Οδηγίες Συμπλήρωσης της Ηλεκτρονικής Αίτησης για τους Φοιτητές Πρακτικής Άσκησης

Transcript

1 Οδηγίες Συμπλήρωσης της Ηλεκτρονικής Αίτησης για τους Φοιτητές Πρακτικής Άσκησης Όλοι οι φοιτητές που επιθυμούν να συμμετάσχουν στη διαδικασία επιλογής για να πραγματοποιήσουν μία περίοδο πρακτικής άσκησης στο εξωτερικό στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+, θα πρέπει να υποβάλουν Ηλεκτρονική Αίτηση στην περίοδο που αναγράφεται παρακάτω. Το σύστημα για την υποβολή της Αίτησης θα είναι ανοικτό από τη Δευτέρα 24/4/2017, 9:00 π.μ. έως και την Παρασκευή 28/4/2017, 14:00 μμ ΕΙΔΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ Η ηλεκτρονική αίτηση είναι αρχείο σε μορφή επεξεργάσιμου PDF με πεδία. Η αίτηση πρέπει να συμπληρωθεί με τελευταία έκδοση Adobe Reader σε συμβατικό υπολογιστή ή φορητό με έκδοση Windows 7 ή μεταγενέστερη έκδοση. ΠΡΟΣΟΧΗ Δεν χρησιμοποιούμε MAC, TABLET, IPAD, SMART PHONES Ή ΑΛΛΟΥΣ PDF READERS όπως FOXIT Ή NITRO διότι η εφαρμογή θα δείχνει ότι η αίτηση εστάλη με επιτυχία αλλά δεν θα έχει φτάσει ποτέ στο γραφείο Erasmus. ΒΗΜΑΤΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ 1. Πηγαίνω στην ιστοσελίδα hip/

2 2. Αυτόματα ανοίγει η φόρμα με το όνομα «Φόρμα ταυτοποίησης για υποτροφία κινητικότητας για ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ» (ίδια με αυτή που φαίνεται παρακάτω) 3. Συμπληρώνω τα παρακάτω στοιχεία με τη σειρά: Τμήμα Επώνυμο Όνομα Ηλεκτρονική διεύθυνση ( ) Στη συνέχεια, συμπληρώνω τον κωδικό ασφαλείας και τέλος πατάω το κουμπί με την ένδειξη ΟΚ Μόλις πατήσω το κουμπί ΟΚ ανοίγει αυτόματα μία φόρμα όπως φαίνεται παρακάτω

3 4. Παρατηρώ προσεχτικά τη νέα φόρμα και πάνω αριστερά βλέπω την εντολή «κατέβασμα (download) κενής αίτησης». 5. Πατάω πάνω στη λέξη εδώ για να κατεβάσω την Αίτηση στον υπολογιστή μου 6. Αποθηκεύω την Αίτηση στην επιφάνεια εργασίας (desktop) του υπολογιστή μου πριν αρχίσω να τη συμπληρώνω με την εξής διαδικασία: Πατάω πάνω στο κουμπί «Αποθήκευση» και στο όνομα αρχείου γράφω: το Επώνυμό μου (πρώτο γράμμα Κεφαλαίο) βάζω κάτω παύλα (_) γράφω το Oνομά μου (πρώτο γράμμα Κεφαλαίο) βάζω κάτω παύλα (_) γράφω το Τμήμα μου Προσέχω να μην σβήσω την επέκταση.pdf (πχ. Παπαδόπουλος_Νικόλαος_Πληροφορική.pdf) Μετά, 7. Συμπληρώνω όλα τα απαραίτητα πεδία με ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ ΠΡΟΣΟΧΗ Στη θέση Υπογραφή Φοιτητή/τριας, γράφω μόνο το ονοματεπώνυμο Κατά τη διάρκεια της συμπλήρωσης των πεδίων αποθηκεύω τα στοιχεία όσες φορές θέλω πατώντας το κουμπί «ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ». Κατά τη διάρκεια της συμπλήρωσης των πεδίων πατάω το κουμπί «ΕΛΕΓΧΟΣ» για να δω ποια πεδία δεν έχω συμπληρώσει. Τα πεδία που δεν έχουν συμπληρωθεί κοκκινίζουν. 8. Όταν συμπληρώσω όλα τα πεδία της αίτησης κάνω τελικό «ΕΛΕΓΧΟ», πατάω «ΑΠΟΘΗΚΕΥΩ» και μετά πατάω το κουμπί «ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ». Όταν πατήσω την «ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ» θα δοθεί ένας αριθμός επικύρωσης στην αίτησή μου και θα κλειδώσουν τα στοιχεία που έχω καταχωρήσει ώστε να μη γίνονται αλλαγές. Τον αριθμό επικύρωσης θα

4 χρειαστεί να τον πληκτρολογήσω όταν θα ανεβάσω (upload) την αίτηση μου. Τέλος, Αποθηκεύω την επικυρωμένη αίτηση πριν την κάνω Upload. ΠΡΟΣΟΧΗ Μετά την «ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ» της αίτησης δεν γίνονται αλλαγές. Εάν πρέπει να αλλαχθεί κάποιο στοιχείο θα πρέπει να συμπληρωθεί νέα αίτηση. Έπειτα, 9. Πηγαίνω ξανά στην ιστοσελίδα hip/ 10. Ανοίγω πάλι την φόρμα με το όνομα «Φόρμα ταυτοποίησης για υποτροφία κινητικότητας για ΠΡΑΚΤΙΚΗ» (ίδια με αυτή που συμπληρώσατε στο Βήμα 2) 11 Συμπληρώνω τα παρακάτω στοιχεία με τη σειρά: Τμήμα Επώνυμο Όνομα Ηλεκτρονική διεύθυνση ( ) Στη συνέχεια, συμπληρώνω τον κωδικό ασφαλείας που μου προτείνει το σύστημα και τέλος πατάω το κουμπί με την ένδειξη ΟΚ.

5 Μόλις πατήσετε το κουμπί ΟΚ ανοίγει αυτόματα μία φόρμα όπως φαίνεται παρακάτω 12 Παρατηρώ προσεχτικά τη φόρμα και πάνω αριστερά, δεύτερη σειρά, βλέπω την εντολή «Ανέβασμα (upload) συμπληρωμένης αίτησης» και κάτω δεξιά διαβάζω την εντολή «Επιλογή αρχείου». 13 Πατάω την εντολή «Επιλογή αρχείου» και επιλέγω τη συμπληρωμένη αίτηση που έχω αποθηκεύσει στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή μου. 14 Στη συνέχεια, συμπληρώνω τον αριθμό επικύρωσης της αίτησης μου και πατάω το κουμπί «Upload» και ανεβάζω την αίτησή μου. Κατά τη διάρκεια του Upload βλέπω στο Status Bar την πρόοδο ολοκλήρωσης της διαδικασίας σε μορφή ποσοστού. 15 Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία Upload και εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο πατάω το κουμπί «Έξοδος» όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα

6 Η διαδικασία επεξεργασίας της ηλεκτρονικής αίτησης έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία! Εκτυπώνω την Αίτηση, την υπογράφω και την καταθέτω με τα υπόλοιπα έγγραφα στο Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων(ΤΕΔΣ) ΓΕΝΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ Ηλεκτρονική Αίτηση-Στοιχεία υποψήφιου/ας Φοιτητή/τριας για Erasmus+ Traineeships Η αίτηση θα πρέπει να συμπληρωθεί και να υποβληθεί ηλεκτρονικά και αντίγραφό της να κατατεθεί στο γραφείο Erasmus. Σημειώνεται ότι πρέπει να συμπληρωθεί με ιδιαίτερη προσοχή καθώς τα στοιχεία σας, μετά την ηλεκτρονική υποβολή της αίτησης, θα καταχωρηθούν αυτόματα στο σύστημα από το οποίο αντλούνται οι πληροφορίες για την επιλογή, την χρηματοδότηση και την επικοινωνία του γραφείου Erasmus μαζί σας. Μετά την ηλεκτρονική υποβολή της δεν μπορεί να γίνει καμία αλλαγή στα στοιχεία που έχετε καταχωρήσει. Για οποιαδήποτε αλλαγή στα στοιχεία της αίτησης μετά την υποβολή της, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε την αίτηση εκ νέου ή να επικοινωνήσετε με το ΤΕΔΣ. Συγκεκριμένα, Η συμπλήρωση της Αίτησης πρέπει να γίνει με κεφαλαίους χαρακτήρες. Πεδίο «Προσωπικά στοιχεία» Στο πεδίο «Προσωπικά στοιχεία» πρέπει να δηλώσετε με ακρίβεια τα προσωπικά σας στοιχεία (πχ. επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, μητρώνυμο, κτλ.). Σημειώνεται ότι στα κουτάκια που απαιτείται να γράψετε το επώνυμο και το όνομά σας με λατινικούς χαρακτήρες, θα τα γράψετε όπως ακριβώς εμφανίζονται στην ταυτότητα ή στο διαβατήριό σας. Για τους φοιτητές με αναπηρία προβλέπεται επιπλέον χρηματοδότηση από το πρόγραμμα ERASMUS+ προκειμένου να καλυφθούν οι επιπρόσθετες δαπάνες που προκύπτουν κατά την διάρκεια της κινητικότητας των φοιτητών αυτών στο εξωτερικό. Συνεπώς, οι φοιτητές με αναπηρία θα συμπληρώσουν στο αντίστοιχο κουτάκι ΝΑΙ.

7 Ως άτομα με αναπηρία θεωρούνται: Οι πάσχοντες από τις σοβαρές παθήσεις που αναφέρονται στις σχετικές διατάξεις του Νόμου υπ. Αριθ. 4186/2013 ΦΕΚ 193/Τεύχος Α / (Άρθρο 39, παράγραφο 24), αλλά και αυτοί που παρουσιάζουν αναπηρία 67% και άνω από φυσική αναπηρία ή ψυχική πάθηση, με βάση τη γνωμάτευση της οικείας πρωτοβάθμιας υγειονομικής επιτροπής που εδρεύει σε κάθε νομό η οποία πρέπει να υποβληθεί μαζί με την Αίτηση. Ο νόμος υπ. Αριθ. 4186/2013 βρίσκεται αναρτημένος στην ιστοσελίδα του τμήματος στη θέση «Άτομα με ειδικές ανάγκες». Πεδίο «Στοιχεία επικοινωνίας» Στο πεδίο «Στοιχεία επικοινωνίας» πρέπει να δηλώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και κυρίως εκείνα στα οποία έχετε άμεση πρόσβαση (πχ. κινητό, ηλεκτρονική διεύθυνση). Πεδίο «Ακαδημαϊκά στοιχεία» Στο πεδίο «Ακαδημαϊκά στοιχεία» πρέπει να δηλώσετε τα στοιχεία που αφορούν τις σπουδές σας στο Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών. Συγκεκριμένα, στο κουτάκι με τίτλο «Τμήμα Προέλευσης» επιλέγετε το τμήμα σας, ενώ στο κουτάκι με τίτλο «Τομέας Σπουδών» επιλέγετε τον αριθμό που αντιστοιχεί στο τμήμα σας, σύμφωνα με τον πίνακα «Κωδικός Τομέα Σπουδών» που βρίσκεται αναρτημένος στην ιστοσελίδα του τμήματος στο αρχείο «Άλλες Πληροφορίες». Στο κουτάκι με τίτλο «Διανυόμενο έτος σπουδών» επιλέγετε το έτος στο οποίο βρίσκεστε. Στο κουτάκι με τίτλο «Μέσος όρος βαθμολογίας», γράφετε τον μέσο όρο βαθμολογίας όπως ακριβώς αναγράφεται στο έντυπο της αναλυτικής βαθμολογίας σας ή στη Βεβαίωση που σας έχει χορηγηθεί από τη Γραμματεία του Τμήματός σας. Τέλος, στα κουτάκια με τίτλο «Αποκτηθείσες πιστωτικές μονάδες στα υποχρεωτικά μαθήματα μέχρι και το προηγούμενο εξάμηνο» και «Πιστωτικές Μονάδες των υποχρεωτικών μαθημάτων όπως ορίζει το Πρόγραμμα Σπουδών» γράφετε τα στοιχεία όπως αναγράφονται στο έγγραφο Πιστοποιητικών Σπουδών που έχει συμπληρώσει η Γραμματεία του Τμήματός σας. Πεδίο «Στοιχεία Πρακτικής Άσκησης» Στο πεδίο «Στοιχεία Πρακτικής Άσκησης» πρέπει να δηλώσετε τη διάρκεια της πρακτικής άσκησης και τα στοιχεία που αφορούν τον φορέα υποδοχής όπως αυτά αναφέρονται στη Βεβαίωση Αποδοχής του Φορέα (Letter of Acceptance). Στο κουτάκι «Ονομασία φορέα υποδοχής» γράφετε το όνομα του φορέα όπως αναγράφεται στο λογότυπο του φορέα (πχ. λογότυπο στη γερμανική γλώσσα, ισπανική, κτλ. αλλά όχι στην ελληνική γλώσσα) ενώ στο δεύτερο

8 κουτάκι «ονομασία φορέα στην αγγλική γλώσσα» γράφετε την ονομασία του φορέα μόνο στην αγγλική γλώσσα. Σε περίπτωση που το όνομα του φορέα είναι στην αγγλική γλώσσα τότε και στα δύο κουτάκια θα γράψετε το όνομα του φορέα στην αγγλική γλώσσα. Σε περίπτωση που το όνομα του φορέα είναι και στην ελληνική γλώσσα γράφετε το όνομα του φορέα στη γλώσσα της χώρας που εδρεύει ο φορέας. Για τη σωστή συμπλήρωση του στοιχείου «κωδικός περιοχής» συμβουλευτείτε τον πίνακα με ονομασία «Κατάλογος Κωδικών Περιοχής» που βρίσκεται αναρτημένος στην ιστοσελίδα του τμήματος στο αρχείο «Άλλες Πληροφορίες». Σημειώνεται ότι η ημερομηνία έναρξης και λήξης δεν μπορεί να είναι μέρες Σαββάτου, Κυριακής ή αργιών. Πεδίο «Οικονομικά Στοιχεία» Στο πεδίο «Οικονομικά Στοιχεία» πρέπει να δηλώσετε με ιδιαίτερη ακρίβεια τα στοιχεία σας τα οποία θα χρησιμοποιηθούν για την καταβολή του ποσού της υποτροφίας σας απευθείας στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Ο τραπεζικός λογαριασμός που θα δηλώσετε θα πρέπει να έχει το ονοματεπώνυμό σας ως δικαιούχου ή συνδικαιούχου, αν είναι κοινός λογαριασμός. Περισσότερες πληροφορίες για τον τραπεζικό λογαριασμό δίνονται παρακάτω. Στο πεδίο «Γνώση ξένων γλωσσών» πρέπει να δηλώσετε το επίπεδο γνώσης ξένων γλωσσών και να αναφέρετε τα διπλώματα τα οποία το πιστοποιούν (ή Βεβαιώσεις Προέδρων για τα Τμήματα ξένων γλωσσών). Στο πεδίο «Γλώσσα Εργασίας» επιλέγετε τη γλώσσα που αναγράφεται στη Βεβαίωση Αποδοχής ως κύρια γλώσσα εργασίας. Εάν ο φορέας έχει δηλώσει δύο ή παραπάνω γλώσσες, επιλέγετε ως κύρια γλώσσα εργασίας την πρώτη στη σειρά. Υπενθύμιση Καταθέτετε υπογεγραμμένο αντίγραφο της ηλεκτρονικής αίτησης μαζί με τα υπόλοιπα έγγραφα, όπως έχει αναφερθεί παραπάνω. ΠΡΟΣΟΧΗ Γίνεται δεκτή μόνο η αίτηση του φοιτητή που πληροί όλες τις προϋποθέσεις που αναφέρονται στην προκήρυξη, ενώ Απορρίπτεται αυτόματα η αίτηση του φοιτητή εάν εξακριβωθεί ψευδής δήλωση.