ΡΑΔΙΟΦΩΝΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΥΠΡΟΥ

Transcript

1 ΡΑΔΙΟΦΩΝΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΥΠΡΟΥ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ «COPEAM Permanent Conference of the Mediterranean Audiovisual Operators - 18 th Conference and 17 th General Assembly» ΠΡΟΣΦΟΡΑ Αρ. 10/2010 1

2 1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 1. Ο ΠΑΡΟΧΕΑΣ αναλαμβάνει την προσφορά υπηρεσιών για τη διοργάνωση της εκδήλωσης «COPEAM 18 th Conference and 17 th General Assembly», που θα πραγματοποιηθεί από τις 12 έως τις 15 Μαϊου 2011 στο ξενοδοχείο Αdams Beach Hotel στην Αγία Νάπα, με την αναμενόμενη συμμετοχή 250 περίπου συνέδρων, διαθέτοντας προς το σκοπό αυτό εξειδικευμένο, εκπαιδευμένο και έμπειρο προσωπικό. Με βάση το προκαταρκτικό πρόγραμμα που έχει κοινοποιηθεί στο ΡΙΚ από τη γενική γραμματεία της COPEAM, στις 12 Μαίου θα αφιχθούν οι σύνεδροι και το απόγευμα θα γίνει στο ξενοδοχείο συνεδρία της Καθοδηγητικής Επιτροπής (Steering Committee) της COPEAM, η οποία απαρτίζεται από 15 μέλη. Το βράδυ θα δοθεί στους κήπους του ξενοδοχείου δεξίωση για την υποδοχή των συνέδρων. Στις 13 Μαίου θα συνέλθουν στο ξενοδοχείο, πρωί και απόγευμα, οι οκτώ υπεπιτροπές και ομάδες εργασίας της COPEAM σε χωριστές αίθουσες. Στις 14 Μαίου θα πραγματοποιηθεί στο ξενοδοχείο, πρωί και απόγευμα, το ετήσιο συνέδριο της COPEAM, στην κεντρική αίθουσα του ξενοδοχείου, με συμμετοχή όλων των συνέδρων. Το βράδυ θα γίνει στην κεντρική πλατεία της Αγίας Νάπας πολιτιστική εκδήλωση για τους συνέδρους, την οποία προσφέρει και διοργανώνει ο Δήμος Αγίας Νάπας. Στις 15 Μαίου θα πραγματοποιηθεί στο ξενοδοχείο από το πρωί έως το μεσημέρι η Γενική Συνέλευση της COPEAM στην κεντρική αίθουσα του ξενοδοχείου, με συμμετοχή των εκπροσώπων των μελών της οργάνωσης. Μετά το γεύμα, θα πραγματοποιηθεί εκδρομή των συνέδρων που επιθυμούν να συμμετάσχουν, όπως αναφέρεται πιο κάτω. 2. OΡΟΙ ΚΑΙ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ 2.1. Ο ΠΑΡΟΧΕΑΣ μπορεί να είναι φυσικό ή νομικό πρόσωπο. Φυσικά πρόσωπα πρέπει μαζί με την προσφορά τους να υποβάλουν αντίγραφο σπουδών και αποδεικτικά στοιχεία για συναφή με το αντικείμενο της προσφοράς επαγγελματικά προσόντα και εργασιακή πείρα. Νομικά πρόσωπα πρέπει να υποβάλουν μαζί με την προσφορά τους τα ίδια στοιχεία όπως αυτά που ζητούνται για φυσικά πρόσωπα για κάθε άτομο που θα διαθέσουν για την παροχή των υπηρεσιών αυτών. 2

3 Πιο συγκεκριμένα, τα φυσικά πρόσωπα να έχουν τουλάχιστον πανεπιστημιακό τίτλο ή ισότιμο προσόν ή αναγνωρισμένο επαγγελματικό προσόν, καθώς και τρία (3) τουλάχιστο χρόνια συναφούς με το αντικείμενο της προσφοράς εργασιακής πείρας. Για νομικά πρόσωπα, απαιτούνται τα ίδια για κάθε άτομο που θα διατεθεί για να παράσχει τις ζητούμενες υπηρεσίες. 2.2 Ο ΠΑΡΟΧΕΑΣ έχει αποδεδειγμένα αναλάβει τη διοργάνωση τουλάχιστο δύο διεθνών ή περιφερειακών συνεδρίων στην Κύπρο τα τελευταία τρία χρόνια, με συμμετοχή σημαντικού αριθμού συνέδρων. 3. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ 3.1 Ως διάρκεια της συμφωνίας ορίζεται το χρονικό διάστημα από την ημερομηνία κατακύρωσης της προσφοράς μέχρι και μια εβδομάδα μετά το τέλος του συνεδρίου. Η συμφωνία μπορεί να τροποποιηθεί ή και να παραταθεί πέραν της ημερομηνίας λήξης της μόνο με τη γραπτή σύμφωνη γνώμη και των δύο συμβαλλομένων μερών. Σε διαφορετική περίπτωση, η παρούσα συμφωνία θεωρείται λήξασα μια εβδομάδα μετά το τέλος του συνεδρίου. 4. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 4.1 Οι προσφορές υποβάλλονται προς το Γενικό ιευθυντή ΡΙΚ σε κλειστό φάκελο στον οποίο να αναγράφεται η ένδειξη «ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΓΙΑ ΤΗ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕ ΡΙΟΥ COPEAM 18 th Conference and 17 th General Assembly» και να τοποθετηθούν στο κιβώτιο προσφορών ΡΙΚ στην Αθαλάσσα το αργότερο μέχρι τις 12 το μεσημέρι της Παρασκευής 24 Σεπτεμβρίου εν θα ληφθούν υπόψη προσφορές που κατατέθηκαν στο κιβώτιο προσφορών μετά την πιο πάνω αναφερόμενη καταληκτική ημερομηνία και ώρα υποβολής. 4.3 Η προκήρυξη της Προσφοράς δεν δεσμεύει το ΡΙΚ στην υλοποίηση του αντικειμένου της Προσφοράς. 4.4 Σε κάθε στάδιο της αξιολόγησης το ΡΙΚ έχει το δικαίωμα, αν το κρίνει αναγκαίο, να ζητήσει από τον Προσφέροντα την παροχή διευκρινίσεων σχετικά με το περιεχόμενο της προσφοράς του. Στην περίπτωση αυτή, η παροχή διευκρινίσεων είναι υποχρεωτική για τον Προσφέροντα, πρέπει να γίνει γραπτώς εντός 48 ωρών, και δεν θεωρείται αντιπροσφορά. 4.5 Κανένας προσφοροδότης δεν μπορεί σε οποιαδήποτε περίπτωση να επικαλεστεί προφορικές απαντήσεις ή διευκρινίσεις εκ μέρους οποιουδήποτε υπαλλήλου ή συνεργάτη του ΡΙΚ, και ουδεμία τέτοια προφορική απάντηση δεσμεύει το ΡΙΚ. 3

4 4.6 Το ΡΙΚ δεν είναι υποχρεωμένο να αποδεχτεί τη χαμηλότερη ή οποιαδήποτε άλλη προσφορά. 4.7 Το ΡΙΚ έχει το δικαίωμα να απορρίψει οποιαδήποτε προσφορά φαίνεται ασυνήθιστα χαμηλή σε σχέση με το αντικείμενό της. Επίσης έχει το δικαίωμα να απορρίψει μια προσφορά εάν οι διευκρινίσεις και επεξηγήσεις που θα δοθούν από τον Προσφέροντα ως προς επιμέρους στοιχεία που ενδέχεται να ζητηθούν από το ΡΙΚ δεν κριθούν ικανοποιητικές από το ΡΙΚ. 4.8 Οι προσφοροδότες δεν έχουν δικαίωμα απόσυρσης ή αλλαγής της προσφοράς τους για περίοδο τριών μηνών μετά την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής της προσφοράς. 5. ΟΡΟΙ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ- ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΟΥ ΖΗΤΟΥΝΤΑΙ Ο ΠΑΡΟΧΕΑΣ για σκοπούς της παρούσας Συμφωνίας αναλαμβάνει να προσφέρει τις πιο κάτω υπηρεσίες: 5.1 Τη διαδικασία της εκ των προτέρων και σε περίοδο που θα καθοριστεί ηλεκτρονικής εγγραφής των συνέδρων και την επιβεβαίωση της εγγραφής των συνέδρων, με ταυτόχρονη ενημέρωση του ΡΙΚ, της COPEAM, και του ξενοδοχείου στο οποίο θα φιλοξενηθούν. Στη διαδικασία εγγραφής περιλαμβάνεται και η υποβοήθηση των συνέδρων στην εξασφάλιση θεώρησης εισόδου στην Κυπριακή ημοκρατία, στις περιπτώσεις που χρειάζεται θεώρηση εισόδου. 5.2 Τη διοργάνωση δημοσιογραφικής διάσκεψης του ΡΙΚ στη Λευκωσία για ανακοίνωση της εκδήλωσης, μερικές ημέρες πριν από την έναρξη της εκδήλωσης. 5.3 Τη λειτουργία στο αεροδρόμιο Λάρνακας σημείου υποδοχής και ενημέρωσης των συνέδρων, την παραλαβή των συνέδρων στο αεροδρόμιο κατά την άφιξή τους, και τη μεταφορά τους από το αεροδρόμιο στο ξενοδοχείο. 5.4 Τη λειτουργία στο ξενοδοχείο σημείου εγγραφής των συνέδρων και διανομής του υλικού που σχετίζεται με την εκδήλωση (για παράδειγμα, κονκάρδες, πρόγραμμα, τσάντες, φυλλάδια, έντυπα, βιβλία). 5.5 Το συντονισμό της αναχώρησης των συνέδρων από το ξενοδοχείο και τη μεταφορά τους στο αεροδρόμιο. 5.6 Τη διάθεση σύγχρονων κλιματιζόμενων λεωφορείων (πούλμαν) για τις μετακινήσεις των συνέδρων σύμφωνα με το πρόγραμμα του συνεδρίου, δηλαδή μία μετακίνηση από το ξενοδοχείο στην Πλατεία Αγίας Νάπας με επιστροφή και μία μετακίνηση από το ξενοδοχείο στη Λεμεσό και το Κούριο με επιστροφή. 4

5 5.7 Τη διοργάνωση μίας εκδρομής στο αρχαίο θέατρο Κουρίου με ξεναγούς στην αγγλική και τη γαλλική γλώσσα, που θα πραγματοποιηθεί το απόγευμα της 15 ης Μαίου. Η εκδρομή θα περιλαμβάνει ξενάγηση στο αρχαίο θέατρο Κουρίου, μια ημίωρη παράσταση στο αρχαίο θέατρο στο αγγλικά με θέμα τη Θεά Αφροδίτη και δείπνο σε ταβέρνα στο κάστρο Λεμεσού (κυπριακοί μεζέδες). Ενδέχεται να μην πάρουν μέρος όλοι οι σύνεδροι λόγω πιθανών αναχωρήσεων κατά τη λήξη της γενικής συνέλευσης. 5.8 Την ετοιμασία ενημερωτικού υλικού για τους συνέδρους που θα περιλαμβάνει: φάκελο με εκτυπωμένο το σήμα του ΡΙΚ και του συνεδρίου, έγχρωμο εξάφυλλο πρόγραμμα του συνεδρίου στην ελληνική, αγγλική και γαλλική γλώσσα, τριαντάφυλλα pads με εκτυπωμένα τα λογότυπα του ΡΙΚ, της COPEAM και των χορηγών του συνεδρίου για χρήση από τους συνέδρους, πένες στυλό με το σήμα του ΡΙΚ, και τρία μεγάλα πανό στα οποία θα αναγράφονται το θέμα και οι ημερομηνίες της όλης εκδήλωσης, οι διοργανωτές και οι χορηγοί με τα λογότυπα τους, τα οποία θα τοποθετηθούν στις αίθουσες του ξενοδοχείου. Ολα τα υλικά πρέπει να είναι φιλικά στο περιβάλλον. 5.9 Την ετοιμασία έγχρωμου εντύπου για το ΡΙΚ, στην ελληνική, αγγλική και γαλλική γλώσσα, έκτασης 24 σελίδων Α5, με φωτογραφίες και κείμενα που θα δοθούν από το ΡΙΚ Τη διερμηνεία ως εξής: - Για το Συνέδριο και τη Γενική Συνέλευση καθ όλη τη διάρκεια σε τρεις γλώσσες: την αγγλική και γαλλική και την αραβική. - Για την Υπεπιτροπή Τηλεόρασης, που θα συνεδριάσει στις 13 Μαίου (πρωί και απόγευμα), καθόλη τη διάρκεια σε δύο γλώσσες, την αγγλική και γαλλική. Και την τεχνική υποστήριξη της διερμηνείας (θάλαμοι, πομποί, συσκευή ρύθμισης, ακουστικά, κλπ.) Την παροχή για μια εβδομάδα, για τις γραμματειακές ανάγκες του συνεδρίου, σύγχρονης φωτοτυπικής μηχανής (heavy duty), συσκευής φαξ, τριών ηλεκτρονικών υπολογιστών με λογισμικό σύστημα Windows 7 Professional και τριών έγχρωμων εκτυπωτών λέιζερ. Ο εξοπλισμός πρέπει να συνοδεύεται με όλα τα απαραίτητα αναλώσιμα. Ο Παροχέας θα έχει συχνή επαφή με τους αρμόδιους λειτουργούς του ΡΙΚ που θα υποδειχθούν, για αναφορά γύρω από την εξέλιξη των πιο πάνω ενεργειών. 6. ΣΥΝΕΠΕΙΕΣ ΜΗ ΕΚΠΛΗΡΩΣΗΣ ΤΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΤΟΥ ΠΑΡΟΧΕΑ 5

6 6.1 Σε περίπτωση μη εμπρόθεσμης ή μη εκπλήρωσης των υποχρεώσεων του ΠΑΡΟΧΕΑ που οφείλεται σε υπαιτιότητα του, όπως και σε περίπτωση παράβασης οποιουδήποτε όρου της παρούσας συμφωνίας από τον ΠΑΡΟΧΕΑ, το ΡΙΚ έχει το δικαίωμα να καταγγείλει τη συμφωνία χωρίς την τήρηση προθεσμίας και αζημίως για το ΡΙΚ. 7. ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ 7.1 Προσφορά πρέπει να δοθεί για κάθε ενέργεια χωριστά, και για το σύνολο των ενεργειών, όπως αυτές περιγράφονται στις παραγράφους 5.1 έως To ΦΠΑ να αναγράφεται χωριστά. Το ΡΙΚ μπορεί να αποδεχθεί την προσφορά στην ολότητα της ή για ορισμένες μόνο ενέργειες. 7.2 Ο ΠΑΡΟΧΕΑΣ θα αμειφθεί για τις υπηρεσίες που θα προσφέρει μέσα σε ένα μήνα από την υποβολή σχετικού τιμολογίου του ΡΙΚ. Το τιμολόγιο πρέπει να υποβληθεί μετά τη λήξη της εκδήλωσης. 7.3 Επιπρόσθετες υπηρεσίες που δυνατό να ζητηθούν γραπτώς από το ΡΙΚ θα προστεθούν στο τιμολόγιο. SPECIFICATIONS/ EA DOC 6