Το παράδειγμα τον Archivio Storico της επιχείρησης Ansaldo S.A.

Transcript

1 Alessandro Lombardo Το παράδειγμα τον Archivio Storico της επιχείρησης Ansaldo S.A. Ο Α. Lombardo ανέφερε στην αρχή τις κατηγορίες και τους τρόπους διαφύλαξης των αρχείων επιχειρήσεων, είτε από τους ίδιους τους παραγωγούς τέτοιων αρχείων, είτε από άλλους φορείς. Στην Ιταλία η εμπειρία είναι πολύπλευρη. Έγγραφα επιχειρήσεων βρίσκονται στα αρχεία οικονομικών οργανισμών, των ίδιων των επιχειρήσεων, του κράτους ή άλλων φορέων. Στη Μεγάλη Βρετανία επικρατεί η ιδιωτική πρωτοβουλία. Ήδη από το 1934 ιδρύθηκε το Business Archives Council στο οποίο οφείλεται μεγάλο μέρος της διάσωσης της αρχειακής και βιομηχανικής αρχαιολογικής κληρονομιάς. Στη Γαλλία τα περισσότερα βιομηχανικά αρχεία βρίσκονται σε κρατικά αρχεία ή αρχεία των διαμερισμάτων, ενώ ελάχιστα αρχεία διατηρούνται από τις ίδιες τις επιχειρήσεις, όπως τα αρχεία της St.Goba.in. Τα δε αρχεία των κρατικοποιημένων επιχειρήσεων βρίσκονται στο Παρίσι στα Archives Nationales. Στις ΗΠΑ υπάρχουν 250 αρχεία επιχειρήσεων που λειτουργούν και σήμερα, ενώ τα Πανεπιστήμια διαδραματίζουν έναν πολύ σημαντικό ρόλο στη διάσωση και διαφύλαξη ιδιωτικών αρχείων. Στη Γερμανία, εκτός από τα 250 αρχεία των επιχειρήσεων εν λειτουργία, υ πάρχουν οικονομικά αρχεία συγκεντρωμένα σε τοπική βάση που τα διαχειρίζονται από κοινού κρατικοί και ιδιωτικοί επιχειρηματικοί φορείς. Πιστεύω ότι θα σας ήταν χρήσιμη η μετάδοση της εμπειρίας μας που είναι η εμπειρία ενός φορέα με εξειδικευμένο προσωπικό, έτσι ώστε να μπορεί να παρέχει υποστήριξη και υπηρεσίες στην έρευνα, να διαθέτει πλήρη υποδομή για μελέτη και συλλογή πληροφοριών και να έχει συγκροτηθεί από μια βιομηχανία με σκοπό να συγκεντρώνει και να διαθέτει στην επιστημονική κοινότητα τεκμήρια εξέχουσας ιστορικής και αρχειονομικής σημασίας που παράγει κατά πρώτο λόγο η ίδια η Ansaldo S.A. Η επιχείρηση είναι ένας όμιλος ηλεκτρομηχανικής που λειτουργεί σε διεθνές επίπεδο στον τομέα της ενέργειας, των μεταφορών και της αυτοματοποίησης. Έχει γραφεία και στην Ελλάδα. Η επιχείρηση άρχισε * Διευθυντής του Archivio Storico της βιομηχανίας Ansaldo S.A., Γένοβα

2 22 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ να λειτουργεί το 1853, πριν την ενοποίηση της Ιταλίας. Πρόκειται για 140 έτη συνεχών αλλαγών της μορφής της επιχείρησης, διαφοροποιήσεων στον τομέα της παραγωγής, συγχωνεύσεων και αποσχίσεων, παραγωγικών και χρηματοπιστωτικών συγκεντροποιήσεων. Πρόκειται για αλλαγές που είναι χρήσιμο να γνωρίζουμε γιατί μέσω αυτών διαβλέπουμε τον θεματικό πλούτο και την τυπολογική ποικιλία των τεκμηρίων που σήμερα μπορεί κανείς να μελετήσει. Ξεκινώντας από την κατασκευή ατμαμαξών και ατμομηχανών, η επιχείρηση επεκτάθηκε στον τομέα της ναυπηγικής και στις μηχανοκατασκευές. Το 1890 είχε προσωπικό που ήταν μοιρασμένο σε επτά εγκαταστάσεις, ενώ το 1918 και λόγω της πολεμικής συγκυρίας έφτασε τους Το κεφάλαιο της από το 1914 ως το 1918 αυξήθηκε από 30 σε 500 εκατομμύρια. Η επιχείρηση παρήγε όχι μόνον όπλα αλλά ήταν και ιδιοκτήτης τραπεζών, εφημερίδων, ασφαλειών, ατμοπλοϊκών εταιρειών κλπ. Τα επόμενα χρόνια, η πιστωτική μεταπολεμική κρίση επιδείνωσε τη δομική αδυναμία της επιχείρησης, που συνδέθηκε υπερβολικά με τις πολεμικές ανάγκες. Ακολούθησε μια επέμβαση σωτηρίας της Banca d'italia που επέφερε δραστική αναδίπλωση στις στρατηγικές και τις δομές της επιχείρησης. Το 1933 πέρασε κάτω από την εποπτεία του Ινστιτούτου για τη Βιομηχανική Ανασυγκρότηση (IRI) και προετοίμασε τον επανεξοπλισμό για τον Δεύτερο Πόλεμο. Το 1848 πέρασε στη Finmeccanica. Άλλες δομικές αναδιαρθρώσεις τη δεκαετία έκαναν την επιχείρηση να εγκαταλείψει εκατό χρόνια ναυπηγικής δραστηριότητας και να επιδοθεί στην παραγωγή ενέργειας και σύγχρονων αυτοματοποιημένων μηχανημάτων. Το Ιστορικό Αρχείο της Ansaldo που ιδρύθηκε το 1980 συγκεντρώνει στην ε πιχείρηση έγγραφα, φωτογραφικό υλικό και υλικό ταινιών. Έτσι το αρχείο έχει τρία διαφορετικά τμήματα. Το τμήμα των εγγράφων έχει μέχρι σήμερα καταλογογραφήσει δύο εκατομμύρια έγγραφα που προέρχονται από φακέλους των συλλογών των αρχειακών σωμάτων Ansaldo, Uva και άλλων συμπληρωματικών συλλογών. Το αρχείο Ansaldo συγκεντρώνει έγγραφα από διάφορες ε γκαταστάσεις και επιχειρήσεις της Ansaldo. Περιλαμβάνει φακέλους και υποδιαιρείται σε σειρές όπως διοίκηση, διαχείριση, λογιστήριο, παραγωγή, προσωπικό. Το αρχείο αυτό συμπληρώνεται από συλλογές, όπως η συλλογή περιοδικών εκδόσεων με 278 τίτλους τεχνικών και εμπορικών εκδόσεων της επιχείρησης από το 1888 ως το Τα συμπληρωματικά αρχεία που είναι και αυτά ανοικτά στο κοινό περιλαμβάνουν φακέλους κατανεμημένους σε 12 αρχεία που ήρθαν έξω από την περίμετρο της επιχείρησης. Πρόκειται για αρχεία ανενεργά, που δεν ανανεώνο-

3 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ 23 νται όπως το αρχείο Ansaldo και είναι αρχειακές συλλογές κυρίως πρώην διευθυντών της επιχείρησης, όπως η συλλογή Perrone, ιδιοκτητών της επιχείρησης την πρώτη εικοσαετία του αιώνα. Το αρχείο Uva που αποκτήθηκε το 1984 είναι το αρχείο της επιχείρησης ILVA S.p.A. Περιλαμβάνει φακέλους από τα τέλη του 1800 ώς τη δεκαετία του Είναι τα έγγραφα των 17 σιδηρουργικών, 18 ηλεκτρικών και 20 ποικίλων (μεταλλευτικών, κτηματικών κ.α) επιχειρήσεων που υπάχθηκαν στο Istituto per la Ricostruzione Industriale. Και πάλι όσον αφορά τα κλειστά αρχεία και την απόκτηση νέων αρχείων, δεν καταφέραμε να επέμβουμε στα αρχεία σημαντικών επιχειρήσεων με τις ο ποίες η Ansaldo συνέδεσε την τύχη της, όπως για παράδειγμα η Ganz Ansaldo της Βουδαπέστης, η δανέζικη Ansaldo Volund, η αμερικανική US&S, η ιταλική Franco Tosi. Η ταξινόμηση των αρχειακών αυτών σωμάτων ακολουθεί την ιστορική μέθοδο. Υπάρχει βέβαια ένα διαφορετικό πλαίσιο απ'αυτό των πολιτικο-διοικητικών οργανισμών που παράγουν αρχεία. Η ταξινόμηση δεν μπορεί παρά να βασίζεται σε προδιαγραφές (εμπορικές, φορολογικές, νομικές κ.α) που περιορίζουν και καθορίζουν την επιχειρηματική δραστηριότητα. Δεν μπορούμε να παραγνωρίσουμε τη δομή της επιχείρησης και τις στρατηγικές που χαράχθηκαν απ'αυτήν. Στη συνέχεια προχωράμε ανά σειρά τεκμηρίων στην περιγραφή και στον καθορισμό ενός λειτουργικού συστήματος ταξινομικής ένδειξης. Αναλυτικότερες περιγραφές κάναμε για την αλληλογραφία μεταξύ των στελεχών της επιχείρησης και για τα ντοκουμέντα που αφορούν τις προσωπικότητες που συνδέθηκαν με την οικονομική ζωή της επιχείρησης, ενώ συντομότερες περιγραφές έγιναν για τα έγγραφα τεχνικού χαρακτήρα. Γεννάται το ερώτημα πώς το ιστορικό αρχείο της Ansaldo, εφ' όσον δεν είναι κλειστό, συμπληρώνεται και εμπλουτίζεται από το ημι-ενεργό αρχείο της ε πιχείρησης και πώς συνδέεται με τα τμήματα της επιχείρησης που παράγουν έγγραφα. Δεν είναι εύκολος ο καθορισμός κανόνων και προδιαγραφών μεγίστου-ελαχίστου για τη διαφύλαξη ή την εκκαθάριση, που να μας βοηθούν να ακολουθούμε τον κύκλο ζωής του εγγράφου από τη στιγμή της παραγωγής του μέχρι την καταστροφή ή τη διατήρηση του για ιστορικούς λόγους. Το πραγματοποιήσαμε μιαν απογραφή των ενεργών αρχείων της επιχείρησης, της κατάστασης τους, του περιεχομένου τους και της χωροθέτησής τους σε όλες τις εγκαταστάσεις και τα γραφεία της Ansaldo. Διαπιστώσαμε ότι πολλά τεκμήρια, στην ενεργό περίοδο τους, έτειναν να καταστραφούν ή να χαθούν ε-

4 24 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ ξαιτίας της έλλειψης επαρκών αποθηκευτικών χώρων, τους οποίους στη συνέχεια δημιουργήσαμε στις κύριες γεωγραφικές περιφέρειες όπου δρα η επιχείρηση μας. Το αρχείο-αποθήκευσης είναι ένα ενδιάμεσο αρχείο, στο οποίο το ιστορικό αρχείο μπορεί να πραγματοποιήσει την εκκαθάριση και να διαλέξει ό,τι θεωρεί άξιο ιστορικού ενδιαφέροντος. Το πρώτο βήμα έγινε στη Γένοβα, στις κεντρικές εγκαταστάσεις της επιχείρησης και ακολουθούν και άλλες περιοχές. Το δεύτερο τμήμα του αρχείου είναι τα φιλμ και το οπτικοακουστικό υλικό που μέχρι σήμερα ανέρχεται σε 1000 ταινίες βιομηχανικού περιεχομένου από τις αρχές του 1900 μέχρι το ' 60. Πρόκειται για υλικό που συνεχώς αυξάνεται και συγχρόνως χάνει την ικανότητα να αναγνωσθεί γιατί φθείρεται εύκολα. Το μεγάλο κόστος διατήρησης της ποιότητας των ταινιών και η δυσκολία διαχείρισης τους μας προέτρεψαν στη δημιουργία νέων θεσμικών δυνατοτήτων, που να επιτρέπουν σε μια ταινιοθήκη να είναι ανοικτή στο κοινό και να καθιστά δυνατή την αναπαραγωγή των τεκμηρίων. Σ'αυτό διευκόλυνε η σύμβαση που υπεγράφη το 1987 ανάμεσα στο Istituto di Storia dell'arte dell'università di Genova, την Ansaldo και την περιφέρεια Λιγουρίας για τη συγκρότηση ενός Αρχείου Ταινιών της Λιγουρίας. Η διαχείρησή του ανήκει στο δικό μας αρχείο με την οικονομική κάλυψη της περιφέρειας για την απόκτηση και επιδιόρθωση φιλμ. Στόχος αυτού του τμήματος είναι η διάσωση, διαφύλαξη, επιδιόρθωση και διάθεση στο κοινό φιλμ και οπτικοακουστικού υλικού που αφορά την πολιτιστική, κοινωνική και οικονομική ζωή της Λιγουρίας. Ξεκινήσαμε με 60 φιλμάκια που βρέθηκαν σε κακή κατάσταση στις κεντρικές εγκαταστάσεις της Ansaldo. Το αρχείο συμπληρώθηκε με τα ντοκουμέντα της Società Italia di Navigazione, της Uva για την οποία μιλήσαμε προηγούμενα καθώς και με άλλες ταινίες και ντοκουμέντα πρωτοπόρων του κινηματογράφου, όπως του C.Urban και του L.Comerio. Ο τύπος αυτός των πηγών αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία για όσους μελετούν τη σύγχρονη εποχή και το ρόλο της εικόνας στη μαζική επικοινωνία. Για την αρχειακή ταξινόμηση του υλικού αυτού χρησιμοποιούμε το software ISIS/Vision που διαθέτει η Unesco και παραχωρεί δωρεάν. Το φωτογραφικό τμήμα παρά τις καταστροφές και φθορές διαθέτει σήμερα φωτογραφίες. Το υλικό αυτό προσφέρει μια πρωτότυπη πανοραμική ά ποψη των παραγωγικών δραστηριοτήτων της Ansaldo και άλλων επιχειρήσεων που σφράγισαν την εθνική οικονομική ζωή. Από τις 2500 φωτογραφίες που ή ταν στη διάθεση της έρευνας το 1982 φτάσαμε να έχουμε το 1989 ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης και πρόσληψης εικόνων σε οπτικό δίσκο. Η διάθεση των φωτογραφιών σε τρίτους είναι μια βιώσιμη οικονομικά οδός που προσφέρει και τη δυνατότητα διάσωσης και προβολής του φωτογραφικού υλικού.

5 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΉ ΕΜΠΕΙΡΊΑ 25 Πρέπει ωστόσο να πούμε ότι το να αναπτύσσουμε μια δραστηριότητα καθαρά αρχειονομικού χαρακτήρα δεν είναι από μόνη της εγγύηση για την ανάπτυξη ενός ιστορικού αρχείου μιας βιομηχανικής επιχείρησης. Η επιχείρηση δεν χρειάζεται ένα ιστορικό αρχείο για να πετύχει τους οικονομικούς στόχους της. Μπορεί να χρειάζεται, σε κάποιο μέτρο, να γνωρίζει το παρελθόν της και κατά συνέπεια να παραγγέλει εξειδικευμένες μελέτες σε ιστορικούς ή κοινωνιολόγους. Μπορεί να χρησιμοποιήσει μερικές πλευρές της ιστορίας της στην επικοινωνία προς τα έξω ή στη συγκρότηση μιας επιχειρησιακής εικόνας, αλλά επαναλαμβάνω, η επιχείρηση πρέπει να παράγει και να πουλά για να επιζήσει και όχι να επενδύει σε ιστορικά αρχεία. Αυτή είναι κατά τη γνώμη μου η διαφορά βάθους ενός ιστορικού αρχείου μιας επιχείρησης με τα άλλα αρχεία. Το πρώτο μέλημα ενός ιστορικού αρχείου μιας επιχείρησης είναι η επεξεργασία μιας στρατηγικής που να οδηγεί σ' ένα ισχυρότερο ρίζωμα αφενός στο ε σωτερικό του οργανισμού που αποτελεί μέρος του και αφετέρου στο πολιτιστικό και κοινωνικό εξωεπιχειρησιακό περιβάλλον. Η πρώτη πρωτοβουλία του αρχείου της Ansaldo ήταν η διοργάνωση μιας ιστορικής έκθεσης με τη δημοσίευση και αξιοποίηση των πρώτων τεκμηρίων από την ίδρυση της επιχείρησης, που περιήλθαν στο ιστορικό της αρχείο και που περιέγραφαν την πορεία της, τις βασικές ιδιοκτησιακές και διοικητικές αλλαγές της συνδεδεμένες με το ευρύτερο κοινωνικο-οικονομικό, εθνικό και διεθνές πλαίσιο. Η έκθεση αυτή ξεκίνησε από τη Γένοβα και μεταφέρθηκε στις σημαντικότερες ιταλικές πόλεις. Με την πρωτοβουλία αυτή για πρώτη φορά στην Ιταλία συνειδητοποιήθηκε από έ να ευρύτερο κοινό η σημασία των βιομηχανικών εγγράφων και τεκμηρίων για την κατανόηση της ιστορίας της σύγχρονης κοινωνίας. Έγγραφα που είναι χρήσιμα όχι μόνο για την ιστορία επιχειρήσεων αλλά συγχρόνως αποτελούν αναντικατάστατες πηγές πληροφοριών για την τοπική ιστορία, για τη ζωή των μεγάλων βιομηχανικών κέντρων, για τον κόσμο της εργασίας, για τη διαμόρφωση παραγωγικών τεχνικών και τέλος για τις επιλογές της εθνικής οικονομικής πολιτικής μέχρι και για την ιστορία των διεθνών σχέσεων. Ακολούθησαν και άλλες ενέργειες και συνδιασκέψεις με πρωτοβουλία της Ansaldo για την τύχη των βιομηχανικών αρχείων στην Ιταλία, για τις τεχνολογικές καινοτομίες στη βιομηχανία μέσα από τα αρχεία των σχεδίων, για τη φωτογραφία στις βιομηχανίες κλπ. Στον εκδοτικό τομέα επίσης κάναμε αρκετά. Πάνω από εκατό διπλωματικές εργασίες και πάνω από 200 επιστημονικές ανακοινώσεις έχουν γίνει με βάση τα έγγραφα που διαφυλάσσονται στο αρχείο μας. Εμείς υποβοηθήσαμε αυτές τις έρευνες με υποτροφίες ή με την κάλυψη των εξόδων της έκδοσης. Η πιο σημαντική πρωτοβουλία μας είναι η συγγραφή

6 26 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ της ιστορίας της Ansaldo που περιλαμβάνει 10 τόμους και θα έχει ολοκληρωθεί το 2003, στην 140η επέτειο της επιχείρησης. Στο έργο αυτό συμμετέχουν διακεκριμένοι ιταλοί και ξένοι ιστορικοί. Οι ευρύτερες σχέσεις με το κοινό καλλιεργήθηκαν χάρη σε ορισμένες πρωτοβουλίες μεταξύ των οποίων και η έκδοση υλικού σε βιντεοκασέτες που είχε σχέση με τα πρώτα τρένα, την ενέργεια και τη ναυπηγική δραστηριότητα της ε πιχείρησης. Τα θέματα αυτά αντιπροσωπεύουν μεγάλα κεφάλαια της ιστορικής δραστηριότητας της Ansaldo. Το υλικό αξιοποιήθηκε από την τηλεόραση, τα περιοδικά και τις εφημερίδες. Έγινε αντικείμενο προβολής σε επισκέψεις και υ ποδοχές αντιπροσωπειών στα γραφεία μας. Αλλες πρωτοβουλίες που πηγάζουν από τις δημόσιες σχέσεις της επιχείρησης έχουν να κάνουν με την αξιοποίηση του κτιρίου όπου είναι εγκατεστημένο το αρχείο μας. Πρόκειται για μια βίλλα του 15ου αι. που είναι ανακαινισμένη και κατάλληλα διαμορφωμένη για να φιλοξενεί, εκτός του αρχείου και του α ναγνωστηρίου, συσκέψεις, προσωπικότητες, τεχνικές και εμπορικές αντιπροσωπείες, γεύματα εργασίας, συμπόσια κλπ. Δεν είναι περίεργο που την ιστορική μνήμη δεν την υπολογίζουν ιδιαίτερα τα στελέχη μιας επιχείρησης. Στην έρευνα του Cambridge Research Institute το 1980 με τον τίτλο "Present value of corporate history (η σημερινή αξία της ιστορίας των επιχειρήσεων)", και που δημοσιεύτηκε στο Harvard Business Review, αποκαλύπτεται ότι για την πλειοψηφία των στελεχών των επιχειρήσεων η ανασυγκρότηση του παρελθόντος μιας επιχείρησης θεωρείται διασκεδαστικό εγχείρημα αλλά όχι ιδιαίτερα χρήσιμο. Και αυτό εξηγείται γιατί μέχρι πριν από μια εικοσαετία η αξία μιας επιχείρησης προσδιοριζόταν σχεδόν αποκλειστικά από τη διαθεσιμότητα των υλικών της αγαθών, κτιρίων, μηχανών, χρηματικών μέσων καθώς επίσης και από το κόστος της εργατικής της δύναμης. Σήμερα όμως η κατάσταση έχει αλλάξει. Ανάμεσα στα στοιχεία που χαρακτηρίζουν την κληρονομιά μιας επιχείρησης υπάρχει και ένα που θα χαρακτήριζα στρατηγικής σημασίας: είναι η κληρονομιά γνώσεων. Το σύνολο των κωδίκων, των υπολογισμών, των πληροφοριών, των τεχνικών γνώσεων που χρειάζεται η επιχείρηση για να προβάλει, να παράγει, να πουλήσει και να υποβοηθήσει τα ίδια τα προϊόντα της. Πρόκειται για μιαν άυλη συνισταμένη, που είναι δύσκολο να τη συλλάβουμε, ακόμη πιο δύσκολο να τη μετρήσουμε, και που χωρίς αυτήν η επιχείρηση δεν γεννά κέρδη. Το ιστορικό αρχείο λοιπόν μπορεί και πρέπει να αποτελεί μέρος αυτής της συνισταμένης. Η βοήθεια που μπορεί να δοθεί στο marketing, στις δημόσιες σχέσεις, στη δημιουργία μιας εικόνας προς τα έξω είναι οι πρώτοι στόχοι για το αρχείο μιας επιχείρησης. Ένα ιστό-

7 Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΉ ΕΜΠΕΙΡΊΑ 27 ρικό αρχείο μπορεί επίσης να συνεργαστεί με τα ειδικά τμήματα της επιχείρησης για την εκπαίδευση - κατάρτηση του προσωπικού. Αναφερόμαστε σε φαινόμενα ενσωμάτωσης στην κουλτούρα της εταιρείας των νέων εργαζόμενων ή στη δυνατότητα ενός αρχείου να μεταδώσει εμπειρίες και γνώσεις για την επιχείρηση στα στελέχη της ώστε να μπορούν να αντιμετωπίζουν με περισσότερα εφόδια τις στιγμές των αλλαγών. Τέλος το ιστορικό αρχείο μπορεί να παράσχει αξιόλογη υποστήριξη στον προγραμματισμό της επιχείρησης με αναλύσεις για την εξέλιξη της στρατηγικής και της δομής της, του τυχαίου και της αναγκαιότητας των επιτυχιών και αποτυχιών της, της γραμμής που υιοθετήθηκε στο παρελθόν κ.ο.κ. Με δυό λόγια προσφέρει υπηρεσία στη διαμόρφωση μιας ταυτότητας-κουλτούρας της εταιρείας.