Προκήρυξη. Επαναληπτικού Πρόχειρου Μειοδοτικού διαγωνισμού για την προμήθεια Λογισμικού της Ε.Β.Ε. ως προς τις ομάδες β & γ.

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΟΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΜΑΤΩΝ ΕΘΝΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΟΣ Πανεπιστημίου 32 Αθήνα Αθήνα Πληρ. Κ. Ευμορφούτσικου Αρ. Πρωτ. : 767 Τηλ Fax ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ Προκήρυξη Επαναληπτικού Πρόχειρου Μειοδοτικού διαγωνισμού για την προμήθεια Λογισμικού της Ε.Β.Ε. ως προς τις ομάδες β & γ. Έχοντας υπόψη τις διατάξεις, όπως ισχύουν : 1. Του Ν.3149/2003 "Εθνική Βιβλιοθήκη της Ελλάδος, Δημόσιες Βιβλιοθήκες και άλλες διατάξεις" (ΦΕΚ 141/Α/2003), 2. Του Π.Δ. 118/2007, (ΦΕΚ 150/Α/2007) Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου 3. Του ΝΔ 496/74 «περί Λογιστικού των ΝΠΔΔ» και του Ν. 2362/95 (ΦΕΚ 247/ ) «Περί Δημοσίου Λογιστικού,ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις» όπως τροποποιήθηκε και ισχύσει με το Ν. 3871/2010, 4.Του Ν. 2286/95 (ΦΕΚ19/Α/95) περί «Προμήθειες του Δημοσίου τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων», αυτές ισχύουν, 5.Την αριθμ /739/ (ΦΕΚ1291/Β/ ) απόφαση του πουργού Οικονομικών «Αύξηση των χρηματικών ποσών του άρθρου 83 παρ. 1 του Ν. 2362/95 για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων που αφορούν προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων 6.Του Π.Δ. 113/2010 (ΦΕΚ 194 Α) «Ανάληψη υποχρεώσεων από τους διατάκτες». 7.Toυ N. 3861/2010 Eνίσχυση της διαφάνειας. Και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 112/ ) 8.Την αριθμ /739/ (ΦΕΚ1291/Β/ ) απόφαση του πουργού Οικονομικών «Αύξηση των χρηματικών ποσών του άρθρου 83 παρ. 1 του Ν. 2362/95 για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων που αφορούν προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων», 9.Το αρ. 14/ Απόσπασμα του Εφορευτικού Συμβουλίου της ΕΒΕ «Σύσταση Επιτροπών της ΕΒΕ» και το αρ. πρωτ.:19/ έγγραφο της Ε.Β.Ε. 10.Το με αρ. πρωτ. 2615/ έγγραφο πρωτογενούς αιτήματος με αριθμό ΑΔΑΜ : 13REQ της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδος 11. Την με αρ. πρωτ.: 2677/ (ΑΔΑΜ 13PROC ) Προκήρυξη Πρόχειρου Μειοδοτικού Διαγωνισμού 12.Την αριθμ. 15/ (ΑΔΑ ΒΙ6546ΨΖ2Μ-0ΛΣ) απόφαση του Εφορευτικού Συμβουλίου της ΕΒΕ. με την οποία εγκρίθηκε η διενέργεια Πρόχειρου Επαναληπτικού Μειοδοτικού Διαγωνισμού ως προς την ομάδα β και γ, με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή. 13.Την με αριθμ. πρωτ.2645/ Απόφαση Ανάληψης ποχρέωσης, πίστωσης ,00 (Α.Δ.Α. BΛΓ746ΨΖ2Μ-ΑΞΠ) και ΑΔΑΜ:13REQ , την 347/ Απόφαση Ανάκλησης ( ΑΔΑ ΒΙΡΤ46ΨΖ2Μ-ΖΣ9) και την αρ. 367/ Απόφαση Ανάληψης ποχρέωσης (ΑΔΑ ΒΙΚΖ46ΨΖ2Μ-ΞΑΨ) που καταχωρήθηκε Βιβλίο Εγκρίσεων και Εντολών Πληρωμής της πηρεσίας μας με αριθμό: Την ανάγκη της εύρυθμης λειτουργίας της ΕΒΕ. 1

2 Αποφασίζουμε 1.Προκηρύσσουμε Επαναληπτικό Πρόχειρο Μειοδοτικό Διαγωνισμό με σφραγισμένες προσφορές και με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή ανά τιμή μονάδος, για προμήθεια και εγκατάσταση ως προς τις ομάδες: β) μηχανογραφικού προγράμματος για το λογιστήριο και γ) λογισμικό για το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για τη Γραμματεία της κατ ανώτατο όριο ,00 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. σύμφωνα με τις Τεχνικές προδιαγραφές του παραρτήματος Α και τους πίνακες Οικονομικής Προσφοράς του Παραρτήματος Β που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της παρούσας διακήρυξης. Γίνονται δεκτές προσφορές για μία ή περισσότερες ομάδες των υπό προμήθεια ειδών, σύμφωνα πάντα με τους επιμέρους προϋπολογισμούς, όπως αναφέρονται ανωτέρω Δε γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες, προσφορές που υποβάλλονται για μέρος μόνο των ζητουμένων ειδών Ομάδος. Η κατακύρωση θα γίνει ξεχωριστά για κάθε ομάδα, με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή. Η παραπάνω δαπάνη θα βαρύνει τον ΚΑΕ 9429 του Προϋπολογισμού της ΕΒΕ του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων του Οι υποψήφιοι ανάδοχοι μπορούν να καταθέσουν προσφορά είτε για το σύνολο των προς προμήθεια ειδών είτε για μέρος μόνο των ζητούμενων ειδών. Η κατακύρωση θα πραγματοποιηθεί με το σύστημα των πολλαπλών αναδόχων πάντα με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή ανά τιμή μονάδας. Η παρούσα διακήρυξη με τα παραρτήματα βρίσκεται δημοσιευμένη στην ιστοσελίδα της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδος καθώς και στην ηλεκτρονική διεύθυνση Ημερομηνία διαγωνισμού ορίζεται η ημέρα Παρασκευή και ώρα π.μ. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό μπορούν να υποβάλλουν προσφορά σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα διακήρυξη το αργότερο μέχρι την Πέμπτη και ώρα 2.30μ.μ. στη Γραμματεία της ΕΒΕ (Πρωτόκολλο) Πανεπιστημίου Αθήνα. Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται. 2. Γενικά στοιχεία διαγωνισμού Αναθέτουσα Αρχή Διαγωνισμός Εθνική Βιβλιοθήκη της Ελλάδος Πρόχειρος διαγωνισμός σε Ευρώ με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή για το σύνολο των υπό προμήθεια ειδών ανά ομάδα Αντικείμενο Προμήθεια : Λογιστικό πρόγραμμα ΕΒΕ Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο Τόπος Παράδοσης Eθνική Βιβλιοθήκη της Ελλάδος, Πανεπιστημίου 32, Αθήνα Παράδοση υλικών Προϋπολογισθείσα δαπάνη Εντός, ενός μήνα του λογισμικού λογιστηρίου και του πρωτοκόλλου από την υπογραφή της Σύμβασης. Μέχρι του ποσού ,00 συμπεριλαμβανομένου του 2

3 Προϋπολογισμός που βαρύνει το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Διάρκεια ισχύος προσφορών Φόρος Εισοδήματος Ν. 2198/94 άρθ. 24 ΦΠΑ όπως κατανέμεται ανά ομάδα ΚΑΕ 9429 Εξήντα (60) ημέρες από την επόμενη της ημέρας διενέργειας του διαγωνισμού Κατά την πληρωμή θα παρακρατείται ο προβλεπόμενος φόρος εισοδήματος όπως ισχύει 3.Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν- εκτός των προσκληθέντων - και: α) φυσικά ή νομικά πρόσωπα β) ενώσεις ή κοινοπραξίες προμηθευτών που υποβάλουν κοινή προσφορά γ) συνεταιρισμοί που πληρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην παρούσα διακήρυξη. Ο όρος "ανάδοχος" αφορά όλες τις προαναφερθείσες στα (β) και (γ) κατηγορίες. Οι ενώσεις και οι κοινοπραξίες δεν υποχρεούνται να λάβουν ορισμένη νομική μορφή προκειμένου να υποβάλουν την προσφορά. Η επιλεγείσα ένωση ή κοινοπραξία υποχρεούται να πράξει τούτο εάν κατακυρωθεί σε αυτή η σύμβαση εφόσον η λήψη ορισμένης νομικής μορφής κριθεί αναγκαία για την ικανοποιητική εκτέλεση της σύμβασης. 4.Χρόνος και Τρόπος ποβολής Προσφορών 4.1.Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό μπορούν να υποβάλουν τις προσφορές τους -συνοδευόμενες από αίτηση σύμφωνα με τα οριζόμενα στη παρούσα Διακήρυξη το αργότερο έως την Πέμπτη και ώρα 14.30μ.μ στο Πρωτόκολλο της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδος, Πανεπιστημίου 32, Αθήνα. 4.2.Οι εκπρόθεσμες προσφορές δε λαμβάνονται υπόψη και επιστρέφονται χωρίς να αποσφραγισθούν, έστω και αν η καθυστέρηση οφείλεται σε οποιαδήποτε αιτία του ταχυδρομείου, των διανομέων, των μέσων συγκοινωνίας κτλ. 4.3Οι ενδιαφερόμενοι που θα συμμετάσχουν στον διαγωνισμό, ανεξαρτήτως του τρόπου παραλαβής της διακήρυξης, μπορούν να γνωστοποιήσουν, μέσω τηλεομοιοτυπίας, την πρόθεσή τους στην ΕΒΕ. 5.Διάρκεια των προσφορών: Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους συμμετέχοντες στον διαγωνισμό για 60 ημέρες, προσμετρούμενες από την επόμενη της ημέρας διενέργειας του διαγωνισμού, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο Άρθρο 13 του Π.Δ 118/ (ΦΕΚ 150/Α/ ). Προσφορές που αναφέρουν χρόνο ισχύος μικρότερο των 60 ημερών απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Εάν προκύψει θέμα παράτασης ισχύος των προσφορών η Αναθέτουσα Αρχή απευθύνει έγγραφο ερώτημα προς τους προσφέροντες, δεκαπέντε (15) τουλάχιστον ημέρες πριν τη λήξη ισχύος των προσφορών, αν αποδέχονται την παράταση για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Οι προσφέροντες οφείλουν να απαντήσουν σχετικά μέσα σε οκτώ (8) ημέρες. Ανακοίνωση επιλογής Αναδόχου μπορεί να γίνει και μετά τη λήξη της ισχύος της προσφοράς, δεσμεύει όμως τον προσφέροντα μόνο εφόσον αυτός το αποδεχτεί. Σε περίπτωση άρνησης του επιλεγέντος η ανάθεση γίνεται στο δεύτερο κατά σειρά. 6.Διάρκεια και προϋπολογισμός της προμήθειας: Ο/οι Αναδόχος/οι με την υπογραφή της σύμβασης υποχρεούται να παραδώσει εντός προθεσμίας όπως περιγράφεται στον πίνακα στη σελίδα 2 της προκήρυξης, τα προς προμήθεια υλικά όπως αυτά αναφέρονται στη σύμβαση. Ο συνολικός προϋπολογισμός της 3

4 προμήθειας που θα αναλάβει να υλοποιήσει ο/οι Ανάδοχος/οι ανέρχεται κατά ανώτατο όριο έως του ποσού των ,00 συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α. και αναλύεται σε ΟΜΑΔΑ 2 : Λογιστικό πρόγραμμα ΕΒΕ κατά ανώτατο όριο 8.000,00 ΟΜΑΔΑ 3: Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο κατά ανώτατο όριο 2.000,00 7.Σύνταξη και υποβολή προσφορών 7.1 Οι προσφορές πρέπει να έχουν συνταχθεί στην ελληνική γλώσσα, 7.2.Στον ενιαίο σφραγισμένο Φάκελο Προσφοράς πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς: α) η λέξη «Προσφορά» β) ο πλήρης τίτλος της πηρεσίας που διενεργεί το διαγωνισμό, γ) ο αριθμός της διακήρυξης, δ) η ημερομηνία του διαγωνισμού, ε) τα στοιχεία του αποστολέα, στ) η ομάδα ή οι ομάδες για τις οποίες υποβάλλει προσφορά. Η διάρθρωση της Προσφοράς θα είναι η εξής: α)τα Δικαιολογητικά συμμετοχής σε ξεχωριστό σφραγισμένο φάκελο με την ένδειξη «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΜΜΕΤΟΧΗΣ». Μέσα στο φάκελο θα περιλαμβάνονται δύο (2) αντίτυπα, το ένα εκ των οποίων θα φέρει την ένδειξη «ΠΡΩΤΟΤΠΟ» και το δεύτερο την ένδειξη «ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ».Σε ένα από τα δύο αντίτυπα που ορίζεται ως πρωτότυπο και σε κάθε σελίδα του, πρέπει να αναγράφεται ευκρινώς η λέξη «ΠΡΩΤΟΤΠΟ» και να μονογράφεται κάθε σελίδα του από τον Προσφέροντα. Το περιεχόμενο του Πρωτοτύπου είναι επικρατέστερο από τα άλλα αντίτυπα, σε περίπτωση ασυμφωνίας αυτών με το Πρωτότυπο. β). Η Τεχνική Προσφορά σε ξεχωριστό σφραγισμένο φάκελο με την ένδειξη «Τεχνική Προσφορά».Περιέχονται τόσοι σφραγισμένοι φάκελοι με την ένδειξη «Τεχνική Προσφορά», όσες είναι και οι Ομάδες για τις οποίες καταθέτει προσφορά ο προσφέρων. Μέσα στο φάκελο κάθε ομάδας θα περιλαμβάνονται δύο (2) αντίτυπα, το ένα εκ των οποίων θα φέρει την ένδειξη «ΠΡΩΤΟΤΠΟ» και το δεύτερο την ένδειξη«αντιγραφο». Σε ένα από τα δύο αντίτυπα που ορίζεται ως πρωτότυπο και σε κάθε σελίδα του, πρέπει να αναγράφεται ευκρινώς η λέξη «ΠΡΩΤΟΤΠΟ» και να μονογράφεται κάθε σελίδα του από τον Προσφέροντα. Το περιεχόμενο του Πρωτοτύπου είναι επικρατέστερο από τα άλλα αντίτυπα, σε περίπτωση ασυμφωνίας αυτών με το Πρωτότυπο. Κάθε φάκελος θα έχει όλες τις ενδείξεις του κυρίως φακέλου, και επιπλέον θα έχει την εξής ένδειξη: -αύξων αριθμός και πλήρης τίτλος της Ομάδας, της οποίας η Τεχνική Προσφορά περιέχεται στον φάκελο. Γ)Η Οικονομική Προσφορά σε ξεχωριστό σφραγισμένο φάκελο με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά». Περιέχονται τόσοι σφραγισμένοι φάκελοι με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά», όσες είναι και οι ομάδες για τις οποίες καταθέτει προσφορά ο προσφέρων. Μέσα στο φάκελο κάθε ομάδας θα περιλαμβάνονται δύο (2) αντίτυπα, το ένα εκ των οποίων θα φέρει την ένδειξη «ΠΡΩΤΟΤΠΟ» και το δεύτερο την ένδειξη «ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ».Σε ένα από τα δύο αντίτυπα που ορίζεται ως πρωτότυπο και σε κάθε σελίδα του, πρέπει να αναγράφεται ευκρινώς η λέξη «ΠΡΩΤΟΤΠΟ» και να μονογράφεται κάθε σελίδα του από τον Προσφέροντα. Το περιεχόμενο του Πρωτοτύπου είναι επικρατέστερο από τα άλλα αντίτυπα, σε περίπτωση ασυμφωνίας αυτών με το Πρωτότυπο. Κάθε τέτοιος φάκελος θα έχει όλες τις ενδείξεις του κυρίως φακέλου, και επιπλέον θα έχει την εξής ένδειξη: 4

5 -αύξων αριθμός και πλήρης τίτλος της Ομάδας, της οποίας η Οικονομική Προσφορά περιέχεται στον φάκελο. Σε περίπτωση κοινοπρακτικού σχήματος πρέπει να αναγράφονται η πλήρης επωνυμία και διεύθυνση, καθώς και ο αριθμός τηλεφώνου και φαξ όλων των μελών του. 7.3 Ο φάκελος «Δικαιολογητικά Συμμετοχής θα πρέπει να περιλαμβάνει : πεύθυνη Δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του Ν. 1599/86 με θεώρηση γνησίου υπογραφής, στην οποία ρητώς θα δηλώνεται ότι: η προσφορά συντάχθηκε σύμφωνα με τους όρους της παρούσας διακήρυξης της οποίας έλαβε γνώση και ειδικότερα ως προς τις Τεχνικές Προδιαγραφές και ότι αποδέχεται ανεπιφύλαχτα τους όρους της, η προσφορά τους ισχύει για 60 ημέρες από την επομένη της ημέρας διενέργειας του διαγωνισμού, ότι δεν έχει αποκλειστεί από διαγωνισμούς του Ελληνικού Δημοσίου και διαγωνισμούς του Δημοσίου στις υπόλοιπες χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή σε τρίτες χώρες, ότι παραιτείται από κάθε δικαίωμα αποζημίωσης σε περίπτωση αναβολής ή ακύρωσης του διαγωνισμού για λόγους δημοσίου συμφέροντος, ότι δεν έχει καταδικαστεί για αδίκημα που αφορά την επαγγελματική του διαγωγή βάσει απόφασης που έχει ισχύ δεδικασμένου, και ότι δεν έχει διαπράξει βαρύ επαγγελματικό παράπτωμα. πεύθυνη Δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του Ν. 1599/86 με θεώρηση γνησίου υπογραφής, στην οποία 1. Να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού στον οποίο συμμετέχουν. 2. Να δηλώνεται ότι μέχρι και την ημέρα υποβολής της προσφοράς τους: -δεν έχουν καταδικασθεί με αμετάκλητη απόφαση για κάποιο αδίκημα από τα αναφερόμενα στο άρθρο 6, παρ 2, περ. 1 του εδ. Α του Π.Δ 118/ (ΦΕΚ150/Α/ ) -δεν τελούν σε κάποια από τις αναφερόμενες στην περίπτωση (2) εδ. Α της παρ.2 του άρθρου 6 του Π.Δ 118/ (ΦΕΚ150/Α/ ) κατάσταση. -είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμεροι -είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο Επιμελητήριο 3. Να αναλαμβάνεται η υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόμιση των δικαιολογητικών της παρ.2 του άρθρου 6 και σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του άρθρ. 20 του Π.Δ. 118/ πεύθυνη Δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του Ν. 1599/86 με θεώρηση γνησίου υπογραφής, στην οποία θα αναλαμβάνεται ρητώς επί ποινή αποκλεισμού η υποχρέωση παράδοσης εντός 10 ημερών των υπό προμήθεια ειδών των οποίων θα αναδειχθεί μειοδότης. Παραστατικό νομίμου εκπροσώπησης στο διαγωνισμό του υποψηφίου Αναδόχου. ΔΙΕΚΡΙΝΙΣΕΙΣ Το Παραστατικό εκπροσώπησης, εφόσον ο υποψήφιος Ανάδοχος συμμετέχει στο διαγωνισμό μέσω Αντιπροσώπου που δεν είναι νόμιμος εκπρόσωπός του, θα πρέπει να είναι: -Φυσικά πρόσωπα: πληρεξούσιο είτε απλή εξουσιοδότηση με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής. -Α.Ε.: απόφαση Δ.Σ. εκπροσώπησης για τον εν λόγω διαγωνισμό ή πληρεξούσιο εκπροσώπησης από τον υποψήφιο ανάδοχο ή τον νόμιμο εκπρόσωπό του. -Ο.Ε, Ε.Ε., Ε.Π.Ε.: Εταιρικό Ορισμού του Διαχειριστή και απλή εξουσιοδότηση με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής ή πληρεξούσιο εκπροσώπησης. Οι ενώσεις και οι κοινοπραξίες προμηθευτών που υποβάλλουν κοινή προσφορά, μαζί με την προσφορά υποβάλλουν τα παραπάνω κατά περίπτωση δικαιολογητικά για κάθε προμηθευτή που συμμετέχει στην ένωση ή κοινοπραξία. 5

6 Για τους Συνεταιρισμούς, βεβαίωση εποπτεύουσας αρχής ότι ο Συνεταιρισμός λειτουργεί νόμιμα. Σημειώνεται ότι η ημερομηνία υπογραφής των υπευθύνων δηλώσεων καθώς και η ημερομηνία θεώρησης του γνησίου της υπογραφής, πρέπει με ποινή αποκλεισμού, να ταυτίζεται με την ημερομηνία υποβολής της προσφοράς. 7.4 Η Τεχνική Προσφορά η οποία είναι συντεταγμένη σύμφωνα με το Παράρτημα Α Τεχνικές Προδιαγραφές της παρούσας. Η Τεχνική προσφορά δεν αξιολογείται για την κατάταξη του υποψηφίου. Τα στοιχεία της χρησιμοποιούνται μόνο για τον αποκλεισμό προσφορών που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις της διακήρυξης (Παράρτημα Α -Τεχνικές Προδιαγραφές)/ 7.5. Η «Οικονομική Προσφορά» η οποία θα περιλαμβάνει υποχρεωτικά συμπληρωμένο -επί ποινή αποκλεισμού -τον πίνακα ανά Ομάδα για τον οποίο υποβάλλει προσφορά ο υποψήφιος Ανάδοχος, όπως αυτός περιγράφεται στο Παράρτημα Β -πόδειγμα Οικονομικής Προσφοράς. -Οι τιμές των προσφορών θα αφορούν την εκάστοτε μονάδα μέτρησης (τεμάχιο, κουτί, συσκευασία, δεσμίδα κ.α.). -Οι τιμές των Προσφορών θα εκφράζονται σε Ευρώ. Προσφορά που δεν περιλαμβάνει τιμή σε Ευρώ ή περιλαμβάνει τιμή σε συνάλλαγμα ή με ρήτρα συναλλάγματος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. -Η αναγραφή της τιμής σε ΕΡΩ, μπορεί να γίνεται μέχρι τρία δεκαδικά ψηφία και θα δίδεται αριθμητικώς και ολογράφως. Σε περίπτωση που υπάρχει διαφορά μεταξύ των δύο αναγραφών, υπερισχύει η τιμή που έχει αναγραφεί ολογράφως. -Εφόσον από τις προσφορές δεν προκύπτει με σαφήνεια η προσφερόμενη τιμή, η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. -Οι τιμές των Προσφορών δεν υπόκεινται σε μεταβολή κατά τη διάρκεια ισχύος της Προσφοράς. Σε περίπτωση που ζητηθεί παράταση της διάρκειας της Προσφοράς, οι Προσφέροντες δεν δικαιούνται, κατά τη γνωστοποίηση της συγκατάθεσής τους για την παράταση αυτή, να υποβάλουν νέους πίνακες τιμών ή να τους τροποποιήσουν. -Στην τιμή περιλαμβάνονται όλες οι προβλεπόμενες κρατήσεις, ως και κάθε άλλη επιβάρυνση, εκτός από το ΦΠΑ, για παράδοση του υλικού στον τόπο και με τον τρόπο που προβλέπεται στη διακήρυξη. 8.Αξιολόγηση προσφορών Η αξιολόγηση των προσφορών πραγματοποιείται σε μία (1) φάση που περιλαμβάνει τα παρακάτω επιμέρους στάδια: 1.Παραλαβή των φακέλων και αποσφράγιση προσφορών 2.Έλεγχος δικαιολογητικών 3.Άνοιγμα τεχνικής προσφοράς 4. Αξιολόγηση οικονομικής προσφοράς 5.Επιλογή αναδόχου Οι προσφορές δεν πρέπει να έχουν ξέσματα, σβησίματα, προσθήκες, διορθώσεις. Εάν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε προσθήκη ή διόρθωση, αυτή πρέπει να είναι καθαρογραμμένη ή μονογραμμένη από τον προσφέροντα. Η προσφορά θα απορρίπτεται, εάν σ αυτήν υπάρχουν διορθώσεις που την καθιστούν ασαφή, κατά την κρίση του οργάνου αξιολόγησης των προσφορών. Ο χρόνος πρόσβασης των συμμετεχόντων στα δικαιολογητικά, σύμφωνα με το άρθρο 19 του Π.Δ. 118/07 ορίζεται εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την ημερομηνία αποσφράγισης των προσφορών. 6

7 9.Απόρριψη Προσφορών Στο διαγωνισμό γίνονται δεκτές οι προσφορές που είναι σύμφωνες με όλους τους όρους, τις προϋποθέσεις και τις προδιαγραφές της διακήρυξης, ενώ είναι δυνατό, κατά την κρίση της Επιτροπής Διαγωνισμού, να θεωρηθούν αποδεκτές και προσφορές που παρουσιάζουν ασήμαντες αποκλίσεις ή περιορισμούς. Ως ασήμαντες αποκλίσεις ή περιορισμοί νοούνται οι αποκλίσεις και οι περιορισμοί που δεν επηρεάζουν την έκταση του Έργου ή την ποιότητα εκτέλεσής του, δεν περιορίζουν σε κανένα σημείο τα δικαιώματα της Αναθέτουσας Αρχής ή τις υποχρεώσεις του Προσφέροντος και δεν θίγουν την αρχή της ίσης μεταχείρισης των Προσφερόντων. Η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να απορρίψει αιτιολογημένα, προσφορά, μετά σχετική εισήγηση της Επιτροπής Διενέργειας του Διαγωνισμού. Σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα, απορρίπτεται προσφορά που: -είναι αόριστη ή ανεπίδεκτη εκτιμήσεως, περιέχει ελλιπή ή ανακριβή στοιχεία ή/και αιρέσεις, -αποτελεί αντιπροσφορά ή τροποποίηση της προσφοράς ή πρόταση που κατά την κρίση της Αναθέτουσας Αρχής εξομοιώνεται με αντιπροσφορά, -αποτελεί εναλλακτική προσφορά, είτε στο σύνολό της, είτε στα επιμέρους τμήματα -δεν έχει συνταχθεί και υποβληθεί, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στα σχετικά κεφάλαια της παρούσας, -δεν περιλαμβάνει τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά και ειδικότερα την πεύθυνη Δήλωση για την παράδοση των ειδών εντός της προθεσμίας που αναφέρεται στη σελίδα 2 της παρούσας από την υπογραφή της σύμβασης -δεν περιλαμβάνει με σαφήνεια τη προσφερόμενη τιμή. -η οικονομική προσφορά υπερβαίνει τον προϋπολογισμό του έργου, -ορίζει χρόνο παράδοσης / υλοποίησης του έργου μεγαλύτερο του προβλεπομένου στην παρούσα, -ο χρόνος ισχύος της ορίζεται μικρότερος των 60 ημερών από την επόμενη της ημέρας διενέργειας του διαγωνισμού, -παρουσιάζει κατά την αιτιολογημένη κρίση της Επιτροπής Διενέργειας του Διαγωνισμού ουσιώδεις αποκλίσεις από τους όρους και τις προδιαγραφές της παρούσας προκήρυξης, -δεν είναι σύμφωνη με τους επί μέρους υποχρεωτικούς όρους της παρούσας, όπου αυτοί αναφέρονται. 9.πογραφή Σύμβασης Ο/οι υποψήφιος/οι ανάδοχος/οι που θα αναδειχθεί/ούν μειοδότης/τες, είναι υποχρεωμένος/οι να προσέλθουν εντός 10 ημερών από την κοινοποίηση σε αυτόν/ούς της απόφασης κατακύρωσης να υπογράψει/ουν τη σχετική σύμβαση. Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος παρότι κλήθηκε εγγράφως, δεν παρουσιάστηκε να υπογράψει τη σχετική σύμβαση, μέσα στην ταχθείσα ημερομηνία, κηρύσσεται έκπτωτος, με Απόφαση του Αρμοδίου Οργάνου. Η Αναθέτουσα Αρχή σε αυτή την περίπτωση καλεί τον πρώτο επιλαχόντα για υπογραφή της σύμβασης και ακολουθείται αντίστοιχα η ίδια διαδικασία. Ο έκπτωτος Ανάδοχος υποχρεούται να αποκαταστήσει κάθε ζημιά που προξένησε στην Αναθέτουσα Αρχή εξαιτίας της αρνήσεως του να υπογράψει τη σχετική σύμβαση. 10.Τόπος εκτέλεσης της προμήθειας Η παράδοση των υλικών θα γίνει εντός του χρονικού πλαισίου που περιγράφεται στον πίνακα της σελ. 2 της παρούσας, από την υπογραφή της σύμβασης. Κατόπιν συνεννοήσεως με την αρμόδια υπηρεσία η παράδοση των προς προμήθεια ειδών μπορεί να γίνει τμηματικά εντός του προαναφερόμενου δεκαημέρου στην έδρα της Εθνικής Βιβλιοθήκης. 11.Τρόπος πληρωμής - Κρατήσεις 7

8 Η πληρωμή του αναδόχου θα γίνεται με τακτικά χρηματικά εντάλματα πληρωμής, με την προσκόμιση των νομίμων παραστατικών που προβλέπονται από τις διατάξεις καθώς και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν τον έλεγχο για την πληρωμή του Αναδόχου, μετά την αφαίρεση των νόμιμων κρατήσεων. Συγκεκριμένα, η ανάδοχος εταιρεία θα επιβαρυνθεί με τις νόμιμες κρατήσεις οι οποίες έχουν ως εξής: Επί του αρχικού συμβατικού τιμήματος, χωρίς ΦΠΑ και κατά την πρώτη πληρωμή της σύμβασης παρακρατείται 0,10% υπέρ της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων, σύμφωνα με τον Ν.4013/2011 και κράτηση 4% που αποτελεί και την παρακράτηση του αναλογούντος φόρου εισοδήματος... Ο Γενικός Διευθυντής της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδος Δρ. Φίλιππος Χ. Τσιμπόγλου 8

9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΟΜΑΔΑ 1 : Σύστημα διαχείρισης βιβλιοθηκών με κατάλογο ανοιχτής πρόσβασης μέσω διαδικτύου (web opac) ΚΑΤΑΚΡΩΣΗ : Απόσπασμα Εφορευτικού Συμβουλίου 15/ ΟΜΑΔΑ 2 : ΛΟΓΙΣΤΙΚΌ ΠΡΌΓΡΑΜΜΑ ΕΒΕ Ο Διαγωνισμός αφορά στην προμήθεια των παρακάτω ειδών : Α/Α Είδος - Περιγραφή Μονάδα μέτρησης Ποσότητα 1 ΛΟΓΙΣΤΙΚΌ ΠΡΌΓΡΑΜΜΑ ΕΒΕ 1 1 Αναλυτικότερα 1. ΓΕΝΙΚΑ 1 Απεριόριστο πλήθος χρηστών και τερματικών 2 Κατάρτιση προϋπολογισμού 3 Εκτυπώσεις καταστάσεων και αναφορών σύμφωνα με τις ανάγκες του λογιστηρίου (Λογιστική Δημοσίου) 2. ΤΕΧΝΙΚΑ Αρχιτεκτονική client-server με χρήση Διακομιστή 1 Βάσεων Δεδομένων 2 Δυνατότητα λειτουργίας και μέσω διαδικτύου Εφαρμογή Ανοικτού λογισμικού με τη δυνατότητα πρόσβασης σε οποιοδήποτε τμήμα, 3 τροποποίησης και επέκτασης της λειτουργικότητας, μέσω ειδικά σχεδιασμένου περιβάλλοντος ανάπτυξης λογισμικού 4 Χρήση λογισμικού ελεύθερης άδειας για τον Διακομιστή Βάσεων Δεδομένων (πχ. MySQL) 5 Πλήρες παραθυρικό περιβάλλον διασύνδεσης και εργασίας του χρήστη Ανοικτή αρχιτεκτονική με τη δυνατότητα εύκολων προσθηκών και τροποποιήσεων, 6 τόσο στη διασύνδεση όσο και στη λειτουργία της εφαρμογής Δυνατότητα απεριόριστου σχεδιασμού από το χρήση, αναφορών και εκτυπώσεων σε 7 εύχρηστο παραθυρικό περιβάλλον (γεννήτριες αναφορών-εκτυπώσεων) 3. ΠΕΛΑΤΕΣ 1 Δυνατότητα ορισμού τιμολογιακής πολιτικής ανά πελάτη: 9

10 2 1. Επιλογή Τιμοκαταλόγου Πελάτη 2. Μέχρι 3 γενικά % Εκπτώσεων 3. Ορισμός έκπτωσης ανά ομάδα προϊόντος 4. Ορισμός ειδικής τιμής ή έκπτωσης (% και αξία) ανά είδος Πλήρης οικονομική παρακολούθηση (παραστατικά, αξιόγραφα, εισπράξεις) 3 Πιστωτικό Όριο ανά πελάτη 4 Ορισμός ετήσιου στόχου τζίρου ανά πελάτη 5 Παρακολούθηση πελατών ανά πωλητή 6 Παρακολούθηση των υπολοίπων των πελατών και του ημερολογίου εισπράξεων 4. ΠΡΟΜΗΘΕΤΕΣ Ο Προμηθευτής συνδέεται με καρτέλα Συναλλασσόμενου στο CRM Δυνατότητα ορισμού τιμοκαταλόγων ανά προμηθευτή και με χρονική ισχύ Παρακολούθηση στόχων ανά προμηθευτή και αυτόματο έλεγχο επίτευξής τους. Οι στόχοι ορίζονται ανά είδος, ομάδα ειδών, κατασκευαστή και μπορούν να είναι αξιακοί ή ποσοτικοί Πλήρης οικονομική παρακολούθηση (παραστατικά, αξιόγραφα, πληρωμές) Παρακολούθηση των υπολοίπων των προμηθευτών και του ημερολογίου πληρωμών 5. ΑΠΟΘΗΚΗ 1 Απεριόριστο πλήθος αποθηκευτικών χώρων 2 Παρακολούθηση Barcode 3 Πολλαπλοί κωδικοί ανά είδος. Σύνδεση κωδικού με προμηθευτή 4 Τρεις (3) βασικοί τιμοκατάλογοι πώλησης και απεριόριστο πλήθος ειδικών τιμοκαταλόγων 5 Δυνατότητα ορισμού τιμής ανά ποσότητα πώλησης 6 Αυτόματη ενημέρωση τιμών από τιμολόγια αγορών 7 Μαζική αναπροσαρμογή τιμών 8 Αυτόματη Δημιουργία Κωδικών 9 Δυνατότητα Ορισμού τιμών πώλησης βάση συμφωνημένης τιμής αγοράς 10 Δυνατότητα Ορισμού Ειδικού Φόρου Κατανάλωσης ανά είδος 11 Παρακολούθηση της Εισφοράς Ανακύκλωσης 12 Ημερολόγιο αλλαγών τιμών, για προκαθορισμό μελλοντικών αλλαγών τιμών 13 Εκτύπωση Ετικετών με barcodes 14 Αποτίμηση κόστους αποθήκης. Δυνατότητα αποτίμησης ανά χώρο αλλά και συνολικά 15 Απογραφή με αυτόματο τρόπο και δυνατότητα ενημέρωσης από συσκευές απογραφής 16 Θεωρημένο Βιβλίο Αποθήκης 17 Παραστατικά εσωτερικής διακίνησης για μεταφορά ανάμεσα σε αποθηκευτικούς χώρους 18 Θέση Ράφι ανά χώρο 10

11 19 Ελάχιστα μέγιστα συνολικά αλλά και ανά χώρο Παρακολούθηση ειδών με μέχρι τρεις (3) 20 διαστάσεις (μήκος πλάτος ύψος) αλλά και βάρος Κατηγοριοποίηση των ειδών, για εξαγωγή στατιστικών, με πολλούς τρόπους (κατηγορία, 21 τύπος, κατασκευαστής, προμηθευτής, συσκευασία, κλάση προμήθειας) Ομαδοποίηση σε μορφή δέντρου μέχρι και 22 τέσσερα (4) επίπεδα 6. ΠΩΛΗΣΕΙΣ Καταχώρηση και εκτύπωση όλων των παραστατικών πώλησης Αυτόματη ενημέρωση της αποθήκης και της οικονομικής καρτέλας του πελάτη πολογισμός των τιμών πώλησης από την τιμολογιακή πολιτική του πελάτη Αναγνώριση του είδους από τον κωδικό του, το barcode του, την παρτίδα, το serial number αλλά και τον εναλλακτικό κωδικό του Ενημέρωση για την διαθεσιμότητα του είδους, την στιγμή της πώλησης Εμφάνιση της τελευταίας τιμής πώλησης στον ίδιο πελάτη 7 Αντιγραφή παραστατικών 8 Μετασχηματισμός παραστατικών 9 Μαζικός Μετασχηματισμός Δελτίων Αποστολής 10 Εκκρεμή παραστατικά 11 Μαζική επιλογή ειδών (π.χ. από περιγραφή ή από μέρος του κωδικού τους) 12 πολογισμός Κρατήσεων, φόρων στο σύνολο του παραστατικού, όπου χρειάζεται Δυνατότητα έκπτωσης στο σύνολο του 13 παραστατικού, αλλά και μέχρι 2 ποσοστά έκπτωσης ανά είδος 7. ΑΓΟΡΕΣ 1 Καταχώρηση όλων των παραστατικών αγορών 2 Αυτόματη ενημέρωση της αποθήκης και της οικονομικής καρτέλας του προμηθευτή 3 Πρόταση τιμής μονάδας, ανάλογα με τους τιμοκαταλόγους αγοράς του κάθε είδους 4 Εμφάνιση της τελευταίας τιμής αγοράς από τον ίδιο προμηθευτή 5 Μαζική ενημέρωση τιμών πώλησης, από τα παραστατικά αγορών 6 Χρήση του κωδικού του προμηθευτή για τα είδη, κατά την καταχώρηση του παραστατικού αγοράς Αναγνώριση του είδους από τον κωδικό του, 7 το barcode του, την παρτίδα, το serial number αλλά και τον εναλλακτικό κωδικό του 8 Αντιγραφή παραστατικών 9 Μετασχηματισμός παραστατικών 10 Ενημέρωση για τα Εκκρεμή παραστατικά 11 Μαζική επιλογή ειδών (π.χ. από περιγραφή ή από μέρος του κωδικού τους) 12 Επιλογή ειδών από τις εκκρεμείς παραγγελίες 11

12 στον προμηθευτή 8. ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ ΣΕ ΠΡΟΜΗΘΕΤΕΣ Καταχώρηση όλων των παραγγελιών προς τους προμηθευτές Παρακολούθηση των παραγγελιών ανά κατάσταση (εκκρεμείς, παραλαβή προς έλεγχο, προς καταχώρηση τιμολογίου κ.ο.κ.) Εμφάνιση των αναμενόμενων ειδών στην αποθήκη Δυνατότητα ολικής αλλά και τμηματικής εκτέλεσης της παραγγελίας Σύνδεση της παραγγελίας με πακέτο παραλαβής 9. ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ 1 Αυτόματη ενημέρωση του λογιστηρίου από τα παραστατικά πώλησης και αγοράς 2 Έκδοση Αποδείξεων Είσπραξης και Πληρωμής 3 Παρακολούθηση Ταμείου Κατάσταση Εισπράξεων Πληρωμών (μετρητών, πιστωτικών, επιταγών κ.ο.κ.) σας Αυτόματη ενημέρωση των αξιογράφων (επιταγών γραμματίων) με την καταχώρηση των αποδείξεων Καταχώρηση Δαπανών ανά κατηγορία δαπάνης (μεταφορικά τηλεφωνικά κ.ο.κ.) 10. ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ 1 2 Τήρηση Πληρωτέων και Εισπρακτέων αξιογράφων Αυτόματη ενημέρωση από τις αποδείξεις πληρωμής και είσπραξης 3 Παρακολούθηση του χαρτοφυλακίου 4 Δυνατότητα τήρησης πινακίων 5 Ληξιάριο αξιογράφων 6 Αυτόματη ενημέρωση των πελατών με τα εκκρεμή (μη εξοφλημένα) αξιόγραφά τους 7 Παρακολούθηση μεταβιβάσεων και εξοφλήσεων των αξιογράφων 11. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ ΚΕΠΟ 1 Τηρεί και τυπώνει τα απαραίτητα βιβλία και στοιχεία πολογίζει αυτόματα τις Συγκεντρωτικές 2 Καταστάσεις πελατών προμηθευτών και δημιουργεί το απαραίτητο αρχείο για υποβολή 3 Δημιουργεί το αρχείο για την υποβολή της συγκεντρωτικής αποθετών 4 Θεωρημένο Βιβλίο Αποθήκης 12. ΣΝΔΕΣΕΙΣ 12

13 1 2 3 Επικοινωνεί με όλους τους εκτυπωτές που διαθέτουν driver για windows Στην εκτύπωση των παραστατικών λειτουργεί σαν Τύπου Β με γνωστές ΕΑΦΔΣΣ Δυνατότητα εκτύπωσης παραστατικών σε οποιοδήποτε εκτυπωτή ΔΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ 1. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΑΡΘΡΩΝ 1 Καταχώρηση των άρθρων αναλυτικά 2 Αυτόματη καταχώρηση με πρότυπα άρθρα 3 Σύνδεση Παραστατικών με πρότυπα άρθρα 4 Επαναληπτικές καταχωρήσεις 2. ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ 1 Ενσωματωμένο αναλυτικό λογιστικό σχέδιο 2 Δυνατότητα τήρησης του δικού σας λογιστικού σχεδίου 3 Ανάλυση λογαριασμού μέχρι 10ο βαθμό 4 Τήρηση εναλλακτικού Λογαριασμού 5 Σύνδεση λογαριασμών με ΦΠΑ για αυτόματη επιλογή στην καταχώρηση των άρθρων 6 Σύνδεση λογαριασμών με ΚΕΠΟ, για συμμετοχή στην συγκεντρωτική Τιμολογίων 3. ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ - ΓΕΦΡΕΣ 1 Αυτόματη ενημέρωση από τα παραστατικά 2 Αυτόματη ενημέρωση από την μισθοδοσία 3 Αυτόματη δημιουργία άρθρων κλεισίματος, ανοίγματος 4 Αυτόματη δημιουργία Εγγραφών Αποτελεσμάτων 5 Ενημέρωση των εντύπων του ΦΠΑ Ενημέρωση Συγκεντρωτικής Τιμολογίων κα 6 δυνατότητα συγχώνευσης με αυτήν από το Εμπορικό 7 Δημιουργία Απογραφής, με δυνατότητα σύνδεσης με αποθήκη και πάγια 4. ΠΑΓΙΑ 1 Τήρηση μητρώου Παγίων 2 Αυτόματη δημιουργία των αποσβέσεων 3 Εκτύπωση του Μητρώου Παγίων 13

14 4 Παρακολούθηση τροποποιήσεων Παγίων πηρεσίες ποστήριξης - Συντήρησης Συστημάτων ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ 1,Ο Ο Ανάδοχος θα παρέχει Εγγύηση Καλής Λειτουργίας υποστήριξη - συντήρηση του Συστήματος για δυο (2) έτη μετά την οριστική παραλαβή του έργου Χρόνος Παράδοσης : ένας (1) μήνας μετά την ημερομηνία της υπογραφής της σύμβασης. Χρόνος δοκιμαστικής Λειτουργίας : ένας (1) μήνας μετά την ημερομηνία της παράδοσης. Ο Ανάδοχος πρέπει να αναφέρει το κόστος συντήρησης της εφαρμογής ανά έτος, το οποίο δεν μπορεί να ξεπερνά το 15% της προσφοράς του και αφορά τον χρόνο πέραν του χρόνου Εγγύησης Καλής Λειτουργίας. Η ΕΒΕ διατηρεί το δικαίωμα να παρατείνει μονομερώς με σύμβαση συντήρησης την Εγγύηση Καλής Λειτουργίας του Συστήματος με τους ίδιους όρους για άλλα 2 χρόνια. 2,Ο Ανάδοχος θα εγκαταστήσει το λογισμικό σε εξοπλισμό της ΕΒΕ και σε εικονικό server σε ανοιχτό λογισμικό άδειας GNU ή προερχόμενη από GNU, όπως openvz και qemu, με περιβάλλον διαχείρισης, παραμετροποίησης, μέσω ιστοσελίδων. 3,Ο ανάδοχος υποχρεούται στο χρόνο της Εγγύησης να Οργανώσει και παρακολουθεί συστήμα λήψης εφεδρικών αντιγράφων ασφαλείας (backup), τόσο για το λογισμικό όσο και για τις βάσεις δεδομένων, off-line ή on-line (replication) με : Αυτόματη τήρηση αντιγράφων ασφαλείας σε, ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση. Τήρηση τοπικού αντιγράφου ασφαλείας. Δυνατότητα δικτυακής αποθήκευσης αντιγράφου ασφαλείας 4,Χρήση του Πρωτοκόλλου TCP/IP IPv6 και IPv4 για όλες τις επικοινωνίες Client / server 5,Ο ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης, υποχρεούται σε Τρίµηνο Προληπτικός Έλεγχος των συστηµάτων 6,Ο ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται σε Άμεση ιόρθωση σφαλµάτων ή δυσλειτουργών της εφαρµογής και των υποσυστηµάτων της, που δεν αφορούν σε βλάβες 7,Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να προσφέρει Ανταπόκριση εντός 48ωρών σε περιπτώσεις βλαβών, δυσλειτουργιών της εφαρμογής και των υποσυστημάτων τους και η αντιμετώπιση επειγόντων καταστάσεων που αφορούν την απρόσκοπτη λειτουργία της πηρεσίας 8,Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να προσφέρει Άμεση τηλεφωνική ανταπόκριση ή μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης σε καθημερινή βάση για την υποστήριξη και παροχή πληροφοριών ή επίλυση προβλημάτων χρήσης και διαχείρισης 9,Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να ενημερώνει για κάθε νέα σταθερή (stable) έκδοση / αναβάθμιση του λογισμικού σε διάστημα όχι μεγαλύτερο των 15 ημερών από την κυκλοφορία της και καλείται να προβαίνει σε αναβάθμιση έκδοσης το πολύ Y 14

15 σε ένα (1) μήνα από την έγκριση / εντολή του Τμήματος Μηχανογράφησης Τεκμηρίωσης της EBE 10.Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να ενημερώνει το λογισμικό για κάθε αλλαγή που προκύπτει και αφορά την διαχείριση του και προκαλεί πρόβλημα στην λειτουργικότητα του εντος της Περιόδου εγγύησης του 11.Ο προμηθευτής θα παρέχει εκπαίδευση χρήσης του λογισμικού σε χρήστες και διαχειριστές του συστήματος διάρκειας οκτώ (8) συνολικά ωρών. Καθορίζεται επίσης ως Ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης: Η ημερομηνία της υπογραφής της σύμβασης Περίοδος εγγύησης: το χρονικό διάστημα που καθορίζεται στη Σύμβαση και ξεκινά από την επομένη της ημερομηνίας οριστικής παραλαβής του Έργου ή/και μετά την ημερομηνία ολοκλήρωσης της δοκιμαστικής Λειτουργία του συστήματος ΟΜΑΔΑ 3 : Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Ο Διαγωνισμός αφορά στην προμήθεια των παρακάτω ειδών : Α/Α Είδος - Περιγραφή Μονάδα μέτρησης Ποσότητα 1 Σύστημα ηλεκτρονικού 1 1 πρωτοκόλλου αρχείου Το σύστημα θα περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός ενιαίου ηλεκτρονικού για την καταχώρηση και αναζήτηση όλων των εγγράφων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου. Το σύστημα θα εξασφαλίζει μηδενικό αριθμό λαθών στην απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου, θα καταργεί διπλές αριθμήσεις και διπλές καταχωρήσεις εγγράφων, και θα ελέγχει τη φυσική και ηλεκτρονική αρχειοθέτησή τους έτσι ώστε να μπορούν οι ενδιαφερόμενοι να έχουν άμεση πρόσβαση στο έγγραφο που ζητούν. Παράλληλα θα έχει τη δυνατότητα εισαγωγής συνημμένων αρχείων σε κάθε εγγραφή Πρωτοκόλλου, είτε με επισύναψη του πρωτότυπου αρχείου (σε περίπτωση που διατίθεται σε ηλεκτρονική μορφή) είτε του ψηφιοποιημένου. Συγκεκριμένα, οι βασικότερες λειτουργικές ενότητες του υποσυστήματος έχουν ως εξής:./ Τήρηση αρχείου εισερχομένων/ εξερχόμενων και διαχείρισή του./ Συσχέτιση εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων./ Αυτόματη απόδοση μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου στα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα έγγραφα./ Καταγραφή και παρακολούθηση ιστορικού ενεργειών διεκπεραίωσης./ Διαβάθμιση εγγράφου (π.χ. απόρρητο- εμπιστευτικό- απλό)./ Καταχώρηση παρατηρήσεων σε κάθε έγγραφο./ Αντιστοίχηση με εξωτερικά ηλεκτρονικά αρχεία 15

16 ./ Αναζήτηση και εύρεση εγγράφων με χρήση συνδυασμού κριτηρίων Οι τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου παραθέτονται στον ακόλουθο πίνακα α/α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ 1. Τήρηση αρχείου εισερχομένων I εξερχόμενων και διαχείρισή του (προσθήκη, μεταβολή, διαγραφή). Στο αρχείο αυτό πρέπει να περιέχονται, τουλάχιστον, τα στοιχεία: Ο αριθμός πρωτοκόλλου και το έτος στο οποίο αντιστοιχεί Η ημερομηνία εισερχόμενου / εξερχόμενου εγγράφου Η ημερομηνία παράδοσης, η οποία θα ενημερώνεται αυτόματα από την εφαρμογή σύμφωνα με τον εξορισμού χρόνο αvταπόκρισης ή από τον χρήστη. Τρόπος παραλαβής I παράδοσης εγγράφου. Στοιχεία αποστολέα (ονοματεπώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση, Ηλεκτρονική διεύθυνση, κινητό τηλέφωνο) από αρχείο. Στοιχεία αποδέκτη (ονοματεπώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση), από αρχείο, με δυνατότητα περισσοτέρων του ενός αποδεκτών. Στοιχεία κοινοποίησης με δυνατότητα περισσοτέρων της μίας κοινοποίησης. Ο τόπος έκδοσης O τόπος επίδοσης Στοιχεία χρέωσης σε διεύθυνση τμήμα, υπάλληλο Η ημερομηνία επίδοσης εγγράφου στον αποδέκτη Παρατηρήσεις Συσχετιζόμενα έγγραφα (προηγούμενα και επόμενα) Στοιχεία διεκπεραίωσης (Αριθμός, ημερομηνία, στοιχεία φυσικής αρχειοθέτησης) Ένδειξη για το στάδιο στο οποίο βρίσκεται το διακινούμενο Έγγραφο (αρχειοθέτηση, αναμονή διεκπεραίωσης, απάντηση) 2. Αυτόματη απόδοση μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου σrα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα έγγραφα, αλλά και δυνατότητα εισαγωγής του από εξουσιοδοτημένο χρήστη 3. Δυνατότητα συσχέτισης εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων και δυνατότητα συσχέτισης με προηγούμενα και επόμενα έγγραφα. 4. Αυτόματη προβολή τιμών κατά την πληκτρολόγηση σε επιλεγμένες λίστες 5. Δυνατότητα εμφάνισης αλυσίδας σχετικών και δυνατότητα μετάβασης σε όλα τα συσχετιζόμενα έγγραφα 6. Δυνατότητα εκτύπωσης αποδεικτικού παραλαβής ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ 16

17 7. Δυνατότητα καταγραφής και παρακολούθησης ιστορικού ενεργειών διεκπεραίωσης. 8. Δυνατότητα διαβάθμισης εγγράφου απόρρητο- εμπιστευτικό- απλό. 9. Δυνατότητα καταχώρησης προτεραιότητας εγγράφου. 10. Δυνατότητα καταχώρησης παρατηρήσεων σε κάθε αριθμό πρωτοκόλλου, χωρίς περιορισμό 11. Δυνατότητα αντιστοίχησης με εξωτερικά ηλεκτρονικά αρχεία, συνοδευόμενη από δυνατότητα ψηφιοποίησης των εγγράφων με χρήση εξωτερικών μέσων (σαρωτές). 12. Δυνατότητα ημερολογιακών αναζητήσεων (ανά ημέρα, βδομάδα, μήνα) 13. Δυνατότητα καθορισμού φίλτρων σύμφωνα με τα οποία θα περιορίζονται οι εγγραφές των ευρετηρίων ή των εκτυπώσεων. 14. Δυνατότητα καθορισμού τρόπου ταξινόμησης των επιλεγόμενων με τη λειτουργία της αναζήτησης εγγραφών 15. Δυνατότητα ενημέρωσης μ έ σ ω αποδεκτών εισερχομένων- εξερχομένων με 16. Αναφορές- Εκτυπώσεις: Κατάσταση εισερχομένων Κατάσταση εξερχόμενων Βιβλίο πρωτοκόλλου Διεκπεραιωθέντα ή μη έγγραφα Ανοιχτά έγγραφα Έγγραφα ανά αποστολέα ή ανά αποδέκτη Έγγραφα με βάση την προθεσμία διεκπεραίωσης Έγγραφα ανά φάκελο Χρεώσεις εγγράφων Σχετικά έγγραφα 17. Στατιστικά στοιχεία με δυνατότητα παράθεσης γραφημάτων 18. Εγχειρίδια χρήσης. Αναλυτική ανάπτυξη των λειτουργιών της εφαρμογής, με τις οδηγίες χρήσης διατυπωμένες σε απλή και κατανοητή γλώσσα 19. Μηνύματα λαθών (error messages) στην Ελληνική γλώσσα 17

18 20. Δυνατότητα δημιουργίας ερωτημάτων αναζήτησης με χρήση ειδικής φόρμας κατασκευής ερωτημάτων με τις εξής δυνατότητες: Ορισμός Κριτηρίων Ορισμός Ομάδων Κριτηρίων με ένδειξη «Όλα>> (AND) ή «Τουλάχιστον" Ενα» (OR) Αποθήκευση Ερωτημάτων ανά Χρήστη Δυνατότητα στο Διαχειριστή να αναθέτει ερωτήματα σε συγκεκριμένο χρήστη, ομάδα χρηστών ή όλους του χρήστες Τα ερωτήματα θα είναι διαθέσιμα ως φίλτρα στη σχετική λίστα (grid) Ο κάθε χρήστης θα μπορεί να ορίσει το επιθυμητό για αυτόν προεπιλεγμένο φίλτρο σε κάθε λίστα (grid) 21. Δυνατότητα ανά χρήστη, σε όλες τις λίστες (grids) να ορίζει μόνος του τα παρακάτω: Εμφάνιση / Απόκρυψη Στηλών (μεταξύ των διαθέσιμων για την εκάστοτε οντότητα στη βάση δεδομένων). Αλλαγή σειράς εμφάνισης στηλών. Αλλαγή πλάτους στηλών. Ορισμός ταξινόμησης Αποθήκευση όλων των παραπάνω επιλογών ανά χρήστη από τον ίδιο το χρήστη 22. Δυνατότητα εξαγωγής δεδομένων- εγγράφων σε standard files (txt, xml κλπ) 18

19 πηρεσίες ποστήριξης - Συντήρησης Συστημάτων ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ 1.Ο Ο Ανάδοχος θα παρέχει Εγγύηση Καλής Λειτουργίας υποστήριξη - συντήρηση του Συστήματος για δυο (2) έτη από την οριστική παραλαβή του έργου Η Εγγύηση Καλής Λειτουργίας θα καλύπτει τα εξής αντικείμενα: α) Την αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων των προϊόντων και β) Την παροχή νεώτερων εκδόσεων. Χρόνος Παράδοσης : ένας μήνας μετά την ημερομηνία της υπογραφής της σύμβασης Χρόνος Δοκιμαστικής Λειτουργίας ένας μήνας μετά την ημερομηνία της παράδοσης. Ο Ανάδοχος πρέπει να αναφέρει το κόστος συντήρησης της εφαρμογής ανά έτος, το οποίο δεν μπορεί να ξεπερνά το 15% της προσφοράς του και αφορά τον χρόνο πέραν του χρόνου Εγγύησης Καλής Λειτουργίας Η ΕΒΕ διατηρεί το δικαίωμα να παρατείνει μονομερώς με σύμβαση συντήρησης την Εγγύηση Καλής Λειτουργίας του Συστήματος με τους ίδιους όρους για άλλα 2 χρόνια. 2.Ο Ανάδοχος θα εγκαταστήσει το λογισμικό σε εξοπλισμό της ΕΒΕ και σε εικονικό server με τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Database Server: Λειτουργικό Σύστημα Linux, Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων MySQL Server 3.Ο ανάδοχος υποχρεούται στο χρόνο της Εγγύησης να Οργανώσει και παρακολουθεί συστήμα λήψης εφεδρικών αντιγράφων ασφαλείας (backup), τόσο για το λογισμικό όσο και για τις βάσεις δεδομένων, off-line ή on-line (replication) με : Αυτόματη τήρηση αντιγράφων ασφαλείας σε, ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση. Τήρηση τοπικού αντιγράφου ασφαλείας. Δυνατότητα δικτυακής αποθήκευσης αντιγράφου ασφαλείας 4.Ο ανάδοχος υποχρεούται η παράδοση και η εγκατάσταση / παραμετροποίηση του λογισμικού, καθώς και η προμήθεια των πέντε (5) αδειών χρήσης να γίνει από τον προμηθευτή στην ΕΒΕ, εvτός ενός (1) μηνός από την ημερομηνία υπογραφής της Σύμβασης με την ΕΒΕ. 5.Ο προμηθευτής θα παρέχει εκπαίδευση χρήσης του λογισμικού σε χρήστες και διαχειριστές του συστήματος διάρκειας οκτώ (8) συνολικά ωρών. 6.Χρήση του Πρωτοκόλλου TCP/IP IPv6 και IPv4 για όλες τις επικοινωνίες Client / server 7.Ο ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται σε Τρίµηνο Προληπτικός Έλεγχος των συστημάτων 8.Ο ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται σε Άμεση ιόρθωση σφαλµάτων ή δυσλειτουργών της εφαρμογής και των υποσυστημάτων της, που δεν αφορούν σε βλάβες Y 19

20 9.Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να προσφέρει Ανταπόκριση εντός 48ωρών σε περιπτώσεις βλαβών, δυσλειτουργιών της εφαρμογής και των υποσυστημάτων τους και η αντιμετώπιση επειγόντων καταστάσεων που αφορούν την απρόσκοπτη λειτουργία της πηρεσίας 10.Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να προσφέρει Άμεση τηλεφωνική ανταπόκριση ή μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης σε καθημερινή βάση για την υποστήριξη και παροχή πληροφοριών ή επίλυση προβλημάτων χρήσης και διαχείρισης 11.Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να ενημερώνει για κάθε νέα σταθερή (stable) έκδοση / αναβάθμιση του λογισμικού σε διάστημα όχι μεγαλύτερο των 15 ημερών από την κυκλοφορία της και καλείται να προβαίνει σε αναβάθμιση έκδοσης το πολύ σε ένα (1) μήνα από την έγκριση / εντολή του Τμήματος Μηχανογράφησης Τεκμηρίωσης της EBE 12.Ο Ανάδοχος στο χρόνο της Εγγύησης υποχρεούται να ενημερώνει το λογισμικό για κάθε αλλαγή που προκύπτει και αφορά την διαχείριση του και προκαλεί πρόβλημα στην λειτουργικότητα του εντος της Περιόδου εγγύησης του Καθορίζεται επίσης ως Ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης: Η ημερομηνία της υπογραφής της σύμβασης Περίοδος εγγύησης: το χρονικό διάστημα που καθορίζεται στη Σύμβαση και ξεκινά από την επομένη της ημερομηνίας οριστικής παραλαβής του Έργου ή/και μετά την ημερομηνία ολοκλήρωσης της δοκιμαστικής Λειτουργία του συστήματος 20

21 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β ΠΟΔΕΙΓΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΟΜΑΔΑ 2 : ΛΟΓΙΣΤΙΚΌ ΠΡΌΓΡΑΜΜΑ ΕΒΕ Α/Α Είδος Μονάδα μέτρησης Ποσότητα Τιμή ανα μονάδα μέτρησης Συνολικό κόστος αριθμητικώς Σύνολο χωρίς Φ.Π.Α. Φ.Π.Α. Τελικό Σύνολο ΟΜΑΔΑ 3 : Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου ΟΜΑΔΑ 3 Α/Α Είδος Μονάδα μέτρησης Ποσότητα Τιμή ανά μονάδα μέτρησης Συνολικό κόστος αριθμητικώς Σύνολο χωρίς Φ.Π.Α. Φ.Π.Α. Τελικό Σύνολο 21