Η εποπτεία των αρχείων επιχειρήσεων στην Ιταλία

Transcript

1 Paola Carucci* Η εποπτεία των αρχείων επιχειρήσεων στην Ιταλία 1. Ορισμός Στην Ιταλία χρησιμοποιούμε τον όρο αρχείο επιχείρησης για να υποδείξουμε τα αρχεία εκείνα των φορέων που δραστηριοποιούνται στον τομέα της παραγωγής αγαθών και υπηρεσιών. Χρησιμοποιούμε και τον όρο οικονομικά αρχεία που προσδιορίζει είτε αρχεία επιχειρήσεων είτε αρχεία κρατικών οργάνων και υπηρεσιών που έχουν δραστηριότητες οικονομικού και πιστωτικού χαρακτήρα. Η έννοια επιχείρηση προέρχεται από τον αστικό κώδικα. Στη νομική έννοια της λέξης "επιχείρηση" εμπεριέχεται ένα σύνολο που διαφέρει ποιοτικά και ποσοτικά: περιλαμβάνει τις αγροτικές επιχειρήσεις και τις εμπορικές επιχειρήσεις στις οποίες περιλαμβάνονται και οι βιομηχανικές. Στις αγροτικές επιχειρήσεις περιλαμβάνονται όσες ασχολούνται άμεσα με την καλλιέργεια της γης, τα δάση, την κτηνοτροφία και με συναφείς δραστηριότητες μεταποίησης των αγροτικών προϊόντων (άρθρο 2135 του αστικού κώδικα). Στις εμπορικές επιχειρήσεις περιλαμβάνονται βιομηχανικές δραστηριότητες που συνδέονται είτε με την παραγωγή αγαθών είτε με την κυκλοφορία τους, είτε με την μεταφορά τους δια ξηράς, θαλάσσης ή αέρος, τραπεζικές και ασφαλιστικές δραστηριότητες, κ.α (άρθρο 2195 του αστικού κώδικα). Μόνον οι μεσαίου και μεγάλου μεγέθους εμπορικές επιχειρήσεις είναι υποχρεωμένες να εγγράφονται στο Μητρώο των επιχειρήσεων και να κρατούν βιβλία λογιστικών εγγραφών. Αυτή η τελευταία υποχρέωση έχει άμεσες επιπτώσεις στη συγκρότηση των αρχείων ή τουλάχιστον στο μέρος που αφορά τα λογιστικά έγγραφα ή την αλληλογραφία τη σχετική με μεμονωμένες υποθέσεις. Το ενδιαφέρον των ιστορικών στράφηκε αρχικά στα αρχεία των μεγάλων ε- * Καθηγήτρια αρχειονομίας, Πανεπιστήμιο "La Sapienza", Ρώμη.

2 16 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΉ ΕΜΠΕΙΡΊΑ πιχειρήσεων και των τραπεζών. Στις τελευταίες, εκεί όπου υπήρχε μια παλαιά παράδοση λειτουργίας, υπήρχε ήδη η ανάγκη τεκμηρίωσης της δραστηριότητας τους, κύρια σε επετειακές ευκαιρίες με συλλογές εορταστικού χαρακτήρα. Μόνον τελευταία το ενδιαφέρον των ιστορικών στράφηκε προς δύο νέες κατευθύνσεις: προς τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις και τον βιοτεχνικό τομέα από τη μια και προς τους δημόσιους οργανισμούς από την άλλη, που στα χρόνια του φασισμού και στις τελευταίες δεκαετίες διαδραμάτισαν έναν εξέχοντα ρόλο. Τελευταία άρχισε να αναπτύσσεται και η ζήτηση αρχείων που αφορούν τις α γροτικές επιχειρήσεις. 2. Οι κανονισμοί για τα αρχεία των επιχειρήσεων Η ιταλική νομοθεσία (ν του1963) χωρίζει τα αρχεία σε τρεις κατηγορίες: α) αρχεία που παράγονται από κεντρικούς ή περιφερειακούς κρατικούς οργανισμούς β) αρχεία που παράγονται από δημόσιους φορείς τοπικούς (οργανισμούς επαρχιών, περιοχών, δήμων) ή μη τοπικούς (Banca d'italia) γ) ιδιωτικά αρχεία (σωματείων, ινστιτούτων, επιχειρήσεων, πολιτικών κομμάτων, συνδικάτων, οικογενειών και προσώπων). Ο διαχωρισμός αυτός έχει γίνει με βάση τη διαφορετική νομική φύση του παραγωγού του αρχείου και με βάση αυτό το διαχωρισμό καθορίζεται η ποιότητα και ο διαφορετικός τρόπος επέμβασης της αρχειακής Διοίκησης, που στην Ιταλία εξαρτάται από το κράτος και ειδικά από το Υπουργείο Πολιτισμού και Περιβάλλοντος. Αρα τα αρχεία επιχειρήσεων ανήκουν ή στην κατηγορία των δημόσιων οργανισμών, που πολλοί απ'αυτούς βρίσκονται στη φάση της ιδιωτικοποίησης, ή στον τομέα των ι διωτικών αρχείων. Οι περισσότερες επιχειρήσεις είναι ιδιωτικές. Η κεντρική Υπηρεσία έχει δύο κύρια έργα να επιτελέσει: α) τη διαφύλαξη στα κρατικά αρχεία (κεντρικό ή στις πρωτεύουσες των ε παρχιών) όλων των αρχείων της κατηγορίας α. β) την εποπτεία των αρχείων των κατηγοριών β και γ που διαφυλάσσονται στην έδρα του οργανισμού που τα παράγει ή, ανάλογα με την ιστορία του καθενός, σε άλλη έδρα. Το κράτος εκτελεί το έργο της κηδεμονίας ή εποπτείας των αρχείων αυτών δια μέσου των τοπικών αρχειακών υπηρεσιών που έχει σε κάθε επαρχία. Στις περιπτώσεις των επιχειρήσεων με κρατική συμμετοχή τα αρχεία τους συμπεριλαμβάνονται στα αρχεία των επιχειρήσεων. Η αρχειακή διεύθυνση α σκεί με βάση το νόμο και με διαφορετικό τρόπο εποπτεία στα αρχεία τόσο των

3 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ 17 δημόσιων οικονομικών οργανισμών όσο και των ιδιωτικών. α) όσον αφορά τους δημόσιους οργανισμούς των οποίων τα έγγραφα δεν καταστρέφονται, αυτοί είναι υποχρεωμένοι να συγκροτήσουν το ιστορικό αρχείο τους για τη διαφύλαξη αρχειακού υλικού προγενέστερου της τελευταίας 40ετίας. Πρέπει να το διατηρούν σε τάξη και να το έχουν ανοικτό στην ιστορική έρευνα. Η εκκαθάριση του αρχειακού υλικού πρέπει να γίνεται με την εξουσιοδότηση των γενικών αρχείων του κράτους. Στην περίπτωση των ιδιωτικοποιήσεων τα Γενικά Αρχεία προβλέπουν τη δυνατότητα ανακήρυξης του αρχείου της επιχείρησης ως αρχείου εξέχουσας ιστορικής σημασίας. β) για τα ιδιωτικά αρχεία ανάλογες υποχρεώσεις προκύπτουν όταν η αρχειακή υπηρεσία τα έχει ανακηρύξει ως εξέχοντος ιστορικού ενδιαφέροντος. Προβλέπεται ακόμη και η απαλλοτρίωση για λόγους δημοσίου συμφέροντος. Η δυνατότητα πρόσβασης στα έγγραφα των δημοσίων οργανισμών είναι η ίδια και για τους κρατικούς φορείς (50 χρόνια για τα έγγραφα που αφορούν την εξωτερική ή εσωτερική πολιτική, 70 χρόνια για τα έγγραφα που αφορούν προσωπικές υποθέσεις), ενώ για τα ιδιωτικά αρχεία τα κριτήρια καθορίζονται από τον ιδιοκτήτη και τα Γενικά αρχεία. 3. Κατηγορίες διαφύλαξης τον αρχειακού υλικού Όπως ειπώθηκε προηγούμενα οι δημόσιοι οργανισμοί είναι υποχρεωμένοι να οργανώσουν και να διαχειριστούν το δικό τους αρχείο. Μπορούν ωστόσο να το καταθέσουν στα γενικά αρχεία του κράτους. Έτσι για παράδειγμα η Banca d'italia έχει το δικό της ιστορικό αρχείο που είναι καλά οργανωμένο και ανοικτό στο κοινό, ενώ το Istituto per la Ricostruzione Industriale παρέδωσε το αρχείο του στα Γενικά αρχεία του κράτους. Οι ιδιωτικές επιχειρήσεις των ο ποίων το αρχείο έχει ανακηρυχθεί ώς εξέχοντος ιστορικού ενδιαφέροντος ο φείλουν να το οργανώσουν και να το διαχειριστούν εξασφαλίζοντας το άνοιγμα του στο κοινό, τουλάχιστον για το ιστορικό μέρος, όπως έκανε για παράδειγμα η Ansaldo στη Γένοβα. Οι επιχειρήσεις μπορούν να διαθέσουν το ι στορικό αρχείο τους στα κρατικά αρχεία ή σε άλλους πολιτιστικούς οργανισμούς. Έτσι το αρχείο της Χαλυβουργίας Terni βρίσκεται κατατεθειμένο στο τοπικό κρατικό αρχείο. Είναι δύσκολη η επανάκτηση των αρχείων των πτωχευμένων επιχειρήσεων ή όσων έχει παύσει η λειτουργία τους, τη στιγμή που και η ίδια η νομοθεσία δεν καθορίζει τίποτα για την προκειμένη περίπτωση. Σε μερικές περιπτώσεις έγ-

4 18 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΉ ΕΜΠΕΙΡΊΑ γραφα πτωχευμένων επιχειρήσεων παραμένουν στα αρχεία των Δικαστηρίων και συνεπώς στη συνέχεια δίδονται στα κρατικά αρχεία. Έχουν γίνει προσπάθειες με τα Επιμελητήρια και ειδικά με αυτό της Λομβαρδίας, που είναι η περιοχή με τον μεγαλύτερο αριθμό επιχειρήσεων, να προωθήσουν ένα πρόγραμμα συγκρότησης ενός ή περισσοτέρων ιστορικών αρχείων για τις επιχειρήσεις, ό που να διαφυλάσσονται υποχρεωτικά τα αρχεία των πτωχευμένων επιχειρήσεων ή όσων έληξαν οι δραστηριότητες τους καθώς και εκείνων που δεν μπορούν ν'αντιμετωπίσουν τα έξοδα της διαφύλαξης ή της συγκρότησης ενός ιστορικού αρχείου. 4. Επαγγελματική κατάρτιση Η εκπαίδευση των αρχειακών στην Ιταλία έχει ανατεθεί στις Σχολές αρχειονομίας, παλαιογραφίας και διπλωματίας, που διαθέτουν τα 17 κρατικά αρχεία με έδρα τις πρωτεύουσες των πρώην επαρχιών, καθώς και στην ειδική Σχολή για βιβλιοθηκάριους και αρχειονόμους του Πανεπιστημίου "La Sapienza" της Ρώμης. Πρόκειται γενικά για μια εκπαίδευση που είναι έγκυρη για την αντιμετώπιση των αρχαιότερων πηγών και λιγότερο προσαρμοσμένη στις ανάγκες των σύγχρονων πηγών, εκτός εκείνων των περιπτώσεων που ο διδάσκων είναι ειδικός στο θέμα των σύγχρονων αρχείων ή είναι πεισμένος ότι οι σύγχρονες πηγές έχουν το ίδιο ενδιαφέρον με τις παλαιότερες. Υπάρχει ένα εξειδικευμένο σεμινάριο δύο χρόνων για αρχειακούς επιχειρήσεων στο Istituto Superiore Navale της Νάπολης καθώς και πιο σύντομα σεμινάρια που οργανώνουν οι τοπικές Εφορείες των Γενικών Αρχείων μαζί με άλλους οργανισμούς όπως το Centro per la storia dell'impresa e dell' innovazione του Μιλάνου και που απευθύνονται στο προσωπικό των επιχειρήσεων. Η ταξινόμηση των αρχείων επιχειρήσεων δεν αποκλίνει από τους κανόνες που ισχύουν για άλλα αρχεία δημόσιων οργανισμών ή ιδιωτικών φορέων, είναι όμως εν μέρει διαφορετική ως προς την τυπολογία των εγγράφων, τα ευρετήρια και τη βιβλιογραφία που είναι χρήσιμη για την κατανόηση των τομέων της επιχειρησιακής οργάνωσης που αντανακλώνται στην παραγωγή των εγγράφων. Η γνώση των τυπικών γνωρισμάτων των εγγράφων και η ανασυγκρότηση των κριτηρίων με βάση τα οποία είναι οργανωμένη μια επιχείρηση είναι το πρώτο βήμα για μια σωστή ταξινόμηση του αρχείου τους. Για την ταύτιση των σχεδίων, των φωτογραφιών και άλλων τεκμηρίων χωρίς αρχειακή ταξινομική ένδειξη θεωρείται αναγκαία η συμβουλή των τεχνικών από την ίδια την επιχείρηση.

5 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΉ ΕΜΠΕΙΡΊΑ Απογραφές και εργαλεία έρευνας Οι απογραφές είναι η πρώτη απαραίτητη ενέργεια για να έχουμε ένα συνοπτικό πανόραμα των υπαρχόντων αρχείων εκτός των γενικών κρατικών αρχείων. Εξαιτίας της πληθώρας των οργανισμών που έχουν δικό τους αρχείο οι καταγραφές γίνονται σε τοπική βάση (ανά επαρχία, περιφέρεια ή κοινότητα) ή ανάλογα με την τυπολογία του οργανισμού (επιχειρήσεις, νοσοκομεία, ενορίες, οικογένειες). Εφόσον δεν μπορούμε να υποχρεώσουμε τους ιδιώτες ν'απαντήσουν σε ε ρωτηματολόγια, οι απογραφές έχουν πάντα προσωρινό και μερικό χαρακτήρα. Συμβάλλουν παρ'όλα αυτά στη διεύρυνση των γνώσεων μας για την αρχειακή κληρονομιά και αποτελούν αντικείμενο αναφοράς για να εξασφαλίσουμε τη διαφύλαξη της. Έχουμε στην Ιταλία απογραφές για τα υπάρχοντα αρχεία επιχειρήσεων της Τοσκάνης, του Λάτσιο, και του Μιλάνου. Το 1984 σ'ένα τεύχος της Επιθεώρησης των Γενικών Κρατικών Αρχείων Ιταλίας που ήταν αφιερωμένο ολοκληρωτικά στα αρχεία επιχειρήσεων εκδόθηκαν όλοι οι κατάλογοι αρχείων επιχειρήσεων που φυλάσσονται στα Γενικά Κρατικά Αρχεία καθώς και των αρχείων που θεωρούνται εξέχοντος ιστορικού ενδιαφέροντος. Στις έδρες των Εφορειών των Γενικών Κρατικών Αρχείων υπάρχουν ενημερωμένοι κατάλογοι των αρχείων που έχουν ανακηρυχθεί ως εξέχουσας ιστορικής σημασίας καθώς και άλλων που γνωρίζουμε την ύπαρξη τους χωρίς να έχουν ανακηρυχθεί ακόμη. Οι απογραφές, είτε διεξάγονται από τις εφορείες των Γενικών Κρατικών Αρχείων είτε από άλλους φορείς, όπως από την Περιφέρεια της Λομβαρδίας στην περιοχή του Μιλάνου, δεν στοιχίζουν στις επιχειρήσεις. Από όλους τους οικονομικούς οργανισμούς, τα Επιμελητήρια έχουν μακρά παράδοση στη διατήρηση των αρχείων τους. Το παλαιότερο μέρος των αρχείων τους που φτάνει ώς τα τέλη του 18ου αι, βρίσκεται σε πολλές περιπτώσεις στα αντίστοιχα Γενικά Κρατικά Αρχεία Ιταλίας. Όλα τα Επιμελητήρια διαθέτουν αρχείο που είναι καλά οργανωμένο και ανοικτό στο κοινό. Πρόσφατα εκδόθηκε ένας συνοπτικός Οδηγός των αρχείων των Επιμελητηρίων υπό τον συντονισμό της Ένωσης Επιμελητηρίων. Αρχίζουμε να διαθέτουμε έναν ορισμένο α ριθμό καταλόγων αρχείων επιχειρήσεων που μας επιτρέπει να αναλύσουμε το περιεχόμενο και τα κριτήρια ταξινόμησης και περιγραφής. Από το 1990 εκδίδεται το περιοδικό Archivi e Imprese (ενημερωτικό έντυπο, με μελέτες και έρευνες) από την Fondazione Assi για την ιστορία και τη μελέτη των επιχειρήσεων υπό την εποπτεία του Centro sulla storia dell'impresa e dell'

6 20 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ innovazione. Την έκδοση αυτή επιχορηγεί και το Υπουργείο Πολιτισμού καθώς και ένας αξιοσημείωτος αριθμός επιχειρήσεων.