ομοίως, οι εργασίες άλλων ελεγκτών μπορούν να χρησιμοποιούνται από το Συνέδριο μόνο μετά από κατάλληλη εξέταση των ελεγκτικών προτύπων που έχουν εφαρμοστεί και της μεθοδολογίας που έχει ακολουθηθεί. 11

14 Ελεγκτική διαδικασία DAS Διάγραμμα 1 Ελεγκτική διαδικασία DAS ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ Συλλογή/ενημέρωση και ανάλυση πληροφοριών σχετικά με το ελεγκτικό περιβάλλον: νομικό πλαίσιο σχεδιασμός και λειτουργία των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου φύση των υποκειμένων πράξεων ελεγκτικά πρότυπα που πρέπει να εφαρμόζονται, κ.λπ. Καθορισμός της σημαντικότητας ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Διατύπωση εύλογων προσδοκιών σχετικά με: τον εγγενή κίνδυνο την ποιότητα των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Προγραμματισμός των ελεγκτικών διαδικασιών ώστε να μπορεί να διαμορφωθεί εύλογη βεβαιότητα ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ Εφαρμογή των ελεγκτικών διαδικασιών: εξέταση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου έλεγχοι επαλήθευσης των υποκειμένων πράξεων ανάλυση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών πιθανόν, εργασίες σε άλλες πηγές αποδεικτικών στοιχείων (αποτελέσματα άλλων ελεγκτών κ.λπ.) Αξιολόγηση αποτελεσμάτων ελέγχου: επανεξέταση/επαεκτίμηση των αρχικών προσδοκιών τροποποίηση, αν χρειαστεί, του αρχικού σχεδιασμού βάσει των προκαταρκτικών αποτελεσμάτων του ελέγχου εκτέλεση, ενδεχομένως, πρόσθετων εργασιών ελέγχου ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΓΝΩΜΗΣ Διατύπωση ελεγκτικών συμπερασμάτων σε επίπεδο ειδικών εκτιμήσεων Διατύπωση ελεγκτικής γνώμης (DAS) 12

15 Ελεγκτική διαδικασία DAS Σημαντικότητα Όπως σε κάθε άλλη δημόσια ή ιδιωτική υπηρεσία, δεν θα ήταν ρεαλιστική η εικασία της παντελούς έλλειψης σφαλμάτων. Η σημαντικότητα αποτελεί έννοια η οποία δέχεται ότι οι υποκείμενες πράξεις σπάνια μπορούν να είναι τελείως απαλλαγμένες από σφάλματα και για το λόγο αυτό ένας βαθμός ανοχής είναι αποδεκτός όσον αφορά την ακρίβειά τους. Η έννοια αυτή αναγνωρίζεται επίσης και στα διεθνή ελεγκτικά πρότυπα. Αυτό το κατώφλι αποτελεί επίσης παράγοντα επιρροής τόσο για τον υπολογισμό των μεγεθών των δειγμάτων για τους ελέγχους επαλήθευσης όσο και στην ερμηνεία των επιτυγχανόμενων αποτελεσμάτων (βλ. διάγραμμα 2). Στο πλαίσιο της νομιμότητας και της κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων, τα σφάλματα είναι σημαντικά αν επηρεάζουν με εύλογο τρόπο τις αποφάσεις των ενδιαφερομένων για την ελεγκτική γνώμη. Στους ελέγχους DAS, ο καθορισμός της σημαντικότητας από πλευράς αξίας συνεπάγεται κρίση ως προς το μέγιστο ανεκτό επίπεδο παράνομων ή παράτυπων εσόδων ή δαπανών. Διάγραμμα 2 Καθορισμός της σημαντικότητας ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗΤΑ Τα σφάλματα είναι σημαντικά αν υπερβαίνουν ορισμένο επίπεδο σφάλματος, το οποίο υπερβαίνει αυτό που θα εθεωρείτο ανεκτό. ΠΟΣΟΤΙΚΕΣ ΠΤΥΧΕΣ ΑΞΙΑ ΚΡΙΣΗ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗΤΑ Κρίση όσον αφορά το ανώτατο αποδεκτό επίπεδο των παράνομων ή παράτυπων εσόδων ή δαπανών. Το όριο σημαντικότητας για τους ελέγχους DAS καθορίζεται στο 2% των συνολικών εσόδων και δαπανών ΠΟΙΟΤΙΚΕΣ ΠΤΥΧΕΣ ΦΥΣΗ ΠΛΑΙΣΙΟ Συνήθως, το όριο σημαντικότητας για τους ελέγχους DAS καθορίζεται στο 2% του συνόλου των δαπανών ή του συνόλου των εσόδων του κοινοτικού προϋπολογισμού για την ελεγκτική γνώμη στο πλαίσιο της DAS. Εντούτοις, το Συνέδριο μπορεί να αποφασίσει να καθορίσει διαφορετικό επίπεδο σημαντικότητας ή να προβλέψει κάποια διαφοροποίηση των διαφόρων κατωφλίων σημαντικότητας μεταξύ των τομέων του προϋπολογισμού, προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις των αποδεκτών της DAS. 13

16 Ελεγκτική διαδικασία DAS Ανάλυση κινδύνου συστημάτων εποπτείας και ελέγχου. Στο στάδιο του σχεδιασμού πραγματοποιείται λεπτομερής ανάλυση του κινδύνου. Για κάθε τομέα, η ανάλυση κινδύνου καθορίζει: τις εύλογες προσδοκίες σχετικά με το πιθανό επίπεδο σφαλμάτων όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων του σχετικού τομέα και την αναμενόμενη κατανομή της ελεγκτικής εργασίας μεταξύ των δύο πηγών, της αξιολόγησης των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου και των ελέγχων επαλήθευσης, έχοντας υπόψη το βαθμό εμπιστοσύνης που θεωρείται απαραίτητος για τη στήριξη του πορίσματος του ελέγχου, δηλαδή όσο καλύτερα είναι τα συστήματα, τόσο μικρότερο θα είναι το δείγμα των υποκειμένων πράξεων που θα πρέπει να ελεγχθεί. Η ανάλυση κινδύνου είναι ιδιαίτερα σημαντική, επειδή οι εργασίες DAS σχετικά με τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου αφορούν σε μεγάλο βαθμό την εκτίμηση του κινδύνου του μηχανισμού εσωτερικού ελέγχου. Οι τομείς όπου ο εγγενής κίνδυνος είναι υψηλότερος είναι εκείνοι στους οποίους απαιτείται να υπάρχει διασφάλιση ότι οι έλεγχοι διαχειρίζονται αποτελεσματικά το σχετικό κίνδυνο. Συνεπώς, τούτο πρέπει να αποτελεί τον κύριο στόχο του ελέγχου των Ο κύκλος του ελέγχου Η προσέγγιση DAS ακολουθεί το συμβατικό κύκλο ελέγχου λαμβάνοντας δεόντως υπόψη όλα τα βασικά στάδια, ήτοι: κατανόηση του ελεγκτικού περιβάλλοντος σχεδιασμός του ελέγχου εφαρμογή του ελέγχου και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων διατύπωση των ελεγκτικών συμπερασμάτων και της ελεγκτικής γνώμης. Tα ανωτέρω παρουσιάζονται στο διάγραμμα 3. Eύλογη βεβαιότητα Η προσέγγιση του ελέγχου DAS αποβλέπει στο να παρέχει στο Συνέδριο εύλογη βεβαιότητα σχετικά με το κατά πόσο οι υποκείμενες πράξεις, στο σύνολό τους, είναι απαλλαγμένες, σε όλες τις ουσιώδεις πτυχές τους, από σφάλματα όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα. Στο πλαίσιο αυτό, η εύλογη βεβαιότητα είναι μια έννοια που έχει σχέση με τη συσσώρευση των αποδεικτικών στοιχείων του ελέγχου τα οποία είναι αναγκαία για να εξάγονται επαρκή ελεγκτικά πορίσματα. Τούτο πραγματοποιείται στο επίπεδο των ειδικών εκτιμήσεων στις οποίες βασίζεται η συνολική ελεγκτική γνώμη (η DAS). Πράγματι, ένας ελεγκτής δεν μπορεί να αποκομίσει απόλυτη βεβαιότητα, επειδή σε έναν έλεγχο υπάρχουν εγγενείς περιορισμοί που επηρεάζουν την ικανότητα του ελεγκτή να εντοπίζει όλα τα σημαντικά σφάλματα. Η εύλογη βεβαιότητα αποκομίζεται όταν ο 14

17 ελεγκτής έχει μειώσει τον ελεγκτικό σε αποδεκτά χαμηλό επίπεδο, με συνετό σχεδιασμό και προσεκτική εφαρμογή κατάλληλων ελεγκτικών διαδικασιών. Εξηγήσεις για τη σχετική διεργασία του ελέγχου παρατίθενται στα ακόλουθα τμήματα. 15

18 Ελεγκτική διαδικασία DAS Βαθμός εμπιστοσύνης Διάγραμμα 3 Κύκλος ελέγχου DAS Η βεβαιότητα που αποκομίζεται από τους ελέγχους των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου και των ελέγχων των πράξεων θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα να επιτυγχάνεται, σωρευτικά, αποδεκτός συνολικός βαθμός εμπιστοσύνης. Αυτός ο αποδεκτός συνολικός βαθμός εμπιστοσύνης αντιστοιχεί στην εναπομένουσα αξία του ελεγκτικού κινδύνου που μπορεί να αποδεχθεί ο ελεγκτής. Στόχος του Συνεδρίου είναι να επιτυγχάνεται βαθμός εμπιστοσύνης 95% όσον αφορά το εκάστοτε αντικείμενο του ελέγχου. Σχεδιασμός των ελεγκτικών διαδικασιών Κατανόηση του ελεγκτικού περιβάλλοντος Ελεγκτικό περιβάλλον Νομική βάση Αποδεικτικά στοιχεία Διεθνή ελεγκτικά πρότυπα Εφαρμογή των ελεγκτικών διαδικασιών και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων Διατύπωση των ελεγκτικών συμπερασμάτων και της ελεγκτικής γνώμης Τα διεθνή ελεγκτικά πρότυπα απαιτούν ένας ελάχιστος βαθμός βεβαιότητας να προέρχεται από τους ελέγχους επαλήθευσης, ανεξάρτητα από τη βεβαιότητα που προκύπτει από ελέγχους ή άλλους παράγοντες που μετριάζουν τον κίνδυνο. Στη βάση αυτή, το μοντέλο διασφάλισης της DAS περιλαμβάνει ελέγχους επαλήθευσης σε αντιπροσωπευτικό δείγμα πράξεων που επιλέγεται τυχαία από το σύνολο του πληθυσμού του συγκεκριμένου τομέα. Tο μέγεθος του δείγματος καθορίζεται με τη χρήση κατάλληλων στατιστικών μεθόδων. Για τον έλεγχο του κινδύνου δειγματοληψίας, τα επίπεδα εμπιστοσύνης καθορίζονται λαμβανομένου υπόψη του διαπιστωνόμενου εγγενούς κινδύνου και του κινδύνου του μηχανισμού εσωτερικού ελέγχου. 1 Η DAS 1 IFAC INTOSAI COSO 2 (Άρθρο 248 της συνθήκης) Αξιοπιστία των λογαριασμών Νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων (Άρθρο 129, παρ. 4, του δημοσιονομικού κανονισμού) δημοσιεύεται με τις οικονομικές καταστάσεις 2 Διεθνή ελεγκτικά πρότυπα (ISA) δημοσιευόμενα από την IFAC ελεγκτικά πρότυπα INTOSAI Πλαίσιο COSO 16

19 Ελεγκτική διαδικασία DAS Μοντέλο διασφάλισης Διάγραμμα 4 Πρότυπο βεβαιότητας DAS Το μοντέλο διασφάλισης της DAS δείχνει το βαθμό εμπιστοσύνης που πρέπει να προκύπτει από τις δύο κύριες πηγές της DAS. Λαμβάνει υπόψη τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του ελεγκτικού περιβάλλοντος του Συνεδρίου. Η αφετηρία είναι η εκτίμηση του εγγενούς κινδύνου (υψηλού ή μη υψηλού) και η προκαταρκτική αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου (ανεπαρκών, ικανοποιητικών ή άριστων), προκειμένου να εκτιμηθεί ο βαθμός εμπιστοσύνης που μπορεί να προκύψει από αυτά. Βάσει των επιτυγχανόμενων αποτελεσμάτων, καθορίζεται η εμβέλεια των ελέγχων επαλήθευσης που απαιτούνται για την επίτευξη του υπολειπόμενου βαθμού εμπιστοσύνης (βλ. διάγραμμα 4). Αξιολόγηση του εγγενούς κινδύνου υψηλός μη υψηλός Αντίστοιχος βαθμός διασφάλισης από τους ελέγχους Αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας & ελέγχου ανεπαρκή ικανοποιητικά άριστα Απαιτούμενη συνολική διασφάλιση για τα ελεγκτικά συμπεράσματα και την ελεγκτική γνώμη (DAS) Αντίστοιχος βαθμός διασφάλισης από τους ελέγχους επαλήθευσης Έλεγχοι επαλήθευσης στοχοθετημένοι βασικοι έλάχιστοι 17

20 Ανάλογα με την εκτίμηση του εγγενούς κινδύνου και την αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου, με τη βοήθεια των ελέγχων επαλήθευσης πρέπει να επιτυγχάνεται ένα από τα τρία επίπεδα διασφάλισης: Αν ο ελεγκτής κατατάσσει τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου ως άριστα και αξιολογεί τον εγγενή κίνδυνο ως μη υψηλό, ένα σημαντικό μέρος της διασφάλισης που παρέχει ο έλεγχος μπορεί να προκύπτει από τη λειτουργία των συστημάτων (υψηλή διασφάλιση από τους ελέγχους) και το μέγεθος του δείγματος μπορεί να μειωθεί. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να διενεργούνται "ελάχιστοι έλεγχοι επαλήθευσης", στο πλαίσιο των οποίων πρέπει να επιτυγχάνεται μόνον ένας χαμηλός βαθμός εμπιστοσύνης από την εν λόγω πηγή διασφάλιση από τους ελέγχους), πρέπει να διενεργούνται "στοιχειοθετημένοι έλεγχοι επαλήθευσης", οι οποίοι αποσκοπούν στην παροχή υψηλού βαθμού εμπιστοσύνης (περισσότερο από 90%) αυξάνοντας το μέγεθος των δειγμάτων. Ο έλεγχος του δείγματος δεν παρέχει μόνο άμεσα αποδεικτικά στοιχεία για τις υποκείμενες πράξεις, αλλά και χρήσιμες πληροφορίες για τις τυχόν αδυναμίες των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου στις οποίες οφείλονται τα σφάλματα που διαπιστώνονται. Αν ο ελεγκτής θεωρεί τον εγγενή κίνδυνο υψηλό και τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου άριστα ή ικανοποιητικά, ή ότι ο εγγενής κίνδυνος δεν είναι υψηλός και τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου είναι ικανοποιητικά, ο ελεγκτής πρέπει να διενεργήσει "βασικούς ελέγχους επαλήθευσης". Στην περίπτωση αυτή, μπορεί να επιτυγχάνεται κάποια διασφάλιση από την αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου (μέτρια διασφάλιση από τους ελέγχους), ενώ ο στόχος είναι το μεγαλύτερο μέρος της διασφάλισης να επιτυγχάνεται με τη διενέργεια ελέγχων επαλήθευσης Αν ο ελεγκτής δεν μπορεί να βασίζεται επαρκώς στα συστήματα εποπτείας και ελέγχου για την πρόληψη ή τον εντοπισμό και τη διόρθωση πιθανών σφαλμάτων (χαμηλή 18

21 Εφαρμογή ελεγκτικών διαδικασιών Eξέταση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Η Επιτροπή, βάσει των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου, πρέπει να συγκεντρώνει τα πληροφοριακά στοιχεία που χρειάζεται για να εξακριβώνει αν επιτυγχάνονται οι στόχοι σύμφωνα με τις σχετικές νομικές, κανονιστικές και/ή συμβατικές απαιτήσεις. Τα πληροφοριακά αυτά στοιχεία θα πρέπει στη συνέχεια να δίνουν τη δυνατότητα στην Επιτροπή εγγυάται την εκτέλεση του προϋπολογισμού. Για κάθε τομέα πολιτικής, καθορίζεται πρόγραμμα ελέγχου των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου, για την αξιολόγηση της λειτουργίας των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου, σύμφωνα με τους πέντε βασικούς στόχους ελέγχου που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη (βλ. διάγραμμα 5). Διάγραμμα 5 - Βασικοί ελεγκτικοί στόχοι ΒΑΣΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Πραγματικότητα και μέτρηση ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΟΠΤΕΙΑΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΞΑΣΦΑΛΙΖΟΥΝ ΟΤΙ: Οι υποκείμενες πράξεις υφίστανται και καθορίζονται με ακρίβεια ΟΡΟΛΟΓΙΑ IFAC Πραγματικότητα/ ακρίβεια Συστήματα εποπτείας και ελέγχου υπάρχουν σε διάφορα επίπεδα της διαχείρισης. Ορισμένες πτυχές είναι κοινές, ανεξάρτητα από το αν η διαχείριση της Επιτροπής είναι άμεση (Επιτροπή-δικαιούχος) ή έμμεση (Επιτροπή-κράτος μέλοςδικαιούχος). Άλλα συστήματα είναι ειδικά όχι μόνο για κάθε είδος διαχείρισης, αλλά επίσης και για τους τομείς πολιτικής και/ή τα σχετικά μέτρα. Κάθε τρίτος (είτε δημόσιος είτε ιδιωτικός φορέας), του οποίου οι δραστηριότητες ελέγχου προβλέπονται ρητά από την κοινοτική νομοθεσία, πρέπει να θεωρείται αναπόσπαστο μέρος του κοινοτικού συστήματος. Επιλεξιμότητα των υποκειμένων πράξεων Συμφωνία με άλλες κανονιστικές απαιτήσεις Ορθότητα των υπολογισμών Πληρότητα και ακρίβεια των λογιστικών καταχωρίσεων Έλεγχοι επαλήθευσης Τηρούνται τα διάφορα κοινοτικά κριτήρια επιλεξιμότητας για τις υποκείμενες πράξεις Τηρούνται άλλα (μη επιλεξιμότητας) κριτήρια Πραγματοποιούνται σωστά όλοι οι υπολογισμοί Όλες οι πράξεις καταχωρίζονται λογιστικά, καταχωρίζονται μόνο μία φορά, καταλογίζονται στη σωστή λογιστική περίοδο και με την ακριβή αξ ία Νομιμότητα και κανονικότητα Νομιμότητα και κανονικότητα Ακρίβεια Πληρότητα/ Ακρίβεια/ Ετήσια διάρκεια Ο ελεγκτής οφείλει να καθορίζει το βαθμό εμπιστοσύνης που πρέπει να προκύπτει από την αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου, μαζί με τη συνακόλουθη ανάλυση κινδύνου. Αυτό το επίπεδο εμπιστοσύνης πρέπει να ενισχύεται με αναλύσεις των επιδόσεών τους στην πράξη και της πραγματικής ικανότητας για την εξασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας των πράξεων. Στόχος των ελέγχων επαλήθευσης είναι να λαμβάνονται άμεσα αποδεικτικά στοιχεία, βάσει των οποίων μπορεί να διατυπώνεται το ελεγκτικό συμπέρασμα σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Οι έλεγχοι επαλήθευσης δίνουν τη δυνατότητα: 19

22 Εφαρμογή ελεγκτικών διαδικασιών να εκτιμάται η νομιμότητα και η κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων μέχρι το επίπεδο του τελικού δικαιούχου για το σύνολο του τομέα πολιτικής. να παρέχονται πληροφορίες (σειρά μεγέθους) σχετικά με την προέλευση, τη φύση, τη συχνότητα και τον αντίκτυπο των σφαλμάτων στον πληθυσμό. της σχετικής σοβαρότητάς τους, καθώς και ο τρόπος χρησιμοποίησής τους στην παρέκταση των αποτελεσμάτων που επιτυγχάνονται από το δείγμα ελέγχου. Προκειμένου να προσδιορίζεται εάν και σε ποιο βαθμό τα σφάλματα έχουν αντίκτυπο στη δήλωση αξιοπιστίας, το Συνέδριο χρησιμοποιεί ένα «δενδροειδές διάγραμμα» αποφάσεων που βοηθά να δίδεται απάντηση στο εάν επηρεάζονται «οι συνθήκες πληρωμής» ή «άλλα ζητήματα συμμόρφωσης»:. να εντοπίζονται τομείς στους οποίους χρειάζεται να λαμβάνονται μέτρα προς αποφυγή νέων σφαλμάτων. να διευκολύνεται η επικοινωνία με τους ελεγχόμενους με την παρουσίαση συγκεκριμένων παραδειγμάτων από τις αδυναμίες που παρατηρούνται να επιβεβαιώνονται ή να εντοπίζονται ορισμένες αδυναμίες στα συστήματα εποπτείας και ελέγχου, τα οποία θα έπρεπε να είχαν αποκαλύψει τα διαπιστωθέντα σφάλματα. Χειρισμός των σφαλμάτων στους ελέγχους επαλήθευσης Ο χειρισμός των εντοπιζόμενων σφαλμάτων αποτελεί σημαντικό στοιχείο στο πλαίσιο των ελέγχων επαλήθευσης. Τα σφάλματα συνίστανται σε πράξεις (ή τμήματα αυτών) και/ή σε δράσεις που συνδέονται με αυτές, οι οποίες δεν έχουν πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές και κανονιστικές διατάξεις. Μία εύλογη ανησυχία είναι ο τρόπος ερμηνείας Σε γενικές γραμμές, οι συνθήκες πληρωμής τίθενται υπό αμφισβήτηση, όταν επηρεάζονται οι στοιχειώδεις νομικές απαιτήσεις του αντίστοιχου καθεστώτος ενίσχυσης ή σύμβασης. Από την άλλη πλευρά, τα άλλα ζητήματα συμμόρφωσης συνίστανται σε ειδικούς όρους που πρέπει να πληρούνται, οι οποίοι προκύπτουν από σχετικούς στόχους πολιτικής και σχετικές νομικές υποχρεώσεις ή απαιτήσεις συστημάτων. Επιπλέον, το Συνέδριο κατατάσσει τα σφάλματα είτε ως «ποσοτικώς προσδιορίσιμα» είτε ως «ποσοτικώς μη προσδιορίσιμα». Η πρώτη κατηγορία (ποσοτικώς προσδιορίσιμα σφάλματα) αναφέρεται σε σφάλματα τα οποία έχουν άμεσο και μετρήσιμο οικονομικό αντίκτυπο στο ποσό των υποκειμένων πράξεων που χρηματοδοτούνται από τον κοινοτικό προϋπολογισμό και τα οποία μπορούν συνήθως να προσδιορίζονται εύκολα ποσοτικώς. Η δεύτερη κατηγορία (ποσοτικώς μη προσδιορίσιμα σφάλματα) περιγράφει τα σφάλματα τα οποία είτε δεν έχουν άμεσο οικονομικό αντίκτυπο στο ποσό των υποκειμένων πράξεων, είτε ο οικονομικός αντίκτυπός τους είναι πολύ δύσκολο να καθοριστεί. Στο παράρτημα 1 εμφανίζονται τα παραδείγματα των δύο 20

23 ειδών σφαλμάτων που απαντώνται περισσότερο. 21

24 Εφαρμογή ελεγκτικών διαδικασιών Tα ονομαζόμενα «ποσοτικώς μη προσδιορίσιμα» σφάλματα δεν λαμβάνονται υπόψη κατά την παρέκταση των αποτελεσμάτων του δείγματος, προκειμένου να εκτιμηθεί το σφάλμα για τον συνολικό πληθυσμό. Παρ όλα αυτά, η συχνότητα των ποσοτικώς μη προσδιορίσιμων σφαλμάτων που ανιχνεύεται στο δείγμα εφαρμόζεται στο σύνολο του πληθυσμού. Τα πλέον συχνά ποσοτικώς προσδιορίσιμα σφάλματα που αφορούν τις συνθήκες πληρωμών (με παραδείγματα) Διογκωμένη δήλωση Δήλωση δαπανών που δεν πραγματοποιήθηκαν Διογκωμένη δήλωση αροτραίων καλλιεργειών Δήλωση πλασματικής παραγωγής ελαιολάδου Δήλωση εσφαλμένων δαπανών Υπέρβαση του μέγιστου ποσού της επιχορήγησης Μη συμμόρφωση με συμβατικές υποχρεώσεις Μη συμμόρφωση με τα κριτήρια επιλεξιμότητας Μη επιλέξιμες δαπάνες εκ φύσεως/εκτός της επιλέξιμης περιόδου Μη επιλέξιμο σχέδιο εκ φύσεως Μη επιλέξιμος δικαιούχος εκ φύσεως Έλλειψη διαδρομής ελέγχου/έλλειψη βασικών δικαιολογητικών εγγράφων Καμία απόδειξη για βεβαίωση της συγχρηματοδότησης Καμία απόδειξη για πραγματοποιηθείσες δαπάνες/δραστηριότητες Ελλιπής τεκμηρίωση σχετικά με την καταγραφή του χρόνου Καμία απόδειξη για υπολογισμό των γενικών εξόδων Τα πλέον συχνά ποσοτικώς μη προσδιορίσιμα σφάλματα που προκύπτουν από άλλα ζητήματα συμμόρφωσης (με παραδείγματα) Μη κοινοποίηση της τροποποίησης των κανονισμών κρατικής ενίσχυσης Μη συμμόρφωση με τους κανόνες υποβολής προσφορών ή άλλες νομικές υποχρεώσεις που δεν έχουν επίπτωση στην επιλεξιμότητα Μη τήρηση των προθεσμιών Καθυστέρηση στη μεταφορά κεφαλαίων Καθυστέρηση στην υποβολή εγγράφων Καθυστέρηση στην τροποποίηση συμβάσεων ή αποφάσεων Αδυναμίες οι οποίες αρχικά ήταν ουσιαστικές αλλά μπορούσαν να εξαλειφθούν βάσει των αποτελεσμάτων ελέγχου του Συνεδρίου Ασυνεπής τεκμηρίωση/πληροφοριακά στοιχεία Ελλιπής τεκμηρίωση/πληροφοριακά στοιχεία Μη ενημερωμένη τεκμηρίωση/πληροφοριακά στοιχεία Προβλήματα που αφορούν δευτερεύοντα πληροφοριακά στοιχεία/τεκμηρίωση 22

25 Εφαρμογή ελεγκτικών διαδικασιών Διάγραμμα 6 - Επιλογή μιας αποτελεσματικής ισορροπίας μεταξύ της διασφάλισης που παρέχουν τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου και εκείνης από τους ελέγχους επαλήθευσης Εκτίμηση του εγγενούς κινδύνου και αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Τάσεις που αφορούν το επίπεδο εγγενούς κινδύνου/την ποιότητα των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Έλεγχοι επαλήθευσης των υποκειμένων πράξεων Ο ελεγκτής δεν μπορεί να βασίζεται (επαρκώς) στα συστήματα εποπτείας και ελέγχου Υψηλός εγγενής κίνδυνος/ανεπαρκή συστήματα εποπτείας και ελέγχου Στοχοθετημένοι έλεγχοι επαλήθευσης Ο ελεγκτής μπορεί να αποκομίσει κάτι περισσότερο από ένα ασήμαντο μέρος της βεβαιότητάς του από την αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Μείωση εγγενούς κινδύνου Βελτίωση της ποιότητας των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Βασικοί έλεγχοι επαλήθευσης Ο ελεγκτής μπορεί να αποκομίσει εξαιρετικά μεγάλο μέρος της βεβαιότητάς του από την αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Χαμηλός εγγενής κίνδυνος/άριστα συστήματα εποπτείας και ελέγχου Ελάχιστοι έλεγχοι επαλήθευσης 23

26 Εφαρμογή ελεγκτικών διαδικασιών Aνάλυση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών Η εξέταση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών αποβλέπει στην αξιολόγηση του κατά πόσο παρουσιάζουν ορθή εικόνα (ήτοι χωρίς καμία σημαντική στρέβλωση) της αποτελεσματικότητας των εφαρμοζόμενων διαδικασιών. Συγκεκριμένα, αξιολογείται κατά πόσο τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου παρέχουν τις απαραίτητες εγγυήσεις όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Στο πλαίσιο αυτό, δύο πτυχές είναι σημαντικές: όλες οι σημαντικές αδυναμίες θα πρέπει να οδηγούν σε επιφύλαξη οι επιφυλάξεις δεν θα πρέπει να στερούν από τη δήλωση την ουσία της. Οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να στηρίζουν την αξιολόγησή τους σχετικά με την αποτελεσματικότητα του συστήματος εσωτερικού ελέγχου σε κατάλληλο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου. Tο Συνέδριο εξετάζει, επίσης, κατά πόσο οι επιφυλάξεις που παρουσιάζονται στις δηλώσεις τηρούν τα ακόλουθα κριτήρια: σύντομη αξιολόγηση του αποτελέσματος, είτε πραγματικού είτε πιθανού σύντομη περιγραφή των διορθωτικών μέτρων που προβλέπονται για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που εντοπίζονται και καθορισμό του προβλεπόμενου χρονοδιαγράμματος. Κατά την αξιολόγηση του βάσιμου και της ακρίβειας των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών, οι ελεγκτές του Συνεδρίου λαμβάνουν υπόψη τα αποτελέσματα των ελέγχων τους σχετικά με τις δραστηριότητες που καλύπτουν οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας. Η προσέγγιση που αναπτύσσεται για τον έλεγχο των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών εφαρμόζεται κατ' αναλογία στη συνοπτική έκθεση της Επιτροπής. Εργασίες άλλων ελεγκτών Στο ειδικό πλαίσιο της DAS, με τους όρους "άλλοι ελεγκτές" νοείται κάθε ελεγκτής ο οποίος διατυπώνει επαγγελματική γνώμη για τις δαπάνες που χρηματοδοτούνται από τον κοινοτικό προϋπολογισμό, χωρίς όμως να το πράττει στο πλαίσιο του μηχανισμού του εσωτερικού ελέγχου για τη διαχείριση των κοινοτικών κεφαλαίων. Συνήθως, στο πλαίσιο του ορισμού των "άλλων ελεγκτών" εμπίπτουν και τα εθνικά όργανα ελέγχου στα κράτη μέλη. αναλυτική περιγραφή του λόγου ύπαρξής τους, καθώς και του αντίκτυπου στη δήλωση 24

27 Εφαρμογή ελεγκτικών διαδικασιών Αντιθέτως, οι ελεγκτές των οποίων οι ελεγκτικές γνώμες αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου (π.χ. ελεγκτές οι οποίοι πιστοποιούν την ορθότητα των αιτήσεων δαπανών από τον κοινοτικό προϋπολογισμό) δεν μπορούν να ανήκουν στην κατηγορία των "άλλων ελεγκτών" εφόσον αποτελούν μέρος των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου και πρέπει να εξετάζονται στο πλαίσιο αυτό. Εξέταση των διαφορών μεταξύ των ευρημάτων Διάγραμμα 7 Αντιμετώπιση των διαφορών στα ευρήματα Ευνοϊκή εκτίμηση των συστημάτων, αλλά σημαντικά σφάλματα στις πράξεις Αδύνατη η διατύπωση ελεγκτικής γνώμης χωρίς επιφύλαξη Δυσμενής εκτίμηση των συστημάτων, αλλά χωρίς σφάλματα στις πράξεις Ελεγκτική γνώμη χωρίς επιφύλαξη (πιθανές επιφυλάξεις) Επανεκτίμηση των συστημάτων βάσει των σφαλμάτων που διαπιστώνονται Ενδεχόμενη προσαρμογή του σχεδίου ελέγχου Διαδικασίες πρόσθετων ελέγχων επαλήθευσης Τα ευρήματα που αφορούν τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου μπορεί να διαφέρουν από εκείνα των ελέγχων επαλήθευσης. Αν δεν υπάρχει καμία ικανοποιητική εξήγηση η οποία να δίνει τη δυνατότητα να εξάγονται ελεγκτικά συμπεράσματα στον εν λόγω τομέα, μπορεί να είναι αναγκαία η αναθεώρηση των εύλογων προσδοκιών που έχουν εκφραστεί κατά το στάδιο του σχεδιασμού και η πραγματοποίηση πρόσθετων εργασιών. Βλέπε διάγραμμα 7. 25

28 Διατύπωση των ελεγκτικών συμπερασμάτων και της ελεγκτικής γνώμης Ειδικές εκτιμήσεις Κατά τη διατύπωση της ελεγκτικής γνώμης ο ελεγκτής εξετάζει και αξιολογεί τα αποτελέσματα των ελεγκτικών διαδικασιών και τα θέτει στο πλαίσιο της σημαντικότητας που καθορίζεται για τον έλεγχο. Επίσης, ο ελεγκτής είναι αναγκαίο να λαμβάνει υπόψη ευρύτερες εκτιμήσεις, όπως την εμβέλεια του ελέγχου και κατά πόσο έχουν καθοριστεί περιορισμοί σ' αυτή. Κάθε φορά που είναι αναγκαία μια ποιοτική αξιολόγηση, ένας υψηλός βαθμός επαγγελματικής γνώμης είναι απαραίτητος. Διάγραμμα 8 Διατύπωση των ελεγκτικών συμπερασμάτων και της ελεγκτικής γνώμης Aνάλυση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας και των δηλώσεων Αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελεγχου Ελεγκτικά συμπεράσματα Ειδικές εκτιμήσεις Επαγγελματική κρίση και σημαντικότητα Ποιοτική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των εργασιών σχετικά με τα συστήματα Ποσοτική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των ελέγχων επαλήθευσης Aνάλυση συνοχής των αποτελεσμάτων ελέγχου Ελεγκτικά συμπεράσματα Ειδικές εκτιμήσεις Εξέταση των εργασιών άλλων ελεγκτών Έλεγχοι επαλήθευσης Ελεγκτικά συμπεράσματα Ειδικές εκτιμήσεις Ελεγκτική γνώμη - η DAS Με την εφαρμογή των αρχών που περιγράφονται παραπάνω, κάθε ειδική εκτίμηση περιλαμβάνει ένα γενικό πόρισμα σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων στον εξεταζόμενο τομέα. Οι ειδικές εκτιμήσεις περιέχουν επίσης εκτίμηση των επιδόσεων των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου στα διάφορα επίπεδα της διαχείρισης μέχρι το επίπεδο του τελικού δικαιούχου. Δήλωση αξιοπιστίας Οι ειδικές εκτιμήσεις είναι ενοποιημένες με τη μορφή συνολικής γνώμης σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των πράξεων. Μαζί με τη γνώμη του Συνεδρίου για την αξιοπιστία των λογαριασμών αποτελεί τη δήλωση αξιοπιστίας του Συνεδρίου. 26

29 Διατύπωση των ελεγκτικών συμπερασμάτων και της ελεγκτικής γνώμης Αν το Συνέδριο είναι σε θέση να καταλήξει στο συμπέρασμα ότι, στο σύνολό τους, οι λογαριασμοί παρουσιάζουν πιστή και ορθή εικόνα και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι νόμιμες και κανονικές, τότε μπορεί να διατυπώσει την ονομαζόμενη γνώμη "χωρίς επιφύλαξη". Στην αντίθετη περίπτωση, η γνώμη πρέπει να συνοδεύεται από επιφυλάξεις. Tα συνημμένα "πλαίσια κειμένου" παρουσιάζουν βασικά αποσπάσματα της δήλωσης αξιοπιστίας του Συνεδρίου που λαμβάνονται από την τελευταία δημοσιευόμενη ετήσια έκθεση του Συνεδρίου. Βελτίωση των συστημάτων Στα διαγράμματα 9 και 10 παρουσιάζονται η εφαρμογή του μοντέλου διασφάλισης και δείχνουν ο τρόπος με τον οποίο το πρότυπο αυτό μπορεί να προσαρμόζεται στις αλλαγές του ελεγκτικού περιβάλλοντος, ιδιαίτερα στην ενίσχυση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου. Όταν τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου βελτιώνονται, μπορεί να παρέχεται μεγαλύτερη βεβαιότητα από αυτά και το επίπεδο των ελέγχων επαλήθευσης να μειώνεται ανάλογα. 27

30 Διατύπωση των ελεγκτικών συμπερασμάτων και της ελεγκτικής γνώμης Διάγραμμα 9 - Δενδροειδές διάγραμμα αποφάσεων DAS (ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΗ) ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΤΟΥ ΕΓΓΕΝΟΥΣ ΚΙΝΔΥΝΟΥ: ΥΨΗΛΟΣ; ΝΑΙ ΟΧΙ (ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΗ) ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΤΟΥ ΕΓΓΕΝΟΥΣ ΚΙΝΔΥΝΟΥ: ΜΗ ΥΨΗΛΟΣ; ΝΑΙ (Προκαταρκτική) συνολική αξιολόγηση των συστημάτων: Ανεπαρκή; ΟΧΙ (Προκαταρκτική) συνολική αξιολόγηση των συστημάτων: Ανεπαρκή; ΟΧΙ ΝΑΙ (Προκαταρκτική) συνολική αξιολόγηση των συστημάτων: Ικανοποιητικά; ΟΧΙ (Προκαταρκτική) συνολική αξιολόγηση των συστημάτων : Άριστα; ΝΑΙ (Προκαταρκτική) συνολική αξιολόγηση των συστημάτων: Ικανοποιητικά; ΟΧΙ (Προκαταρκτική) συνολική αξιολόγηση των συστημάτων: Άριστα; ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Χαμηλή διασφάλιση από τους ελέγχους (Βαθμός εμπιστοσύνης: 0%) Μέτρια διασφάλιση από τους ελέγχους (Βαθμός εμπιστοσύνης:15%) Μέτρια διασφάλιση από τους ελέγχους (Βαθμός εμπιστοσύνης:28%) Χαμηλή διασφάλιση από τους ελέγχους (Βαθμός εμπιστοσύνης: 3%) Μέτρια διασφάλιση από τους ελέγχους (Βαθμός εμπιστοσύνης: 28%) Υψηλή διασφάλιση από τους ελέγχους (Βαθμός εμπιστοσύνης: 50%) Στοχοθετημένοι έλεγχοι επαλήθευσης Βαθμός εμπιστοσύνης: 95% Βασικοί έλεγχοι επαλήθευσης Βαθμός εμπιστοσύνης: 80% Βασικοί έλεγχοι επαλήθευσης Βαθμός εμπιστοσύνης: 67% Στοχοθετημένοι έλεγχοι επαλήθευσης Βαθμός εμπιστοσύνης: 92% Βασικοί έλεγχοι επαλήθευσης Βαθμός εμπιστοσύνης: 67% Ελάχιστοι έλεγχοι επαλήθευσης Βαθμός εμπιστοσύνης: 45% 28

31 Διάγραμμα 10 Οι διάφορες επιπτώσειςγια τις εργασίες DAS Εκτίμηση του εγγενούς κινδύνου Συνολική αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου Διασφάλιση από συνδυασμένη εκτίμηση των κινδύνων Εναπομένων βαθμός ελέγχων επαλήθευσης που πρέπει να διενεργηθούν Ελάχιστος βαθμός εμπιστοσύνης που πρέπει να προέρχεται από τους ελέγχους επαλήθευσης (%) Άριστα Υψηλή διασφάλιση από τους ελέγχους Ελάχιστοι έλεγχοι επαλήθευσης 45 Μη υψηλός Ικανοποιητικά Μέτρια διασφάλιση από τους ελέγχους Βασικοί έλεγχοι επαλήθευσης 67 Ανεπαρκή Χαμηλή διασφάλιση από τους ελέγχους Στοχοθετημένοι έλεγχοι επαλήθευσης 92 Άριστα Μέτρια διασφάλιση από τους ελέγχους Βασικοί έλεγχοι επαλήθευσης 67 Υψηλός Ικανοποιητικά Μέτρια διασφάλιση από τους ελέγχους Βασικοί έλεγχοι επαλήθευσης 80 Ανεπαρκή Χαμηλή διασφάλιση από τους ελέγχους Στοχοθετημένοι έλεγχοι επαλήθευσης 95 29

32 Γλωσσάριο DAS Άλλα ζητήματα συμμόρφωσης Αντιπροσωπευτικότητα Αποδεικτικά στοιχεία (αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου) Αποκεντρωμένη διαχείριση Από κοινού διαχείριση Βασικοί έλεγχοι Γνωστοποίηση Από το 1994 το Συνέδριο κλήθηκε από τη συνθήκη να προβαίνει σε δήλωση αξιοπιστίας (DAS - Γαλλικό ακρωνύμιο για τη "déclaration d'assurance"), η οποία περιλαμβάνει γνώμη για την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και γνώμη για τη νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Άλλα ζητήματα συμμόρφωσης είναι οι ειδικοί όροι που πρέπει να πληρούνται, οι οποίοι προκύπτουν από σχετικούς στόχους πολιτικής και νομικές απαιτήσεις ή απαιτήσεις συστημάτων (π.χ. συμμόρφωση με τις «καλές γεωργικές και περιβαλλοντικές συνθήκες» στον τομέα της γεωργίας, ή παραβιάσεις σε ό,τι αφορά τη δημοσιότητα ή τις απαιτήσεις συστημάτων στο τομέα των διαρθρωτικών δράσεων). Η μη συμμόρφωση με τις εν λόγω απαιτήσεις δεν σημαίνει ότι επηρεάζονται οι συνθήκες πληρωμής, αλλά συνεπάγεται οικονομικό κίνδυνο και/ή θα μπορούσε να οδηγήσει σε οικονομικές διορθώσεις εις βάρος των κρατών μελών ή σε πρόστιμα εις βάρος των τελικών δικαιούχων των επιχορηγήσεων. Κατά τη διενέργεια των ελέγχων επαλήθευσης ο ελεγκτής χρησιμοποιεί τεχνικές δειγματοληψίας για την εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με τον πληθυσμό από τον οποίο εξάγεται το δείγμα. Τα συμπεράσματα αυτά για να είναι έγκυρα, το δείγμα πρέπει να είναι αντιπροσωπευτικό του πληθυσμού. Τα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου, είναι οι πληροφορίες που λαμβάνονται από ελέγχους τις οποίες αναλύει ο ελεγκτής για να καταλήξει σε συμπεράσματα ή σε μία γνώμη. Τα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου πρέπει να είναι επαρκή για τη στήριξη των συμπερασμάτων ή της γνώμης. Επιπλέον, πρέπει να είναι κατάλληλα, ήτοι συναφή με τους ελεγκτικούς στόχους και αξιόπιστα. Όταν η Επιτροπή εκτελεί τον προϋπολογισμό με αποκεντρωμένη διαχείριση, τα διάφορα καθήκοντα μεταβιβάζονται σε τρίτες χώρες σύμφωνα με τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού. Η από κοινού διαχείριση είναι ένα ειδικό είδος διαχείρισης από διεθνείς οργανισμούς, το οποίο η Επιτροπή μπορεί να χρησιμοποιεί αν τηρούνται ορισμένοι όροι (κυρίως η ομαδοποίηση των πόρων από ορισμένους δωρητές), όταν η κατανομή του χορηγούμενου μεριδίου του κάθε δωρητή στο κάθε είδος δαπανών δεν είναι λογικά δυνατή ή πρόσφορη. Στο πλαίσιο της DAS, οι βασικοί έλεγχοι είναι οι ελεγκτικές διαδικασίες - που εξακριβώνει ο ελεγκτής κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης και της εκτίμησης των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου -, οι οποίες είναι βασικές για την διασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας των υποκειμένων πράξεων. Ο όρος γνωστοποίηση αναφέρεται στην παρουσίαση ορισμένων πληροφοριακών στοιχείων, συνήθως στις οικονομικές καταστάσεις και στα σχετικά σημειώματα ή στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και στη σύνοψή τους. Οι απαιτήσεις γνωστοποίησης για τους διάφορους κοινοτικούς οργανισμούς ορίζονται στους δημοσιονομικούς κανονισμούς και κανόνες εφαρμογής (ή αντίστοιχους) των οργάνων, ή καθορίζονται από τις ανάγκες που έχουν οι χρήστες των σχετικών πληροφοριακών στοιχείων. Δειγματοληψία Διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων (ΔΔ) Η "ελεγκτική δειγματοληψία" (δειγματοληψία) αφορά την εφαρμογή ελεγκτικών διαδικασιών σε λιγότερο από το 100% των στοιχείων μέσα σε μια κατηγορία πράξεων ή σε ένα υπόλοιπο λογαριασμού έτσι ώστε όλες οι μονάδες δειγματοληψίας να έχουν πιθανότητα επιλογής. Ο ελεγκτής θα είναι έτσι σε θέση να συγκεντρώσει και να αξιολογήσει τα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου για ορισμένα χαρακτηριστικά των επιλεχθέντων στοιχείων προκειμένου να εξαγάγει ή να βοηθήσει να εξαχθεί ένα συμπέρασμα σχετικά με τον πληθυσμό από τον οποίο προέρχεται το δείγμα. Η ελεγκτική δειγματοληψία μπορεί να χρησιμοποιεί είτε στατιστική είτε μη στατιστική μέθοδο. Η διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων συνιστά ολοκληρωμένη μεθοδολογία διαχείρισης, η οποία καλύπτει όλες τις πτυχές του έργου της Επιτροπής, όπου περιλαμβάνονται η ιεράρχηση των στόχων, ο σχεδιασμός και ο προγραμματισμός, η κατάρτιση του προϋπολογισμού, οι μέθοδοι διαχείρισης και υποβολής εκθέσεων. 30