Γενικός Προσδιορισµός Σύµβασης

Transcript

1 ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΟΣ ΚΑΙ ΦΙΛΑΝΘΡΩΠΙΚΟΣ Κρεµαστή 11 / 02/ 2013 ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΡΕΜΑΣΤΗΣ ΠΑΝΑΓΙΑ Η ΕΛΕΗΜΟΝΗΤΡΙΑ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΜΙΣΘΩΣΗΣ ΤΙΤΛΟΣ ΜΙΣΘΩΣΗΣ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΥ ΑΥΤΗΣ : 48 η ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΧΕΙΡΟΤΕΧΝΙΑΣ & ΑΓΡΟΤΙΚΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΡΕΜΑΣΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗ ΟΡΩΝ: 1. ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ, ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ 2. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ, ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ & ΠΡΟΒΟΛΗ 3. ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ 4. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΥΠΟΥ 5. ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ 6. ΧΟΡΗΓΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ & ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΧΟΡΗΓΙΩΝ ΙΑΡΚΕΙΑ: ΕΚΑ ΠΕΝΤΕ (15) ΗΜΕΡΕΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΕΣ: 9-23 ΑΥΓΟΥΣΤΟΥ 2013 ΤΟΠΟΣ: ΗΜΟΤΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ ΚΡΕΜΑΣΤΗΣ, ΗΜΟΥ ΡΟ ΟΥ ΧΩΡΟΣ: ΕΙ ΙΚΑ ΙΑΜΟΡΦΩΜΕΝΟΣ ΧΩΡΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΕΚΘΕΤΩΝ: 80 ΤΟΥΛΑΧΙΣΤΟΝ ΑΤΟΜΑ: ΑΝΟΙΧΤΟ ΚΟΙΝΟ Σκοπός-βασικοί Οροι Σύµβασης Γενικός Προσδιορισµός Σύµβασης Η συνέχιση διοργάνωσης της εδώ και 47 χρόνια Πανελλήνιας Έκθεσης Χειροτεχνίας και Αγροτικής Οικονοµίας Κρεµαστής ήµου Ρόδου. Σκοπός της Πανελλήνιας Έκθεσης Χειροτεχνίας και Αγροτικής Οικονοµίας Κρεµαστής ήµου Ρόδου είναι η γνωστοποίηση των χαρακτηριστικών προϊόντων της Ελληνικής Χειροτεχνίας, της Λαϊκής Τέχνης και της Αγροτικής Οικονοµίας, καθώς και την ανάδειξη καινοτόµων προϊόντων, τόσο στην Ελλάδα όσο και στο Εξωτερικό, µε στόχο την αύξηση των πωλήσεων τους και ως εκ τούτου την ανάπτυξη των µικροµεσαίων επιχειρήσεων των κλάδων αυτών.

2 Φέτος µετά από τη δωρεάν παραχώρηση από το ήµο Ρόδου της έκτασης που ενεργείται η Πανελλήνια Έκθεση Χειροτεχνίας και Αγροτικής Οικονοµίας Κρεµαστής στον Πολιτιστικό και Φιλανθρωπικό Σύλλογο Κρεµαστής «ΠΑΝΑΓΙΑ Η ΕΛΕΗΜΟΝΗΤΡΙΑ», την Έκθεση διοργανώνει ο παραπάνω Σύλλογος - µε την εποπτεία του ήµου Ρόδου και της ηµοτικής Κοινότητας Κρεµαστής και θα µισθώσει τον παραπάνω χώρο σε εταιρεία που µπορεί να παρέχει τις υπηρεσίες που αναφέρονται παρακάτω. Με τον ανάδοχο της µίσθωσης θα υπογραφεί σύµβαση, εφόσον καταθέσει εγγυητική επιστολή, ή τραπεζική επιταγή, ή σε µετρητά εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της µίσθωσης ποσού τριών χιλιάδων ευρώ (3.000,00 ), που θα επιστραφεί µετά το τέλος της Έκθεσης και την βεβαίωση καλής εκτέλεσης του έργου από την επιτροπή. Η διάρκεια της µίσθωσης µε σκοπό τη διοργάνωση της Έκθεσης θα είναι δεκαπέντε (15) ηµέρες και θα συγκεντρώσει εκθέτες από όλη την Ελλάδα και εκθέτες από χώρες εξωτερικού µε προϊόντα χειροτεχνίας της χώρας τους, µη βιοµηχανικής παραγωγής. Η αναλογία των περιπτέρων της έκθεσης του έτους 2013 να είναι µε ποσοστό 70% µε είδη χειροτεχνίας και 30% µε είδη αγροτικής οικονοµίας και λοιπών προϊόντων. Επιπλέον όπως κάθε χρόνο παραχωρούνται δωρεάν δέκα (10) περίπτερα σε φορείς που προάγουν κοινωνικό έργο, σε Συλλόγους και Πολιτιστικούς Οργανισµούς. Την ηµέρα των εγκαινίων διοργανώνεται εκδήλωση στην οποία παρίσταται η πολιτική ηγεσία του τόπου, τοπικοί και δηµοτικοί φορείς αλλά και κατά τη διάρκεια λειτουργίας της Έκθεσης διοργανώνονται διάφορες πολιτιστικές εκδηλώσεις και δρώµενα. Λοιποί όροι Σύµβασης ιοργάνωσης 48 ης Πανελλήνιας Έκθεσης Χειροτεχνίας & Αγροτικής Οικονοµίας Κρεµαστής ηµοτική Κοινότητα Κρεµαστής, ήµου Ρόδου 9-23 Αυγούστου 2013 Η Μικτή Οργανωτική Επιτροπή, όπως αυτή έχει οριστεί µε την υπ αριθµ. 70/2013 απόφαση ηµάρχου ήµου Ρόδου, έχει την εποπτεία της ιοργάνωσης και στις υποδείξεις της οφείλει να συµµορφώνεται ο ανάδοχος της µίσθωσης, που έχει την ευθύνη της οργάνωσης και της καλής, ασφαλούς και νόµιµης λειτουργίας της Έκθεσης. Ειδικότερα η Μικτή Οργανωτική Επιτροπή δεν δεσµεύεται οικονοµικά απέναντι στην ανάδοχο εταιρεία. ιασφαλίζει το εθιµικό δικαίωµα των παλαιοτέρων εκθετών να διατηρήσουν τη θέση του περιπτέρου τους. Οι πολιτιστικές εκδηλώσεις και δρώµενα, που θα πραγµατοποιηθούν κατά τη διάρκεια λειτουργίας της Έκθεσης, θα είναι υπό την έγκριση και τον προγραµµατισµό της Οργανωτικής Επιτροπής. Γενικά η Μικτή Οργανωτική Επιτροπή εποπτεύει τη λειτουργία της Έκθεσης, την επιλογή των εκθετών και των προϊόντων που εκθέτουν, τη διασφάλιση της ποιότητας των παρεχόµενων υπηρεσιών καθώς και τις δηµόσιες κ.λ.π. σχέσεις της Έκθεσης µε τους φορείς και τα κοινά που αφορούν στο έργο. Η ανάδοχη µισθώτρια εταιρεία υποχρεούται: - Να παρέχει στην Έκθεση τις κάτωθι υπηρεσίες: α) ιοργάνωση, Συντονισµό β) Επικοινωνία, Μάρκετινγκ & Προβολή µέσω του έντυπου τοπικού και ηλεκτρονικού τύπου στην Ελλάδα και το εξωτερικό γ) Γραµµατειακή Υποστήριξη δ) Γραφείο Τύπου

3 ε) Οργάνωση ιαχείριση Έκθεσης στ) Χορηγικό Πρόγραµµα Αναζήτηση Χορηγιών - Την οικονοµική ευθύνη και οικονοµική διαχείριση της Έκθεσης συνολικά. Ενδεικτικά η ανάδοχη µισθώτρια εταιρεία: - Θα εκδώσει τιµολόγια για την είσπραξη των εσόδων της έκθεσης (περίπτερα, χορηγίες, διαφηµίσεις) και θα διαχειριστεί τα έξοδα της έκθεσης και τις σχετικές προκαταβολές (εκθεσιακό σύστηµα, εκτυπώσεις, δηµοσιότητα, υλικά κοκ). - Θα αναλάβει τις δαπάνες κατασκευής των λυόµενων περιπτέρων της Έκθεσης και της όλης υποδοµής για τη λειτουργία τους, τη διαµόρφωση του χώρου των εκδηλώσεων και τη δοµική κάλυψη των ελεύθερων χώρων για την ασφάλεια της Έκθεσης και την ασφαλή περιήγηση των επισκεπτών κατά τις υποδείξεις της Μικτής Οργανωτικής Επιτροπής και σύµφωνα µε τα 2 πρόσφατα έτη διεξαγωγής. Λοιποί Όροι και προϋποθέσεις: - Το κόστος διοργάνωσης και υλοποίησης της έκθεσης βαρύνει αποκλειστικά την ανάδοχο µισθώτρια εταιρεία η οποία µπορεί να το καλύψει από την υπενοικίαση των εκθεσιακών περιπτέρων και τις χορηγίες που θα αναζητήσει η ανάδοχη εταιρεία. - Εκθέτες: Ενδεικτική τιµή, περιπτέρου 9 τετρ. µέτρων, κατά το προηγούµενο έτος ήταν 600,00. Στην αξία αυτή παρέχονται στους εκθέτες όλες οι υποδοµές και υπηρεσίες που κατά παράδοση της Έκθεσης συµπεριλαµβάνονται στο δικαίωµα συµµετοχής. - Τα περίπτερα που θα τοποθετηθούν στο χώρο, θα πρέπει να έχουν εµβαδόν κατ επιλογή του εκθέτη και ύψος 2,10m. Τα διαχωριστικά µεταξύ των περιπτέρων θα έχουν τη δυνατότητα µετακίνησης. Τα περίπτερα θα διαθέτουν ράφια που θα καλύπτουν τον εσωτερικό χώρο τους σε δύο σειρές πλάτους 40 εκ. και µε δυνατότητα τοποθέτησης σε διαφορετικά ύψη, ένα πάγκο όσο το µήκος της µπροστινής όψης αφαιρούµενης της πόρτας εισόδου. Θα διαθέτουν ένα γείσωµα φάρδους ενός (1) µέτρου για προστασία. Το δάπεδο της εκθεσιακής έκτασης θα επιστρωθεί µε µοκέτα. Το δάπεδο των περιπτέρων θα επιστρωθεί µε µοκέτα διαφορετικού χρώµατος. Εντός των περιπτέρων θα τοποθετηθούν : ένα (1) τραπέζι διαστάσεων περίπου 1,00m X 0,55m, δύο (2) καρέκλες, ένα (1) καλάθι απορριµµάτων, µία (1) πρίζα 500W και ένα πολύπριζο. Στην πρόσοψη του κάθε περιπτέρου θα τοποθετηθεί µετώπη στην οποία θα αναγράφεται η επωνυµία και ο τόπος προέλευσης του αντίστοιχου εκθέτη. Εντός του περιπτέρου θα υπάρχει ο αναγκαίος φωτισµός και συγκεκριµένα φωτιστικό σώµα 100W µε λάµπες οικονοµίας ανά τρία τετραγωνικά µέτρα. Τα περίπτερα θα διαθέτουν τη δυνατότητα ασφαλούς κάλυψης της πρόσοψης µε κατάλληλο τρόπο, κατά τις ώρες που δεν θα λειτουργεί η έκθεση. Η κατασκευή των περιπτέρων θα διασφαλίζει τα εκθέµατα από βροχή µε την κατάλληλη οροφή των περιπτέρων. - Ο τελικός ανάδοχος ο οποίος θα επιλεγεί, θα αναλάβει τη φύλαξη και την καθαριότητα του χώρου της Έκθεσης κατά την περίοδο λειτουργίας της Έκθεσης σε εικοσιτετράωρη βάση. - Επίσης ο Ανάδοχος θα πρέπει να τοποθετήσει σε κατάλληλες θέσεις πυροσβεστήρες και όλα τα αναγκαία µέσα κατάσβεσης πυρκαγιάς. -Οι υπηρεσίες της ανάδοχης εταιρείας δεν παρέχονται µεµονωµένα, για λόγους καλής, συνεπούς και ποιοτικής εξυπηρέτησης των συµµετεχόντων, οργανωτών, εκθετών, χορηγών και επίσηµων προσκεκληµένων. - Από την υπογραφή του συµφωνητικού και µέχρι την παράδοση των περιπτέρων, η ανάδοχος εταιρεία υποχρεούται να ενηµερώνει την Οργανωτική Επιτροπή εγγράφως ανά 15 ηµέρες για την πρόοδο των εργασιών και διαδικασιών που εκτελεί σχετικά µε τη διοργάνωση της 48ης Πανελλήνιας Έκθεσης Χειροτεχνίας και Αγροτικής Οικονοµίας Κρεµαστής.

4 - Ο χώρος της Έκθεσης θα παραδοθεί στην ανάδοχο µισθώτρια εταιρεία δέκα (10) ηµέρες πριν την έναρξη της µίσθωσης, για αναγκαίες εργασίες. - Με τη λήξη της διάρκειας της Έκθεσης ( ) και το αργότερο εντός επτά (7) εργάσιµων ηµερών, η ανάδοχος µισθώτρια εταιρεία είναι υποχρεωµένη να αφαιρέσει τα περίπτερα και να αποκαταστήσει το χώρο. - Όλοι οι όροι της παρούσας είναι ουσιώδεις, συνιστούν τους όρους της σύµβασης µίσθωσης και η παράβασή τους συνιστά για τον εκµισθωτή Πολιτιστικό και Φιλανθρωπικό Σύλλογο Κρεµαστής «ΠΑΝΑΓΙΑ Η ΕΛΕΗΜΟΝΗΤΡΙΑ» λόγο καταγγελίας της παρούσας, αξίωση αποζηµίωσης για κάθε απαίτηση και αυτοδίκαιης είσπραξης της προαναφερθείσας εγγύησης η οποία ενέχει και την έννοια ποινικής ρήτρας. - Η ανάδοχος της µισθώτριας εταιρείας που θα επιλεγεί, θα καταβάλει στον Πολιτιστικό και Φιλανθρωπικό Σύλλογο Κρεµαστής «ΠΑΝΑΓΙΑ Η ΕΛΕΗΜΟΝΗΤΡΙΑ» το ποσό των χιλίων ευρώ (1.000,00 ). - Ο διαγωνισµός θα γίνει στα γραφεία της ηµοτικής Κοινότητας Κρεµαστής στις και ώρα ενώπιον της Επιτροπής που θα ορίσει η Μικτή Οργανωτική Επιτροπή. - ικαίωµα συµµετοχής στο διαγωνισµό έχουν φυσικά και νοµικά πρόσωπα κάθε µορφής που έχουν εµπειρία διοργάνωσης/εκτέλεσης παρόµοιων εκθέσεων. Για τη συµµετοχή απαιτείται η προσκόµιση: 1) Καταστατικού της εταιρείας. 2) Εξουσιοδότηση του εκπροσώπου της. 3)Εγγυητική επιστολή Τράπεζας ή µετρητά για την εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της σύµβασης, ποσού τριών χιλιάδων ευρώ (3.000,00 ). 4) Έγγραφα στοιχεία τεκµηρίωσης της εµπειρίας διοργάνωσης/παρόµοιων Εκθέσεων καθώς και συστατικές επιστολές φορέων, φωτογραφίες. 5) Φορολογική και ασφαλιστική ενηµερότητα, προσκόµιση βεβαίωσης του οικείου επιµελητηρίου για την εγγραφή του σε αυτό και ότι δεν οφείλει εισφορές του Η επιλογή της αναδόχου της µισθώτριας εταιρείας, θα γίνει κατά την ελεύθερη κρίση της Μικτής Οργανωτικής Επιτροπής, µε όποιον αυτή ελεύθερα κρίνει και από την τεκµηρίωση της µεγαλύτερης εµπειρίας σε εκθέσεις ως πλέον φερέγγυο για την άρτια διοργάνωση της Έκθεσης. Η παρούσα διακήρυξη εγκρίθηκε από το.σ. του Πολιτιστικού και Φιλανθρωπικού Συλλόγου Κρεµαστής «ΠΑΝΑΓΙΑ Η ΕΛΕΗΜΟΝΗΤΡΙΑ», καθώς επίσης από τη Μικτή Οργανωτική Επιτροπή στις και περίληψή της θα δηµοσιευθεί για 2 ηµέρες στον τοπικό τύπο.

5 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Για τη διοργάνωση της 48 ης Πανελλήνιας Έκθεσης Χειροτεχνίας και Αγροτικής Οικονοµίας Κρεµαστής, ο Πολιτιστικός και Φιλανθρωπικός Σύλλογος Κρεµαστής «ΠΑΝΑΓΙΑ Η ΕΛΕΗΜΟΝΗΤΡΙΑ», προσκαλεί κάθε ενδιαφερόµενη εταιρεία, που έχει εµπειρία διοργάνωσης /εκτέλεσης παρόµοιων εκθέσεων, σε διαγωνισµό που θα γίνει στη ηµοτική Κοινότητα Κρεµαστής, Λεωφόρος Ελευθερίας 51, Κρεµαστή 85104, µέχρι τις και ώρα 11.00, κατά την οποία λήγει η προθεσµία προσφορών και αρχίζει η διαδικασία αποσφράγισης των προσφορών από επιτροπή που θα οριστεί. Πλήρης η διακήρυξη των όρων του διαγωνισµού και τα απαιτούµενα δικαιολογητικά, είναι αναρτηµένα στον πίνακα ανακοινώσεων της ηµοτικής Κοινότητας Κρεµαστής και στην ιστοσελίδα του ήµου Ρόδου ( στη στήλη διαγωνισµοί). Πληροφορίες στα τηλέφωνα , κατά τις εργάσιµες ηµέρες και ώρες. Τα έξοδα της δηµοσίευσης βαρύνουν την ανάδοχο εταιρεία. Ο Συντονιστής της Οργανωτικής Επιτροπής Νικόλαος Κεφαλάκης