Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΑΔΑ: ΒΙΕ9469Β7Ι-0ΜΘ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα "Ψηφιακή Σύγκλιση" Περιφερειακό Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Μακεδονίας Θράκης Με τη συγχρηματοδότηση της Ελλάδος και της Ευρωπαϊκής Ένωσης Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Θεματική Ενότητα Α2: «Ψηφιακές Υπηρεσίες Υποστήριξης και Εξυπηρέτησης της Ακαδημαϊκής Κοινότητας στο Πανεπιστήμιο Μακεδονίας, Υποέργο2: «ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ» Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) Πανεπιστημίου Μακεδονίας Προϋπολογισμός: ,00 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α ,71 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: Δέκα (10) μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Διεθνής με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής απόψεως προσφορά Ημερομηνία αποστολής της διακήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της Ε.Ε: 17/02/2014. Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 21/02/2014 Ημερομηνία αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό τύπο: 24/02/2014 & 25/02/2014 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 10/04/2014 Κωδικός ΟΠΣ: [ ]

2 Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων...2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου...4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ...5 A1 Περιβάλλον του Έργου...7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου...7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 9 Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 9 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση...10 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών A2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...21 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου...21 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη...23 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου...23 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...25 A3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου...26 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες...26 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος...28 Α3.2.1 Γενικές αρχές Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και με το σύστημα Ερμής. 30 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου...31 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων)...34 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών» Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων» Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων» Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων» Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών» Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού» Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών...44 Σελίδα 2 από 63

3 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού...44 Α3.7 Διαλειτουργικότητα...44 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση...47 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα...48 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας...49 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος...50 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας...50 Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου...51 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων...53 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου...54 A4 Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών...55 Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου...55 Α4.2 Υπηρεσίες εξασφάλισης αξιοπιστίας υπαρχόντων δεδομένων...55 Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης...56 Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας...58 Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»...59 A5 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου...60 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης...60 Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου...61 Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου 62 Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης...62 Σελίδα 3 από 63

4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές, τους καθηγητές, τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα, αλλά και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίησης και θέσης σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Για τα τέσσερα από αυτά τα υποσυστήματα και συγκεκριμένα για τα Διαχείριση Προσωπικού, Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων, Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων, Διαχείριση Προμηθειών, το προκηρυσσόμενο έργο αποτελεί αναβάθμιση των υπαρχόντων συστημάτων, και ως εκ τούτου η Μελέτη, Καθορισμός Τεχνικών Προδιαγραφών τευχών διαγωνισμών του έργου έχει ληφθεί υπόψη μόνο όσον αφορά τις πρόσθετες υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν στα πλαίσια του νέου υποέργου. Για το υποσύστημα της Διαχείρισης Έργων έχει ληφθεί υπόψη το αντίστοιχο υποέργο της παραπάνω μελέτης της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και έχει προσαρμοστεί στις ιδιαίτερες ανάγκες της Διεύθυνσης Τεχνικών Έργων του Πανεπιστημίου Μακεδονίας. Γίνονται δεκτές Προσφορές για το σύνολο των απαιτήσεων. Δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες Προσφορές που υποβάλλονται για μέρος του Έργου. Κωδικός CPV: Σελίδα 4 από 63

5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Γενικά Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΠΠ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standardization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παραλαβής και Πιστοποίησης Ποιότητας Παραδοτέων Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες Έργου Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και Σελίδα 5 από 63

6 ΕΛΚΕ ΕΣΡ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Database European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές x_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές ploma_en.html Σελίδα 6 από 63

7 A1 Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΑΕΠ Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων και Προσφυγών ΕΠΠΠΠ Επιτροπή Παραλαβής και Πιστοποίησης Ποιότητας Παραδοτέων του Έργου ΕΠΠ Επιτροπή Παραλαβής Προμηθειών ΕΑΠ Επιτροπή Αξιολόγησης Προσωπικού Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Επιτροπή Ερευνών Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α Βλ. παρ. Α Βλ. παρ. Α Βλ. παρ. Α Βλ. παρ. Α Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το Πανεπιστήμιο Μακεδονίας ιδρύθηκε το 1990 και είναι η μετεξέλιξη της γνωστής Ανωτάτης Βιομηχανικής Σχολής Θεσσαλονίκης (ΑΒΣΘ). Η ΑΒΣΘ λειτούργησε για πρώτη φορά το ακαδημαϊκό έτος ως «Ανωτέρα Σχολή Βιομηχανικών Σπουδών Θεσσαλονίκης». Το 1966 με το άρθρο 4 του Ν.Δ. 4578/1966 η Σχολή μετονομάσθηκε σε «Ανώτατη Βιομηχανική Σχολή Θεσσαλονίκης» και μετατράπηκε σε Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου. Από το Ακαδημαϊκό έτος 1971/72 οι σπουδές στην ΑΒΣΘ διαχωρίζονται στα Τμήματα Οικονομικών Επιστημών και Επιστημών Διοικήσεως Επιχειρήσεων και απονέμονται πτυχία και διδακτορικά διπλώματα Οικονομικών Επιστημών και Επιστημών Διοικήσεως Επιχειρήσεων. Με το Π.Δ. 436/1985 έγινε η κατάτμηση σε δύο Τμήματα: α) Τμήμα Οικονομικών Επιστημών, Σελίδα 7 από 63

8 β) Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Το 1990 με το Προεδρικό Διάταγμα Υπ' Αριθμ. 147 έγινε η μετονομασία της Ανώτατης Βιομηχανικής Σχολής Θεσσαλονίκης σε Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Οικονομικών και Κοινωνικών Επιστημών (Μετονομασία Ίδρυση Τμημάτων και ρύθμιση των Θεμάτων που ανακύπτουν, ΦΕΚ 56/ τ.α ). Το 2013 με το Προεδρικό Διάταγμα Υπ' Αριθμ. 88 (ΦΕΚ 129/ ) έγινε η μετονομασία του Πανεπιστημίου Μακεδονίας Οικονομικών και Κοινωνικών Επιστημών σε Πανεπιστήμιο Μακεδονίας (Μετονομασία Ίδρυση Σχολών, Τμημάτων και ρύθμιση των Θεμάτων που ανακύπτουν). Σήμερα, το Πανεπιστήμιο Μακεδονίας είναι οργανωμένο σε Σχολές και Τμήματα όπως όλα τα Α.Ε.Ι. και λειτουργούν 4 Σχολές, 8 Προπτυχιακά και 12 Μεταπτυχιακά Τμήματα : 1. Σχολή Επιστημών Διοίκησης Επιχειρήσεων, η οποία συγκροτείται από τα Τμήματα: 1. Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων, 2. Λογιστικής και Χρηματοοικονομικής 2. Σχολή Επιστημών Πληροφορίας, στην οποία εντάσσεται το Τμήμα: 1. Εφαρμοσμένης Πληροφορικής 3. Σχολή Κοινωνικών, Ανθρωπιστικών Επιστημών και Τεχνών, η οποία συγκροτείται από τα Τμήματα: 1. Διεθνών και Ευρωπαϊκών Σπουδών 2. Εκπαιδευτικής και Κοινωνικής Πολιτικής 3. Μουσικής Επιστήμης και Τέχνης 4. Σχολή Οικονομικών και Περιφερειακών Σπουδών, η οποία συγκροτείται από τα Τμήματα: 1. Οικονομικών Επιστημών 2. Βαλκανικών, Σλαβικών και Ανατολικών Σπουδών Καθώς και τα παρακάτω Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών: 1. Δ.Π.Μ.Σ. στην Οικονομική επιστήμη 2. Δ.Π.Μ.Σ. στη Διοίκηση Επιχειρήσεων 3. Δ.Π.Μ.Σ. στα Πληροφοριακά Συστήματα 4. Π.Μ.Σ. Τμήματος Εφαρμοσμένης Πληροφορικής Σελίδα 8 από 63

9 5. Π.Μ.Σ. στην Εκπαιδευτική & Κοινωνική Πολιτική 6. Π.Μ.Σ. στη Λογιστική και Χρηματοοικονομική 7. Π.Μ.Σ. στη Στρατηγική Διοικητική Λογιστική και Χρηματοοικονομική Διοίκηση 8. Π.Μ.Σ. στην Εφαρμοσμένη Λογιστική και Ελεγκτική 9. Π.Μ.Σ. στις Διεθνείς Σπουδές 10. Π.Μ.Σ. στις Πολιτικές & Οικονομικές Σπουδές Σύγχρονης Ανατολικής & Νοτιοανατολικής Ευρώπης 11. Π.Μ.Σ. στις Ευρωπαϊκές Πολιτικές Νεολαίας 12. Δ.Π.Μ.Σ. στη Δημόσια Διοίκηση Ολικής Ποιότητας Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή (Ε.Λ.Κ.Ε.) «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου (αριθμ. απόφασης Ε.Λ.Κ.Ε. 126/ ). Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων και Προσφυγών (ΕΑΕΠ) Για τις ανάγκες αξιολόγησης των ενστάσεων και των ενδικοφανών προσφυγών που τυχόν υποβληθούν στα πλαίσια διενέργειας του παρόντος διαγωνισμού έχει ορισθεί από την Αναθέτουσα Αρχή «Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων και Προσφυγών (ΕΑΕΠ)» με μέλη διάφορα της Επιτροπής Διενέργειας του Διαγωνισμού. Αρμοδιότητα της ΕΑΕΠ είναι ο έλεγχος και η αξιολόγηση των ενστάσεων και των ενδικοφανών προσφυγών που τυχόν υποβληθούν (αριθμ. απόφασης Ε.Λ.Κ.Ε. 126/ ). Επιτροπή Παραλαβής και Πιστοποίησης Ποιότητας Παραδοτέων (ΕΠΠΠΠ) Για τις ανάγκες εξασφάλισης αποτελεσματικού ελέγχου της ποσότητας και της ποιότητας υπηρεσιών και του τελικού παραδοτέου αποτελέσματος του Έργου, βάσει της παρούσας διακήρυξης, έχει οριστεί με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής (Ε.Λ.Κ.Ε.) τριμελής «Επιτροπή Παραλαβής και Πιστοποίησης Ποιότητας Παραδοτέων (ΕΠΠΠΠ). Η ΕΠΠΠΠ γνωμοδοτεί κατόπιν ελέγχου για την εκτέλεση κάθε παραδοτέου αποτελέσματος του Έργου (αριθμ. απόφασης Ε.Λ.Κ.Ε. 126/ ). Σελίδα 9 από 63

10 Επιτροπή Παραλαβής Προμηθειών (ΕΠΠ) Για την τμηματική και οριστική παραλαβή του Έργου, έχει ορισθεί με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής (Ε.Λ.Κ.Ε.) τριμελής «Επιτροπή Παραλαβής Προμηθειών τακτικών, πρόχειρων διαγωνισμών και ανάθεσης με διαπραγματεύσεις» (ΕΠΠ) (αριθμ. απόφασης Ε.Λ.Κ.Ε. 126/ ). Επιτροπή Αξιολόγησης Προσωπικού (ΕΑΠ) Για την αξιολόγηση τυχόν πρόσθετου προσωπικού που θα απασχολήσει η Αναθέτουσα Αρχή για την υλοποίηση του Έργου, έχει ορισθεί με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής (Ε.Λ.Κ.Ε.) τριμελής «Επιτροπή Αξιολόγησης Προσωπικού» (αριθμ. απόφασης Ε.Λ.Κ.Ε. 126/ ). Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση Τα σχετιζόμενα με το έργο υφιστάμενα συστήματα και υποδομές πληροφορικής, έχουν ως εξής: Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα χρησιμοποιεί υποδομές εξοπλισμού οι οποίες είναι ξεπερασμένες και υποστηρίζουν την λειτουργία μόνο των «παλαιών» συστημάτων λογισμικού για τη διαχείριση των οικονομικών και διοικητικών υπηρεσιών, στο βαθμό που ακόμη χρησιμοποιούνται. Το συγκεκριμένο λογισμικό παρείχε και σε ορισμένες περιπτώσεις παρέχει ακόμη τις βασικές υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο σε θέματα οικονομικών (μισθοδοσία) και διοικητικών (καρτέλες υπαλλήλων με συνοπτικές πληροφορίες). Επίσης με τις υπάρχουσες υποδομές δεν είναι δυνατή η διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με άλλα συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης αλλά και με τα συστήματα που θα αναπτυχθούν στη δράση Α1. Συγκεκριμένα τα παραπάνω υποσυστήματα υποστηρίζουν: Υποσύστημα Διοικητικού (Προσωπικού) Γενικά Καρτέλα Εργαζόμενου (Προσωπικά στοιχεία, Στοιχεία πατρός / μητρός, Γενικά στοιχεία, Στοιχεία Διεύθυνσης, Στοιχεία Ταυτότητος) Στοιχεία Ασφάλισης Παρακολούθηση Οικογένειας Στοιχεία μόρφωσης: Πτυχίο, Τίτλος, Πανεπιστήμιο Εσωτερικού ή Εξωτερικού, Σχολή, Ημερομηνία Απόκτησης Τίτλου Ξένες Γλώσσες Βαθμίδες, κατηγορίες (ΔΕΠ, ΕΔΤΠ, ΔΠ) Γνωστικά αντικείμενα Σελίδα 10 από 63

11 Στοιχεία αρχικής πρόσληψης (ημ/νίας αρχικής πρόσληψης, ανάθεσης καθηκόντων, ΦΕΚ πρόσληψης κτλ) Μισθολογικά Κλιμάκια Ακαδημαϊκοί Τίτλοι Τοποθέτηση, Σχέσεις Εργασίας, Επιδόματα Διαχείριση Ποινών Διδασκαλία, Σεμινάρια Παρακολούθηση προϋπηρεσίας για επιδόματα χρόνου υπηρεσίας Παρακολούθηση των συμβάσεων, ανανεώσεων, οργάνων κτλ. Άδειες Προσωπικού Είδος Άδειας: π.χ. Εκπαιδευτική, Αναρρωτική, Σεμινάρια, κτλ. Υπόλοιπα αδειών Έναρξη, Διάρκεια, Ημ/νία διακοπής Εξέλιξη προσωπικού Υπηρεσιακές μεταβολές: Διορισμός, Μονιμοποίηση, Απόλυση, Επαναδιορισμός, Μετάταξη, Ποινές, Προαγωγές, Προσαυξήσεις μισθού, Λύση υπαλληλικής σχέσης, Βαθμός, Μισθολογικό κλιμάκιο κτλ. Πράξεις μεταβολών: Διατάγματα, χρονολογία Δημοσιεύεις: Αριθμός ΦΕΚ, Χρονολογία Υποσύστημα Οικονομικών Υποθέσεων Προϋπολογισμός Κατάρτιση Έγκριση Οριστικοποίηση. Αναμορφώσεις, δεσμεύσεις και εγκρίσεις. Παρακολούθηση υλοποίησης (εσόδων και εξόδων). Απολογισμοί Διαχείριση εσόδων και εξόδων Ταμείο Εκθέσεις Ανάληψης Δαπάνης. Μητρώα συναλλασσομένων (Δικαιούχων ΧΕΠ, οφειλετών, διαχειριστών κλπ) Παραστατικά Δαπανών και Αγορών. Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής. Βεβαιώσεις οφειλών (παραστατικά εσόδων, οίκοθεν, χρηματικοί κατάλογοι) Σελίδα 11 από 63

12 Παρακολούθηση υλικού Τήρηση Μητρώου Παγίων και Περιουσίας: Ενημέρωση από παραστατικά. Χρέωση παγίου σε τμήματα και υπευθύνους. Αναλυτικές κινήσεις. Βελτιώσεις. Προσθήκες. Επεκτάσεις. Καταστροφές. Κλπ. Τήρηση Αποθήκης αναλωσίμων: Εισαγωγές, εξαγωγές, ανάλωση και διακίνηση. Ταμείο Πληρωμές πάσης φύσεως (μετρητά, επιταγές, εμβάσματα, κλπ) Γραμμάτια και τριπλότυπα είσπραξης Αποδόσεις κρατήσεων Τράπεζες: Παρακολούθηση λογαριασμών Όψεως και Επιταγών. Λογιστήριο Δημόσια (λογαριασμοί Τάξεως), Γενική και Αναλυτική λογιστική Ενημέρωση αναλυτικών κινήσεων, αυτόματα από τις κινήσεις και τα παραστατικά των υπολοίπων υποσυστημάτων Τήρηση προβλεπόμενων βιβλίων και στοιχείων Μισθοδοσία Διαχείριση Καρτέλας εργαζομένων με προσωπικά, διοικητικά και μισθοδοτικά στοιχεία Διαχείριση Προϋπηρεσίας εργαζόμενου Διαχείριση Σπουδών και επαγγελματικής κατάρτισης Διαχείριση Προστατευόμενων Μελών, Διαχείριση Αδειών, Ασθενειών και Απουσιών Υποσύστημα Προμηθειών Υποβολή Αιτήσεων προμηθειών Διαχείριση Διαγωνισμών φάκελος διαγωνισμού Καταγραφή προσφορών: Υποβολή Αποσφράγιση (Δικαιολογητικών, Τεχνικών, Οικονομικών) Αξιολόγηση Κατακύρωση Συμβάσεις Διαχείριση Εκθέσεων: Γενική Έκθεση Δικαιολογητικά Συμβάσεις, Εγγυητικές, κλπ. Διαχείριση Ενστάσεων Αναλυτικά η υφιστάμενη κατάσταση περιγράφεται στο παράρτημα C5.2. Σελίδα 12 από 63

13 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των Πανεπιστημίων Τα πανεπιστήμια είναι νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου με πλήρη αυτοδιοίκηση. Τελούν υπό την εποπτεία του κράτους δια του Υπουργού Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, ενισχύονται οικονομικά απ' αυτό και λειτουργούν βάσει των σχετικών νόμων. Σύμφωνα με το σύνταγμα της χώρας (άρθρο 16, παρ. 5 και 8) η ανώτατη εκπαίδευση παρέχεται αποκλειστικά από το κράτος και η σύσταση ανώτατων σχολών από ιδιώτες απαγορεύεται. Η οργάνωση των Πανεπιστημίων δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Ένα πανεπιστημιακό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή/ διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Το προσωπικό μπορεί να ανήκει σε Σχολή ή και σε άλλες διοικητικές μονάδες/υπηρεσίες της Πανεπιστημιακής κοινότητας. Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Εντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Σελίδα 13 από 63

14 Τέλος, προσωπικό του Πανεπιστημίου στελεχώνει την Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ). Το προσωπικό διατίθεται με απόφαση της Συγκλήτου, ύστερα από πρόταση της Επιτροπής Ερευνών. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Το Πανεπιστήμιο Μακεδονίας είναι ένα Κρατικό Πανεπιστήμιο υπαγόμενο στο Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων. Σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο για την ανώτατη παιδεία (Ν. 4009/2011 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με τους Ν. 4076/12 και 4115/13.), τα όργανα που ασκούν τη διοίκηση του Πανεπιστημίου είναι: η Σύγκλητος, το Συμβούλιο Διοίκησης και ο Πρύτανης. Στα πλαίσια της αυτοτέλειας των Α.Ε.Ι, στην αρμοδιότητα της Συγκλήτου εμπίπτουν θέματα ακαδημαϊκά, διοικητικά και οικονομικά. Το Οργανόγραμμα του Πανεπιστημίου Μακεδονίας έχει την ακόλουθη δομή: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (Επιτροπή Ερευνών) του Πανεπιστημίου Μακεδονίας (ΠΑ.ΜΑΚ.) Σελίδα 14 από 63

15 Σκοπός του Λογαριασμού είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του ΠΑ.ΜΑΚ. και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων (άρθρο 1, παρ. 2, Υ.Α. ΚΑ/679/ , ΦΕΚ 826 τ.β ). Η Διοίκηση και διαχείριση του Λογαριασμού πραγματοποιείται από τα όργανα του και είναι ανεξάρτητη από την διοίκηση και διαχείριση των ΑΕΙ ή ΤΕΙ. Η Διοίκηση των ΑΕΙ και των ΤΕΙ παρακολουθεί και ελέγχει, με βάση τις διαδικασίες που προβλέπει ο Οδηγός χρηματοδότησης του άρθρου 9 κατωτέρω, τη λειτουργία και τα πεπραγμένα του Ειδικού Λογαριασμού. Όργανα διοικήσεως και διαχειρίσεως του Λογαριασμού είναι: α) Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών β) Η Γραμματεία του Λογαριασμού. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι υπηρεσίες που προσφέρουν τα ιδρύματα της ανωτάτης εκπαίδευσης δύναται να διακριθούν σε δύο κατηγορίες: (α) υπηρεσίες εκπαίδευσης, (β) διοικητικές υπηρεσίες. Το Έργο καλύπτει και υποστηρίζει κυρίως τις διοικητικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Στις διοικητικές υπηρεσίες περιλαμβάνονται οι εξής: Υπηρεσίες οικονομικής διαχείρισης. Σε αυτές περιλαμβάνεται η διαχείριση των οικονομικών του ιδρύματος, η μισθοδοσία, οι προμήθειες κ.ά. Υπηρεσίες διοικητικής υποστήριξης. Σε αυτές περιλαμβάνεται η διοικητική υποστήριξη του εκπαιδευτικού και ερευνητικού έργου (όπως η λειτουργία των γραμματειών, της φοιτητικής μέριμνας, κ.ά.), η διοίκηση του προσωπικού, οι δημόσιες και διεθνείς σχέσεις, οι εκδόσεις, οι συμβουλευτικές υπηρεσίες προς τους αποφοίτους κ.ά. Τεχνικές υπηρεσίες. Οι τεχνικές υπηρεσίες περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό και τις μελέτες για τα έργα υποδομής, την παρακολούθηση των έργων και τη συντήρηση της υποδομής του ιδρύματος κ.ά. Συγκεκριμένα για το Πανεπιστήμιο Μακεδονίας οι δραστηριότητες ανά γραφείο / τμήμα και υπηρεσία περιγράφονται παρακάτω: Σελίδα 15 από 63

16 Α Δραστηριότητες Επιτροπής Ερευνών ανά Γραφείο: Γραφείο Διαμεσολάβησης: Καταγραφή της ερευνητικής δραστηριότητας, προβολή των αποτελεσμάτων της έρευνας με στόχο την αξιοποίησή τους από τους παραγωγικούς φορείς και διοργάνωση ημερίδων, συνεδρίων και σεμιναρίων. Λογιστήριο: Κατάρτιση προϋπολογισμών, δημιουργία & διαχείριση καρτέλας ερευνητικού έργου και τήρηση Μητρώου Παγίων. Γραφείο Πρωτοκόλλου, Συμβάσεων και Συνεδριάσεων: Διαχείριση των διακινουμένων εγγραφών από προς τα Διάφορα τμήματα και διευθύνσεις του Παν/μίου Μακεδονίας, προγραμματισμός και προετοιμασία συνεδριάσεων, διαχείριση των συμβάσεων ανάθεσης έργου σε τρίτους στα πλαίσια των έργων που διαχειρίζεται η Επιτροπή Ερευνών. Γραφείο Διαχείρισης έργων: Οικονομική διαχείριση και παρακολούθηση των έργων που υλοποιούνται στα πλαίσια επιδοτούμενων προγραμμάτων (Ευρωπαϊκά Εθνικά) από φορείς του Πανεπιστημίου (Καθηγητές ερευνητές, Εργαστήρια, Τμήματα, κτλ.). Γραφείο Πρακτικής Άσκησης: Σύνδεση θεωρητικών και εργαστηριακών σπουδών με την πρακτική εφαρμογή στο χώρο εργασίας, ενημέρωση των φοιτητών / τριών για τις τάσεις της αγοράς εργασίας και τις δεξιότητες που απαιτούνται και δημιουργία σταθερού δίαυλου επικοινωνίας μεταξύ του Πανεπιστημίου και του φοιτητικού δυναμικού του με την Παραγωγή. Γραφείο Διασύνδεσης: Υποστηρίζει τους φοιτητές και τους νέους αποφοίτους στο σχεδιασμό της μελλοντικής τους σταδιοδρομίας (επαφή του Πανεπιστημίου με τους φοιτητές και αποφοίτους του, με σκοπό την προετοιμασία ένταξης τους στην αγορά εργασίας, Συμβουλευτική Σταδιοδρομίας, καθημερινή ενημέρωση για τις προσφερόμενες θέσεις εργασίας όπως αυτές δημοσιεύονται στον ημερήσιο και περιοδικό τύπο, πληροφόρηση για εκπαιδευτικά σεμινάρια και επιστημονικά συνέδρια (επιδοτούμενα και μη) που διοργανώνονται από κρατικούς ή ιδιωτικούς φορείς, πληροφόρηση για χορήγηση υποτροφιών, ενημέρωση για ειδικά προγράμματα ευρωπαϊκής κινητικότητας που αφορούν νέους επιστήμονες, πληροφόρηση για μεταπτυχιακές σπουδές στην Ελλάδα και το εξωτερικό). Γραφείο Προγραμματισμού και Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων (ΠΑΠΕ). Γραφείο Erasmus: Αποτελεί ένα συντονιστικό μέσο μεταξύ των Διοικητικών και ακαδημαϊκών υπευθύνων των τμημάτων και του προγράμματος Erasmus το οποίο χρηματοδοτείται από το ΙΚΥ. Α Δραστηριότητες Πανεπιστημίου ανά Τμήμα / Υπηρεσία (που αφορούν το έργο): Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών Τμήμα Προμηθειών: Είναι υπεύθυνο για την προετοιμασία, διενέργεια και την παρακολούθηση των διαγωνισμών προμηθειών, την παραλαβή των προμηθευόμενων ειδών και υπηρεσιών και την καταχώρηση των σχετικών τιμολογίων / παραστατικών. Επίσης είναι υπεύθυνο για την τήρηση της αποθήκης των αναλωσίμων καθώς και για την διαχείριση των παγίων του Πανεπιστημίου Μακεδονίας. Τμήμα Λογιστηρίου: Ασχολείται με την κατάρτιση Προϋπολογισμού Εσόδων Εξόδων Τακτικού & Δημόσιων Επενδύσεων, την αναμόρφωση του προϋπολογισμού, τον απολογισμό και το κλείσιμο διαχειριστικών βιβλίων στο τέλος του οικονομικού έτους. Επίσης εκδίδει γραμμάτια είσπραξης καθώς και χρηματικά εντάλματα πληρωμών των δαπανών και εξόδων του Πανεπιστημίου, και συμπληρώνει και αποστέλλει πίνακες και καταστάσεις στο ΥΠΕΠΘ. Σελίδα 16 από 63

17 Τμήμα Μισθοδοσίας: Ασχολείται με την έκδοση της μισθοδοσίας του προσωπικού. Διεύθυνση Τεχνικών Έργων: Ασχολείται με τον προγραμματισμό των τεχνικών έργων του Πανεπιστημίου, τη σύνταξη τεχνικών μελετών για την εκτέλεση έργων, τη μέριμνα για την ανάθεση τεχνικών έργων και μελετών σε τρίτους καθώς και έλεγχος εκπόνησης και εκτέλεσής τους, την κατασκευή, επίβλεψη και παραλαβή τεχνικών έργων, τη συντήρηση και επισκευή των εγκαταστάσεων του Πανεπιστημίου. Διεύθυνση Διοικητικού Τμήμα Προσωπικού: Προκηρύξεις θέσεων προσωπικού και θέσεων ΔΕΠ, προσλήψεις προσωπικού του ΠΔ 407/80 και ειδικού επιστημονικού προσωπικού, παρακολούθηση των διορισμών, των μετατάξεων και των αποχωρήσεων, τήρηση αρχείου αδειών των χρονοεπιδομάτων και των μισθολογικών κλιμακίων του προσωπικού. Τμήμα Πρωτοκόλλου: Ασχολείται με την παραλαβή και διαχείριση των διακινουμένων εγγραφών από και προς τα διάφορα τμήματα και τις διευθύνσεις του Παν/μίου Μακεδονίας και των εισερχομένων εγγράφων από οποιοδήποτε εξωτερικό αποστολέα. Α Κύριες Λειτουργίες του Πανεπιστημίου Μακεδονίας 1 Συντονισμός και παρακολούθηση της διαδικασίας αιτήσεων προς διοικητικά όργανα του κράτους και προς το Υπουργείο Παιδείας, και κατόπιν λήψης των εγκρίσεων για τις αιτήσεις αυτές και κοινοποίησης των αποφάσεων στα ενδιαφερόμενα τμήματα. 2 Ανάληψη, διαχείριση και οικονομική παρακολούθηση τηs προκήρυξης και πλήρωσης θέσεων προσωπικού και θέσεων ΔΕΠ, ΕΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, διοικητικού προσωπικού, του προσωπικού ΠΔ 407/80 και ειδικού επιστημονικού προσωπικού. o Παρακολούθηση των διορισμών, των μετατάξεων και των αποχωρήσεων. o Τήρηση αρχείου εξέλιξης προσωπικού. 3 Συλλογή αναγκών, σύνταξη και κατάρτιση Προϋπολογισμού εσόδων εξόδων Τακτικού & Δημόσιων Επενδύσεων. Απολογισμός και κλείσιμο διαχειριστικών βιβλίων στο τέλος του οικονομικού έτους. 4 Διαχείριση των οικονομικών του Πανεπιστημίου. Εκτέλεση των Προϋπολογισμών (Τακτικού και ΠΔΕ): o Έκδοση μισθοδοσίας προσωπικού. o Έκδοση γραμματίων είσπραξης και χρηματικών ενταλμάτων πληρωμών δαπανών. o Δημιουργία και αποστολή πινάκων και καταστάσεων στο ΥΠΕΠΘ. 5 Προγραμματισμός και Διαχείριση των προμηθειών και των παγίων του Πανεπιστημίου: Σελίδα 17 από 63

18 o Συγκέντρωση αιτημάτων, σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών, σύνταξη εγγράφων διακήρυξης, o Διενέργεια διαγωνισμών, κατακύρωση και συμβασιοποίηση με τους επιλεγμένους προμηθευτές. o Ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των προμηθευόμενων ειδών και υπηρεσιών, έλεγχος, οικονομική παρακολούθηση και εκτέλεση των συμβάσεων. o Τήρηση αποθήκης των αναλωσίμων (παραλαβές, αναλώσεις) καθώς και διαχείριση παγίων (αποσβέσεις συντηρήσεις και επισκευές). 6 Τεχνική και οικονομική διαχείριση των εγκαταστάσεων του Πανεπιστημίου: o Προγραμματισμός και διαχείριση μελετών και τεχνικών έργων. o Σύνταξη τεχνικών μελετών και εκτέλεση δημοπρασιών για την εκτέλεση τεχνικών έργων. o Μέριμνα για την ανάθεση τεχνικών έργων και μελετών σε τρίτους. o Έλεγχος εκπόνησης μελετών και επίβλεψη και εκτέλεσης έργων. o Συντήρηση και επισκευή των εγκαταστάσεων. 7 Διαχείριση διακινουμένων εγγραφών: o Παραλαβή εισερχομένων εγγράφων από οποιοδήποτε εξωτερικό αποστολέα και προώθησή τους στα αρμόδια τμήματα υπηρεσίες. o Παραλαβή, προώθηση και αποστολή εγγράφων από και προς τα διάφορα τμήματα και τις διευθύνσεις του Πανεπιστημίου και προς τους εξωτερικούς παραλήπτες. Α Κύριες Λειτουργίες της Επιτροπής Ερευνών A/A Περιγραφή Λειτουργίας 1 Ανάληψη, διαχείριση και οικονομική παρακολούθηση ερευνητικών έργων. 2 Διοικητική υποστήριξη φορέων του Πανεπιστημίου και μελών ΔΕΠ που δικαιούνται χρηματοδότησης: o Σύνταξη και προώθηση προτάσεων προς Φορείς χρηματοδότησης. o Προβολή της ερευνητικής δραστηριότητας με διοργάνωση ημερίδων, σεμιναρίων και συνεδρίων. 3 Οργάνωση, εκτέλεση και προώθηση των παροχών του Πανεπιστημίου προς τους φοιτητές Σελίδα 18 από 63

19 μέσω της Επιτροπής Ερευνών: o Οργάνωση Πρακτικής Άσκησης φοιτητών σε επιχειρήσεις και οργανισμούς. o Διευκόλυνση των φοιτητών να έρθουν σε επαφή με επιχειρήσεις μέσω του Γραφείου Διασύνδεσης. o Διοικητική υποστήριξη για την συμμετοχή των φοιτητών στο πρόγραμμα Erasmus. Οι διαδικασίες στις οποίες θα επικεντρωθεί το Έργο είναι: Οικονομικές και Διοικητικές Υπηρεσίες. Αφορά στη βασική οικονομική διαχείριση των ιδρυμάτων και περιλαμβάνει την κατάρτιση και παρακολούθηση του προϋπολογισμού, παραστατικά, εντάλματα, επιταγές, πάγια, γενική και αναλυτική λογιστική, Προμήθειες, Διαγωνισμοί, Διαχείριση Προσωπικού, Μισθοδοσία και Πρωτόκολλο. Διαχείριση Δημόσιων Έργων. Περιλαμβάνει τις προκηρύξεις των έργων, την υποβολή και αξιολόγηση των προσφορών, την ανάθεση των έργων, την παρακολούθηση των έργων. Διαχείριση ερευνητικών προγραμμάτων. Αφορά τη διοικητική και οικονομική διαχείριση των ερευνητικών προγραμμάτων και περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, την παρακολούθηση του προϋπολογισμού του προγράμματος, τις πληρωμές, τις συμβάσεις. Α Οργανόγραμμα Πανεπιστημίου Στο Πανεπιστήμιο Μακεδονίας λειτουργούν 4 Σχολές, 8 Προπτυχιακά και 12 Μεταπτυχιακά Τμήματα : 1. Σχολή Επιστημών Διοίκησης Επιχειρήσεων, η οποία συγκροτείται από τα Τμήματα: 1. Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων, 2. Λογιστικής και Χρηματοοικονομικής 2. Σχολή Επιστημών Πληροφορίας, στην οποία εντάσσεται το Τμήμα: 1. Εφαρμοσμένης Πληροφορικής 3. Σχολή Κοινωνικών, Ανθρωπιστικών Επιστημών και Τεχνών, η οποία συγκροτείται από τα Τμήματα: 1. Διεθνών και Ευρωπαϊκών Σπουδών 2. Εκπαιδευτικής και Κοινωνικής Πολιτικής 3. Μουσικής Επιστήμης και Τέχνης 4. Σχολή Οικονομικών και Περιφερειακών Σπουδών, η οποία συγκροτείται από τα Τμήματα: Σελίδα 19 από 63

20 1. Οικονομικών Επιστημών 2. Βαλκανικών, Σλαβικών και Ανατολικών Σπουδών Καθώς και τα παρακάτω Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών: 1. Δ.Π.Μ.Σ. στην Οικονομική επιστήμη 2. Δ.Π.Μ.Σ. στη Διοίκηση Επιχειρήσεων 3. Δ.Π.Μ.Σ. στα Πληροφοριακά Συστήματα 4. Π.Μ.Σ. Τμήματος Εφαρμοσμένης Πληροφορικής 5. Π.Μ.Σ. στην Εκπαιδευτική & Κοινωνική Πολιτική 6. Π.Μ.Σ. στη Λογιστική και Χρηματοοικονομική 7. Π.Μ.Σ. στη Στρατηγική Διοικητική Λογιστική και Χρηματοοικονομική Διοίκηση 8. Π.Μ.Σ. στην Εφαρμοσμένη Λογιστική και Ελεγκτική 9. Π.Μ.Σ. στις Διεθνείς Σπουδές 10. Π.Μ.Σ. στις Πολιτικές & Οικονομικές Σπουδές Σύγχρονης Ανατολικής & Νοτιοανατολικής Ευρώπης 11. Π.Μ.Σ. στις Ευρωπαϊκές Πολιτικές Νεολαίας 12. Δ.Π.Μ.Σ. στη Δημόσια Διοίκηση Ολικής Ποιότητας Οι διοικητικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου είναι οργανωμένες στις παρακάτω Διευθύνσεις: o Διεύθυνση Διοικητικού Τμήμα Προσωπικού Τμήμα Διοικητικής μέριμνας και Τεκμηρίωσης Τμήμα πρωτοκόλλου και διεκπεραίωσης o Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Λογιστηρίου Τμήμα Μισθοδοσίας Τμήμα Προμηθειών Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού έρευνας o Διεύθυνση Ακαδημαϊκών Θεμάτων Τμήμα Σπουδών Τμήμα Φοιτητικής Μέριμνας Τμήμα Ακαδημαϊκής ανάπτυξης και Μεταπτυχιακών Σπουδών Σελίδα 20 από 63

21 Γραμματείες Τμημάτων. o Διεύθυνση Τεχνικών Έργων Τμήμα Προγραμματισμού και Μελετών Τμήμα Κατασκευών και Συντήρησης Γραφείο Διακίνησης Αλληλογραφίας o Βιβλιοθήκη o Κέντρο Υπολογιστών και Δικτύων Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Το Ίδρυμα διαθέτει ήδη τα παρακάτω υποσυστήματα τα οποία καλύπτουν επαρκώς τις ανάγκες του και επιθυμεί να ολοκληρώσει με πρόσθετα υποσυστήματα και λειτουργίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος. Διαχείριση Διοικητικού (Προσωπικού) Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 10 έτη. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 5 έτη Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων Διαθέτει μέρος του υποσυστήματος, το οποίο καλύπτει τις εργασίες λογιστηρίου, την παρακολούθηση του προϋπολογισμού σε ότι αφορά τη διαχείριση αιτημάτων και εγκρίσεων δαπανών. Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 5 έτη. Διαχείριση Προμηθειών Διαθέτει μέρος του υποσυστήματος, το οποίο καλύπτει μέρος των τρεχουσών εργασιών του Τμήματος Προμηθειών. Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 5 έτη. Σημειώνεται ότι τα συστήματα αυτά είναι κλειστού κώδικα και ως εκ τούτου δεν είναι διαθέσιμος ούτε ο πηγαίος κώδικας ούτε τα Developers Manuals. Παρέχεται όμως η δυνατότητα στον υποψήφιο ανάδοχο να καταθέσει πρόταση εξ αρχής υλοποίησης που θα καλύπτει και τις υπάρχουσες και τις προβλεπόμενες ανάγκες. A2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των λειτουργικοτήτων των Πληροφοριακών Συστημάτων που διαθέτει το Ίδρυμα για τη Διαχείριση Προσωπικού, τη Διεύθυνση Οικονομικών, τις Σελίδα 21 από 63

22 Προμήθειες και την Επιτροπή Ερευνών με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών για την κάλυψη των καθημερινών αναγκών τόσο για την λειτουργία των υπηρεσιών τους. Αναφέρεται επίσης στην ανάπτυξη νέου Πληροφοριακού Συστήματος για τη Διεύθυνση Τεχνικών Έργων με στόχο την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων. Αξίζει να σημειωθεί ότι ενώ το αντικείμενο του έργου στοχεύει στην αναβάθμιση επέκταση του υφιστάμενου ΠΣ και τη διασύνδεσή του με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, παρέχεται η δυνατότητα στους υποψηφίους να καταθέσουν πρόταση εξ αρχής υλοποίησης, αρκεί να καλύπτονται συνολικά οι λειτουργικότητες, οι όροι και οι απαιτήσεις της παρούσας και να ικανοποιούνται τα προσδοκώμενα αποτελέσματα της Αναθέτουσας Αρχής. Οι λειτουργικές περιγραφές της υφιστάμενης κατάστασης αποτυπώνονται στα παραρτήματα C5.2 της παρούσας. Θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, όπως αυτές μεταξύ άλλων περιγράφονται στο νόμο 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις», πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα αφορούν την υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το έργο του σε σύνδεση με την εκπαιδευτική κοινότητα αλλά και την κοινωνία. Τα μέλη της εκπαιδευτικής κοινότητας, εξωτερικοί συνεργάτες, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, από οποιοδήποτε μέρος της χώρας ή και το εξωτερικό, θα έχουν ένα σημείο επαφής με τα Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν θα καλύψουν με πρόσθετες εξωστρεφείς ηλεκτρονικές υπηρεσίες τα υφιστάμενα συστήματα και θα τα ολοκληρώσουν στους τομείς: Διοικητικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση διοικητικών διαδικασιών του Πανεπιστημίου όπως παρακολούθηση προσωπικού, προκήρυξη νέων θέσεων, παροχή στατιστικών κλπ. Οικονομικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση των οικονομικών διαδικασιών και συγκεκριμένα των διαδικασιών που αφορούν τη λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, τη σύνταξη και διαχείριση του προϋπολογισμού, τη διαχείριση των εσόδων και εξόδων, την παρακολούθηση των παγίων και των αποθηκών, τη διαχείριση των κεφαλαίων, τη διαχείριση των προμηθειών, την εκκαθάριση της μισθοδοσίας, τη διαχείριση των έργων κτλ. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Σελίδα 22 από 63

23 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21 1 (βλέπε Α3.2.2 παρακάτω «Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και με το σύστημα Ερμής.») Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των υποσυστημάτων θα έχει τα ακόλουθα οφέλη: Βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Ιδρύματος προς τους εργαζόμενους του και τους συναλλασσόμενους του. Καλύτερη αξιοποίηση των μέχρι τώρα σχετικών επενδύσεων. Σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ιδρύματος στο νέο περιβάλλον. Αξιοποίηση της μέχρι τώρα σημαντική εμπειρίας του Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και συμβολή στην απόκτηση πολύτιμης τεχνογνωσίας. Μείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων. Βελτίωση της εξυπηρέτησης των ενδιαφερόμενων για διαγωνισμούς. Βελτίωση της ενημέρωσης των συναλλασσόμενων. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους 150 εργαζόμενους του Ιδρύματος (μόνιμο διοικητικό προσωπικό), τους περίπου εγγεγραμμένους φοιτητές (προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς), τα 170 μέλη Διδακτικού και Ερευνητικού Προσωπικού, τα 60 μέλη Ειδικού Τεχνικού και Διδακτικού Προσωπικού (ΕΤΕΠ, ΕΕΔΙΠ) και τα 50 μέλη διδακτικού προσωπικού 407/80). Οι στόχοι του έργου είναι οι εξής: Βασικός στόχος υλοποίησης του έργου είναι η αναβάθμιση των υφιστάμενων υπηρεσιών στα επίπεδα αυτοματισμού (ηλεκτρονικοποίησης) που δίνονται παρακάτω: Σελίδα 23 από 63

24 I. Διαχείριση Προσωπικού 1. Άδειες προσωπικού, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 2. Εξέλιξη και ωρίμανση εργαζομένων, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 3. Προσωπικός φάκελος εργαζομένου, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 4. Αιτήματα χορηγήσεων βεβαιώσεων, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 II. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 1. Αιτήματα χορήγησης αναλωσίμων ειδών και εργαλείων, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 2. Τιμολόγηση, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 3. Παρακολούθηση πληρωμών και οφειλών, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 4. Ηλεκτρονική On Line λήψη φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας των δικαιούχων ΧΕΠ, αναβάθμιση στο επίπεδο 5 5. Σύνταξη προϋπολογισμού ηλεκτρονικά, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 6. Μισθοδοσία προσωπικού, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 III. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 1. Δημοσιοποίηση και διαβούλευση έργων, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 2. Διάθεση εγγράφων έργων ηλεκτρονικά, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 3. Διαδικτυακή Παρακολούθηση Έργων, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 4. Προμήθειες του ΕΛ.ΚΕ., αναβάθμιση στο επίπεδο 4 5. Υπηρεσιακά αιτήματα, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 IV. Διαχείριση Έργων 1. Οικονομική διαχείριση έργων, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 2. Διοικητική διαχείριση έργων, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 3. Διαδικτυακή Παρακολούθηση Έργων, αναβάθμιση στο επίπεδο 4 4. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 5. Υποβολή αναγκών αιτημάτων, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 V. Διαχείριση Προμηθειών 1. Δημοσιοποίηση και διαβούλευση προμηθειών, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 2. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 3. Διαδικτυακή Παρακολούθηση προμήθειας, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 4. Παρακολούθηση διαγωνισμών, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 5. Υποβολή αναγκών αιτημάτων, αναβάθμιση στο επίπεδο 3 Σελίδα 24 από 63

25 Δεύτερος στόχος του έργου είναι η αύξηση του αριθμού των χρηστών όπως δίνεται στον πίνακα 1. Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από υπαλλήλους κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Αριθμός υπαλλήλων που χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες Τιμή >80% των υπαλλήλων 150 Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Ο τρίτος στόχος είναι η διασύνδεση του συστήματος με το κεντρικό σύστημα διαχείρισης στατιστικών που θα αναπτυχθεί από την δράση Α1 της πρόσκλησης Οι παράμετροι της διασύνδεσης αυτής θα προσδιοριστούν από την δράση Α1. Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Το ίδρυμα θα πρέπει να διαθέτει και να λειτουργεί πλήρως και παραγωγικά τα ΒΑΣΙΚΑ υποσυστήματα που αναφέρονται στις περιοχές: 1) Διαχείριση Προσωπικού, 2) Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων, 3) Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων, 4) Διαχείριση Έργων, 5) Διαχείριση Προμηθειών Οι αναλυτικές λειτουργικότητες αυτών των υποσυστημάτων θα πρέπει να είναι πλήρως συμβατές με τις προδιαγραφές που τέθηκαν από την δράση Α1 της πρόσκλησης Ζητούμενο του διαγωνισμού, είναι: 1. Η διατήρηση όλων αυτών των λειτουργικοτήτων στο 100% και 2. Η προσθήκη όλων των πρόσθετων λειτουργικοτήτων όπως ακριβώς περιγράφονται στους σχετικούς πίνακες συμμόρφωσης. Οι εργασίες για την επέκταση αναβάθμιση των ανωτέρω υποσυστημάτων με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, θα πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς τη διαταραχή των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στο νέο αναβαθμισμένο σύστημα, αποτελεί κομβικό Σελίδα 25 από 63

26 σημείο αναφοράς στη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (ή υποσυστήματα) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συν λειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον, εξασφαλίζοντας την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση. Προς τούτο: Ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί και να διασφαλίσει ότι θα ολοκληρώσει πλήρως τις νέες ζητούμενες λειτουργικότητες, με τις υφιστάμενες. Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής. Επιπρόσθετοι κρίσιμοι παράγοντες Η επιτυχής υλοποίηση των δυνατοτήτων της διαλειτουργικότητας με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ιδρύματος. A3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Περιγραφή Υπηρεσίας Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Προσωπικού Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικο ποίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) 1. Αιτήσεις αδειών, παρακολούθηση Κωδικός Υπαλλήλου Αίτηση Άδειας 4 Σελίδα 26 από 63

27 πορείας αίτησης 2. Αυτόματη ενημέρωση για έγκριση χορήγησης άδειας μέσω web, ή sms 3. Αυτόματη ενημέρωση χορήγησης επιδόματος, μισθολογικών κλιμακίων, εξέλιξης μέσω web, ή sms 4. Προβολή του προσωπικού φάκελου (παρακολούθηση στοιχείων εξέλιξης, αδειών, υπηρεσιακών μεταβολών, επιδομάτων, μισθολογικών κλιμακίων) 5. Αιτήματα χορηγήσεων βεβαιώσεων/ εντύπων (έπειτα από ταυτοποίηση) 6. Αιτήματα χορήγησης αναλωσίμων και εργαλείων 7. Ηλεκτρονικά τιμολόγια σταθερά συναλλασσόμενων 8. Ηλεκτρονική ενημέρωση για το ύψος και το status των οφειλών ή των πληρωμών των συναλλασσόμενων 9. Ηλεκτρονική On Line λήψη φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας των δικαιούχων ΧΕΠ 10. Ηλεκτρονική κατάθεση προτάσεων προϋπολογισμού και φύλλων αιτιολόγησης δαπανών από τα τμήματα και τις σχολές του ιδρύματος 11. Ηλεκτρονικές αιτήσεις για ένταξη προμηθειών στο ετήσιο Ενιαίο Πρόγραμμα Προμηθειών. 12. Ενημέρωση με τα στοιχεία εκκαθάρισης αποδοχών. 13. Ηλεκτρονική Διαβούλευση επί του επικείμενου έργου 14. Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω διαδικτύου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Ενημέρωση για έγκριση μέσω web, ή SMS Ενημέρωση για χορήγηση μέσω web, ή SMS Πρόσβαση στον φάκελο Έκδοση Πιστοποιητικών Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Συναλλασσόμενου (username και password) Κωδικός Δικαιούχου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Έργων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 15. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 16. Διαδικτυακή Παρακολούθηση Έργων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 17. Διαδικτυακή παρακολούθηση έργου από υπεύθυνους έργου Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 18. Υποβολή αναγκών αιτημάτων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Αίτημα χορήγησης 3 Έκδοση Τιμολογίου 4 Ενημέρωση οφειλών 3 Λήψη φορολογικής ενημερότητας Πρόταση Προϋπολογισμού Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Προμηθειών Αίτηση προμήθειας 3 Στοιχεία εκκαθάρισης 3 Διαβούλευση 3 Δημοσίευση 2 διακήρυξης Παροχή εγγράφων 3 Παρακολούθηση 3 έργων Παρακολούθηση 3 έργων Υποβολή αιτήματος Ηλεκτρονική Διαβούλευση επί της Κωδικός Υπαλλήλου Διαβούλευση Σελίδα 27 από 63

28 επικείμενης προμήθειας 20. Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω διαδικτύου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 21. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 22. Διαδικτυακή Παρακολούθηση προμήθειας Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Δημοσίευση 2 διακήρυξης Παροχή εγγράφων 3 Παρακολούθηση προμηθειών Παρακολούθηση εξέλιξης διαγωνισμού Κωδικός Ενδιαφερόμενου (username και password) 24. Υποβολή αναγκών αιτημάτων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Παρακολούθηση 3 διαγωνισμού Υποβολή αιτήματος 3 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Το ΟΠΣ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services. Οι παρεχόμενες υπηρεσίες θα πρέπει να στοχεύουν μέσω των αρχιτεκτονικών επιλογών τους: Στην πρόσβαση των τηρουμένων πληροφοριών με τρόπο ενιαίο και ασφαλή, διασφαλίζοντας την εγκυρότητα των σχετικών δεδομένων σε περίπτωση πρόσβασης από πολλαπλά σημεία, Στην παροχή πρόσβασης στην τηρούμενη πληροφορία/υπηρεσίες, από εσωτερικά ή εξωτερικά κυβερνητικά συστήματα, μέσω ανοικτών, ευρέως διαδεδομένων προτύπων, π.χ. μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών (Web services). Α3.2.1 Γενικές αρχές Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα και τα επιμέρους υποσυστήματα του σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: Σελίδα 28 από 63

29 o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές o Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα o Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. 2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. 3. Αρχιτεκτονική n tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα. 4. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών του με στόχο την o Επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας των χρηστών o Επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές 5. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) και του Διαδικτύου (internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας. 6. Χρήση συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης του αναμενόμενου μεγάλου όγκου δεδομένων, για τη δυνατότητα δημιουργίας εφαρμογών φιλικών στο χρήστη, για την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και για τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα με χρήση υπηρεσιών καταλόγου. Θα πρέπει να διασφαλίζονται: o Ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών o Ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων o Ανοικτά πρωτόκολλα επικοινωνίας o Ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα Σελίδα 29 από 63