ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΜΕ ΤΙΤΛΟ:

Transcript

1 ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΜΕ ΤΙΤΛΟ: «Εναρμόνιση με τις Απαιτήσεις του Νέου Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων GDPR (General Data Protection Regulation)» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Τεχνική Έκθεση 2. Αναλυτική Παρουσίαση Τεχνικών Προδιαγραφών και Υποχρεώσεων Αναδόχου Παράρτημα Α: Έντυπο Οικονομικής Προσφοράς

2 ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ Στις 25 Μαΐου 2018 τίθεται σε ισχύ Κανονισμός ΕΕ 2016/679 για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων (General Data Protection Regulation), ο οποίος ψηφίστηκε από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο στις 27 Απριλίου 2016, ύστερα από τέσσερα έτη διαβουλεύσεων και προετοιμασίας. Ο Κανονισμός αυτός εφαρμόζεται άμεσα σε όλα τα Κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης και από την 25 η Μαΐου 2018 υποχρεώνει όλα τα φυσικά και νομικά πρόσωπα τόσο ιδιωτικού όσο και δημοσίου δικαίου που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του να συμμορφωθούν με τις απαιτήσεις του. Ο Κανονισμός εισάγει σύγχρονες ρυθμίσεις ανταποκρινόμενες στα νέα τεχνολογικά δεδομένα, τα οποία ωστόσο βρίσκονται σε συνεχή εξέλιξη. Οι κυρώσεις που προβλέπει για περιπτώσεις παράβασής του είναι ιδιαίτερα αυστηρές με πρόστιμα που μπορούν να φτάσουν τα 20 εκατομμύρια Ευρώ ή το 4 % του παγκόσμιου ετήσιου τζίρου της επιχείρησης/οργανισμού. Για τον λόγο αυτό, τόσο η συμμόρφωση των επιχειρήσεων/οργανισμών όσο και η ευαισθητοποίηση και εκπαίδευση των μελών τους που ασχολούνται με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων καθίσταται επιτακτική. Ειδικότερα, η ανάγκη για τη συμμόρφωση με τον νέο Κανονισμό 2016/679 εντοπίζεται στα εξής σημεία : Δημιουργία προστιθέμενης αξίας κατά την παροχή υπηρεσιών ενός οργανισμού μέσω της δημιουργίας στρατηγικής διαχείρισης των προσωπικών δεδομένων. Ενίσχυση της φήμης του Υπεύθυνου Επεξεργασίας Δεδομένων. Ενίσχυση των τεχνολογικών μεθόδων και μέτρων ασφαλείας για τη διαχείριση των πληροφοριών. Υιοθέτηση πολιτικής για την αντιμετώπιση διαρροής πληροφοριών. Δημιουργία δικλείδων ασφαλείας για τον κίνδυνο διαρροής/απώλειας/κλοπής των δεδομένων. Διαφάνεια ως προς τη διαχείριση των δεδομένων απέναντι στα υποκείμενα αναφοράς τους. Προσαρμογή των πρακτικών και των συστημάτων προκειμένου να καταστεί δυνατή η υλοποίηση των νέων δικαιωμάτων που προβλέπει ο Κανονισμός για διαγραφή και φορητότητα των δεδομένων του Υποκειμένου. Αποφυγή των αυστηρών προστίμων για παράβαση του Κανονισμού τα οποία φτάνουν τα 20 εκατ. ευρώ ή το 4% του παγκόσμιου ετήσιου τζίρου της επιχείρησης/ του οργανισμού. Πρόληψη πληρωμής αποζημιώσεων για την περίπτωση παράβασης του Κανονισμού. Για την προσαρμογή στον κανονισμό GDPR απαιτούνται ενδεικτικά οι παρακάτω ενέργειες: Αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης και υποβολή σχεδίου συμμόρφωσης Καταγραφή και χαρτογράφηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και της επεξεργασίας που υφίστανται Εξέταση και βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου Διασφάλιση τρόπων άσκησης των δικαιωμάτων των υποκειμένων Έλεγχος τρωτότητας των συστημάτων πληροφορικής Σύνταξη και υλοποίηση σχεδίου ασφαλείας πληροφοριακών συστημάτων Σχεδιασμός και εφαρμογή κατάλληλων συστημάτων διαχείρισης παραβιάσεων δεδομένων, διαδικασιών και μηχανισμού εντοπισμού τους Ενσωμάτωση της προστασίας δεδομένων σε υπηρεσίες και έργα

3 Δημιουργία κουλτούρας στον οργανισμό εκπαίδευση προσωπικού Για την υλοποίηση των ανωτέρω είναι απαραίτητες εξειδικευμένες γνώσεις της νομικής και πληροφορικής επιστήμης σχετικά με την ασφαλή, διαφανή και σύννομη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, εξειδίκευση η οποία ελλείπει από το προσωπικό το Δήμου Μεταμόρφωσης Για τους παραπάνω λόγους κρίνεται απαραίτητη η ανάθεση της υπηρεσίας Εναρμόνισης με τις Απαιτήσεις του Νέου Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων GDPR (General Data Protection Regulation) σε εξωτερικό Ανάδοχο, που να διαθέτει εξειδικευμένες γνώσεις νομικής και πληροφορικής, ο οποίος θα υποστηρίξει και θα εκπαιδεύσει τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer, DPO) που ο Δήμος Μεταμόρφωσης θα ορίσει καθώς και τα στελέχη του τα οποία εμπλέκονται στις διαδικασίες επεξεργασίας των δεδομένων, από τις που τίθεται σε ισχύ ο Κανονισμός και για όλο το διάστημα εκτέλεσης της παραπάνω Υπηρεσίας Εναρμόνισης με τις Απαιτήσεις του Ευρωπαϊκού Κανονισμού. Η υπηρεσία διέπεται από τις διατάξεις: του Ν. 4412/16 «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών» του Ν. 3463/06, «Κώδικας Δήμων και Κοινοτήτων» Η ενδεικτική δαπάνη της Εναρμόνισης με τις Απαιτήσεις του Νέου Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων GDPR (General Data Protection Regulation), θα ανέλθει στο ποσό των συµπεριλαµβανοµένου Φ.Π.Α 24%, θα καλυφθεί με ίδιους πόρους και θα βαρύνει τον Κ.Α του προϋπολογισμού εξόδων του Δήμου Μεταμόρφωσης για το έτος Η ανάθεση θα εκτελεστεί μετά από πρόσκληση υποβολής προσφοράς.

4 ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Άρθρο 1: Αντικείμενο- Τεχνική Περιγραφή Αντικείμενο αυτών των τεχνικών προδιαγραφών είναι η εναρμόνιση του Δήμου Μεταμόρφωσης με τις απαιτήσεις του Νέου Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων GDPR (General Data Protection Regulation) Αναλυτικότερα η μεθοδολογία υλοποίησης του έργου θα περιλαμβάνει τις ακόλουθες φάσεις: ΦΑΣΗ 1: Διαστασιοποίηση και Σχεδιασμός Υλοποίησης του Έργου Συνίσταται στον σχεδιασμό του έργου και τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του. Περιλαμβάνει συνάντηση (workshop) των συμβούλων του Αναδόχου με τα στελέχη του οργανισμού που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα, στην οποία θα προσδιοριστεί το χρονοδιάγραμμα του έργου αλλά και οι απαραίτητες ενέργειες για την επιτυχή ολοκλήρωση του. Στην συγκεκριμένη φάση θα προσδιοριστούν επίσης οι τρόποι αλληλεπίδρασης και επικοινωνίας όλων των εμπλεκόμενων μερών του έργου. Δραστηριότητες: Διεξαγωγή μίας εναρκτήριας συνάντησης με αναλυτική παρουσίαση από τον Ανάδοχο των σημαντικών παραμέτρων εναρμόνισης του δήμου στις απαιτήσεις του GDPR, με στόχο την ευαισθητοποίηση των στελεχών του δήμου, την εξασφάλιση της δέσμευσης της διοίκησης και την ευθυγράμμιση των προσδοκιών των εμπλεκόμενων ενδιαφερόμενων μερών από τη μεριά του δήμου με τους στόχους και την προσέγγιση του έργου. Διεξαγωγή επιμέρους συναντήσεων με τα στελέχη του δήμου που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα με στόχο τον προγραμματισμό και τον καθορισμό του εύρους του έργου. Στο στάδιο αυτό θα διανεμηθεί και θα συμπληρωθεί από τα στελέχη του δήμου ειδικό ερωτηματολόγιο διαστασιοποίησης με παράλληλη συλλογή εγγράφων/τεκμηρίων, προκειμένου να αναγνωριστούν οι βασικές επιχειρησιακές περιοχές - υπηρεσίες και οι επί μέρους επιχειρησιακοί υπεύθυνοι του δήμου (οργανόγραμμα με αρμοδιότητες) με σκοπό τον εντοπισμό των εμπλεκομένων με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο δήμο. Σχεδιασμός υλοποίησης του έργου, που περιλαμβάνει τις εργασίες: - Οριστικοποίηση των φάσεων του έργου και του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης - Ορισμός σημαντικών χρονικών οροσήμων και των βασικών προαπαιτούμενων, ούτως ώστε να ξεκινήσουν οι επόμενες φάσεις του έργου. - Ορισμός των τρόπων και των μέσων αλληλεπίδρασης και επικοινωνίας των μελών της ομάδας έργου του Αναδόχου με τα μέλη της Ομάδας Έργου του δήμου που θα συσταθεί για το σκοπό αυτό Παραδοτέα: Πλάνο υλοποίησης του έργου ΦΑΣΗ 2: Κατάρτιση αρχείου δραστηριοτήτων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων Συνίσταται στην ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης του δήμου αναφορικά με τις λειτουργίες και τις δραστηριότητες του σε σχέση με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Θα γίνει διερεύνηση

5 σε βάθος της οργανωτικής δομής του δήμου και μέσω συνεντεύξεων από τα εξειδικευμένα στελέχη του Ανάδοχου θα αναλυθούν σε βάθος οι διαδικασίες που αφορούν στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Στο τέλος της φάσης θα δημιουργηθεί ένα ηλεκτρονικό αρχείο που θα περιλαμβάνει το σύνολο των δραστηριοτήτων του δήμου, αλλά και των εμπλεκόμενων στελεχών, που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα (αρχείο δραστηριοτήτων - Records of Processing Activities). Η συλλογή των στοιχείων θα γίνει μέσω συνεντεύξεων με τη χρήση δομημένων ερωτηματολογίων και καταγραφή τους σε κατάλληλα διαμορφωμένα αρχεία excel. Δραστηριότητες: Διενέργεια συναντήσεων για την επισκόπηση των διαθέσιμων επιχειρησιακών, τεχνικών και λειτουργικών διαδικασιών προκειμένου να γίνει κατανοητή η υφιστάμενη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και η σχετική τεχνολογική υποδομή. Η δραστηριότητα περιλαμβάνει τις ακόλουθες εργασίες: - Αναγνώριση των συστημάτων, - Εντοπισμό (αναγνώριση) των προσωπικών δεδομένων (σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή), - Προσδιορισμός (αναγνώριση) των υποκειμένων των δεδομένων (υπάλληλοι, πολίτες, προμηθευτές κλπ.), - Αποτύπωση των συστημάτων και των εφαρμογών σε σχέση με τρίτα μέρη, - Αναγνώριση και αποτύπωση των διοικητικών ρόλων του δήμου (υπεύθυνοι επιχειρησιακών διαδικασιών ή συστημάτων) - Κατάρτιση διαγράμματος ροής διαδικασιών που σχετίζονται με προσωπικά δεδομένα (mapping of data flows) Παραδοτέα: Αρχείο δραστηριοτήτων (Records of Processing Activities) ΦΑΣΗ 3: Εντοπισμός και διαπίστωση αποκλίσεων από το Κανονισμό Στην τρίτη φάση του έργου θα γίνει μια ενδελεχής ανάλυση των αποκλίσεων των δραστηριοτήτων του δήμου σε σχέση με τις απαιτήσεις του Κανονισμού και θα εντοπιστούν τα σημεία εκείνα που χρήζουν βελτίωσης, ώστε με τις απαραίτητες συμβουλευτικές, νομικές και τεχνικές ενέργειες να επέλθει η τελική συμμόρφωση με τις προδιαγραφές του Κανονισμού. Στην φάση αυτή θα ξεκαθαριστούν όλα τα προαπαιτούμενα που θα χρειαστούν, ώστε οι διαδικασίες και οι δραστηριότητες του δήμου αναφορικά με τα προσωπικά δεδομένα, να είναι σύννομες με τις απαιτήσεις του Κανονισμού. Μία βασική αλλαγή στο GDPR αναφορικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων είναι η διεύρυνση των δικαιωμάτων των υποκειμένων, με αποτέλεσμα να υπάρχει η υποχρέωση του υπεύθυνου επεξεργασίας να διασφαλίζει το δικαίωμα ενημέρωσης, το δικαίωμα πρόσβασης, το δικαίωμα διόρθωσης, το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας, το δικαίωμα προβολής, το δικαίωμα διαγραφής και το δικαίωμα φορητότητας δεδομένων. Λόγω αυτής της επέκτασης, οι υπάρχουσες πολιτικές και διαδικασίες πρέπει να επανεξεταστούν και σε ορισμένες περιπτώσεις θα πρέπει να γίνουν τεχνολογικές αλλαγές. Επιπλέον, θα πρέπει να καθορισθεί ποια τεχνικά και διαδικαστικά μέτρα και πολιτικές υπάρχουν και ποια πρέπει να σχεδιαστούν και να υλοποιηθούν για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεται ο δήμος μας (π.χ. κρυπτογράφηση δεδομένων, ασφαλής αποθήκευση και κατάλληλοι μηχανισμοί ελέγχου). Δραστηριότητες: Αναγνώριση των σχετικών απαιτήσεων του Κανονισμού ως προς τις περιοχές διαχείρισης και επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων από διαφορετικές οπτικές, όπως από:

6 - άποψη διαδικασιών - νομικής άποψης - άποψης ασφάλειας πληροφοριών - τεχνολογικής άποψης Ανάλυση αποκλίσεων σχετικά με την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων σύμφωνα με τον Κανονισμό, στους παρακάτω άξονες: - βασικές αρχές προστασίας δεδομένων - διασφάλιση δικαιωμάτων φυσικών προσώπων - γνωστοποίηση παραβιάσεων προσωπικών δεδομένων - ασφάλεια πληροφοριών σε επιχειρησιακή συνέχεια - οργανωτικό πλαίσιο - πολιτικές και διαδικασίες - έλεγχος και συνεχής βελτίωση Καταγραφή των αποκλίσεων (με αναφορά στα σχετικά άρθρα του Κανονισμού), της σημαντικότητάς τους, των κινδύνων που απορρέουν από τις σχετικές αποκλίσεις και των προτάσεων βελτίωσης που αποσκοπούν στη συμμόρφωση με τον Κανονισμό. Παραδοτέα: Ανάλυση αποκλίσεων / Αξιολόγηση ετοιμότητας Φάση 4: Κατάρτιση σχεδίου διορθωτικών μέτρων Σε συνέχεια των προηγούμενων τριών φάσεων θα καταρτιστεί ένα συνολικό πλάνο διορθωτικών ενεργειών (Compliance Action Plan) το οποίο θα περιλαμβάνει όλες τις απαιτούμενες ενέργειες προκειμένου ο οργανισμός να υιοθετήσει τις κατάλληλες διαδικασίες που θα του επιτρέψουν να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις του Κανονισμού. Το πλάνο θα περιλαμβάνει συγκεκριμένες προτάσεις ευθυγράμμισης με τον Κανονισμό και θα αποτυπώσει συγκεκριμένα μέσα-εργαλεία συμμόρφωσης στα στελέχη του δήμου που εμπλέκονται στις διαδικασίες επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Δραστηριότητες: Κατάρτιση σαφούς σχεδίου στο οποίο θα συμπεριλαμβάνονται οι προτάσεις βελτίωσης, με σκοπό την αντιμετώπιση των ελλείψεων ή/ και αποκλίσεων σε σχέση με τις απαιτήσεις του Κανονισμού. Το σχέδιο θα συμπεριλαμβάνει: - Λίστα αποκλίσεων που θα πρέπει να καλυφθούν - Προσδιορισμός συγκεκριμένων εργασιών, ώστε να βελτιωθεί κατά το δυνατόν πιο άμεσα το επίπεδο συμμόρφωσης με αναφορά σε προτεινόμενες ενέργειες για την αντιμετώπιση των μη συμμορφώσεων και σε προτεινόμενα μέτρα ελέγχου για τον περιορισμό των κινδύνων Παροχή προτάσεων για την υλοποίηση διορθωτικών ενεργειών που άπτονται στις νομικές απαιτήσεις του Κανονισμού αναφορικά με το τρόπο υλοποίησης συγκεκριμένων εργασιών που άπτονται στην τροποποίηση διαδικασιών καθώς και στο περιβάλλον λειτουργίας των πληροφοριακών συστημάτων, με σκοπό τη συμμόρφωση με τον Κανονισμό. Παραδοτέα: Σχέδιο διορθωτικών μέτρων (Compliance Action Plan)

7 Φάση 5: Εκτίμηση Αντικτύπου - Ολοκλήρωση του έργου Αποτελεί την τελευταία φάση του έργου. Θα παραδοθεί η Εκτίμηση Αντικτύπου (Data Protection Impact Assessment) για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Θα προταθούν τα κατάλληλα μέτρα και οι μηχανισμοί ασφαλείας που πρέπει να υιοθετηθούν έτσι ώστε ο οργανισμός να μπορεί να διαχειριστεί τον πιθανό αντίκτυπο μιας παραβίασης των προσωπικών δεδομένων. Επίσης, περιλαμβάνει συναντήσεις με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, καθώς και με τη διοίκηση του δήμου, στην οποία θα αναλυθούν εκτενώς τα ευρήματα όλων των φάσεων του έργου συνοδευόμενα από μια ανασκόπηση όλων των παραδοτέων του έργου αλλά και μια τελική αναλυτική έκθεση συμμόρφωσης όλων των δραστηριοτήτων του οργανισμού στις απαιτήσεις του Κανονισμού. Τέλος, θα διενεργηθεί εκπαίδευση των Προϊσταμένων των Διευθύνσεων και των Τμημάτων του δήμου για την εφαρμογή του Κανονισμού. Δραστηριότητες: Παράδοση της Εκτίμησης Αντικτύπου (Data Protection Impact Assessment) για την προστασία των προσωπικών δεδομένων Τελική συνάντηση με τις εμπλεκόμενες οργανικές μονάδες και τη διοίκηση του δήμου για τη παρουσίαση των συμπερασμάτων και τη συζήτηση και καθορισμό των επόμενων βημάτων σχετικά με διαδικασία εφαρμογής του Κανονισμού Διενέργεια εκπαίδευσης των Προϊσταμένων των Διευθύνσεων και των Τμημάτων του δήμου για την ευαισθητοποίηση και τη παροχή κατευθυντήριων οδηγιών με σκοπό τη συμμόρφωση με τον Κανονισμό. Παραδοτέα: Εκτίμηση Αντικτύπου (Data Protection Impact Assessment) Τελική Απολογιστική Έκθεση και Προτάσεις για την Εφαρμογή του Κανονισμού Διενέργεια εκπαίδευσης των στελεχών του δήμου ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (DATA PROTECTION OFFICER, DPO) Ο Ανάδοχος, στα πλαίσια της παρούσας υπηρεσίας, υποχρεούται από τις 25 Μαΐου 2018 που τίθεται σε ισχύ ο Κανονισμός και μέχρι τη λήξη της σύμβασης, να παρέχει συμβουλευτική και υποστηρικτική υπηρεσία στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer) που έχει ορίσει ο Δήμος, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού 2016/679. Στα καθήκοντα του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων ανήκουν σύμφωνα με το άρθρο 39 του Κανονισμού, τουλάχιστον η ενημέρωση και συμβουλευτική για τις υποχρεώσεις από τον παρόντα κανονισμό και από άλλες διατάξεις σχετικά με την προστασία δεδομένων, παρακολούθηση συμμόρφωσης με την σχετική νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένων της ανάθεσης αρμοδιοτήτων, της ευαισθητοποίησης και της κατάρτισης των υπαλλήλων που συμμετέχουν στις πράξεις επεξεργασίας, και των σχετικών ελέγχων, παροχή συμβουλών όσον αφορά την εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία των δεδομένων και παρακολούθηση υλοποίησής της, συνεργασία με την εποπτική αρχή, σημείο επικοινωνίας για την εποπτική αρχή για ζητήματα που σχετίζονται με την επεξεργασία, περιλαμβανομένης της προηγούμενης διαβούλευσης που αναφέρεται στο άρθρο 36, και ανάλογα με την περίπτωση, για οποιοδήποτε άλλο θέμα, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο που συνδέεται με τις πράξεις επεξεργασίας και συνεκτιμώντας τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, καθώς και να παρέχει υπηρεσίες στην περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων των άρθρων 33 και 34).

8 Άρθρο 2: Ενδεικτικός Προϋπολογισμός-Χρηματοδότηση Α/Α ΕΙΔΟΣ 1 Υπηρεσίες Εναρμόνισης με τις Απαιτήσεις του Νέου Ευρωπαϊκού Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων ΕΕ 2016/679 GDPR (General Data Protection Regulation) ΜΟΝΑΔΑ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΤΙΜΗ ΜΟΝΑΔΑ ΣΥΝΟΛΟ (ΧΩΡΙΣΦΠΑ) ώρες , ,00 ΣΥΝΟΛΟ ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ: ,00 ΦΠΑ 24%: 4.800,00 ΣΥΝΟΛΟ ΜΕ ΦΠΑ: ,00 Το κόστος για την εκτέλεση της ανωτέρω παρεχόμενης υπηρεσίας δεν μπορεί να υπερβαίνει το ποσό των ,00, εκ των οποίων ,00 είναι η καθαρή αξία και 4.800,00 είναι ο Φ.Π.Α. 24%. Για την εκτέλεση της ανωτέρω υπηρεσίας υπάρχει διαθέσιμη και εξειδικευμένη πίστωση στον προϋπολογισμό του Δήμου οικονομικού έτους 2018, στον Κ.Α.Ε , με τίτλο «Εναρμόνιση με τις Απαιτήσεις του Νέου Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων GDPR (General Data Protection Regulation)» Η ανωτέρω δαπάνη θα χρηματοδοτηθεί από ιδίους πόρους. Άρθρο 3: Δικαίωμα συμμετοχής κριτήρια επιλογής αναδόχου Δικαίωμα συμμετοχής στη διαδικασία έχουν φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή ενώσεις αυτών εγκατεστημένα α) σε κράτος-μέλος της Ένωσης, β) σε κράτος-μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.), καθώς και γ) σε τρίτες χώρες που έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης Δημοσίων συμβάσεων. Οι προσφορές πρέπει να υπογράφονται από τους ίδιους τους διαγωνιζόμενους ή τους νόμιμους εκπροσώπους τους. Αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές. Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές Οι προσφορές θα αφορούν το σύνολο του αντικειμένου της σύμβασης. Προσφορές για μέρος του αντικειμένου της σύμβασης θα απορρίπτονται. Κριτήριο για την ανάθεση της σύμβασης είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει της βέλτιστης σχέσης ποιότητας- τιμής η οποία εκτιμάται βάσει των κριτηρίων του Άρθρου 5. Άρθρο 4: Τρόπος Υποβολής και Περιεχόμενο Φακέλου Προσφοράς Κάθε "προσφέρων'' θα πρέπει να υποβάλλει κλειστό ενιαίο φάκελο προσφοράς, στον οποίο θα πρέπει να αναγράφονται εξωτερικά τα πλήρη στοιχεία αυτού που υποβάλλει την προσφορά (επωνυμία, διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ονοματεπώνυμο αρμοδίου εκπροσώπου για την προσφορά) καθώς επίσης και τις ενδείξεις:

9 ΠΡΟΣΦΟΡΑ Προς: Δήμος Μεταμόρφωσης Αττικής Διεύθυνση: Ι. Ράλλη & Δημαρχείου 1, Τ.Κ Αρ.Πρωτ:.../2018 (αναγράφεται ο αριθμός πρωτοκόλλου των Τεχνικών Προδιαγραφών) Απευθείας ανάθεση για την Επιλογή Αναδόχου της Υπηρεσίας «Εναρμόνιση με τις Απαιτήσεις του Νέου Γενικού Ευρωπαϊκού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων GDPR (General Data Protection Regulation)» Ο ενιαίος αυτός φάκελος θα πρέπει να περιέχει, με τις ανάλογες ενδείξεις, τους εξής δύο ανεξάρτητους σφραγισμένους υποφακέλους: - Φάκελος «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» - Φάκελος «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» Ο φάκελος «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» θα περιέχει, επί ποινή αποκλεισμού, αναλυτική περιγραφή των παρεχόμενων υπηρεσιών που θα αποδεικνύει την συμφωνία αυτών με το αντικείμενο αυτών των τεχνικών προδιαγραφών. Οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν εμπειρία σε στην υλοποίηση τριών (3) τουλάχιστον έργων συμμόρφωσης με το κανονισμό GDPR 2016/679. Με τον όρο υλοποίηση εννοούνται έργα ολοκληρωμένα ή σε εξέλιξη. Επιπλέον, επί ποινή αποκλεισμού οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν και να αποδείξουν την ανάλογη στελέχωσή τους. Συγκεκριμένα απαιτείται να διαθέτουν Ομάδα Έργου που να απαρτίζεται κατ ελάχιστον: 1) ένα (1) εμπειρογνώμονα με τα ακόλουθα προσόντα δεξιότητες: πανεπιστημιακό τίτλο Νομικής Σχολής της χώρας ή αναγνωρισμένης ισότιμης σχολής της αλλοδαπής μεταπτυχιακό δίπλωμα ειδίκευσης σε γνωστικό αντικείμενο της νομικής από Πανεπιστημιακό ίδρυμα της χώρας ή αναγνωρισμένης ισότιμης σχολής της αλλοδαπής δικηγόρος παρ' Αρείω Πάγω τουλάχιστον δέκα (10) έτη γενική επαγγελματική εμπειρία ειδική εμπειρία στην παροχή νομικών υπηρεσιών στον τομέα της προστασίας των προσωπικών δεδομένων πιστοποίηση Υπεύθυνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (DPO) κατά τον Γενικό Κανονισμό 2016/679 επιμόρφωση στην διαχείριση ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων 2) ένα (1) εμπειρογνώμονα με τα ακόλουθα προσόντα δεξιότητες: πανεπιστημιακό τίτλο σπουδών επιπέδου ΑΕΙ ( ή ισοδύναμο τίτλο σπουδών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων εξωτερικού) Σχολών Πληροφορικής ή Σχολών Θετικών Επιστημών κατεύθυνσης πληροφορικής ή Πολυτεχνικών Σχολών κατεύθυνσης πληροφορικής τουλάχιστον δέκα (10) έτη γενική επαγγελματική εμπειρία ειδική εμπειρία στην παροχή υπηρεσιών στον τομέα της ασφάλειας προσωπικών δεδομένων, με την υλοποίηση σχετικών έργων Στα περιεχόμενα της τεχνικής προσφοράς δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να εμφανίζονται οικονομικά στοιχεία.

10 Τυχόν εμφάνιση οικονομικών στοιχείων (συμπεριλαμβανομένων λέξεων όπως δωρεάν) αποτελεί λόγο απόρριψης της προσφοράς. Ο φάκελος «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» θα περιλαμβάνει την οικονομική προσφορά του συμμετέχοντος στο διαγωνισμό. Άρθρο 5: Κριτήριο ανάθεση της υπηρεσίας βαθμολόγηση και κατάταξη προσφορών Κριτήριο για την ανάθεση της σύμβασης είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει της βέλτιστης σχέσης ποιότητας- τιμής η οποία εκτιμάται βάσει των κάτωθι κριτηρίων: Κριτήρια Αξιολόγησης Τεχνικής Προσφοράς (Ut) Κριτήριο Συντελ. Βαρύτητας Περιγραφή (Κ ν) (βi) (%) Κ1 Πληρότητα παρεχόμενων υπηρεσιών και Καταλληλόλητα Μεθοδολογίας Υλοποίησης 80 Κ2 Δομή και οργάνωση της Ομάδας Έργου 10 Κ3 Κατανόηση του Περιβάλλοντος Δραστηριοποίησης του Δήμου (πρότερη εργασία στο Δήμο) 10 ΣΥΝΟΛΟ ΒΑΘΜΟΛΟΓΙΑΣ 100 Η βαθμολόγηση κάθε κριτηρίου αξιολόγησης κυμαίνεται από 100 βαθμούς στην περίπτωση που ικανοποιούνται ακριβώς όλοι οι όροι των τεχνικών προδιαγραφών, αυξάνεται δε μέχρι τους 120 βαθμούς όταν υπερκαλύπτονται οι απαιτήσεις του συγκεκριμένου κριτηρίου. Η σταθμισμένη βαθμολογία του κάθε κριτηρίου θα προκύπτει από το γινόμενο του επιμέρους συντελεστή βαρύτητας επί τη βαθμολογία του, η δε συνολική βαθμολογία της προσφοράς θα προκύπτει από το άθροισμα των σταθμισμένων βαθμολογιών όλων των κριτηρίων. Η συνολική βαθμολογία της τεχνικής προσφοράς υπολογίζεται με βάση τον παρακάτω τύπο : Τai = (Uτ1 x β1) + (Uτ2 x β2) +(Uτ3 x β3) όπου : Tai= ο συνολικός βαθμός της τεχνικής προσφοράς του διαγωνιζόμενου, Uτ = ο βαθμός του κριτηρίου και β = ο συντελεστής βαρύτητας του κριτηρίου Κριτήρια με βαθμολογία μικρότερη από 100 βαθμούς (ήτοι που δεν καλύπτουν/παρουσιάζουν αποκλίσεις από τις τεχνικές προδιαγραφές της παρούσας) επιφέρουν την απόρριψη της προσφοράς. Μέγιστη δυνατότητα έκπτωσης επί της καθαρής αξίας του ποσού, είναι το 10% Συμφερότερη προσφορά είναι εκείνη που παρουσιάζει το μεγαλύτερο τελικό βαθμό αξιολόγησης (Τi) όπως υπολογίζεται από τον τύπο: Τi = 90 x (Tai/ Tamax) +10 x (ΟΠmin/ ΟΠi) Όπου: Τi = Ο τελικός βαθμός αξιολόγησης της προσφοράς i (με στρογγυλοποίηση στα δύο δεκαδικά ψηφία) Tai = Ο βαθμός τεχνικής αξιολόγησης της προσφοράς i Tamax = Ο βαθμός τεχνικής αξιολόγησης της καλύτερης προσφοράς ΟΠmin = Το κόστος της χαμηλότερης οικονομικής προσφοράς ΟΠi = Το κόστος της προσφοράς i Άρθρο 6: Δικαιολογητικά Κατακύρωσης - Χρόνος υποβολής

11 Σύμφωνα με τις διατάξεις των παρ.2 και 3 του άρθρου 80 του Ν.4412/2016 ως δικαιολογητικά για την απόδειξη της μη συνδρομής των λόγων του άρθρου 73 παρ.1 και 2 θα πρέπει οι οικονομικοί φορείς να προσκομίσουν: α) απόσπασμα ποινικού μητρώου, β) πιστοποιητικό φορολογικής ενημερότητας και γ) πιστοποιητικό ασφαλιστικής ενημερότητας. Ο χρόνος υποβολής των δικαιολογητικών θα γίνει πριν την ανάθεση, κατ αναλογική εφαρμογή του άρθρου 103 του Ν.4412/2016. Άρθρο 7: Τρόπος ανάθεσης της υπηρεσίας Η ανάθεση των υπηρεσιών θα πραγματοποιηθεί με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης με απόφαση Δημάρχου, μετά από τη συλλογή προσφορών από τις ενδιαφερόμενες επιχειρήσεις του αντίστοιχου κλάδου. Άρθρο 8: Συμβατικά στοιχεία Στοιχεία της σύμβασης που θα προσαρτηθούν και θα αποτελέσουν αναπόσπαστο μέρος αυτής είναι κατά σειρά ισχύος: Η απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής. Η προσφορά του μειοδότη (Τεχνική και Οικονομική). Άρθρο 9: Υποχρεώσεις-Δικαιώματα αναδόχου Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει να εκτελέσει τις υπηρεσίες σύμφωνα με τα όσα αναφέρονται στην Τεχνική Έκθεση και στο άρθρο 1 της παρούσας. Άρθρο 10: Υποχρεώσεις Υπηρεσίας Ο Δήμος Μεταμόρφωσης είναι υποχρεωμένος για την παροχή όλων των διαθέσιμων σε αυτόν στοιχείων τα οποία κρίνονται απαραίτητα για την υλοποίηση της ανατιθέμενης υπηρεσίας, Άρθρο 11: Χρόνος Εκτέλεσης της υπηρεσίας Η διάρκεια της παραπάνω υπηρεσίας ορίζεται σε πέντε (5) μήνες από την υπογραφή της σύμβασης. Η πληρωμή του Αναδόχου θα γίνει σε δύο (2) στάδια: Το 50% του συμβατικού ποσού με την ολοκλήρωση της 3 η φάσης Το υπόλοιπο 50% του συμβατικού ποσού με την ολοκλήρωση της 5 η φάσης Άρθρο 12: Τρόπος πληρωμής: Η πληρωμή του αναδόχου θα γίνεται τμηματικά ύστερα από την εμπρόθεσμη εκτέλεση των υπηρεσιών και την έκδοση Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών αφού υπογραφούν τα σχετικά πρωτόκολλα παραλαβής από την αρμόδια επιτροπή. Άρθρο 13: Τόπος Εκτέλεσης: Οι ανωτέρω υπηρεσίες θα παρασχεθούν με επιτόπιες επισκέψεις του ανάδοχου στην έδρα του Δήμου, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer) του

12 Δήμου και τα στελέχη του δήμου που εμπλέκονται στις διαδικασίες επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων. Άρθρο 14 : Κήρυξη ανάδοχου έκπτωτου α) Ο ανάδοχος που θα προκύψει δε θα έχει δικαίωμα να προβάλλει αδυναμία έγκαιρης εκτέλεσης, γιατί η προσφορά του υποδηλώνει πως είναι σε θέση να εκτελεί τις υπηρεσίες σύμφωνα με τις ανάγκες της υπηρεσίας. β) ο ανάδοχος κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από την ανάθεση που έγινε στο όνομά του και από κάθε δικαίωμα που απορρέει από αυτή, με απόφαση του αρμοδίου οργάνου στις περιπτώσεις που αναγράφονται στο άρθρο 203 του Ν.4412/2016. Άρθρο 15: Θεσμικό Πλαίσιο που διέπει την παρεχόμενη υπηρεσία : 1) Τις διατάξεις του Ν. 4412/2016 (ΦΕΚ 147/Α/ ) «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)» και ιδιαίτερα των άρθρων 2 παρ. 1 εδ.31, 116, 118 και 120 όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει. 2) Τις διατάξεις των εδ. 84 & 86 του άρθρου 22 του Ν.4441/16 (ΦΕΚ 227/Α/ : «Απλοποίηση διαδικασιών σύστασης επιχειρήσεων, άρση κανονιστικών εμποδίων στον ανταγωνισμό και λοιπές διατάξεις». 3) Τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 46 του Ν. 4447/2016 (ΦΕΚ 241/Α/ ) «Χωρικός σχεδιασμός - Βιώσιμη ανάπτυξη και άλλες διατάξεις». 4) Τις διατάξεις του άρθρου 209 παρ. 4 & 9 του Ν.3463/2006 (ΦΕΚ 114/Α/ ) «Κύρωση του Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων». 5) Τις διατάξεις του Ν.3852/2010 (ΦΕΚ 87/Α/ ) «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Πρόγραμμα Καλλικράτης». 6) Τις διατάξεις του Ν. 4270/2014 (ΦΕΚ 143/Α/ ) : Αρχές δημοσιονομικής διαχείρισης και εποπτείας (ενσωμάτωση της Οδηγίας 2011/85/ΕΕ) - δημόσιο λογιστικό και άλλες διατάξεις. 7) Τις διατάξεις του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014 (ΦΕΚ 74/Α/ ) «Διοικητικές Απλουστεύσεις - Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα - Τροποποίηση Διατάξεων του Π.Δ. 318/1992 (.Α' 161) και λοιπές ρυθμίσεις». 8) Την παράγραφο Ζ του άρθρου 1 του Ν.4152/2013 (ΦΕΚ 107/Α/ ): Επείγοντα μέτρα εφαρμογής των νόμων 4046/2012, 4093/2012 και 4127/2013, για την προσαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας στην οδηγία 2011/7 της για την καταπολέμηση των καθυστερήσεων πληρωμών στις εμπορικές συναλλαγές. 9) Του Ν. 4013/2011 (ΦΕΚ 204 Α/ ) «Σύσταση Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων Αντικατάσταση του έκτου κεφαλαίου του Ν. 3588/2007 (πτωχευτικός κώδικας) Προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης και άλλες διατάξεις». 10) Το Ν. 3861/2010 (Φ.Ε.Κ. 112/Α/ ) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο Πρόγραμμα Διαύγεια και άλλες διατάξεις». 11) Τις διατάξεις του Π.Δ. 80/2016 (ΦΕΚ 145/Α/ ) «Ανάληψη υποχρεώσεων από τους Διατάκτες».

13 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α: ΕΝΤΥΠΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΕΝΤΥΠΟ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Του/Της.. (ή της εταιρίας ή κοινοπραξίας κατά περίπτωση).. με έδρα τ.οδός αριθ: Τ.Κ τηλ. Fax. ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ ΜΕΤΑΜΟΡΦΩΣΗΣ ΑΦΟΥ ΛΑΒΑΜΕ ΥΠΟΨΗ 1. Την αριθ. πρωτ... Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος για την ανάθεση της υπηρεσίας Όλους τους όρους συμμετοχής που αναφέρονται στην εν λόγω Πρόσκληση. ΑΠΟΔΕΧΟΜΑΣΤΕ Ανεπιφύλακτα τους όρους των σχετικών τεχνικών προδιαγραφών και της πρόσκλησης και δηλώνουμε ότι αναλαμβάνουμε την εκτέλεση των εργασιών προσφέροντας συνολικά την τιμή των.ευρώ, (ολογράφως και αριθμητικά) άνευ ΦΠΑ και ευρώ, (ολογράφως και αριθμητικά) συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ και των λοιπών κρατήσεων. ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠ ΑΡΙΘ.. ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ Υ Π Η Ρ Ε Σ Ι Α A/A ΕΙΔΟΣ ΜΟΝΑΔΑ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΤΙΜΗ ΜΟΝΑΔΑΣ ΣΥΝΟΛΟ (ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ) 1 Υπηρεσίες Εναρμόνισης με τις Απαιτήσεις του Νέου Γενικού Ευρωπαϊκού Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων ΕΕ 2016/679 GDPR (General Data Protection Regulation) ώρες 500 ΣΥΝΟΛΟ ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ: ΦΠΑ 24%: ΣΥΝΟΛΟ ΜΕ ΦΠΑ: (Τόπος- Ημερομηνία) Σφραγίδα Υπογραφή