ΜΗΤΡΩΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΩΝ ΕΡΓΩΝ Ι ΙΩΤΙΚΟΥ ΤΟΜΕΑ ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ

Transcript

1 ΜΗΤΡΩΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΩΝ ΕΡΓΩΝ Ι ΙΩΤΙΚΟΥ ΤΟΜΕΑ ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ

2 1 Περιεχόµενα Σελ. 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΧΟΙ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ Σκοπός και στόχοι Επιχειρησιακά οφέλη ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Γενικές Αρχές ιαδικασίες διαχείρισης ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ιαδικασία 1: ηµιουργία Μητρώου ιαδικασία 2: Ένταξη µελών στο µητρώο ιαδικασία 3: Επιλογή µελών για συµµετοχή σε Επιτροπές Αξιολόγησης ιαδικασία 4: Επιλογή ειδικών εµπειρογνωµόνων / εποπτών ιαδικασία 5: Κατάρτιση προετοιµασία αξιολογητών ιαδικασία 6: Αναστολή-διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων Αρχικής Αίτησης

3 2 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν εγχειρίδιο αφορά στη σύσταση και διαχείριση Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε. Το εν λόγω Μητρώο θα υποστηρίξει την αξιολόγηση των επενδυτικών σχεδίων/ προτάσεων που υποβάλλονται εκ µέρους των δυνητικών τελικών αποδεκτών (φορέων ιδιωτικού χαρακτήρα), στο πλαίσιο δράσεων κρατικών ενισχύσεων του Επιχειρησιακού Προγράµµατος Κοινωνία της Πληροφορίας (Ε.Π. ΚτΠ) που υλοποιεί η ΚτΠ Α.Ε. Με δεδοµένη την ανάγκη για τη δηµιουργία του Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε., το παρόν εγχειρίδιο περιγράφει τη µεθοδολογική προσέγγιση για τη σύσταση και διαχείριση του εν λόγω Μητρώου. 2. ΣΤΟΧΟΙ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ 2.1 Σκοπός και στόχοι Σκοπός του Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε. είναι η δηµιουργία, η διαχείριση και ο διαρκής εµπλουτισµός µιας ικανής βάσης εµπειρογνωµόνων αξιολογητών, ώστε οι προτάσεις που υποβάλλονται από δυνητικούς τελικούς αποδέκτες των κρατικών ενισχύσεων να αξιολογούνται µε την απαιτούµενη: τεχνοοικονοµική πληρότητα και διαφάνεια. Περαιτέρω, στόχοι του Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε. είναι: η διασφάλιση της επιχειρησιακής ετοιµότητας του µηχανισµού διαχείρισης των ιδιωτικών έργων της ΚτΠ Α.Ε. η διαµόρφωση µίας ολοκληρωµένης µεθοδολογίας σύστασης και διαχείρισης Μητρώου Αξιολογητών, η οποία θα αποτελέσει ένα "καλό υπόδειγµα" αξιολόγησης προτάσεων δυνητικών τελικών αποδεκτών κρατικών ενισχύσεων στο πλαίσιο του Γ ΚΠΣ. 2.2 Επιχειρησιακά οφέλη Με τη κατάρτιση Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε. αναµένεται να προκύψουν µια σειρά από οφέλη, όπως: Αποτελεσµατικότητα, αξιοπιστία και διαφάνεια κατά την αξιολόγηση των προτάσεων δυνητικών τελικών αποδεκτών. Επιλογή αξιολογητών µε αντικειµενικά και αξιοκρατικά κριτήρια που επικεντρώνονται στην καταλληλότητα και τις δεξιότητες τους. Μεγιστοποίηση της ποιότητας αλλά και της ταχύτητας των διαδικασιών. Ενίσχυση της διαχείρισης µε βάση την παραγόµενη αξία (value based management). Εύκολη πρόσβαση σε πηγές πληροφοριακού περιεχοµένου και άµεση διαθεσιµότητα στοιχείων. Ορθότητα και ακρίβεια των διαθέσιµων στοιχείων, η οποία διασφαλίζεται από την αυτοµατοποιηµένη διαχείριση και επεξεργασία. Μείωση του διαχειριστικού κόστους των ιδιωτικών έργων της ΚτΠ Α.Ε. 2

4 3 3. ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 3.1 Γενικές Αρχές Για την κατάρτιση και διαχείριση του Μητρώου Αξιολογητών Ιδιωτικών Έργων της ΚτΠ Α.Ε. είναι επιβεβληµένο: να υιοθετηθεί µια συγκεκριµένη µεθοδολογία πρόσκλησης, επιλογής και αξιοποίησης των εµπειρογνωµόνων που θα διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα για συµµετοχή στο Μητρώο να υιοθετηθεί µία αντίστοιχα συγκεκριµένη µεθοδολογία αναφορικά µε διεργασίες οργανωτικού, διαχειριστικού και διεκπεραιωτικού χαρακτήρα, όπως δηµοσιοποίηση της πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος προς τα δυνητικά µέλη του Μητρώου, αξιολόγηση των αιτήσεων, υποβολή εισηγήσεων προς το ιοικητικό Συµβούλιο της ΚτΠ Α.Ε κλπ να δηµιουργηθεί µια αποδοτική πληροφοριακή εφαρµογή, µε την οποία θα διασφαλίζεται η αποδοτικότητα και η ιχνηλασιµότητα των παραπάνω διεργασιών. 3.2 ιαδικασίες διαχείρισης Για τη δηµιουργία και διαχείριση του Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε. ορίζονται οι ακόλουθες διακριτές διαδικασίες:.1 ηµιουργία Μητρώου. 2 Ένταξη µελών στο µητρώο. 3 Επιλογή µελών για συµµετοχή σε Επιτροπές Αξιολόγησης. 4 Επιλογή µελών για παροχή εµπειρογνωµοσύνης / εποπτεία διαδικασίας Αξιολόγησης. 5 Κατάρτιση προετοιµασία αξιολογητών. 6 Αναστολή-διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων Αρχικής Αίτησης 3

5 4 4. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ 4.1 ιαδικασία 1: ηµιουργία Μητρώου Ενέργειες Έκδοση Απόφασης σύστασης του Μητρώου.1. Ορισµός Επιτροπής ιαχείρισης Μητρώου (Ε Μ) Ενέργειες δηµοσιότητας Έκδοση Απόφασης Σύστασης του Μητρώου Το Σ της ΚτΠ ΑΕ ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας εκδίδει απόφαση σύστασης Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα. Με την απόφαση σύστασης εγκρίνονται και οι παρούσες διαδικασίες κατάρτισης και διαχείρισης του εν λόγω µητρώου. Τροποποιήσεις επί των διαδικασιών κατάρτισης/ διαχείρισης του Μητρώου µπορεί να πραγµατοποιούνται µε νεότερες αποφάσεις του ανωτέρω οργάνου Ορισµός Επιτροπής ιαχείρισης Μητρώου (Ε Μ) Το Σ της ΚτΠ ΑΕ ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας εκδίδει απόφαση σύστασης και συγκρότησης Επιτροπής ιαχείρισης Μητρώου (Ε Μ), που υποστηρίζει τις διαδικασίες λειτουργίας/ διαχείρισης του Μητρώου. Το Σ της ΚτΠ ΑΕ ή το εξουσιοδοτηµένο από το Σ όργανο της εταιρίας, µε νεώτερες αποφάσεις του, µπορεί να τροποποιεί τη σύνθεση της Ε Μ. Η Ε Μ έχει τις εξής αρµοδιότητες: Έλεγχος της εγκυρότητας των αιτήσεων µε βάση τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις ένταξης στο Μητρώο. Συντονισµός όλων των ενεργειών για την αποτελεσµατική ολοκλήρωση του κύκλου ροής/ διακίνησης της αίτησης, Αξιολόγηση των αιτήσεων και εισήγηση στο.σ. για κατά περίπτωση έγκριση/απόρριψη Αποστολή ενηµερωτικού σηµειώµατος σε όσους υπέβαλλαν αίτηση που τους κοινοποιεί την έγκριση από το.σ της ΚτΠ Α.Ε. και την εγγραφή στο Μητρώο ή αιτιολογεί την απόρριψή τους. Επικαιροποίηση της Βάσης εδοµένων σε τακτά χρονικά διαστήµατα και όταν προκύπτουν καταστάσεις µεταβολών δεδοµένων. Επικοινωνία µε τους αξιολογητές όποτε προκύπτει αναγκαιότητα. 4

6 5 Εισήγηση στο αρµόδιο όργανο της ΚτΠ ΑΕ για την αναστολή της ιδιότητας µέλους του Μητρώου ή τη διαγραφή του από αυτό. Τα µέλη της Ε Μ θα πρέπει: Να είναι καλά ενηµερωµένα για τις διαδικασίες συµπλήρωσης της αίτησης, των κριτηρίων και των προϋποθέσεων υποβολής και τις διαδικασίες αξιολόγησης των αιτήσεων σύµφωνα µε τις αρχές που θέτει η ΚτΠ Α.Ε. Να µεριµνούν για την τήρηση αντιγράφων ασφάλειας (backup) και την προστασία της πληροφοριακής εφαρµογής από µη εξουσιοδοτηµένους χρήστες. Η τεχνική υποστήριξη της παραπάνω Επιτροπής πραγµατοποιείται από την ΚτΠ Α.Ε Ενέργειες ηµοσιότητας Η ΚτΠ Α.Ε. µετά τη σύσταση του Μητρώου, δηµοσιεύει πρόσκληση υποβολής αιτήσεων για εγγραφή Φυσικών Προσώπων σε αυτό και υλοποιεί εκτενείς δράσεις ενηµέρωσης, πληροφόρησης και δηµοσιότητας. Οι εν λόγω δράσεις σκοπεύουν στην ενηµέρωση και προσέλκυση του µεγαλύτερου δυνατού αριθµού δυνητικών µελών του Μητρώου. Η ΚτΠ Α.Ε µεριµνά για την δηµιουργία κατάλληλου συστήµατος διάδοσης των πληροφοριών σχετικά µε τις προϋποθέσεις και τη δυνατότητα εγγραφής στο Μητρώο Αξιολογητών, µε απώτερο σκοπό τη διασφάλιση της επαρκούς ενηµέρωσης των δυνητικών υποψηφίων. Οι πληροφορίες αυτές περιλαµβάνουν σαφείς κατευθύνσεις και οδηγίες για την εγγραφή στο Μητρώο. Στις ενέργειες δηµοσιότητας διακρίνεται µε σαφήνεια: ο σκοπός και ο στόχος κατάρτισης Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε., καθώς και οι θεµατικές ενότητες που αφορούν στα κριτήρια συµµετοχής, στα απαραίτητα δικαιολογητικά και στις διαδικασίες επιλογής. Οι τρόποι διάχυσης των πληροφοριών σχετικά µε τη σύσταση Μητρώου Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε. και την πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για εγγραφή σε αυτό είναι κατ ελάχιστο οι ακόλουθοι: Καταχωρήσεις στον Τύπο. Καταχώρηση στο δικτυακό χώρο της ΚτΠ Α.Ε ( Η πρόσκληση για την υποβολή αιτήσεων συµµετοχής στο Μητρώο θα είναι ανοιχτή, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα διαρκούς εµπλουτισµού του Μητρώου ενώ οι ενέργειες δηµοσιότητας µπορούν να επαναλαµβάνονται σε τακτά χρονικά διαστήµατα, επικαιροποιώντας το ενδιαφέρον της Εταιρίας για τον συνεχή εµπλουτισµό του ανθρώπινου δυναµικού του Μητρώου. Σε περιπτώσεις που οι ενέργειες δηµοσιότητας παρουσιάζουν χρονική εγγύτητα µε την έναρξη της διαδικασίας αξιολόγησης στο πλαίσιο ενός έργου Ιδιωτικού Τοµέα της ΚτΠ Α.Ε., οι σχετικές καταχωρήσεις δηµοσιεύσεις µπορεί να συνοδεύονται από σηµείωση ότι εάν τα υποψήφια Μέλη του Μητρώου επιθυµούν να αξιολογηθούν για συµµετοχή στη διαδικασία αξιολόγησης 5

7 6 του συγκεκριµένου έργου, θα πρέπει να υποβάλουν τις αιτήσεις τους εντός συγκεκριµένης προθεσµίας που θα ορίζεται στην πρόσκληση. 4.2 ιαδικασία 2: Ένταξη µελών στο µητρώο Ενέργειες.2. Υποβολή αιτήσεων εγγραφής Κριτήρια ένταξης - επιλογής Εισήγηση, έγκριση/ απόρριψη ικαίωµα Συµµετοχής ικαίωµα συµµετοχής στο Μητρώο Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα έχουν φυσικά πρόσωπα που: πληρούν τις προϋποθέσεις της παραγράφου 4.2.2, υποβάλουν αίτηση εγγραφής σύµφωνα µε τη διαδικασία της παραγράφου Επίσης, δικαίωµα συµµετοχής στο Μητρώο έχει το στελεχιακό δυναµικό της ΚτΠ Α.Ε Υποβολή Αιτήσεων Εγγραφής Έπειτα από την δηµοσιοποίηση της πρόσκλησης για συµµετοχή στο Μητρώο Αξιολογητών Ιδιωτικών έργων της ΚτΠ Α.Ε., οι ενδιαφερόµενοι καλούνται να συµπληρώσουν και να καταθέσουν Αίτηση Εγγραφής στο Μητρώο. Το πρότυπο της αίτησης εγγραφής διαµορφώνεται/ τροποποιείται από την Επιτροπή ιαχείρισης Μητρώου, κατά τρόπο ώστε να: καλύπτει το σύνολο των απαιτούµενων πληροφοριών για τον έλεγχο των κριτηρίων, προσόντων και λοιπών στοιχείων που ορίζονται στην παρούσα διαδικασία. παρέχει επαρκείς πληροφορίες για τη διαχείριση των µελών του µητρώου (στοιχεία επικοινωνίας κλπ.). είναι συµβατή µε τα πληροφοριακά συστήµατα ηλεκτρονικής διαχείρισης/ επεξεργασίας που θα υποστηρίζουν την λειτουργία του Μητρώου. Η υποβολή αιτήσεων εγγραφής θα πραγµατοποιείται ηλεκτρονικά µέσω διαδικτύου, µε την υποστήριξη κατάλληλου πληροφοριακού συστήµατος Κριτήρια ένταξης - επιλογής Προτού οι ενδιαφερόµενοι (φυσικά πρόσωπα µόνο) συµπληρώσουν την Αίτηση, καλούνται να διαβάσουν προσεκτικά τις οδηγίες συµπλήρωσης καθώς και να βεβαιωθούν ότι πληρούν τα ελάχιστα κριτήρια εγγραφής που θέτει η ΚτΠ Α.Ε και είναι τα ακόλουθα : 6

8 7 Πτυχίο τριτοβάθµιας εκπαίδευσης (Α.Ε.Ι./Τ.Ε.Ι.) του εσωτερικού ή αντίστοιχους τίτλους σπουδών της αλλοδαπής (αναγνωρισµένων από το Ι.Κ.Α.Τ.Σ.Α) σε αντικείµενο συναφές µε την Πληροφορική, είτε πτυχίο τριτοβάθµιας εκπαίδευσης (Α.Ε.Ι./Τ.Ε.Ι.) του εσωτερικού ή αντίστοιχους τίτλους σπουδών της αλλοδαπής (αναγνωρισµένων από το Ι.Κ.Α.Τ.Σ.Α) σε άλλο αντικείµενο θετικής κατεύθυνσης, µε τεκµηριωµένη επαγγελµατική εµπειρία τουλάχιστον πέντε (5) ετών στον ιδιωτικό ή δηµόσιο τοµέα στον κλάδο της πληροφορικής. είτε Πτυχίο τριτοβάθµιας εκπαίδευσης (Α.Ε.Ι./Τ.Ε.Ι.) του εσωτερικού ή αντίστοιχους τίτλους σπουδών της αλλοδαπής (αναγνωρισµένων από το Ι.Κ.Α.Τ.Σ.Α) σε αντικείµενο συναφές µε κάποιον από τους θεµατικούς τοµείς εξειδίκευσης των έργων που διαχειρίζεται η ΚτΠ ΑΕ και τεκµηριωµένη επαγγελµατική εµπειρία τουλάχιστον πέντε (5) ετών στον ιδιωτικό ή δηµόσιο τοµέα στο συγκεκριµένο κλάδο. Οι θεµατικοί τοµείς εξειδίκευσης καθορίζονται µε βάση τις ανάγκες των έργων που διαχειρίζεται η ΚτΠ ΑΕ και θα αναφέρονται ρητά στην πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για ένταξη στο Μητρώο. Επιπλέον των ελαχίστων κριτηρίων εγγραφής στο Μητρώο, τίθενται συγκεκριµένα πρόσθετα επιθυµητά προσόντα και ειδικά προσόντα-δεξιότητες, τα οποία λαµβάνονται υπόψη κατά τη διαδικασία επιλογής µελών του Μητρώου, για συµµετοχή σε επιτροπές αξιολόγησης συγκεκριµένων έργων. Πρόσθετα επιθυµητά προσόντα θεωρούνται : Οι µεταπτυχιακοί τίτλοι σπουδών στην Πληροφορική. Προηγούµενη συµµετοχή στο σχεδιασµό, υλοποίηση ή διοίκηση έργων πληροφορικής. Η τεκµηριωµένη εµπειρία στη σύνταξη οικονοµοτεχνικών µελετών - επιχειρηµατικών σχεδίων ή στην αξιολόγηση επενδυτικών σχεδίων ή σε ελέγχους υλοποίησης επενδυτικών και επιχειρηµατικών σχεδίων επιχειρήσεων. Εµπειρία σε θέµατα διαχείρισης, αξιολόγησης ή υλοποίησης Κοινοτικών Προγραµµάτων. Λόγω των τεχνολογικών και επιχειρησιακών χαρακτηριστικών των Ιδιωτικών Έργων που υλοποιεί η ΚτΠ Α.Ε. ως ειδικά προσόντα-δεξιότητες θα εκτιµηθούν επίσης: Οι ακαδηµαϊκοί τίτλοι σε ειδικά θεµατικά πεδία, όπως: της υγείας, του πολιτισµού, των µεταφορών, των τηλεπικοινωνιακών δικτύων και της ενέργειας. Η τεκµηριωµένη εργασιακή εµπειρία στους παραπάνω τοµείς. Προηγούµενη συµµετοχή στο σχεδιασµό, υλοποίηση ή διοίκηση έργων στα εν λόγω θεµατικά πεδία. Επιπρόσθετα, στην αίτηση εγγραφής οι υποψήφιοι θα πρέπει να δηλώνουν υπεύθυνα ότι: 1. εν έχουν καταδικαστεί για κακούργηµα σε οποιαδήποτε ποινή 7

9 8 2. εν έχουν στερηθεί των πολιτικών τους δικαιωµάτων 3. εν έχουν καταδικαστεί για κλοπή, υπεξαίρεση (κοινή και στην υπηρεσία), απάτη, εκβίαση, πλαστογραφία, δωροδοκία ή δωροληψία, απιστία περί την υπηρεσία, παράβαση καθήκοντος, συκοφαντική δυσφήµηση καθ υποτροπή ή εγκλήµατα γενετήσιας ελευθερία ή οικονοµικής εκµετάλλευσης της γενετήσιας ζωής. 4. εν είναι υπόδικοι λόγω παραποµπής µε τελεσίδικο βούλευµα για κακούργηµα 5. Αναλαµβάνουν την υποχρέωση να παράσχουν προς την ΚτΠ ΑΕ κάθε έγγραφο που θα τους ζητηθεί προκειµένου να τεκµηριωθεί η κάλυψη των κριτηρίων και των προϋποθέσεων εγγραφής τους στο Μητρώο. 6. Με την αποστολή της αίτησης εγγραφής τους στο Μητρώο Αξιολογητών παρέχουν στην ΚτΠ ΑΕ την άδεια για τη χρήση και την επεξεργασία των δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν, αποκλειστικά για την εξυπηρέτηση των σκοπών του εν λόγω Μητρώου. 7. Σε περίπτωση που θα επιλεγούν, θα κληθούν να υπογράψουν δήλωση εµπιστευτικότητας, ανεξαρτησίας και µη σύγκρουσης της ιδιότητας τους ως αξιολογητές µε τυχόν συµφέροντα των επιχειρήσεων, τις προτάσεις των οποίων ενδέχεται να κληθούν να αξιολογήσουν. Επιπλέον, φέρουν αποκλειστικά την ευθύνη τήρησης της δήλωσης που υπογράφουν και υποχρεούνται να αρνηθούν να αξιολογήσουν πρόταση που θα τους κληρωθεί εφόσον διαπιστώσουν ότι αντίκειται στην δήλωση που υπογράφουν. Οι ενδιαφερόµενοι, αφού βεβαιωθούν ότι πληρούν τις προαναφερόµενες προϋποθέσεις, καλούνται να ανακτήσουν το σχετικό ενηµερωτικό υλικό από το δικτυακό κόµβο της Κοινωνίας της Πληροφορίας Α.Ε ( και να υποβάλλουν ηλεκτρονική αίτηση συµµετοχής στο Μητρώο Αξιολογητών Ιδιωτικών Έργων της ΚτΠ Α.Ε.. Η αναλυτική παρουσίαση της µεθοδολογίας υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης θα αναρτηθεί στο δικτυακό τόπο της ΚτΠ Α.Ε Εισήγηση, Έγκριση/ Απόρριψη Αφού η Ε Μ παραλάβει και αξιολογήσει τις αιτήσεις βάσει των κριτηρίων που έχουν τεθεί στην παράγραφο εισηγείται στο ιοικητικό Συµβούλιο της ΚτΠ Α.Ε. για την εγγραφή µέλους στο Μητρώο Αξιολογητών (ή την τεκµηριωµένη απόρριψη αίτησης που δεν καλύπτει τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις εγγραφής). Η Ε Μ µεριµνά για την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης των αιτήσεων και υποβολής σχετικής εισήγησης στο.σ. της ΚτΠ Α.Ε. εντός 20 ηµερών από τη λήξη της προθεσµίας υποβολής των αιτήσεων, εάν έχει τεθεί τέτοια προθεσµία είτε εντός τριών (3) µηνών από την υποβολή των εκάστοτε αιτήσεων, σε περίπτωση ανοικτής πρόσκλησης (χωρίς προθεσµία υποβολής). Το ιοικητικό Συµβούλιο της Εταιρίας, έπειτα από λεπτοµερή εξέταση της νοµιµότητας, εγκυρότητας και ορθότητας των στοιχείων που αναφέρονται σε εκάστη των αιτήσεων αποφαίνεται σχετικά µε την εγγραφή του αιτούντος στο Μητρώο Αξιολογητών Έργων Κρατικών Ενισχύσεων ή την απόρριψη της αίτησης. 8

10 9 Το ιοικητικό Συµβούλιο της Εταιρίας µετά από τεκµηριωµένη εισήγηση της Ε Μ, µπορεί να εγκρίνει τη ενσωµάτωση στο Μητρώο Αξιολογητών Έργων Ιδιωτικού Τοµέα µελών άλλων µητρώων αξιολογητών, όπως: του γενικού µητρώου αξιολογητών έργων της ΚτΠ ΑΕ του µητρώου αξιολογητών που καταρτίστηκε στα πλαίσια του β κύκλου του προγράµµατος «Επιχειρείτε Ηλεκτρονικά» εφόσον τα συγκεκριµένα µέλη πληρούν τους όρους προϋποθέσεις εγγραφής. 4.3 ιαδικασία 3: Επιλογή µελών για συµµετοχή σε Επιτροπές Αξιολόγησης Ενέργειες Αρχικός καθορισµός αριθµού µελών.3. Προεπιλογή Κλήρωση Αρχικός καθορισµός αριθµού µελών Ο αριθµός των µελών που αξιοποιούνται από το Μητρώο, ποικίλει ανάλογα µε τις ανάγκες του εκάστοτε έργου που υλοποιεί η ΚτΠ Α.Ε. Για τον αρχικό καθορισµό του αριθµού των µελών που θα κληθούν να αξιοποιηθούν σε συγκεκριµένο κύκλο αξιολόγησης, η Επιτροπή ιαχείρισης Μητρώου συνεργάζεται µε τα υπεύθυνα στελέχη παρακολούθησης του συγκεκριµένου έργου και καθορίζει τις τρέχουσες ανάγκες, λαµβάνοντας υπόψη παραµέτρους όπως ο αριθµός των προτάσεων που αναµένεται να αξιολογηθούν, η προβλεπόµενη διάρκεια της αξιολόγησης, η πρόβλεψη πρόσθετης δυναµικότητας για περιπτώσεις µη διαθεσιµότητας συγκεκριµένων αξιολογητών, περιορισµούς που οφείλονται στη δυνατότητα διοικητικής υποστήριξης από την εταιρία, οι διαφορετικές κατηγορίες εξειδίκευσης που απαιτούνται κλπ. Η επιλογή από τα µέλη του Μητρώου για τη συµµετοχή τους σε Επιτροπή Αξιολόγησης πραγµατοποιείται σε δύο στάδια: προεπιλογή και κλήρωση Προεπιλογή Η Επιτροπή ιαχείρισης Μητρώου καλείται να προ-επιλέξει από το σύνολο των εγκεκριµένων µελών όσους πληρούν τις προϋποθέσεις και τα κριτήρια για να οριστούν αξιολογητές στα πλαίσια του εκάστοτε έργου, βάσει της τεχνολογικής και θεµατικής συνάφειας των ακαδηµαϊκών τίτλων και της εργασιακής τους εµπειρίας µε τις απαιτήσεις του εκάστοτε ιδιωτικού έργου που υλοποιεί η ΚτΠ Α.Ε. Η Ε Μ κατά τη διαδικασία προεπιλογής, µεριµνά ούτως ώστε να: 1) εξασφαλίζεται κατά το δυνατόν η εκ περιτροπής αξιοποίηση του συνόλου των µελών του Μητρώου για να αποφευχθεί η συνεχής αξιοποίηση των ίδιων µελών 9

11 10 2) προ-επιλέγεται επαρκής αριθµός µελών του Μητρώου για συµµετοχή στην κλήρωση ανάδειξης των αξιολογητών. Ειδικότερα, µεριµνά για την προεπιλογή τουλάχιστον 3πλάσιου αριθµού µελών από τον αριθµό των αξιολογητών που κρίνεται επαρκής για να φέρει εις πέρας τη διαδικασία αξιολόγησης (εφόσον αυτό είναι δυνατόν) και µε γνώµονα πάντα τις απαιτήσεις και ανάγκες κάθε δράσης (π.χ. ανάλογα µε τον αριθµό των υποβληθέντων προτάσεων κ.α.) Κλήρωση Η δεύτερη φάση της επιλογής προβλέπει τη διαδικασία της κλήρωσης, η οποία λαµβάνει χώρα στα γραφεία της ΚτΠ Α.Ε. από τα µέλη του.σ. της ΚτΠ Α.Ε. Με βάση την κλήρωση επιλέγεται ο τελικός προβλεπόµενος αριθµός αξιολογητών που θα κληθούν να συµµετάσχουν σε συγκεκριµένο κύκλο αξιολόγησης. Καθ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας επιλογής των αξιολογητών, η Ε Μ και το.σ. της ΚτΠ Α.Ε. διατηρούν κάθε δικαίωµα να καλέσουν σε συνέντευξη τα µέλη του Μητρώου που κρίνουν σκόπιµο, για την παροχή διευκρινίσεων σχετικά µε το ακαδηµαϊκό υπόβαθρο, την εργασιακή εµπειρία ή τις ειδικές δεξιότητες που αναφέρονται στις αιτήσεις τους. 4.4 ιαδικασία 4: Επιλογή ειδικών εµπειρογνωµόνων / εποπτών Ενέργειες.4. Ρόλος ειδικών εµπειρογνωµόνων / εποπτών και αρχικός καθορισµός αριθµού µελών Επιλογή Ρόλος ειδικών εµπειρογνωµόνων / εποπτών και αρχικός καθορισµός αριθµού µελών Οι ειδικοί εµπειρογνώµονες/ επόπτες αξιολόγησης έχουν ως αρµοδιότητα την παροχή εµπειρογνωµοσύνης και πρόσθετων διευκρινήσεων επί του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου των αξιολογούµενων προτάσεων στους αξιολογητές. Ο αριθµός των ειδικών εµπειρογνωµόνων / εποπτών που αξιοποιούνται από το Μητρώο, ποικίλει ανάλογα µε τις ανάγκες του εκάστοτε έργου που υλοποιεί η ΚτΠ Α.Ε. Για τον καθορισµό του αριθµού των ειδικών εµπειρογνωµόνων / εποπτών που θα κληθούν να αξιοποιηθούν σε συγκεκριµένη διαδικασία αξιολόγησης, η Επιτροπή ιαχείρισης Μητρώου συνεργάζεται µε τα υπεύθυνα στελέχη παρακολούθησης του συγκεκριµένου έργου και καθορίζει τις τρέχουσες ανάγκες, λαµβάνοντας υπόψη παραµέτρους όπως ο αριθµός των αξιολογητών, η προβλεπόµενη διάρκεια της αξιολόγησης, η πρόβλεψη πρόσθετης δυναµικότητας για περιπτώσεις µη διαθεσιµότητας συγκεκριµένων ειδικών εµπειρογνωµόνων / εποπτών, οι διαφορετικές κατηγορίες εξειδίκευσης που απαιτούνται κλπ. 10

12 Επιλογή Η επιλογή από τα µέλη του Μητρώου για τη συµµετοχή τους σε Επιτροπή Αξιολόγησης πραγµατοποιείται µε απόφαση του ιοικητικού Συµβουλίου της ΚτΠ Α.Ε. µετά από σχετική εισήγηση της Ε Μ. 4.5 ιαδικασία 5: Κατάρτιση προετοιµασία αξιολογητών Ενέργειες.5. ιαµόρφωση εκπαιδευτικού σεµιναρίου Χρονοπρογραµµατισµός και διενέργεια σεµιναρίου Πριν από την έναρξη της διαδικασίας αξιολόγησης των υποβαλλόµενων προτάσεων από την αντίστοιχη Επιτροπή Αξιολόγησης η ΚτΠ Α.Ε. διοργανώνει εκπαιδευτικό σεµινάριο, το οποίο υποχρεούνται να παρακολουθήσουν όλα τα µέλη της Επιτροπής. Το σεµινάριο θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον τη διαδικασία αξιολόγησης προτάσεων καθώς και τους Κανονισµούς από τους οποίους διέπεται, έτσι ώστε οι αξιολογητές να αποκτήσουν όλη την απαιτούµενη πληροφόρηση. Τα θεµατικά αντικείµενα, το πρόγραµµα και οι επιµέρους λεπτοµέρειες της κατάρτισης µπορεί να καθορίζονται στα πλαίσια σχεδιασµού/ οργάνωσης του κάθε συγκεκριµένου έργου, µε βάση τις ιδιαίτερες κατά περίπτωση ανάγκες. Ενδεικτικά, οι επιµέρους ενότητες που µπορεί να καλύπτονται µέσω της κατάρτισης περιλαµβάνουν τα κάτωθι: Θεµατικές Ενότητες 1. Βασικές αρχές διαδικασίας αξιολόγησης 2. Κριτήρια Αξιολόγησης- Εξειδίκευση Κριτηρίων Αναλυτικές Οδηγίες 3. Κλίµακα Βαθµολόγησης ανά κριτήριο 4. ιαδικασία Αξιολόγησης 4.1 ιαδοχικά βήµατα αξιολόγησης της πρότασης 4.2 Τεκµηρίωση Βαθµολογίας 11

13 12 Ο συντονισµός των συµµετεχόντων για την λήψη του αναγκαίου εκπαιδευτικού υλικού, την εξασφάλιση διαθεσιµότητας για την παρακολούθηση του κύκλου κατάρτισης/ ενηµέρωσης, καθώς και για τη συµµετοχή τους στις αξιολογήσεις, πραγµατοποιείται από τα στελέχη-οµάδες που είναι υπεύθυνα για την υλοποίηση των συγκεκριµένων έργων, σε συνεργασία µε την Επιτροπή ιαχείρισης του Μητρώου. 4.6 ιαδικασία 6: Αναστολή-διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων Αρχικής Αίτησης Ενέργειες.6. Αναστολή ιαγραφή Τροποποίηση στοιχείων Αναστολή - ιαγραφή Ένα εγκεκριµένο µέλος του Μητρώου µπορεί να τεθεί σε αναστολή ή να διαγραφεί, οπότε και θεωρείται µη ενεργό µέλος χωρίς δικαίωµα συµµετοχής σε αξιολόγηση, για τους εξής λόγους: 1) Έχει ζητήσει οικειοθελώς τη µη συµµετοχή του σε διαδικασία αξιολόγησης για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να υποβάλλει Αίτηση Αναστολής που θα είναι διαθέσιµη στον ιστοχώρο της ΚτΠ Α.Ε. Μετά την παρέλευση αυτού του χρονικού διαστήµατος αυτόµατα θεωρείται ενεργό µέλος και πάλι. 2) Με απόφαση του αρµοδίου οργάνου της ΚτΠ Α.Ε είτε γιατί έπαυσε να ισχύει έστω και µία από τις προϋποθέσεις εγγραφής είτε γιατί ως µέλος του Μητρώου δεν ανταποκρίθηκε στις υποχρεώσεις του Τροποποίηση Στοιχείων Επιπλέον, τα µέλη του Μητρώου, ακολουθώντας διαδικασία παρόµοια µε αυτήν της αρχικής αίτησης εγγραφής, µπορούν µε νεότερες δηλώσεις τους να ενηµερώνουν τα τηρούµενα στο Μητρώο προσωπικά τους στοιχεία στην περίπτωση τροποποίησης κάποιων δεδοµένων σε σχέση µε την αρχική τους αίτηση. Η Επιτροπή ιαχείρισης του Μητρώου επανεξετάζει τις τροποποιήσεις των στοιχείων επιβεβαιώνοντας ότι δεν έχουν µεταβληθεί οι όροι / ελάχιστα κριτήρια αρχικής ένταξης. 12