Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο. Ολοκληρωμένη Δράση για την Ενίσχυση της Διαφάνειας και Κοινωνικής Συμμετοχής για το Δήμο Φαιστού

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Ολοκληρωμένη Δράση για την Ενίσχυση της Διαφάνειας και Κοινωνικής Συμμετοχής για το Δήμο Φαιστού Αναθέτουσα Αρχή: Δήμος Φαιστού Προϋπολογισμός: ,00 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 12 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 07/01/2014 Κωδικός ΟΠΣ:

2 Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Ταυτότητα Διακήρυξης... 4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 7 Συντομογραφίες... 7 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 8 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 8 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 8 Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 14 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α3.1.1 Υπηρεσίες ηλεκτρονικής συμμετοχής και διαβούλευσης Α3.1.2 Υπηρεσία διεξαγωγής δημοσκοπήσεων Α3.1.3 Υπηρεσία ανάπτυξης και διαχείρισης κοινοτήτων ενδιαφέροντος Α3.1.4 Πιστοποίηση Χρηστών Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Ενημέρωσης» Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Ηλεκτρονικής Συμμετοχής» Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Ηλεκτρονικών Δημοσκοπήσεων» Σελίδα2από75

3 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Ηλεκτρονικών Κοινοτήτων» Α3.5 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού Α3.6 Διαλειτουργικότητα Α3.7 Ανοιχτά δεδομένα Α3.8 Ανοικτά Πρότυπα Α3.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α3.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α3.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α3.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α4. Ελάχιστες Προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α4.2 Υπηρεσίες Παραγωγικής Πιλοτικής Λειτουργίας Α4.3 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α5.2 Σχεδιασμός και υλοποίηση του Έργου Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Α5.4 Σχέδιο και Σύστημα Διαχείρισης Κινδύνων Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου Σελίδα3από75

4 Ταυτότητα Διακήρυξης ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ Δήμος Φαιστού «Ολοκληρωμένη δράση για την ενίσχυση της διαφάνειας και κοινωνικής συμμετοχής για το Δήμο Φαιστού» Δήμος Φαιστού ΦΟΡΕΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΠΟΙΟ ΠΡΟΟΡΙΖΕΤΑΙ ΤΟ ΕΡΓΟ ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΟΧΗΣ Η έδρα της Αναθέτουσας Αρχής, ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Διεύθυνση: 25 ης Μαρτίου 1, Μοίρες Ηρακλείου, ΤΚ ΕΙΔΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Σύμβαση Υπηρεσιών. Κατηγορία Υπηρεσίας: 07 «Υπηρεσίες Πληροφορικής και Συναφείς Υπηρεσίες». Ταξινόμηση κατά CPV: Υπηρεσίες Πληροφορικής και Συναφείς Υπηρεσίες ΕΙΔΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕΓΙΣΤΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΣΤΗΝ Ε.Ε.Ε.Κ. ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΩΝ ΕΠΙ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΤΗΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΟΠΟΣ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Ανοικτός διαγωνισμός με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ο συνολικός προϋπολογισμός του Έργου ανέρχεται στο ποσό των Εκατό Ενενήντα Χιλιάδων Ευρώ ( ,00 ) συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23% (προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ: ,00 ) Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και από Εθνικούς Πόρους. Οι δαπάνες του Έργου θα βαρύνουν το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων, και συγκεκριμένα τους κωδικούς ΣΑΕ 0558 του ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ Δώδεκα (12) μήνες από την υπογραφή της Σύμβασης - 03/01/ /01/2014 και ώρα 10:00. Η έδρα του Δήμου Φαιστού, Διεύθυνση: 25 ης Μαρτίου αρ. 1, Μοίρες Ηρακλείου, ΤΚ /01/2014 και ώρα 10:00 Σελίδα4από75

5 Συνοπτικά στοιχεία Έργου Ολοένα και περισσότεροι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.) ανά την Ευρώπη βάζουν ως προτεραιότητα την ενίσχυση της διαφάνειας, την αύξηση της ενεργούς συμμετοχής των πολιτών στα κοινά και την βελτίωση της ποιότητας της δημοκρατίας. Απαιτείται λοιπόν ένα εξειδικευμένο και ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα το οποίο θα εξασφαλίζει τη δυνατότητα στο Δήμο: να καλύψει τις απαιτήσεις των διεθνών συμβάσεων / πρωτοκόλλων, να παράσχει ενημέρωση και πληροφόρηση προς κάθε ενδιαφερόμενο για τα θέματα, να ενεργοποιήσει τους πολίτες και τους λοιπούς κοινωνικούς εταίρους στις διαδικασίες χάραξης σχετικών πολιτικών με την άμεση συμμετοχή τους στις διαδικασίες διαβούλευσης και λήψης σχετικών αποφάσεων να διαμορφώσει, να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται με δυναμικό τρόπο την στρατηγική και τις δράσεις για την τοπική ατζέντα να ενισχύσει την επικοινωνία και την συνεργασία μεταξύ πολιτών του Δήμου. Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν στο παρόν σύστημα αφορούν σε υπηρεσίες ηλεκτρονικής συμμετοχής και διαβούλευσης, υπηρεσίες δημοσκοπήσεων, ανάπτυξης και διαχείρισης κοινοτήτων ενδιαφέροντος. Τα αναμενόμενα οφέλη είναι πολλά τόσο για τους Δημότες όσο και για τους εμπλεκόμενους Φορείς του Δήμου Φαιστού. Τα βασικότερα από αυτά είναι: Η δυνατότητα του Δήμου για διαρκή, έγκαιρη και ολοκληρωμένη ενημέρωση του πολίτη για τις πολιτικές, τους στόχους και τα δεδομένα σε σχέση με την αειφόρο ανάπτυξη στην περιοχή του. Η δυνατότητα συμμετοχής των πολιτών, των φορέων και των επιχειρήσεων Σελίδα5από75

6 στη διαδικασία λήψης στρατηγικών αποφάσεων για την τοπική πραγματικότητα. Η δυνατότητα ελέγχου της συμμόρφωσης της καθημερινής πρακτικής των φορέων, των πολιτών και των επιχειρήσεων με τους τιθέμενους στόχους της περιοχής. Η ενδυνάμωση της δημοκρατίας και της συμμετοχικότητας. Η ενεργοποίηση των νέων αρμοδιοτήτων του Δήμου στο πλαίσιο του «Καλλικράτη» που αφορούν στο ρόλο και το έργο της Δημοτικής Επιτροπής Διαβούλευσης. Επιπρόσθετα, το υπό ανάπτυξη σύστημα: θα δώσει πρόσβαση σε όλους τους αρμόδιους φορείς και τα στελέχη του Δήμου μέσω κεντροποιημένου portal (προσβάσιμο μέσω κοινού web browser) με δυνατότητες προσωπικής παραμετροποίησης για την κάλυψη των αναγκών κάθε χρήστη θα παρέχει τη δυνατότητα ανάλυσης των ιστορικών δεδομένων και ανάρτησης των αποτελεσμάτων των διαβουλεύσεων σε ένα κεντροποιημένο ενιαίο περιβάλλον. Τέλος, ειδικά όσον αφορά την πλατφόρμα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής, έρχεται να υποστηρίξει και να καλύψει τις ανάγκες που καθορίζονται από την Συνθήκη της Λισσαβόνας με το πιο σύγχρονο, ευέλικτο και επεκτάσιμο τρόπο που προσφέρει η τεχνολογία. Σελίδα6από75

7 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΕΕΕΚ Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. ΕΟΧ Ευρωπαϊκός Οικονομικός Χώρος ΕΠ ΨΣ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα για τη Ψηφιακή Σύγκλιση ΕΥΔ ΨΣ Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» ΚΠΣ Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης ΚΥΑ Κοινή Υπουργική Απόφαση ΝΠΔΔ Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο ΝΠΙΔ Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο ΠΔ Προεδρικό Διάταγμα ΣΑΕ Συλλογική Απόφαση Έργου ΤΠΕ Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών ΟΠΣ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα ΟΕΥ Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας ΠΠΛ Περίοδος Παραγωγικής Πιλοτικής Λειτουργίας ΠΕ Περίοδος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας ISO International Organization for Standardization WS Web Services AS Application Server ΒΔ Βάση/εις Δεδομένων, Επίσης και RDBMS Π&Δ Παρακολούθηση και Διαχείριση SaaS SaaS Software as a Service. Λογισμικό παρεχόμενο ως υπηρεσία (συνδρομητικά) και όχι με την αγορά άδειας χρήσης. Σελίδα7από75

8 Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του έργου της παρούσας διακήρυξης εμπλέκονται οι εξής φορείς: Η Υπηρεσία Διαχείρισης Επιχειρησιακού Προγράμματος, «Ψηφιακή Σύγκλιση» που έχει τον ρόλο του Φορέα Διαχείρισης του ΕΠ Ψηφιακή Σύγκλιση Ο Δήμος Φαιστού που έχει τον ρόλο του Φορέα Υλοποίησης και Λειτουργίας Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Η οργανωτική δομή του Δήμου Φαιστού όπως καθορίζεται από τους σχετικούς νόμους και διατάξεις έχει ως εξής: Ο Δήμος διοικείται από το Δημοτικό Συμβούλιο, την Οικονομική Επιτροπή, την Εκτελεστική Επιτροπή, την επιτροπή Ποιότητας Ζωής και το Δήμαρχο και οι αρμοδιότητες αυτών ορίζονται από τις κείμενες διατάξεις. Όργανα των Δημοτικών Κοινοτήτων και των Τοπικών Κοινοτήτων του Δήμου είναι το Συμβούλιο και ο Πρόεδρος του συμβουλίου της Δημοτικής Κοινότητας ή το Συμβούλιο και ο Πρόεδρος του συμβουλίου της Τοπικής Κοινότητας (ή ο Εκπρόσωπος της Τοπικής Κοινότητας) αντίστοιχα. Το Δήμαρχο επικουρούν οι Αντιδήμαρχοι που ορίζει ο Δήμαρχος και στους οποίους μεταβιβάζει την άσκηση αρμοδιοτήτων καθ ύλην (π.χ. άσκηση εποπτείας συγκεκριμένων δημοτικών υπηρεσιών) και κατά τόπο (εποπτεία αποκεντρωμένων υπηρεσιών και ζητημάτων που αφορούν συγκεκριμένες Δημοτικές ενότητες). Διάρθρωση Κεντρικών Υπηρεσιών Οι Κεντρικές Υπηρεσίες είναι εγκατεστημένες στην έδρα του Δήμου, εκτός από τη Διεύθυνση Οικονομικών υπηρεσιών και την Διεύθυνση ΚΕΠ που θα έχουν έδρα την ιστορική έδρα του Δήμου Φαιστού και την Διεύθυνση Δημοτικής Αστυνομίας που θα έχει έδρα το Ζαρό και περιλαμβάνουν τις παρακάτω οργανικές μονάδες ομαδοποιημένες σε ενότητες συναφούς σκοπού και αντικειμένου: ΕΝΟΤΗΤΑ Α: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΠΑΓΟΜΕΝΕΣ ΑΠ ΕΥΘΕΙΑΣ ΣΤΟ ΔΗΜΑΡΧΟ 1. Γενικός Γραμματέας 2. Ιδιαίτερο Γραφείο Δημάρχου. Σελίδα8από75

9 3. Αυτοτελές Γραφείο Επικοινωνίας και Δημοσίων Σχέσεων 4. Νομική Υπηρεσία 5. Αυτοτελές Γραφείο Διαφάνειας 6. Αυτοτελές Γραφείο διοικητικής Βοήθειας 7. Διεύθυνση Δημοτικής Αστυνομίας που περιλαμβάνει ειδικότερα τις παρακάτω διοικητικές ενότητες: Α) Τμήμα επιχειρησιακού σχεδιασμού Β) Τμήμα αστυνόμευσης ΕΝΟΤΗΤΑ Β: ΕΠΙΤΕΛΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Αυτοτελές τμήμα προγραμματισμού, ανάπτυξης, οργάνωσης και πληροφορικής που περιλαμβάνει ειδικότερα τα παρακάτω γραφεία: 1. Γραφείο προγραμματισμού, ανάπτυξης και οργάνωσης 2. Γραφείο τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) και ηλεκτρονικής διακυβέρνησης ΕΝΟΤΗΤΑ Γ: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ ΚΑΙ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ Διεύθυνση περιβάλλοντος, πρασίνου, ανακύκλωσης, καθαριότητας και που περιλαμβάνει ειδικότερα τις παρακάτω διοικητικές ενότητες: 1. Τμήμα Περιβάλλοντος Πολιτικής Προστασίας, καθαριότητας, ανακύκλωσης και συντήρησης πρασίνου 2. Τμήμα αγροτικής παράγωγης, κτηνοτροφίας και αλιείας ΕΝΟΤΗΤΑ Δ: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ, ΠΑΙΔΕΙΑΣ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ, ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΝΕΑΣ ΓΕΝΙΑΣ Αυτοτελές τμήμα κοινωνικής προστασίας, παιδείας, πολιτισμού, Απασχόλησης και Τουρισμού που περιλαμβάνει ειδικότερα τα παρακάτω γραφεία: 1. Γραφείο κοινωνικής πολίτικης και ισότητας δυο φύλων 2. Γραφείο προστασίας και προαγωγής της δημοσίας υγείας 3. Γραφείο παιδείας, δια βίου μάθησης, πολιτισμού, αθλητισμού, και νέας γενιάς 4. Γραφείο απασχόλησης 5. Γραφείο τουριστικής ανάπτυξης και προβολής Σελίδα9από75

10 6. Γραφείο Κέντρου Ανοικτής Προστασίας Ηλικιωμένων (ΚΑΠΗ) ΕΝΟΤΗΤΑ Ε: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ 1) Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών που περιλαμβάνει ειδικότερα τις παρακάτω διοικητικές ενότητες: α. Τμήμα υποστήριξης πολιτικών οργάνων Δήμου, ανθρωπινού δυναμικού και διοικητικής μεριμνάς β. Τμήμα δημοτικής κατάστασης, ληξιαρχείου, αλλοδαπών και μετανάστευσης 2) Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών που περιλαμβάνει ειδικότερα τις παρακάτω διοικητικές ενότητες: α. Τμήμα προϋπολογισμού, λογιστηρίου, μισθοδοσίας και προμηθειών β. Τμήμα εσόδων, ταμείου και περιουσίας 3) Διεύθυνση ΚΕΠ που περιλαμβάνει ειδικότερα τις παρακάτω διοικητικές ενότητες: α. Τμήμα εξυπηρέτησης πολιτών β. Τμήμα εσωτερικής ανταπόκρισης 3) Διεύθυνση Πολεοδομίας και Τεχνικών Υπηρεσιών που περιλαμβάνει ειδικότερα τις παρακάτω διοικητικές ενότητες: α. Τμήμα πολεοδομίας που περιλαμβάνει ειδικότερα τα παρακάτω γραφεία: α. Γραφείο έκδοσης οικοδομικών αδειών β. Γραφείο πολεοδομικών εφαρμογών γ. Γραφείο ελέγχου κατασκευών δ. Γραφείο αδειοδοτήσεων και ρύθμιση εμπορικών δραστηριοτήτων β. Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών Διάρθρωση Αποκεντρωμένων Υπηρεσιών Οι Αποκεντρωμένες Υπηρεσίες του Δήμου είναι εγκατεστημένες στην έδρα δημοτικών Σελίδα10από75

11 ενοτήτων, εξυπηρετούν τις δημοτικές / τοπικές κοινότητες της ενότητας και περιλαμβάνουν υπηρεσίες οι οποίες υπάγονται διοικητικά σε αντίστοιχες διευθύνσεις ή Τμήματα των Κεντρικών Υπηρεσιών του Δήμου. ΕΝΟΤΗΤΑ Α: ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΕ ΕΔΡΑ ΤΟ ΤΥΜΠΑΚΙ 1. Γραφείο καθαριότητας και ανακύκλωσης 2. Γραφείο συντήρησης υποδομών 3. Γραφείο διοικητικών θεμάτων και εξυπηρέτησης του πολίτη 4. Γραφείο κοινωνικής πολίτικης 5. Γραφείο απασχόλησης 6. Γραφείο τουριστικής ανάπτυξης και προβολής 7. Γραφείο αγροτικής παραγωγής, κτηνοτροφίας και αλιείας 8. Γραφείο αδειοδοτήσεων και ρύθμιση εμπορικών δραστηριοτήτων 9. Γραφείο αστυνόμευσης ΕΝΟΤΗΤΑ Β: ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΕ ΕΔΡΑ ΤΟ ΖΑΡΟ 1. Τμήμα ΚΕΠ 2. Γραφείο καθαριότητας και ανακύκλωσης 3. Γραφείο συντήρησης υποδομών 4. Γραφείο διοικητικών θεμάτων και εξυπηρέτησης του πολίτη 5. Γραφείο οικονομικών θεμάτων 6. Γραφείο κοινωνικής πολίτικης 7. Γραφείο τουριστικής ανάπτυξης και προβολής 8. Γραφείο αγροτικής παραγωγής, κτηνοτροφίας και διαχείρισης ορεινού όγκου ΕΝΟΤΗΤΑ Γ: ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΕ ΕΔΡΑ ΤΙΣ ΜΟΙΡΕΣ 1. Τμήμα ΚΕΠ 2. Γραφείο οικονομικών θεμάτων 3. Γραφείο αστυνόμευσης Όλες οι υπηρεσίες του Δήμου συνεργάζονται με το Αυτοτελές τμήμα Προγραμματισμού, οργάνωσης και Πληροφορικής κατά το σχεδιασμό και την παρακολούθηση εφαρμογής των Σελίδα11από75

12 Επιχειρησιακών Προγραμμάτων, των ετησίων προγραμμάτων και γενικά των προγραμμάτων δράσης του Δήμου. Οι κεντρικές υπηρεσίες του Δήμου συνεργάζονται με τα αποκεντρωμένα τμήματα και Γραφεία Διοικητικών θεμάτων και Εξυπηρέτησης του Πολίτη προκειμένου αυτά (α) να ενημερώνουν και να πληροφορούν τους πολίτες για τις ενέργειες που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση διοικητικών υποθέσεων σχετικών με τις κεντρικές δημοτικές υπηρεσίες, (β) να παραλαμβάνουν αιτήσεις πολιτών για τη διεκπεραίωση υποθέσεών τους από τις κεντρικές υπηρεσίες και να διαβιβάζουν πλήρεις τους φακέλους των υποθέσεων των πολιτών στην αρμόδια για την διεκπεραίωσή τους δημοτική υπηρεσία και (γ) να παραλαμβάνουν από τις αρμόδιες κεντρικές υπηρεσίες τα τελικά έγγραφα που έχουν ζητηθεί από τους πολίτες και να μεριμνούν για την παράδοσή τους στους πολίτες. Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Οι χρήστες του προς υλοποίηση συστήματος διακρίνονται στις ακόλουθες ομάδες: 1. Προσωπικό του Δήμου 2. Πολίτες - Δημότες 3. Διαχειριστές των συστημάτων. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί από το αρμόδιο όργανο του Δήμου η «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως προκηρύσσεται στην παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το αρμόδιο όργανο του Δήμου η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Σελίδα12από75

13 Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. (βλέπε σχετική ενότητα). Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς στην υλοποίηση του έργου. Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Η Ομάδα Διοίκησης θα στελεχωθεί από τα στελέχη που υπηρετούν στο Γραφείο Πληροφορικής του Δήμου, όπως αυτά αναφέρθηκαν παραπάνω. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (Ε.Π.Ε.) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Επίβλεψης/Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (Ε.Π.Ε.)», η οποία θα αποτελείται από τον Υπεύθυνο του Έργου και λοιπά διοικητικά στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής που ως βασικό στόχο έχουν την προετοιμασία και παρακολούθηση της υλοποίησης του Έργου, την λήψη αποφάσεων στα καίρια ζητήματα του έργου και τη διοίκηση και συντονισμό των επιμέρους εργασιών του. Στην Ε.Π.Ε. ορίζονται και τα ακόλουθα μέλη, σύμφωνα με το Σ.Δ.Ε.Π. του Φορέα: - Υπεύθυνος Πιστοποίησης Φυσικού Αντικειμένου - Υπεύθυνος Οικονομικής Διαχείρισης Έργου Αρμοδιότητα της Ε.Π.Ε. αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική ποσοτική και ποιοτική παραλαβή του παρόντος Έργου. Υπεύθυνος Έργου Η Αναθέτουσα Αρχή βάση του εσωτερικού κανονισμού σε θέματα Πληροφορικής θα ορίσει υπεύθυνο του έργου, στέλεχος από το Γραφείο Πληροφορικής, με αντικείμενο την διοίκηση του έργου και τον συντονισμό των επιμέρους εμπλεκόμενων. Το στέλεχος αυτό θα καλείται Υπεύθυνος Έργου της Αναθέτουσας Αρχής και θα αποτελέσει και το βασικό σημείο επαφής με τον Ανάδοχο για όλα τα καίρια ζητήματα του έργου. Θεματικές Ομάδες Εργασίας & Βασικοί Χρήστες (Key Users) Η προετοιμασία και παρακολούθηση της υλοποίησης του Έργου υποστηρίζεται εφ οσον απαιτείται με τη λειτουργία Θεματικών Ομάδων Εργασίας, οι οποίες θα στελεχώνονται από την Αναθέτουσα Αρχή. Σε αυτές τις ομάδες θα εμπλέκονται και βασικοί χρήστες του νέου συστήματος (Key Users). Σελίδα13από75

14 Ο συντονισμός των Θεματικών Ομάδων Εργασίας γίνεται από τον Υπεύθυνο Έργου. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Φορέας Λειτουργίας είναι ο Δήμος Φαιστού. Ολοένα και περισσότεροι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.) ανά την Ευρώπη βάζουν ως προτεραιότητα την ενίσχυση της διαφάνειας, την αύξηση της ενεργούς συμμετοχής των πολιτών στα κοινά και την βελτίωση της ποιότητας της δημοκρατίας. Απαιτείται λοιπόν ένα εξειδικευμένο και ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα το οποίο θα εξασφαλίζει τη δυνατότητα στο Δήμο: να καλύψει τις απαιτήσεις των διεθνών συμβάσεων / πρωτοκόλλων, να παράσχει ενημέρωση και πληροφόρηση προς κάθε ενδιαφερόμενο για τα θέματα, να ενεργοποιήσει τους πολίτες και τους λοιπούς κοινωνικούς εταίρους στις διαδικασίες χάραξης σχετικών πολιτικών με την άμεση συμμετοχή τους στις διαδικασίες διαβούλευσης και λήψης σχετικών αποφάσεων να διαμορφώσει, να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται με δυναμικό τρόπο την στρατηγική και τις δράσεις για την τοπική ατζέντα να ενισχύσει την επικοινωνία και την συνεργασία μεταξύ πολιτών του Δήμου. Τα αναμενόμενα οφέλη είναι πολλά τόσο για τους Δημότες όσο και για τους εμπλεκόμενους Φορείς του Δήμου Φαιστού. Τα βασικότερα από αυτά είναι: Η δυνατότητα του Δήμου για διαρκή, έγκαιρη και ολοκληρωμένη ενημέρωση του πολίτη για τις πολιτικές, τους στόχους και τα δεδομένα σε σχέση με την αειφόρο ανάπτυξη στην περιοχή του. Σελίδα14από75

15 Η δυνατότητα συμμετοχής των πολιτών, των φορέων και των επιχειρήσεων στη διαδικασία λήψης στρατηγικών αποφάσεων για την τοπική πραγματικότητα. Η δυνατότητα ελέγχου της συμμόρφωσης της καθημερινής πρακτικής των φορέων, των πολιτών και των επιχειρήσεων με τους τιθέμενους στόχους της περιοχής. Η ενδυνάμωση της δημοκρατίας και της συμμετοχικότητας. Η ενεργοποίηση των νέων αρμοδιοτήτων του Δήμου στο πλαίσιο του «Καλλικράτη» που αφορούν στο ρόλο και το έργο της Δημοτικής Επιτροπής Διαβούλευσης. Επιπρόσθετα, το υπό ανάπτυξη σύστημα: θα δώσει πρόσβαση σε όλους τους αρμόδιους φορείς και τα στελέχη του Δήμου μέσω κεντροποιημένου portal (προσβάσιμο μέσω κοινού web browser) με δυνατότητες προσωπικής παραμετροποίησης για την κάλυψη των αναγκών κάθε χρήστη θα παρέχει τη δυνατότητα ανάλυσης των ιστορικών δεδομένων και ανάρτησης των αποτελεσμάτων των διαβουλεύσεων σε ένα κεντροποιημένο ενιαίο περιβάλλον. Τέλος, ειδικά όσον αφορά την πλατφόρμα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής, έρχεται να υποστηρίξει και να καλύψει τις ανάγκες που καθορίζονται από την Συνθήκη της Λισσαβόνας με το πιο σύγχρονο, ευέλικτο και επεκτάσιμο τρόπο που προσφέρει η τεχνολογία. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Για την στήριξη της λειτουργία του έργου αρμόδιες είναι οι παρακάτω οργανωτικές δομές: Αυτοτελές τμήμα προγραμματισμού, ανάπτυξης, οργάνωσης και πληροφορικής Αυτοτελές τμήμα προγραμματισμού, ανάπτυξης, οργάνωσης και πληροφορικής που Σελίδα15από75

16 περιλαμβάνει ειδικότερα τα παρακάτω γραφεία: 1. Γραφείο προγραμματισμού, ανάπτυξης και οργάνωσης 2. Γραφείο τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) και ηλεκτρονικής διακυβέρνησης Στις αρμοδιότητές του περιλαμβάνονται και οι εξής: Καταγράφει, συντηρεί και αναβαθμίζει τις εφαρμογές πληροφορικής του Δήμου, και συνεργάζεται με φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα σε θέματα γενικού σχεδιασμού, συντονισμού και συνδυασμένης ανάπτυξης νέων εφαρμογών, Παρακολουθεί τις εξελίξεις στο χώρο των εφαρμογών πληροφορικής, Συγκεντρώνει, ελέγχει και επεξεργάζεται τα στοιχεία των διαφόρων βάσεων δεδομένων που υπάρχουν στο Δήμο, Εκπαιδεύει το προσωπικό των υπηρεσιακών μονάδων με στόχο την ομαλή λειτουργία του Δήμου. Εκπονεί μελέτες, που σχετίζονται με την προμήθεια του εξοπλισμού πληροφορικής για τις ανάγκες των Υπηρεσιών του Δήμου. Συμμετέχει στις επιτροπές αξιολόγησης προσφορών και στις επιτροπές παραλαβής προμηθειών και εξοπλισμού. Τηρεί αρχείο εξοπλισμού, προμηθευτών καθώς και μελετών προμηθειών, Τηρεί τις διαδικασίες σωστής λήψης αντιγράφων (Backup) Το παρόν έργο λόγω της διαλειτουργικότητας μεταξύ των υπηρεσιών και δομών του δήμου, εμπλέκει ουσιαστικά όλες τις δομές του δήμου. Ως φορέας διαχείρισης προτείνεται το Αυτοτελές τμήμα προγραμματισμού, ανάπτυξης, οργάνωσης και πληροφορικής του δήμου με τις αρμοδιότητες όπως έχουν περιγραφεί ως άνω. Το Αυτοτελές τμήμα προγραμματισμού, ανάπτυξης, οργάνωσης και πληροφορικής υπάγεται διοικητικά κατευθείαν στο γραφείο του δημάρχου με αποτέλεσμα να είναι δυνατός ο συντονισμός όλων των εμπλεκόμενων τμημάτων και διευθύνσεων του δήμου. Στο παρόν έργο θα εμπλακούν λειτουργικά το μεγαλύτερο μέρος των υπηρεσιών του δήμου. Σελίδα16από75

17 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Το έργο αφορά στην λειτουργία μιας σύγχρονου συστήματος ηλεκτρονικής συμμετοχής των πολιτών του Δήμου Φαιστού. Ο στόχος του παρόντος έργου είναι τριπλός: o να κάνει τον πολίτη συμμέτοχο στα μεγάλα θέματα που αφορούν το Δήμο ώστε να αυξηθεί η συμπαράταξη των πολιτών με τις αποφάσεις του Δήμου και να μειωθούν τα παράπονα και οι αντιστάσεις, o να αφουγκράζεται ο Δήμος αποτελεσματικότερα και σε πρώιμο στάδιο τα προβλήματα και τις απόψεις των πολιτών ώστε να μπορεί να τα αντιμετωπίσει έγκαιρα, και o να προβάλλεται και να βελτιώνεται διαρκώς το έργο του Δήμου με πιο αποτελεσματικό τρόπο. Άλλωστε με τις συνενώσεις που έφερε το σχέδιο Καλλικράτης και την δημιουργία μεγαλύτερων και πιο βιώσιμων σχημάτων η ύπαρξη και λειτουργία μίας τέτοιας πλατφόρμας αναμένεται να λειτουργήσει ως σημαντικός αρωγός στην δημιουργία κοινής κουλτούρας επικοινωνίας από πολίτες που πλέον ανήκουν σε ένα ενιαίο και μεγαλύτερο Δήμο με νέες αρμοδιότητες και λειτουργίες. Το έργο έρχεται να καλύψει απαιτήσεις που έχουν καθοριστεί διεθνώς μέσα από ρυθμιστικά και κανονιστικά πλαίσια, σύμφωνα με διάφορες συνθήκες καλές πρακτικές, που αφορούν στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση και συμμετοχή. Στο πλαίσιο αυτό, πολλοί Ο.Τ.Α. στην Ευρώπη υιοθετούν ανάλογα συστήματα βελτίωσης της διαφάνειας και της συμμετοχής προκειμένου, τόσο οι πολιτικές και οι παρεμβάσεις που σχεδιάζουν και υλοποιούν να προκύπτουν από συστηματική διαβούλευση των μελών των τοπικών κοινωνιών, όσο και τα αποτελέσματα των δράσεών τους να καταγράφονται συστηματικά και να καταδεικνύουν την απόδοση των πολιτικών που επιλέγουν. Το έργο θα συμβάλει στην ενίσχυση των αρχών της διαφάνειας και της λογοδοσίας, καθώς και στην προώθηση της συμμετοχής πολιτών και κοινωνικών εταίρων στα δρώμενα της δημόσιας διοίκησης στα πλαίσια της διαφάνειας, λογοδοσίας και συμμετοχικότητας ως αρχές της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, και θα προσφέρει στο Δήμο τις παρακάτω δυνατότητες: (Α) στο επίπεδο της διαφάνειας και επικοινωνίας: να εστιάσει στην διαχείριση της πολιτικής τοπικής ατζέντας σε όλα τα πεδία δραστηριότητας του, στον έγκαιρο εντοπισμό προβλημάτων και ευκαιριών και στην συνεπακόλουθη λήψη κατάλληλων/βέλτιστων αποφάσεων. Σελίδα17από75

18 Να επιτρέπει την ζωντανή αναμετάδοση τοπικών συμβουλίων επιτρέποντας την σαφή και ακριβή πληροφόρηση των πολιτών εξαφανίζοντας τα επίπεδα διαμεσολαβούντων στην ενημέρωση. να κατανοεί τους στρατηγικούς στόχους που τίθενται με την οπτικοποίηση των σχέσεων αίτιου αιτιατού μέσω διαγραμμάτων και χαρτών στρατηγικής. να προσδιορίζει και να θέτει σε προτεραιότητα δράσεις και διαδικασίες. (Β) στο επίπεδο της κοινωνικής συμμετοχής: να ενημερώνει και να επικοινωνεί ουσιαστικά με τους πολίτες και τους εμπλεκόμενους φορείς σε θέματα τοπικής ατζέντας και επικαιρότητας να συν-διαμορφώνει στρατηγικές ευρείας αποδοχής λαμβάνοντας υπόψη το σύνολο των προτάσεων των εμπλεκομένων φορέων και πολιτών (ΜΚΟ, επιχειρήσεις, πολίτες κτλ) μέσω σύγχρονων μοντέλων δημόσιας διαβούλευσης να ενσωματώνει τις απόψεις των πολιτών στη λήψη αποφάσεων σε όλο τον κύκλο ζωής μίας πολιτικής, από τη σύλληψη μέχρι τον επανασχεδιασμό. Π.χ. να πραγματοποιούν Ηλεκτρονικές Δημοσκοπήσεις με τη χρήση των οποίων θα μπορεί να μαθαίνει η Αυτοδιοίκηση με εύκολο τρόπο και σε σύντομο χρόνο τις απόψεις των πολιτών για ένα θέμα που αφορά στην υιοθέτηση συγκεκριμένων πολιτικών, σύμφωνα και με το διεθνές και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δήμο λειτουργεί μια σειρά από Servers εφαρμογών στους οποίους έχουν εγκατασταθεί μηχανογραφικές εφαρμογές που εξυπηρετούν αρκετές από τις Διευθύνσεις του, όπως Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών, Δ/νση Διοικητικών Υπηρεσιών, Δ/νση Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος κλπ. μέσω δικτύου. Μέσω του ίδιου δικτύου έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο οι παραπάνω αναφερόμενες υπηρεσίες. Ο Δήμος διαθέτει Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές οι οποίοι σχεδόν στο σύνολό τους συνδέονται στο τοπικό δίκτυο και έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο. Στο Δήμο έχει ήδη εγκατασταθεί και λειτουργεί ο εξοπλισμός του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ». Αναλυτικά: ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΔΗΜΟΥ ΦΑΙΣΤΟΥ ΕΔΡΑ ΔΗΜΟΥ (ΜΟΙΡΕΣ) ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΤΕΣ (SERVERS) Σελίδα18από75

19 Α/ Α Όνομα Λειτουργικ ό Σύστημα 1) Moiresserver Windows 2003 Server 2) Appserver Windows 2003 Server R2 3) Cytrix Server Windows Server 2008 R2 4) Lotus Server Debian Linux 5) File Server Windows XP Professional SP3 6) Wifi Server Debian Linux 7) Mesara Portal Server Windows XP Professional SP3 Έτος Χρήση Τεχνολογία ς 2005 Domain server που χρησιμοποιείται για την αυθεντικοποίηση των χρηστών του εσωτερικό δικτύου Κεντρικός Application server που είναι εγκατεστημένες οι εφαρμογές: Πρωτόκολλο, Εθνικό Δημοτολόγιο και Μητρώο Αρρένων, Οικονομική Διαχείριση, Διαχείριση Προσωπικού-Μισθοδοσία 2010 Application server για σύνδεση δημοτικών ενοτήτων Τυμπακίου και Ζαρού με κεντρικό application server της έδρας του Δήμου Application server που είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή Μελετών Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος 2007 Server που χρησιμοποιείται ως file server για το διαμοιρασμό αρχείων μεταξύ των χρηστών μέσω του εσωτερικού δικτύου και ως proxy server για τον έλεγχο της πρόσβασης των χρηστών στο διαδίκτυο Server που χρησιμοποιείται για την πρόσβαση των δημοτών στο ασύρματο δίκτυο που υπάρχει στις Μοίρες και στα περισσότερα χωριά της Δημοτικής Ενότητας Μοιρών 2009 Server που χρησιμοποιείται για τη φιλοξενία του ιστοτόπου ΣΤΑΘΜΟΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (PCs-WORKSTATIONS) Α/Α Υπηρεσία Λειτουργικό Σύστημα Σελίδα19από75 Έτος Τεχνολογίας Ποσότητ α

20 1) Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος 2) Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος 3) Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος 4) Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος 5) Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος Windows XP Professional SP3 Windows 7 Professional Windows 7 Professional Windows XP Home SP3 Windows XP Professional SP3 6) Διοικητική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 7) Διοικητική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 8) Διοικητική Υπηρεσία Windows Vista Business 9) Διοικητική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 10) Οικονομική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 11) Οικονομική Υπηρεσία Windows XP Home SP3 12) Αιρετοί Ειδικοί Σύμβουλοι Windows XP Professional SP3 13) Αιρετοί Ειδικοί Σύμβουλοι Windows 7 Professional 14) Αιρετοί Ειδικοί Σύμβουλοι Windows Vista Business 15) Αιρετοί Ειδικοί Σύμβουλοι Windows XP Professional SP3 16) ΚΕΠ Windows XP Professional SP3 17) ΚΕΠ Windows XP Professional SP ΣΥΝΟΛΟ: 42 ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ, FAX, PLOTTERS Α/Α Είδος Ποσότητα 1) Inkjet Color 8 Σελίδα20από75

21 2) Inkjet Copy-Fax 2 3) Plotter 2 4) Dot matrix 3 5) Laser Fax 4 6) Laser Copy 4 7) Laser Copy-Fax 4 8) Laser-Monochrome 19 ΣΥΝΟΛΟ: 46 ΔΗΜΟΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΤΥΜΠΑΚΙΟΥ ΣΤΑΘΜΟΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (PCs-WORKSTATIONS) Α/Α Υπηρεσία Λειτουργικό Σύστημα 1) Διοικητική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 2) Οικονομική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 3) Οικονομική Υπηρεσία Windows XP Home SP3 4) Αιρετοί Windows XP Professional SP3 5) ΚΕΠ Windows XP Professional SP3 Έτος Τεχνολογίας Ποσότητ α ΣΥΝΟΛΟ: 16 ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ, FAX, PLOTTERS Α/Α Είδος Ποσότητα 1) Inkjet Color 2 2) Inkjet Copy-Fax 3 3) Dot matrix 1 4) Laser Fax 1 5) Laser Copy 2 6) Laser Copy-Fax 1 7) Laser-Monochrome 11 ΣΥΝΟΛΟ: 21 ΔΗΜΟΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΖΑΡΟΥ ΣΤΑΘΜΟΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (PCs-WORKSTATIONS) Α/Α Υπηρεσία Λειτουργικό Σύστημα 1) Τεχνική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 Έτος Τεχνολογίας Ποσότητ α Σελίδα21από75

22 2) Διοικητική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 3) Οικονομική Υπηρεσία Windows XP Professional SP3 4) Αιρετοί Windows XP Professional SP3 5) ΚΕΠ Windows XP Professional SP ΣΥΝΟΛΟ: 8 ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ, FAX, PLOTTERS Α/Α Είδος Ποσότητα 1) Dot matrix 1 2) Laser Copy 1 3) Laser Copy-Fax 2 4) Laser-Monochrome 9 ΣΥΝΟΛΟ: 13 Τα πληροφοριακά συστήματα είναι επαρκή για την εκτέλεση έργων και υπάρχει συνεχή στήριξη και αναβάθμιση των πληροφοριακών συστημάτων από τον υπεύθυνο υπάλληλο (μηχανογράφο) του Δήμου Φαιστού. Σελίδα22από75

23 Α2.Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου To παρόν έργο αφορά σε μία σειρά δράσεων για την ανάπτυξη μίας εργαλειοθήκης αποτελεσματικής επικοινωνίας του Δήμου Φαιστού με τους Πολίτες, η οποία περιλαμβάνει: o Πλατφόρμα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής, η οποία θα επιτρέπει τη συνομιλία του Δήμου με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (κοινότητες, πολίτες, μη κυβερνητικές οργανώσεις κτλ) για σημαντικά, πολύπλοκα θέματα της περιοχής. Στόχος είναι να αναδεικνύονται όλες οι όψεις των θεμάτων αυτών ώστε το Δ.Σ. να καθίσταται ικανό να πάρει ολοκληρωμένες και πλήρης αποφάσεις, οι οποίες θα μειώνουν στο ελάχιστο τις αντιδράσεις και εξασφαλίζουν τη μέγιστη αξία για το Δήμο Φαιστού. o Πλατφόρμα Ηλεκτρονικών Δημοσκοπήσεων (gallop) με τη χρήση της οποίας θα μπορεί να μαθαίνει ο Δήμος με εύκολο τρόπο, σε σύντομο χρόνο και με μειωμένο κόστος τις απόψεις των πολιτών για ένα θέμα ώστε να αποφεύγει πιθανούς κινδύνους. o Πλατφόρμα ανάπτυξης ηλεκτρονικών κοινοτήτων σε επίπεδο της παλαιάς κοινότητας ώστε να έχουν τη δυνατότητα οι κάτοικοι να συζητάνε μεταξύ τους για τα συγκεκριμένα προβλήματα που αφορούν στη γειτονιά τους και να ωριμάζουν τις θέσεις τους προτού έρθουν σε επαφή με το Δήμο. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό θέμα για το Δήμο να μπορεί να λαμβάνει απαιτήσεις οι οποίες εκφράζουν όσο το δυνατό σημαντικότερη μερίδα των πολιτών του Δήμου. Σελίδα23από75

24 o Δημοσίευση των αποφάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και της Δημαρχιακής Επιτροπής, στο διαδίκτυο εντός 1 βδομάδας από την έκδοση τους. Η παρέμβαση θα υλοποιηθεί στην αρχή του «Σχεδιάζοντας για Όλους» εντάσσοντας προϋποθέσεις και όρους προσβασιμότητας σε ΤΠΕ για άτομα με αναπηρία βασιζόμενες σε διεθνώς αναγνωρισμένους κανόνες τις οδηγίες προσβασιμότητας W3C και συγκεκριμένα στα Web Content Accessibility Guidelines (WAI/WCAG). Επιπλέον, το έργο θα λαμβάνει υπόψη το «Ελληνικό Πλαίσιο Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» και τα Πρότυπα Διαλειτουργικότητας. Ειδικότερα, το έργο αφορά στις παρακάτω απαιτούμενες ενέργειες: Σχεδιασμός ολοκληρωμένης μεθοδολογίας (στόχοι, μέθοδοι, τρόποι, μοντέλα) ηλεκτρονικής συμμετοχής πολιτών. Προμήθεια/Ανάπτυξη μίας ολοκληρωμένης πλατφόρμας εφαρμογών ηλεκτρονικής συμμετοχής με στόχο την ενημέρωση, συμμετοχή και διαβούλευση των πολιτών. Προμήθεια/Ανάπτυξη συστήματος για την σημασιολογική διαχείριση και αποθήκευση του συνολικού περιεχομένου της πλατφόρμας. Ανάπτυξη εκπαιδευτικού και ενημερωτικού περιεχομένου και δράσεις εκπαίδευσης για θέματα που άπτονται της ηλεκτρονικής συμμετοχής και της χρήσης/διαχείρισης του συστήματος. Επικοινωνία & Μάρκετινγκ για την προώθηση, τη δημιουργία γνώσης και την προσέλκυση συμμετεχόντων (π.χ. branding, στρατηγική και τρόποι επικοινωνίας, διάχυση αποτελεσμάτων, κλπ) Ενέργειες υποστήριξης σε επιχειρησιακό επίπεδο για την βέλτιστη λειτουργία της πλατφόρμας (εκπαίδευση, συντήρηση, περιεχόμενο ιστοσελίδων, τεχνική και λειτουργική υποστήριξη, μέθοδοι μέτρησης και αξιολόγησης, κτλ) Σελίδα24από75

25 Αξιολόγηση και αποτίμηση σε πολιτικό, κοινωνικό και τεχνικό επίπεδο (impact assessment & evaluation). Το έργο απευθύνεται στο σύνολο του πληθυσμού του Δήμου Φαιστού. Οι πολίτες, οι ΜΚΟ, οι επιχειρήσεις και άλλοι φορείς που σχετίζονται με την τοπική κοινωνία θα έχουν τη δυνατότητα να ενημερώνονται και να συμμετέχουν ενεργά στα κοινά του τόπου τους. Παράλληλα, ο Δήμος Φαιστού θα έχει τη δυνατότητα να καταγράφει και να αξιοποιεί αποτελεσματικά την άποψη των πολιτών σε όλο των κύκλο ζωής των πολιτικών και υπηρεσιών που αναπτύσσουν με στόχο τη βελτιστοποίηση τους βάση των αναγκών των πολιτών. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Ολοένα και περισσότεροι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.) ανά την Ευρώπη βάζουν ως προτεραιότητα την ενίσχυση της διαφάνειας, την αύξηση της ενεργούς συμμετοχής των πολιτών στα κοινά και την βελτίωση της ποιότητας της δημοκρατίας. Απαιτείται λοιπόν ένα εξειδικευμένο και ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα το οποίο θα εξασφαλίζει τη δυνατότητα στο Δήμο: να καλύψει τις απαιτήσεις των διεθνών συμβάσεων / πρωτοκόλλων, να παράσχει ενημέρωση και πληροφόρηση προς κάθε ενδιαφερόμενο για τα θέματα, να ενεργοποιήσει τους πολίτες και τους λοιπούς κοινωνικούς εταίρους στις διαδικασίες χάραξης σχετικών πολιτικών με την άμεση συμμετοχή τους στις διαδικασίες διαβούλευσης και λήψης σχετικών αποφάσεων να διαμορφώσει, να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται με δυναμικό τρόπο την στρατηγική και τις δράσεις για την τοπική ατζέντα να ενισχύσει την επικοινωνία και την συνεργασία μεταξύ πολιτών του Δήμου Σελίδα25από75

26 Άλλωστε με τις συνενώσεις που έφερε το σχέδιο Καλλικράτης και την δημιουργία μεγαλύτερων και πιο βιώσιμων σχημάτων η ύπαρξη και λειτουργία μίας τέτοιας πλατφόρμας αναμένεται να λειτουργήσει ως σημαντικός αρωγός στην δημιουργία κοινής κουλτούρας επικοινωνίας από πολίτες που πλέον ανήκουν σε ένα ενιαίο και μεγαλύτερο Δήμο με νέες αρμοδιότητες και λειτουργίες. Στην παρούσα φάση ο Δήμος δεν παρέχει τις ανωτέρω δυνατότητες προς τους πολίτες, τους φορείς και τις επιχειρήσεις. Το έργο έρχεται να καλύψει απαιτήσεις που έχουν καθοριστεί διεθνώς μέσα από ρυθμιστικά και κανονιστικά πλαίσια, σύμφωνα με διάφορες συνθήκες καλές πρακτικές, που αφορούν στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση και συμμετοχή. Πιο συγκεκριμένα: Οι ηγέτες της ΕΕ απέδειξαν τη δέσμευσή τους να καταστεί η Ευρώπη πιο δημοκρατική και διαφανής με την συμπερίληψη του στόχου για την ηλεκτρονική συμμετοχή και διακυβέρνηση στη Συνθήκη της Λισσαβόνας, που υπεγράφη τον Δεκέμβριο του Με τη συνθήκη αυτή η Ε.Ε αποσαφηνίζει ποιος κάνει τι σε ευρωπαϊκό και εθνικό επίπεδο, ενισχύει τον ρόλο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και των εθνικών κοινοβουλίων και δίνει περισσότερες ευκαιρίες στους πολίτες να ακουστεί η φωνή τους. Εισάγεται, για παράδειγμα, η Πρωτοβουλία των Πολιτών, σύμφωνα με την οποία ένα εκατομμύριο πολίτες από σημαντικό αριθμό κρατών μελών θα μπορούν να ζητήσουν από την Επιτροπή να υποβάλει μια πρόταση για οποιαδήποτε τομέα ευθύνης της ΕΕ. Τα κράτη μέλη της ΕΕ υποστήριξαν, επίσης, την συμπερίληψη της eparticipation ως μία από τις πέντε προτεραιότητες του σχεδίου δράσης για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Στόχος είναι να καταδειχθούν έως το 2010 εργαλεία για αποτελεσματικό δημόσιο διάλογο και συμμετοχή σε δημοκρατικές διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Τα κράτη μέλη ενίσχυσαν τη δέσμευσή τους για ηλεκτρονική συμμετοχή στην Υπουργική Δήλωση της Λισσαβόνας που εγκρίθηκε τον Σεπτέμβριο του Σελίδα26από75

27 Στο πλαίσιο αυτό, πολλοί Ο.Τ.Α. στην Ευρώπη υιοθετούν ανάλογα συστήματα βελτίωσης της διαφάνειας και της συμμετοχής προκειμένου, τόσο οι πολιτικές και οι παρεμβάσεις που σχεδιάζουν και υλοποιούν να προκύπτουν από συστηματική διαβούλευση των μελών των τοπικών κοινωνιών, όσο και τα αποτελέσματα των δράσεών τους να καταγράφονται συστηματικά και να καταδεικνύουν την απόδοση των πολιτικών που επιλέγουν. Το έργο θα συμβάλει στην ενίσχυση των αρχών της διαφάνειας και της λογοδοσίας, καθώς και στην προώθηση της συμμετοχής πολιτών και κοινωνικών εταίρων στα δρώμενα της δημόσιας διοίκησης στα πλαίσια της διαφάνειας, λογοδοσίας και συμμετοχικότητας ως αρχές της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, και θα προσφέρει στο Δήμο τις παρακάτω δυνατότητες: (Α) στο επίπεδο της διαφάνειας και επικοινωνίας: να εστιάζει στην διαχείριση της πολιτικής τοπικής ατζέντας σε όλα τα πεδία δραστηριότητας του, στον έγκαιρο εντοπισμό προβλημάτων και ευκαιριών και στην συνεπακόλουθη λήψη κατάλληλων/βέλτιστων αποφάσεων. να επιτρέπει την ζωντανή αναμετάδοση τοπικών συμβουλίων επιτρέποντας την σαφή και ακριβή πληροφόρηση των πολιτών εξαφανίζοντας τα επίπεδα διαμεσολαβούντων στην ενημέρωση. να κατανοεί τους στρατηγικούς στόχους που τίθενται με την οπτικοποίηση των σχέσεων αίτιου αιτιατού μέσω διαγραμμάτων και χαρτών στρατηγικής. να προσδιορίζει και να θέτει σε προτεραιότητα δράσεις και διαδικασίες. (Β) στο επίπεδο της κοινωνικής συμμετοχής: να ενημερώνει και να επικοινωνεί ουσιαστικά με τους πολίτες και τους εμπλεκόμενους φορείς σε θέματα τοπικής ατζέντας και επικαιρότητας να συν-διαμορφώνει στρατηγικές ευρείας αποδοχής λαμβάνοντας υπόψη το σύνολο των προτάσεων των εμπλεκομένων φορέων και πολιτών (ΜΚΟ, επιχειρήσεις, πολίτες κτλ) μέσω σύγχρονων μοντέλων δημόσιας διαβούλευσης Σελίδα27από75

28 να ενσωματώνει τις απόψεις των πολιτών στη λήψη αποφάσεων σε όλο τον κύκλο ζωής μίας πολιτικής, από τη σύλληψη μέχρι τον επανασχεδιασμό. Π.χ. να πραγματοποιούν Ηλεκτρονικές Δημοσκοπήσεις με τη χρήση των οποίων θα μπορεί να μαθαίνει η Αυτοδιοίκηση με εύκολο τρόπο και σε σύντομο χρόνο τις απόψεις των πολιτών για ένα θέμα που αφορά στην υιοθέτηση συγκεκριμένων πολιτικών, σύμφωνα και με το διεθνές και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Στους ευρύτερους σκοπούς του έργου είναι η αναβάθμιση της πρόσβασης των Πολιτών στις Υπηρεσίες του Δήμου Φαιστού, η εισαγωγή καινοτόμων πρακτικών παροχής υπηρεσιών διαφάνειας και η εισαγωγή σύγχρονων μεθόδων εξυπηρέτησης του πολίτη. Ο στόχος του παρόντος έργου είναι τριπλός: o να κάνει τον πολίτη συμμέτοχο στα μεγάλα θέματα που αφορούν το Δήμο ώστε να αυξηθεί η συμπαράταξη των πολιτών με τις αποφάσεις του Δήμου και να μειωθούν τα παράπονα και οι αντιστάσεις, o να αφουγκράζεται ο Δήμος αποτελεσματικότερα και σε πρώιμο στάδιο τα προβλήματα και τις απόψεις των πολιτών ώστε να μπορεί να τα αντιμετωπίσει έγκαιρα, και o να προβάλλεται και να βελτιώνεται διαρκώς το έργο του Δήμου με πιο αποτελεσματικό τρόπο. Μετρήσιμος Στόχος Αριθμός (#)χρηστών που χρησιμοποιούν πιλοτικά την υπηρεσία Διαδικτυακής Πύλης # Διαβουλεύσεων σε ετήσια βάση Τιμή >2.000 >5 # Δημοσκοπήσεων σε ετήσια βάση >10 Σελίδα28από75

29 # Ηλεκτρονικών υπηρεσιών που θα προσφέρονται 3 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου είναι: 1. Οργανωτικοί παράγοντες: o Ο σωστός σχεδιασμός των διαδικασιών έτσι ώστε οι ψηφιακές υπηρεσίες να πλαισιώνονται και να υποστηρίζονται σωστά από τις οργανωτικές δομές του Δήμου. o Η πλήρης και έμπρακτη υποστήριξη από την διοίκηση του Δήμου στο έργο και στον Ανάδοχο και η παροχή κάθε εύλογου μέσου για την διευκόλυνση των εργασιών του έργου, τόσο προς τον Ανάδοχο όσο και προς το προσωπικό του Δήμου που εμπλέκεται στην υλοποίηση του έργου. 2. Τεχνολογικοί παράγοντες a. Η εξασφάλιση της πλήρους και απρόσκοπτη διαλειτουργικότητας των νέων υπηρεσιών με τις υπάρχουσες εφαρμογές και πληροφοριακές υποδομές του Δήμου. Ο φορέας θα εξασφαλίσει την υποστήριξη του Ανάδοχου και τις απαραίτητες υπηρεσίες από τους προμηθευτές των υπαρχόντων συστημάτων. b. Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας που αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος από τους χρήστες. Σελίδα29από75

30 c. Η σωστή και επαρκής εκπαίδευση, τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά που θα συμβάλει στην μεγιστοποίηση της αποδοχής του έργου από τους χρήστες και στην αποδοτική του λειτουργία. d. Απρόσκοπτη λειτουργία των εφαρμογών και υψηλή διαθεσιμότητα των υπηρεσιών. e. Ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης. 3. Διοικητικοί και κανονιστικοί παράγοντες: a. Η επιτυχής και συνεχής ενημέρωση των πολιτών και των επιχειρήσεων για τις νέες υπηρεσίες και η παρότρυνση και ενθάρρυνση για την χρήσης τους. Η απομάκρυνση όπου είναι δυνατό κάθε γραφειοκρατικού εμποδίου και η απλοποίηση των διαδικασιών. Α3.Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα παρέχει ο Δήμος στις επιχειρήσεις και τους πολίτες με την ολοκλήρωση του παρόντος έργου περιγράφονται στις παραγράφους που ακολουθούν. Α3.1.1 Υπηρεσίες ηλεκτρονικής συμμετοχής και διαβούλευσης Οι συγκεκριμένες υπηρεσίες, οι οποίες θα είναι διαθέσιμες μέσα από το υποσύστημα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής αφορούν σε ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο δημιουργίας και διαχείρισης ηλεκτρονικής ενημέρωσης και συμμετοχής τα οποία θα βελτιστοποιήσουν την αλληλεπίδραση και τον διάλογο μεταξύ των πολιτών και του Δήμου. o Όσον αφορά τις υπηρεσίες ενημέρωσης, αυτές θα είναι διαθέσιμες μέσα από το σχετικό υποσύστημα, και θα συμπεριλαμβάνουν: Σελίδα30από75

31 α. Ημερολόγιο (calendar) με τις κυριότερες ημερομηνίες κατά τις οποίες θα λάβουν χώρα σημαντικά για το Δήμο γεγονότα, με έμφαση σε αυτά που αφορούν σε θέματα ηλεκτρονικής συμμετοχής. β. Νέα-Ειδήσεις (news). Ο πολίτης θα πρέπει να ενημερώνεται για τα σημαντικά γεγονότα και τις ειδήσεις που αφορούν τη λειτουργία της Νομαρχίας ή της Διαδικτυακής Πύλης. γ. Ειδησεογραφικό δελτίο με το οποίο ο πολίτης θα δέχεται τα τελευταία νέα και τις ειδήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( ) μετά από αίτησή του. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να υπάρχει ειδική φόρμα εγγραφής / διαγραφής στην υπηρεσία. o Όσον αφορά τις υπηρεσίες συμμετοχής, αυτές θα είναι διαθέσιμες μέσω του σχετικού υποσυστήματος και αφορούν κυρίως στην δυνατότητα δημιουργίας και διαχείρισης ηλεκτρονικών διαβουλεύσεων σχετικά με θέματα που αφορούν τον Δήμο και τους πολίτες. Η διαδικασία της Ηλεκτρονικής Διαβουλευτικής Συμμετοχής είναι μία σειριακή διαδικασία που πραγματοποιείται εντός ενός προκαθορισμένου χρονικού πλαισίου ακολουθώντας συγκεκριμένα και άρτια ορισμένα βήματα ενσωματωμένα σε κάθε κύκλο διαβούλευσης. Ουσιαστικά, πρόκειται για ένα είδος περισσότερο συντονισμένης δράσης ηλεκτρονικής συμμετοχής, όπου ο Φορέας προτείνει θέματα που άπτονται του ενδιαφέροντος και αφορούν το Δήμο και χρίζουν ιδιαίτερου συντονισμού και λήψης αποφάσεων. Έτσι, οι συμμετέχοντες αλληλεπιδρούν μέσω μιας καλά εστιασμένης (μέσω προκαθορισμένων θεματικών μονοπατιών διαλόγου) συζήτησης και καταλήγουν σε κύρια συμπεράσματα, τα οποία θα αποτελέσουν την βασική πηγή για λήψη αποφάσεων από τον Φορέα. Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να προτείνει και να τεκμηριώσει το μεθοδολογικό και τεχνολογικό πλαίσιο της ηλεκτρονικής διαβουλευτικής συμμετοχής, το οποίο ενσωματώνει η προσφερόμενη πλατφόρμα και το οποίο προβλέπεται να χρησιμοποιηθεί στα πλαίσια του παρόντος έργου. Σελίδα31από75

32 Α3.1.2 Υπηρεσία διεξαγωγής δημοσκοπήσεων Μέσα από το υποσύστημα «Ηλεκτρονικών Δημοσκοπήσεων», θα είναι διαθέσιμες οι υπηρεσίες διεξαγωγής δημοσκοπήσεων, όπου θα διατυπώνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα ερωτήματα προς τους πολίτες, οι οποίοι θα μπορούν να επιλέξουν μία από τις πολλαπλές απαντήσεις που θα τους παρουσιάζονται. Η μορφή των ερωτήσεων θα πρέπει να είναι απλή ενώ οι απαντήσεις θα θεωρούνται από τον Δήμο ως η ενδεικτική γνώμη των πολιτών για το συγκεκριμένο θέμα. Τέλος, θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα να παρουσιάζονται τα αποτελέσματα της τρέχουσας αλλά και προηγούμενων δημοσκοπήσεων. Οι δημοσκοπήσεις θα πρέπει να υποστηρίζονται και από την δυνατότητα δημιουργίας και διαχείρισης ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων. Τα ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια αποτελούνται από μια σειρά ιστοσελίδων όπου παρουσιάζονται μια σειρά από ερωτήσεις. Ο πολίτης, αφού πιστοποιήσει την ταυτότητά του, θα μπορεί να λάβει μέρος απαντώντας σε όλες τις ερωτήσεις. Οι απαντήσεις θα πρέπει να δίνονται με τη μορφή των πολλαπλών επιλογών και με τη χρήση μενού dropdown ώστε να είναι όσο το δυνατό πιο φιλικά προς το χρήστη. Επίσης, μπορεί να υπάρχει και δυνατότητα απαντήσεων σε μορφή ελεύθερου κειμένου («ανοιχτές ερωτήσεις»), για τις οποίες απαιτείται διαφορετικός τρόπος επεξεργασίας αποτελεσμάτων. Επιπρόσθετα, απαιτείται η ύπαρξη ενός συμπληρωματικού εργαλείου διαχείρισης, με το οποίο το προσωπικό του Δήμου θα μπορεί να δημιουργήσει τέτοιου είδους ερωτηματολόγια καθώς και να πραγματοποιήσει επισκόπηση των αποτελεσμάτων σε οποιαδήποτε φάση της συμπλήρωσης τους. Τέλος, τα αποτελέσματα των ερωτηματολογίων θα πρέπει να αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων ώστε να είναι δυνατή η περαιτέρω επεξεργασία τους. Σημειώνεται ότι ο ανάδοχος θα προτείνει στην τεχνική του προσφορά τον βέλτιστο τρόπο με τον οποίο θα πιστοποιούνται οι λογαριασμοί των χρηστών από τη Δημοτική αρχή που θα είναι συμβατή με τις υφιστάμενες διαδικασίες του Δήμου. Σελίδα32από75

33 Α3.1.3 Υπηρεσία ανάπτυξης και διαχείρισης κοινοτήτων ενδιαφέροντος Στην εποχή του Web2.0 και των κοινωνικών δικτύων και μέσων (social media), οι περισσότεροι οργανισμοί στην Ελλάδα δεν αξιοποιούν τη δυναμική των νέων μέσων ώστε να στηρίξουν το προφίλ τους και να πλησιάσουν με αμεσότητα το κοινό στο οποίο απευθύνονται. Ειδικότερα στις γενιές 18-45, στις οποίες η εξοικείωση με τη νέα τεχνολογία είναι σημαντική, η χρήση των νέων μέσων για προβολή, ενημέρωση και συμμετοχή οδηγεί σχεδόν αυτοματικά σε ισχυροποίηση της θέσης του φορέα, μεγιστοποίηση της απήχησης του και ενδυνάμωση των σχέσεων με τους Δημότες. Στο πλαίσιο αυτό, η συμμετοχή σε μία διαδικτυακά κοινωνικοποιημένη ομάδα δίνει τη δυνατότητα στον πολίτη να ανταλλάξει απόψεις, να μοιρασθεί εμπειρίες, να αποκτήσει γνώση και να εκπαιδευτεί. Οι βασικές υπηρεσίες που θα είναι διαθέσιμες μέσω του σχετικού υποσυστήματος δίνονται στη συνέχεια με ανάλυση της σχετικής λειτουργικότητας. Το υποσύστημα θα δίνει τη δυνατότητα σε κάθε εγγεγραμμένο χρήστη να δημιουργήσει το προσωπικό του προφίλ μέσα από μια αυτόνομη και πλήρως διαχειρίσιμη ιστοσελίδα, η οποία θα είναι όμοια με αυτή των δημοφιλών ιστοτόπων κοινωνικής δικτύωσης (π.χ. Facebook). Ο χρήστης κάθε κοινότητας θα έχει τη δυνατότητα να προσθέσει λειτουργικότητα από ένα σύνολο εφαρμογών, ενώ η διαχείριση της σελίδας θα γίνεται μέσω drag and drop, χωρίς την ανάγκη για χρήση πρόσθετου κώδικα. Στα πλαίσια της πληρότητας της επικοινωνίας, αλληλεπίδρασης και συνεργατικότητας των κοινοτήτων, το υποσύστημα θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα πλήθος από τις πλέον σύγχρονες λειτουργίες αμφίδρομης επικοινωνίας και ηλεκτρονικής συμμετοχής, συμπεριλαμβανομένων των παρακάτω εργαλείων και λειτουργιών: Σελίδα33από75

34 o Forum: Το υποσύστημα θα πρέπει να παρέχει λειτουργία ανταλλαγής απόψεων, όπου οι χρήστες της θα μπορούν να συμμετέχουν σε διάφορες «Περιοχές Διαλόγου», στις οποίες θα γίνονται συζητήσεις πάνω σε διαφορετικά και διακριτά θεματικά πεδία. Το υποσύστημα θα πρέπει να παρέχει σε διαχειριστές την δυνατότητα δημιουργίας πολλαπλών Discussion Lists με πολλαπλά θεματικά αντικείμενα ανά Περιοχή Διαλόγου (multi-level catalogue). Ο διάλογος θα πρέπει να ακολουθεί δεντρική δομή, ενώ ο χρήστης θα πρέπει να έχει την δυνατότητα να κρύψει τον διάλογο από μία απάντηση και κάτω για καλύτερο οπτικό αποτέλεσμα. Επιπρόσθετα, ο χρήστης θα πρέπει να μπορεί να απαντάει σε κάθε επιμέρους απάντηση που αναρτάται από άλλον χρήστη (παραμένοντας πάντα στην συζήτηση του ίδιου θεματικού πεδίου), ώστε η διαμορφούμενη δενδρική διάταξη των διαδοχικών απαντήσεων πάνω στο ίδιο θέμα να αποτελεί έναν δείκτη για το ποια αρχικά σχόλια είχαν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο. Τέλος, η κάθε απάντηση στο forum θα πρέπει να δίνει την δυνατότητα στον χρήστη για επισύναψη ενός χαρακτηρισμού συμφωνίας/διαφωνίας. o Δημοσίευση και Διάχυση Ιδεών: Το υποσύστημα θα πρέπει να παρουσιάζει την παροχή μιας εξειδικευμένης λειτουργικής οντότητας (module), στην οποία εξουσιοδοτημένοι χρήστες θα μπορούν να παρουσιάζουν και να διαχειρίζονται θεματικά αντικείμενα ως ιδέες κυρίως- για την περαιτέρω ανάπτυξη και τον εκσυγχρονισμό του Δήμου Φαιστού, για κάθε μία από τις οποίες θα δίνεται η δυνατότητα συμφωνίας ή διαφωνίας καθώς και υποστήριξη σχετικού διαλόγου. Ο χρήστης θα μπορεί να παρατηρεί τις υπάρχουσες ιδέες με διαφορετικές οπτικές κατατάξεις (όπως βάσει χρόνου, βάσει δημοφιλίας, βάσει δημιουργίας διαλόγου), ενώ θα μπορεί, επίσης, να καταχωρήσει μία νέα ιδέα, να συμφωνήσει ή να διαφωνήσει με κάποια άλλη ή να συμμετάσχει σε διάλογο με βάση κάποια συγκεκριμένη ιδέα. Η σχετική συζήτηση θα πρέπει να επιτρέπει απαντήσεις σε απαντήσεις καθώς και χαρακτηρισμό της κάθε απάντησης ως συμφωνία, διαφωνία ή σχόλιο. Σελίδα34από75