2017 ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ 4

Transcript

1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ 4 1

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.1:ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΓΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟ ΚΑΙ ΤΟΥ ΔΠΑΕΙ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.2: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟ ΚΑΤΑΛΛΗΛΩΝ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ... 5 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.3: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΣΤΗΝ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΠΟΥ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΔΙΕΞΑΓΕΤΑΙ ΣΕ ΣΥΝΔΥΑΣΜΟ ΜΕ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ... 6 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.4: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ, ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΓΙΑ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΘΩΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ... 8 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.1: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΣΗΜΑΝΤΙΚΩΝ ΖΗΤΗΜΑΤΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.2: ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΦΑΚΕΛΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.3:ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΦΥΛΛΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.4:ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΠΑΡΑΠΟΜΠΩΝ

3 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.1: ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΓΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟ ΚΑΙ ΤΟΥ ΔΠΑΕΙ 4200 Α) Κατευθυντήριες γραμμές για χρηματοοικονομικό έλεγχο που αναφέρονται στο ΔΠΑΕΙ 4200 ΔΠΑΕΙ Τίτλος 1210 Συμφωνία επί των όρων ανάθεσης ελέγχου 1220 Δικλίδες ποιότητας για τον έλεγχο οικονομικών καταστάσεων 1230 Τεκμηρίωση του ελέγχου 1240 Ευθύνες του ελεγκτή σχετικά με απάτη σε έναν έλεγχο οικονομικών καταστάσεων 1260 Επικοινωνία με τους υπεύθυνους για τη διακυβέρνηση 1300 Σχεδιασμός ενός ελέγχου οικονομικών καταστάσεων 1315 Εντοπισμός και εκτίμηση των κινδύνων ουσιώδους σφάλματος μέσω κατανόησης της οντότητας και του περιβάλλοντος της 1320 Ουσιώδες μέγεθος στο σχεδιασμό και στην εκτέλεση ενός ελέγχου 1330 Οι αντιδράσεις του ελεγκτή στους εκτιμώμενους κινδύνους 1450 Αξιολόγηση σφαλμάτων που εντοπίζονται κατά τη διάρκεια του ελέγχου 1500 Ελεγκτικά τεκμήρια 1505 Εξωτερικές επιβεβαιώσεις 1520 Αναλυτικές διαδικασίες 1530 Ελεγκτική δειγματοληψία 1550 Συνδεδεμένα μέρη 1560 Μεταγενέστερα γεγονότα 1610 Χρησιμοποίηση της εργασίας των Εσωτερικών Ελεγκτών 1620 Χρησιμοποίηση της εργασίας του ειδήμονα του ελεγκτή 1700 Διαμόρφωση Γνώμης και Έκθεση επί οικονομικών καταστάσεων 1705 Διαφοροποιήσεις της Γνώμης στην Έκθεση του Ανεξάρτητου Ελεγκτή 1706 Παράγραφοι έμφασης θέματος και παράγραφοι άλλου θέματος στην Έκθεση του Ανεξάρτητου Ελεγκτή 3

4 Β) Κατευθυντήριες γραμμές για χρηματοοικονομικό έλεγχο που δεν αναφέρονται στο ΔΠΑΕΙ 4200 ΔΠΑΕΙ Τίτλος 1200 Γενικοί στόχοι του ανεξάρτητου ελεγκτή και η διενέργεια ελέγχου σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα Ελέγχου 1250 Εξέταση νόμων και κανονισμών στον έλεγχο οικονομικών καταστάσεων 1265 Κοινοποίηση ελλείψεων σε εσωτερικές δικλίδες στους υπεύθυνους για τη διακυβέρνηση 1402 Ελεγκτικά ζητήματα σχετικά με οντότητα που χρησιμοποιεί Οργανισμό Υπηρεσιών 1501 Ελεγκτικά τεκμήρια Ειδικά ζητήματα 1510 Αρχικές αναθέσεις ελέγχου Υπόλοιπα έναρξης 1540 Έλεγχος λογιστικών εκτιμήσεων, περιλαμβανομένων των λογιστικών εκτιμήσεων εύλογης αξίας, και σχετικών γνωστοποιήσεων 1570 Συνέχιση δραστηριότητας 1580 Έγγραφες διαβεβαιώσεις 1600 Ειδικά ζητήματα έλεγχοι οικονομικών καταστάσεων Ομίλου (περιλαμβανομένης της εργασίας ελεγκτών συστατικού) 1710 Συγκριτικές πληροφορίες αντίστοιχοι αριθμοί και συγκριτικές οικονομικές καταστάσεις 1720 Οι ευθύνες του ελεγκτή σχετικά με άλλες πληροφορίες σε έγγραφα που περιέχουν ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις 1800 Ειδικά ζητήματα έλεγχοι οικονομικών καταστάσεων που καταρτίζονται σύμφωνα με πλαίσια ειδικού σκοπού Ειδικά ζητήματα έλεγχοι επιμέρους οικονομικών καταστάσεων και 1805 συγκεκριμένων στοιχείων, λογαριασμών ή κονδυλίων οικονομικής κατάστασης 1810 Αναθέσεις για έκθεση επί περιληπτικών οικονομικών καταστάσεων 4

5 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.2: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟ ΚΑΤΑΛΛΗΛΩΝ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ 1 Ο παρακάτω είναι ένας ενδεικτικός και όχι εξαντλητικός κατάλογος ρυθμιστικών αρχών που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο ελεγκτής για τον προσδιορισμό των κατάλληλων κριτηρίων ελέγχου. Νόμοι και κανονισμοί, λαμβάνοντας υπόψη και την αντίστοιχη αιτιολογική έκθεση καθώς και τυχόν αποφάσεις δικαστηρίων που ερμηνεύουν τις διατάξεις τους Εγκεκριμένος προϋπολογισμός Ειδικές διατάξεις που αφορούν τη χρήση των εγκεκριμένων πιστώσεων Υπουργικές αποφάσεις Νομικό προηγούμενο Κώδικες πρακτικής ή δεοντολογίας Εσωτερικές περιγραφές των πολιτικών, στρατηγικών και επιχειρησιακών σχεδίων και διαδικασιών Εγχειρίδια ή γραπτές κατευθυντήριες γραμμές Επίσημες συμφωνίες π.χ. συμβάσεις Γενικώς αποδεκτά πρότυπα, όπως π.χ. γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές Στην περίπτωση ελέγχου της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης (propriety), γενικά αποδεκτές αρχές ή διεθνείς πρακτικές. 1 ΔΠΑΕΙ 4100 «Κατευθυντήριες γραμμές ελέγχου συμμόρφωσης Για ελέγχους που διεξάγονται ξεχωριστά από τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων», Παράρτημα 2 και 4200 «Kατευθυντήριες γραμμές ελέγχου συμμόρφωσης έλεγχος συμμόρφωσης που σχετίζεται με τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων», Παράρτημα 2. 5

6 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.3: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΣΤΗΝ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΠΟΥ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΔΙΕΞΑΓΕΤΑΙ ΣΕ ΣΥΝΔΥΑΣΜΟ ΜΕ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ 2 Τα ακόλουθα αποτελούν ενδεικτικά παραδείγματα κριτηρίων ελέγχου που μπορούν να εφαρμοστούν κατά τον έλεγχο συμμόρφωσης εσόδων και δαπανών των φορέων του δημόσιου τομέα. Έσοδα 1. Διατάξεις ή άλλες βασικές αρχές που αφορούν στην επιβολή φόρων 2. Διατάξεις της φορολογικής νομοθεσίας σχετικά με τον καθορισμό του αντικειμένου της φορολογίας 3. Διατάξεις για τον υπολογισμό των φόρων ή άλλων εισφορών 4. Διατάξεις σχετικές με τα συστήματα και τις διαδικασίες παρακράτησης και είσπραξης των φόρων 5. Διατάξεις σχετικές με φορολογικούς ελέγχους 6. Αρχές που εφαρμόζονται με στόχο την πρόληψη της απώλειας εισπράξεων Λειτουργικές δαπάνες 1. Διατάξεις που αφορούν σε μισθούς, συντάξεις και άλλες αμοιβές του προσωπικού 2. Διατάξεις που αφορούν στη διαδικασία ανάθεσης και εκτέλεσης των προμηθειών και υπηρεσιών στο δημόσιο τομέα 3. Διατάξεις και αρχές που αφορούν στη μίσθωση ακινήτων, καθώς και στην ενοικίαση και χρηματοδοτική μίσθωση ειδών 2 ΔΠΑΕΙ 4200«Kατευθυντήριες γραμμές ελέγχου συμμόρφωσης έλεγχος συμμόρφωσης που σχετίζεται με τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων», Παράρτημα 1Α. 6

7 Επιχορηγήσεις και άλλες οικονομικές ενισχύσεις για επιχειρήσεις και ιδιώτες 1. Διατάξεις σχετικές με το σκοπό των παροχών αυτών και τον τρόπο χρησιμοποίησής τους 2. Διατάξεις που καθορίζουν τα κριτήρια επιλεξιμότητας 3. Διατάξεις για τον υπολογισμό των ποσών 4. Διατάξεις που σχετίζονται με τη διαδικασία καταβολής των ενισχύσεων 7

8 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.4.4: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ, ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΓΙΑ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΘΩΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ 3 Ο ακόλουθος πίνακας παρουσιάζει ενδεικτικά παραδείγματα θεμάτων και πληροφοριών θεμάτων ελέγχου καθώς και ενδεικτικών κριτηρίων για κάθε περίπτωση. Τα εν λόγω ποικίλλουν ανάλογα με την εντολή και το στόχο του εκάστοτε ελέγχου. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΛΕΓΧΟΥ Χρηματοοικονομικές επιδόσεις και χρήση των απαιτούμενων πόρων ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΡΙΤΗΡΙΑ Αυτό το θέμα μπορεί να περιλαμβάνει την εκτέλεση του προϋπολογισμού, συμπεριλαμβανομένης της εξέτασης κατά πόσον η χρήση των πόρων είναι σύμφωνη με τους σκοπούς και τις προθέσεις του νομοθέτη. Συνήθως, αυτός ο τύπος του ελέγχου συμμόρφωσης αφορά σε έλεγχο νομιμότητας και κανονικότητας σε συνδυασμό με τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων Χρηματοοικονομικές επιδόσεις, για παράδειγμα έσοδα υπό τη μορφή χρηματοδοτήσεων και ο τρόπος διάθεσης αυτών Χρηματοοικονομικές πληροφορίες, όπως οικονομικές καταστάσεις Χρηματοοικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με τη χρήση των εν λόγω εσόδων Ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός Οι επιτρεπόμενες βάσει του οργανισμού ή καταστατικού δραστηριότητες 3 ΔΠΑΕΙ 4100 «Κατευθυντήριες γραμμές ελέγχου συμμόρφωσης Για ελέγχους που διεξάγονται ξεχωριστά από τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων», Παράρτημα 1 και 4200 «Kατευθυντήριες γραμμές ελέγχου συμμόρφωσης έλεγχος συμμόρφωσης που σχετίζεται με τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων», Παράρτημα 1. 8

9 Οι όροι της συμφωνίας χρηματοδότησης Χρηματοοικονομικές επιδόσεις, για παράδειγμα έσοδα ή δαπάνες σύμφωνα με μία δανειακή σύμβαση Χρηματοοικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με την εν λόγω δανειακή σύμβαση Όροι της δανειακής σύμβασης Σχετική νομοθεσία περί προμηθειών Προμήθειες Χρηματοοικονομικές πληροφορίες Όροι σχετικών συμβάσεων που συνήφθησαν με προμηθευτές Εγκεκριμένος προϋπολογισμός (σχετικές πιστώσεις) Δαπάνες Χρηματοοικονομικές πληροφορίες Δήλωση συμμόρφωσης Σχετική νομοθεσία Σχετικές υπουργικές αποφάσεις και κανονισμοί Φορολογικά έσοδα Χρηματοοικονομικές πληροφορίες φορολογικών εσόδων, Επιστροφές φόρων φυσικών Όροι σχετικών συμβάσεων Σχετική νομοθεσία, Κώδικας φορολογίας εισοδήματος, Κώδικας είσπραξης δημοσίων εσόδων 9

10 και νομικών προσώπων Διαδικασίες συστήματος εσωτερικών δικλίδων Λειτουργίες σχετικές με τις δραστηριότητες του ελεγχόμενου φορέα, όπως πληρωμή συντάξεων, επιδομάτων και άλλων κοινωνικών παροχών, επιβολή προστίμων, επεξεργασία αιτήσεων για έκδοση διαβατηρίων ή αδειών διαμονής κ.τ.λ. Συμπεριφορά/ Καταλληλότητα Δήλωση συμμόρφωσης Χρηματοοικονομικές συναλλαγές Δήλωση συμμόρφωσης Χρηματοοικονομικές συναλλαγές Δήλωση συμμόρφωσης, για παράδειγμα μια δήλωση ανεξαρτησίας Στο δημόσιο τομέα αυτή η «δήλωση» μπορεί μερικές φορές να είναι έμμεση και να σχετίζεται με τις έννοιες της ακεραιότητας και της Ένα πλαίσιο εσωτερικών δικλίδων, για παράδειγμα COSO 4 Πολιτικές, διαδικασίες, εγχειρίδια, κατευθυντήριες γραμμές, (οδηγίες, εγκύκλιοι) κ.τ.λ. Σχετική νομοθεσία και κανονιστικές διατάξεις Πολιτικές, διαδικασίες, εγχειρίδια, κατευθυντήριες γραμμές (οδηγίες, εγκύκλιοι) κ.τ.λ. Σχετική νομοθεσία ή οδηγίες που αφορούν στη συμπεριφορά των υπαλλήλων του δημόσιου τομέα Κώδικας δεοντολογίας 4 Επιτροπή Υποστήριξης Οργανισµών (Committee οf Sponsoring Organizations) (COSO). Το µοντέλο της COSO αντιµετωπίζει τα συστήµατα ελέγχου, σαν µια διαδικασία, η οποία διαµορφώνεται από το διοικητικό συµβούλιο, τα στελέχη και το προσωπικό της επιχείρησης µε σκοπό να παρέχει εύλογη διασφάλιση (reasonable assurance), αναφορικά µε την επίτευξη των στόχων που σχετίζονται µε την αξιοπιστία των χρηµατοοικονοµικών αναφορών, την αποτελεσµατικότητα και την αποδοτικότητα των λειτουργιών και τη συµµόρφωση µε τους υφιστάµενους νόµους και κανονισµούς Σχετ. το INTOSAIGOV 9100: «Κατευθυντήριες γραμμές για τα πρότυπα εσωτερικών δικλίδων στο δημόσιο τομέα». 10

11 χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης Εσωτερικά εγχειρίδια και κατευθυντήριες γραμμές 11

12 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.1: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΣΗΜΑΝΤΙΚΩΝ ΖΗΤΗΜΑΤΩΝ Ειδικά για τους δημόσιους ελεγκτές ο όρος «σημαντικό ζήτημα» έχει μία ευρύτερη έννοια και αφορά τόσο σε θέματα χρηματοοικονομικού ελέγχου όσο και σε θέματα ελέγχου συμμόρφωσης και συστημάτων. Παραδείγματα σημαντικών ζητημάτων περιλαμβάνουν: 1. Θέματα που προκαλούν σοβαρούς κινδύνους (όπως ορίζεται στο ΔΠΕ 315) 2. αποτελέσματα ελεγκτικών διαδικασιών που δείχνουν ότι οι οικονομικές καταστάσεις θα μπορούσαν να είναι ουσιωδώς εσφαλμένες 3. αποτελέσματα ελεγκτικών διαδικασιών που δείχνουν μια ανάγκη αναθεώρησης της προηγούμενης εκτίμησης της ομάδας ελέγχου για τους κινδύνους ουσιώδους σφάλματος και τις αντιδράσεις της σε αυτούς τους κινδύνους 4. περιπτώσεις που προκαλούν στην ομάδα ελέγχου σημαντική δυσκολία κατά την εφαρμογή των απαραίτητων ελεγκτικών διαδικασιών 5. ευρήματα που θα μπορούσαν να καταλήξουν σε διαφοροποιημένη ελεγκτική γνώμη ελέγχου ή στη συμπερίληψη μιας παραγράφου με «Έμφασης Θέματος» 5 στην έκθεση ελέγχου 6. περιπτώσεις μη συμμόρφωσης με ισχύοντες νόμους και διατάξεις 7. περιπτώσεις παραβίασης όρων συμβάσεων ή επιχορηγήσεων 8. περιπτώσεις μη επιλέξιμων ή μη νόμιμων δαπανών 9. σφάλματα ή παραλείψεις κατά την εκτέλεση του προϋπολογισμού 10. η επιβεβαίωση του ταμειακού ελλείμματος ή πλεονάσματος κατά την ημερομηνία λήξης του οικονομικού έτους 11. η αξιολόγηση της χρηματοδότησης και των δαπανών ανά πρόγραμμα 12. η αξιολόγηση των πληροφοριών επί των δεικτών απόδοσης του ελεγχόμενου Φορέα 13. θέματα τα οποία απαιτούν την άσκηση υψηλής επαγγελματικής κρίσης όπως όταν χρειάζεται: να ληφθούν σοβαρά υπόψη ορισμένες πληροφορίες ή παράγοντες κατά τον έλεγχο να εξαχθεί συμπέρασμα της ομάδας ελέγχου επί της λογικότητας υποκειμενικών κρίσεων (π.χ. σημαντικών λογιστικών εκτιμήσεων) 5 Σύμφωνα με το ΔΠΑΕΙ 1706, αρ. 5 παρ. (α): Παράγραφος έμφασης θέματος είναι η παράγραφος στην έκθεση ελέγχου, η οποία αναφέρεται σε θέμα που παρουσιάζεται ή γνωστοποιείται κατάλληλα στις οικονομικές καταστάσεις και το οποίο, κατά την κρίση της ομάδας ελέγχου, είναι θεμελιώδες για να κατανοήσουν οι χρήστες τις οικονομικές καταστάσεις. (βλέπε κεφάλαιο 8 «Έκθεση ελέγχου»). 12

13 ή της αυθεντικότητας ενός εγγράφου για το οποίο υπάρχει η υποψία ότι δεν είναι αυθεντικό. 13

14 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.2: ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΦΑΚΕΛΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ 1. Μόνιμος Φάκελος Ελέγχου Στον Μόνιμο Φάκελο Ελέγχου αρχειοθετούνται πληροφορίες διαρκούς σημασίας τόσο για τον τρέχοντα όσο και για μελλοντικούς ελέγχους. Για τον λόγο αυτό είναι απαραίτητη η ενημέρωσή του σε τακτική βάση. Ο Μόνιμος Φάκελος Ελέγχου ενδεικτικά θα πρέπει να περιλαμβάνει: Το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο που διέπει τον ελεγχόμενο φορέα και αφορά τον συγκεκριμένο έλεγχο Οργανογράμματα Δημοσιεύματα Τύπου Πρακτικά σημαντικών αποφάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου Περιγραφή Εσωτερικών Διαδικασιών και Διαγραμμάτων Ροής Άλλα σημαντικά έγγραφα όπως π.χ. συμβάσεις δανείων, ενοικίασης κτιρίων κ.τ.λ. 2. Τρέχοντες Φάκελοι Ελέγχου Στους Φακέλους Α, Β και Γ αρχειοθετούνται όλες οι πληροφορίες σχετικά με τον εν εξελίξει έλεγχο. Στον Φάκελο Α αρχειοθετούνται όλα τα έγγραφα που αφορούν τον σχεδιασμό και την ολοκλήρωση του ελέγχου και το περιεχόμενό του έχει ως εξής: Α.1 Τελική έκθεση ελέγχου Α.2 Υπόμνημα Ολοκλήρωσης Ελέγχου Α.3 Οικονομικές καταστάσεις & Προϋπολογισμός Οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με την διπλογραφική μέθοδο Οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με την απλογραφική μέθοδο Έλεγχος λογιστικών εγγραφών μετάβασης από την απλογραφική στην διπλογραφική μέθοδο Προϋπολογισμός κι έλεγχος εκτέλεσής του Α.4 Ισοζύγια Συνδεσμολογία Ισοζυγίων και Οικονομικών Καταστάσεων 14

15 Α.5 Σύνοψη ελεγκτικών διαφορών (Σ.Ε.Δ.) 6 Α.6 Μεταγενέστερα γεγονότα Α.7 Λοιπά έγγραφα Αποσπάσματα σημαντικών πρακτικών για τον τρέχοντα έλεγχο Επιστολές δικηγόρων Εκθέσεις άλλων ελεγκτών / πραγματογνωμόνων Α.8 Σχεδιασμός ελέγχου Υπόμνημα σχεδιασμού Ελέγχου Αξιολόγηση του περιβάλλοντος ελέγχου Επισκόπηση πληροφοριακών συστημάτων Εκτίμηση κινδύνων Προκαταρκτικές αναλυτικές διαδικασίες Προσδιορισμός ουσιώδους μεγέθους Προγράμματα ελέγχου Αντιπαραβολή προϋπολογισθεισών πραγματοποιηθεισών ανθρωποημερών Α.9 Επικοινωνία Αλληλογραφία με ελεγχόμενο ( εντολή ελέγχου, επιστολή ανάθεσης ελέγχου, έγγραφες διαβεβαιώσεις) Πρακτικά συναντήσεων με ελεγχόμενο Έγγραφα που σχετίζονται με την παρακολούθηση συστάσεων προηγούμενων ετών Α.10 Θέματα που σχετίζονται με τον έλεγχο της επόμενης χρήσης Α.11 Παρακολούθηση συμμόρφωσης επί των συστάσεων 7 Στον Φάκελο Β αρχειοθετούνται οι δοκιμασίες δικλίδων με ξεχωριστή ενότητα ανά περιοχή ελέγχου (π.χ. Β 100 για τις προμήθειες, Β 200 για τα έξοδα κτλ). Σε κάθε ενότητα αρχειοθετούνται: Β... Περιγραφή της ελεγχόμενης διαδικασίας (περιγραφικό σημείωμα / διάγραμμα ροής) Β.../10 Δοκιμασία επιβεβαίωσης διαδικασίας 6 Η Σύνοψη Ελεγκτικών Διαφορών (Σ.Ε.Δ.) περιγράφεται στην Ενότητα 6.6 «Αξιολόγηση σφαλμάτων που εντοπίζονται κατά τη διάρκεια του ελέγχου». 7 Η Ενότητα Α.11 «Παρακολούθηση συμμόρφωσης επί των συστάσεων» αποτελεί μία αυτοτελή ενότητα, στην οποία αρχειοθετούνται: η έκθεση παρακολούθησης συμμόρφωσης, τα συγκεντρωθέντα ελεγκτικά τεκμήρια και οι εκ νέου έγγραφες διαβεβαιώσεις της διοίκησης του ελεγχόμενου φορέα. Για λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία «Παρακολούθηση συμμόρφωσης επί των συστάσεων» (Κεφάλαιο 10).. Για κάθε έλεγχο, στον οποίο διενεργείται η παρακολούθηση συμμόρφωσης, αναγράφεται η ένδειξη Παρακολούθηση συμμόρφωσης και το έτος ολοκλήρωσης της με κόκκινο μελάνι στο εξώφυλλο του Φακέλου Α. 15

16 Β.../20 Φύλλα εργασίας (βλ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ) Β.../30 Υποστηρικτικά έγγραφα Στον Φάκελο Γ αρχειοθετούνται οι ουσιαστικές διαδικασίες με ξεχωριστή ενότητα ανά ελεγχόμενο κονδύλι των Οικονομικών Καταστάσεων. Σε περίπτωση ελέγχου πολλαπλών τοποθεσιών ελέγχου ή υποέργων, θα πρέπει να τηρείται χωριστή ενότητα ανά τοποθεσία / υποέργο και εν συνεχεία υποενότητες ανά ελεγχόμενο κονδύλι. Οι ενότητες του φακέλου Γ έχουν ως εξής: Γ Δ Ε Ζ Η Θ Ι Κ Λ Μ Ν Ξ Ο Π Ρ Σ Τ Υ Φ Χ Ασώματες Ακινητοποιήσεις Ενσώματες Ακινητοποιήσεις Συνδεδεμένες επιχειρήσεις & συμμετοχές Επενδύσεις & λοιπές μακροπρόθεσμες απαιτήσεις Αποθέματα Χρεώστες & λοιπές βραχυπρόθεσμες απαιτήσεις Προκαταβολές Μεταβατικοί λογαριασμοί ενεργητικού Διαθέσιμα και ταμειακά ισοδύναμα Δάνεια Πιστωτές Λοιπές Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις Μεταβατικοί λογαριασμοί παθητικού Επιχορηγήσεις επενδύσεων Προβλέψεις Λοιπές Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις Καθαρή θέση Δεσμεύσεις και ενδεχόμενες υποχρεώσεις Έσοδα & κέρδη Έξοδα & ζημιές Η ιεράρχηση των φύλλων εργασίας ανά ενότητα έχει ως εξής: Γ.1 Πρωτόφυλλο (αντιπαραβολή οικονομικών στοιχείων προηγούμενης και τρέχουσας χρήσης) Γ.10 Αναλυτικές διαδικασίες 16

17 Γ.20 Φύλλο εργασίας (βλέπε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.3) Γ.30 Υποστηρικτικά έγγραφα Σε κάθε φύλλο εργασίας ή υποστηρικτικό έγγραφο η παραπομπή αναγράφεται στο επάνω δεξί μέρος του με κόκκινο μελάνι και τηρείται συνεχόμενη αρίθμηση ανά σελίδα ώστε να υπάρχει η δυνατότητα παραπομπής σε οποιοδήποτε σημείο του φακέλου με την χρήση μοναδικού αριθμού. Για παράδειγμα, εάν τα υποστηρικτικά έγγραφα της υποενότητας Γ είναι συνολικά 5 σελίδες, αυτές θα πάρουν την αρίθμηση Γ.30, Γ.31, Γ.32, Γ.33 και Γ.34. Η παραπομπή των εγγράφων ανά ενότητα (βλέπε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ) καθώς και μεταξύ ενοτήτων ξεκινά από τις ειδικές πληροφορίες και καταλήγει στις γενικές. Για παράδειγμα, τα οικονομικά στοιχεία τα οποία περιγράφονται σε ένα Πρωτόφυλλο 8 και είναι σε συνοπτική μορφή, προέρχονται από το Ισοζύγιο Γενικής Λογιστικής. Σε αυτήν την περίπτωση η παραπομπή ξεκινά από το Ισοζύγιο και καταλήγει στον Πρωτόφυλλο. Στο έγγραφο από το οποίο αποστέλλονται τα στοιχεία (Ισοζύγιο Γενικής Λογιστικής), η παραπομπή σημειώνεται στο δεξί μέρος του σημείου της σελίδας όπου απεικονίζονται τα οικονομικά στοιχεία ενώ στο έγγραφο το οποίο αποδέχεται τα οικονομικά στοιχεία (Πρωτόφυλλο), η παραπομπή σημειώνεται στο αριστερό μέρος του σημείου της σελίδας όπου απεικονίζονται τα οικονομικά στοιχεία (βλέπε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.4). Τέλος, πολύ συχνά χρησιμοποιούνται σύμβολα ελέγχου με κόκκινο μελάνι στα φύλλα εργασίας για την απεικόνιση ελεγκτικών εργασιών. Για παράδειγμα, σε ένα φύλλο εργασίας όπου περιγράφεται ένα δείγμα παραστατικών, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η ένδειξη δίπλα από τον αριθμό κάθε παραστατικού κατά τον εντοπισμό του. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει στο φύλλο εργασίας να υπάρχει σημείωση με την περιγραφή της εργασίας που εκτελέστηκε. Π.χ. : Εντοπίσθηκε το παραστατικό. Άλλα σύμβολα ελέγχου με συχνή χρήση είναι :Ισ: Συμφωνεί με το ισοζύγιο (όταν π.χ. το σύνολο των παραστατικών ή λογαριασμών συμφωνεί με το Ισοζύγιο), Σ: ορθή άθροιση (όταν το άθροισμα των παραστατικών είναι ορθό). Συστήνεται να χρησιμοποιούνται τα ίδια σύμβολα ελέγχου από όλες τις ομάδες, συστηματικά και με συνέπεια, προκειμένου να υπάρχει ομοιομορφία και να διευκολύνεται η επισκόπηση του ελεγκτικού έργου. 8 Πρωταρχικός σκοπός του πρωτόφυλλου είναι η επιβεβαίωση της ορθής μεταφοράς των λογιστικών στοιχείων από το Ισοζύγιο στις Οικονομικές Καταστάσεις. Συνήθως στο πρωτόφυλλο διατυπώνονται επίσης τα σημαντικά ευρήματα και το γενικό συμπέράσμα από τον έλεγχο της συγκεκριμένης περιοχής ελέγχου. 17

18 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4.5.3: ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΦΥΛΛΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 18

19 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ4.5.4: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΠΑΡΑΠΟΜΠΩΝ 19